某项目采购管理程序范本.docx

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1、项目管理手册 第四章 项目管理程序chengx项目管理手册第四章 第九节采 购 管 理 程 序- 2 -目 录1. 目的3422.适用范围3423.职责3423.1. 项目经理部3423.2. 供应计划部3423.3. 采购部3433.4. EPC承包商3443.5. 综合部3453.6. 控制部3453.7. 设计部3453.8. 工程部3453.9. QHSE部3463.10. 财务部3463.11. 生产准备部3463.12. 装备部3473.13. 外事部3473.14. 效能监察部3473.15. 项目分部/监理3473.16. 施工承/分包商3473.17. 审计部3484.采购管

2、理主要内容3485.物资分交管理3485.1. 国内外采购物资分交和国内采购物资集中分交3485.2. 物资采购供应范围分工会3506.物资采购计划3506.1. 土建材料采购计划3506.2. 安装设备和材料采购计划（E+P+C项目）3506.3. 设备采购计划格式3516.4. 材料采购计划格式3517.物资采购3517.1. 物资采购分工3517.2. 技术谈判及技术条件确认3527.3. 物资采购3528.合同管理3538.1. 买卖合同、质量监造和运输服务合同3538.2. 合同的签订审批程序3548.3. 合同的履行及变更3548.4. 建立合同台帐3549.采购控制重点及里程碑3

3、549.1. 采购控制重点3549.2. 里程碑控制点35410.催交和催运35510.1. 职责与分工35510.2. 催交方式35510.3. 催交范围35510.4. 催运35611.采购的质量控制35611.1. 监造35611.2. 控制点检查35711.3. 到货验收35711.4. 进口物资的出国检验36011.5. 进口物资的国内检验36012.物资仓储管理36012.1. 物资出库、入库管理36012.2. 仓储保管36112.3. 物资领料和发放36212.4. 大件运输36213.EPC总承包的采购监督管理36214.资金支付及结算36315.现场服务和开车保运36316

4、.沟通与交流36417.资料管理36417.1. 需保存的资料36417.2. 项目总结和竣工资料36618.相关文件36619.附件36620.记录3662编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第51页 共52页1. 目的为保证新建项目的顺利实施，对项目物资采购全过程实施有效控制，确保项目所需的物资质量合格、价格合理、按时到达，物资供应过程符合国家、中国石油化工股份有限公司（以下简称总部）和天津石化的各项规定和要求，特制定本程序。2. 适用范围本程序适用于新建项目物资供应管理和采购实施。3. 职责3.1. 项目经理部3.1.1. 批准采购策略。3.1.2. 批准重

5、要物资供应商短名单。3.1.3. 批准框架协议。3.1.4. 参加重要设备、材料的技术谈判和商务谈判。3.1.5. 确定评标委员会推荐的中标单位。3.1.6. 批准限上合同。3.1.7. 批准超概算采购。3.1.8. 批准重大运输方案。3.2. 供应计划部3.2.1. 负责物资供应计划和物资供应管理工作。3.2.2. 组织编制采购策略。3.2.3. 对物资采购质量、进度和费用进行监督和控制。3.2.4. 参加项目设计审查会。3.2.5. 负责组织编制“引进主要设备材料分交清册”和“国内采购物资集中分交清册”。3.2.6. 组织拟定重要物资的供应商短名单，并纳入采购计划。3.2.7. 组织重要物

6、资的技术谈判，参加重要物资的商务谈判。3.2.8. 参加设备、材料招标工作。3.2.9. 编制物资采购计划，审核、确认物资限额领用计划。3.2.10. 组织物资供应工作会议，掌握工程物资供应情况，并通报信息。3.2.11. 组织物资报表的编制和相关资料的保管、移交工作。3.2.12. 审核超限物资运输方案，并监督实施。3.2.13. 负责直送现场物资接卸的协调工作。3.2.14. 组织编制物资采购投资预算、资金预算。3.2.15. 负责审核、上报物资超概算采购申请。3.2.16. 负责EPC及PC承包商物资供应的监督、管理。3.2.17. 组织对供应商的管理、考核，协调供应商进行现场服务。3.

