办公用品管理办法（一）.doc

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1、办公用品管理办法 机关办公用品管理 版本：1代替：1主题内容与适用范围 1.1为进一步加强和完善公司机关办公用品的管理，充分发挥办公用品的使用效能，同时为降低费用，特制定本标准。 1.2本标准适用于公司机关。2相关文件 无3定义 3.1机关。指公司所属职能部门。 3.2办公用品。指日常办公所需的各类消耗性物品，诸如各类文具、电脑周边耗材、办公室日常用品及各类展示/事务用品等。4职责 4.1总经理办公室负责公司机关办公用品的归口管理。 4.2机关各部门是本部门办公用品需求申报、领用管理部门。5供应商选择 5.1办公用品供应商的选择，按照公平、公正的原则，采取公开比质、比价等方式择优确定。 5.2

2、为保证公司以较低的价格获得高质量的办公用品及服务，公司将先行择优选取23家实力较强的供应商经过同类（种）产品比质、比价后，各自提供其最具竞争力的产品品种及服务。 引入竞争机制，要求供应商每季（月）提供最新的产品报价及样品，公司集中评定后及时调整各供应商的采购品种与数量。条件成熟时，再确定长期供应商。 5.3经理办公室负责与供应商签订采购及服务协议。 6办公用品的计划管理 6.1总经理办公室根据公司下达的办公用品年度预算及各单位实际情况，分解并下达各部门年度办公用品费用计划。 6.2总经理办公室负责根据市场行情及供应商提供的商品及报价编制承隍集团办公用品清单放于公司网上，供各部门联络员查阅，并定

3、期更新清单，确保提供尽量全的规格品种和有竞争力的价格。 6.3部门联络员依据总经理办公室提供的明细清单填写办公用品采购明细表，并于每月第一周的星期二（放假顺延三天）通过oa报总经理办公室。部门联络员要对申领人所需增配办公用品数量进行检查，不合规定或超出标准的予以驳回。 6.4总经理办公室于每月第一周的星期三（放假顺延三天）根据各部门的办公用品采购明细表汇总、审核，形成公司机关办公用品月度采购计划并据此向供应商实施采购。7办公用品发放管理 7.1每月第二周的星期二开始办公用品的发放工作，除对各部门联络员外，不对其他个人发放。 7.2办公用品原则上每月定期采购一次，如遇特殊情况（如临时性会议、培训

4、班、人员增加等）须先经本部门领导审批，总经理办公室领导批准后，方可当月采购。 7.3当出现物品规格不符合要求、供应商交货不及时等问题时，总经理办公室将及时反馈并督促解决。8办公用品的费用管理 8.1部门办公用品发生的费用从各部门的计划费用中列支。 8.2总经理办公室将各部门费用汇总统一在财务办理报销手续，每月一次。 8.3总经理办公室每月将在公司网上公布承隍集团办公用品费用明细表，通报各部门办公费用使用情况。 8.4当部门办公用品使用费超出其年度预算时，由该部提出申请，总经理办公室和财务会计部审核同意后，方能实施采购；同时纳入年终绩效考核。 9办公用品使用管理 9.1机关各部门负责制订办公用品

5、部内领用和使用规定，加强办公用品的使用管理，做到帐目清晰，领用手续齐备；同时，厉行节约，杜绝浪费。对于价值相对较高、使用期较长的办公用品（如优盘等）还须采取人员调离时必须上交本单位的措施。10供应商管理 10.1总经理办公室组织各单位定期评估、比较供应商，对供应商在质量、交付、服务及态度等方面的表现进行评价。 10.2公司将根据使用单位对供应商在产品价格、质量、交货期及服务等方面的投诉，同时依据供货及服务协议对供应商进行相应处罚，情节严重的，将取消其供应商资格。 10.3总经理办公室组织各使用单位协助供应商质量改进及服务提高。 附件目录： 附件1：办公用品管理流程（dfac-04-25-06-

6、01） 附件2：办公用品供应商选择流程（dfac-04-25-06-02） 附加说明 本标准由生产经营部提出。 本标准由总经理办公室起草。本标准由总经理办公室解释。 附件1：办公用品管理流程（dfac-04-25-06-01）附件2：办公用品供应商选择流程（dfac-04-25-06-02）总经理办公室下达部门年度办公费用总额部门平衡员工平均费用员工提交办公用品需求no部门办事员判断是否超额yes部门办事员汇总需求计划no部门领导审批yes总经理办公室工作人员汇总需求计划nono秘书科科长签字总经理办公室主任审批总经理办公室分解订单、采购部门领用结束 总经理办公室进行调研/整理报价资料总经理办

