某上市集团公司合同管理办法.docx
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1、目 录第一章 总则3第二章合同授权管理4第三章 合同版本5第四章 合同立项5第五章 合同签订6第六章 合同履行8第七章 合同变更8第八章 合同纠纷的处理9第九章 合同资料的管理13第十章 合同履约监控13第十一章 罚则15第十二章 附则16附件一 立项表格17附件二 合同会审表格19附件三 洽谈纪要23附件四 合同变更类表格24附件五 非诉纠纷类表格28附件六 诉讼类表格30附件七 履约监控类表格34第一章 总则目的为规范集团范围内合同签订、变更、终止、解除的行为,控制合同法律风险,为公司创造最大的经济效益,根据公司的实际情况,制定本办法。适用范围本办法适用于联汇房地产开发有限公司开发的所有项
2、目公司,各部门以在进行与合同有关的一切事项时应严格遵守本办法。基本原则合同管理遵循“授权管理”、“合同全程管理”、“独立谈价”、“专业审核”的原则。书面形式合同签订、变更、终止、解除,无论金额大小,原则上应一律采用书面形式。劳动合同关于劳动合同的管理,另行制定办法规范,本办法不对该类合同进行调整。与章程的关系各部门在进行合同签订、变更、终止、解除事项时,按照公司章程的规定需要由董事会或股东会决议的,在合同上签字盖章前应按照章程规定履行必要的手续,或在合同中注明拟签合同经签约公司股东会或董事会决议批准后生效。第二章 合同授权管理签约单位合同产生方式参与会审部门合同终审权联汇房地产开发有限公司或联
3、汇物业管理公司(以下称签约公司)签约公司业务招标详见合同会审表1、签订的金额在人民币500元以下(含500元)的合同,由部门主管终审签订。2、签订的金额在500元以上,1万元以下(含1万元)由部门主管领导报总经理终审签订。3、签订的金额在1万元以上,10万元以下(含10万元)由部门主管领导报总经理终审签订。4、签订的金额在10万元以上的,由总经理报请董事会,经董事会决议终审签订。5、合同终审权如有调整,以最新发文为准。签约公司业务职能部门直接洽谈详见合同会审表第三章 合同版本合同版本公司所有对外签订的合同,应严格按照审定的合同版本执行。合同起草公司对外签订的合同,没有合同版本的,由参与招标或洽
4、谈的部门主管领导负责起草,因政府或行业垄断原因造成无法使用公司起草的合同除外。第四章 合同立项公司对合约立项实行分类管理,具体见下表:类别发起人终审权人投资、融资、营销、人力资源相关业务如为职能部门发起,则职能部门为发起人1、集团审定的项目公司工作计划或经营计划内明确的常规立项工作,由项目公司总经理终审。2、超出集团审定的项目公司工作计划或经营计划外需要增加的项目或超出原预算的项目,除了按计划内程序由项目公司总经理审核外,还需报集团终审人终审。3、项目建筑规划设计方案合同的立项,由设计整合中心作为立项经办部门;施工图设计及施工图审查合同的立项,由项目公司作为立项经办部门。4、公司营销类的合同立
5、项,公司营销部作为立项经办部门,其中执行类的合同立项,计划内的由项目公司总经理终审,计划外增加的项目或超出原预算的项目按照前述第2项执行;策划类合同立项(不分计划内、计划外),由项目公司营销部作为立项经办部门,经项目公司分管总经理(如有)审核后,报集团营销中心审核及终审人(或终审人授权的人)审批;5、现行合同立项终审权限以集团2008年7月21日发文(*字2008第27号)内容为准。6、合同立项终审权如有调整,以集团最新发文为准。行政、成本管理相关业务如为职能部门发起,则职能部门为发起人信息技术、审计、法务相关业务如为职能部门发起,则职能部门为发起人设计、示范单位、项目公司工程、技术相关业务如