7、3. 物装部大项目采购业务部（以下简称采购部）3.3.1. 负责物资采购工作。3.3.2. 配合总部办理直接采购和进口物资审批手续，签订代理协议和接、保、检工作，办理减免税手续。3.3.3. 负责督促、协调办理引进物资海关备案、免税手续和报关、运输、保险、检疫、检验、保管与交付等工作，负责许可证办理。3.3.4. 参加技术交流和技术谈判。3.3.5. 组织采购招标、采购订货，签订采购合同，负责合同履行及管理工作。3.3.6. 负责物资采购质量控制，组织签订第三方监造合同和物资到货复检。3.3.7. 负责拟定普通物资供应商短名单，并在短名单范围内实施采购。3.3.8. 执行采购成本控制计划，及时

8、提报物资超概算采购申请。3.3.9. 负责物资催交、催运和储运管理，组织编制超限物资运输方案并组织实施。3.3.10. 负责组织开箱检验及备件、专用工具的保管、移交工作。3.3.11. 负责对供应商的管理、考核，组织落实供应商进行现场服务。3.3.12. 编制、申报物资采购投资预算、资金预算。3.3.13. 负责电子商务、网上分交和确定采购方式。3.3.14. 负责办理物资入库、出库和报账付款手续，编制物资供应报表和相关资料，向有关部门通报物资供应信息。3.3.15. 向总部上报绩效考核报表。3.3.16. 办理剩余物资退库手续。3.4. EPC承包商3.4.1. 报审供应商名单，并在审批合格

9、的供应商中实施采购。3.4.2. 报批采购计划和进度款申请。3.4.3. 负责完成EPC总承包合同范围内的采购服务工作，对物资采购工作（付款除外）负全部责任。3.4.4. 按照工程总体统筹计划编制工程物资采购进度网络控制计划，建立物资采购质量控制体系和采购管理体系，报供应计划部审核后组织实施。3.4.5. 编写“引进主要设备材料分交清册”和“国内采购物资集中分交清册”，报供应计划部审核，并配合总部物资分交工作。3.4.6. 负责询价书、采购说明书等采购文件的编制和报审。3.4.7. 负责询价发出、接收报价管理，组织评审。3.4.8. 负责组织物资采购的技术谈判和商务谈判，并通知供应计划部召集业

10、主方代表参加重要物资的技术谈判和商务谈判。3.4.9. 负责采购合同签订、执行，对采购质量、制造进度进行监督、检查和控制。3.4.10. 负责监造、催交催运工作。3.4.11. 负责组织采购物资的到货验收和开箱检验、接收、保管、存储、发放工作及质量问题的处理，施工过程的协调等。3.4.12. 负责物资采购过程文件资料（包括可编辑电子版）归档管理及移交，按规定要求定期向供应计划部汇报采购工作的进展情况。3.4.13. 负责工程项目物资采购完工总结报告的编制。3.5. 综合部3.5.1. 负责向项目经理部及天津石化主管经理、经理呈送需审批的合同文件。3.5.2. 组织项目物资采购的考核工作。3.6

11、. 控制部3.6.1. 编制、下达设备和材料到货控制点计划。3.6.2. 编制、下达设备和材料的费用分解指标，审核、批准物资超概算采购申请报告。3.6.3. 监督采购进度和采购预算的执行情况。3.7. 设计部3.7.1. 督促设计单位按期提供设计资料及进口物资询价书和框架采购询价书。3.7.2. 协调设计单位参加订货技术谈判。3.7.3. 提供经过批准的设计变更并附预算，协调设计单位办理材料代用审批手续。3.7.4. 参与解决设备、材料重大质量问题。3.8. 工程部3.8.1. 提供项目施工进度计划及调整计划。3.8.2. 协调解决施工进度与供货进度间存在的问题。3.8.3. 组织直接进入施工

12、现场的设备、材料的接卸、存放和保管工作。3.8.4. 参与解决设备、材料重大质量问题。3.9. QHSE部3.9.1. 负责物资质量检验管理工作。3.9.2. 负责确定设备、材料的分类检验项目和指标。3.9.3. 负责第三方监造、检验单位的资质审查。3.9.4. 批准第三方监造、检验单位提交的专项检验方案，监督第三方的监造、检验工作。3.9.5. 审批物资紧急放行手续，并监督放行记录封闭。3.9.6. 组织解决设备、材料重大质量问题。3.9.7. 负责退库物资的质量确认。3.9.8. 参加开箱检验。3.9.9. 协助进口设备的商检工作。3.9.10. 负责对供应商现场服务人员进行安全教育。3.

