书面沟通更新PPT讲稿.ppt

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1、书面沟通更新第1页，共55页，编辑于2022年，星期四第一节书面沟通的作用和类型第2页，共55页，编辑于2022年，星期四管理实例一管理实例一 二二OOOO六年三月某日，总经理给新来的总经理助理曹小六年三月某日，总经理给新来的总经理助理曹小姐布置了一个任务，要求她向各个部门下发岗位职责姐布置了一个任务，要求她向各个部门下发岗位职责空白表格，并要求各个部门在当天下午两点之前上交空白表格，并要求各个部门在当天下午两点之前上交总经办。总经理问曹小姐是否明白意思？她说完全明总经办。总经理问曹小姐是否明白意思？她说完全明白，于是就去执行。白，于是就去执行。结果到了下午，事情出来了：到了规定的时间，结果到

2、了下午，事情出来了：到了规定的时间，技术部没有按时上交。总经理问曹小姐：你向技技术部没有按时上交。总经理问曹小姐：你向技术部怎么传达的？曹小姐说，完全按正确的意思术部怎么传达的？曹小姐说，完全按正确的意思传达的。总经理又问为什么技术部没上交？曹小传达的。总经理又问为什么技术部没上交？曹小姐说技术部就是没上交，不知道为什么。姐说技术部就是没上交，不知道为什么。第3页，共55页，编辑于2022年，星期四 总经理把曹小姐和技术部都召集到总总经理把曹小姐和技术部都召集到总经办会议室，问这个事情。技术部负责经办会议室，问这个事情。技术部负责人回答说，当时他没有听到曹小姐传达人回答说，当时他没有听到曹小姐

3、传达关于上交时间的要求。而曹小姐说，自关于上交时间的要求。而曹小姐说，自己确实传达了，为什么公司十二个部门己确实传达了，为什么公司十二个部门就技术部没听清楚？技术部负责人说，就技术部没听清楚？技术部负责人说，确实没有听到。确实没有听到。到底是曹小姐没传达，还是技术部没到底是曹小姐没传达，还是技术部没听到？没有书面的东西，说不清楚。听到？没有书面的东西，说不清楚。第4页，共55页，编辑于2022年，星期四 管理启示：办公人员在传达文件的时候，一定要严格按照文件管理标准的要求，一定要有传达的书面函件，该签字的要求签字，该署名的要求署名。否则，出现上述情况，既耽误了工作，又难以说清责任，同时还反映了

4、管理水平的落后和管理方式的不足。第5页，共55页，编辑于2022年，星期四管理实例二管理实例二二二OOOO六年三月某日，本公司外派维修六年三月某日，本公司外派维修的售后服务工程师陈某电话要求工厂售的售后服务工程师陈某电话要求工厂售后服务部门为其在安徽芜湖的维修现场后服务部门为其在安徽芜湖的维修现场发送配件一个，按规定要求，陈某应当发送配件一个，按规定要求，陈某应当书面传真具体的规格型号然后发货，以书面传真具体的规格型号然后发货，以保证准确性。保证准确性。第6页，共55页，编辑于2022年，星期四 结果陈某讲自己干了三年多，都很熟，结果陈某讲自己干了三年多，都很熟，声称要节省传真费用，且客户很急

5、，要声称要节省传真费用，且客户很急，要求电话口头报告型号，售后服务部担当求电话口头报告型号，售后服务部担当人员鉴于这种情况，就相信了陈某，按人员鉴于这种情况，就相信了陈某，按陈某说的型号发去了配件，结果发到现陈某说的型号发去了配件，结果发到现场后，型号错误，又要重发，造成出差场后，型号错误，又要重发，造成出差费用、运输费用等的增加，更重要的是费用、运输费用等的增加，更重要的是影响客户生产。影响客户生产。第7页，共55页，编辑于2022年，星期四事后处理此事，陈某一口咬定自己当初事后处理此事，陈某一口咬定自己当初报告的就是第二次发的正确型号；而售后报告的就是第二次发的正确型号；而售后服务担当人员

