大学文书立卷归档工作程序.doc

《大学文书立卷归档工作程序.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《大学文书立卷归档工作程序.doc（7页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、大学文书立卷归档工作程序 一、文书立卷的任务 文书立卷工作是文书处理工作的最后环节。文书立卷的任务就是将已经办理完毕的具有查考和保存价值的文件材料，按照它们的自然形成规律和相互间的内在联系，按照一定的立卷方法组成案卷，归档保存。 二、文书立卷的基本要求 凡是学校在各项工作和活动中形成的应立卷归档的各种不同载体的材料，必须收集齐全、完整；组成的案卷应能清晰地反映学校各项工作和活动的真实历史面貌。 三、材料的收集 （一）收集范围 1、凡是能反映学校在党政管理、教学、科研等各项工作和活动中直接形成的对学校和社会有保存和查考价值的各种文件材料，均属归档范围。 2、黑龙江农垦大学立卷归档范围规定应归档的

2、党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会十类文件材料中的管理性、全局性、综合性文字材料。 3、上级部门下发的文件材料、内部刊物、资料以及上下级部门、其他单位针对学校各项工作情况与学校有密切联系的有关文件材料等。 4、与归档范围相关的反映学校各项工作和重要活动有保存价值的声像载体材料（照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等）、奖状证书、实物等其他具有保存价值的不同载体材料。 （二）收集办法 1、全校性、综合性的文件材料由办公室文书负责立卷归档。 2、教学类中的学生毕业论文、成绩表、教材、专着，科研类中的科研项目，基建类的基建项目，出

3、版类中的学报、校报，仪器设备类的设备项目，产品生产与科技开发类中的产品项目，财会类中的会计凭证、账等，专题性、科技档案及其相关的文字、声像载体的材料、荣誉证书等实物，由业务部门收集、立卷、归档后向档案室移交。 3、其他有关档案材料收集的问题参照黑龙江农垦大学档案工作业务建设规范要求进行。 四、立卷方法 （一）根据黑龙江农垦大学档案实体分类大纲和档案归档范围，制定本年可能形成文件材料的案卷类目，做好平时的收集积累工作。 （二）党群、行政类按照黑龙江农垦大学归档文件整理办法进行归档，其他各类按照黑龙江农垦大学立卷归档细则进行分类组卷，一般以问题特征为主，结合运用其他特征（作者、时间、名称、通讯者、

4、发文字号等特征）将文件材科进行分类组卷。组卷应保持文件之间的密切联系。 （三）归档文件按年度-档案类目-保管期限进行组卷。 1、年度。指文件形成年度。跨年度的应按文件落款时间；无法用成文时间进行排序的，将时间定为每年年末。 2、档案类目。党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像、荣誉、上级文件、资料等。 3、保管期限。永久（y）、长期（c）、短期（d）。 五、具体步骤 （一）全面检查、清点和核对所收集和积累的材料是否齐全与完整。 （二）根据立卷原则，进行卷内文件材料的系统整理。 检查调整案卷内文件材料，补充遗缺和清理重复或不需归档的文件材料，确定上

5、级来文中针对学校工作方面的文件材料归入学校相应的案卷中。 （三）拟写案卷标题。 案卷标题一般由作者、文件内容、名称组成。标题书写工整，内容概括准确。 （四）进行卷内文件材料的系统排列。 文件材料的排列要注意保持文件之间的历史联系和时间先后顺序。同一保管期限内，一般按文件事由、重要程度、成文日期的顺序排列。有年无月的文件可归入年末，有月无日的文件可归入月末。 （五）编号 1、党群、行政类归档文件应依档案分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端居中的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、类目代码、保管期限、室编件号等。 2、其他各类案卷按黑龙江农垦大学实体分类大纲和分类编号办

6、法分类编号。 （1）全宗号——我校全部档案按照一个全宗进行整理，全宗号暂不填写。 （2）年度——文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2021。 （3）类目代码——分别为。党群dq、行政xz、教学jx、科研ky、产品生产和科技开发cp、基建jj、仪器设备sb、出版cb、外事ws、财会ck、声像sx、荣誉ry、上级文件sh、资料zl等。 （4）保管期限——归档文件保管期限（永久、长期、短期）或代码（y、c、d）。 （六）编制输出目录 将已分好类的案卷与南大之星档案管理系统基本数据进行调整与校对

7、准确后，选择打印目录，党群行政类选择归档文件目录一式两份，其目录项目设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、盒号、备注。其他各类案卷选择卷内文件目录与全引目录一式一份，卷内文件目录中件号为序号、页数为页次，其他项目与归档文件目录相同。 1、件号——填写室编件号。 2、责任者——制发文件的单位或个人，即文件的发文机关或署名者，要求全称或规范化的简称。 3、文号——文件的发文字号（要求全号）。 4、题名——文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加号。 5、日期——文件

8、的形成时间，以8位阿位伯数字标注年月日，如20210802。 6、页数——党群、行政类归档文件按每份文件编页号，其他各类对卷内文件材料进行统一编写页号，页号位置在文件的非装订线一侧的下角。凡是载有文字的页面，均要逐张编页号。 7、备注——注释文件需说明情况。 卷内目录装订在案卷首页，归档文件目录放在卷盒内，全引目录和另一份归档文件目录装订成册并编制封面，作为手工检索工具。 8、打印输出备考表 备考表附在卷内文件的最后，包括卷内文件情况说明、整理人、检查人和日期。卷内文件情况说明中填写文件在保管期间发生修改、缺损、补充、移出、销毁等情况；整理人是各

9、部门负责整理归档文件人员；检查人是负责检查归档文件整理质量的人员；日期是指归档文件整理完毕的日期。 9、案卷的装订 为保护卷内文件材料和便于保管使用，装订前应做好以下几项工作： （1）修整卷内文件：对受损或不规格的文件材料（过宽和超长）进行修补和折叠； （2）拆除金属物（包括订书钉、曲别针和大头针等）； （3）装订时正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文、请示与批复为一件时，复文在前，来文在后；批复在前，请示在后。 （4）整理取齐后进行装订，党群、行政类使用不锈钢钉和钢夹逐件进行装订，其他各类案卷将卷内目录放在案卷首页，用棉线装订，棉

10、线应系紧，但要打活结。 10、填写案卷封皮 用黑色、兰黑墨水钢笔填写，字体要工整、美观。 11、装盒、并在盒脊上对应的项目上盖章。 12、输出案卷移交目录，一式两份，作为向档案室移交案卷的凭证。 顺序号——即案卷号 摘要——案卷标题 时间——案卷起止日期 页数——案卷总页数 六、立卷完成时间 一般应于每年5月底前完成上年立卷。 七、移交工作 1、文件、简报、会议纪要等正式文件一式两卷，一卷交档案室，一卷留存。 2、向档案室移交案卷，同时要填写归档说明书，说明各类案卷归档的总案卷数、质量情况、需要说明的事项装订在案卷移交目录的首页，交接双方在归档说明书上签字，各留存一份。 第 7 页 共 7 页本资料来源搜集与网络和投稿，如有侵权，牵扯利益关系，请告知上传人联系删除。