湖北高速公路建设项目(施工单位及监理部分).docx

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1、编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第104页 共104页湖北省高速公路建设项目竣工文件立卷归档实施指南施工单位的职责1. 明确建设项目档案工作分管领导，按照“谁形成谁负责”的原则，落实项目竣工文件材领导人负责制,建立临时挡案室，配置档案专柜，配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性；2. 建立施工文件资料与施工同步收集、同步整理、同步归档有效的管理机制，按照项目文件的形成、收集、整理、立卷、编制、归档的要求。及时完成施工文件资料的收集、整理、归档和报送及保护工作，确保项目竣工文件材料的收集、整理归档工作与工

2、程建设同步和项目竣工文件材料的准确、完整、系统和安全；3.建立施工文件资料收集、整理、归档台帐，定期向驻地监理工程师，指挥部及总监办档案管理部门报告；4.接受指挥部建设项目档案工作领导小组、指挥部及总监办档案管理部门、驻地监理工程师的监督检查；5.工程交工前，向驻地监理工程师，指挥部及总监办档案管理部门提出项目档案自检报告和档案专项验收申请，经验收合格后，送指挥部档案进行统一汇总归档。（三）监理单位的职责1. 明确建设项目档案工作分管领导，按照“谁形成谁负责”的原则，落实项目竣工文件材料领导人负责制, 建立临时档案室，配置档案专柜，配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要

3、的专职档案管理人员，并保持其稳定性；2. 按照项目文件的形成、编制、收集、整理、立卷、归档的要求，负责监理工作文件材料的编制、收集、整理、立卷、归档、保护和档案信息报送工作，确保项目监理工作竣工文件材料的收集、整理归档工作与工程建设同步和项目监理工作文件材料的准确、完整、系统和安全； 3. 落实监理单位的监管职责，积极协调施工单位的关系，加强对施工单位的施工文件资料收集、整理、归档工作管理、指导、监督和检查，确保施工文件资料与施工同步收集、同步整理、同步归档；及时全面审查施工单位上报的竣工文件，认真行使个人签字权，对已签认文件资料的准确性、真实性和完整性负责，及时闭合和完善监理与施工单位之间交

4、叉的文件材料；定期或不定期向指挥部及总监办档案管理部门报送施工单位竣工文件资料收集、整理、归档、编制工作的评价信息；4. 接受项目档案工作领导小组、指挥部及总监办档案管理部门的监督检查，建立监理文件资料收集、整理、归档台帐；5. 施工单位工程交工前，审查施工单位竣工文件的质量和档案自检报告，审查验收合格后，在施工单位档案专项验收申请上签字报指挥部档案管理部门，配合指挥部档案管理部门组织验收工作；6.向指挥部档案管理部门组织提出监理工作档案自检报告和档案专项验收申请，经验收合格后，送指挥部档案进行统一汇总编目。 建立预立卷制度工程档案预立卷是工程档案文件资料立卷的基础，就是将公路工程建设项目产生

5、于工程建设不同阶段和不同时期的文件材料进行初步立卷，待工程项目完工后再正式立卷归档，项目各参建单位应根据公路工程项目建设程序的不同阶段和文件材料产生的自然过程，按照公路工程立卷归档要求，分别做好预立卷工作。2、预立卷卷内文件材料的收集按照本指南公路工程档案文件材料收集范围进行收集和整理，建立档案文件材料收集目录和档案文件材料收集台帐，确保一个单项工程完工，相应的档案文件资料必须收集、整理完毕；单位、分部、分项工程施工完成，相对应的工程档案编制、收集、整理工作也同步完成；并由专人专室专柜保存项目文件资料。3、预立卷的封面和脊背的档号、案卷题名、编制单位、日期、保管期限内容可用铅笔或易擦写笔填写。

6、卷内目录和备考表待卷内文件材料整理完毕，检查确认符合规定要求后，编制打印，装在案卷的首页和案卷的末页。第二节 文件收集责任分工施工单位负责收集、整理公路工程施工阶段形成的文件材料、竣工图表及新技术应用、推广的有关的批复文件与合同、主要负责人名单、试验记录和分析、计算数据，应用、推广情况记载，使用成果及图片、声像资料等。其中开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日志及中间验收等，分别按合同段的完成顺序整理。各项施工原始记录、竣工图表按路线进行方向，结合单位工程(含分部、分项)及不同专业，分别整理组卷。 凡实行总承包的，由总承包单位进行汇总并负总责，各分包单位应各自完成分包部分的施工文件，向总包移

