公文处理流程讲稿.ppt

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1、公文处理流程2022/9/261第一页，讲稿共一百零四页哦第一节第一节 发文处理发文处理n n 通过学习，了解发文处理工作的通过学习，了解发文处理工作的一般流程和文件的主要传递渠道，掌一般流程和文件的主要传递渠道，掌握审核、签发、复核、校对、登记、握审核、签发、复核、校对、登记、用印、发出或公布等工作环节的基本用印、发出或公布等工作环节的基本概念，以及各主要工作环节的内容、概念，以及各主要工作环节的内容、要求、工作规范和实际操作方法，及要求、工作规范和实际操作方法，及其在其在OA系统中的实现方式等。系统中的实现方式等。2022/9/262 2第二页，讲稿共一百零四页哦什么是发文处理程序？发文处

2、理是机构为履行职能制发公文的过程。程序具体包括酝酿、拟稿、审核、签发、复核、校对、用印、登记、发出等环节。2022/9/263 3第三页，讲稿共一百零四页哦发文处理程序2022/9/2644第四页，讲稿共一百零四页哦一、一、酝酿酝酿 拟稿拟稿（一）酝酿1.含义 酝酿，指文稿撰写者根据写作目的和意图，广泛收集、阅读、选择材料，设计表达文稿主旨的一系列思维活动的过程。2.酝酿的实施步骤首先，准确领会领导交办写作任务的意图。其次，在收集材料的过程中酝酿结构。第三，采用各种思维方法设计文稿框架。2022/9/265 5第五页，讲稿共一百零四页哦（二二）拟稿1.含义拟稿，是指按照构思或者写作提纲撰写文件

3、草稿的活动。2.草拟文稿的要求首先，撰写者应站在发文机关的立场，从法定作者角度起草文稿。其次，按照构思或写作提纲撰拟文稿。3.草拟文稿的注意事项首先,体现领导意图,依法制文其次,反映现实工作需要和实际情况第三,符合文件写作规范第四,树立时间观念,及时成文2022/9/2666第六页，讲稿共一百零四页哦二、二、审核审核 签发签发（一）审核（掌握的重点）（一）审核（掌握的重点）（一）审核（掌握的重点）（一）审核（掌握的重点）1.审核（核稿）的含义审核（核稿）的含义 审核审核,又称核稿又称核稿,是由机构综合办公部门对文稿是由机构综合办公部门对文稿质量进行全面系统地检查、修正的活动。质量进行全面系统地

4、检查、修正的活动。2.审核的作用审核的作用 对文件来说对文件来说,审核起到了质量把关的作用审核起到了质量把关的作用;对文对文件工作来说件工作来说,审核能够促进发文办理程序的高效运审核能够促进发文办理程序的高效运转。转。2022/9/2677第七页，讲稿共一百零四页哦2022/9/2683.承担者承担者 通常由机构通常由机构通常由机构通常由机构综综合合合合办办公部公部公部公部门门的的的的负责负责人（秘人（秘人（秘人（秘书长书长或或或或办办公室主任）或公室主任）或公室主任）或公室主任）或专职专职核稿人核稿人核稿人核稿人统统筹筹筹筹组织组织或或或或负责负责公文公文公文公文的的的的审审核工作。核工作。

5、核工作。核工作。4.掌握审核的重点掌握审核的重点 行文关行文关行文关行文关:明确是否有发文必要明确是否有发文必要明确是否有发文必要明确是否有发文必要 内容关内容关内容关内容关 :确定文稿内容是否符合要求是保确定文稿内容是否符合要求是保确定文稿内容是否符合要求是保确定文稿内容是否符合要求是保证证文件内容信文件内容信文件内容信文件内容信息有效性的关息有效性的关息有效性的关息有效性的关键键 文面关文面关文面关文面关 :核核核核查查文稿文面是否符合文稿文面是否符合文稿文面是否符合文稿文面是否符合规规范范范范 规则关规则关规则关规则关:检查文稿是否符合行文规则检查文稿是否符合行文规则检查文稿是否符合行文

