销售与收款循环内部控制制度与流程.docx

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1、销售与收款循环内部控制制度与流程 销售和收款循环的内部限制 一、销售及收款循环 文件类别 作业项目 编 号 页 次 一、 流程图 二、 销售和收款循环内控作业程序 销售及收款循环作业流程图 销售安排作业程序 客户授信作业程序 订单处理作业程序 预收货款及签证押汇作业程序 交货作业程序 开立销货发票作业程序 应收帐款作业程序 客诉处理及销货退回作业 客诉处理及销货折让作业 收款作业程序 1-2 1-3 1-4 1-5 1-6 1-78 1-9 1-10 1-11 1-12 1-13 -销售及收款循环作业流程图 订单作业 收款作业 否 客户授信作业 预收账款 交货作业 投诉处理作业 是 是否发生客

2、户投诉 开立销售发票 应收账款作业 销售安排作业 销售退回作业 销货折让作业 文件类别 销售及收款循环 作业项目 作 业 程 序 及 控 制 重 点 参考文件运用窗体 销售安排作业 一、限制的作业程序 1.协作年度预算作业，预料将来一季乃至二或三年之销售改变情形。 2.业务单位于制定销售目标前，应由下列各项基础着手： (1) 以往年度销售状况。(2) 市场占有率及竞争者状况。(3) 国内外经济景气状况。(4) 产业状况。(5) 产品开发安排。(6) 售价政策及促销安排。(7) 其它可能影响销售预料之因素。3.依据上述之基础了解后拟定将来方向。4.将来方向确定后考虑自身资源及经营策略，提出销售预

3、料目标。5.每月营业会议应定期检讨销售及预料差异缘由。 二、限制的重点： 1.预料是否考虑政治、文化、经济、市场动态及竞争者进入等因素。 2.预料是否包含短、中、长期预料，并适时修正之。3.预料是否考虑历史及将来之各种变量之数据。4.公司是否依规定定期举办营业会议并做成议事录。一、参考信息： 1.预算管理方法 2.营业会议议事录 文件类别 销售及收款循环 作业项目 作 业 程 序 及 控 制 重 点 参考文件运用窗体 客户授信作业程序 一、作业程序： 1. 新客户要求信用交易时，由业务人员收集客户数据和银行往来账户数据后填入客户基本资料表（业务部），并预估客户之每月交易金额后，拟定欲申请之信用

4、交易金额，送业务部门主管签核。2. 业务部门主管签发信用交易金额后，由业务助理送交财务部征信，征信人员依授信管理方法进行征信作业，再将征信数据及看法汇总填入客户基本资料表（财务部），呈请权责主管核定其信用交易金额。3. 权责主管核定其信用交易金额后，征信人员进入ERP营业管理循环体系建立客户之信用交易额度。4. 若信用评估不佳，仍须接此订单，则由总经理确定是否要求担保抵押或保证，或是要求现金付款。5. 信用交易额度变更时需重新填写客户基本数据表（业务部），再依授信管理方法规定办理。6. 客户基本数据表(业务部)、客户基本数据表(财务部)及超出信用额度申请书由财务部征信人员留存，并定期复核客户之

5、信用额度。7. 征信人员在接获退票通知或得知某客户发生财务危机时，经初步查明证明，应马上通知业务部门停止信用交易，俟财务状况好转方可重新提出信用交易申请；业务人员对于有问题之客户应进行了解，以确定因应之对策。 二、限制重点： 1.是否建立客户征信数据并随时更新。 2.客户授信总额是否经适当核准。3.修正客户之信用额度或授信政策是否经适当核准。4.如有超过授信额度总额之出货是否依规定填写超出向用额度出货申请书并呈权责主管核准。5.对于授信不佳之客户，其交易型态是否考虑变更。 一、参考文件： 1.授信管理方法。 二、运用窗体： 1.客户基本数据表（业务部）。 2.客户基本资料表（财务部）。 3.超

6、出信用额度出货申请书。 文件类别 销售及收款循环 作业项目 作 业 程 序 及 控 制 重 点 参考文件运用窗体 订单处理作业程序 一、作业程序： 1.接单： (1) 业务人员接获客户订单或询价时，若客户价格在合理售价范围内可接单，若客户询价或订单不在合理售价范围内，则由主管确认后报价。 (2) 业务部接获客户订单或签订合约书后，应先检查各项交易条件是否齐全，订单或合约内容撰写是否清晰，若有涂改是否经适当盖章核准。(3) 接获客户订单后，业务人员需进入ERP库存管理盘点体系检视库存量，库存不足时，则依CP-1请购作业程序进行请购。(4) 业务经与客户确认销售交易条件后，由业务助理于ERP订单系

