海运公司技术档案管理办法.docx

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1、编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第9页 共9页 海运公司技术档案管理办法宋成钊 为了做好船舶设备档案资料的管理工作，根据本公司实际情况制订本档案管理办法。 一、编制依据：GB/T 118222000 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T 27678.11999 电子文件归档与档案管理 二、船舶档案的归档范围 1、船舶购置和建造中形成的文件：购置和建造的可行性报告，董事会决议，各类报批文件，调研报告（二手船舶的勘验报告，船舶建造厂的考察报告等），报价单，各类合同（购买合同、建造合同、补充合同及合同附件） 2、图纸：船舶的方案设计（如果有）、送审图、退审图、生

2、产设计、设计变更及完工图。 3、设备资料4、船舶监理资料及交船资料； 5、船舶营运及修理资料；三、船舶档案的收集 1、机务部经理全面负责船舶档案资料的收集 2、主管机务员负责各自船舶档案资料的收集、整理和归案工作。3、机务档案管理员(专职或兼职)应按船舶系统进行分类装订、立卷，编写卷内卷外目录和电子目录。立卷完成经机务部经理审核确认后（或交公司档案室）存档。 4、如发现用途不明的资料应由机务部经理审阅,确定其用途。 四、船舶档案编码及排列 1、船舶档案按船舶系列及单船进行分类，序列船为船名（汉字的第一个汉拼音的字母）+序号，非序列船取汉字的第一个汉拼音的字母，之后为卷号；系列船用系列表示例:舟

3、山（zhushn）（68第五卷用“ZS68-5”表示 浙江（zhjing）第6卷用“ZJ-6”表示 50000吨系列第七卷用50000-7表示； 2、案卷的排列 2.1、二手船舶购船资料排列：购置的可行性报告，董事会决议，各类报批文件，二手船舶的勘验报告，报价单，购买合同、补充合同及合同附件。 2.2、二手船船舶资料的排列:原船资料是有序排列的,按原船资料排列顺序排列;原船资料无序排列的,按下列顺序排列:船舶证书、船舶质量证明书（如果有）、船体完工图、轮机完工图、电器完工图、轮机设备说明书书、舾装设备说明书、电气说明书（包括通信、助航设备），船舶营运及修理资料。 2.3、新建船舶资料分为两部分

4、,同类船舶建造数在两艘以上的,分系列船舶档案和单船档案。系列船舶档案的排列：船舶建造的可行性报告（如果有），董事会决议，各类报批文件，建造厂的考察报告（如果有），报价单（招投标书），建造合同、补充合同及合同附件，船舶监理资料，船舶规格书、方案设计图（如果有）、送审图、退审图、生产设计图（视情）、设计变更及认可资料。单船档案的排列：船舶证书、船舶质量证明书、船体完工图、轮机完工图、电器完工图、轮机设备说明书书、舾装设备说明书、电气说明书（包括通信、助航设备），船舶营运及修理资料。如新建船舶为一艘的，则上述的系列船舶档案排列改为单船档案排列。 2.4、船舶设备资料的排列：主机及轴系、主发电机组、应

5、急发电机组、舵机、锅炉、空压机、供油单元、燃油分油机、滑油分油机、自清滤器、冷却器、油水分离器、生活污水处理装置、造水机、海淡水泵、阀门遥控、空调及冷藏、维修设备（机舱吊装设备、车床、钻床等），锚机绞缆机、救生设备（救生艇、救助艇及救生筏）、舷梯、甲板吊装设备（货吊、物料吊、油管吊等）、开舱设备、厨房设备，主发电机、应急发电机、主配电板、应急配电板、充放电板、集控台、驾控台、CO2系统及火灾报警、机舱水雾系统、通用报警、内通、外通、助航、生电器及娱乐设备。2.5、设备资料按设备厂家提供的资料进行船机电统一归类。例：救生艇包括艇架、艇、发动机及电瓶等。2.6、营运船舶资料归档2.6.1 船舶技术