7、交，由总包汇总整理后向建设单位移交。监理单位负责收集、整理公路工程施工监理工作形成的监理文件材料。监理通知、开(停、复)工令、备忘录、有关会议纪要、施工质量检验分析、合同管理文件、计划进度管理文件、工程质量控制文件、安全、环保与水保管理文件、与总监及参建单位的来往函等由监理单位按阶段、问题分类整理，监理独立检查、抽查的标准试验或平行试验，按单位、分部、分项工程排序单独整理。施工、设计、监理单位在完成各自的编制、收集、整理工作后，交建设单位汇总、整理。一、文件材料收集总体要求（2）供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的，须在复印件上加盖销售单位公章并注明原件存放处后归档保存;热敏纸复印件

8、,需复印保存,复印件应清晰;（3）勘测及测量基础资料、施工原始记录，若需清稿,须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存。2.及时：在每道施工工序和公路工程中所形成的文件材料都应该及时收集和整理，并按要求及时报送审核和归档。（1）按照与施工同步收集整理归档的原则，各文件材料收集责任单位应及时收集各自形成的文件材料。合同书、协议书、上级指示 上级批准文件、往来函件、会议纪要、变更令、停工令、复工令、工作指令、进度计划、月报、开工报告、施工工序记录材料、索赔、事故处理等文件应及时收集整理并检查，特别是施工工序记录材料、工序完工后下道工序开工前，工序记录材料必须归档，按指南的要求分别存入相应的预立卷

9、中。（2）及时编制文件材料收集台帐和卷内目录（临时），文件材料收集台帐以电子文件的方式报送驻地监理、总监办、指挥部档案领导小组，以便核对与查阅。3.准确：指试验检测数据的记录、计算过程、计算结果准确，控制的技术指标、检测频率符合公路工程技术规范、规程的要求等。监理工程师在审查施工单位的资料准确性时，要确保归档的项目文件资料能同它所反映的施工对象和建设过程相一致，文件材料与工程实际相符、图物相符，产生及使用部位标注清楚；同一个项目的文件材料相互之间在内容上应当协调一致；文字说明与图表、成果报告与试验记录、评定文件与原始文件应保持衔接一致。4.真实：文件材料真实可靠。数据真实，特别是文件材料试验检

10、测原始基础数据要真实，应能真实地反映工程建设的实际过程和实际情况相符，没有涂改和编造痕迹。勘测及测量基础资料、施工原始记录，若需清稿,须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存，保持文件资料原始性;签名和日期不得涂改。按规定需要签字文件材料签字齐全、按规定需要盖单位公章的文件资料盖章齐全，文件资料真实有效；严禁伪造、捏造数据，严禁闭门造车、“会议录式”编写资料，监理工程师应对施工单位的资料真实性进行审查。5.完整：收集文件资料应齐全完整、不缺项、不缺份、不缺张，无遗漏，该闭合的资料要闭合，如停工令整改报告复工令等资料一定要闭合。要保证整个项目的各类文件应齐全完整，不能缺项。要保证单项文件材料应

11、完整，各份文件应齐全，不能缺份、缺张。要保证单份文件材料的应完整，正文和附件要齐全，表格内部填写完整，签字手续要完备，包括评语、签名和日期等。要保证该闭合的文件资料一定要闭合，批复与请示闭合；监督机构、指挥部、监理下达的整改指令与整改后的文件材料必须是一套完整的闭合资料。.规范：指表格填写规范、术语规范、字迹规范，文件材料分类、科目编排科学、合理，符合规范要求。.美观：要求文字清新、幅面整洁，符合档案存档规定。二文件材料质量具体要求.名称填写规范：包括项目、部位名称、合同号、单位名称要统一、规范。 .术语规范：包括外观描述、试验结论用语、自检用语、评定用语填写规范。.字迹规范： 书写要规范书写

12、工整，字迹、线条清晰，端正、耐久、书面要整洁，竣工文件材料中凡是需用手写、绘制的地方，必须做到字迹清晰可辩，书写工具应使用不易褪色书写工具书写。如原始记录、签名等文件材料应使用不易褪色的蓝黑墨水、黑墨水，现场记录可使用铅笔书写。严禁使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等易褪色的书写工具书写。 修改要规范写错的文字，用斜线划去，在旁边书写正确文字，并盖上修改人的私章。不允许用涂改液修改或用刀刮改。原始记录资料不得随意更改，如测量资料、试验资料、检测资料等如果必须更改，不能涂改只能杠改，并在旁边签名。 签名要规范所有的签名栏应由本人亲自手签，并签全名，不能采用打印或图章。特殊情况需要代签，代签人应持

