电子政务协同办公及门户网站集成系统建设项目事务管理系统设计方案.doc

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1、电子政务协同办公及门户网站集成系统建设项目事务管理系统设计方案1.1 功能要求1、公务员活动信息管理系统提供公务员活动情况的即时信息，便于领导掌握各层级公务员活动状态，对各层级公务员实施管理。2、公务接待信息管理系统提供全市公务接待对象和接待人员的即时信息，并结合公务员（领导）活动信息、日程安排等，提供智能化的辅助安排。3、督查督办系统实现重要文件、重要会议决定、领导重要讲话、领导批示的全程督查与督办。4、会议管理系统会议的申请，审批；会议的通知，报名；会议纪要的处理、发布、查询等。系统能自动将会议安排同步到用户的日程安排中。用户可以通过移动手持设备实时查阅和同步其会议安排。5、建议提案议案管

2、理系统实现网络收集议案、建议、提案，分类、交办建议、提案；承办单位可在网上签领建议、提案，并在网上答复；人大代表、政协委员可在网上直接提交议案、建议、提案和查询办理答复、反馈意见等。6、车辆管理系统对车辆登记、申请使用、批复，调度、使用等事务进行管理。7、物品管理系统对办公物品的申请、批复、购买、登记、领用等事务进行管理。事务管理系统包含了7个子系统。这些事务管理系统不是孤立的，子系统之间、子系统与办公系统和办公门户网站之间都存在信息关联关系。其中公务员活动系统、会议管理系统、公务接待信息管理系统，以及办公系统中的领导日程管理模块之间具有密切联系，共享公务员活动信息，并分别承担对公务员活动信息

3、的动态更新任务，以保持公务员活动信息的鲜活和使用价值，见图6-3 公务员活动信息管理业务模型、图6-4公务接待的业务模型。存在这种关联关系的子系统需要统一设计，以保证其关联运行。1.2 会议管理系统传统方式下，从会议的提出、审批、通知、回复、会议安排等都是手工加电话来完成的。这种工作方式效率低且信息的传递不准确，对办会带来了很多麻烦。为了提高政府办会的准确性、高效性，通过政务专网和相应的软件系统实现网上办会十分必要。本系统将实现会议的申报，审批；会议的通知、报名、会议纪要的处理、发布、查询等环节的网络化办理。系统还能自动将会议安排同步到用户的日程安排中。用户可以通过移动手持设备实时查阅和同步其

4、会议安排。网上的会议申报、审批、通知、回复、会议安排等功能，从根本上改变政府办会模式。1.1.1 业务模式网上办会系统涉及拟举行会议单位的会议审报到最后会议结束的全过程。其活动概述如下：图6-1会议管理业务流程会议起草与申报：拟举行会议单位同过内部办公系统起草、审查、签字等，完成会议申报单的填写，根据会议审批权限分别发往有关部门。申报单审批：政府办公室文书处通过网上收文系统收取申报单。在办公室内网上填写收文单，并报送相应的处、处长、秘书长、副市长、市长或副书记、书记审批，最返回会务工作人员；会议通知：会务工作人员起草会议通知单。并将会议通知单转给文秘处，文秘处通过网上发往各个单位，并生成回执记

5、录。会议回复：各单位文秘处（科）通过网上获得会议通知单，然后通过内部OA进行参加会议人员的报批手续。最后由文秘部门填写回执，并通过政务网发网办公厅。收文与会议安排：办公厅收取回执，系统自动统计已回复、未回复单位。根据回执预订宾馆、会议厅（可网上订也可电话订）。会议管理：会议签到、会议安排、会议记录等有办公室OA完成。 1.1.2 流转的文件流程中的文件：会议申报单，会议通知，会议回执，会议签到单1.1.3 系统功能l 会议申报单起草与审批：在内部OA系统中起草与审批l 会议申报单报送：通过内门户在数据交换平台上报送“会议申报单”l 会议申报单报送与信息反馈：办公室接收会议申报单并自动反馈“已收