6、则坚持陈某当初报告的就是服务担当人员则坚持陈某当初报告的就是第一次错误的型号。但是没有书面函件，第一次错误的型号。但是没有书面函件，该相信谁？最后因为双方都在明知公司规该相信谁？最后因为双方都在明知公司规定的情况下，违反了书面沟通程序规定，定的情况下，违反了书面沟通程序规定，造成了损失，都有责任，分别进行了处理。造成了损失，都有责任，分别进行了处理。第8页，共55页，编辑于2022年，星期四管理启示：处理不是目的，目的保证正常的执行到位。光有相关书面沟通函件的要求还不行，关键是执行中要严格要求，如果不执行，结果还是会造成损失，耽误事情。不是双赢，而是双损。第9页，共55页，编辑于2022年，星

7、期四 从以上实例和分析可以看出：在企业经从以上实例和分析可以看出：在企业经营管理实践中，书面沟通函件不但重要，营管理实践中，书面沟通函件不但重要，而且必要，对企业来说，应当采纳执行并而且必要，对企业来说，应当采纳执行并监督执行到位。监督执行到位。第10页，共55页，编辑于2022年，星期四一、书面沟通什么是书面沟通？什么是书面沟通？书面沟通是备忘录、信件、报告、便条和其他书书面沟通是备忘录、信件、报告、便条和其他书面形式传达意义的行为。面形式传达意义的行为。第11页，共55页，编辑于2022年，星期四第12页，共55页，编辑于2022年，星期四管理学家克莱姆和史尼德指出：管理者有89%的时间花

8、在关于“说、听、读、写”等的沟通活动上，其中59%的时间花在“听”和“说”上，19%的时间花在“读”上，而22%的时间则花在“写”上。第13页，共55页，编辑于2022年，星期四1、沟通信息容易记录，书面材料是准确而可靠的证据，便于存档管理和日后查看；2、使保存性强，且在向多人扩散的过程中不易被“污染”，传达信息的准确性高；3、使可以使读者获取更多细节方面的信息，忽略作者的语气；4、使书面沟通可以比口头沟通运用更多精准的词汇，表达更明确的意思。二、书面沟通的作用第14页，共55页，编辑于2022年，星期四商务简单借条现因借款人_因经营_(写借款用途)需向贷款人_借款人民币_元整(小写_元整)。

9、借款种类为现金，借款日期为_年_月_日,还款日期为_年_月_日前,按时一次性偿还清_借款加利息。借款利息为：0.5%(年利率),特立此据为凭。借款人：_(亲笔签名并按手印)贷款人：_(亲笔签名并按手印)见证人：_(亲笔签名并按手印)年 月 日第15页，共55页，编辑于2022年，星期四 用用词词准确准确 不要用一些晦涩的或易于引起歧义的词语。用词不当或不准确，常常会使对方引起误解，甚至被人利用而导致一方经济损失。例如提请对方供货时，不要用“大量”、“许多”一类词语，应具体说明数量。同样，报价不能笼统地说“合理价格”或“市场价格”，而应说明具体价格为多少，用何种货币，怎样结算，有没有各种附加收费

10、，尽量避免使用“大约”、“左右”一类词语。答复对方的来信，最好说明那封来信的日期、内容、编号，不要笼统地说“来信收到”或“上月来信”等，因为来信可能不止一封。第16页，共55页，编辑于2022年，星期四三、书面沟通的分类纸张沟通纸张沟通传真沟通传真沟通电子邮件沟通电子邮件沟通和电子会议系统沟通和电子会议系统沟通第17页，共55页，编辑于2022年，星期四分别以纸张、计算机网络为媒介的两类书面沟通方式的特点比较纸张沟通、传真沟通纸张沟通、传真沟通电子邮件沟通、电子会议系统沟通电子邮件沟通、电子会议系统沟通读者参与程度低，反应慢读者参与程度低，反应慢读者参与程度高，反应快读者参与程度高，反应快对于