7、公室选定2-3家有资质供应商总经理办公室组织供应商参加说明会、发布报价明细表总经理办公室获取同一产品报价清单总经理办公室选定同一产品供应商并核定价格总经理办公室编制发布质优价廉的办公用品供应清单结束 办公用品是由于工作需要配备的用品，其中包括打印纸、笔、电脑易损件等，因此由于工作性质、业务的不同所发放的用品和发放的对象也有所不同，为了保证正常办公，节约办公费用支出，合理控制办公用品的采购与发放特别制定本办法。 一、办公用品的采购要定期按计划采购并发放。各部门的各类人员根据个人需要，填写申请单，申请单应说明需要用品的用途、数量等，部门负责人审批后报办公室分管员处。办公室根据各部门报来的申请单编制

8、办公用品采购计划，每月一次，采购计划的编制要说明办公用品需要申请的部门及申请人、采购数量，计划报厂长批准后，一份交办公室，财务安排支款，一份由分管人留存，一份交物资采购人员按此采购。 二、采购人员将购入的办公用品交办公室分管人员验收后由验收人员填写办公用品入库单，入库单一式二份，一份交采购人员随发票同到财务部门报销，一份留存据此登记入帐。帐册上要注明时间、购买人、数量。 三、入帐后的办公用品，放时要由需求申请人签字后领取，领取时要填写领取时间及领取数量。 四、各部门需要印文章、表格、图纸等须由经办人填写打印申请单经部门负责人签字后方可复印。由办公室分管人员监督登记，复印必须同部门批准的申请单内

9、容、数量一致，如发现内容、数量不符时办公室分管人员必须拒绝复印，否则处于当事人和分管人员30-50元罚款。 五、对技术专业办公用品领用人要妥善保护，岗位变更或辞职时需交回或移交给接任工作的人员使用。 六、元珠笔、信纸、稿纸等根据需要可到厂办领取，元珠笔只可更换笔芯，损坏的以旧换新，丢失自负。 七、其它物品如水壶、盆、桶等要写出申请报告，说明原因方可领取或补发，个人原因损坏的要负责赔偿，各部门各类人员要本着勤俭节约的原则。 为使公司机关和各项目部的办公用品得到合理、有效的利用，避免浪费发生，特制定本办法。 一、办公用品的分类： 1、固定资产类办公用品，如。传真机、复印机、电脑、打印机、碎纸机、办

10、公桌、办公椅、文件柜、汽车等。 2、非消耗性办公用品，如。计算器、电话机、打孔机、剪刀、纸刀、白板、文件夹等。 3、消耗性办公用品，如。笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、复写纸、钉书钉、笔芯、公司印刷品、墨盒、复印纸、传真纸、水性笔、白板笔、回形针、大头针等。 二、办公用品的具体规定 1、公司对办公用品（含消耗性办公用品和非消耗性办公用品）经费的限额暂定为_12_元/人.年（工程资料和经营投标用纸不在限额内）。 2、办公用品的采购、入库和出库登记： （1）固定资产类办公用品的申购，由办公室编制计划并报分管领导及公司领导批准后才能安排购买；非消耗性办公用品和消耗性办公用品每月月初由办公用

11、品保管员填写办公用品采购计划申请表，经办公室主任审定，报分管领导审批后安排采购。 （2）采购员将办公用品采购回后交办公室保管员验收入库登记和管理。 3、办公用品的登记发放： （1）非消耗性办公用品一般以部门为单位领用，部门内共同使用，专人负责保管，个别办公必需品须经部门主管同意后可以个人为单位领用。 （2）消耗性办公用品根据实际需要以个人为单位领用。 （2）使用者申领时需在办公用品保管员处详细注明领用日期、领用物品和数量并签名，以便于掌握办公用品的领用状况。 （3）办公用品保管员每月月末统计办公用品申领情况，制作办公用品盘存表交财务部核算。 4、办公用品的管理： （1）固定资产类办公用品 a、

12、进行编号管理，由办公室统一登记造册，并交财务审计部核算。 b、日常的管理由使用部门或使用者进行；公司公用品由综合办公室进行管理。 c、出现损坏或故障根据实际情况由办公室统一安排修理。 （2）非消耗和消耗性办公用品 a、公司办公用品均由专人统一保管 b、非消耗性办公用品的发放须建卡登记，由领用人（含部门）签字并妥善保管，如有损坏应以旧品换新品，如有遗失应由部门或个人赔偿或自购。 c、员工离职前应如数交回或转交所领用的非消耗性办公用品，由办公室签字确认。 5、其它 （1）公司办公用品应做到公用，不得私用或带出公司它用。 （2）公司办公用品应有效使用，注重节约，杜绝浪费。 （3）员工应自觉爱护各类办

