最新企业公司档案管理制度标准规范及流程各类表格全套汇编.docx
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1、 公司档案管理制度及流程公司档案管理制度及流程文件编号版本号A/0文件名称页数共25页编制部门行政部实施日期2018 年3月 日 编制审批公司档案管理制度及流程一、目的加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。二、 适用范围1、公司内部经营形成的各种资料。2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。三、 术语和定义1、 档案:指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像
2、、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。2、 档案管理:就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、 职责1、 行政部:1) 负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理;2) 建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况;3) 收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料;4) 负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全;指导公司的档案管理工作;5) 提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通;6) 负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。2、 其他各部门相关人员:1)负责在工作变动时,做好或
3、协助移交工作,并及时通知行政部;2)向行政部移交合同或文件资料原件或复印件;3)负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档;4)财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料;3、 各部门档案主管人员1)负责部门档案的管理。4、 各部门负责人1)批准对自己部门资料或合同复印件的处置;2)负责对本部门档案管理的监督检查。5、 各公司总监/副总1)负责对档案管理监督检查报告的审批。五、 工作程序1、 档案资料的收集1)各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集,并编制部门文件(合同)管理记录目录。2)各部门文件、合同等资料原件需要保存的,
4、各部门分别进行整理,并编制移交目录,每季度向行政部移交。a) 归档范围及移交时间:每季度结束后次月10日前。b) 档案资料的标识行政部及各部门对各自保管的档案资料编号,编号规则见公司档案管理规定。c) 档案资料的日常管理:1 电子类合同或其他需要保管的电子文件,应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存;2 文件、合同资料要登记详细信息,并编制文件(合同)管理记录目录,以便检索利用;3 文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在文件档案柜中。d) 档案借阅1 借阅档案要履行借阅手续,填写借阅审批单。借阅档案原件只限在公司内,不能带出;确因工作需
5、要将档案带出公司的必须经部门主管、副总经理和行政部批准,且只带复印机,不带原件;档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级;借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续;借档人必须爱护档案,严禁擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏行为,如发现一次罚款200-2000不等的罚款元。情节严重者,按档案法和保密法给予行政处分,构成犯罪的,依法追究刑事责任。非本公司职工或单位需查阅档案时,必须持单位介绍信或本人身份证复印件,经本公司高管领导批准后,方能在阅览室阅
6、览,不可将档案带出档案室。e) 档案销毁对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报部门经理和部门分管副总鉴定,最后报总经理的批准,方可销毁。执行销毁任务时,必须由行政部人员监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。最后,把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件,一并存档永久保存。2、 档案管理细则1)档案资料的归档范围公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等;公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件;本公司与其他单位来往的文书及权益文书等;公司领导的批示、指示等;重要的会议材
