商业银行公文管理组织办法.docx

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1、,商业银行公文处理办法第一章 总则第一条 为使商业银行公文处理工作规范化、制度化、科学化,参照国务院发布的国家行政机关公文处理办法(国发200023 号)，结合商业银行的实际情况，制定本办法。第二条 商业银行公文（包括电报、下同）是我行在经营管理过程中形成并使用的具有法定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的金融方针、政策，是依法管理和进行公务活动的重要工具。第三条 公文处理是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理包括发文处理和收文处理两部分内容。第四条 公文处理必须严格执行党和国家的保密法规, 确保党和国家秘密及商业银行内部秘密的安全。第五条 公

2、文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、规范、安全。第六条 总行办公室是公文处理的管理部门,并指导各单位的公文处理工作，各部门办公室或综合管理部门负责本单位公文处理的管理工作。第二章 公文种类第七条 商业银行公文文种主要种类:（一）决定：适用于对重要事项或重要行动作出安排,奖惩下级单位或者内设部门及人员,变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。(二)决议：适用于对重要事项或者重大行动做出安排；奖惩有关单位及人员；变更或撤销下级单位不适当的决定事项。（三）通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（四）通知：适用于转发上级

3、单位和不相隶属单位的公文,批转下级单位的公文,发布规章制度,传达要求下级单位办理和需要周知或者执行的事项；任免和聘用干部；发布规章制度。（五）通报：适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。（六）报告：适用于向上级单位汇报工作, 反映情况, 答复上级单位的询问。（七）请示：适用于向上级单位请求指示、批准。（八）批复：适用于答复下级单位请示事项。（九）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法,可用于上行文、平行文和下行文。（十）函（复函）：适用于不相隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题;向平级单位请求批准和答复审批事项；也适用于请下级单位协助工作事宜。（十一）会议纪要：适用于记载、传达会议

4、情况和议定事项。（十二）申请书：适用于向组织、单位、企事业单位或社会团体表述愿望、提出请求，要求一事一议。（十三）审计意见书：适用于内审部门在审定审计报告后，向被审计单位和有关单位出具的对审计事项作出评价的结论性审计文书。（十四）合规意见书：适用于法律合规部门在对各经营机构进行合规督查后，向被督查单位出具的结论性合规意见。第三章 公文格式第八条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、抄报单位、印发单位和印发日期等部分组成。（一）密级划分：对涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限,其

5、中,“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。对涉及商业银行内部秘密的公文,应当根据本行有关保密工作制度确定密级和保密期限，未标注保密期限的按照国家秘密保密期限的规定（国家保密局1990年第号令）第九条执行。公文的密级确定由主办单位提出意见，办公室确认。根据商业银行商业秘密保护办法的相关规定，高级商业秘密标识为“商密AAA”，中级商业秘密标识为“商密AA”，普通商业秘密标识为“商密A”。“商密AAA”、“商密AA”、“商密A”后标保密期限。商业银行商业秘密的保密期限在1 年以上的，以年计；1 年以内的，以月计。（二）紧急程度：对涉及紧急事宜的公文，应根据公文送达的时间要求标注紧急程度，必要时

6、注明公文的送出时间。紧急程度等级分为“特急”、“急件”两级。一般说来，如需三天内办理完毕则标明“特急”，如需在五天内办理完毕则标明“急件”。公文紧急程度的确定由主办单位提出意见，办公室确认。（三）发文单位标识：标明公文制发单位名称的字样，应当使用发文单位全称或规范化简称后加“文件”字样。联合行文，主办单位排列在前。函及部门发文应当使用发文单位全称或规范化简称，后不加“文件”字样。行发文及办公室发文由办公室统一编号，除办公室外的各部室发文由各部室公文处理人员按照确定的发文编号样式和顺序自行编号。（四）发文字号：发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合行文,只标明主办单位发文字号。（五）上行文应

7、当注明签发人姓名。其中,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。（六）标题：公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题一般由相关介词（“关于”）、内容摘要、文种词三部分构成。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。对系统外及对上级单位的重要公文，还应在介词前写上发文单位名称。用“通知” 转发上级单位通知及逐级转发的通知时，标题中尽量简略中间层次，但在正文中要写全文件标题。（七）主送单位指公文的主要受理单位,应当使用全称（特别是单个主送单位时）或者规范化简称、统称。（八）附件：公文的附件是随公文正文发出的文字材料及表格，与正文成为一