6、月报2.6.2 厂修资料:船厂考察报告(如果有),船舶上报工程单,机务审核后定稿工程单,船厂报价单,完工工程及结算单,船舶修理合同,主管机务的修理总结;2.6.3 航修资料:航修单位考察报告(如果有),航修单位联系方式,航修报修单,航修完工工程及结算单,航修协议或合同(如果有);2.6.4 到期的证书、检验报告及其他需要归档的资料；2.6.5 跨年修理船舶的修理资料归入下一年度;2.6.6 船舶年度资料的归档时间为次年的第一季度末.五、 案卷编目 1、每类案卷（系列或单船）设立卷外目录，卷外目录分总目录和卷内目录。总目录在前，对卷内目录进行分类编排，总目录格式见图一。 2、卷内目录对本卷内的文

7、件进行登记，卷内目录格式见图二。 3、立卷完成后，立卷人要填写法卷内备考表，并送部门负责人审核签字确认；卷内备考表格式见图三。 4、船舶的营运资料和修理资料遂年增加，或由于某种原因资料的增加，可增加案卷。但卷号要连续，同时卷号不能重复。案卷增加后，对总目录要作相应的修改。 5、案卷封面写明类号、卷号及立卷日期，案卷脊背（长宽两方向）写明类号和卷号。字体采用仿宋体。案卷脊背的字体大小要根据卷盒的厚度适当书写。 六、 电子文件 00卷为电子文件卷。 1、电子文件收集 对船舶从建造（或购置）到船舶处理（出卖或报废）的整个过程中产生的电子文件进行收集归档，归档内容如下： 1.1、图像文件：由图纸扫描或

8、其他方式产生的二维点阵图文件；1.2、图形文件：由CAD系统生成的二维、三维图形文件；1.3、数据文件：各种类型的分析、计算、测试、设计参数及管理等数据文件。1.4、文本文件；一般用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件，以及各种管理活动中形成的公文、报表和软件说明等。 1.5、系统软件、支撑软件和应用软件的程序。 配套纸质文件：包括软件开发任务书、需求分析说明、系统分析报告、鉴定证书或验收说明、软件测试报告、软件修改记录、软件说明以及签署、更改等纸质文件。 2、整理方法 2.1、完工图纸和设备说明书原则都要整理成电子文件，电子文件的排列原则上按纸质档案的排列；并编制光盘目录； 2.2、鉴定归

9、档电子文件的完整性、准确性和系统性； 2.3、检查载体有无病毒、有无划痕； 3、电子文件档案的管理 3.1、归档的电子文件至少一式两套，一套封存保管（A），一套供查阅利用（B）。必要时，复制第三套，异地保存。 3.2、当电子档案转换成的纸质档案时，要及时归入相应档案门类的纸质档案中，按纸质档案管理要求进行管理。 3.3、每5年进行一次有效性、安全性检查，如发现光盘损坏或出现问题，应及时拷贝。如软、硬平台发生改变，则应及时转换。检查、拷贝、转换电子文件等情况要及时登记。七、档案资料的查阅与利用 1. 本部门人员借阅档案、资料须经本部门的档案管理员(专职或兼职)登记，未履行登记手续的，档案管理人员

10、不予提供档案、资料。档案资料的借出时间，不得超过三个月，确需继续借阅，必须办理续借手续。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件，尽量不用原件，一般由使用人复印。 2. 档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员，特殊情况需要外借时，须经分管领导批准，办理外借手续并限期归还。 3.借出的档案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失。档案管理人员对归还的档案要认真检查清点，发现缺失及时向主管领导汇报。 4. 档案柜里有档案、资料需交给其他单位时应填交接单方可交付。 5. 查阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等，严禁涂改和拆撕档案。 6. 查阅档案者有义务将利用结果反馈给档案管理人员，以利更好地做好档案管理工作。附录：图一：案卷总目录卷号：序号目 录卷 数备 注图二：卷内目录卷号：序号编号图纸名称页数备注图三：卷内备考表本卷共有文件共 页说明立卷 年 月 日审核年 月 日图四：案卷脊背项目填写卷号2填写类号ZS28注：上述各图设置页脚内容如下*海运有限公司 船舶技术档案以上为本人对海运公司船舶档案管理的一些看法。欢迎相互交流。联系电话：13868239339EMAIL：SCZHAMAIL.139第 9 页 共 9 页