6、为职能部门发起,则职能部门为发起人商业运营相关业务如为职能部门发起,则职能部门为发起人注:如项目公司与集团职能中心对提起立项的部门或单位有争议的,由上述相关终审权人裁决。第五章 合同签订立项经办部门招标小组公司法务公章(合同专用章)管理人工作说明立项,并在立项后当天将合同立项表递交给招投标办公室(或招标小组)招标经办部门通知对方签字盖章,并在对方签字盖章后1天内将对方已签字盖章的合同发送给总经理办公室完成我方签字盖章手续收到资料后按公司有关招投标规定的时限完成招投标工作,确定中标单位发起合同会审,立项、评标报告作为合同会审的必备附件由法务人员根据会审意见确定签约合同文本(集团招标的由集团法务人
7、员负责,项目招标的由项目法务人员负责),并将合同签约文本、合同立项表、评标报告等资料发给招标经办部门跟进对方签字盖章手续,需项目盖章的同时将该等资料发给项目总经理进行督办(2天内完成)完成合同分发后办理登记或公证手续(如依法或依约须办理登记或公证手续的)盖章、编号并将双方已盖章的合同原件扫描,发送给集团成本管理中心。留档一份,其余交经办部门分发1、合同立项表和评标报告是合同终审人审批合同的必要依据,因此在启动合同会审时应将之作为合同会审的必备附件,要求如下:(1)集团各部门或项目公司(以下简称立项经办部门)按照生产经营计划需要签订合同的,应按照集团有关合同立项的规定完成合同立项的手续,未进行合
8、同立项手续,不得开始合同签订的有关工作;(2)立项经办部门在填写合同立项表时,应完整填写立项表中的所有内容,立项终审人审批了未完整填写的立项表的,合同经办部门应责成立项经办部门在合同会审前完善立项表并交立项终审人补签确认。立项不符合以上要求的,送审的合同将不被审核并将被直接送还合同经办部门,由此造成的责任由经办部门自行承担。(3)评标报告中应记载中标单位名称、工程、产品或服务名称或内容、单价及总价、付款方式、工期或服务期等必备内容以及其他内容,并经有权审批的终审人审批。2、为提高工作效率,招标办公室(或招标小组)应将合同版本作为招标文件的一部分并要求投标单位予以响应,如投标单位对合同版本有意见
9、,则评标人员(或评标委员会)应对是否接受该意见进行评议并在评标报告中予以载明。4、合同会审的要求:(1)集团及项目公司各类合同会审表详见附件二。(2)合同会审时,各会审部门应在专业范围内发表意见,如有意见应明确写出,避免出现“拟同意”或只签名字的情形;终审人应对各会审部门所提意见是否采纳签署明确意见,如签署“同意”而不对会审部门意见响应的,视为不采纳会审部门意见而同意签署合同。(3)合同会审完成后,由法务人员根据终审人意见与合同对方进行商谈,合同对方同意修改的,法务人员直接在合同上修改,并在合同会审表中注明,合同对方不同意修改的,法务人员将与对方单位沟通情况在会审表中载明,并由有权审批的终审人
10、裁决。5、合同盖章前,集团总裁办或项目综合办公室(可指定法务专员)应对相关的合同文件是否合法、完整、准确进行审核,相关合同文件包括会审完成对方已签署的合同、立项表及评标报告、中标通知书及法人营业执照复印件(加盖公章)、资质证书复印件(如有,加盖公章)、法定代表人身份证明书、授权委托书等签约主体资格证明文件、财务指定收款经办人及其身份证复印件并加盖法人公章。一、招标类二、非招标类(直接洽谈) 经办部门合同洽谈小组集团/项目法务公章(合同专用章)管理人工作说明发起合同会审,立项、洽谈纪要作为合同会审的必备附件经办部门通知对方签字盖章,并在对方签字盖章后1天内将对方已签字盖章的合同发送给集团总裁办或