8、个整体，在正文末须依次注明附件（包括表格）顺序及名称。（九）印章：公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。联合上报的公文,由主办单位加盖印章;联合下发的公文,发文单位都应当加盖印章。（十）成文日期：成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准,电报以发出日期为准。（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。（十二）主题词：主题词是用于文献分类和检索的标识符号。公文主题词由表现公文内容归属、主题内容的词或词组和表现公文形式特点的词或词组构成。标引主题词的词目排序要按照“先内容后形式” 的原则，排列顺序是：类别词、类属词、文种词。每个公

9、文标引主题词的词目数量最多不超过5 个（类属词可标引1 或2 个）。（十三）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文内容的其他单位,应当使用全称或者规范化简称、统称。（十四）公文有两个以上的主送单位或抄送单位时，主送单位或抄送单位应按级别高低或与公文内容联系的紧密程度顺序排列。（十五）内部发送单位是公文制发单位内部需要了解公文内容的单位。（十六）办理了会签的发文，要抄送（或内送）会签单位（或部门），对没有参与会签但与文件涉及的内容有关联的部门，发文时亦应抄送（或内送）有关单位（或部门），必要时可限定阅知范围。第九条 公文用纸一般采用国际标准A4 型（210mm297mm），左侧装订。张贴的公文

10、用纸大小,根据实际需要确定。第四章 行文规则第十条 行文应当确有必要,注重效用。行文规则要恰当，并遵循“明来明复，密来密复”的原则。第十一条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时,应当抄送被越过的上级单位。除上级单位负责人直接交办的事项外，不得向上级单位负责人个人报送公文，确需报送的，应附有关领导的交办批示。向下级的重要行文，应当同时抄送发文单位的直接上级单位。第十二条 “请示”应当一文一事;一般只写一个主送单位,需要同时送其他单位的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级单位。需要总行批复的请示，应主送总行，不得直接主送或抄送总行相关部室，但另有规定的除外

11、。“报告”中不得夹带请示事项。“意见”可用于不同的行文方向。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理；作为平行文，提出的意见供对方参考；作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级单位应遵照执行，无明确要求的，下级单位可参照执行。第十三条 总行各部室只能对上级单位本专业部门或者下级单位本专业部门行文,且行文内容不得涉及其他部门的职权。如涉及,须与有关部门联合行文。可以与同级政府部门、同级人民社团和同级企业、事业单位联合行文，也可以与相应的党组织和军队单位联合行文。内设部门之间对有关问题未经协商一致,不得擅自向下行文。内设部门联合行文,超过3个的,须以行或者办公室名义行文。第十四条 转发文件（

12、一）转发上级单位的文件，一般使用行发文。（二）转发上级单位、同级单位和不相隶属单位的文件，如果没有新的要求和工作部署，一般以翻印形式转发，不需拟写转发文件的正文。办理翻印程序与办理发文程序一致。（三）原则上不转发或批转下级机构的文件，如情况特殊，确须转发或批转时，以办公室发文的形式转发或批转。（四）对于密级文件，可将内容进行摘要后拟文下发，并注明密级程度。第五章 发文办理第十五条 发文办理程序是指以单位名义制发公文的过程,包括草拟、会签、审核、签发、复核、编号、排版、校对、用印、登记、分发、登记等程序。第十六条 草拟公文应符合以下要求:（一）符合党和国家的方针、政策和法律法规。拟稿人应主动查询

13、有关法律法规，查阅过去办理的相关文件，做好衔接。如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。（二）情况真实,观点显明,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。（三）公文一定要有文种，公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。（四）拟制紧急公文, 应当体现紧急的原因, 并根据实际需要确定紧急程度。（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引发文单位和文件标题,后引发文字号,引用的原文部分要应标注引号；不便原文引用的，必须准确引用原意，不标注引号。引用外文应当注明中文含义。（六）表示数量单位时应当使用国家法定计量单位。（七）公文

14、中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。（八）公文中，同一人员、机构、地点的称谓要前后一致。使用简称时,应使用规范化的简称或约定俗成的简称。文内使用非规范化简称,应当先使用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时,注明准确的中文译名。（九）结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“（一）”,第三层为“1.”,第四层为“（1）”。结构层次只有两层时，第二层也可以也可用“1.”。公文应有页码。（十）“制度”、“办法”等文件的结构一般是,第一层为“章”,第二层为“条”;“条”内