11、信息的接收情况缺乏控制对于信息的接收情况缺乏控制信息能立即接收到，且能自己控制信息能立即接收到，且能自己控制难以隐姓埋名难以隐姓埋名可以隐姓埋名可以隐姓埋名更可能受到约束更可能受到约束不太可能受到约束或显得保守不太可能受到约束或显得保守较为保守，搞得好可能更为清晰，较为保守，搞得好可能更为清晰，搞不好则过于死板搞不好则过于死板搞得好，富有创造力；反之，也可能搞得好，富有创造力；反之，也可能产生极大的破坏力产生极大的破坏力要求更多的时间准备要求更多的时间准备比传统书面沟通花的准备时间少比传统书面沟通花的准备时间少不太可能与组织中的各层次接触不太可能与组织中的各层次接触可能同组织中的各层次接触可能

12、同组织中的各层次接触缺乏非语言性沟通，没有口头沟通缺乏非语言性沟通，没有口头沟通那么丰富那么丰富可以用情感符号来显示非语言性的信可以用情感符号来显示非语言性的信息传达息传达机密性强机密性强可能比传统的书面沟通的机密性差可能比传统的书面沟通的机密性差传递速度慢传递速度慢传递得快传递得快第18页，共55页，编辑于2022年，星期四第二节书面沟通的原则7C谈话式（Conversational）清晰（Clear）简洁（Concise）完整（Complete）明确（Concrete）建设性（Constructive）正确（Correct）完整清晰完整清晰言简意赅言简意赅积极向上积极向上第19页，共55页

13、，编辑于2022年，星期四一、思维完整清晰整理写作思路，整理写作思路，整理写作思路，整理写作思路，考虑文书内容考虑文书内容考虑文书内容考虑文书内容准备准备准备准备准备准备准备准备再准备再准备再准备再准备 目标目标目标目标:5W1H:5W1H:5W1H:5W1H 提纲：结构、策略提纲：结构、策略提纲：结构、策略提纲：结构、策略 整理：信息、需求整理：信息、需求整理：信息、需求整理：信息、需求第20页，共55页，编辑于2022年，星期四二、语言言简意赅1、选择常用词汇应用文在长期的写作实践中，形成一套相对稳定的习惯用语。公文就有以下习惯用语：经办用语 如：经、业经、已经、现将、责成、试行、执行、办

14、理、参照执行、酌情、酌办等；开端用语 如：根据、据、按照、遵照、为了、奉、查、兹有等；第21页，共55页，编辑于2022年，星期四祈请用语如：请、望、盼、拟请、报请等；承启用语如：为此根据特作如下通知（决定、规定）；为此，特提出以下意见；为了拟采取如下措施等；征询用语如：当否、可否、妥否、如无不当、意见如何等；结束用语如：为要、为感、特此通知、特此通告、此复、此令、此致等。第22页，共55页，编辑于2022年，星期四日常客套用语日常客套用语1.初次见面说“久仰”；2.麻烦别人说“打扰”；3.陪伴朋友说“奉陪”；4.赞人见解用“高见”；5.欢迎购买用“光顾”；6.称人家庭用“府上”；7.向人祝贺

15、说“恭喜”；8.求人原谅说“包涵”；9.客人到来用“光临”；10.与人分别用“告辞”；11.归还原物用“奉还”；12.老人年龄用“高寿”；13.请人勿送用“留步”；14.等候帮忙说“劳驾”；15.看望别人用“拜访”；16.请人解答用“请教”；17.赠送作品用“斧正”；18.很久不见说“久违”；19.请人指点用“赐教”；20.求人方便说“借光”；21.中途先走说“失陪”；22.托人办事说“拜托”；23.对方来信用“惠书”；24.道己家里用“寒舍”。第23页，共55页，编辑于2022年，星期四2、选择简洁的语言讨论：讨论：请看下面两封信，判别两封信的高下，并说请看下面两封信，判别两封信的高下，并说

