常用公文与事务文书写作.doc

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1、常用公文与事务文书写作 录 上编 专题讲座 第四讲 第一节 公文基础知识.1 一、公文概述.1 （一）公文的概念和特点.1 （二）公文的作用.3 （三）公文的种类.3 二、公文的格式.6 （一）秘密等级和保密期限.6 （二）紧急程度.6 （三）发文机关标识.7 （四）发文字号.7 （五）签发人、会签人.7 （六）标题.7 （七）主送机关.8 （八）正文.8 （九）附件说明.9 （十）印章.10 （十一）成文时间.10 （十二）附注.10 （十三）主题词.10 （十四）抄送机关.10 （十五）印发机关.11 （十六）印发时间.111 三、公文的行文规则.11 （一）确有必要原则.11 （二）不得

2、越级原则.12 （三）部门不得向下一级政府和部门内设机构不得对外正式行文原则.12 （四）联合行文的原则.13 （五）发文不升级原则.13 （六）主送机关不升级的原则.14 （七）发文协商一致原则.14 （八）重要下行文抄送直接上级机关的原则.14 （九）请示一文一事原则和报告与请示分开原则.15 （十）不直送的原则.15 （十一）双重抄送原则.16 四、公文的写作要求.16 （一）依法拟文.16 （二）遵命写作.16 （三）材料真实.17 （四）主旨明确.17 （五）内容单一.17 （六）数词的使用.18 （七）引文的处理.18 （八）简称的使用.18第二节 常用公文的写作.19 一、通知.

3、19 （一）通知的适用范围和特点.19 （二）通知的分类及其写法.20 （三）通知与相近文种的区别.25 二、报告.27 （一）报告的适用范围和特点.27 （二）报告的写法.28 （三）报告行文应该注意的事项.32 三、请示.34 （一）请示的适用范围.34 （二）请示的特点.34 （三）请示的写法.35 （四）请示与报告的区别.36 四、批复.38 （一）批复的适用范围.38 （二）批复的特点.38 （三）批复的结构和写法.39 （四）批复写作注意事项.40 五、函.41 （一）函的适用范围.41 （二）函的特点.42 （三）函的种类和写法.42第三节 银行常用事务文书.45 一、计划.45

4、 （一）计划的概述.45 （二）计划的结构与写法.47 （三）制定计划的注意事项.48 二、总结.51 （一）总结的概述.51 （二）总结的结构和写法.53 （三）总结的写作要求.56 三、调查报告.59 （一）调查报告的概述.59 （二）调查报告的写作.62 （三）总结写作的注意事项.65 四、会议记录.67 （一）会议记录概述.67 （二）会议记录的写法.68 （三）记录的方法.69 （四）注意事项.70 第四讲 教学目的。了解公文的种类和基本特点，掌握银行常用事务文书的写作方法。 第一节 公文基础知识 一、公文概述 （一）公文的概念和特点1.公文的概念 公文是公务文书的统称，它是党政机关

5、、司法机关和企事业单位、群团组织写作和使用的处理公务的文书，也叫文件。 国务院在国家行政机关公文处理办法（国务院2021年8月24日发布，以下简称办法）中对公文的定义为“行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书”。 这个定义专指行政机关的公文。但是，因为司法机关，企事业单位和群团组织也要按照办法中的规定来办理，所以，我们将公文的定义确定为以上的表述。 我们这里所讲的公文是指法定的公文。法定的公文有党务公文和行政公文的区别。我们学习的主要内容是国务院办法）中规定的公文，即行政机关使用的公文。党务性公文中共中央办公厅另有规定。党务性公文因为我们

6、使用频率不高和与行政机关公文有许多共同之处，所以不作专门介绍。 2.公文的特点 公文是应用文的一个重要组成部分，它除了具备应用文的一般特点外，还具有自己独自的特点。 （1）政策性 公文的政策性是由其反映的内容决定的。党和国家制定的路线、方针、政策都是以公文的形式直接下达，而国家各级行政机关、团体、企事业单位都负有传达、贯彻、执行的责任。因此，国家各级行政机关、团体、企事业单位制定的公文，必须符合党和国家的方针政策，不能具有随意性。 （2）权威性 公文代表着制发机关的法定权威，它的内容体现了某一国家，或某一机关，或某一单位、团体的意志，在它所辖的范围内，具有法定的权威性和行政约束力。这个特点是其