15、结构顺序一般为“（一）”、“1.”、“（1）”。（十一）认真填写发文处理单的内容,具体包括:秘密等级及期限、紧急程度、会签单位、拟文部门、拟稿人姓名及其联系电话、标题、主送单位、抄送单位、本行发送、附件说明、主题词等。公文主办部门（简称主办部门）应当认真审核所草拟的公文,审核的主要内容是:报批程序是否符合规定;是否确需行文;内容是否符合党和国家的方针、政策,是否符合有关法规,是否完整地体现了发文单位的意图;涉及有关部门业务的事项是否经过会签并取得一致意见;所提措施和办法是否切实可行;人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发范围、主题词是否准确、恰当,汉字、标点符号、计量单位、数字的用

16、法及文种使用、公文格式是否符合本办法的规定。第十七条 公文送行领导签发前,应当由办公室审核把关,审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。第十八条 办公室在审核公文过程中, 如发现严重不符合本办法规定的公文,应退回主办部门修改,然后再按程序送审。第十九条 办公室如需对审核的公文作较大修改, 应当与主办部门协商或提出修改建议,请其自行修改。第二十条 经办公室审核的公文,如主办部门清稿,须附办公室审核稿一并送行领导审签。第二十一条 各类公文,须经有权领导签发。上行文必须由主要负责人,即行党委书记、董事长、行长或监事长签发。当

17、主要负责人因公外出、较长时间不在本行单位,急需以本行名义制发上行文时,可由主要负责人授权临时主持工作的负责人签发,但必须说明原因。凡经有权领导签发的文件,不得随意变更,如需变更,要经原签发人同意。第二十二条 各单位主办的与行外其他单位联合发文, 须由本单位主办部门与联合发文单位的对口职能部门沟通,取得一致的倾向性意见后拟文,按程序核稿,经行领导签发后送行外有关单位会签;会签件返回本行后,主办部门将会签情况反馈给签发该公文的行领导;待行领导批准后,再由主办部门送办公室编号、打印、校对（由主办部门负责）、用印、分发。行外单位主办、送本行会签的联合发文,由办公室签收。本行各部室收到外单位送本行会签的

18、公文,要及时送办公室登记,并由办公室按程序送批。主办部门要按照行领导批示及时提出会签意见,并报分管行领导审批。行领导审批后,主办部门要及时将会签件送回办公室登记,并由办公室退行外来文单位,涉及保密事项的公文和紧急公文,按有关要求办理。第二十三条 各单位内设部门联合行文,比照第二十二条规定办理。第二十四条 公文内容涉及其他内设部门职权的, 必须由主办部门送有关部门会签,会签部门如有不同意见,主办部门应与会签部门协商,协商仍不能取得一致意见的,主办部门应列出各方理据,提出建议,由主管行领导决定。应会签而未会签的文稿,办公室将退回主办部门,由主办部门送有关部门会签后,再按发文程序办理。第二十五条 行

19、发文和党委、董事会、监事会发文由办公室统一编号,各部室发文由部室自行编号。第二十六条 公文正式印制前,应由办公室负责复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全(转发文件要附原件,上级单位领导交办事项,要附领导批示件;对下批复要附原请示件),格式是否统一、规范等。主办部门负责复核内容的完整性，文字的正确性等，经复核,需要对文稿进行实质性修改的,应按发文程序复审。第二十七条 印制公文必须以签发的原稿为依据,不得擅自改动。如发现明显错误,应与办公室审核人员或主办部门联系。印制公文由主办部门负责校对,校对人员应对公文的所有要素进行校对，并负相应得责任。印制的公文应当符合公文格式标准。第二十

20、八条 秘密公文由办公室指定专人打印。紧急公文应按时限要求及时处理。第二十九条 已印好的公文,在盖章封发之前,用印人要最后把关,检查随文印制的附件是否齐全,确认符合规定后(联合行文,须加盖所有联合行文单位印章),在印制的正式公文上加盖印章并登记、发送。第六章 收文办理第三十条 收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、拆封、登记、审核、拟办、分发批办、传阅、承办、催办、存档等程序。（一）签收：收到有关公文并以签字或盖章的方式给发文方以凭据。签收公文应当逐件清点,如发现问题应及时向发文单位查询,并采取相应的处理措施,急件应注明签收的具体时间。（二）登记公文办理过程中就公文特征和办理情况进行记载。登