6、规则检查文稿是否符合行文规则 8第八页，讲稿共一百零四页哦5.5.审核文稿常规顺序审核文稿常规顺序审核文稿常规顺序审核文稿常规顺序 业务部门业务部门业务部门业务部门综合办公部门综合办公部门综合办公部门综合办公部门会商会商 会商的两种形式会商的两种形式会商的两种形式会商的两种形式 （1）一般会商）一般会商）一般会商）一般会商 （2 2）联合行文的会商）联合行文的会商）联合行文的会商）联合行文的会商 n n6.对审核后文稿不同的处理方法对审核后文稿不同的处理方法（1 1）局部问题审核人直接修改）局部问题审核人直接修改）局部问题审核人直接修改）局部问题审核人直接修改 （2 2）大范围内容调整的问题）

7、大范围内容调整的问题）大范围内容调整的问题）大范围内容调整的问题,审核人提出意见，退还拟审核人提出意见，退还拟审核人提出意见，退还拟审核人提出意见，退还拟稿人修改稿人修改稿人修改稿人修改（3 3）专业性强的文稿，审核人与拟稿人共同修改专业性强的文稿，审核人与拟稿人共同修改专业性强的文稿，审核人与拟稿人共同修改专业性强的文稿，审核人与拟稿人共同修改 2022/9/2699第九页，讲稿共一百零四页哦2022/9/26107.OA系统的审核文稿功能系统的审核文稿功能 审核人可以对原文进行圈阅和批注审核人可以对原文进行圈阅和批注;系统自动记录审批的详细过程系统自动记录审批的详细过程,起草人也起草人也可

8、随时查询追踪自己的送审文稿的审可随时查询追踪自己的送审文稿的审核状况核状况,将不合规范和要求的文稿退给将不合规范和要求的文稿退给撰稿人撰稿人,由其重新提交由其重新提交,有的系统还允许有的系统还允许指定文件审核的时间界限指定文件审核的时间界限,规定时间到期规定时间到期后自动提醒审核人尽快完成工作等等后自动提醒审核人尽快完成工作等等 10第十页，讲稿共一百零四页哦（二）签发（二）签发 1.含含义 签发,是是发文机关文机关领导人人对已已经审核的文核的文稿稿进行核行核查并并签注意注意见的活的活动。2.签发的作用的作用(1)再次全面核再次全面核查文稿文稿(2)正式正式赋予文件法定效用予文件法定效用(3)

9、为印制正式文本提供依据印制正式文本提供依据 2022/9/261111第十一页，讲稿共一百零四页哦2022/9/26123.签发的种类由于签发人身份、地位及工作程序的不同，签发有正签、代签、核签、会签之分。（1）正签，指签发人在自身法定职权范围内签发文件。（2）代签，指根据授权代他人签发文件。（3）核签，又称加签，指上级领导人签发下级机关或部门的重要文件。（4）会签，指两个或两个以上机关联合行文时，由各机关的领导人共同签发文件。12第十二页，讲稿共一百零四页哦2022/9/26134.签发的原则签发的基本原则是分层签发,即签发人必须根据其职权范围的规定,签发属于自身法定权限内的文件。各个层次的

10、领导人应各负其责，签发自身职权范围内的文件，不得越权签发。越权签发的文件，不具有法定效用。13第十三页，讲稿共一百零四页哦5.5.分层签发的主要内容分层签发的主要内容 （1 1）以以机机关关名名义义制制发发的的文文件件,由单位领导人签签发发，部分公文可授权综合办公部门负责人代签；（2 2）以以内内设设部部门门名名义义的的发发文文,由该机构领导人签签发发，其中重要的公文可由单位有关领导人核签；(3)会议通过的决议以及会议纪要等由主持人签发(4)联合行文时，签发签发人级别层次应具备足够的权威；原则原则上主办单位由哪一级领导签发签发，其他单位也应对等由同一级领导会签 2022/9/261414第十四

11、页，讲稿共一百零四页哦2022/9/2615n6.6.签发要求签发要求 （1 1）正正确确选选用用签签发发类类型型 ，明明确签发责任。确签发责任。（2 2）坚坚持持先先核核后后签签，有有助助于于经济、高效地制发公文经济、高效地制发公文 （3 3）保保证证签签发发的的有有效效性性和和合合法法性（性（OAOA系统的签发功能）系统的签发功能）（4 4）规范签发意见的位置）规范签发意见的位置 15第十五页，讲稿共一百零四页哦三、三、复复 核核 校对校对2022/9/2616（一）复核（一）复核 1.1.复核的含义复核的含义 复复核核是是指指由由文文秘秘部部门门在在制制作作文文件件正正本本之之前前对对文