13、10. 财务部3.10.1. 负责审核采购合同、发票、入库单、出库单等相关凭证的真实性、合法性、合规性。3.10.2. 参加物资采购合同评审，负责合同正本的管理。3.10.3. 负责供应商往来款项的管理。3.10.4. 按照合同约定和内部控制手册天津石化权限指引办理报账、付款手续。3.10.5. 负责组织库存物资的定期盘点、账账、账实核对。3.10.6. 协助办理减免税手续。3.11. 生产准备部3.11.1. 负责组织“三剂”、试车原辅料、塔内件和分析仪器采购的技术交流，参加上述物资的技术谈判，并代表天津石化在技术文件上签字。3.11.2. 参加上述物资的招标、开标和定标工作，并提供技术支持

14、。3.11.3. 参加解决上述物资的重大质量问题。3.12. 装备部（国产化办公室）3.12.1. 负责组织重要和进口设备、电气、仪表、材料及备品备件的技术交流，参加上述物资的技术谈判，并代表天津石化在技术文件上签字。3.12.2. 参加上述物资的招标、开标和定标工作，并提供技术支持。3.12.3. 负责提出项目物资国内外分交建议，从技术角度参与推荐重要设备材料的潜在供应商。3.12.4. 参加解决上述物资的重大质量问题。3.13. 外事部3.13.1. 协助组织对外谈判。3.13.2. 负责对外联络，来华人员接待、翻译及现场国外技术服务人员的管理工作。3.13.3. 负责外文资料翻译工作。3

15、.14. 效能监察部负责对工程项目物资采购合同的签订、执行进行监督。3.15. 项目分部/监理3.15.1. 提供分项目进度实施计划及调整计划。3.15.2. 审批施工承包商的物资限额领料计划。3.15.3. 参加开箱检验，负责物资使用前检查验收手续的验证。3.15.4. 参与解决分项目设备、材料重大质量问题。3.16. 施工承/分包商3.16.1. 编制工程物资限额领用计划。3.16.2. 参加开箱检验，负责领料及移交后的物资保管。3.16.3. 负责按规范进行检复验并向监理办理报验手续。3.17. 天津石化审计部完成相关阶段审计工作。4. 采购管理主要内容4.1. 项目采购管理严格执行总部

16、固定资产投资项目物资采购管理办法，项目采购管理工作要与项目的评估、设计、审查、采购、施工有机结合，提前介入、深入参与、全程跟踪，抓住重点项目和主要环节，并使信息共享。4.2. 项目采购管理工作程序主要包括建立项目采购档案、项目采购工作对接、国内外采购物资分交、国内采购物资集中分交、项目采购计划、实施和采购监督、储运管理、物资检验和验收、项目采购管理工作总结等。5. 物资分交管理5.1. 国内外采购物资分交和国内采购物资集中分交国内外采购物资分交和国内采购物资集中分交，是采购工作的重要环节，凡未经总部组织进行分交的，不得开展采购工作。5.1.1. 分交清单的确定1) 工程项目的可行性研究报告批复

17、后，设计单位根据可行性研究报告批复的内容编写“国内外物资分交清单”和“长周期设备材料清单”；2) 设计部负责组织相关部门，对“长周期设备材料清单”进行会审，会审意见报主管领导批准；3) 装备部负责组织相关部门，对“国内外物资分交清单”进行会审，提出分交意见报主管领导批准。5.1.2. 分交清册的上报1) 设计部负责将需提前采购的“长周期设备材料清单”上报总部发展计划部；2) 供应计划部依据装备部和设计部对两个“清单”的会审意见，组织编制“引进主要设备材料分交清册”（B4.9-1）和“长周期设备材料集中分交清册”（B4.9-2），由采购部上报总部物装部。3) 供应计划部根据初步设计资料和项目总体

18、统筹控制计划编制“项目物资采购集中分交清册”（B4.9-2）和物资采购进度网络控制计划，由采购部上报总部物装部。5.1.3. 物资分交会1) 总部物装部牵头组织国内外采购物资分交会和国内采购物资集中分交会。天津石化领导、供应计划部、装备部、设计部、采购部参加；2) 总部物装部依据项目责任单位编制的“引进主要设备材料分交清册”，在可研报告批复后牵头组织召开国内外采购物资分交会，制定国内外采购物资分交方案（含国产化方案），形成会议纪要。3) 总部物装部依据项目责任单位编制的“项目物资采购集中分交清册”和物资采购进度网络控制计划，在基础设计审查阶段牵头组织召开国内采购物资集中分交会，制定采购方案，形

