合肥学院外事类档案工作规范.doc

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1、合肥学院外事类档案工作规范 为了提高我院外事类档案（以下简称外事档案）的质量和管理水平，充分发挥外事档案在学院对外交流、教学、科研活动中的作用，并为考核外事管理档案工作提供依据，根据中华人民共和国档案法，国务院批准的科学技术档案工作条例，国家档案局机关档案工作建设规范，原国家教委普通高等学校档案管理办法、高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范等法律、法规、规章的规定，结合我院实际情况，特制订本规范。 一外事档案的收集和归档 1、确定外事档案归档范围的原则 （1）归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须对本院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 （2）归档的外事文件材料必须反映外

2、事管理、外事活动的全过程，保证其完整、准确、系统。 （3）归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作的职能和特点。 2、归档的主要内容和重点 （1）归档的主要内容包括综合管理、出国、来校、任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面。 （2）归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。 （3）本院人员在国外获得证书、奖状、奖章、奖品，可采取不同方式归档，或存复印、影印件、外国赠送学院的纪念品、礼品，有保存意义的，应归档，不宜长期保存的可存影印件或清单。 3、不归档的材料 （1）上级关于外事工作普发（不专指本

3、院）、不办的文件；（2）未定稿的各种文件；（3）未生效的合同、协议书； （4）无查考利用价值的一般性、临时性函件；（5）重份文件，院内各单位发来的文件；（6）与院外单位交换来的材料； 4、形成积累 （1）学院外事处是学院外事管理部门、涉外教学、科研文件材料的归口部门，在来院、出国（境）、国际合作、国际会议活动结束后，负责将院此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料，收集、汇总、整理组卷（件），按规定向院综合档案室移交。 （2）归档的外事文件材料，必须用钢笔或毛笔书写，字迹工整、图样清晰。 （3）外事文件材料一般归档一份，重要活动和经常使用的应酌加副本。 （4）凡出国（境）学习、访问、考察、讲学

4、、参加国际会议的人员，应在归国后将在国（境）外各项活动中形成的材料交给外事处进行验收后，出具证明，财务部门方可准予报账结算，师资管理部门才准予报到上班。 5、整理组卷（件） （1）根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷（件）原则，以内容为主，将每组外事文件材料进行整理组卷（件）。 （2）对来院、出国和国际合作、国际会议的文件材料，上级文件、请示、报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段材料，按年度分类组卷（件），将国内和国外活动期间形成的材料及派出回国后的综合材料按活动性质分类组卷（件），各阶段密不可分的材料按正件在前，

5、附件在后，印件在前，原稿在后，批复在前，请示在后排列。 （3）拆除每份文件中的金属物，对破损的文件材料进行修补。（4）每份文件用缝纫机装订后装盒保管。 （5）声像载体的材料、礼品实物，应保持其原状，另行专柜保管，档号与文字材料一致。 （6）每份文件材料，按顺序编写页码，无论单面或双面只要有书写文字，每面均为一页，每件页号均从1开始，页号位置标在文件材料右侧的下角。外事文件材料，以卷（件）为单位，在每卷（件）文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号的戳记章，逐项填写。 （7）填写卷内目录，归档的案卷必须填写卷内目录，卷内目录可打印或用钢笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。 每个

6、案卷组成以后，都要填写备考表，对文件材料的完整、准确的程度，损坏缺少情况加以说明，案卷内文件材料需要变更、修改时，由档案管理人员随时在备考表上注明。 （8）外事处要进行归档的鉴定工作，按规定提出每个案卷（件）内部文件的保管期限和密级意见，经外事处主管领导同院综合档案室协商后确定。 6、归档验收 （1）移交档案时交接双方必须当面验收，凡不符合要求者，档案部门应拒绝接收，要求限期改正。 （2）移交时填写移交目录，移交目录一式二份，双方各执一份备查（3）外事档案在次年3月底前归档。 二外事档案的管理 1、分类编号 （1）按高等学校档案实体分类法进行分类。 （2）每年所有外事档案材料按先后顺序编流水号

