2022整理-合同管理规定.docx

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1、编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第7页 共8页1 适用范围本标准规定了合同管理的职责、管理内容与方法。本标准适用于各类合同的管理。2 职责2.1 公司成立合同管理领导小组，是公司合同管理的领导机构。2.2 综合办公室是公司的合同职能管理部门，对公司合同实行归口管理，承担合同管理小组日常工作的处理，配备兼职合同管理员。a) 制定、完善公司合同管理制度；b) 组织、监督贯彻实施中华人民共和国合同法和有关合同管理的法律、法规；c) 参与公司重大合同的可行性调查、谈判和签约；d) 制止单位和个人利用合同进行违法活动；e) 组织合同检查，总结推广合同管理工作经验，通报合

2、同管理中出现的问题。2.3 各职能部门配合做好合同的管理工作。2.4 合同管理员2.4.1 负责和监督上级公司和本公司合同管理相关规定的执行与协调。2.4.2 监督、指导合同承办人员依法签订或变更合同。2.4.3 审查合同，保证合同的完整性、合法性、可行性。2.4.4 检查合同履行情况，协助合同承办人员解决合同履行中出现的问题。2.4.5 对签订、履行合同中出现的重大问题，及时向有关领导报告。2.4.6 参加处理本单位合同纠纷。2.4.7 办理授权委托事宜。2.4.8 负责合同专用章的保管、使用。2.5 合同承办人员2.5.1 在授权范围内依法签订、变更、解除合同。2.5.2 对所签订合同负有

3、认真执行的责任，并及时掌握和检查合同履行情况。2.5.3 及时向合同管理员通报在履行中发生的问题，提出解决问题的建议。2.5.4 保管合同文本及履行变更，解除合同的有关信件、数据、电文等。2.5.5 依法参加合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼。3 合同管理工作的范围3.1 本标准所称的合同是指公司与平等主体的法人、自然人、其他组织之间设立、变更、终止供销、建设工程、承揽、采购、检维修、运输、供用电汽，权利义务关系协议。3.2 本标准所称合同管理是指合同管理部门对公司各类合同进行审查、监督、管理。4 管理内容与方法4.1 合同的签订履行4.1.1 签订合同必须遵守国家的法律和政策，遵循“平等互利、

4、协商一致、诚实信用”的原则。4.1.2 凡不属即时清结的经济往来，须以书面形式签订合同，依照规定，统一使用经济合同示范文本。4.1.3 当事人协商一致同意的有关修改合同的文书、电报和图表是合同的组成部分，计划、调拨单、订货单不能代替合同。4.1.4 签订合同必须符合下列程序4.1.4.1 进行资信调查a） 企业法人营业执照。b） 企业法定代表人的授权委托书（委托范围和权限、期限等）。c） 履行能力，需提供担保的合同，还必须查明担保人的担保资格和担保能力。d） 重要合同要事先确定原则条款，领导认可再签约。4.1.4.2 完成订约程序a) 合同承办人员填写“宁波巨化公司合同审批单”，随合同文本交相

5、对应的专业技术负责人核实合同内容，经所在部门负责人签署意见，按规定流程依次会签。项目建设或设备采购合同标的额在10万元及以下时，由专业主管副总经理审核批准，合同标的额在10万元以上时由总经理批准。经批准后的合同方可加盖合同专用章。b) 合同会签过程中，对会签部门提出要求补充的资料或数据，及时补充并得到提出部门认可后，方可进入到下一会签部门，对专业主管公司领导审核时提出的问题，须及时答复，得到同意后，方可送总经理批准；对总经理批示，采购部门须书面答复，得到批准。c) 大宗原材料采购合同，由供销部业务员经办，部门负责人审核，经财务部会签后，报总经理批准，合同每半年送综合办公室合同管理员归档。d)

6、销售合同由供销部业务员经办，部门负责人审核，财务部会签，总经理批准，合同每半年送综合办公室合同管理员归档。e) 在加盖合同章时，须检查该合同是否已完成会签、审核、审批程序；会签、审核、审批过程中所要求补充的材料和需要说明的问题是否已完成，合同内容是否与审批表相一致。在确认一切均符合要求后，方可加盖合同章，否则，须及时报告公司领导和公司纪检监察组。合同正本和审批单由合同管理员保存登记，副本送有关部门保存登记。f) 必要时，由相对应的专业技术负责人与中标方签订技术协议，作为合同附件。4.1.4.3 凡合同标的额在2万元及以下时，经专业技术负责人和采购委托部门会签后，直接报专业主管公司领导批准，加盖