16、明原因。明原因。第24页，共55页，编辑于2022年，星期四亲爱的先生/女士：我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电脑。我确信作为一个完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我们在贵公司业务方面经验有限，曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作。我是个非常热请的人，对于与您相会的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜访你处，这是因为刘云端先生，您好：这是来自微软的信，继我们上周的电话谈话后，我很高兴再邮给您一本我公司的最新宣传册。你曾表示过贵公司对安装新型计算机软件感兴趣，我相信我们的服务符合你的要求，会让您满意的。期待您的回音，并期望很快能和您会面。此致 敬礼

17、 比尔盖茨 2002年10月1日第25页，共55页，编辑于2022年，星期四亲爱的先生亲爱的先生/女士：女士：我已经间接获悉您在寻找一家公司我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电脑。我确为贵公司所有部门安装新电脑。我确信作为一个完全能令人放心的公司，信作为一个完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我们在贵公我公司定能被指派。不管我们在贵公司业务方面经验有限，曾经为您服务司业务方面经验有限，曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作。我是过的人说我们能胜任此项工作。我是个非常热请的人，对于与您相会的可个非常热请的人，对于与您相会的可能性，除非另行通知，我在周一、周能性，除非另行

18、通知，我在周一、周二和周五下午不能拜访你处，这是因二和周五下午不能拜访你处，这是因为为刘云端先生，您好：刘云端先生，您好：这是来自微软的信，继我们上这是来自微软的信，继我们上周的电话谈话后，我很高兴再邮周的电话谈话后，我很高兴再邮给您一本我公司的最新宣传册。给您一本我公司的最新宣传册。你曾表示过贵公司对安装新型计算你曾表示过贵公司对安装新型计算机软件感兴趣，我相信我们的服务符机软件感兴趣，我相信我们的服务符合你的要求，会让您满意的。合你的要求，会让您满意的。期待您的回音，并期望很快能和您期待您的回音，并期望很快能和您会面。会面。此致此致 敬礼敬礼 比尔盖茨比尔盖茨 2002年年10月月1日日写

19、信者不原写信者不原费神查明联费神查明联系人系人语意含糊语意含糊语法错误与错语法错误与错别字别字无关信息无关信息文书过长文书过长说明写信原因说明写信原因暗示下一步应采暗示下一步应采取的行动取的行动知道此信发给知道此信发给谁谁表明积极的态度表明积极的态度只写了一页只写了一页表达不清，内容缺乏全面考虑，错表达不清，内容缺乏全面考虑，错表达不清，内容缺乏全面考虑，错表达不清，内容缺乏全面考虑，错别字和标点错误，废话连篇。别字和标点错误，废话连篇。别字和标点错误，废话连篇。别字和标点错误，废话连篇。内容清晰，态度乐观，简明扼要，内容清晰，态度乐观，简明扼要，内容清晰，态度乐观，简明扼要，内容清晰，态度乐

20、观，简明扼要，切中要害，。切中要害，。切中要害，。切中要害，。书面沟通分析书面沟通分析书面沟通分析书面沟通分析第26页，共55页，编辑于2022年，星期四要与不要要与不要要与不要要与不要目的要明确目的要明确目的要明确目的要明确信息要全面信息要全面信息要全面信息要全面行文要简短行文要简短行文要简短行文要简短使用短句使用短句使用短句使用短句强调最重要的强调最重要的强调最重要的强调最重要的段落分明段落分明段落分明段落分明总结和结论总结和结论总结和结论总结和结论尽量生动尽量生动尽量生动尽量生动随意开始随意开始随意开始随意开始写写停停写写停停写写停停写写停停被动句被动句被动句被动句双重否定双重否定双重否