7、，（每年一个流水号）。 2、编目 （1）每卷档案脊背上贴上注有档号的标签，标签下沿的位置距离底边40mm。 （2）打印外事档案目录，按归档部门及先后顺序，以案卷（件）为对象填写。 （3）认真登记外事档案分类目录。 3、排架、保管（1）按档号顺序排架。 （2）按合肥学院档案业务建设规范执行。 4、鉴定和销毁 按合肥学院档案业务建设规范执行。 三外事档案的开发利用 1、大力开发利用外事档案，为提高本院教学、科研水平及社会效益和经济效益服务。 2、借阅 按合肥学院档案业务建设规范执行。 3、咨询服务、指导交流 （1）指导利用者使用各种检索工具，回答利用者提出的问题。（2）了解和掌握本单位外事活动状态

8、，定期编制外事档案汇编和编辑参考资料，积极为利用者提供服务。（3）结合本单位管理现代化的进程，创造条件，逐步应用计算机进行外事档案检索，提高开发利用外事档案的能力。 四外事档案工作岗位责任制 1、分管外事工作的院领导职责 （1）组织学习贯彻档案法及有关档案工作的方针政策，把外事档案工作列入分管工作计划中。 （2）定期检查和研究解决外事档案工作中存在的实际问题。 2、与外事活动有业务联系的各部门领导职责 （1）重视和健全有关的管理制度，确保外事档案工作全面纳入本部门工作之中，并认真执行。 （2）按本部门外事业务活动的程序、形式、积累收集外事文件材料，在工作结束后，将材料汇集、检查，送院综合档案室

9、归档。 3、学院外事处领导职责 （1）制定和健全外事工作管理制度，确保外事文件材料的形成积累，将外事档案工作纳入外事管理之中，并监督与外事活动有业务联系的各部门执行。 （2）指导本部门兼职档案人员的工作，关心其工作条件的改善和工作素质的提高。 （3）指导、监督按外事活动的程序，将整个活动中形成积累的外事材料整理组卷（件），按期向本院档案管理部门移交。 （4）指导外事档案的鉴定工作。 4、外事办公室兼职档案员职责 （1）在部门负责人的领导下，做好外事档案材料的平时积累工作。 （2）会同部门领导，检查与外事活动有关单位交来的外事文件材料是否完整、准确、系统，经检查合格后再办理移交手续。（3）将收集

10、、积累的外事文件材料。整理组卷（件）、装订，做到组卷（件）合理、编目清楚、标题准确、装订整齐、并及时向院综合档案室归档。 （4）完成学院档案部门委托办理的其他有关任务。 5、学院档案部门职责 （1）根据国家有关档案工作的政策、法规，制定本院外事档案工作的各项管理制度。 （2）监督、指导、检查、协助外事部门做好外事文件材料的形成、积累、整理、归档工作，检查验收外事档案是否完整、准确、系统。 （3）负责外事档案的接收、保管、组织鉴定、统计和利用等业务工作。 （4）积极开发利用外事档案资源，充分发挥其作用。（5）遵守国家有关法规，保证外事档案的安全。 五外事类档案归档范围和保管期限表 综合 序号类目

11、名称保管期限 长期短期长期永久长期1上级关于外事工作的文件材料（1）针对本院的需要长期贯彻执行的（2）需要短期贯彻执行的 2本院外事工作规章制度、计划、总结、简报等3本院外事工作统计报表4本院外事工作会议材料 出国 序号类目名称保管期限 长期短期长期长期长期长期长期长期长期长期1上级对出国人员的有关文件材料（1）需要长期贯彻执行的（2）需要短期贯彻执行的2参加国际学术会议论文等材料3投寄国外的学术论文4出国人员考察、访问材料5出国讲学、研究人员有关材料 6出国进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）7本院教职工自费留学、因私出国探亲申请报告及批准材料8本院选派出国与回国留学人员情况

12、统计表及调查表9本院参加国际比赛、竞赛材料 来校 序号12345 类目名称 上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件外国党政官员、各界人士来院参观访问的文件材料外籍教师、专家、学者及友好人士来院讲学的讲稿、教材等材料 来院进修、短期培训研究的外籍人士有关材料国际比赛、竞赛 国际合作与会议 保管期限长期长期永久长期长期 序号123456 类目名称 中外合作院际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录 本院完成的国际合作项目、成果等材料合作项目中国外单位完成项目、成果等材料授予外籍人员名誉称号的材料双方互赠的礼品、纪念品国际会议的有关材料 外国留学生工作 保管期限永久永久长期永久长期长期 序号12

