浅谈档案管理工作的重要性（一）.doc

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1、第 1 页 共 5 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。浅谈档案管理工作的重要性浅谈档案管理工作的重要性关于建筑工程档案管理工作的重要性及管理工作【摘要】随着我国经济的飞速发展，工程建设规模也在不断扩大，建筑工程档案也随之日益显现出其在基本建设中的地位和作用。文章通过分析加强建筑工程档案管理的重要性，提出了如何开展建筑工程档案管理工作。档案管理加强建筑工程档案管理的重要性工程档案是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。它是传承城市人类文明的载体，是建设项目全过程的原始、真实记录.是宝贵的信息资源，是一座丰富的知识宝库，是城

2、市建设的一种潜在的生产力。通过对它的管理、编研、开发和利用.必将转化为直接的生产力，推动城市建设发展，为社会创造更多的财富。随着经济建设和城市快速发展，建筑工程越来越多，对加快城市建设、改善人民生活、促进经济发展有着十分重要的意义。在工程建设过程中会形成各种各样的文档材料、有建设前期批文、施工过程记录、竣工验收资料及维护检修记录等。这些文档材料全面反映了建筑工程建设的详细情况，对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护，以及对新建工程的准备等，都具有重要的利用价值。因此，认真做好工程档案管理工作是非常重要的。（1）加强对档案工作的集中统一管第 2 页 共 5 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。理、

3、是建筑工程档案齐全、完整、规范的重要保证：（2）工程档案是积累城市建设经验，进行城市建设技术储备的手段，是城市建设活动的产物；（3）工程档案是进行城市规划工作的基础；（4）工程档案是城市建设和管理的重要依据；（5）工程档案是城市一切建筑物、构筑物维修、改扩建的依据，是提高城市建设经济效益的最佳途径；（6）工程档案是城市防灾、挽灾、减灾和战争破坏后恢复重建的重要依据。另外，建设工程档案对防范自然灾害的破坏及破坏后的恢复建设都有着不可替代的作用，更是预防自然灾害、减少损失的重要手段之一：建筑工程档案是工程建没过程中的真实记录，客观记录和反映工程各个环节的内在联系和本质规律，对工程后期检测、维修、改

4、建、扩建、拆除和其他工程建设具有指导利用、借鉴参考及工程科学技术研究等有着重要的作用：（1）建筑工程档案与工程使用管理有着十分紧密的联系，工程的使用管理始终离不开档案的支持；（2）建筑工程档案不仅对本身工程有指导利用作用，而且对其他同类工程设计建设有着重要的参考借鉴作用，可以使档案得到重复多次利用，是工程档案活力和价值的体现；（3）促进了建筑工程科学技术的研究发展。加强建筑工程档案的管理工作.1 深入现场，做好对建筑工程档案的服务工作建筑工程建设项目是城市经济发展和社会进步的重要基础设施，也是发挥城市多功能作用的关键，它关系到国计民生，又体现着城市的现代化水平。因此它是城市规划、建设、管理的重

5、要依据。所以，要在主动做好对建筑工程业务指导、现场跟踪服务、档案接收工作的同时，对登记在册的工程项目进行清查、摸底、分析研究，第 3 页 共 5 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。积极探索，特别是对一些影响大、意义深远的工程，不但深入现场进行业务指导，而且还与建设单位就工程的有关特殊事项进行现场勘查，了解工程的实际情况.在思想认识上达成一致，再制定档案整编方案，做好项目档案的示范样本，现场指导、实地操作，及时解决疑难性问题，并做好该工程的跟踪服务工作，创出了重点工程服务的新路子，得到建设单位的好评。重视工程档案管理工作，提高档案管理水平建筑工程档案涉及工程方方面面的工作，贯穿于工程全过程，因此

6、工程档案管理人员必须全程跟踪服务于工程，特别是在项目建设初期.遵循项目建设和档案形成的规律，工程档案管理人员应尽早加入工程，对项目档案工作进行统筹规划，尽早收集。有些建筑公司，对工程建设中的档案管理不太重视，到工程完工后，即将交工验收，才开始慌忙整理，有的施工单位甚至人也难以找到，给档案整理带来很大难度。而且，一般施工单位没有专职档案管理人员，内业资料分散于工程技术科、试验室、合同管理等部门，工程后期人员继续撤离后，有些施工单位留下的人员对资料不熟悉，加之有些资料签字手续不完备，需要施工单位或监理人员签字，人员很难召来，拖延了资料整理时间。鉴于上述原因，应在工程建设中加强档案管理工作，提高档案

7、管理人员的整体素质，对各专职或兼职档案管理人员进行大量培训.理解建筑工程建设工作中会形成哪些类型的文件材料，哪些是属于有保存价值的档案今后需归档、并讲解了具体的归档范围。现代化的城市建设离不开现代化的人才，高水平的工程档案管第 4 页 共 5 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。理也离不开具有综合素质的管理人员，这就要求对内，工程档案管理人员要定期参加专业理论学习，懂技术、会管理、业务精.并取得相应的管理资质、持证上岗；对外定期举办工程档案工作的集中业务培训，及时做好各种文件、标准的讲解、培训工作。实践证明，集中业务培训是做好工程档案管理工作的重要途径和有效措施，它时间短、见效快、针对性强、覆盖

8、面广，能大大提高建设单位和施工技术人员的业务素质和对工程档案的管理能力，对我市工程档案的标准化、规范化起到了积极的促进作用。同时，按照我们档案整理要求，对文件的起草、书写要求和制成材料的规范化作了详细的讲解。使大家对档案内容提前了解，在工作中有的放矢，注意积累资料。这种培训将档案管理工作和工程同步进行，为今后建档工作奠定了基础，使档案的标准化、规范化有一个切实的保障。有效利用计算机资源.建立本部门的档案检索系统。提高各部门（单位）的档案管理水平，提高各部门档案管理工作的协调工作能力，方便各部门（单位）对档案利用，藉以提高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理的部门的档案资料，内部文件、记录按

9、照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号：对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成的编号。工程竣工验收备案工作是工程建设项目管理的最后一道程序，其形成的备案文件材料是工程档案的重要组成部分，也是各级建设行政主管部门日后管理工程的重要依据，而且工程备案和工程档案管理第 5 页 共 5 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。的性质和目的在很大程度上是一致的，因此将工程竣工验收备案工作与工程档案管理工作结合起来.委托各级城建档案管理机构管理.对深化建设工程管理体制.规范档案收集、整理、归档、保管，建立健全工程建设长期有效的监督机制是十分必要的。结语综上所述.建筑工程档案管理工作在工程建设中发挥着重要的作用，也是加快城市现代化建设进程、构建和谐社会的重要手段之一，因此.认真做好建筑工程档案管理工作非常必要。但是做好此项工作远非几个人就能完成.而是要靠各责任主体及相关人员的共同重视。我们应制定一些具体的措施，严格落实关的法律规章制度，确保建筑工程档案管理步人良性循环的轨道。