21、定双重否定长句长句长句长句无关信息无关信息无关信息无关信息错别字错别字错别字错别字过长过长过长过长第27页，共55页，编辑于2022年，星期四三、主题明确明确目的明确目的明确目的明确目的-我想利用这份文书做什么？我想利用这份文书做什么？我想利用这份文书做什么？我想利用这份文书做什么？传递信息传递信息下达指示下达指示解释事情解释事情事后补遗事后补遗 制定语气和修辞策略制定语气和修辞策略制定语气和修辞策略制定语气和修辞策略第28页，共55页，编辑于2022年，星期四四、信息全面 决定信息发送的方法决定信息发送的方法 e-mail/电话/面谈/会议/信函 何时发送信息何时发送信息 时间是否恰当 确定

22、信息内容确定信息内容 简洁/强调重点/熟悉的语言How?When?What?5W1H 谁该接受信息？谁该接受信息？先获得接受者的注意接受者的观念/需要/情绪 何处发送信息？何处发送信息？地点是否合适不被干扰 Who?Where?为何接受信息？为何接受信息？Why?第29页，共55页，编辑于2022年，星期四总公司：总公司：敬启者，由于本公司所生产的物品之原料价格上涨，不得不宣布敬启者，由于本公司所生产的物品之原料价格上涨，不得不宣布自今年六月一日起，原有的价目表予以作废，并代之以另订新价目自今年六月一日起，原有的价目表予以作废，并代之以另订新价目表，现随函附上。表，现随函附上。五月三十一日前收

23、到之订货单，仍按旧价计算，六月一日以后，五月三十一日前收到之订货单，仍按旧价计算，六月一日以后，则以新价目表为准。则以新价目表为准。因本公司产品需求量日增，而原料市价一直上涨，故预料在短期因本公司产品需求量日增，而原料市价一直上涨，故预料在短期内货价势将再涨。阁下如需购买，务请尽早，以免误失时机。内货价势将再涨。阁下如需购买，务请尽早，以免误失时机。公司公司 年年月月日日 通知提价函通知提价函第30页，共55页，编辑于2022年，星期四五、尊重读者 拙劣形象拙劣形象 良好形象良好形象我不懂你是什么意思我不懂你是什么意思 请把你的要求重复一遍请把你的要求重复一遍我们无法保证货物马上送到我们无法保

24、证货物马上送到 我们会尽快送货我们会尽快送货所附账单有误所附账单有误 请再核实一下您的账单请再核实一下您的账单第31页，共55页，编辑于2022年，星期四先生：您所申请的秘书职位已补满，我们刚雇用了一位从大学毕业的小姐，将先予以试用几个星期，以决定其能力是否胜任。我们很乐意把您的名字列入秘书人选档案之中，倘若将来有缺额，一定首先与您联系。公司经理 年月日 求职答复函求职答复函第32页，共55页，编辑于2022年，星期四第三节书面沟通的写作方法与过程收集资料收集资料整理思路整理思路草拟文稿草拟文稿修改成文修改成文第33页，共55页，编辑于2022年，星期四一、收集资料1、通过查找已有的文档、文章

25、、数据、财务报告、计算机搜索下载、翻阅参考书等方面进行；2、调研资料通过对各类人员进行电话访谈、面谈、抽样调查问卷以及头脑风暴法等途径完成。第34页，共55页，编辑于2022年，星期四二、整理思路1、线性提纲法2、环形关系法第35页，共55页，编辑于2022年，星期四三、草拟文稿1、开头部分、开头部分（1）使用恰当的称谓，进而与读者建立积极的沟通关系。（2）根据信函的目的调整主题。（3）逻辑清晰，信息准确。2、中间部分、中间部分主要对观点的阐述、对信函中覆盖的资料数据的细节问题简单清晰的描述。3、结尾部分、结尾部分归纳总结，阐明5W1H，附上真诚赞扬，友善结尾。第36页，共55页，编辑于202