7、他任何文体的文章都无法比拟的。 公文的权威性还体现在国家从法律上和行政措施上对公文的权威性给予了可靠的保证。办法中明确规定：“行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”公文要求受文者的思想、行为必须接受文件的约束和规范。 （3）特定性 公文的特定性主要是指作者和读者是特定的、法定的。 公文的作者就是发文机关，而不象文学作品那样，作者是个人。行政机关的公文多是以机关的名义发布的，以机关首长或领导人个人名义发布的公文，那也是依据法律规定，以它所在机关法定领导人身份行使职权，并不是以私人身份行事。至于机关内部

8、某一公文的起草者，不能视为公文的法定作者。这一点与在报刊杂志上发表个人署名文章相比较，作者的概念是不同的。 作者的特定性还体现在，甲机关职权范围内的事务，必须由甲机关来行文，其他机关不能越俎代庖。如果和其他机关有关系，可以联合行文。 读者的特定性是指受文者是明确的、专指的。受文者有义务有责任必须认真阅读，不能象对待文学作品和广告一样，想看就看，不看也没人追究。上行文的受文者必须认真阅读文件，或作出决断，或了解下情；下行文的受文者必须认真领会文件精神，认真贯彻落实；平行文的受文者，也必须深入了解文件意图，在工作中积极配合。否则，贻误工作都要相应承担责任，受到追究。 （4）规范性 公文的严格规范性

9、是其他文章，包括其他应用性文章都无法比拟的。公文是否需要行文，以什么名义行文，使用什么公文种类行文，格式如何安排都有明确的要求，任何机关、单位或团体都不能标新立异，自搞一套。随着科技的发展和办公自动化的普及，公文的标准化和公文处理的现代化水平也日益提高。工商银行继出台了中国工商银行公文处理办法（工银发2021291号，以下简称工行办法）后，又出台了工商银行电子公文处理办法，还专门对有关人员进行了培训。为了适应电子化的发展和提高工作效率，对公文的规范化要求也会越来越严格。 （二）公文的作用 公文除具有一般应用文的作用外，还具有更加直接的功用。 1.领导作用 下行文主要是宣传、贯彻党和国家的路线、

10、方针、政策以及政府制订的法规、条例等，它要求下级机关和人民群众落实和执行。 2.指导作用 各级党政机关下发的文件，有些仅要求下级单位结合本地区、本单位具体情况参照执行。这样的公文具有指导作用。 3.沟通信息作用 上下级之间，通知有关事项，答复询问，呈送请示、报告，平级和不相隶属的机关之间，利用公文相互联系工作，交流信息，沟通情况，商量问题都具有联系的性质。公文如同沟通上下，联系左右的渠道和桥梁。通过这个渠道和桥梁的联系，达到上下一致，左右协调的目的。 4.宣传教育作用 公文通过明确的政治观点和主张，并通过阐述为什么要实行这样的主张，提出这样的观点，来使群众了解方针政策，提高人们的思想认识，调动

11、人民群众的积极性，推动各项工作的向前发展。 5.约束惩戒作用 通报、通告等公文和司法机关的公文以及通过公文转发的章程、条例、规则、办法等，都是法律、法令的具体化，一经发布，在其规定的范围内，人人必须遵守，否则，或受到批评教育，或被绳之以法。 6.凭证及备考作用 公文不仅作为收文机关开展工作的依据，而且也是事后来证实发文机关意图的凭据。另外，任何工作都有连续性，原来的公文可以作为以后党政机关研究历史状况资料和制定新的方针政策的依据。 （三）公文的种类 2021年8月24日，国务院办法中规定了13种公文为国家法定公文。分别是： 1.命令（令） 适用于依照有关法律发布行政法规和规章；宣布施行重大强制

12、性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 2.决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。 3.公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定行动。 4.通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 5.通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 6.通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 7.议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议议案。 8.报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上

13、级机关的询问。 9.请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 10.批复 适用于答复下级机关的请示事项。 11.意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 12.函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 13.会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 工商银行总行在中国工商银行公文处理办法（以下简称工行办法）中将工商银行主要使用的公文文种界定为11种，即排除了命令和议案。 以上13种公文按照不同的标准可以区分为不同的种类。 1.按照行文方向，可以分为： （1）上行文。指下级机关向上级机关发送的公文。如请示、报告。意见有时也作为上行文使用。 （2）下行文。

14、指上级机关向下级机关发送的公文。如命令、决定、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要等。意见有时也可以作为下行文使用。 （3）平行文。平行文主要是函和议案。通知和意见在有的时候也可以作为平行文使用。 2.按照办理的时限要求，可以分为：（1）特急公文（2）紧急公文（3）常规公文 特急和紧急公文，由发文单位根据事情的紧急程度来合理确定。当急则急，当缓则缓。如果一味地强调紧急，那么受文单位不知所措，就都成为常规文件了。如果确实紧急，应该标明办理完成的时限。受文方的公文处理部门应该跟踪催办。负责办理的部门应该按照规定的时限完成。确实有困难需要延时的，要向上级说明情况，请求批准。 3.按照机密程度，可分

