2022采购控制程序.doc

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1、采购控制程序采购控制程序医疗投资有限公司 文件编号 XXX-QP7.4-2016 版本号 B/0 文件名称 采购控制程序页 数 4 1 目的 对采购过程及供方进行控制，确保所采购的物品符合规定和使用要求。2 范围 适用于对采购物品及供方提供服务的控制；对供方进行选择、评价和管理。3 权责 3.1 采购部负责组织首营企业和首营产品的审核工作。3.2 采购部门负责编制供应商名录，跟踪供方质量反馈信息及供方评价；3.3 采购部门负责编制常规物资的采购计划；3.4 总经理负责批准特殊采购产品合同以及特殊采购。4 程序要求 4.1采购分类采购部门根据公司业务运作特性将采购分为 A、B、C三类，A 类采购

2、：为本公司医疗器械及医疗器械耗材的采购。B 类采购：为办公设备及其他辅助办公设施、设备、软件的采购。C 类采购：为本司办公耗材及其他零星采购。4.2 采购流程 4.2.1 A 类采购，需销售部编制年度销售计划，经总经理批准后，提前报告给采购部门，采购部门接到销售计划后编制年度采购计划按规定的周期进行采购。4.2.2 B、C 类采购，需请购部门填写采购计划经部门主管审核，批准后，提前提报行政部，行政部接到采购计划按规定的周期进行采购。4.2对供方的控制4.2.1 由采购部负责对供方的日常供货及服务活动进行记录并控制，同时制订采购产品清单。4.2.2对供方的评价4.2.2.1 首营企业和首营产品的

3、的审核评价；对于首营企业和产品，由采购部组织相关部门是首营企业和首营产品进行审核，审核范围包括：a)首营企业的资质；收集企业的合法资质，加盖供货企业印章的营业执照、医疗器械经营许可证、产品注册证的复印件以及销售人员授权书。并审核资质是否与经营产品相符。b)产品的检验合格证明文件，包括：说明书、合格证。c)首营企业需提供供方质量保证调查表，必要时由采购部组织质量部、销售部以及其他相关部门，对供方现场进行审计。d)对以上资料审核通过后，经总经理批准由采购部将其添加到合格供应商名录中作为合格供应商管理。4.2.2.2 供应商年度评审：采购部每年对合格供应商进行年度评审，评审的依据按供应商供应商审核制

4、度执行，并将评审结果填写到供方年度评审表。主要评价供应商以下几方面：a)到货产品及时率；b)到货产品合格率；c)产品采购价格优势；d)供应商差错率；e)供应商年度业绩；f)供应商服务是否到位；根据以上几点，采购部对合格供应商进行年度评审。对评审合格的，继续保留合格供方资格，对于评审不合格的，发出通知并要求供应商整改。对于不能达到整改要求的供方取消合格供方资质。4.2.3 供方供货质量问题的处理供方产品如出现质量问题，采购部门应向供方发出品质异常处理单，质量部跟踪验证改善效果，如两次发出品质异常处理单而质量没有明显改进的，应取消其供货资格 4.2.4 采购计划采购部门编制采购订单，部门主管审核，

5、总经理或授权人批准后实施采购计划；对于需临时采购的，申请部门说明临时采购的原因，经总经理或授权人批准后实施采购。4.2.4.1 采购实施a)采购部门依据经过审批的采购计划，按照采购物品的技术标准在供应商名录中选择供方并进行采购，经审批后的采购计划除价格删除外，保留所有信息并提供一份给仓储，仓储在物品进货入厂过程中按照采购计划内容核对相关信息，包含供应商、品名规格及数量。如有疑问及时反馈并追踪处理结果；b)第一次向合格供方采购重要物品，应签订采购合同，明确品名、规格、数量、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等，采购合同由总经理（或授权人）签订，采购人员与供方以各种形式实施采购，如合

6、同、协议、电话定货发票等；c)采购部门根据需要将相应的技术标准作为合同附件提供给供方；d)采购前，采购部门应核实提供给供方的技术标准是否有效，采购订单由采购部门经理确认后实施采购。4.2.4.2 采购文件本公司的采购文件包括采购计划、采购合同及附件等，它们应包括拟采购产品的如下信息：a)对产品的质量要求；b)对产品的验收要求；c)其他要求如价格、数量、交付等。适当时还包括：a)对供方的产品、程序、过程人员提出有关批准或资格鉴定的要求，如对供方产品的安全认证要求，对设备及人员要求、委托检测的服务要求等；b)适用的质量管理体系要求。4.2.4.3 公司采购文件由实施部门收集、整理后定期交行政部统一

7、存储保管。采购文件生效前，应由实施部门负责人对其内容是否适当和全面进行审批。4.2.4.4 采购验证 对采购的产品可以有如下几种验证方法：a)由质量部或其它相关部门进行验证；采购物品进厂后，由仓储填写入库单据，通知质量部检验人员或使用部门进行验证，检验员或使用部门参照产品验收规范进行验证，并填写医疗器械验收记录。验收合格的物品，检验员或使用部门在入库单上签字确认，不合格物品开立品质异常处理单通知相关部门并追踪处理结果。注：使用部门申请且不是本公司销售产品无需填写医疗器械验收记录需在出库单及设施设备验收单上签字确认即可；b)由顾客在收货时实施验证；c)由本公司在供方现场实施验证；d)由顾客在供方

8、现场实施验证 e)由供应商直接发往公司申请部门人员的工作场所（例如展会其他形式的工作场所）由一般情况下，本公司采取 a)、b)两种类验证方法，如果出现后几种情况，采购部门应在采购文件中规定验证的安排和产品放行的方法。4.2.4.5 验证活动可包括检验、测量、观察、工艺验证、提供合格证明文件等方式。4.2.4.6 顾客的验证不能免除本公司提供合格产品的责任，也不能排除其后顾客退货的可能。4.3公司经营用辅助物品供方的控制公司经营用辅助物资供方包括：办公用品、设备、通讯工具、交通工具等。对该类物资的采购，由采购部门依据相关物资的资料或标准，实施采购，不再进行供方评价，只进行进货验证。对为本公司提供

9、服务的供方，如检测、物流机构等，应选择有相应资格证明或为国家认可的授权部门，本公司不再进行供方评价。5 相关文件 5.1采购入库及销售出库管理制度Ryzur-WI-PD01-2016 5.2供货者资格审核的规定Ryzur-WI-PD02-2016 6 相关记录6.1 供应商名录Ryzur-QR-QP7.4-01 6.2 采购订单Ryzur-QR-QP7.4-02 6.3 物资采购计划Ryzur-QR-QP7.4-03 6.4 年度采购计划Ryzur-QR-QP7.4-04 6.5 供方评审记录Ryzur-QR-QP7.4-05 6.6 供方年度评审表Ryzur-QR-QP7.4-06精品文档，word 文字版可编辑