26、2年，星期四四、修改成文写完后重读写完后重读修改文书，大胆删减修改文书，大胆删减检查细节，确认无误检查细节，确认无误检查检查检查检查 删减删减删减删减:无关信息、大幅度无关信息、大幅度无关信息、大幅度无关信息、大幅度 注意错误：语法、拼写、描述注意错误：语法、拼写、描述注意错误：语法、拼写、描述注意错误：语法、拼写、描述 细节：标点、日期、称谓细节：标点、日期、称谓细节：标点、日期、称谓细节：标点、日期、称谓第37页，共55页，编辑于2022年，星期四第四节信函的书写一、肯定性信函目的目的提供好消息、消除负面影响、同意做某事，答应提供好消息、消除负面影响、同意做某事，答应某个要求。某个要求。（

27、1）告知对方好消息，综述要点。（2）列出细节和背景资料。（3）积极地说出可能的消极因素。（4）阐明沟客体的利益（5）结尾充满友好和期待第38页，共55页，编辑于2022年，星期四尊敬的王茵女士：尊敬的王茵女士：您好！您好！据我们南航餐饮部主任李波报告说，在您据我们南航餐饮部主任李波报告说，在您6 6月月1919日乘坐我公司航班从上海飞往日乘坐我公司航班从上海飞往昆明途中，您的餐盘中发现了一只蟑螂。对此请接受我公司对您的最诚挚昆明途中，您的餐盘中发现了一只蟑螂。对此请接受我公司对您的最诚挚的歉意，我真心希望我们不会因此而失去一个像您这样宝贵的顾客。的歉意，我真心希望我们不会因此而失去一个像您这样

28、宝贵的顾客。毫无疑问，这件事情引起了我们的高度重视。尽管我们尽一切努力避免类似事情的毫无疑问，这件事情引起了我们的高度重视。尽管我们尽一切努力避免类似事情的发生，但是可能由于我们质检程序的偶尔疏忽造成了这次事故。我们已按有关规定责发生，但是可能由于我们质检程序的偶尔疏忽造成了这次事故。我们已按有关规定责令航班进行认真整改，保证类似事件不再发生。为充分表达我们的歉意，我们随函附令航班进行认真整改，保证类似事件不再发生。为充分表达我们的歉意，我们随函附上一张上一张10001000元的南航机票折扣券，欢迎您再次乘坐南航的航班，并认真监督我们的元的南航机票折扣券，欢迎您再次乘坐南航的航班，并认真监督我

29、们的服务。服务。非常感谢您在这一事件中所表现出的豁达态度，希望此事不会破坏您对南航公司的非常感谢您在这一事件中所表现出的豁达态度，希望此事不会破坏您对南航公司的良好印象。良好印象。此致此致 敬礼敬礼 客户服务部客户服务部20122012年年2 2月月1 1日日第39页，共55页，编辑于2022年，星期四二、说明性信函 目的目的是向读者说明情况，便于读者了解有关信息。是向读者说明情况，便于读者了解有关信息。（1）陈述主要观点事实，如果政策或消息过于复杂而难以在一个段落中描述清楚，则应将政策或信息的基本要点按顺序列出。（2）提供相关背景资料，要注意查看所有的信息是否已在信函中给出（3）列举有关细节

30、情况，回答读者可能会有的一切问题；提供达到一天所需的全部信息；在询问或者回答多个问题时，要对他们进行编号；举例有助于提供或者得到所有必要的信息。（4）阐明沟通客体的利益。（5）结尾表明友善及乐意提供帮助的态度，第40页，共55页，编辑于2022年，星期四尊敬的凌先生：尊敬的凌先生：您好！您好！现答复贵公司现答复贵公司7 7月月4 4日的来函。我们一直认为金诚公司是一日的来函。我们一直认为金诚公司是一家很可靠的公司，多年来，我们一直为该公司提供货物。事实家很可靠的公司，多年来，我们一直为该公司提供货物。事实上，我们所收到的很多订单都大多超过上，我们所收到的很多订单都大多超过500500万美元。因