19、成会议纪要。5.1.4. 采购方案的确定采购方案由总部物装部组织在采购物资分交会上确定，作为项目采购工作的依据。采购方案包括：国内外分交、分交范围、采购模式、采购方式、采购进度、选型情况和选厂范围、监造方式。5.2. 物资采购供应范围分工会物资采购供应分工会由供应计划部组织，控制部、工程部、QHSE部、财务部、项目分部参加，会议要明确：供应计划部和施工承包商的物资采购供应范围，原则上工程需用的所有物资由供应计划部组织供应，只有土建材料、消耗材料、施工措施用料，经会议讨论同意才能由施工承包商供应。物资采购供应分工根据会议决定，由供应计划部出会议纪要，报项目经理部批准后下发各单位执行。6. 物资采

20、购计划6.1. 土建材料采购计划6.1.1. 土建材料中的钢筋、水泥等重要材料供应商名单，由承包商在中石化资源市场中筛选，报供应计划部审批。承包商须在供应计划部批准的供应商名单中选择采购。6.1.2. 承包商负责编制土建材料采购计划，签订采购合同，并将资料报项目分部备案。6.1.3. 供应计划部将批准的供应商名单发至项目分部、QHSE部、监理单位，相关部门或单位，通过报检资料及实物检查或抽验监督承包商行为。6.2. 安装设备和材料采购计划（E+P+C项目）6.2.1. 供应计划部组织编制设备材料采购计划，经供应计划部负责人或项目经理部主管经理按权限审批后下达采购部实施采购。6.2.2. 总部直

21、接采购和进口物资的采购计划及技术资料由供应计划部转采购部上报总部物资装备部。6.2.3. 供货周期较长的物资，供应计划部根据设计文件编制、下达设备材料采购计划。订货周期较短或不能依据综合材料表订货的物资，由施工承包商根据设计文件，编制“物资限额领用计划” （B4.9-3）。经监理审查，项目分部批准后提报供应计划部汇总并编制采购计划(采购计划审批程序同6.2.1)，“物资限额领用计划”亦作为发料依据。6.3. 设备采购计划格式“设备采购计划”（B4.9-4）主要内容：单项工程名称、单项工程编号、单位工程名称、单位工程编号、计划单号、计划编号、序号、图号、物资代码、物资名称、型号参数、材质标准、设

22、备位号、计量单位、需用数量、需用日期、预选供应商、制表日期、计划员、审核人、计划主管、备注等。6.4. 材料采购计划格式“材料采购计划”（B4.9-5）主要内容：单项工程名称、单项工程编号、单位工程名称、单位工程编号、计划单号、计划编号、序号、图号、物资代码、物资名称、型号参数、材质标准、计量单位、需用数量、需用日期、预选供应商、制表日期、计划员、审核人、计划主管、备注等。7. 物资采购7.1. 物资采购分工7.1.1. 土建材料由承包商按6.1款规定负责采购和供应，并对采购质量、进度和价格负责。供应计划部、QHSE部和监理单位按照各自的职责进行监督和管理。7.1.2. E+P+C项目的设备和

23、安装材料由采购部负责实施采购并对采购质量、进度和价格进行控制。供应计划部、QHSE部、监理单位按各自职责进行监督和管理。7.1.3. 供应商短名单的确定按下列程序进行1) 供应计划部组织QHSE部、装备部、采购部、项目分部根据物资重要程度将物资分类，划分为重要物资和普通物资，并报项目经理部审批；2) 重要物资供应商短名单由供应计划部组织拟定，报项目经理部审批；3) 普通物资供应商短名单由采购部在中石化资源市场范围内拟定，报供应计划部审批；4) 遇有中石化及天津石化资源市场范围内暂未包含的特殊物资时，其供应商短名单由采购部按天津石化相关规定填写“渠道外审批表”，报天津石化主管经理审批。7.2.技

24、术谈判及技术条件确认7.2.1.“引进主要设备材料分交清册”和“长周期设备材料集中分交清册”审批后，由设计部联系设计单位出具物资采购询价书（规格书），并组织项目经理部和天津石化有关部门确认物资采购询价书（规格书）的技术条件。重大设备、批量较大的重要材料应请天津石化主管领导参加。7.2.2.总部直接采购和进口物资，由总部组织技术询价；总部组织直接采购和企业自采物资中的重要物资，由供应计划部在分交方案确定的供应商中组织技术询价；普通物资一般情况下无需进行技术询价或签订技术文件。7.2.3.总部直接采购和进口物资报价书返回采购部后，转给供应计划部。供应计划部、采购部协助总部组织技术谈判，设计部协调设