7、料,包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等;公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报;本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料;本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料;本公司发布的各类广告、宣传材料;本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等;外出公务活动(如学习、考察、调查研究、参加会议等)所获得或形成的档案资料;财务档案资料;各种实物档案;15 其他具有利用和保存价值
8、的文件资料。3、档案资料的归档要求归档的文件资料必须完整、真实、准确,如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。2 一般资料按一份原件归档,重要文件和高使用率文件可以根据需要,按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要,原稿须由经办部门保管,应经总经理批准后妥善保存,行政部以影印本归档。声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版,在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。电子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存,并做好电子文件存储设备信息的备份工作。各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)必须原
9、件归档,并保持其完好无损。4、档案资料的归档时间即时归档下列文件(含电子、声像资料等)应在传阅、办理结束或取得后即时归档:a) 公司规定的密级文件;b) 重要文件,如政府批文、核准文件、证照等;c) 合同、协议书等正本及过程资料;d) 公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料;e) 其他认为需要即时归档的资料。定期归档a) 部门应在每月底前整理归档当月文件,编制档案清单交行政部;b) 部门每年3月底前归档上年度文件与资料,并移交公司行政部;电子声像档案的归档a) 重要电子声像档案应实时进行、随办随归。b) 一般电子声像档案归档应定期完成,一般每三个月一次制成光盘脱机保管。c
10、) 每年3月底前必须向行政部移交上一年度的所有归档电子文件数据集,行政部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。5、档案交接部门内档案交接部门档案管理人员(兼)工作变动或离职的,要填写档案移交清单,由部门负责人指定的接收人核实无误后签字,行政部见证。6、档案移交公司的流程a) 移交前,应对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边,对大小不一、长短不齐的文件折叠理齐。b) 采用碳素墨水钢笔或签字笔,不得使用圆珠笔或铅笔填写,要求字迹工整、清楚、准确。c) 结合文书材料的形成时间、彼此联系进行排列。批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;正本在前,定稿在后;结论在前,依据在后。d) 经办部门检查
11、文件或档案,编制移交清单;e) 行政部根据移交清单,查收案卷与文件,并与部门每月提交的档案清单核对;f) 档案完整、齐全且符合公司要求,移交纸质移交清单及电子档移交清单,确认无疑后双方在移交清单上(一式两份)签字,双方各保存一份;7、档案保管档案编号a) 档案按类别应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并且要有一定范畴,不能笼统含糊。b) 档案分类各级名称经确定后,应参照档案分类编号表,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。c) 档案分类编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增多时,随时增补之用。d) 档案分类及编号的增补、修订等由行
12、政部结合工作和部门要求,组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。e) 建立档案目录存于案卷盒内,便于查阅。8、附则:本办法由公司行政部制定并负责解释。六、 相关记录1、 档案分类编号表2、 文件(合同)管理记录目录3、 文件档案移交目录4、 档案移交清单表5、 档案借阅审批单6、 档案管理流程 25 / 25档案分类编号表(公司编码+部门编码+类别编码+年份+编号的模式)一、公司编码分类元隆达集团公司格致汽车科技股份有限公司吉林省正轩车架有限公司吉林省海格力斯自动化设备有限公司编码JTGSGZKJZXCJHGLS二、部门编码1、集团公司部门企业文化部行政部基建部企划部监察部设备动力部财务部资