6、到”。 l 审查与批准：办公室通过内部OA 起草、审批会议通知。l 会议通知：用一对多的方式发出会议通知，并自动生成回执登记表l 回执反馈：通过办公门户收到会议回执，填写回执登记表l 回执统计：按要求统计参加会议者的情况，生成宾馆预订单，会议签到卡。 l 公务员活动信息更新：会议参加者确定后，自动发送参加者日程信息到“公务员活动信息管理系统”。图6-2会议管理系统功能1.1.4 技术实现本系统是在政务外网上运行，它同各单位的内部OA进行信息交换。属于一对多（会议通知）和多对一（会议回执）的工作方式。1）通过数据交换平台进行信息交换 2）在办公门户上按权限封装此项功能 3）重要会议的批准可采用数

7、字签名认政身份 4）重要会议通知可采用加密传送1.3 公务员活动信息管理系统1.1.5 业务模式图6-3 公务员活动信息管理业务模型公务员活动信息管理不应是孤立的，公务员活动信息库信息来自多个渠道：会议管理系统、领导日程安排数据库、公务接待管理系统，以及公务员活动信息管理系统本身。公务员活动信息库应是一个动态信息库：领导日程安排数据库通过事件触发方式随时传送到本系统；会议管理系统自动将确定参会人员信息传送到本系统；公务接待信息管理系统自动将接待人员日程传送到本系统；本系统在接收到上述系统传来的更新信息后，自动更新公务员活动信息库。使得公务员活动信息始终保持新鲜有效。只有新鲜有效的信息才能提供有

8、效服务。1.1.6 系统功能管理范围设置 可根据需要设置纳入管理范围的公务员。信息更新 本系统在接收到上述系统传来的更新信息后，自动更新公务员活动信息库。使得公务员活动信息始终保持新鲜有效。1.4 公务接待信息管理系统1.1.7 业务模式根据一项接待任务的公务类型、接待对象的级别，自动参照有关领导的届时活动情况，自动给出接待人员安排建议，经人工确认后，纳入接待计划，并可通过邮件或短信方式发送通知给承担接待任务的领导，被通知人因故无法承担时，可电话请假，系统可另选他人。公务员（领导）的活动状态信息来自三个渠道：l 领导日程安排从领导日程计划数据库同步过来的信息；l 公务员活动信息管理系统出差、本

9、市公务活动、病假、事假等；l 会议管理系统正在开会的人员信息；图6-4公务接待的业务模型建议纳入管理的人员限制在领导范围：区、县、委办局、乡镇级正副实职领导。1.1.8 系统功能为了实现网络化公务接待安排，系统需要具备以下功能：图6-5 公务接待管理系统功能1.5 建议提案议案管理系统在目前的传统方式下，对人大、政协提案议案和建议的管理方式，存在诸多局限：l 提交时间受限：一般是在会议期间提交，一旦会议结束就不能再提交；l 办理过程难以跟踪和监督；l 办理的结果不能及时反馈给原提案代表。采用网络化信息化方式管理，可以突破时间和场合局限，形成一种暂新的建议、提案议案的管理模式，从而取得良好效果。

10、1.1.9 业务模式网络化建议提案议案管理过程包含如下环节：a) 提交 人大代表、政协委员可在网上直接提交议案、建议、提案。b) 交办 人大选举委/政协提案委接收提案议案后，需要分类和填写交办意见，选择承办单位，或者转由市府提案科交办。c) 承办 承办单位在收取相关的提案或建议，并进行处理后，需要填写答复内容。d) 反馈 人大代表、政协委员可以根据承办单位最后的处理结果，反馈对结果的意见。图6-6建议提案议案管理业务流程1.1.10 流转的文件提案、议案、建议、交办单、办理答复等。1.1.11 系统功能为了实现市建议提案的网络化管理，系统应具有如下功能：图6-7建议提案议案管理系统功能l 建议