31、此，我万美元。因此，我们觉得为该公司提供们觉得为该公司提供500500万美元的信用几乎没有什么风险。万美元的信用几乎没有什么风险。如果您需要任何细节资料，请再与我方联系。如果您需要任何细节资料，请再与我方联系。此致此致 敬礼敬礼 A A公司公司20122012年年2 2月月1 1日日第41页，共55页，编辑于2022年，星期四 工作证明工作证明xxxx学校学校(单位单位)：同志，性别同志，性别 ，政治面貌，政治面貌 ，身份证号：，身份证号：。于。于xxxx年年xxxx月月xxxx日至日至xxxx年年xxxx月月xxxx日在我公司日在我公司xxxx部门从事部门从事xxxx工作，工作积极，团结集体

32、，遵纪守法，各方面工作，工作积极，团结集体，遵纪守法，各方面表现优秀。我单位对本证明真实性负责。表现优秀。我单位对本证明真实性负责。特此证明特此证明 年年 月月 日日单位名称：单位名称：(盖章盖章)第42页，共55页，编辑于2022年，星期四三、否定性信函 目的目的告诉坏消息，让读者理解并接受该消息，告诉坏消息，让读者理解并接受该消息，同时保持撰写者已有的良好形象和信誉同时保持撰写者已有的良好形象和信誉1、开头运用缓冲语2、理由要充足且令人信服3、如有可能提供备选方案4、结尾要有益且积极友好第43页，共55页，编辑于2022年，星期四负面性信函的缓冲语可以包括以下几种：负面性信函的缓冲语可以包

33、括以下几种：1）表示谢意，即对顾客购买产品或关注你的公司表示感谢。2）表示赞扬，即对顾客以某种正常渠道或理智的态度反映公司存在的问题表示赞赏。3）表示同意。即有可能的话，对顾客提出的有关意见加以肯定。4）表示理解，即对顾客对产品、服务及公司的抱怨表示理解。第44页，共55页，编辑于2022年，星期四尊敬的马先生：尊敬的马先生：您好！您好！首先非常感谢您购买我们的产品，同时也为我们的产品给首先非常感谢您购买我们的产品，同时也为我们的产品给您带来的不便感到抱歉。您带来的不便感到抱歉。另外，我们也想告诉您，也许您没有注意到我们的产品另外，我们也想告诉您，也许您没有注意到我们的产品保修期是保修期是3个

34、月，而您是去年个月，而您是去年5月份购买的。月份购买的。尽管如此，我们仍然愿意为您提供方便优质的服务，但尽管如此，我们仍然愿意为您提供方便优质的服务，但需按保修期外的标准适当收费。需按保修期外的标准适当收费。我们衷心希望您的问题能够尽快得到解决，让您能够我们衷心希望您的问题能够尽快得到解决，让您能够尽情地享受我们的产品给您带来的快乐。尽情地享受我们的产品给您带来的快乐。附：我们公司的维修站点和电话：附：我们公司的维修站点和电话：89098870 张晓张晓 20122012年年2 2月月1 1日日第45页，共55页，编辑于2022年，星期四四、劝说性信函 目的目的推销某个观点、某种产品、某项服务

35、或你自己，努力推销某个观点、某种产品、某项服务或你自己，努力改变读者的态度，使其从不感兴趣或漠不关心到产生兴趣，最改变读者的态度，使其从不感兴趣或漠不关心到产生兴趣，最终做你所希望他们做的事情，同意你的要求，采纳你的建议，终做你所希望他们做的事情，同意你的要求，采纳你的建议，购买你的产品等购买你的产品等。1、论据要有说服力2、阐明对方的受益处3、营造情感吸引力4、给出沟通客体应迅速行动的理由第46页，共55页，编辑于2022年，星期四推销产品的商函推销产品的商函A A房地产开发公司：房地产开发公司：1 1月月2 2日，贵方垂询我公司日，贵方垂询我公司B B牌家用厨房设备情况，现牌家用厨房设备情