12、文件件定定稿稿及及其其生生成成过过程再次进行核查。程再次进行核查。16第十六页，讲稿共一百零四页哦2022/9/26172.2.文秘部门复核的重点文秘部门复核的重点 1 1）检查审批签发手续是否完备：检查审批签发手续是否完备：核查文稿的审核人、签发人是核查文稿的审核人、签发人是否合法，有无越权或侵权情况，否合法，有无越权或侵权情况，是否规范地签注了发文意见、姓是否规范地签注了发文意见、姓名和日期。名和日期。17第十七页，讲稿共一百零四页哦2022/9/26182 2）检查文件管理信息是否准确：检查文件管理信息是否准确：文件的具体发授范围是否必文件的具体发授范围是否必要、是否明确；主送和抄送的范

13、要、是否明确；主送和抄送的范围是否恰当清楚；紧急程度、保围是否恰当清楚；紧急程度、保密等级是否合理；印制份数、发密等级是否合理；印制份数、发文字号是否有误；主题词标注是文字号是否有误；主题词标注是否准确规范等。否准确规范等。18第十八页，讲稿共一百零四页哦2022/9/26193 3）检查附件材料是否齐全检查附件材料是否齐全 ：附附件件材材料料的的件件数数、页页数数是是否否与与附附件件说说明明一一致致，是是否否有遗漏，其内容是否完整无缺。有遗漏，其内容是否完整无缺。4 4）检查格式是否统一规范：检查格式是否统一规范：文文件件书书写写格格式式是是否否统统一一，字字体体字字号号、标标点点符符号号、

14、数数字字、公公式式层层次次序序数数、页页码码、表表格格、注注释的表达格式是否符合国家有关规定等。释的表达格式是否符合国家有关规定等。19第十九页，讲稿共一百零四页哦（二）校对（二）校对 校对的含义校对的含义 校对，指以定稿和规范格式为基准，对校对，指以定稿和规范格式为基准，对排版后的印版校样所做的全面核对检查，旨排版后的印版校样所做的全面核对检查，旨在发现并纠正各种错漏，确保文件质量的活在发现并纠正各种错漏，确保文件质量的活动。动。校对三种方法：校对三种方法：对校法对校法 折校法折校法 读校法读校法2022/9/262020第二十页，讲稿共一百零四页哦四、四、用印用印 登记登记 发出发出（一）

15、用印（一）用印 用印，指为了表明对文用印，指为了表明对文件承担法律责任和对文件法件承担法律责任和对文件法律效力的认可，由发文机关律效力的认可，由发文机关在文件上加盖机关印章的活在文件上加盖机关印章的活动。动。2022/9/262121第二十一页，讲稿共一百零四页哦2022/9/2622 签署也是公文生效的标志签署也是公文生效的标志,通过法定签署人在通过法定签署人在文件正本上亲笔签注自己的姓名和日期文件正本上亲笔签注自己的姓名和日期,确定文确定文件的法定效用。件的法定效用。用印和签署都是文件生效标志，二者区别：用印和签署都是文件生效标志，二者区别：（1）适用范围不同）适用范围不同:以机构名义的发

16、文以机构名义的发文,通常以通常以加盖其印章确认法定效用加盖其印章确认法定效用;而以机构领导人名义而以机构领导人名义的发文的发文,由该领导人在文件正本上签署姓名由该领导人在文件正本上签署姓名,正正本中无生效时间规定的还需签注时间。本中无生效时间规定的还需签注时间。（2）职权层级不同）职权层级不同:用印权不受职权层级的影用印权不受职权层级的影响响,而签署权一般只由单位的正职领导专有。而签署权一般只由单位的正职领导专有。22第二十二页，讲稿共一百零四页哦2022/9/2623 签发和签署的不同签发和签署的不同 （1 1）承担人不同）承担人不同）承担人不同）承担人不同 :签发人可以是不同层级的负责人签

17、发人可以是不同层级的负责人签发人可以是不同层级的负责人签发人可以是不同层级的负责人,签签署人只能是一个法定单位的正职领导人。署人只能是一个法定单位的正职领导人。（2 2）作用不同）作用不同）作用不同）作用不同:签注同意发出意见后，文稿即成为法定签注同意发出意见后，文稿即成为法定签注同意发出意见后，文稿即成为法定签注同意发出意见后，文稿即成为法定效用的定稿，成为制定正式文本的基准：签署则直接确定效用的定稿，成为制定正式文本的基准：签署则直接确定效用的定稿，成为制定正式文本的基准：签署则直接确定效用的定稿，成为制定正式文本的基准：签署则直接确定文件的有效性。文件的有效性。文件的有效性。文件的有效性