21、记应当将公文标题、密级、发文单位、发文字号、成文日期、主送单位、份数、收文日期及办理情况逐项填写清楚。（三）拟办：办公室对收到的公文应当进行审核,重点审核是否应由本单位办理,是否符合行文规则,文件是否完整,然后由办公室主任提出拟办意见,送行领导批示。（四）批办：办公室根据行领导批示送达有关部门办理。（五）传阅：办公室根据有关规定或领导批示,按照规定程序将公文送有关领导、内设部门传阅。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,避免漏传、误传、延误和遗失。（六）承办：办公室按行领导对公文的批示或办公室直接批办意见，将公文交承办部门办理。承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时

22、限要求办理,确有困难的，应当及时予以说明，对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回交办的部门并说明理由。（七）催办：办公室对承办部门办理属于督办范围的办文事项的情况进行督促催办,对紧急或者重要公文应当及时催办。办公室应做好督办事项的的登记工作，填写督办表，每天检查督办实行办结情况，跟踪未办结的督办事项，对将要或已经达到办文时限的，催促承办部门落实。紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。第三十一条 办公室主任批注拟办意见一般按以下原则掌握:（一）上级单位来文、同级单位重要来文,送董事长、行长或监事长批示;（二）同级单位一般性来文、下级单位上行文,按照行领导分工,

23、分送主管行领导批示;（三）下级单位抄送本行来文,按照各部门职权批转有关部门办理。遇有重大事项,按照行领导分工送主管行领导阅示。（四）对需由两个以上部门办理的公文,应当明确主办部门。紧急公文应当提出办理时限。（五）除重大、突发事件或行领导直接交办的事项外，办公室不受理越级报送的公文。（六）对于同一文件，由多个单位转发来的，转发单位也未提出新的要求的，原则上只作一次公文处理。第三十二条 公文办理中遇有涉及其他内设部门职权的事项, 主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门主要负责人要出面协调,如仍不能取得一致,报请行领导审定。第三十三条 审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意

24、见、姓名和审批日期，其他审批人签字视为同意；没有请示事项的，签字表示已阅知。第三十四条 严格办文时限。承办部门须在5 个工作日内办理完毕，并报分管行领导审批；凡是由行领导安排各部门办理的公文，必须按要求时限办理；各部门之间征求意见或会签公文时,协办部门必须在2 个工作日内予以答复。重要、紧急公文要特事特办。第三十五条 下级单位向上级单位的请示，凡属有关部门职权范围内的，有关部门一般要在收文后5个工作日内作出答复；凡涉及两个以上部门或涉及行外其他单位的,要按领导指示，由主办部门逐部门落实答复意见，一般要在收文后10 个工日内作出答复。紧急请示要特殊处理。第三十六条 上级单位的公文，除绝密和注明不

25、准翻印的以外，经行领导或者办公室主任批准后，可以翻印。翻印上级党的单位的秘密公文，必须经发文单位批准或者授权。翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。第三十七条 传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密公文不得利用计算机、传真机传输。第三十八条 各类公文在归档之前,办公室应指定专人分类集中保管。第七章 公文的归档及销毁第三十九条 公文办理完毕后,应当根据档案管理的有关法规,及时整理、归档。个人不得保存应当归档的公文。第四十条 联合办理的公文,原件由主办单位整理、归档,其他单位保存复制件或其它形式的公文副本。第四十一条 公文复制

26、件作为正式公文使用时, 应加盖复制单位印章,视同正式文件妥善保管。第四十二条 经公文管理专职人员鉴定确无保存价值的公文, 经主管领导批准后,可以销毁。办公室做好核对、收回和销号工作。销毁秘密公文应当进行登记,并由2 人到指定场所监销,保证不丢失、不漏销。其中绝密文件（含密码电报）应粉碎后再装入袋内，袋口要缝紧。第八章 附则第四十三条 公开发布公文必须经发文单位批准。公开发布的公文,同发文单位正式印发的公文具有同等效力。第四十四条 公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。第四十五条 电子公文按照电子公文处理的有关规定办理。第四十六条 党组织或者有关方面专门对公文另有规定的,从其规定。第四十六条 本办法适用于商业银行系统, 由总行办公室负责解释和修订。各分支机构可根据本办法进一步制定实施细则。