13、有应签人的委托书，在签字处盖上应签人的签名章（用红色印泥），并在盖章处右侧签上代签人的姓名。不允许直接代签应签字人的姓名；表格中的签名应签在格规定的位置上，关键签名不能由一个人重复签署，如计算与复核不能是同一人签名。文件材料签字应注意签字人的签字权限，严禁越权签字。开工申请批复单、变更申请批复单、单位工程、分部工程、分项工程评定表、检验申请批复单、中间交工证书这五种文件上的盖章单位应为施工单位（项目部）和监理单位（总监办）等需要单位盖章的资料应盖红色图章。 纸张纸质优良，规格统一除房建图纸外，文件材料用纸均采用A3、A4两种尺寸。竣工图及与其合订在一起的文字材料、表格一律使用A3纸，图纸允许加

14、长，但不能加宽，如桥梁布置图可以加长，但不能加宽；其他文件材料统一使用A4纸（除上级红头文件），小于A4纸规格的出厂证明、产品合格证等要粘贴在A4纸上；书写材料应符合耐久性要求。，严禁使用热敏纸、复写纸等不耐久的材料；当使用A3纸时，则需折叠成A4纸大小（297210）。归档文字材料上的批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽，对纸张规格大小差别较大的文件应适当补贴或折叠。字体、字号应统一，规范。符合国家档案相关规定要求。各类总结、报告、正式文件严格按国家公文管理办法执行，并参照如下规定：验收或鉴定证书、各类总结、工程概况、编制说明等非工地现场填报的文字材料或图表均需打印，字体以印刷体

15、为宜。各种特殊字符用国标宋体，文件标题名用2号方正小标宋体；文件编号用4号仿宋体，文件内容、说明及其标点符号用3号仿宋体，行距为单倍行距。“主题词”三个字用3号黑体，内容为3号方正小标宋体；抄送单位用3号仿宋体。竣工图所有文字均采用宋体，宽高比一般取0.65。字高采用以下高度或类似字号：尺寸标注数字字高为2.5毫米(特殊情况可放宽至3毫米。竣工图图名字高为4毫米，“竣工说明：”字高为4毫米，“竣工说明：”的内容字高为3.5毫米；图框标题栏内，建设单位名称和竣工图名字高为5毫米(一排装不下，必须用两排时，字高为4毫米)，其它图框各栏字高为4毫米。高速公路工程建设三大主体（指挥部、监理、施工）各自

16、负责的文字材料或图表使用激光打印机打印，不允许使用喷墨打印机和针式打印机。计算机印制的文字材料和图纸应采用激光打印机打印，表格式样应铅印或用计算机激光打印。.各种工程建设用表使用和填写规范正确选用工序用表工程建设各种用表见本指南规范化表格，表格的种类和数量多，正确选用统一制定的表格样式，填报字体应与表格字体相适应，达到协调、美观的要求。表格填写规范表格内容除意见签署和签名外，其他内容均可手工填写或打印，但质量监督部门要求备查的原始资料需要用手工填写。表头的填写必须完整统一。表格如果有附件必须详细注明附件名称和数量等。表格中工程名称的填写统一规范，如果分左右幅必须注明左幅或右幅。自检意见、监理意

17、见应明确，签署手续完备，字迹清晰，复印清楚。表格中的技术指标控制值，应符合有关设计、规范的要求。 表格中的意见、结论填写用语必须严谨规范，描述准确。表格中的时间填写应符合实际，不能前后矛盾。成套表格前后的系列应该闭合（特别是检验时间和签认时间的前后一致性问题），如果出现验收不合格的记录表或质检表，应该在随后重点体现其再次验收合格的对应表格。三其他要求1.参建单位应建立电子文档，并做好各类台帐数据资料的复制、登记与保管工作。 2照片文件资料符合国家档案局照片档案管理规范(GB/T11821-2002)要求，照片资料数码照片应先冲印出6英寸纸质照片，用统一的相册归档。3电子文件及纸质文件数字化形成

18、和保存应符合国家档案局电子文件归档与管理规范(GB/T18994-2002)、CAD电子文件光盘存储、归档与管理要求和纸质档案数字化技术规范（DA/T31-2005）的要求。4.为避免文件材料在收集过程中的遗漏和重复，所有普发性文件、函件、通知等资料一般由发文单位收集、整理。收文单位可不再重复收集。针对性文件、函件、通知等资料由收文单位收集、整理，发文单位可不再重复收集。请示、批复等文件，由请示单位收集。第四章 项目文件材料的整理第一节 文件材料的分类施工和监理独立抽检文件材料按单位、分部、分项工程的划分（祥见第六节四、工程质量评定资料的编制（二）单位、分部、分项工程划分）施工工序整理组卷；党