7、统键入客户订购品名、数量、交期等数据，并打印内部订单呈权责主管核准。 2.订单变更： (1) 受订后在未出货前才准予受理变更。 (2) 内部订单若有变动，经权责主管确认后，业务助理进入ERP营业管理体系制作订单变更单，打印变动后内部订单通知厂商。二、限制重点： 1.订单之接受、涂改及变更是否经适当核准。2.需订定合约者，其处理是否符合公司相关规定。3.业务人员接受订单后是否适当处理并经核准。4.业务人员与客户谈妥交易是否经客户确认并将交期列入控管。一、运用窗体： 1.内部订单 2.订单变更单 文件类别 销售及收款循环 作业项目 作 业 程 序 及 控 制 重 点 参考文件运用窗体 预收货款及签

8、证押汇作业 一、作业程序： 1.T/T方式： (1) 财务部出纳人员收到T/T款后，通知帐务人员及业务助理依CS-5交货作业程序办理出货之相关作业。(2) 退回客户之预付款 A.由业务助理填写退回预收(溢付)款申请书，交由帐务人员核对应退回之金额，连同预收货款之收款冲账单转回业务助理并呈权责主管签核。B.经权责主管核准后，业务助理将前述单据交由帐务人员，并由帐务人员于ERP财务管理循环体系制作收款冲账单冲转原收款分录。C.出纳人员核对上述A.所附凭证据无误后，于ERP财务管理循环体系将收款冲账单抛转传票并呈权责主管核准后，办理退回溢收之预付款给客户。2预收信用状： (1) 业务助理接到信用状时

9、先审核其内容，若有不符则通知客户修改信用状，然后再依CS-5交货作业程序制作相关文件办理出货。(2) 信用状押汇之相关文件（包括发票、汇票、承兑申请书、保险单、提单、INVOICE、PACKINGLIST等）由业务助理汇整转交出纳人员办理。经银行审查无误后，由银行拨款转入公司存款账户。(3) 出纳人员确认入帐后，通知帐务人员及业务助理进行帐务及出货之相关作业。 二、限制重点： 1.的确留意付款条件，并于收到客户T/T或信用状时，详加核对其金额与条款是否与订单相符。 2.核对出口文件与信用状的内容及条款是否相符。3.客户的汇款及押汇金额入帐后，其金额是否与销货（送货）单相符。 一、运用窗体： 1

10、.退回预收(溢付)款申请书。 文件类别 销售及收款循环 作业项目 作 业 程 序 及 控 制 重 点 参考文件运用窗体 交货作业程序 一、作业程序： 1.出货管理 (1)业务助理每日依据客户订单或ERP营业管理循环体系之客户订单现况明细表”作为出货管制基准。 (2)出货时业务助理进入ERP营业管理循环体系制作出货申请单，并抛转为销货（送货）单及销货成品（出库）单，前述窗体ERP系统会自动编号并列出客户名称、货品名称、数量及出货日期。(3)业务助理打印销货（送货）单一式四联，呈权责主管签核，核准后制作麦头、标签。(4)业务助理将权责主管签核后之销货（送货）单一式四联给会计人员开立发票。(5)会计

11、人员开立发票后再将销货（送货）单之第一联（绿联）及第四联（蓝联）、发票（一式三联的其次、三联）及连同发票印出之”销货单” （一式三联）转交给仓库人员。(6)仓库人员依销货(送货)单备料出货并打印销货成品(出库)单呈仓管主管签核，以确保库位及库存数量之正确性。(7)销货单应经客户签收或取得托运业者之签收单具，并妥当保管。(8)会计人员依销货（送货）单结转应收帐款、销货收入传票。2.出货排程 参照CO-4销货出库作业程办理。3.样品领用： (1)客户提出申请时，业务人员先查询库存量，再填写Internal Sample Request Form，经权责主管核准后，依上述程序出货，但不开立发票。(2

12、)若库存量不足, 则由业务人员确定是否向同行调货或是向原厂申请。一、运用窗体： 1.客户订单现况明细表。2.销货（送货）单。3.销货成品（出库）单。4.Internal Sample Request Form 文件类别 销售及收款循环 页 次 作业项目 作 业 程 序 及 控 制 重 点 参考文件运用窗体 交货作业程序 二、限制重点： 1.订单是否以客户订单现况明细表控管，准时交货。如有逾期未交情形，应检讨其缘由，提出改善对策。2.仓库人员是否核对交货种类、数量应与销货（送货）单、发票上之内容一样。3.需有核准之销货（送货）单始可出货。4.仓库人员对于当日未刚好送出之货物是否通知业务人员。5.