13、34567录取审批材料 类目名称 学籍登记表、学籍卡片教学计划、大纲、安排学习情况、成绩及评语学位论文及学位证书复印件学生名册 学生去向及有关材料 保管期限永久永久长期永久长期永久长期 第二篇：合肥学院声像载体类档案工作规范合肥学院声像载体类档案工作规范 为了提高我院声像载体档案（以下简称声像档案）工作的质量和管理水平，有效地为学院工作服务，充分发挥声像档案在教学、科研、管理等工作中的作用，并为考核声像档案工作提供依据，根据中华人民共和国档案法，中共中央宣传部、国家档案局关于印发新闻单位宣传报道档案管理暂行办法的通知（有关声像档案部门），及原国家教委颁布普通高等学校档案管理办法等法律、法规、规

14、章的规定，结合我院实际情况，特制订本规范。 一声像档案的收集和归档 1、确定声像档案归档范围的原则 （1）归档学院各项活动中形成的、或校外单位形成的与本院有关的声像载体材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 （2）归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统。 （3）归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。 2、归档的主要内容和重点 （1）归档的主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体材料三个方面，具体范围见附件一合肥学院声像载体类档案归档范围和保管期限表。 （2）归档的重点是本院

15、各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件。 3、不归档的文件材料 （1）不能反映本院工作、活动的声像材料； （2）音响、画面严重失真、内容残缺无使用价值的声像材料；（3）重份声像材料。 4、形成积累 1（1）宣传部、电教中心和其它声像材料形成部门，均为立卷单位，分工归口立卷。 （2）立卷单位声像项目负责人、编导和其他制作人员，要按分工认真作好制作记录，整个工作结束后，按归档要求向本单位兼职档案员移送全套案本。 （3）各单位兼职档案员对收集上来的声像载体材料，按规定程序进行系统整理后向档案部门移交。 5、整理组卷（1）立卷原则 根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点，分类组成

16、保管单位。对单位声像载体材料，要附以文字说明，对同一载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法，对同一内容、多载体合成的档案，应注明参见号，既保持声像载体档案的原始顺序，又凭借著录，保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。 （2）立卷分类 1）按介质分为纸质文件材料和声像载体材料。 2）纸质文件材料指综合管理工作文件材料和制作项目的文件材料。 3）声像载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等。 4）同一类型的声像载体材料又可按幅面尺寸再细分。（3）立卷分工 1）综合管理材料由院宣传部、电教中心等部门立卷归档。2）制作项目文件材料和声像制品，由制作项

17、目单位或个人立卷归档。 3）两个以上单位共同制作的，由主办单位立卷归档。4）外单位制作的反映本院活动的声像载体材料，由档案部门负责征集或委托负责收集。 （4）归档材料的整理 21）检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套、音响、画面是否清楚，对有局部划伤、断裂者，应及时修补、粘结，发霉、发潮的，要及时冲淡、风干。 2）根据声像载体材料的形成规律，保持其有机联系和便于查考利用的原则，结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅，进行系统整理，组成保管单位。 3）照片及底片要有文字说明（包括内容、时间、地点、人物和制作者），其他载体形式要有相应的文字材料，包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、

18、密级、制作单位和人员等。 4）声像制作材料和声像制品的档号要与文字材料的档号互相照应，互记参见号。 5）声像制品的装具，一般应使用现有装具。经制作后的单件声像制品和照片，可用符合规范的专门的盒、册、封套装载。 6、归档验收 （1）声像材料形成部门应在规定时间内向院档案部门办理移交手续，填写移交目录一式二份，各执一份备查。 （2）归档的声像载体的文字材料，必须符合本规范的案卷质量要求。 （3）综合管理材料档案时间一般为次年4月份以前。声像载体材料在完成制作后3个月内归档。 二声像档案的管理 1、分类编号 （1）按高等学校档案实体分类法进行分类标引，给出检索分类号。 （2）根据声像档案的内容、特点

