声像档案管理规范.doc

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1、声像档案管理规范声像档案，是指机关、团体、企事业单位及个人在各种社会活动中直接形成的有查考价值的并以磁性材料、感光材料为主要载体和以影像、声音为主要反映方式的历史记录。声像档案代号：机关用“G”企业用“7”一、声像档案的归档1、归档范围及保管限：序号类别名称保管期限1反映单位建设面貌的声像材料永久2历届领导班子成员、劳模等照片永久3重要会议的声像材料永久4上级领导或社会知名人士视察参观的声像材料永久5生产技术和职能活动的声像材料长期6荣誉实物拍成的照片长期7文娱体育活动的声像材料长期凡是本单位在公务活动中产生的具有凭证和参考价值的照片、录音带、录像带、光盘等材料，应当作为声像档案归档保存。2、

2、归档时间：一般在形成后一个月内归档。对一些比较重要声像材料，归档时间要灵活掌握，要做到及时跟踪、尽快收集。3、归档要求：归档的材料必须是原版、原件、图像清晰、准确、系统，重点突出，具有代表性，并附有文字说明。明确承担声像形成、整理的部门和人员，声像材料的归档应实行“谁主办，谁负责”收集整理的原则。二、声像档案分类G1照片档案G1.1底片G1.2正片G1.2.1单位建设面貌类G1.2.2人物类G1.2.3会议类G1.2.4类G2录音带G3录像带G4磁带（光盘）三、底片的整理（G1.1）1、整理要求：底片不分属类，按形成时间先后顺序编号入底片册，装满一册为一卷，一卷底片编一个流水张号。底片不需制作

3、目录。对无法装入册的大底片，要单独存放，并在底片册内编一个底片号，说明存放点。2、编底片张号: G 1 .1-1（1） 张号(一本底片册内编一个流水号，从1起编) 第一卷（底片册号，从1起编）二级属类（底片类代号） 一级属类（照片类代号） 大类代号（声像档案） 底片张号的编制是底片整理中的一个重要环节，在整理时，第一张底装入册时就应及时编一个底片号，同时，将底片号完整的写在底片册对应的位置及底片袋上。3、编底片册编号（案卷号）： G 1. 1-1 第一卷（底片册号，从1起编）二级属类（底片类代号）一级属类（照片类代号） 大类代号（声像档案）4、填写底片册封面、背脊：全宗号10目录号年度1995

4、类别底片案卷号G1.1-1正面格式：脊背格式： 四、照片正片整理（G1.2） 1、照片分类：按问题分类，每类设一本或若干册，按时间先后顺序，装满一册为一卷。例：G1.2.1 单位建设面貌（建设面貌类） G1.2.2历届领导班子成员、劳模（人物类)全宗名称广州市档案局题名底片全 宗 号10案卷号G1.1-1目 录 号起止张号（1）年 度1995保管期限长期G1.2.3重要会议（会议类） G1.2.4生产技术和职能活动（业务工作类） G1.2.5 视察参观交流（参观视察类） G1.2.6荣誉实物拍成的照片（荣誉类） G1.2.7文娱体育活动（文体类）2、照片筛选：各类照片按事件分组，同一件事或问题

5、的不应拆开。每组再筛选出46，以说明问题为基准进行归档。3、照片编号：正片每一张要编号，并写在正片背面。其模式：G 1 . 2 . 3 1（1） 张号(一本正片册内编一个流水号，从1起编) 第一卷（正片册号，从1起编）正片分类代号（重要会议类） 二级属类（正片类代号）一级属类（照片类代号）大类代号（声像档案）4、编制总说明：每一组照片（即同一时间拍摄的同一事物的照片），都要编写总说明。总说明应将本组照片反映的时间，地点、事由、参加的主要领导、本组照片起止张号等形成一个简介，一般不超过200字。例： 广州市档案局1996年5月10日在广州市政府礼堂召开“一九九五年度全市档案工作先代会”。本组照片

6、共7张起止张号：G1.2.3-1(5)G1.2.3-1(11)摄影者：张三 总说明要打印后放入照片册内本组照片的前面，占一张照片位置。单张照片不用写总说明。5、编制分说明由于总说明已对一组照片的主要内容作了提示，分说明只需将单张照片各自的主题进行说明。如果照片中人物众多时则注明照片中主要人物的具体位置。如：“左三”、“右起”等。例：照片号G1.2.3-1(1)底片号G1.1-1(1)参见号摄影者说明：大会主席台（左起）市档案局韩益杰局长、市政府陈纪萱秘书长“参见号”是指与本张照片有联系的其它档案的档号。6、拟写案卷题名： 照片的案卷题名，指简明概括同一个案卷内全部照片的基本主题，主要标出卷内照

7、片的形成年度和反映的问题。如：广州市档案局一九XX年至一九XX年各种会议照片7、填写照片档案卷内目录。照片以自然张逐张填写，每一组照片应在目录上有一个通栏题，通栏标题一般不超过50字例：照 片 档 案 卷 内 目 录8、照片档案册正面与脊背填写方法全 宗 号10目 录 号G-1年 度1995类 别会议类案 卷 号G1.2-.3-1正面格式：脊背格式：全宗名称广州市档案局题 名广州市档案局会议照片（1995年）全 宗 号10案卷号G1.2.3-1目 录 号G1起止张号(1)年 度1995保管期限永久9、填写照片档案案卷目录 声 像 档 案 案 卷 目 录类别：照片类（录像带类）10、大张照片的整

8、理：大张照片不能装入普通的照片档案册，应单独保存。但在整理时，应按所属类别与其他照片一起分类、组卷、编目，每一张大照片仍在照片册中占一张照片位置，以便编号、填写说明、注明存放地点。在填写卷内目录时，要在“备注”栏内注明“大张”，便于查找。五、录音、录像带及光盘的整理：1、整理与编号：归档的录音或录像带、光盘必须将本卷的题名、目录号和案卷号形成标签贴在录音或录像带、光盘上。一盘（张）为一卷，同类若干年编一个流水号。如： G21 第一盒(卷) 录音带类 声像档案 G35 第五盒(卷) 录像带类 声像档案 G41 第一张(卷) 光盘类 声像档案录音带、录像带脊背标签格式： 1994年广东档案周活动全

9、宗号55目录号G1案卷号G341六、装订声像档案目录全宗号55目录号G-1年 度2004类 别G1.G2.G3.G4保管期限永、长“声像档案目录”是指由照片、录音带、录像带、光盘的“案卷目录”和照片的“卷内目录”组成的一种声像档案检索目录。声像档案目录封面标签： 脊背标签：全宗名称荔湾区档案局全宗号55目录号G-1年 度2004类 别照片.录音.录像.光盘保管期限永久、长期七、照片档案归档程序：1、设定类目，如：建设面貌类、人物类、会议类等；2、照片分类；3、照片筛选，每组约46张，底片也要对应归档；4、组内照片整理，每组照片写一个总说明，每张照片写分说明；5、照片编号，同类目下各组照片按形成时间先后顺序排列、编号；6、照片入册，一本相册为一卷，每卷照片张号要重“1”开始编；7、拟写案卷题名，主要标出卷内照片的形成年度和反映的问题；8、填写案卷封面、脊背内容；9、编制目录，包括卷内目录、案卷目录；10、装订目录，把案卷目录、卷内目录放在一起装订；11、整理完毕，归档。9