13、客户订单、销货（送货）单及销货成品出库单是否续号归档保存。6.样品销货(送货单)是否备Internal Sample Request Form，并经权责主管核准。 文件类别 销售及收款循环 作业项目 作 业 程 序 及 控 制 重 点 参考文件运用窗体 开立销货发票作业程序 一、作业程序： 1.发票开立： (1)出货前由业务助理进入ERP营业管理循环体系制作销货（送货）单呈权责主管核准。 (2)销货（送货）单经权责主管签核后，转交会计人员进入ERP营业管理循环体系依照营业人开立销货凭证时限表之规定期限内序号开立发票。(3)发票及供客户签收用之”销货单”各一式三联，”销货单” 于打印发票时连同发

14、票一起印出来并序号开立。发票为第一到第三联，第一联为存根联由财务部留存，其次、三联为扣抵联及客户收执联随货交给客户，”销货单” 为第四到第六联，第四联为客户留存联，第五联为客户签回联，第六联为仓库存查联，合计共六联。2.发票作废： (1)发票作废应填写单据修改通知书，申请条件限于： A.发票内容开错。B.发票所载数量与客户签收数量不符。C.因故退货。(2)将原发票取回，若为当月发票则干脆钉于存根联上，并加盖作废章始可重新开立。(3)若为已申报营业税之发票，或原开立发票之收执联因故不能收回时，应取得客户出具之“营业人销货退回进货退出或折让证明单”，向税捐机关办理营业税扣抵。3.出货、开立发票与记

15、载应收帐款应由不同人员负责。4.会计人员定期编制营业收入与统一发票调整表。二、限制重点： 1.销货发票开立是否依营业税法规定办理，发票与销货（送货）单内容要一样，如有差异是否予以查明。2.出货、开立发票与记载应收帐款明细帐是否由不同人员负责。3.跳开发票及作废发票是否注明缘由并适当保存。4.销货退回是否刚好查明缘由并取得核准，并取回原统一发票或取得证明文件于存货帐上作冲转记录。 一、参考文件： 营业税法及相关法令。 二、运用窗体： 1.销货（送货）单。2.单据修改通知书。 文件类别 销售及收款循环 作业项目 作 业 程 序 及 控 制 重 点 参考文件运用窗体 应收帐款作业程序 一、作业程序：

16、 1.会计人员每日审核留存的红、黄联销货（送货）单及一联发票、进入ERP营业管理循环体系作销货（送货）单及应收凭单的确认，再转立冲及传票确认，前述单据须呈权责主管签核。 2.柜台总机人员收到客户寄来的货款支票时，先将客户名称、挂号号码、支票票号及金额填入支票签收单，并同此单据及支票交于帐务人员，由帐务人员依支票内容登录于ERP应收票据管理系统并进行冲帐作业，由出纳人员核对金额无误后存入银行托收及兑现。3.帐务人员应定期通知业务单位逾期未收之应收帐款资料，并由相关业务人员追踪催收。4.逾期未收之应收帐款收款依应收帐款管理方法办理。业务人员必需提出异样状况报告具体说明债务人、金额及缘由，呈权责主管

17、签核后转交催收人员。催收人员依异样状况报告作后续追踪处理，于异样状况结案或处理完毕时填写异样处理结案报告呈权责主管签核结案。5.财务部定期审查备抵呆帐之提列是否适当足够，已确定之坏帐是否认列损失。 6.因销货退回及折让所发生之应收帐款削减，需经权责主管核准。 二、限制重点： 1.应收帐款/票据明细帐是否与客户出货单相符，并定期与总帐调整。 2.业务单位是否定期追踪逾期未收之应收帐款。3.每期应评估备抵呆帐提列是否适当足够，呆帐冲销应经核准。4.因销货退回及折让所调整之应收帐款，是否经适当核准。5.是否不定期向客户对帐或函帐应收帐款余额。一、参考文件： 1.应收帐款管理方法。 二、运用窗体： 1