19、、不同载体，编制用于档号的二级类目（载体）代号简表。 （3）声像类档案档号=年度号+声像档案分类型号+保管单位号模式如下： 保管单位依不同载体而定，可以是卷、册、盒、盘，也可以是张、件。保管单位号依载体代号（代码）流水。年度用声像档案形成的自然年度。 2、编目 （1）档案部门对接收的声像档案在装具脊背上填写档号，也可另行在底边20毫米处贴上注有档号的标签。 （2）登录声像档案目录，按不同载体档号先后顺序，以保管单位为对象填写，并注明相应的参见号。 （3）按照gb3792.585非书资料著录规则编制题名，案卷级声像档案和资料著录卡，作为手工检索和计算机采集卡使用。 （4）为方便查阅档案，应编制各

20、种案卷目录和专题目录。 3、将编制的声像档案和资料著录卡数据存贮到计算机的数据库中，在本院的信息系统建立后，按要求与之联网。 4、排架、保管 （1）按照不同类型、不同规格声像载体分别编制的档号排架。（2）照片库房保持温度1525，湿度5565%。其他声像档案的保管，应做到恒温、恒湿、清洁，温度宜1824，相对湿度宜3545%，要有专用的设备和必要的保护措施，要避开30奥斯特以上的磁场。 （3）每年定期检查库房的“八防”（防火、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防盗）情况。定时记录库房温、湿度，保护库房整洁。 4（4）每两年对库存档案进行一次全面核对检查，写出检查总结，发现问题及时处理。 （

21、5）照片、底片要定期检查，有发黄、发霉、变质等现象，要及时进行清洗和技术处理。 （6）录像带、录音带、影片等使用完毕后应及时倒带，并马上入盒，以防止污染。要定期进行检查，如发现变形断裂、磁场脱落等现象，应及时进行补救。 （7）声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限一致。需长期、永久保管的声像材料，在保管一定时间后，应转录复制。 （8）母带（片）与复制带（片）保管方法一致。母带（片）必须专柜保管，并特别标明。 5、鉴定与销毁 按合肥学院档案业务建设规范执行。在销毁方式上，应注意按不同的销毁方式，如洗掉、去磁等。 6、统计 按合肥学院档案业务建设规范执行。 三声像档案的开发利用 1、检索工具的

22、编制 由于声像档案按载体类型、尺幅、依档号顺序分类排架，因此，在检索工具上应比一般的纸质文件材料有更高要求。 （1）按载体制成材料和载体规格编制载体检索目录。（2）按合肥学院声像载体类档案归档范围和保管期限表编制主题检索目录。 （3）按中国档案分类法教育档案分类表编制专业学科分类检索目录。 （4）编制检索到题名、内容的著录卡片，全面标引声像制作、载体及内容。 2、借阅 （1）档案部门在适当条件下应设立审片室（听音室），提供检索 5工具，为利用者查找、阅鉴声像档案创造条件。 （2）建立借阅制度，规定借阅档案的审批权限、期限、对象、观看人次、数量、手续等。若需借出、抄录、复制档案材料，应经有关领导

23、批准。 （3）档案借阅或归还时，由利用者和档案部门共同进行清点、检查，并在档案借阅登记簿上登记，对借出的档案，档案部门定期催还，需续借者应重新办理借阅手续。对过期不还者，应停止其借阅并给予经济处罚。 如发现档案损坏或丢失，应写书面报告，经校主管领导人签署意见后，根据不同情况进行处理。 （4）对调出及离、退休人员，在办理调离手续前，必须清还档案，没有档案部门签字，人事部门不得办理调离手续。长期出国人员在出国前应及时向档案部门清退档案材料。 （5）对需经常查阅、不涉及保密的档案材料应复制。 3、咨询服务、指导交流 （1）指导利用者使用各种检索工具，回答利用者提出的问题。（2）根据工作需要和条件可能

24、，选择若干重点声像档案的题名，主动介绍有关部门，进行定期跟踪服务。 （3）了解与本院有关的动态，积极开拓服务。（4）服务方式：可复制、征订、出售等。 （5）学院要结合现代化进程，逐步应用计算机进行声像档案的检索、汇编等，提高开发利用档案的能力。 四声像档案工作人员岗位责任制 1、学院分管声像档案部门的院领导职责 （1）应加强全院声像档案工作的指导、监督，把声像档案形成部门工作纳入学院声像工作发展规划，并列入学院声像工作议事日程，定期加以研究。 （2）关心声像档案的建设与发展，使声像档案工作能与学院各项工作协调发展。 2、学院声像档案形成部门负责人职责 （1）贯彻执行上级有关声像档案工作的指示、