19、群文 件、日常宣传报道等及行政管理文件不属公路建设项目文件四.施工文件整理的要求及方法（一） 施工管理文件1.施工综合管理文件：先按内容分类，再按时间顺序整理。业主和监理普发性文件由业主和监理归档，针对文件由所针对的施工单位归档2.进度控制文件：以合同段为单元，按以上类别分类、再按时间顺序排列，先总后分，即总体性、年度性在前，季、月在后，组成案卷。3.投资控制文件：以合同段为单位按资料类别和时间顺序整理装订成册，每册厚度符合规定的要求。计量支付文件及其附件虽然不作为施工单位归档的范围，但施工单位需递交一套给业主(业主存档的除外)，作为备查使用。4.合同管理文件：以合同段为单位按资料类别和时间顺

20、序整理装订成册，每册厚度符合规定的要求。工程变更文件由施工单位提供一套，另外一套由业主提供，作为备查使用。5.安全及文明施工文件：以合同段为单位按资料类别和时间顺序整理装订成册，每册厚度符合规定的要求。6.施工日志及其它文件：施工日志可利用原记录本，不需另行拆装；施工日记、开工、完工记录，天气、温度及自然灾害均以合同段为单位，按施工日期依次整理装订；各工序施工原始记录、各工序测量原始记录、其它各种原始记录等均以合同段为单位、按分项工程和施工日期整理装订，各册厚度符合规定要求。（二）施工质量管理文件1.工程质量往来文件、工程质量事故及处理情况报告、补救后达到要求的认可证明文件按内容分类，按文件材

21、料的时间顺排列，组成案卷。业主和监理处下发的文件，只需将针对本合同段的文件归档。如果请示、问函等有批复、复函的，应配套放在一起，批复、复函在前，请示、问文在后。建设单位普发性文件由建设单位归档，其他单位可不归档。2.桥梁荷载试验报告、桥梁基础检验汇总、交工验收施工单位的自检评定资料，资料按单位工程、分部工程和里程桩号顺序排列，组成案卷。3.检验结果汇总表按单位工程、分部工程和里程桩号顺序排列，组成案卷4.原材料及标准试验、配合比设计与试验质量保证文件属单位（分部、分项）工程专用的按单位（分部、分项）工程分别整理组卷。除此之外凡带有公用性的资料可以合同段为单位按水泥、钢材、砂石材料、沥青、 路基

22、用土等分类的顺序和试验日期依次整理装订。分别整理组卷。 5.外购材料和设备的合格证书、预制场和集中拌和场的试验检测资料以合同段为单位，按试验的类别和日期依次整理装订。以上试验、检测报告和记录，如果是试验室、工地预制场、集中拌和场集中进行试验和检测的(即公用性的)，就归入本册；如果是现场质量控制进行试验和检测的，则归入相应册(分册)的质检文件中。（三）施工工序文件资料施工原始文件，包括就施工质量控制问题下发的整改指令性文件、整改报告及相关验证资料等，均应按照分项（分部、单位）工程，结合施工工序归入相应部分，分别整理组卷。1.路基工程土石方工程合同段为单位，以自然段为分类基础。先按照分部工程(1-

23、3公里)分类，然后按照清表、软土路基处理、路基填筑、台背回填、路基沉降观测、其它路基处理的顺序分类，卷内文件按自然段分处或分区分层排列组成案卷。组卷时，根据文件材料的多少和规定厚度，一个自然段的文件可以组成一个或几个案卷，也可以几个自然段的文件合并组成一个案卷。施工原始记录归档及其排列顺序可参考附件3，下同。排水工程以合同段为单位，以每处排水工程为分类单元，分左右侧，按里程桩号顺序排列，组成案卷。小桥渡槽工程以合同段为单位，按每座桥或渡槽所在桩号的顺序排列归档涵洞通道工程以合同段为单位，以每座涵洞、通道为分类单元，每座涵洞、通道的文件，按工序的顺序排列组成案卷。根据文件的多少和规定厚度，一座涵