13、金部审计部市场部人力资源部采购部物流部编码WHBXZBJJBQHBJCBSDBCWBZJBSJBSCBRZBCGBWLB2、格致科技公司部门战略规划部总经办仓储部检具事业部项目部计划部精益生产部品保部研发中心信息化部诚鼎铸造董事会办公室编码ZLGHZJBCCBJJSYXMBJHBJYSCPBBYFZXXXHCDZZDSHB部门冷冲模具中心级进模具事业部冷冲模具中心底盘模具事业部冷冲模具中心外板模具事业部冷冲模具中心普板模具事业部冷冲模具中心高强板模具事业部冷冲模具中心综合生产部轻量化模具中心内高压模具事业部轻量化模具中心热成型模具事业部落料模具事业部制造中心工艺部制造中心大件生产部制造中心小件
14、生产部制造中心外协生产部制造中心品质管理部制造中心设备管理部制造中心综合部编码LCJJMLCDPLCWBLCPBLCGQBLCZHQLNGYQLRCXLLMJZZGYZZDJZZXJZZWXZZPZZZSBZZZH3、正轩车架公司部门市场部财务部开发部品管部生管部研发中心生产部行政部编码SCBCWBKFBPGBSGBYFZXSCBXZB(*子公司)部门财务部品管部生管部生产部人事行政部编码*CW*PG*SG*SC*RSXZ4、海格力斯公司部门设备研发制造部设备维修部综合部编码YFZZSBWXZHB三、类别编码、及各部门存档文件归档范围和保管期限(详见下表)保管期限:永久 长期(30年) 短期(
15、10年)类别编码分类名称分类编码文件归档范围保管期限声像档案SX照片类ZP1、反映公司生产、经营、管理等活动和相关重大事件、重大活动的照片永久2、其他照片材料 录像类LX1、反映公司生产、经营、管理等活动和相关重大事件、重大活动的录像带永久2、其他录像材料 录音类LY1、反映公司生产、经营、管理等活动和相关重大事件、重大活动的录音带永久2、其他录音材料实物档案SW荣誉类RY1、单位、部门获得的荣誉品,单位领导人获得的重要荣誉品,职工获得的国家级荣誉证;永久2、公司获得的各种奖杯、奖牌、奖章、奖匾、锦旗等长期3、其他奖品材料印章类YZ1、公司报废的法人印章、发文章及综合办事机构的印章永久2、公司
16、所属单位失效的印章、发文章、部门印章长期3、公司变更印章(新增机构形成的印章)永久4、其他印章材料资格证类ZG1、通过认证达到某种标准的合格证、等级证、证明书、级别证书,会员证书、许可证书、执照短期2、其他资格材料赠品ZP1、与其它企业或外界互相往来的重要礼品、纪念品永久2、其他赠品类字画ZH1、重要领导及知名人士来元隆达公司视察工作时的题词、书画等永久2、其他字画类其他QT1、反映公司重要活动的体表性实物(如模型、标本、模具、样品等)永久电子档案DZ光盘GP1、反映公司生产、经营、管理等活动和相关重大事件、重大活动的图片、声像资料光盘永久U盘UP1、反映公司生产、经营、管理等活动和相关重大事
17、件、重大活动记录资料的U盘永久硬盘YP1、反映公司生产、经营、管理等活动和相关重大事件、重大活动记录资料的硬盘永久磁盘CP1、反映公司生产、经营、管理等活动和相关重大事件、重大活动的相关图片、声像、文字资料,国内电子文件材料的数据备份。随文件保存期限党群工作类DQ党务工作DW1、上级党组织召开党务工作会议的通知、纪要、报告、决议等会议文件永久2、公司党支部会会议记录永久3、公司党员代表大会的通知、报告、换届选举结果、决议、纪要等永久4、公司党支部召开的工作会议通知、报告、领导讲话等文件材料长期5、上级党组织对公司领导任免的通知、决议等文件永久6、公司党支部关于人事任免的通知、决议、批复等永久7
18、、上级党组织颁发的属公司主管业务并要贯彻执行的决议、决定、条例、规定、指示、通知等永久8、公司党支部重要专项活动报告、党务工作大事记、重大问题的请示、报告及上级党组织的批示、批复等永久9、公司党支部制定的有关方针政策、法规性的文件永久10、公司党支部对下属单位党务工作的指示、批示、通知等文件材料11、公司党支部关于表彰先进的通知、决定、公司党支部及个人受上级表彰的通知、申请材料等永久12、公司党支部年度工作计划和工作总结、调查研究报告长期13、其他材料工会工作GH1、工会工作年度计划、总结长期2、职代会、工代会材料。长期3、有关女工及文体活动的材料。短期4、公益事业的记录。短期5、公司工会工作
19、的规章制度、总结、决定、通知长期6、职代表大会会议通知、报告、换届、选举结果、决议、通报等长期7、工会会员名册、工会委员增补、任免通知长期8、表彰先进的决定及申报材料短期9、劳动竞赛、民主管理、劳保福利等文件短期10、企业文化建设有关材料。长期11、其他材料宣传工作XC1、各类媒体宣传指导本企业的材料。长期2、各种荣誉材料,上级领导的题词等。(重要的)永久3、对外宣传材料、领导的讲话稿等。(重要的)长期4、企业内部报刊。长期5、上级有关来文。长期6、重大活动方案材料。短期7、公司宣传、职工理论学习及精神文明建设工作规划、计划、总结、汇报材料永久8、公司制作的各类宣传图册,公司简介长期9、公司宣
20、传的各项工作橱窗内容及照片长期纪检工作JJ1、公司其它各种工作活动的宣传文件资料长期2、公司党员、干部、职工违纪情况调查报告。短期3、公司对党员干部的党纪政纪的处分决定。短期4、警告(不含)以上。短期5、警告处分。短期6、公司廉政建设的文件材。短期7、向上级的请示、报告、汇报及上级的批复、通知。长期8、群众来信来访材料及调查处理结。短期9、其他纪检材料。协会工作XH各专业学会、协会工作,各群众团体活动的材料长期部门分类名称分类代码文件归档范围保管期限总经办行政事务XZ1、上级机关颁发的属公司主管业务并要求贯彻执行的决议、条例、规定、指示、通知等文件材料长期2、上级机关、领导来公司检查工作的题词
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