25、规定，把声像档案工作纳入本部门和有关人员的岗位职责，并认真组织实施。 （2）对本院各部门声像档案的形成、积累、立卷、归档工作进行检查、督促，确保声像档案材料的完整、准确。 （3）积极做好声像档案的七防（防火、防盗、防虫、防光、防潮、防高温、防鼠）工作。 3、各声像部门科技人员职责 （1）各声像工作部门及负责声像工作的科技人员在每项工作完成后，立即将声像材料和文字简介整理好，向本部门兼职档案人员归档。 （2）填好声像材料归档的有关表格，办完移交手续。 4、学院档案部门职责 （1）院综合档案室的负责人定期或不定期的对校声像档案形成部门的相应工作进行检查、督促、指导。 （2）对声像材料部门兼职档案人

26、员的提出的疑难问题，应及时与有关领导研究解决。 （3）关心档案人员的学习、工作等情况。 5、声像档案形成部门兼职档案人员职责 （1）在部门负责人领导下，监督、指导、协助科技人员做好声像档案的平时积累工作，接收本部门人员交来的声像材料，并检查是否完整、准确、系统，组卷是否符合要求。 （2）将已收集的案卷，于次年4月底以前向档案部门办理移交。（3）完成学院档案部门委托办理的其他任务。 7 附件一： 合肥学院声像载体类归档范围和保管期限表 sx11综合（党政群团） 序号123456789 类目名称 本院领导的活动材料（参加国内会议、座谈、探望等） 本院各类重大会议（党代会、工代会、教代会、团代会、学

27、代会等） 本院校庆等重大纪念、庆祝活动材料中央、省市及上级党政领导来院视察等材料省级以上代表团、兄弟院校代表来院活动材料本院机构成立的活动材料本院民主党派重大活动的材料本院重大宣传活动材料本院社团活动的材料 保管期限长期 长期 长期长期长期长期长期长期长期 sx12 教学 序号123456 类目名称 本院开学、毕业典礼活动场面及学士论文答辩活动材料 本院教授、专家，国内知名专家、教授，外籍教师授课场面 本院学生业余生活、课外阅读、参加各科竞赛、演讲等活动场面及评比先进材料本院毕业生（含成人教育）照片本院体育运动会材料本院学生军事训练活动场面 保管期限长期 长期 长期 长期长期长期 87本院教学

28、活动获奖的奖状照片长期 sx13科学研究 序号1234 类目名称 本院举办的国际性、全国性和省级学术活动及本院学术年会等活动材料 本院教职工在重大科研课题研究过程中及鉴定活动中形成的材料 本院科研获奖项目成果奖状照片本院科学研究评优活动等照片 保管期限长期 长期 长期长期 sx14产品生产与科技开发 序号12 类目名称 院属企业试制生产或正式投入生产的产品声像材料产品发布会及产品使用情况等声像材料 保管期限长期长期 sx15基本建设 序号1234 类目名称 本院建校初期的照片（含院门、教学楼、实验室等）本院重大工程的基地原貌、建设过程及竣工验收的声像材料 本院重大项目开工典礼、奠基、落成材料本

29、院各实践实习基地建设的声像材料 保管期限长期长期 长期长期 sx16仪器设备 序号1 类目名称 本院大型仪器设备声像材料 保管期限长期 sx17出版 序号1 类目名称 本院出版物有关声像材料 保管期限长期 sx18外事 序号1234 类目名称 国外知名人士、学者、在外校友来际讲学、参观、访问、交流材料 与国外大专院校建立校际关系签订协议声像材料在我院召开的重要学术会议声像材料 本院人员在国外考察、讲学、合作研究的声像材料 保管期限长期 长期长期长期 sx19财会 序号1 类目名称 本院在财务会计工作中形成的声像材料 保管期限长期 合肥学院 2021.2.2710 第三篇。外事类档案管理1.熟悉

30、外事档案工作的基本原则和归档范围的确定。 2.根据国家有关档案工作的政策和法规，制定本单位外事档案工作的各项管理制度。 3.督促、指导、检查、协助外事文件材料的形成、积累、整理、归档工作，做到组卷合理，编目清楚，标题准确，装订整齐；检查验收外事档案是否完整、准确和系统。 4.负责外事档案的接收、保管、组织鉴定、统计和利用等业务工作。 5.积极开发利用外事档案资源，充分发挥其作用。 6.遵守国家有关法规，保证外事档案的安全。 第四篇：教学类档案规范福建工程学院教学类档案工作规范 一、教学档案工作的基本原则 1.凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档