24、洞、通道的文件可以组织成一个或几个案卷，也可以几个涵洞的文件合并组成一个案卷。当一座涵洞、通道的文件不只一个案卷时，不要将一部分文件组织成一个案卷，而将另一部分文件与别一座涵洞、通道的文件合并组成一个案卷。在这种情况下，一般应将这个涵洞、通道的文件组成两个或两个以上的案卷。防护工程 以合同段为单位，按分项工程排序分处整理，然后按每处防护工程所在桩号顺序合订成若干本。2.路面工程施工工序原始文件资料以合同段为单位，按分项工程和里程桩号排序分类整理装订3.桥梁工程施工工序原始文件资料以合同段为单位，以每座桥为分类单元，先按分部工程分类(基础与下构、上部构造预制与安装、桥面系等)，再以里程桩号顺序按

25、墩台(跨)(如0#台、1#墩，第一跨、第二跨)，再按施工工序进行分类组卷(如桩基、系梁、立柱、盖梁)。根据文件的多少和规定厚度，一个墩(台)或一跨(孔)的文件可以组成一个或几个案卷，也可以几个墩(台)或几跨(孔)组成一个案卷。但当一个墩(台)或一跨(孔)的文件不只一个案卷时，不要将这个墩(台)或一跨(孔)的一部分文件组织成一个案卷，而将另一部分文件与另一个墩(台)的文件合并组成一个案卷。在这种情况下，一般应将这个墩(台) 的文件组成两个或两个以上案卷。4.隧道工程施工工序原始文件资料以每座隧道为单元，按分项工程的顺序分类整理装订，每册厚度符合规定的要求，然后以合同段为单位，按每座隧道的桩号顺序

26、排列归档。5.交通安全设施施工原始文件 以合同段为单位，以1-3km为一段，按分项工程的排序和规定的厚度整理装订成册。6.互通立交工程施工原始文件以每处为单位按分部分项整理，各分部参照路基、路面、桥梁工程.7.收费站及房建工程原始文件资料施工资料应按照专业、系统划分组卷，每一专业、系统再按上述资料类别顺序排列，每册厚度符合规定的要求；竣工验收文件按单位(子单位)工程组卷。8.机电工程施工原始文件 （1）机电工程施工原始文件按监控系统、通讯系统、收费系统、供电照明设施系统、隧道机电设施分别组卷 （2）监控系统、通讯系统、收费系统合以同段为单位，按照监控分项、通讯分项、收费分项工程分类，以里程桩号

27、顺序，按设备进场(开箱)、安装、调试等工序顺序排列，组成案卷。每册厚度符合规定的要求。（3）供电照明设施系统:以合同段为单位，按分部工程排序整理装订，每册厚度符合规定的要求。（4）隧道机电设施:以合同段为单位，按分部工程排序整理装订，每册厚度符合规定的要求。9.景观、环保、水保、绿化工程施工原始文件以合同段为单位，按里程顺序分类整理装订，每册厚度符合规定的要求。10.缺陷责任期施工原始文件 以合同段为单位，按资料类别和时间顺序整理装订成册，每册厚度符合规定的要求。（五）监理文件整理的要求及方法：1.监理管理文件：先按类别，再按时间顺序整理2.工程质量控制文件（1）工程质量控制管理文件，先按内容

28、分类，再按时间顺序整理，其中，与施工单位往来文件，有针对性的指令及回复先按合同段分类，再按时间顺序整理，每册厚度符合要求。业主的普发性文件由业主归档，针对性文件由所针对的监理处(含该监理处所管辖的旋工单位)归档，请示与批复(答复)、指令与回复应配套放在一起，批复、回复在前，请示、指令在后。（2）材料、试验检测文件以合同段为单元，在每个合同段内，先按工程类别分类，再按里程桩号和时间(或编号)顺序排列、组成案卷。（3）监理独立抽检文件路基工程独立抽检文件土石方工程先按合同段分类，在一个合同段内，按工程类别分类(如土石方、排水、小桥渡槽工程、涵洞、防护等)，再按分项工程、里程桩号和时间顺序组织案卷。

29、各分项工程中，按照施工工序的顺序编排。线外工程按工程类别分类(如土石方、排水、小桥渡槽工程、涵洞、防护等)，与相应类别的文件材料一起组卷，排列在其后面。路面工程独立抽检文件先按合同段分类，再按工程类别分类(底基层、基层、面层等)，再按分项工程、里程桩号和时间顺序整理装订。各分项工程中，按照施工工序的顺序编排。桥梁工程独立抽检文件先按合同段分类，在一个合同段内，以每座桥梁为单位，再按分部(分项)工程、里程桩号和时间顺序组成案卷。根据抽检记录的多少和规定装订厚度，一座桥梁的抽检记录可以组 织成一个或几个案卷，也可以几座桥梁工程的文件组织成一个案卷，但不要把一座桥梁工程的部分抽检记录分散到另一座桥梁