11、提案的管理 每年两会后党政督查室将人大议案、政协提案录入系统，录入内容包括：年度、编号、提案级别、提案类型、种类、工作分类、提案者、标题、登记时间、登记人等。登记督查单时可以选择相应的人大议案、政协提案，系统自动记录人大议案、政协提案的督查办理过程。l 网上提交 人大代表、政协委员可在网上下载标准格式的提案议案信息模板，在线或离线填写后，附上议案、建议、提案文本在线提交。系统支持人大代表和政协委员在任何时候提交提案议案和建议，无论是会议期间还是在会议闭幕以后。l 网上交办 人大选举委/政协提案委对收到的提案分类和填写交办意见，选择承办单位，或者转由市府提案科交办。l 网上承办 承办单位可在网上

12、签领建议、提案。承办单位在收取相关的提案或建议，并进行处理后，需要填写答复内容，并根据办理事项的类别，选择是否可公开。l 协同办理 很多建议提案的内容会涉及多个办理部门，主办和协办单位可以通过系统互相查询对方的答复件，方便多方的交流和沟通。l 督办 对提案议案建议的督办纳入督查督办系统进行。详见本方案专门章节。l 统计分析系统支持按建议提案状态情况进行统计，包括签收情况、答复情况等;也可以从办理进度进行统计，包括交办清单、进度情况、提交情况、办理情况等。系统自动生成建议提案办理进度表、建议提案登记分办表等多项统计表。1） 按选区统计：按选区统计各代表团的建议总数和所占比例。2） 按分类统计：按

13、分类统计各行业的建议和提案总数和所占比例。3） 提案统计表：可按来源、级别、承办单位、选区、代表、提案者、办理结果等信息统计查询所有提案事项的基本信息（包括序号、编号、提案者、标题、分类主办单位、会办单位等），并列出索引信息。4） 有关建议统计表：可按来源、级别、承办单位、选区、人大代表等信息统计查询所有提案事项的基本信息（包括序号、编号、提案者、标题、分类主办单位、会办单位等），并列出索引信息。5） 建议办理结果统计：按年度统计所有建议办理结果的数量和比例。6） 提案办理结果统计：按年度统计所有提案办理结果的数量和比例。7） 走访情况统计：按年度分别统计建议和提案的应走访件数、实际走访件数。

14、8） 代表反馈意见统计：按年度统计全年代表对建议的处理情况件数和比例。9） 委员反馈意见统计：按年度统计全年委员对提案的处理情况件数和比例。10） 部门领导全员办理统计：统计部门领导全员办理的案件件数并按建议和提案分别统计各办理情况的件数。11） 领导全员办理统计：统计领导全员办理的案件件数并按建议和提案分别统计各办理情况的件数。12） 办理任务情况统计：按来源、办理情况、办理结果、重点案件和老案件等、分别统计出件数和比例。l 办理情况查询 人大代表、政协委员可在网上查询办理答复、反馈意见等。可按级别、承办单位、选区、代表、提案者、办理结果，可以查询所有统计结果。“两会”专门小组可以随时了解办

15、理进度，进行分析、督促和指导。1.1.12 技术实现1) 本系统采用B/S结构 2) 在办公门户上按权限封装此项功能3) 重要的提案可采用数字签名加密传递4) 系统实行四级用户管理:系统管理员、三办管理员(人大办、市府办、政协办)、承办单位和所有的人大代表/政协委员，不同身份的用户在系统中享有不同的操作和阅读权限。人大选举委管理人大相关的内容，包括建议管理、人大代表管理。政协提案委管理政协相关的内容，包括提案管理、政协委员管理。管理员能管理包括人大和政协的所有内容,包括增加届别、会议、代表团(人大)、代表、委员等等。5) 支持多个部门流程化协同办理。系统需要工作流系统的支持。1.1.13 预期