31、案。 2.教学档案是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是学校档案的主体、核心和重点。 3.教学档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。对教学档案中的少数不属永久保存的类目，如本科生毕业论文，实习报告等可由系保存，学校档案部门按一定的比例择优接收。 4.教学档案是教学管理的重要组成部分，应实行“三纳入”、“四同步”，即纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与

32、审查、验收档案材料同步；毕业分配、上报评审材料、教学考核晋升与档案部门出具归档证明同步。 5.各教学管理和教学业务部门应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应专（兼）职档案人员，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并按期向学校档案部门办理移交。 6.努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转变，分散管 1理向集中统一管理转变，手工管理向现代化管理转变，逐步参与教学管理，成为教学管理和教改的参谋部门，成为教学业务工作的信息咨询部门之一。 7.逐步建立教学档案数据库，并纳入全校信息系统统一管理和开发利用。 8.要把教学档案工作列入本校教育发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等方面给予保证，每年

33、从教学经费中给予教学档案工作适当资助。 二、教学档案归档范围的确定1.确定的原则 （1）归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 （2）归档的教学文件与材料，必须反映教学管理、教学实践活动中的全过程，保证完整、准确、系统。 （3）归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。 2.归档的主要内容和重点 （1）归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面，（具体见附件一）。 （2）归档的重点是本校在教学工作，特别是教学实

34、践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。 23.不归档的文件材料 （1）上级有关教学普发的、不办的及未定稿的文件。（2）无查考利用价值的事务性临时性文件。（3）校内其他单位发来的文件。（4）重份文件。 （5）与校外单位交换来的材料。 三、教学文件材料的部门立卷与归档流程1.形成与积累 （1）每年新学年开始后，由分管档案工作的校长向各系（部）、部署新学年工作时，同时向各系（部）办公室主任、教学秘书布置形成积累教学文件材料的任务。 （2）教务部门和各系（部）应利用学籍管理软件对学生学籍登记表（卡）逐项进行登记，并做好数据备份。 （3）系（部）兼职档案员按文件材料分类表分别积累教学文件材料，并定期

35、进行整理。 （4）档案室随时了解、督促、检查、指导专（兼）职档案员做好文件材料的积累工作。 （5）归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。 （6）教学档案管理文件一般归档一份，重要的教学文件（研究生论文、专著、优秀教材等）除原稿外，根据实际情况，酌加副本。 2.整理组卷 3（1）坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由各系（部）或教学管理部门的专（兼）职档案员负责将积累的文件材料向档案部门归档。 （2）根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过200

36、页。也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按不同内容分别组成薄卷。 （3）在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下，同一内容的文件按永久、长期、短期分别组卷。 （4）卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。 （5）卷内材料一律拆掉金属物，分别用线或不锈钢钉装订，对破损的文件材料应进行修补。 （6）凡是文件材料未注明标题的应加制封面，注明题名、责任者、时间。 （7）各种材料大小均为a4型纸张大小，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。 （8）文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内；附图册、表册、照片应贴上标签，填

37、写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。其他载体材料可专柜保管，但需填写与文字材料卷一致的档号。 4（9）透明图纸用缝纫机打图边，并贴上标签，填写张号及与文字报告一致的档号。 （10）按顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的右下角。以件为单位，应在每项文件上端加盖归档章，并逐项填写。 （11）填写卷内目录及备考表。 （12）凡教师业务档案中规定的内容已分别归入其他类档案的，如专著、论文已归入出版类，科研成果已归入科研类，应在卷内目录中注明相应类目的档号。 （13）文件形成部门提出每个案卷的密级并会同档案室确定。（14）填写案卷封面各栏目

38、，标题要简短、准确。 3.归档验收 （1）移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全、排列、书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。 （2）移交时填写移交目录。移交目录一式两份，双方各执一份。（3）教学综合管理文件次年6月底前归档，其他各类材料完成一个培养周期（即一届学生从就学到毕业）当年寒假前一次性归档。 四、教学档案的管理1.分类编号 （1）按中国档案分类法教育档案分类表进行分类标引，给出检索分类号。 5（2）根据教学档案的内容和特点。编制用于组成档号的二级类目代号简表。 （3）教学类档案档号=年度号+教学档案分类号+案卷号