7、合同印章。但供应商必须是公司合格供方。 对2000元以下的零星物资采购，经采购部门负责人审核，公司专业分管领导批准后，由采购人员签订采购合同或采购协议。4.1.4.4 凡涉及合资、联营、承包经营、重大工程承担的合同签订，还须经合同管理领导小组讨论批准。4.1.4.5 法律规定或实际需要，合同必须呈报上级主管部门见证、批准或上报工商管理部门登记、公证处公证的必须办理有关手续。4.1.4.6 采购合同审批表中，须注明采购方式，参与采购的人员，2万元以上的采购活动，参加人员不得少于2人。4.1.4.7 由于年度内重复采购或同一建设项目追加采购而采用参照以前采购合同价采购的物资，在合同审批单中注明参照

8、原有采购合同采购的原因、以往采购合同编号及采购单价等信息。4.1.4.8 采购合同会签时，对属本公司组织招投标采购的，须附经批准的中标通知书，所有评标小组成员和现场监督监察组成员签名的综合评分表；对由宁波市组织公开招标的，附中标通知书；属询价、比质比价采购的，附参加比价人员和现场监督监察人员签名确认的比价单，原始报价单等资料。4.1.5 合同承办人员必须办理法人委托书，明确授权范围和权限。未经授权委托或超出授权范围签订的合同为无效合同，责任由承办人自负。4.1.6 承办人一般不得自拟合同文稿签订合同，特殊情况需自拟合同文稿的必须将合同草稿送交合同管理领导小组审查批准。4.1.7 经济合同示范文

9、本由综合办公室提供，承办人要严格按示范文本的要求填写，做到条款填写齐全，用词准确，计量单位正确，字迹清楚，避免产生歧异，杜绝涂改。4.1.8 合同编号4.1.8.1 合同编号一般包括： XXXX(年份)XX(合同类型)XXX(流水号)工程建设项目合同编号一般包括：建设项目名称+开工年份+合同类型+流水号4.1.8.2 一般合同类型可以合同名称的汉语拼音首位组合大写。常见的有：买卖合同MM、产品销售合同XS、原料供应合同GY、副产品销售合同FX、技术合同JS、承揽合同CL、租赁合同ZL、运输合同YS等。 工程建设项目合同类型：自控仪表设备类YB、电气设备类合同DQ、机械设备类合同SB、设计、咨询

10、、监理类合同SJ、施工合同SG、材料类合同CL、其他合同QT4.2 合同评审4.2.1 合同审查的主要内容4.2.1.1 主体合法。当事人应有签订履行合同的权利能力和行为能力。4.2.1.2 内容合法。合同内容应符合国家的法律、政策的规定，当事人意思表示真实一致，不得采取欺诈、胁迫、乘人之危的手段订立合同，确保权利、义务对等。4.2.1.3 形式合法。订立合同的形式符合规定要求。4.2.1.4 程序合法。订约等有关程序应符合有关法律、政策的规定。4.2.1.5 附加条件合法。4.2.1.6 合同的严密性。条款齐全严密，文字明确，采用法定计量单位，当事人的权利、义务具体确切，有关手续完备。4.2

11、.1.7 合同履行的可行性。当事人的双方资信可靠，有履行能力；切实可行的担保方法。4.2.2 合同评审方法4.2.2.1 合同的评审由总经理负责，具体工作由综合办公室组织实施，同时由相关部门配合。4.2.2.2 合同签订部门首先对所有合同进行分类、登记、造册：4.2.2.3 对须进行传递、评审和会议评审的重大合同、特殊重大合同，由合同承办人员通知相关部门和主管领导。4.2.2.4 根据合同分类管理的原则，对不同类型的合同分别采用由专业主管部门评审、主管公司领导组织专题会议评审二种评审方法。4.2.2.5 合同经评审依法签订生效后，合同承办人员应及时、准确地将合同内容传递到相关部门和用户，一切相

12、关部门必须严格履行合同所规定的义务。4.2.2.6 合同承办人员对已订立的合同应进行编号、登记、建档，并对合同履行情况及时进行检查，发现问题及时解决汇报。4.2.2.7 由于实际情况变化，经双方商定，合同可作出变更和解除，其评审程序和合同订立的审批程序相同。4.3 合同的变更和解除4.3.1 合同在履行过程中，遇到法律规定或合同约定允许变更、解除合同的条件时，可以变更或解除合同。4.3.2 变更、解除合同的审批权限和程序与该合同订立的审批权限和程序相同。4.3.3 需要变更、解除合同，应在法律规定或合同约定条件下，在合理期限内与对方当事人进行协商、书面函告、限期答复。4.3.4 合同承办人在收