13、公用品，如有不妥当或不合理使用而损坏应据情赔付。 6、相关表格 采购计划申请表、固定资产类办公用品领用登记表、非固定资产类办公用品领用登记表、办公用品月度盘存表 7、本规定由综合办公室负责解释。 武汉中钜建设工程有限公司2021年10月9日 4 1范围 1.1本标准所指办公用品为（以下简称。股份公司）员工日常办公所用文具（以采购部办公用品价目表为准）、办公自动化所需用的耗材（含磁盘、色带、墨盒等）以及其它特殊物品（柜、台、凳、特殊文具等）。 1.2本标准适用于股份公司本部，股份公司下属全资、控股公司可参照执行。 2职责 2.1秘书室负责办公用品的归口管理，每半年核定一次办公用品费用定额，实施定

14、额管理。 2.2采购部负责外购办公用品的采购。 2.3股份公司设立文具仓，负责办公用品的入库、保管、发放、建帐及部分特殊办公用品的制作、发放、建帐、保管。 2.4人力资源部负责每半年核定一次各部门（厂）应该领用办公用品的管理人员和非管理人员人数，报送秘书室和相关部门（厂）。 3规定 3.1办公用品由部门（厂）统一领用，其费用按秘书室核定定额标准执行。部门（厂）管理人员每人每月10元、非管理人员每月1元；其他特殊用品费用另计（用于印制生产报表所用的纸张，不列入办公用品定额内）。一次性领用总额超过800元或单价在400元以上的，需经总经理批准。 3.2办公用品费用（其他特殊物品除外）可月度间调剂使

15、用，年底结算、考核。 2021-07-15修订2021-07-28发布3.3特殊物品需专题报告，经股份公司主管领导批准后，方可购买，不受定额 限制。 3.4打字室等公共使用的办公用品应单独做计划，由秘书室审核，纸张按各使用单位的实际印数摊入该单位办公用品费开支，报股份公司主管领导审批。 3.5办公自动化设备所需用的备品备件和入固定资产部分的用品，按设备工程部非生产设备的管理等有关规定办理。 4程序 4.1办公用品的计划审批 4.1.1采购部负责填报办公用品价目表，公布现采购的办公用品价格，如有变动，应及时发布。 4.1.2办公用品（其他特殊物品除外）领用计划每季度制订一次，于每季度最后月份20

16、日前，各单位根据人力资源部核定的管理人员和非管理人员人数，按实际需要，本着节约原则，在定额范围内制定本单位办公用品领用计划一式三份，经部门（厂）领导审核签名后，交秘书室；超过上述标准的，需经过股份公司主管领导审核，并报送总经理批准。 4.1.3秘书室对各单位上报的办公用品领用计划进行审核（核定是否超定额，品种是否适宜），并将审核的各单位办公用品领用计划汇总成办公用品计划费用汇总表一式两份（包括公共使用的办公用品计划），附一份各单位办公用品领用计划报股份公司主管领导审批。 4.1.4秘书室将经批准的办公用品计划费用汇总表、各单位办公用品领用计划一式一份，交文具仓；一份办公用品领用计划退回各部门（

17、厂）作领用文具的依据；另一份办公用品计划费用汇总表及一份办公用品领用计划由秘书室留存。 4.1.5文具仓根据股份公司各单位办公用品领用计划，核对库存，汇总并整理成股份公司办公用品采购计划一式两份，经文具仓的主管领导审核签名后，交一份给采购部采购，文具仓留存一份。 4.2办公用品采购、储存、发放、核算考核 4.2.1采购部根据文具仓制定的股份公司办公用品采购计划实施采购，并及时办理入库手续。 4.2.2采购部应将办公用品采购的供方详细列出，分别报公司和文具仓，如有变动应及时更改。 4.2.3文具仓负责办公用品的验收、发放、保管，并按财务部的有关规定建立台帐。 4.2.4每季度第一个月的8日后，各