39、案卷号按最下位类目流水。 属于教学管理内容的采用自然年度。其余可采用教学年度。涉及学籍问题的，可采用毕业年度（“届”）。 2.编目 （1）每卷档案脊背上填写档号，也可另行贴上注有档号的标签，标签下沿的位置距离底边40毫米处。 （2）按档号顺序，以案卷为对象填写。 （3）编制各种分类目录和专题目录，积累到一定程度后，打印汇编出版。 （4）必须将编制的教学档案数据输入计算机数据库，逐步实现与本系统的信息库联网。 3.排架、保管（1）按档号顺序排架。 （2）保管要求按高等学校档案部门业务建设规范第9条执行。 （3）与文件材料配套的特殊载体记录的教学档案，按声像载体档案工作规范有关条款处理。 4.档案

40、的补充与修改 （1）各系（部）随时将收集到的教学文件材料经整理后向档案 6室补充归档，档案室负责教学档案的人员应及时将补充材料插入卷内相应的位置，并在卷内目录、帐本上补充填写。 （2）凡已归档的文件材料需要修改时，必须经所在部门主管领导批准；未经批准，不得修改任何文件材料。 五、教学档案工作岗位责任制1.教学管理部门领导的职责 （1）制订和健全有关管理制度，切实做到把教学档案全面纳入教学管理之中，并监督各部门执行。 （2）加强与学校档案部门联系，共同做好业务指导和监督检查工作，保证教学档案质量。 （3）对本部门管理干部和专（兼）职教学档案员提出具体要求，并帮助他们解决一些实际困难。 2.各部门

41、专（兼）职教学档案人员职责（1）做好本单位教学文件材料的形成积累工作。 （2）将收集、积累的文件材料整理组卷装订，做到组卷合理，编目清楚，标题准确，装订整齐，并及时向学校档案室移交。 （3）做好存放在本部门的教学档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。 3.教研室主任的职责 （1）负责收集教研室的典型教案，集体备课记录、试题、试卷等向所在部门专（兼）职档案员移交。 （2）督促教师移交各种业务档案。 7附件一： 福建工程学院教学类档案归档范围和保管期限表 教务处： 综 合 科 序号 类 目 名 称 保管期限 1上级教育部门下达的指令性及指导性文件30年2学校有关教学工作的请示和上级的批复

42、、函件 永久3年度和年度以上的工作计划、总结和教学管理制度永久 教务管理科序号 类 目 名 称 保管期限 1毕业生花名册永久2学校学位委员会授予本科学位审批文件材料永久3学生学籍变更的文件材料（留级、休学、复学、转学、退学、保留或取消学生入学资格） 3.1关于学生学籍变更的通知30年3.2学籍变更的申请报告、审批材料30年4学生申请转专业的请示、批复30年5更正毕业生电子注册信息的报告永久6准予学生毕业的通知等相关文件材料 永久7同意结业学生换发毕业证书的通知 永久8关于补办毕业证明书的文件材料 8.1补办毕业证明书的存底材料 永久8.2补办毕业证明书的申请、审批材料 永久 实践管理科序号 类

43、 目 名 称 保管期限 1上级对实验室建设的通知、批复 永久2国家级、省级、校级实验教学示范中心建设、申报材料30年 83学校基础实验室建设项目预算的申请、调整报告 30年4学校实验室建设规划、建设项目实施、验收的通知、报告30年5高等学校实验室信息统计数据30年6上级对学科竞赛的表彰文件永久7学校优秀毕业设计（论文）表彰文件永久8实习基地协议书30年 教学研究科序号 类 目 名 称 保管期限 1人才培养计划方面的指示、规定、办法永久2教学改革文件（各级各类教改立项、精品课、教学团队、综合班改革等） 30年3文化素质教育材料 30年4各级优秀教学评奖文件4.1教学优秀奖评审结果的文件材料永久4.2教学新秀奖评审结果的文件材料永久4.3教学名师奖评审结果的文件材料 永久4.4教学成果奖评审结果的文件材料 永久4.5优秀教材奖评审结果的文件材料永久5教学工作委员会会议纪要永久6上级对