36、况，现回复如下：回复如下：B B牌家用厨房不锈钢组合设备，系牌家用厨房不锈钢组合设备，系最新流行最新流行样式样式，按国家标准设计，采用日本进口材料制成。，按国家标准设计，采用日本进口材料制成。做工考究，质量上乘，曾获第二届国际博览会金奖。做工考究，质量上乘，曾获第二届国际博览会金奖。B B牌家用厨房组合设备，有牌家用厨房组合设备，有6 6件件/套，套，8 8件件/套两种，其套两种，其规格及价格情况详见附件。规格及价格情况详见附件。贵贵公公司司开开发发之之中中的的鸿鸿翔翔公公寓寓，属属高高档档次次花花园园式式建建筑筑，一一俟俟完完工工，定定为为北北京京增增添添新新色色。如如在在公公寓寓中中配配套

37、套使使用用，我我方方将将不不胜胜荣荣幸幸。望望贵贵公公司司垂垂询询购购买买，早早传传佳佳音音。（联系人及电话）（联系人及电话）XXXX厨具公司厨具公司 20122012年年2 2月月1 1日日第47页，共55页，编辑于2022年，星期四第五节报告的撰写一、报告的概念和类型什么是报告？什么是报告？1、概念、概念 报告是一种搜集研究事实的人与因某种目的要求报告是一种搜集研究事实的人与因某种目的要求看报告的人之间的信息或建议的交流形式。看报告的人之间的信息或建议的交流形式。第48页，共55页，编辑于2022年，星期四2、分类正式报告：正式报告：非正式报告：非正式报告：扉页、转送函、扉页、转送函、内容

38、目录和图表目录索引内容目录和图表目录索引信函或备忘录，甚至可以仅生产或信函或备忘录，甚至可以仅生产或销售数据销售数据第49页，共55页，编辑于2022年，星期四资料报告：资料报告：分析报告：分析报告：建议报告：建议报告：销售报告、季度报告销售报告、季度报告年度报告、审计报告、投资回收报告年度报告、审计报告、投资回收报告可行报告、辩护报告、问题解决报告可行报告、辩护报告、问题解决报告第50页，共55页，编辑于2022年，星期四二、报告的基本结构1、报告简介给报告的阅读者一个清晰的概 括性认识，将读者引入报告的正文部分。2、报告正文报告的主体3、报告结尾简洁明了地提出前面的与报告简介和报告正文相一

39、致的结论和建议，给读者留下深刻印象。第51页，共55页，编辑于2022年，星期四三、正式报告的组成及撰写（1）封面（2）扉页（3）转送信函或转送备忘录（4）内容目录（5）图表目录（6）摘要（7）引言（8）问题的背景或历史（9）正文（10）结论与建议（11）注释、参考书目或文献引用（12）附录第52页，共55页，编辑于2022年，星期四四、如何撰写优秀的报告1、界定报告问题2、确定资料来源3、资料分析4、有效利用时间5、撰写报告第53页，共55页，编辑于2022年，星期四报告的撰写步骤报告的撰写步骤拟订提纲拟订提纲(骨架骨架骨架骨架)选择材料选择材料(血肉血肉血肉血肉)撰写报告撰写报告/推敲语言

40、推敲语言确立主题确立主题(灵魂灵魂灵魂灵魂)问问问问 题题题题第54页，共55页，编辑于2022年，星期四例例 一份公务便函一份公务便函 便函致：人力资源部便函致：人力资源部 自：总裁自：总裁 主题：饮水机主题：饮水机 时间：时间：25255 5 现在公司内有诸多抱怨，抱怨上班时间内喝水困现在公司内有诸多抱怨，抱怨上班时间内喝水困难。我不希望员工认为公司不关心他们的生活，实难。我不希望员工认为公司不关心他们的生活，实际上公司一直在致力于员工福利的提高，应该配备际上公司一直在致力于员工福利的提高，应该配备既节省时间又清洁卫生的饮水机。既节省时间又清洁卫生的饮水机。但我不清楚员工对安装饮水机的反应如何，有些但我不清楚员工对安装饮水机的反应如何，有些其他什么不同意见，请向我呈交一份报告。其他什么不同意见，请向我呈交一份报告。第55页，共55页，编辑于2022年，星期四