18、单位凭公司领导审批后的办公用品领用计划、领料单，到文具仓领取申领的办公用品。仓管员对办公用品领用计划、领料单审核后发放，并登入各单位领料台帐。 4.2.5文具仓每年、季分别统计各单位实际领用文具的数量、费用总额，列表报秘书室，供考核用。 4.2.6秘书室每年对各单位文具费用进行考核，对超标单位进行减发。 5其它 5.1文具仓应每月盘点，盘亏盘盈应查找原因，并向主管领导和秘书室汇报。 5.2秘书室对办公用品的定额、采购、仓储、领用进行全方位监督管理，对文具仓办公用品进行监督抽查，对办公用品使用情况进行月度通报。 6文件与记录 6.1办公用品价目表表9401-1 6.2办公用品领用计划表9401-

19、2 6.3办公用品计划费用汇总表表9401- 6.4办公用品采购计划表9401- 为加强公司办公用品管理，控制费用开支，规范公司办公用品的采购与使用，本着勤俭节约和有利于工作的原则，根据实际情况，特制定本规定。 第二章办公用品的购买办公用品购买细则第一条原则 为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都应由综合管理部统一负责。第二条申购 各部门员工在每月底向部门主管上报申领物品计划，统一汇总后编制申请单，根据办公用品库存量情况以及消耗水平，向顺义分公司总经理通报，确定申购数量。如果办公印刷制品需要调整格式，或者未来某种办公用品的需要量将发生变化，也一并向顺义分公司总经理提

20、出。第三条采购 在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照成本最小原则，选择直接去商店采购或者订购的方式，必须开明细发票。 办公用品的采购要本着节约、合理、适用的原则。采购复印纸、大中型设备器具、批量办公用品等，必须有两至三人参加洽谈，货比三家，务求价廉质优。第四条验货 所购买办公用品送到后，按购货清单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题。 第五条申请使用 办公用品原则上由公司综合管理部统一采购、分发给各个部门。第三章领用及报废处理 第六条办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。 1.消耗品。铅笔、刀、胶水、胶带、大头针、图钉、复写纸、标签、便签、橡皮、夹子等。

21、 2.管理消耗品。签字笔、圆珠笔、修正液、笔记本、信封、白板笔、固体胶等。 3.管理品。剪刀、钉书器、直尺、笔筒、计算机、文件夹、档案盒、档案袋、票夹、印台等。第七条管理和发放 1、办公用品由综合管理部统一保管，并指定保管人，按公司核定的费用标准向使用人发放。 2、采购人员应将所采购的物品交保管人办理登记入库手续，保管人根据采购价格核定物品单价，计入领用部门（人）费用，并在每月终填报办公用品使用情况汇总表。 3、各部门办公用品费用核定及有关规定： 、办公用品领用必须认真履行手续，应填写办公用品领用单后领用和发放，严禁先借后领的行为。 、公司各部门应按公司核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和

22、领用关。保管人不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，应经相关领导同意。 、核定的费用实行增人增费、减人减费，各部门增人或减人，其费用由综合管理部门根据人员变动情况进行调整。 、各部门因特殊情况需增加费用的，应以书面形式报批，经分管领导审核后，由总经理特批增加该项费用。 、办公用品使用实行月统计购买及结算，每月最后一周统计购置物品，填写物品申请单，经顺义分公司总经理签字审核方可购置。 、各部门及各使用人的办公用品使用标准。每人每月最多领用1支签字笔，如果保管不好丢失自行负责购买。每周一统一领用办公用品，其他时间严禁领用办公用品。易耗管理品由于具有可重复使用性，员工在申领办公用品时，应以旧

23、品来替换或以其它方式证明原领用品已无使用价值 7、员工离职时，应将剩余办公用品缴还公司，由该部门依照残旧程序、可利用价值等实际情况对物品进行再分配。并在离职通知书相关栏目中予以确认后，方可报财务部办理结算手续。 第八条报废处理 对决定报废的办公用品，要作好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。 第四章办公物品的保管第九条填写清单 所有入库办公用品，都必须一一填写入库清单。 第十条保管 必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理与清扫，必要时要实行防虫等保全措施。第十一条盘存 办公用品仓库应定期清点。清点工作由综合管理部负责。清点要求做到账物一致，如果不一致必须查找原因，然后调整清单，使两者一致。 第十二条印刷品与纸张管理印刷品与各种用纸的管理按照盘存的清单为准，对领用的数量随时进行记录并进行加减，计算出余量。如果消耗品用完，立即写报告递交。 第十五条本规定自下发之日起执行。 第 15 页 共 15 页免责声明：图文来源于网络搜集，版权归原作者所以若侵犯了您的合法权益，请作者与本上传人联系，我们将及时更正删除。