13、到对方要求变更或解除合同的正式文件、信函、传真后，必须及时请示领导立即处理，加急传真一般不能超过一天，一般电报和文件不得超过三天，并在有效期内正式答复对方。超过期限再作答复造成严重后果，承办人应承担责任，涉及经济纠纷的复电、复文须经主管领导批准后才能发出，复电、复文同时送综合办公室备案。4.3.5 变更、解除合同必须采用书面形式(包括当事人双方的信函、电报、电传等)。4.3.6 合同的变更、解除应注意以下事项：4.3.6.1 主体变更，应征得合同各方同意。4.3.6.2 有担保条款的合同变更，应征求担保单位的同意，并在变更协议上加盖担保单位的印章。4.3.6.3 经上级主管机关批准的合同，变更

14、、解除协议，应报原批准机关批准。4.3.6.4 经公证签订的合同，所达成的变更、解除协议，应报原公证签证机关备案。4.3.6.5 联营、承包经营、涉外合同等的变更或解除，法律有特别规定的，应依特别规定办理。4.3.7 变更、解除合同的协议在尚未达到或批准以前，原合同继续有效，仍应履行。4.4 合同纠纷的处理4.4.1 合同在履行过程中发生纠纷的应按中华人民共和国合同法、中华人民共和国民事诉讼法等有关法律法规处理。4.4.2 处理合同纠纷的原则4.4.2.1 坚持以事实为根据，以法律为准绳的原则。4.4.2.2 双方协商解决的原则。4.4.2.3 实事求是、责任分明，维护宁波巨化公司合法权益的原

15、则。4.4.3 提请处理合同纠纷的程序4.4.3.1 发生合同纠纷的单位应及时向合同管理领导小组报告。4.4.3.2 合同承办人员及时填写合同纠纷申报表。4.4.3.3 对合同纠纷的处理决定或经协商无法解决的纠纷，经总经理批准后，向仲裁机构申请仲裁或向人民法院起诉。4.4.4发生合同纠纷，与对方当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并考虑留有申请仲裁或起诉的足够时间。4.5 合同专用章管理4.5.1 公司合同专用章叁枚：1#合同专用章用于采购合同和建设等合同，由综合办公室保管；2#合同专用章用于产品销售合同和大宗原材料采购合同，由供销部保管；3#合同章做为甲烷氯化物销售专用章，由

16、巨化股份公司供销部保存。合同管理员不定期地对2#、3#合同章的使用情况进行检查。4.5.2 合同签订部门按合同签订程序，办理完审批手续后，才能加盖合同专用章。4.5.3 合同专用章必须专人保管，并建立使用台帐，保管人员不得擅自将合同专用章交付他人使用。4.6 合同文本管理4.6.1 合同文本由综合办公室专人保管，负责合同文本的登记。4.6.2 对外签订的所有合同送财务部留存一份。4.6.3 对外签订合同须携带盖有合同专用章的空白文本，必须经合同管理员同意。4.7 检查与考核4.7.1 合同管理领导小组每年对各部门的合同签订、台帐登记、合同履行情况进行两次检查。4.7.2 凡下列情况之一的给予奖

17、励4.7.2.1 严格执行经济合同法等有关法规和本办法确有成效的。4.7.2.2 在合同签订和履行过程中，发现重大问题，积极采取补救措施，避免重大经济损失的。4.7.2.3 揭发、抵制利用合同进行违章违法和犯罪行为的。4.7.2.4 在合同管理工作中，认真负责，做出成绩的。4.7.3 下列情况之一的，给予责任者经济处罚或行政处分。4.7.3.1 签订无效合同，造成经济损失的。4.7.3.2 签订合同条款不全，造成经济损失的。4.7.3.3 无权或越权代理致使合同无效，造成经济损失的。4.7.3.4 变更合同未按法定程序办理，造成经济损失的。4.7.3.5 因管理不善，损毁经济合同文本(包括协议书、电报、信函、图表等)，造成经济损失的。4.7.3.6 发生纠纷不及时采取措施，造成经济损失的。4.7.3.7 其他失职行为，造成经济损失的。4.7.4 对合同承办人及有关单位的奖惩，由合同管理领导小组提出意见，经总经理批准后执行。5 文件和记录5.1 合同签订情况表记录。6 本标准按公司经济责任制进行考核。7 本标准如与上级有关规定相抵触，按上级有关规定执行。第 7 页 共 8 页