办公室管理规章制度(六).doc
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1、办公室管理规章制度 (一)考勤制度 1.办公室统一负责公司考勤。 考勤时间:冬上午8:0012:00,下午2:305:30; 夏上午8:0012:00,下午3:006:30。 2、公司员工须严格遵守公司考勤制度,考勤表需本人亲自填写,不得让他人代签。 3、公司员工不得迟到早退,如有特殊情况须报办公室,无故迟到早退者按缺勤处理。病假、事假一天者须持请假条报办公室,病假,事假两天以上者(含两天)须持请假条报总经理批准。 4、考勤员须逐日如实记录本单位员工的出、缺勤情况,月底将考勤表(各种假条附后)总经理审核签字后于每月30日前财务部,员工工资将按实际出勤天数发放,之后办公室存档。 (二)档案管理
2、1.各类文件、档案、合同、图纸的整理、利用、统计、保护工作由办公室统一负责。 (1)按照归档材料的范围、要求、作用、类别的不同,做好材料的收集、整理、分类、归档工作。 (2)材料一旦入档,需将收文情况及时记录在文件收发记录表上。 (3)所有入档文件原件任何人不得外借,如有特殊情况需在总经理同意且办公室人员在场的情况下才可借用。 (4)公司入档材料借阅部门须认真填写借阅表,用毕按时归还,如需长时间借阅或不予归还的材料,必须提前告知办公室负责人。 (5)公司所有文件、档案复印件的使用要认真填写复印件使用表,不得自行使用任何文件和档案的复印件。 (6)公司材料需严格保密,严谨泄露档案、文件、合同、图
3、纸的内容。 (三)公章 1.公司公章、委托书等由办公室主任负责保管。 2.公司及公章的刻制、启用、停用及销毁应报总经理批准。 3.公章使用要求 (1)凡属经济合同文本需盖公司公章或经济合同专用章的应事先经过总经理批准。 (2)凡属对外公文需盖公司级公章的,应事先征得总经理签字批准。 (3)凡需携公章外出办事,应事先征得总经理签字批准后(总经理不能及时签字的须经总经理口头授权,过后应及时让总经理补签),两人或两人以上一同办理,用后立即退回办公室。 (4)凡属其他因公需要加盖公章的,须经总经理签字批准。 (5)所有加盖公章及合同章的部门需认真填写公章使用明细表 4.公章管理人员的职责: (1)妥善
4、保管公章,不得擅自遗失、损坏或交予他人。 (2)各类公章的使用必须逐条登记在公章使用明细表中,总经理签字。 (3)不得擅自将公章携带外出签订合同,也不得在空白合同书上加盖公章,特殊情况须经总经理签字批准。 (四)车辆管理 1.车辆由办公室统一管理调度。 2.车辆加油卡由办公室人员管理,每次加完油,司机需要把油卡和加油小票一并交给办公室人员保管。 3.对加油车辆,须登记在车辆加油明细表中,月底交办公室负责人考核。 5.各部门员工因公外出,原则上派车,在公司车辆调派不出的情况下,经部门经理批准后,外出可乘公交车或出租车(凭车票报销)。 6.司机要了解车辆年检、保险、保养情况。 7.司机必须做到车辆
5、日期保养(机油、水位、制动液)。 8.司机应定期清洗车辆,保持车辆清洁。 9.车辆违章罚款由该车驾驶人自己负责。 10.车辆如有外借,司机必须登记在册并告知总经理批准,如在外界期间发生的任何违章。事故须由借车人全权负责,总经理批准由公司负责的公司负责,否则司机自行处理。 (五)办公用品管理 1.公司财产、办公用品的管理和采购由办公室负责。 2.各部门需购物品须按月提出购买计划,由部门经理填写物品购买申请单报有关领导审批签字。 3.各部门购买物品计划,经审批后交办公室统一采购,专用或特殊用品需自行采购时,应事先征得办公室核准。 4.各类物品采购后由办公室人员负责验收、入库,单价在100元以上的物