18、。（3 3）内容不同）内容不同）内容不同）内容不同 :签发通常是对文稿是否发出签注意见、签发通常是对文稿是否发出签注意见、签发通常是对文稿是否发出签注意见、签发通常是对文稿是否发出签注意见、建议、看法和姓名；签署是在文件的正本上签注姓名（或建议、看法和姓名；签署是在文件的正本上签注姓名（或建议、看法和姓名；签署是在文件的正本上签注姓名（或建议、看法和姓名；签署是在文件的正本上签注姓名（或者代以签名章）和日期（不签注意见）。者代以签名章）和日期（不签注意见）。者代以签名章）和日期（不签注意见）。者代以签名章）和日期（不签注意见）。（4）位置不同）位置不同）位置不同）位置不同:签发意见填写在签发意

19、见栏内签发意见填写在签发意见栏内,签署签署签署签署是在文件正本上。是在文件正本上。是在文件正本上。是在文件正本上。23第二十三页，讲稿共一百零四页哦 用印原则用印原则用印原则用印原则分层、分职分层、分职分层、分职分层、分职 为顺利实现发文的目的、保障文件的效用，为顺利实现发文的目的、保障文件的效用，用印时应遵循分层、分职用印的原则，以保证用用印时应遵循分层、分职用印的原则，以保证用印的规范性和有效性。印的规范性和有效性。所谓分层，即按照组织机构的层次，各个层所谓分层，即按照组织机构的层次，各个层所谓分层，即按照组织机构的层次，各个层所谓分层，即按照组织机构的层次，各个层次负责人在各自的法定权限

20、内签发的文件应使用次负责人在各自的法定权限内签发的文件应使用次负责人在各自的法定权限内签发的文件应使用次负责人在各自的法定权限内签发的文件应使用相应的印章，不得借用其他机关的印章，尤其是相应的印章，不得借用其他机关的印章，尤其是相应的印章，不得借用其他机关的印章，尤其是相应的印章，不得借用其他机关的印章，尤其是下级机关不得使用自己的印章代替上级机关用印。下级机关不得使用自己的印章代替上级机关用印。下级机关不得使用自己的印章代替上级机关用印。下级机关不得使用自己的印章代替上级机关用印。特殊情况下，上级机关可为下级机构的文件代章，特殊情况下，上级机关可为下级机构的文件代章，特殊情况下，上级机关可为

21、下级机构的文件代章，特殊情况下，上级机关可为下级机构的文件代章，代章时应注明代章时应注明代章时应注明代章时应注明“（代章）代章）”字样。字样。所谓分职，即按照不同的工作职能需要选用相所谓分职，即按照不同的工作职能需要选用相所谓分职，即按照不同的工作职能需要选用相所谓分职，即按照不同的工作职能需要选用相应的印章。应的印章。应的印章。应的印章。2022/9/262424第二十四页，讲稿共一百零四页哦2022/9/2625机关印章通常可以分为：机关印章通常可以分为：（1）公章（）公章（2）业务专用章）业务专用章（3）签名章（）签名章（4）钢印）钢印 n n用印的要求用印的要求 指定专人保管指定专人保

22、管 监管用印过程监管用印过程 印迹必须端正、清晰、完整（中套方式、印迹必须端正、清晰、完整（中套方式、下套方式）下套方式）n n电子印章或电子签名电子印章或电子签名25第二十五页，讲稿共一百零四页哦2022/9/2626（二）登记发文登记，指将拟出的文件正本中的信息和发送对象、发送范围等情况登录在案的活动。发文登记的作用主要是为了便于对发文的统计和检查。参看发文登记表281页26第二十六页，讲稿共一百零四页哦2022/9/2627（三）发出发出，指通过一定的方式将文件信息传递给受文者的情况。纸质文件可选用机要邮递、文件交换、快递、传真等方式传递。27第二十七页，讲稿共一百零四页哦2022/9/

