招标投标档案管理暂行规定.docx
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1、工程建设管理处、工程交易中心招标投标档案管理暂行规定建设工程招标投标档案,是建设工程交易全过程的原始资料,必须妥善保存,严格管理。为进一步加强档案管理,更好的提供档案查询服务,为建设工程中标后的跟踪管理和咨询服务创造条件,结合实际情况,特制定本规定:一、设立专用档案室,存放招标投标档案。由档案管理人员具体负责登记、接收招标投标档案。二、招标投标档案应统一整理编号、装订入卷,分类存放,并做好防火、防盗、防潮等工作。三、做好安全保密工作,未经允许,任何单位或个人不得进入档案室,与招标投标档案资料无关的物品不得存放于档案室。四、工程项目在开标结束后,经办人按照招投标资料形成的时间顺序整理齐全后,移交
2、给档案管理人员存放于档案室统一保管。五、招标投标档案,主要包括以下内容:1、招标投标档案材料目录;2、招标情况报告;(内容详见附件1)3、招标项目的前期资料,包括企业章程(邀请招标)、计划批文、投资证明、土地使用权证、规划许可证以及工作联系单等;4、招标代理委托合同(代理协议);5、招标公告或邀请招标备案表;6、投标报名表和汇总登记表;7、招标文件以及对招标文件的澄清、修改文件;8、工程量清单;9、预算控制价或投标限价;10、中标人标书,包括技术标、商务标等;11、中标通知书;12、招标项目合同副本;13、需要存档的其他资料。六、定期、按时移交档案资料。凡列入招投标台帐的工程项目,必须在规定时
3、间内将招投标档案移交至档案室。移交时间为每季度第一个月移交上季度的招标投标档案,逾期未交档案的,由经办人承担相关责任。未列入招投标台帐的档案资料,档案室不予接收。七、档案移交时,交接双方应对照档案目录逐一核实,并签字确认,做好交接登记,确保档案资料完整齐全,保持档案卷内文件材料的系统联系。档案资料不完整的,档案室暂不接收,由经办人负责保存至资料齐全后再移交归档。八、招标投标档案应该真实准确、图形清晰、字迹工整,书写时必须统一使用碳素墨水,不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色的材料书写。九、查、借阅档案,必须履行领导审批、登记手续,填写“招投标档案查阅审批单”(附件2)。查、借阅档案人员要注意爱护档案,
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