16、效果建议提案办理是本系统的核心部分，是最复杂也是最重要的环节。市议案建议提案系统功能涵盖了建议提案录入、分办、交办、会办、答复、反馈、查询、统计等全过程。改变了过去“两会”期间依靠大量手工劳动，会后手工分办，效率低下的状况，提高了办理工作的效率。系统从操作界面、处理过程都将根据人大、政协的工作流程和操作习惯进行设计。考虑到人大、政协等大多数为一些非计算机方面的专业人士，特别设计了替代输入功能。而且不同的用户登录系统后，系统自动根据身份判断，提供个性化的操作界面。便捷高效的信息查询，增加了办理工作的透明度公众可以通过访问人大、政协提案议案系统的发布端，对所有的提案议案进行浏览、全文检索，还可以对

17、某些提案议案发表评论意见。方便联网用户随时了解建议提案在办理情况，发挥群众力量加强办理监督，系统对所有公开的信息提供分类查询和模糊查询，所有的联网用户都可以上网查阅。1.6 督查督办管理系统市政府、市政府、市人大、市政协等办公室对重要文件、重要会议决定、首长重要讲话的落实进行全程跟踪、督办。现有的方式一般采用电话寻问、发文通报、口头汇报来完成。网上督查系统实现以下业务范围的督查与督办工作的网络化：1) 政府重大决策和工作部署的贯彻落实；2) 上级党政机关转来的批示件、查办件；3) 党政领导同志批办的要求反馈办理结果的事项；4) 人大代表、政协委员的提案、议案和建议。1.1.14 业务模式网上督

18、查与督办系统涉及项目的确定、启动、定时调查、进展通报、完成若干步骤。其活动概述如下：a) 确定事项：对重要文件、重要会议决定、首长重要讲话、提案议案或建议进行筛选，确定要督办的内容。起草督办文件（内容、督办程序）。b) 启动督办：把督办文件上载为活动状态，通知与该项督办相关的单位。c) 进展提示：当进入某一督办点，系统通知督办负责人、当事人。 d) 进展报告与检查：各相关单位在督办点时，利用内部OA起草进展情况报告，通过办公门户的相关功能把进展报告发给督办负责人，或者督办人在没有收到进展报告时，发出督办要求。e) 评估与报告：督办人对进展报告作出评估，写出评估报告，报送领导，通报给相关单位f)

19、 继续与结束：根据进展报告、评估报告，督办人决定是转入b）继续督办循环过程，或结束此项督办。总结督办，报送领导和相关单位。图6-8督察督办管理业务流程1.1.15 流转的文件重要文件，重要会议决定，领导重要讲话，提案、议案、建议、督办文件（内容、督办程序），进展报告，督办评估报告，总结报告。1.1.16 系统功能为了支持上述业务，系统应有如下功能：图6-9督察督办管理系统功能系统能够对督查督办整个过程进行综合管理，采用电子化的督查通知单、回复单方式，通过动态跟踪确定主办和协办单位，明确办理要求，设定办理时限实现自动催办，并对各个单位回复的内容进行自动汇总，可以处理“督查事项中包含多个督查任务、

20、各督查任务具有多个承办单位、各承办单位负责多个任务、办理过程经过多次反复”的复杂情况。支持对督查信息的各种查询和统计分析。1.6.1.1 督办事项登记督办单位根据领导同志的批示或政务工作的需要，及时提出督办内容、承办单位、办理要求、办复期限等，报主管领导审核，经政府领导同意后编号、登记。在登记时应注意准确性、时效性和可操作性，做到任务量化、责任明确、要求具体。可根据办理难度大小或紧急情况确定办复期限：对文件有规定办复期限的按规定期限办理；对文件未作具体规定的督办事项的办复期限一般为15个工作日；领导批示事项的办复期限一般为7个工作日。特殊情况可以适当延长或缩短办复时间，但必须说明原因。涉及两个