30、工程案卷里。 隧道工程独立抽检文件先按合同段分类，在一个合同段内，以每座隧道为单位，按施工工艺顺序编排，组成案卷。根据抽检记录的多少和规定厚度，一座隧道一个工序的抽检记录可以组成一个或几个案卷，但是不要把一座隧道或一个工序的抽检记录和另一座隧道或另一个工序的抽检记录组织在同一个案卷内。 交通安全设施独立抽检文件先按合同段分类，再按工程类别(标志、标线、隔离栅(墙)、防眩 板等)、里程桩号顺序排列组成案卷。各分项工程中，按照施工工序的顺序编排互通立交工程独立抽检文件先按工程类别分类(如桥梁、路基路面、匝道工程等)，再按分项工程、里程桩号和时间顺序整理装订。各分项工程中，按照施工工序的顺序编排。收

31、费站及房建工程独立抽检文件按国家和建设部颁发的行业标准和有关规定进行整理。机电工程独立抽检文件按合同段分类，在一个合同段内再按工程类别(监控系统、通讯系统、收费系统、供电系统、照明系统、隧道机电系统等)、里程桩号和时间顺序组成案卷。各分项工程中，按照施工工序的顺序编排。环保、水保绿化工程独立抽检资料先按合同段分类，在一个合同段内再按工程类别分类，按分部(分项)工程、里程桩号顺序排列，组成案卷。各分项工程中，按照施工工序的顺序编排交工验收工程质量评定文件先按合同段分类，在一个合同段内再按单位工程、分部工程、分项工程的顺序整理，然后按里程桩号顺序排列组成案卷。3.工程进度计划管理文件按类别分类，再

32、按时间顺序排列，先总后分，即总体性、年度性在前，季、月在后，组成案卷。4.工程合同管理文件按内容分类，按文件的内容分类并按时间顺序排列，组成案卷。5.安全及环保、水保管理文件 （1）按文件的内容分类并按时间顺序排列，组成案卷。（2）安全管理文件按照厅质监局有关要求，先按照类别，再按照时间顺序组成案卷。6.监理日志及其它文件按文件的内容分类并按时间顺序排列，组成案卷。监理日志、巡视、旁站记录等如果已装订成册，可不另行拆装（六）竣工文件整理的要求及方法1. 验收文件：（1）竣工验收文件：竣工验收文件按附件1附录1相关内容及竣工验收委员会各专业检查组意见收集整理，按附表的表号顺序装订，结论性文件应放

33、在前面。（2）交工验收文件 公路工程交工验收报告、交工验收合同段工程质量评分一览表、公路工程(合同段)交工验收证书、公路工程(合同段)交工验收申请书格式建议参照附件1附录2提供的形式；以建设工程项目为单元，按照文件材料的内容性质进行分类，交工验收证书与交工申请书宜配套组合，然后按照公路工程施工的不同性质，即土建、路面、环保绿化、交通安全设施、机电、房建等分类，按合同段顺序编排，结论性文件应放在前面。（3）专项工程验收文件： 机电工程验收文件:首先按监控系统、通信系统、收费系统、供电系统、照明系统、隧道机电系统进行分类汇总，再按附表的表号顺序装订，结论性文件应放在前面。 房建工程验收文件:参照建

34、设部有关规定。 环保工程验收文件:首先按环保类别(绿化等)分类汇总，再按附表的表号顺序装订，结论性文件应放在前面。 档案验收文件整理的要求及方法：按附表的表号顺序装订，结论性文件应放在前面。（4）参建单位总结报告 各参建单位总结的内容和格式可参考附件1附录3。按建设管理总结；质量监督工作总结；监理工作总结；施工总结按合同段为单位总结；设计总结顺序装订。监理单位和施工单位总结按合同号顺序装订接管养护单位项目使用情况报告。工程试运行按照监测记录及报告、缺陷整改情况、各项验收分别整理组卷。2.决算和审计文件整理的要求及方法（1）财务决算文件、工程决算文件以建设工程项目为单元，按照表格名称先总后分，即

35、按照项目总决算，各合同段(按合同号顺序)决算的顺序排列，每册厚度符合要求。（2）项目审计文件：以建设工程项目为单元，按照建设项目审计报告、施工单位审计报告类；施工单位审计报告类按工程性质分类，按合同号顺序排列，每册厚度符合要求。（3）计量支付文件 项目计量支付汇总表，以工程项目为单元，按表格名称分类，再按合同号顺序排列，组成案卷。 月计量支付证书及附件，以合同段为分类单元，一个合同段内按期号顺序排列组成案卷(已装订成精装本的可不另行拆装)。月支付证书及附件一式两份，一份为业主存档的原件，另一份为施工单位存档的原件。（4）其他文件按类别整理装订，每册厚度符合要求。3.竣工图表可参见附件1附录4(