15、为：（1）绝密公文（2）机密公文（3）秘密公文（4）普通公文 为了保守国家机密，发文单位要根据文件的内容合理确定密级。过宽容易泄密，过严不利于办理，影响公文的办理速度和工作效率。 工行办法中按照发文机关的标准将公文种类区分为：（1）行发文和行党委发文 总行行发文主要有工银报、工银发、工银任免、工银函、工银复、工银电等公文字号。中共中国工商银行委员会发文的公文字号为工银党。 （2）办公室和党委办公室发文 办公室发文和党委办公室发文是行发文和党委发文的补充形式。总行办公室发文主要有工银办发、工银办函等公文字号。总行党委办公室发文的字号为工银党办。 （3）部门发文 部门发文指内设部门在业务职权范围内

16、行文。它行文原则上只编一种发文代字，并由5 本级行办公室统一规范。 各一级分行、直属分行及其以下机构的各类公文字号应比照总行相应的公文字号具体确定。公文字号一经确定，不要更换，以保持公文字号的稳定性和连续性。 二、公文的格式 公文共由十六个部分组成。分别是。秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。 （一）秘密等级和保密期限 涉及国家秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。凡未标明或未通知保密期限的，国务院办公厅关于实施涉及的几个

17、具体问题的处理意见中规定“按照绝密级事项三十年，机密级事项二十年，秘密级事项十年认定”。 工行办法根据办法，对工商银行公文的秘密等级做了进一步的规定。“涉及国家秘密和工商银行商业秘密的公文，应当根据中国工商银行秘密事项一览表、中国工商银行商业秘密保护办法的有关规定，分别标明绝密、机密、秘密，或商密一级、商密二级、商密三级及保密期限。其中商密一级公文还应当和绝密、机密公文一样，标明份数序号。” 商密一级、商密二级、商密三级的使用范围是行内发的涉及工商银行商业秘密的文件。标注商密级次的，就不要再标注绝密、机密、秘密的级次。但是对行外发文或党委发文，还是要标注绝密、机密、秘密的级次。 工行办法还规定

18、，“公文密级的确定由主办部门提出意见，办公室审核确定。” （二）紧急程度 紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 2021年的办法比以前的办法将电报的紧急程度增加了“特提”一级。特提即是“特急提前”的意思。 总行办法规定。公文紧急程度的确定由主办部门提出意见（“特提”、“急件”公文，应注明原因），办公室审核确定。 （三）发文机关标识 发文机关标识即发文机关的名称后加“文件”二字。正式发文时套红色印刷。这就是人们通常所说的“红头”。发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。 （四）发文字号

19、发文字号应当包括机关代字、年份、序号。 机关代字即发文机关的代表文字。机关代字应当准确，尽量减少字数。一旦确定，即约定俗成，不能轻易更换，以免造成混乱。如“国发20213号”。国发，即表示国务院发文，2021是表示哪年发的文，要写全称，“2021”不能写成“03”。年份要用方括号括上，不能用圆括号。序号是发文的流水号，以年为单位编写。序号不编虚位（如“3”不能编为“003”），不加“第”字。 联合行文，只标明主办机关发文字号。联合行文的几个部门，原则上只标明主办部门或排列在前部门的发文字号。也可以协商确定。如办公室和信贷管理部、住房信贷部联合发文，一般只标明办公室的发文字号即可。如果是信贷管理

20、部和住房信贷部、公司业务部联合行文，那么谁是主办部门就标明谁的发文字号。 工行办法具体规定： 1.行发文、党委发文、办公室发文、党委办公室发文由办公室统一编号。部门发文由主办部门参照行发文编号方式或经本级行办公室已经规范了的字号自行编号。 2.各级行公文的发文代字应将“工银”排在前，本行简称排在后。如“工银京发”、“工银吉函”等。 （五）签发人、会签人 上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 办法中增加了上行文应注明会签人姓名的要求。会签人包括联合上行文的各部门的签发人和会签部门签发公文的负责人。 请示后附的“联系人”，应当是熟悉文稿内容的具体负责人。以总行向国务院报送“请示”为例，联系人应当是总行办公室负责审核的负责人。 （六）标题 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。 发文机关的名称、主要内容、文种，这是公文标题的三要素。下行