21、或两个以上部门承办的事项，要指定牵头单位。行政督查登记单包含如下信息：行政督查登记单编号名称督办类型来源督办内容主管领导主办单位协办单位办理时限办结情况文件正文行政督查通知单编号名称来源督办内容主管领导主办单位协办单位办理时限办理过程办理结果1.6.1.2 催办 督办通知发出后，督办单位要根据督办事项的时限要求，系统自动通过电子邮件方式进行定期催办督办。记录每次催办督办的主要情况。对领导同志特别关注或办理难度较大的重要督办事项，督办部门要跟踪督办，直接参与，以加快办理进度。1.6.1.3 办理结果反馈承办单位要按督办通知要求，以单位名义在规定时限内在系统中向督办部门提交办理结果报告。两个或两个

22、以上部门联合办理的督办事项，由牵头部门负责报告。督办报告要一事一文，内容翔实、具体，文字简练、准确。对一些办结难度较大确实难以如期办结的督办事项，也应在规定时限内报告办理进展情况，说明未能如期办结的原因。1.6.1.4 审结督办单位对拟办结的督办事项严格审核把关，确保督办工作质量。审核办结主要看事实是否清楚，问题是否解决，任务是否落实，结论是否准确，处理措施是否符合政策、法律规定，文书格式是否规范等。对不符合要求的必须退回原承办单位重新办理。办理结果经审核后及时报送原批办领导同志审阅，如领导无新的批示，可视为办结；如有新的批示，由督办部门发交办通知单给有关部门办理落实。办理结果分类归档备查。

23、办理结果通过列表选择输入，列表内容由简要设置表的相应输入项决定。包括如下内容：l A.所提问题已经解决或基本解决;l B.所提问题正在解决或列入规划逐步解决;l C.所提问题因条件所限或其它原因需以后解决;l D.所提问题留作参考1.6.1.5 督办信息查询1、领导查询领导可以方便地查询本人批示后正在办理的文件的承办情况，随时针对办理阶段性结果给出批示意见。2、主办、协办单位查询主办、协办单位可以查询本单位正在办理事项的领导批示、办理时限、办理进展情况。3、督办单位查询督办单位可以随时查询正在办理中的事项的所有动态信息，办理结果及时向领导汇报。1.6.1.6 督查信息采编党政督查室根据一定时间

24、段的工作，定期采编督查信息生成督促检查工作专报电子刊物,督促检查工作专报是用来汇报一定阶段内的事情办理情况，以便领导掌握现阶段工组情况。督促检查工作专报为定期刊物，包括以下几部分l XX月份办件的办理情况汇总表l XX月份各市县区、各部门各类办件办理情况汇总表l 上级领导批示的办理情况l 外收公文办理情况l XXXX年重点工作的进展情况l 党中央、国务院有关重要文件的贯彻落实情况1.6.1.7 督查信息管理系统督查信息管理系统的功能如下： 督查文件管理提供对领导批示、重点工作、季度工作、政府文件、会议精神等督查文件以及督查过程中产生的文件如督查反馈、督查简报等文件的管理功能，以形成督查工作的快

25、速反应网络机制。 督查人员管理建立全市督查人员信息库，将各级单位督查人员单位、姓名、性别、职务、年龄、电话等基本信息记录其中，以便更新、查找，任何督查人员的信息变更都将自动提示其它人员。 督查交流讨论平台建立全市督查人员在线讨论和工作交流的平台，开设“信息参考”、“督查规范经验与交流”、“公共讨论区”和“专题调研区”等栏目。有关人员可以在网上开展调研、查询意见，并可以自动汇总成素材稿。1.6.1.8 督查信息统计分析?1、图表分析 提供强大的统计分析是本系统颇具特色的一个功能模块。本系统可以针对批示的办理结果进行统计分析，并以图形和表格两种形式表达出来，统计结果可以即时打印。本系统还可以根据用