36、1)路线平面纵断面竣工图表 以合同段为单位按里程顺序排列，并按要求的装订厚度汇编成册。（2）路基横断面及土石方竣工图表 以合同段为单位，按封面、目录、工程说明、竣工表、标准断面竣工图、路基横断面竣工图、软基处理竣工图的顺序排列，并按里程桩号顺序和规定 的装订厚度汇编成若干册。（3）排水工程、防护工程竣工图表 以合同段为单位，分处整理，按里程桩号顺序和规定的装订厚度汇编成若干本。（4）小桥渡槽工程、涵洞通道工程竣工图表小桥、渡槽、涵洞、通道均以合同段为单位分座整理，按里程桩号顺序和规定的厚度分别汇编成若干本。（5）路面工程竣工图表以合同段为单位，按里程桩号以分项工程排序和规定的厚度，整理装订（6

37、）(特)大桥、中桥工程竣工图表 以合同段为单位，分座整理并按里程桩号顺序和规定的装订厚度汇编成若干册。（7）隧道工程竣工图表 以合同段为单位逐座整理，按里程桩号顺序和规定的厚度装订（8）互通立交工程竣工图表 以合同段为单位，分座整理并按里程桩号顺序和规定的装订厚度汇编成 若干册（9）标志、标线工程竣工图表。 以合同段为单位，按里程桩号和分项工程排序整理成本，每册厚度符合规定要求（10）护栏隔离栅(墙)防眩板等竣工图表按护栏、隔离栅、隔离墙、防眩板的顺序分类整理以合同段为单位，每类资料按里程桩号顺序和规定的装订厚度汇编成若干本。(11)环保水保绿化工程竣工图表以环保、水保、绿化合同段为单位整理装

38、订(12)机电系统竣工图表监控系统竣工图表：以监控系统合同段为单位装订。通讯系统竣工图表：以通讯系统合同段为单位，按里程桩号顺序和规定的厚度装订收费系统竣工图表：以收费系统合同段为单位装订供电系统竣工图表：以供电系统合同段为单位装订照明设施竣工图表：按里程桩号或以处为单位整理装订。隧道机电设施竣工图表：按每座隧道为单位整理装订。（13）收费站及房屋建筑工程竣工图表按国家和建设部颁发的行业标准和有关规定进行整理，并按建筑物的分类装订。（七）科研文件及新技术应用推广资料整理的要求及方法1.科技管理文件：按分类和时间组卷。2.科研文件：按每个科研课题汇总归档。3.新技术应用推广资料：按每项新技术汇总

39、归档。（八）声像等文件整理的要求及方法：1.声像文件（1）按业主、监理、施工单位分开整理。（2）工程录音、录像、照片先按单位工程，再按照桩号或时间顺序编排。（3）数码照片按年度分类，声像、照片号为年度号+流水号(各4位)。（4）录音、录像、照片应附有简单的说明。2.电子文件（1）按业主、监理、施工单位分开整理，按时间顺序排序。（2）CAD以合同段位单位，按照竣工图的顺序排列。（3）编制电子文件的著录。3.其他特殊载体文件（1）按业主、监理、施工单位分开整理。（2）先按载体形式分类，再按时间顺序编号，注明档号、荣誉实物名称、颁发机关、颁发时间、保管期限、存放地点及有关档案的参见号等。（九）财务类

40、文件财务类文件编制顺序按财务档案规范要求进行编制。（十）设备类文件材料按设备购置时间和设备类型整理组卷第三节 卷内文件材料系统化排列一.综合纲领性文件先按问题或重要程度，再按时间顺序排列。即批复在前，请示在后；结论性文件在前，依据性文件在后；正件在前，附件在后；正稿在前，底稿在后；转发文在前，被转发文在后；译文在前，原件在后。例如，转发上级文件时，转发文放在前面，上级的原文放在转发文后面。立项审批文件材料按基本建设程序的顺序排列。每项审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。 二、施工、监理文件综合性文件在前，原始记录文件在后(按单位、分部分项工程划分顺序排列)。 三、