6、品需登记在固定资产表格中。 5.员工领用物品均需在办公用品领取表上登记。单价在100元以上物品,员工在离开公司时应予以收回。属非正常损失或遗失的,应有当事人酌情赔偿,赔偿由办公室会同财务部门核定,大额赔款可分期在工资中扣除。 6.办公室每年要会同财务部门对固定资产以及使用年限在一年以上的低值易耗品进行一次清点。 总则 为了加强公司管理制度,维护公司良好形象,特制定本规范,明 确要求,规范行为,创造良好的企业文化氛围。 第一章作息时间 1、夏季作息时间:8:00-11:00,14:30-18:00 2、冬季作息时间:8:00-11:00,14:00-17:30 3、每人每周休息一天,休息时间根据
7、工作情况安排调整。 第二章员工行为规范 1、员工着装要求得体、大方、整洁,女员工上班时间不可着浓妆, 勿佩戴过多饰品;领口过低,裙、裤过短的服装禁止穿着。 2、男员工上班时间不得着背心、短裤、拖鞋。 3、员工举止要求文雅、礼貌、精神,上班时间保持良好的精神状态,精力充沛,乐观进取。 4、对待上司要尊重,对待同事要礼貌,对待客户要热情,处理工作 保持头脑清醒冷静,提倡微笑待人,微笑服务。 5、出入会议室或领导办公室,主动敲门示意;出入房间随手关门。 6、员工言谈要求亲切、诚恳、谦虚,与他人交谈,要专心致志,面 带微笑,言语平和,语意明确。 7、严禁说脏话、忌语,使用文明用语。 8、同事之间沟通问
8、题时,应本着“换位思考、解决问题”的原则, 语言应礼貌,平和。 19、见到领导时应主动打招呼,向上级汇报工作时应简明扼要、实事求是。 第三章员工日常工作行为规范 1、上班时间禁止高声喧哗、嬉戏打闹。 2、禁止在上班时间玩游戏及做与工作无关之事。 3、工作时间内禁止在办公区域内食用有气味的食品及零食。 4、工作中未经他人许可,不得擅自翻阅他人的文件、资料、报告等材料。 5、办公桌上应素雅、整齐、清洁,各类文件存放应注意保密,不得随意摆放。 6、办公座椅不能随意摆放,离座后要将座椅推进办公桌下面。 7、工作中同事之间应本着以公司利益为重,团结合作、快捷高效为原则,应及时解决可能存在的矛盾和问题。
9、第四章办公室安全卫生管理规范 1、有专人负责打扫整理办公室,须做到办公室地面,每日定时清理,做到表面干净、无污渍灰尘,桌面保持干净、整洁、无污渍灰尘,不得在桌面上摆放与工作无关的物品。 2、每位员工应自觉维护干净、整洁的办公环境,保持地面干净清洁、无污物,不得随地吐痰、乱扔废弃物等。 第五章安全管理管理规范 1、重要文件要专人做好资料保存工作,不得随意摆放保密文件,对 图纸资料要重点管理,不得随意泄露。 2、办公室钥匙由指定人员配备,不得转交本室以外的人员使用,未经领导同意不得私自配办公室钥匙。 3、办公室门窗要牢固,人离时要关锁门窗,员工不得在办公室内存放大量现金、手机等贵重物品,以防被盗。
10、 为加强公司管理,全面促进做好办公室工作,积极发挥办公室的企业窗口、桥梁职能,维护集团良好形象,明确工作要求,规范工作行为,以创造良好企业文化氛围,特制定本规章制度如下: 一、做好办公室服务规范 1、办公室人员应着装整洁、仪表大方,在接待公司内外人员垂询、要求时,应礼貌回答,要语气温和,音量适中,不无端冒犯对方,不大声喧哗。 2、遇有客人进入领导工作场所应礼貌劝阻,上班时间办公室内应要保持有人接待。 3、接听电话应及时,重要电话要记录,接听上级部门会议通知电话要及时准确、记录详细、并及时向领导汇报请示,以落实到位明确参会人员,不得有误。 4、服从领导工作安排,当好领导参谋,服务好领导日常工作。
11、落实好领导外出用车及准备工作。 5、团结同志,服务大局,积极主动,协调配合好各部门工作。 二、加强办公室工作管理 1、工作时间内不准无故离岗、串岗,不得闲聊、大声喧哗,确保办公环境安静有序。 2、办公室人员应在每天的工作时间开始前、结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作,保持物品整齐,桌面清洁。及时清理打扫并保持好分工楼道、各会议室和室外卫生区。 3、负责定期清洁保养相关复印机、空调、音像功放、电脑、传真、等办公 办公设施。发现办公设备损坏或发生故障时,要立即向相关部门报修,以便及时解决问题。 4、严格按照公司规定,落实好对集团部室人员的点名工作,坚持公平、公正、公开,不徇私舞弊,对违纪人员及时