18、.销货（送货）单。 2.应收凭单。3.支票签收单 4.异样状况报告。5.异样处理结案报告。 文件类别 销售及收款循环 作业项目 作 业 程 序 及 控 制 重 点 参考文件运用窗体 客诉处理及销货退回作业 一、 作业程序： 1.业务单位接获客户Debit Note时，应查明缘由并马上处理，若属产品问题则填写原厂Claim Report进行产品异样处理，并将原厂处理结果的PQA回复客户。.若确定为原厂责任，业务部门应知会原厂及客户办理退货或换货。 2.采退货方式处理并接到客户退回之货品、营业人销货退回进货退出或折让证明单及相关证明文件时，由业务单位填写非选购入库申请通知书并经权责主管核准后，转交

19、仓库。3.仓库人员清点客户退货品名及数量进入ERP库存管理盘点体系内做库存调整，产生销货退回入库单及销货退回（折让）通知单。4.业务人员将销货退回（折让）通知单呈权责主管核准后，送交财务部帐务人员进入ERP营业管理循环体系做应收凭单之确认。 二、限制重点： 1.对于客诉案件业务人员是否的确查明客户反应之状况，并传达至相关部门做快速妥当之处理。 2.客户反应之看法是否予以记录分析，以作为日后改进之参考。若发生理赔，相关责任是否明确归属，金额是否合理，手续是否完备。3.退货品是否适时处理，良品、不良品不行混杂。4.退货是否取得客户出具之营业人销货退回进货退出或折让证明单及相关证明文件，每笔退货是否

20、交由财务部帐务人员依规定登帐，并留意有无特定客户之退货金额及退货次数较多。 一、运用窗体： 1.Claim Report 2.PQA 3.营业人销货退回进货退出或折让证明单 4.非选购入库申请通知书。 5.销货退回入库单。 6.销货退回（折让）通知单。 文件类别 销售及收款循环 作业项目 作 业 程 序 及 控 制 重 点 参考文件运用窗体 客诉处理及折让作业程序 一、作业程序： 1.若销售货款发生折让时，依据客户出具营业人销货退回进货退出或折让证明单(国外客户得以文书信函载明折让内容及金额)，说明折让缘由，并由业务助理进入ERP营业管理循环体系制作销货退回（折让）通知单，并将客户折让金额、缘

21、由载于销货退回(折让)通知单上，呈报权责主管审核。2.销货退回（折让）通知单经核准后，连同客户出具之营业人销货退回进货退出或折让证明单转交财务部。3.财务部帐务人员依据业务助理送来之上述单据进入ERP财务管理循环体系做应收帐款冲销，确认应收凭单。二、限制重点： 1.销货折让金额是否合理并经权责主管核准。2.是否取得客户出具之“营业人销货退回进货退出或折让证明单”，并办理营业税扣抵。一、运用窗体： 1.营业人销货退回进货退出或折让证明单 2.销货退回（折让）通知单。文件类别 销售及收款循环 作业项目 作 业 程 序 及 控 制 重 点 参考文件运用窗体 收款作业程序 一、作业程序： 1.帐务人员

22、收到票款时应先审核票载数据与帐载数据是否相符，不符则通知业务单位填写票据取回申请书取回并退回客户，若无误则进入ERP财务管理循环体系冲销应收帐款，并打印出收款冲账单连同票据转交出纳人员。2.出纳人员核对票据与收款冲账单内容应相符，再转给权责主管签核，签核后由出纳人员将票据存入银行兑现或托收。3.若客户采汇款方式将货款汇入本公司账户，出纳人员应马上通知帐务人员，帐务人员则进入ERP财务管理循环体系冲销应收帐款。4.应收票据由会计人员进入ERP财务管理循环体系确认后结转为传票。5.票据到期入帐后，出纳人员进入ERP财务管理循环体系将应收票据结转为银行存款。6.经退票之票据由帐务人员进入ERP财务管理循环体系先转响应收帐款，再由业务人员填写票据取回申请书，经权责主管核准后将票据取回处理。7.出纳人员于每月底核对往来对象应收票明细表及未兑现应收票据明细表金额要相符。二、限制重点： 1.销货经确认后是否按时收款。2.收到客户款项或票据时是否依公司规定办理。3.收款冲账单是否连续编号，如有作废是否收回并盖作废章。4.呆帐发生状况及增减变动缘由是否刚好查明，快速实行必要行动以期改进。5.收到现金是否即日(或次日)存入银行。一、参考文件： 开立销货发票作业程序。二、运用窗体： 1.票据取回申请书。2.收款冲账单 3.往来对象应收票明细表。4.未兑现应收票据明细表。 END