41、施工原始记录和监理独立抽检文件材料以单位、分部、分项工程划分为单元，根据施工工序及文件材料的自然形成规律，按评定，施工记录，试验检测，成品质检，总体质检的顺序排列(监理文件的评定单独组卷)。 四、设备文件材料按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行维修等材料排列。 五、竣工图表按里程、专业、图号排列。六、图文混合文件材料，一般文字材料在前，图样在后。第四节 文件材料立卷与编目经系统化整理和排列项目文件材料在预立卷的基础上，对已系统化整理和排列好的项目文件材料进行科学分类，根据有关规定要求，按顺序依次编制正式的标准化案卷封面和案卷脊背、卷内目录和卷内备考表。案卷目录并进行登记。形

42、成本项目档案案卷（含电子版）。文件材料的分类编目由文件材料形成单位负责编制，指挥部档案专班负责指导。案卷的编制单位应按工程进展的自然形成过程，对已经整理好的案卷进行系统化排列，并用铅笔在封面及卷脊编写案卷流水号。案卷的分类编目编制格式均应符合科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T11822-2000中案卷格式要求。一. 文件资料立卷归档要求1. 文件资料立卷归档要遵循文件材料的自然形成规律，满足项目基本建设程序，符合工程施工流程 。 2. 文件资料立卷归档分类要科学，要按照项目基本建设程序的不同阶段和工程的自然进展过程,并结合文件材料自身的实际情况进行分类。3. 文件资料组卷应系统，保持归入同

43、一案卷的文件材料间的有机联系；卷内文件材料的排列要系统；案卷排列要系统。4.编目要规范，案卷卷盒、内封面、卷内目录、卷内材料及备考表（封底）组成，其格式均应符合科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T11822-2008中案卷格式要求。5. 文件资料立卷归档要方便保管、查询和利用。6. 归档文件材料应满足完整性、耐久性、有效性、准确性的要求.二.文件材料的编目与档号 （一） 案卷档号的编制根据公路工程国家规定全宗号为GL5.1.和科学技术档案案卷构成的一般要求(GBT118222008)“全宗号由各单位根据本单位法人的变更情况自行设定”规定要求，湖北省公路建设项目档案案卷档号不设全宗号，只要分类

44、号（项目代码或目录号）、案卷号。分类号是指按统一的分类规则划分本单位全部档案后所给定的类别号，它由项目代码或目录号组成。如图4-1所示图4-1 湖北省公路工程建设项目档案文件材料档号示意图A（XXX）. B . C . D M 案卷顺序号 立卷三级分类号 立卷二级分类号 立卷一级分类号 施工标段号或监理标段号项目名称代码A-项目代码是指档案所反映的工程的代码或代号，采用汉语拼音大写表示。例如：黄咸高速公路用“HX”表示。（XXX）-合同段代码；施工合同段代码分别用阿拉伯数字1、2、3表示；监理合同段代码分别用阿拉伯数字1、2、3表示。总监办用Z表示；B表示公路工程建设项目档案文件材料立卷一级分

45、类号，即大类号，用阿拉伯数字表示。湖北省高速公路建设项目档案原则上设置十大类，即立项审批、设计、工程管理、施工、监理、竣工验收类、科研、特殊载体、财会、设备十大类。在工程档案收集整理过程中，可根据实际要求进行增减。C、D表示在十大类目下位类的分类号，即C表示立卷二级分类号、D表示立卷三级分类号，分别用阿拉伯数字表示。具体分类编目见表4-1。 M-案卷号是指档案按一定顺序排列后的顺序号，用阿拉伯数字表示。文件材料档号就是项目代码+项目文件材料分类号+案卷顺序号（流水号）表4-1公路工程建设项目竣工文件分类一级分类号二级分类号三级分类号文件内容备注1立项审批文件前期准备阶段文件项目建议书及批准文件

46、工程可行性研究报告及批准文件水土保持批准文件、环境影响评价报告及批准文件、文物调查和保护等文件初步设计审批文件；施工图设计审批文件；项目用地预审意见；施工许可批准文件；工程质量监督申请及批复文件；上级单位有关指示及其他文件。2设计文件1勘察设计基础资料及初步设计文件2施工图设计文件3设计变更文件及批准文件3工程管理文件1征地拆迁文件21招标评标文件2投标文件3合同协议书3综合管理文件4安全管理文件5技术管理文件6计量支付文件4施工文件1施工管理文件1综合管理文件2进度控制文件3投资控制文件4合同管理文件5安全、环保、水保及文明施工文件6施工日志及其它文件2施工质量控制文件1工程质量管理文件2试验、检验结果汇总表3原材料及标准试验、检测文件3路基工程施工工序文件资料1土石方工程2排水工程