浅谈信息化促进档案管理业务现代化的发展.doc

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1、书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。浅谈信息化促进档案管理业务现代化的发展 从社会发展信息化的过程中可以看出，经济发展主要以物质和能量为主，逐渐转向范围知识和经济结构。在这一转变的过程中可以看出，现代化的信息技术应用到社会发展的各个领域当中。其中档案管理工作是比较常见的信息化形式。信息技术就是指现代社会中所应用的各种促进社会发展的通信技术、计算机技术等等。从某种程度上看，档案资源是国家信息资源的重要构成部分，档案工作的实践性、操作性较强。提升档案管理业务的现代化程度是一种必然的趋势。 一、档案管理形式的数字化 从现今社会档案管理行业上看，很多电子文件层出不穷，这是档案管理工作信息化的典型表现。从现

2、如今的档案管理工作中可以看出，采用数字化的档案管理工作不仅工作效率比较高，而且管理工作人员的工作也明显减少。在档案管理工作中，管理对象主要是指各种类型的档案信息。 1.档案信息的载体和存储方式发生了改变 传统的档案信息的主要载体是纸张，无论是在档案采集和档案信息利用的过程中都需要以纸质文件和信息为依据，负责信息的内容就是不可信的。存储方式的变化最为明显，现如今的存储方式主要是以计算机系统为载体，存于计算机中的硬盘或者是工作人员的移动硬盘当中。但是传统的档案信息主要是以纸质信息为主。可见，存储方式的改进是档案信息管理现代化的必然产物。 2.档案信息数字化的特点 （1）信息内容无需人工进行识别才可

3、以进行保存和应用。现代化的档案管理工作主要是将信息的文字形式进行转换，形成计算机可以识别的二进制形式。在这种状态下，人们无法对信息内容进行直接识别，需要借助一定的计算机系统来进行解码，然后才可以呈现出可识读的信息。 （2）档案信息内容对计算机系统和管理系统体现出一定的依赖性。档案信息形成一定的电子文件之后，需要经过信息的形成、传输以及处理等不同的环节。因此，需要在计算机的软件和硬件的支持下才可以进行。所以说，信息内容如果离开计算系统和其他的终端系统之外，全然没有存在的意义和价值。 （3）信息内容和信息载体之间具有一定的可分离性。从数字化档案信息发展的过程中可以看出，信息内容可以在不同形式的载体

4、上存在，同样可以进行信息内容的传递和应用，还可以实现不同信息形式的转化。而且还可以根据信息的大小来对信息的存储空间进行压缩和扩展。 （4）信息的易变性比较强。所谓的信息易变性就是指电子档案信息内容和载体结构可以随时保持分离的状态。而且一旦信息出现了变化，不会留下任何的痕迹。如果信息内容比较复杂或者是信息量比较大，在某一处发生了变化管理人员不会发现。所以说，档案信息文件内容的改变是比较常见的现象。 （5）信息存储的高密度性。数字档案信息的存储载体无论是磁盘、光盘还是磁带，其存储密度大大高于过去的任何信息介质，特别是光盘，有“海量存储：之称，随着技术的进步，电子档案介质的存储密度还将继续增大。 二

5、、档案管理对象的数字化 在现代信息技术高度发展的今天，档案管理对象以数字形式记录、传输、利用。目前，数字档案信息有两个来源。一是传统档案资源的数字化，这是历史发展的必然。另一个是在电子政务、电子商务等环境下必然产生的各种电子文件。随着科学技术的发展，办公自动化、计算机辅助设计、制造以及互联网的应用，电子文件越来越为信息的主要记录形式。 1.档案管理技术的现代化。 知识经济社会快速发展，需要大量的信息为其支撑，档案管理如何才能达到将人类社会知识的积累和作为科技成果的信息的档案快速准确地提供给社会服务的目的，唯一的办法就是充分运用现代技术手段科学地管理档案。为了适应现代社会发展的需要，档案部门正积

6、极地将各种现代信息技术运用于档案管理工作中。 2.档案管理手段的现代化。 利用计算机完成文档一体化管理，计算机辅助立卷，档案文件的全文和档案内容信息的存储与检索，档案自动标引、编目、统计、借阅，档案库房管理等，并且在进行管理时，计算机可以不分各个业务管理环节的先后顺序，使传统档案管理的有时间先后的各个业务环节实现了无缝衔接，从而提高了档案工作的效率和质量。 运用多媒体技术将静态图像、图形、手稿、照片、文字、录音、录像等各种不同载体的档案以数字形式存入计算机，对档案进行综合处理，是利用者能随时查阅文字、照片、声音、影响等多种形式的档案信息。从而改变了传统档案都是平面的、文字、图像、声音等不同载体

7、的信息相互分离存储，难以有机地结合起来的局限，促进了档案信息处理效率的提高。利用多媒体技术实现多种类型档案信息的综合性管理。网络化是档案工作步入现代化的最好的技术手段。网络技术和虚拟技术的运用，改变了传统档案馆档案收集、归档和信息利用的方式。自动控制技术的运用在档案管理中尤其是在对库房进行自动化管理中发挥重大的作用，比如自动监控库房温湿度，记录分析空气清洁度，自动控制防火、警卫等。条码技术运用于档案库房管理，摆脱了由落后的手工操作带来的档案放错位置、缺档的问题，提高了工作效率。 三、结束语 传统纸质档案信息的保密比较简单，只要载体不受损坏，档案管理人员遵守职业道德严守档案机密，就能使档案信息的安全性得到保证。而电子档案由于其自身的特点，保护好载体不受损坏仅是最基本的要求，电子档案信息的保密需要采取多种现代技术方法和手段来实施。 第 4 页 共 4 页