12、通报处罚。 5、严格依据考勤、考核办通知分值标准,及时造发集团各部室人员工资表,并张榜公布接受群众监督。 6、办理好办公室、会议室公共用品用具的借用手续,及时负责的督促落实对借出用品用具的归还。 7、坚持原则,做好公章使用管理,不违规、不越位盖章。对使用公章及时做好登记。 8、按公司规定,做好接发传真、打印复印工作,并及时做好登记。做好对各领导、部门报刊、杂志的订阅与收发工作。 9、落实好相关会议的通知传达、会议室布置、会议记录等工作。 10、落实好各相关领导安排的业务就餐招待通知和住宿房间联络工作,并做好工作监督。 11、自觉遵守纪律,严守公司机密,严格公司保密制度。落实好已接管档案管理工作
13、,坚持查阅资料主要领导审批,及时做好查阅记录。 12、落实好企业相关规章制度、材料、总结的起草工作。 13、落实好工作计划、总结及工作日志的填写工作。及时参加公司举办的各种相关业务和文化知识培训学习。 14、本规章制度办公室全体人员共同执行,对违反制度者,将按相关规定给予严肃处理。 二一四年三月二十九日 2021年5月2日 目录 第一章管理大纲.2页 第二章 第三章 第四章 第五章 第六章 第六章 办公室管理.2-3页办公室日常管理.3-4办公室考勤管理制度.4-6页项目部员工考勤管理制度.6-8页会议管理制度.8页各部门管理制度.8-10页 为了加强管理,完善各项工作制度,促进公司发展壮大,
14、提高经济效益,根据国家有关法律、法规及公司章程的规定,特制订本管理细则。 第一条公司全体员工必须遵守公司章程,遵守公司的各项规章制度和决定。第二条公司禁止任何部门、个人做有损公司利益、形象、声誉或破坏公司发展的事情。第三条公司通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员工的技术、管理、经营水平,不断完善公司的经营、管理体系,实行多种形式的责任制,不断壮大公司实力和提高经济效益。 第四条公司提倡全体员工努力学习业务知识和各种常识,努力提高员工的整体素质和水平。 第五条公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理,鼓励员工发挥才智,提出合理化建议。 第七条 公司提倡求真务实的工作作风,提高工作效率;提倡厉
15、行节约,反对铺张浪费;倡导员工团结互助,同舟共济,发扬集体合作和集体创造精神,增强团体的凝聚力和向心力。 第八条员工必须维护公司纪律,对任何违反公司章程和各项规章制度的行为,都要予以追究。 第二章办公室管理 第一条维护公共办公区域的良好环境是每位员工的职责与义务。办公室将遵循以下两点对此工作做全面监督和管理: 1、每位员工均应将本人工作场所必需物品依规定位置摆放,并放置整齐。 2、公共办公场所桌面、地面、烟灰缸做到日日清洁。第二条工作纪律 1、上班时间不准大声喧哗、不准打瞌睡。 2、员工应注意环保和节约,尽量不使用一次性用具。 3、电话、灯光、传真机、复印机、电脑及其他电器应按规定使用。下班前
16、每位员工均须关闭电脑后方可离开,最后离开公司的员工应确保门、窗、灯均关闭。 4、危险品严禁带入办公区域。 5、各部门的工作文件作废时,需做撕毁处理;办公电脑及重要电子文档需设置密码,做好保密工作。 6、开会时,各参会人员须关闭手机或设置静音状态,不准随意接听电话,以免影响会议的进行。 第三条公司名片按固定格式统一印制。任何部门或个人不得擅自印刷或使用未经批准印刷的名片。 第三章办公室日常管理 为完善公司的行政管理机制,建立规范化的行政管理,提高行政管理水平和工作效率,使公司各项行政工作有章可循,照章办事,制定制度。 一、文印管理规定: 1、文印人员按公司规定按时打印公司相关文件。 2、公司禁止
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