25、计单位参加，装备部牵头确定、召集参加谈判的人员，同供应商进行技术谈判并签订技术文件。技术文件要有设计代表、业主代表和供应商代表的签字。重大设备应邀请天津石化主管领导参加。7.2.4总部组织直接采购和企业自采物资技术报价返回后，供应计划部会同装备部、设计部、采购部对技术报价进行确认。需要签订技术文件的，由供应计划部组织技术谈判，设计部协调设计单位参加，装备部牵头确定、召集参加谈判的部门，同供应商进行技术谈判并签订技术文件。技术文件上要有设计代表、业主代表和供应商代表的签字。重大设备应邀请天津石化主管领导参加。7.2.5.供应商提供的机组、设备的外协配套部分的分包商，参加技术谈判的人员可以在技术文

26、件中确定分包商名单，并列入技术文件中。确定的分包商原则上不得少于2家，最终的分包商在商务谈判中确定。7.3.物资采购7.3.1.国内物资由供应计划部组织采购部实施采购，物资采购应执行国家、总部和天津石化有关规定，并按物资集中分交会议纪要和物资采购计划组织实施。7.3.2.总部直接采购的物资和进口物资由供应计划部和采购部配合总部物资装备部进行。7.3.3.国内物资的询比价采购、招标采购和独家采购按商务活动管理办法执行。7.3.4.国外物资的采购执行中石化机电产品和钢材进口管理办法，供应计划部、采购部按照总部要求组织天津石化代表参加总部组织的招标订货会。合同签订后，由采购部负责与总部签订代理协议。

27、7.3.5.物资采购金额超过控制概算时，采购部填写“物资采购超概请示表”（B4.9-6）报供应计划部，由供应计划部审核后报控制部，经批准后方可实施采购。7.3.6.需用计划内的物资，因工期或市场原因无法采购，须要变更规格型号或材质时，由提出变更的单位填写设计变更（材料代用）单（B4.9-7），报设计部，经监理和设计负责人签字确认，并按7.3.6款程序审批后方可实施采购。7.3.7.采购物资如不能按采购计划要求的时间交货，需变更交货期时，采购部应写出书面报告报供应计划部，由供应计划部报项目分部、工程部和控制部。一般情况下应经项目分部、工程部批准后实施变更。影响控制点的物资需报控制部批准后方可实施

28、变更。8. 合同管理新建项目采购的所有物资都应签订买卖合同或采购订单；物资的质量监造和运输也必须签订合同或协议。8.1. 买卖合同、质量监造和运输服务合同8.1.1. 采购部要按文件编码与传送管理程序规定组织编制合同目录、文件编号，国内、国外合同分别存档。8.1.2. 工程结束后，采购部负责整理，并向档案室移交相关资料。8.2. 合同的签订审批程序采购部负责合同签订，并负责按天津石化合同审批程序履行审批手续。8.3. 合同的履行及变更采购单位(指采购部或承包商采购部门，下同)应要求供应商按照合同约定全面履行合同。当标的物、价格、交货期、当事人或合同其它条款发生变化时，应按合同法的规定办理变更批

29、准、登记手续，变更文件应与原合同文件一同存档，并通知到有关部门。8.4. 建立合同台帐由采购单位按工程项目和国内、国外分别建立材料合同和设备合同台帐（B4.9-8）。9. 采购控制重点及里程碑9.1. 采购控制重点技术交流和合同谈判阶段重点掌握供货范围、供货时间、采用的标准规范、技术质量指标等，确保符合设计的各项要求。合同执行阶段重点掌握设计联络会（如有）的召开、设计资料的返回、重要设备的监造、控制点检查和出厂检验，进口物资出国检验组团报批、关键物资的装船（或火车、汽车、飞机）发运时间和超限物资运输方案的制定，确保按计划实施。进口物资到货阶段重点掌握货物到港后的接、报、检工作安排，出现短缺、残