26、户的需求，调换统计图表的行列位置，各个项目的内容还能进行再细分，如：批示人可以具体细分到某个特定的领导，然后统计他所批示文件的督办结果状况。本系统可以从多个角度直观地体现出批示件的督办的效果，对领导决策非常有帮助。?2、情况通报 情况通报可以对一定时期内领导的批示件进行统计，统计完成后本系统能自动生成一张统计报表，并以预先设计好的形式将它打印出来，作为上报领导的文件使用。这种功能可以大大地减轻督办工作人员写报告的时间，极大地提高办公效率。?3、报表 这是制作日常报表非常实用的工具，它可以通过对批示件数据库进行查询（包括模糊查询），将满足条件的所有文件搜索出来，并以表格显示出来，用户可以查看或打

27、印，作为日常报表存档，也可以作为资料上报领导。1.1.17 技术实现本系统是在政务外网上运行，它同各单位的内部OA进行信息交换。因存在着一对多（会议通知）和多对一（会议回执）的工作方式，而且视督办的性质可采用加密、同步/异步的特性。1）用数据交换平台进行信息交换，实现督办文件的传递2）在内部门户上按权限封装此项功能3）重要内容的批准可采用数字签名认证身份4）重要督办内容可采用加密传送1.7 车辆管理系统提供对单位公用车辆的档案管理和使用管理，包括对车辆的基本信息、使用记录进行各种管理操作。与工作流联系起来，实现对车辆使用的申请、批准等功能。1.1.18 车辆列表“车辆基本信息”表见下图：注：表

28、单填写项中带“ * ”符号的为必须填写项。型号、车牌号、产地、司机、购车时间、司机、发动机号、车架号、年检时间、服务对象、容纳人数：手工输入。购车时间、报废时间：双击输入框，选择输入。单击工具栏中的“保存”按钮即可。删除：在车辆信息管理中，选中序号中的复选框，单击“删除”按钮即可。1.1.19 年检信息车辆年检信息表见下图，单击车牌号，可以查看车辆的详细信息。1.1.20 出车记录出车使用信息表单见下图：注：表单填写项中带“ * ”符号的为必须填写项。车牌号、出车时间、返程时间：双击输入框，选择输入。司机、车型、联系电话、登记人、里程、油耗、出发地、出车任务：手工输入。申请人：单击“申请人”选

29、择输入。单击工具栏中的“保存”按钮即可。删除：授权用户在车辆使用信息中，选中序号中的复选框，单击“删除”按钮即可。1.1.21 维修记录车辆维修信息表见下图：注：表单填写项中带“ * ”符号的为必须填写项。车牌号：在下拉框中选择输入。维护时间：双击输入框，选择输入。经办人、维护地点、维护原因、维护费用、处理情况：手工输入。单击工具栏中的“保存”按钮即可。删除：授权用户在车辆维修信息中，选中序号中的复选框，单击“删除”按钮即可。1.1.22 高级检索车辆信息管理|高级检索”界面（见下图）。标题、发布部门：手工输入发布日期、有效期限：双击输入框，选择输入。输入好查询条件后，单击“查询”按钮即可。1

30、.8 物品管理系统对办公物品的申请、批复、购买、登记、领用等事务进行管理。1、库房管理：记录所有办公用品的各种信息，如库存类型、名称、规格型号、计量单位、库存数量、平均价格等。2、办公用品领用：用来记录办公用品的申领、已发放物品、归还登记、费用统计的信息。申领：员工用来申领办公用品的视图。已发放物品：经过管理员审核已同意员工申领的物品表单。3、申购管理：记录所有部门所需办公用品的申购信息。4、需求管理：需求管理分为部门需求和需求物品。部门需求记录各个部门办公用品类型、名称、数量等的所需信息。需求物品记录各个部门的申领物品的时间、物品的类型、名称、型号、申领人等信息，使办公用品的申领情况一目了然，便于管理。5、信息维护：用来记录办公用品的各种信息维护。它主要分为：制定经费标准和供应商信息管理。制定经费标准用来限制各个部门的办公用品申领的经费，节约费用。供应商信息管理：记录供应商的信息，可以使管理员在购买办公用品的时候，根据物品价格、质量、服务等及时找到最好的供应商。