11、项目综合办公室完成我方签字盖章手续立项,并在立项后当天将合同立项表递交给合同洽谈小组收到经办部门递交的资料后,按时完成合同对方单位的资信调查、商业条件谈判、合同条款谈判等事宜,并就洽谈情况形成洽谈纪要并由洽谈小组人员以及合同对方单位代表人签字确认,洽谈纪要经终审人批准作为合同签订的依据由法务人员根据会审意见确定签约合同文本(集团经办的由集团法务人员负责,项目经办的由项目法务人员负责),并将合同签约文本、立项表、洽谈纪要等资料发给经办部门跟进对方签字盖章手续,需项目盖章的同时将该等资料发给项目总经理进行督办(2天内完成)完成合同分发后办理登记或公证手续(如依法或依约须办理登记或公证手续的)盖章、
12、编号并将双方已盖章的合同原件扫描,发送给集团成本管理中心。留档一份,其余交经办部门分发1、除投资、融资、审计评估、诉讼或非诉讼纠纷处理业务合同或经集团主管领导批准不按本办法组成洽谈小组签订的合同外,由集团职能部门经办签订的合同,由经办部门、集团成本管理中心、法务中心指定人员组成合同洽谈小组;由项目公司经办签订的合同,由项目公司计财部、预算部和项目法务人员组成合同洽谈小组。经办部门和法务人员无权与合同对方谈价,由集团成本管理中心或项目公司计财部会同预算部负责与对方单位谈价。合同洽谈完成后由经办部门就最终洽谈结果出具书面洽谈纪要,并由我方洽谈人员和对方洽谈代表签字确认。洽谈纪要格式见附件三。2、合
13、同立项表和洽谈纪要是合同终审人审批合同的必要依据,因此在启动合同会审时应将之作为必备附件,要求如下:(1)除本办法规定另有规定外,集团各部门或项目公司(以下简称立项经办部门)按照生产经营计划需要签订合同的,应按照集团有关合同立项的规定完成合同立项的手续。未进行合同立项手续,不得开始合同签订的有关工作;(2)立项经办部门在填写合同立项表时,应完整填写立项表中的所有内容,立项终审人审批了未完整填写的立项表的,合同经办部门应责成立项经办部门在合同会审前完善立项表并交立项终审人补签确认。立项不符合以上要求的,送审的合同将不被审核并将被直接送还合同的经办部门,由此造成的责任由经办部门自行承担。(3)洽谈
14、纪要中应记载确定的对方单位名称、工程、产品或服务名称或内容、单价及总价、付款方式、工期或服务期等必备内容以及其他内容,并经有权审批的终审人审批。3、为提高工作效率,法务人员应在参加谈判前事先拟好合同版本。合同对方对合同版本有意见洽谈小组人员接受的,则应在洽谈纪要中予以载明。4、合同会审完成后,由法务人员根据终审人意见与合同对方单位进行商谈,合同对方单位同意修改的,法务人员直接在合同上修改,并在合同会审表中注明,合同对方不同意修改的,法务人员将与合同对方沟通情况在会审表中载明,并由有权审批的终审人裁决。5、合同盖章前,集团总裁办或项目综合办公室(可指定法务专员)应对相关的合同文件是否合法、完整、
15、准确进行审核,相关合同文件包括会审完成对方已签署的合同、立项表、洽谈纪要及法人营业执照复印件(加盖公章)、资质证书复印件(如有,加盖公章)、法定代表人身份证明书、授权委托书等签约主体资格证明文件、财务指定收款经办人及其身份证复印件并加盖法人公章。经办部门履约责任合同签订生效后,项目负责人对合同的履行负主要责任。经办部门或参与合同履行的其他部门应严格按照合同约定履行相关义务和责任并行使相关权利,及时办理付款申请手续;财务部门应严格按照合同约定及时做好收付工作。往来资料处理合同签订生效后,在合同对方单位依合同发来函件时,经办部门应作出有利于集团签约公司的回复;在合同对方出现违约情形时,经办部门应及