30、损时的补供货时间，确保用最短的时间将物资交付施工。9.2. 里程碑控制点长周期或关键线路的设备、材料，涉及总体工程建设进度、分项工程建设进度、系统配套工程建设进度和外事部门工作计划安排等诸多因素。合同交货期6个月以上的国产设备、材料和所有的进口物资，必须设置里程碑控制点。一般应按如下形式设置。XX年XX月 货物工厂交货。XX年XX月 装船（或飞机、火车、汽车）。XX年XX月 到港（或机场、车站）。XX年XX月 完成检验（法定检验和特殊检验）。XX年XX月 交施工承/分包商开始安装。XX年XX月 开始单机试车。10. 催交和催运10.1. 职责与分工催交和催运工作由采购单位负责。采购单位须有专人

31、负责此项工作，科学组织，严密计划，实施目标管理，确保工程进度计划顺利实施。供应计划部负责催交和催运工作的监督，控制部、综合部负责将其纳入考核中。10.2. 催交方式办公室催交指催交人员通过电话、传真和信件等通讯手段来实现的一种催交方式。工厂催交指催交人员直接进驻供应商的制造厂进行敦促和督办。会议催交指催交人员和供应商以会议方式讨论和解决制造、交货进度方面的问题。10.3. 催交范围对于合同交货期6个月以上的国产设备、材料，采购单位必须自合同执行阶段开始，随时掌控合同执行的状态，一般每8周进行一次工厂催交。同时，每2周进行一次办公室催交。进口物资一般以办公室催交方式进行催交，必要时也可进行会议催

32、交和工厂催交。其它物资应在合同规定的交货期前1个月开始监控合同执行情况，每2周进行一次办公室催交。采购单位每月以表格方式汇总合同执行的动态信息情况（B4.9-9）报供应计划部，遇有紧急、重大情况应立即向项目经理部汇报，向供应计划部、控制部和工程部通报。工厂催交应有催交报告。在特殊情况下，由采购单位组织召开催交会议，解决供货进度方面的问题。会议形成的纪要、协议等，经双方签署后即刻生效，作为该合同或订单的补充部分发送供应计划部及有关部门。为保证进口物资及时供应，供应计划部除要掌握制造动态信息外，还应掌握进口物资的运输信息和进口物资的国内检验信息。采购单位及时准备进口物资的通关、检验相关的文件资料，

33、并办理清关手续。采购单位根据国家、地方、行业等相关规定办理进口减免税手续。10.4. 催运10.4.1. 在催运活动中,采购单位应编制严密计划，并采取有效措施，保证物资的工厂交货、装船、到港与内陆运输有效衔接。10.4.2. 超限设备的运输须编制运输方案和紧急情况预案。11. 采购的质量控制11.1. 监造对重要设备进行监造，是保证建设项目设备采购质量和进度的有效手段。设备监造由采购单位按总部中国石化设备监造管理办法组织实施。业主采购的设备其监造业务管理工作由采购部委托QHSE部进行，EPC项目的设备监造的监督工作也由QHSE部负责。11.1.1. 监造范围原则上，中国石化设备监造管理办法第二

34、条规定的设备监造目录中的设备均应进行监造。目录中未包含的设备、材料需实行监造时，由QHSE部组织相关部门确定监造范围，采购单位报总部设备监造管理中心备案。11.1.2. 监造单位的选择QHSE部推荐有资质的监造单位报项目经理部批准，采购单位从批准的推荐名单中选定短名单后报总部设备监造管理中心预审资格，通过后以招标的方式产生监造单位。11.1.3. 合同签订由采购单位组织与监造单位签订监造合同，QHSE部负责起草合同的技术部分，并参加合同会签。11.1.4. 监造管理QHSE部组织审查监造大纲及监造检验实施细则，采购单位向监造单位提供监造所需的技术文件、设计文件等有关资料；QHSE部接收、审查监

35、造周报和最终监造报告等资料并向相关部门通报信息，协调制造过程中质量、进度等问题；设备验收后，QHSE部应将监造资料移交采购单位归档保存。需监造的物资，其买卖合同中应订立监造条款。11.2. 控制点检查11.2.1. QHSE部根据物资的重要程度和制造难度，提出需要实施检查的范围及控制点（如试压、试车、出厂检验等），报主管经理批准。11.2.2. QHSE部组织相关部门技术人员到制造厂按控制点对物资进行检查，采购单位负责联络工作。检查应形成检查报告，检查报告由QHSE部起草，并保存。需设置控制点检查的物资，其买卖合同中应订立实施控制点检查的有关条款。11.3. 到货验收11.3.1. 开箱检验1

36、) 采购单位组织到达施工现场及库房物资的开箱检验工作，装备部、QHSE部、监理单位、项目分部、承包商和使用单位参加。采购单位应提前24小时通知各参检单位，并同时发放有关检验资料；2) 开箱后应该核查物品规格、型号、数量是否与装箱单相符，技术指标是否与合同一致，外观是否完好，有无受潮、损坏变形等。随机带来的技术资料、产品合格证、质量证明书、生产许可证、安装维修手册和专用工具等，清点后要妥善保管。开箱后填写“开箱检验记录单”（B4.9-10），采购单位、使用单位、监理、承包商等在“开箱检验记录单”上签字。进口物资通知商检局参加开箱检验，进口压力容器还应通知技术监督局参加。验收中若发现有产品不合格或

37、存在残、缺、损、坏的，应如实记录(必要时应留取影像记录资料)，由采购单位负责办理补、退货或索赔手续。3) 随机带来的专用工具、随机备件、两年运行备件和资料由采购单位保存。施工承包商和其他部门使用专用工具、随机资料，需到采购单位办理相关手续借用，随机资料原则上采购单位应留有备份；4) 试车期间施工承包商领用随机备件，需经装置所在单位确认。试车结束后，由采购单位将剩余随机备件转交装置所在单位，两年运行备件移交天津石化物资装备部。随机资料按照文件编码与传送管理程序的要求移交相关部门，移交清单双方签字各保存一份；5) 现场开箱后，包装箱由施工承包商放置到指定地点，由采购部统一回收处置。11.3.2.

38、材料复验1) QHSE部根据规范、设计文件的具体要求，以及装置的具体特点等，组织有关单位制定材料复验的范围、比例和标准；2) 材料到货后，采购单位按其内部既有程序进行自检，并根据QHSE部确定的项目物资入库复验的范围和内容对材料进行复验，合格后方可入库。11.3.3. 现场验收采购单位对所有进入现场的物资经过自检、复验认为不合格的，应立即进行标识、隔离，并及时运出现场。经过自检、复验认为合格的物资，才能办理出库手续。11.3.4. 质量要求1) 用于工程的物资必须有出厂合格证、材质证明、化验单、使用说明书等质量证明文件（原件），设备、加工件必须有办理使用手续的有关资料（设备订货时对合格证、材质

39、证明、化验单、使用说明书等质量证明文件的内容及分数提出要求），由采购物资的保管部门统一保管、暂存。施工承/分包商领用材料、配件时，物资保管部门负责提供复印件，但复印件必须有原件保存单位的红色印章及原件保存人的签字，复印件上还应标明实发数量。施工承/分包商领用设备时保管部门负责提供相关资料，办理资料领出手续。质量文件不符合以上要求或产品、证件不符的物资，采购单位不得出库，施工承/分包商不得领用。工程交付时，由采购单位负责将暂存资料原件移交供应计划部，移交清单双方签字各保存一份；2) 采购单位和监理在物资复验时，必须严格执行国家和行业的标准规范及设计文件的要求，不得擅自提高或降低质量标准；3) 在

40、物资的质量检查过程中，采购单位应对物资的出厂资料、物资名称、规格型号、材质、外观状况等方面存在的问题进行详细的记录，对存在问题或有疑问时，应留取相应的影像记录资料，以保证物资质量问题的可追溯性；4) 如发现办理物资复检或报检时所出具的质量证明文件有虚假或伪造等不良行为时，监理将根据其可能造成的后果提请QHSE部进行严肃处罚。11.3.5. 工程物资的紧急放行和让步接收工程物资的紧急放行和让步接收见本手册质量管理程序。11.4. 进口物资的出国检验出国检验工作由供应计划部和采购单位提出计划报外事部，经项目经理部批准后执行。检验结果应形成报告，由采购单位存档。11.5. 进口物资的国内检验11.5

41、.1. 进口设备材料的检验依据是合同规定的制造和检验标准。在实施前采购单位应根据QHSE部制定的设备、材料分类检验项目和指标，制订检验方法和检验程序，即制订检验大纲，对检验工作进行总体规划，并在大纲的基础上，拟定专业检验细则，将检验工作中可能出现的问题纳入受控状态。检验大纲及专业检验细则编制完成后提交QHSE部审查备案。11.5.2. 在检验工作中采购单位要做好各项记录。包括：口岸理货记录、现场开箱记录、数量记录、外观检查记录、理化检查记录、随机资料记录、检验备忘录（外商代表确认并签字），并负责填写有参检单位代表签字的记录单。如遇有短、缺、残、损，采购单位要根据合同及相关法规负责向外商提出索赔