16、时向合同对方发出主张权利的函件。所有合同各方往来的函件,经办部门都应该作好记录并保存好。重大违约报告合同签订生效后,在发生重大违约情形并会严重影响生产经营的,经办部门或项目公司应按照本办法的非诉纠纷处理程序进行报告和处理。第六章 合同履行第七章 合同变更(主体变更、条款内容变更、解除、终止)严格履行合同合同签订生效后,合同各方应严格按照合同约定履行相关义务和责任,未按照本办法进行审批,不得变更、解除、终止合同。合同变更立项根据合同履行情况以及生产经营实际情况需要对合同进行变更的,经办部门应填写合同变更立项表(见附件四),该表经相关部门审批后,报终审人审批,终审人权限与合同签订立项的权限一致。立
17、项审批时应随附原合同复印件。合同变更谈判合同变更立项审批后,除经终审人指定部门或人员负责办理合同变更谈判外,由经办部门组织预算部门、法务人员一起与原合同对方商谈合同变更事宜。合同变更谈判参与部门应在变更立项要求的期限内完成合同变更谈判,并在谈判结束后形成洽谈纪要。如不能按时完成合同变更谈判,经办部门应向变更立项终审人作出书面报告。合同变更协议会审合同变更协议达成后,经办部门应填写合同会审表(详见附件四表三、四)并进行会审,变更合同的终审人为集团常务副总裁。合同会审时应随附原合同复印件。合同解除和终止的风险防范合同一方单位严重违反合同约定另一方主张解除合同的,合同变更立项批准后经办部门未能与合同
18、对方单位达成解除合同的协议,经办部门应与法务人员一起收集证据并采取有利于集团签约公司必要的保护措施,并将有关情况向变更立项终审人作出书面报告。合同变更备案因合同变更签订的变更协议(补充协议或解除协议等),应与原合同份数一致,并与原合同一起合并存档。第八章 合同纠纷的处理一、非诉纠纷处理1、 集团履约的合同纠纷经办职能中心法务人员成本管理中心计财中心集团主管副总裁工作说明负责人签署意见合同履行过程中发生纠纷无法解决,将纠纷所涉资料移交法务人员填写非诉纠纷案件处理审批表负责人签署意见负责人签署意见负责人签署意见签署终审意见1、集团非诉纠纷案件处理审批表详见附件五表一。2、法务中心在处理纠纷时如改变
19、解决方案,则应按该程序重新进行审批。3、法务中心在处理案件过程中与纠纷对方单位达成和解协议的,应按照合同会审程序进行审批(无须办理合同立项手续,以非诉纠纷案件处理审批表作为合同会审依据)。法务部门无法与纠纷对方单位达成和解协议的,应采取必要的保护措施,做好司法程序解决的准备工作。2、 项目公司履约的合同纠纷项目经办部门项目法务专员项目计财部总经理总裁工作说明合同履行过程中发生纠纷无法解决,将纠纷所涉资料移交法务中心负责人签署意见填写非诉纠纷案件处理审批表负责人签署意见签署意见按照集团非诉纠纷处理流程,由集团成本管理中心、法务中心负责人按顺序签署意见,并交主管副总裁签署终审意见。1、项目非诉纠纷
20、案件处理审批表详见附件五表二。2、项目法务在处理纠纷时如改变解决方案,则应按该程序重新进行审批。3、项目法务在处理案件过程中与纠纷对方单位达成和解协议的,应按照合同会审程序进行审批(无须办理合同立项手续,以非诉纠纷案件处理审批表作为合同会审依据)。法务部门无法与纠纷对方单位达成和解协议的,应采取必要的保护措施,做好司法程序解决的准备工作。二、诉讼纠纷处理1、集团履约的合同纠纷经办职能中心法务中心成本管理中心计财中心集团主管副总裁工作说明合同履行过程中发生纠纷,任一合同方提起诉讼或仲裁的情况下,将纠纷所涉资料移交法务中心负责人签署意见填写诉讼纠纷案件处理审批表(开庭前)根据领导的审批意见按司法程
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