42、要求，并报请总部物资装备部参加索赔谈判，并办理好补供货的各种手续。12. 物资仓储管理采购部负责物资仓储管理，严格执行物资仓储管理程序。EPC承包商应参照本程序制定相应的物资储运管理办法，报供应计划部核准备案。12.1. 物资出库、入库管理物资到达后，采购部负责办理物资的检验、入库手续，供应计划部负责审核、确认物资限额领料计划，采购部负责依据供应计划部确认的物资限额领料计划办理物资的出库手续。物资出、入库执行物资出、入库管理规定。12.1.1.物资入库验收物资到货后，采购部要认真核对物资名称、规格、材质、部件、数量、资料等，复验合格后入库，检验过程按照本手册质量管理程序执行。12.1.2.入库

43、项目用所有物资都必须填写“入库单”（B4.9-12或B4.9-13），办理入库手续，“入库单”是项目结算的凭证。12.1.3.出库项目用所有物资都必须填写“出库单”（B4.9-14或B4.9-15），办理入库手续，“出库单”是项目结算的凭证。12.2. 仓储保管12.2.1. 库存物资应根据不同物资的材质、物性和要求，做到“四号定位”、“五五摆放”、“四对口”。12.2.2. 设立待验区，悬挂或张贴标识。摆放物资的货架应在相应位置设置料签等标识。库区露天货场设立固定标牌等标识。存储的物资应做到标识醒目、名称统一、计量规范、规格不串、材质不混、数量准确。12.2.3. 物资的质量状态按待检验、合

44、格、不合格三种状态进行标识。12.2.4. 对所管物资进行经常性的维护保养，对重要物资的贮存场所安装安全技防系统。12.2.5. 室内物资码放应留有足够的安全间距及作业通道。12.2.6. 库存物资的保管应达到：不锈、不潮、不冻、不腐、不霉、不变、不坏、不漏、不混、不爆的“十不”要求。12.2.7. 库存物资管理应达到：防火、防盗、防水、防污染、防事故的“五防”要求。12.2.8. 危险化学品必须储存在专用仓库、专用场地或者专用储存室内，储存方式、方法与储存数量必须符合国家标准，并设专人管理。12.2.9. 危险化学品库应配备必要的防护用品，如：防护服、呼吸器、防毒面具、口罩、护目镜、浸塑手套

45、、雨鞋以及消防器材等，以备急需之用。12.3. 物资领料和发放12.3.1. 采购部负责物资发放工作，执行天津分公司物资装备部物资管理程序，按各单项工程每月编制结算报表（B4.9-16）。12.3.2. 施工承包商凭项目分部审批的“物资限额领用计划”，到供应计划部办理审核、签字确认手续，之后到采购部办理物资出库、提货。12.4. 大件运输采购部负责按照采购计划进行大件运输的招标及合同签订，同时负责审核投标方的运输方案，重点设备运输方案由供应计划部组织专家审查，报项目经理部批准。13. EPC总承包的采购监督管理13.1. 供应计划部有权对EPC总承包方物资采购全过程进行管理和监督。13.2.

46、承包合同签订后，EPC总承包商应将所承包项目国内外物资供应的组织机构、联络方式和管理程序上报供应计划部备案，编制的项目物资采购网络计划报供应计划部审批。13.3. EPC承包商采购前应将主要物资供应商名单及资格审查资料报供应计划部审批，重要设备材料采购招标短名单也应报供应计划部审核，项目经理部审批。13.4. 框架协议签订后，供应计划部应将框架协议的内容、协议供应商的联络方式等信息以书面形式通知EPC承包商，以便其在框架协议内实施采购。13.5. 未在业主审批名单范围内采购物资或未按框架协议采购物资的，业主有权停付该部分物资购置款。13.6. 供应计划部组织业主代表参加重要设备材料的技术谈判，并对招投标活动和商务合同的签订工作进行全过程的监督。EPC承包商有责任提前通知供应计划部组织业主代表参加。采购合同中应有业主方合法权益的相关内容并应有业主方代表的签字。质保期满后，供应商凭合同到采购部办理质量保证金支付手续，承包合同结算时，该质量保证金由业主直接从合同总额中扣除。13.7. 供应计划部组织对EPC承包商的物资采购质量、进度进行检查，并督促EPC承包商完成以下工作