23、2628完成课后第1题（307页）28第二十八页，讲稿共一百零四页哦发文处理程序示意图发文处理程序示意图发文处理程序示意图发文处理程序示意图 29第二十九页，讲稿共一百零四页哦n n 30第三十页，讲稿共一百零四页哦 第二节第二节 收文处理流程收文处理流程 通过学习，了解收文处理工作的一般流程，通过学习，了解收文处理工作的一般流程，掌握文件的接收、收文审核、拟办、批办、承掌握文件的接收、收文审核、拟办、批办、承办、传阅等工作环节的基本概念，以及各种主办、传阅等工作环节的基本概念，以及各种主要工作环节的内容、要求、工作规范和实际操要工作环节的内容、要求、工作规范和实际操作方法。需要掌握的重点：作

24、方法。需要掌握的重点：操作者操作者 操作步骤操作步骤 操作要求操作要求31第三十一页，讲稿共一百零四页哦收文处理程序概述 收文处理是指机构伴随公务活动接受外单位发来的文件并对其进行运转和办理的过程。可分为文件的收进阶段和阅办阶段，具体包括接收、登记、审核、分发、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办、归档查询等程序。322022/9/2632第三十二页，讲稿共一百零四页哦收文处理程序332022/9/2633第三十三页，讲稿共一百零四页哦n n在在OA系统中：系统中：审核不合格审核不合格退文退文 收文签收收文签收 审核合格进入收文办理审核合格进入收文办理 在在OA处理系统中设置处理系统中设置 办理

25、时限、限时催办、来文提示、急件办理时限、限时催办、来文提示、急件提醒、退文警示等多项功能提醒、退文警示等多项功能342022/9/2634第三十四页，讲稿共一百零四页哦一、接收、登记一、接收、登记（一）接收（一）接收 接收的含义：接收的含义：接收是收取并对外机关发送来接收是收取并对外机关发送来的文件从内容到形式进行全面的的文件从内容到形式进行全面的检查和核对，确保接收的信息是检查和核对，确保接收的信息是对开展本机关对开展本机关 业务和管理活动有业务和管理活动有用的文件信息。用的文件信息。352022/9/2635第三十五页，讲稿共一百零四页哦1.1.接收工作的步骤与方法接收工作的步骤与方法 在

26、纸质文件接收工作中的内收发和在纸质文件接收工作中的内收发和外收发的主要职责和工作内容外收发的主要职责和工作内容(两次两次完成完成)第一次是由本机关的收第一次是由本机关的收第一次是由本机关的收第一次是由本机关的收发发室人室人室人室人员负责员负责接收外来公接收外来公接收外来公接收外来公文，文，文，文，审审核信封或包封外核信封或包封外核信封或包封外核信封或包封外标记标记，确，确，确，确认认收文机关、清点收文机关、清点收文机关、清点收文机关、清点数量，核数量，核数量，核数量，核对对无无无无误误之后，在之后，在之后，在之后，在对对方的方的方的方的发发文簿或回文簿或回文簿或回文簿或回执单执单上上上上签签字

27、。字。字。字。第二次是收第二次是收发室人室人员与机关的文件工作人与机关的文件工作人员之之间针对已收入的公文已收入的公文进行清点、核行清点、核对与与检查，履行履行签收手收手续。362022/9/2636第三十六页，讲稿共一百零四页哦n 在在OA平台上的文件接收平台上的文件接收途径途径 (1)通过通过OA系统中的收系统中的收发文系统发文系统。(2)通过操作系统提供通过操作系统提供的邮件服务接收系统的邮件服务接收系统。372022/9/2637第三十七页，讲稿共一百零四页哦（1 1）如何对来文进行安全性检查）如何对来文进行安全性检查（2 2）怎样筛选鉴别信息怎样筛选鉴别信息怎样筛选鉴别信息怎样筛选鉴

28、别信息 区别电子文件和电子信息区别电子文件和电子信息 对接收的电子文件的处理对接收的电子文件的处理对接收的电子文件的处理对接收的电子文件的处理 内容的检查内容的检查内容的检查内容的检查 处理（拒收、退回、删除）处理（拒收、退回、删除）处理（拒收、退回、删除）处理（拒收、退回、删除）接收文件的解密如何认证接收文件的解密如何认证接收文件的解密如何认证接收文件的解密如何认证 （3 3）确认收文情况确认收文情况确认收文情况确认收文情况2.2.2.2.接收工作的主要内容（接收工作的主要内容（接收工作的主要内容（接收工作的主要内容（OAOAOAOA环境下接收文件过程中应注环境下接收文件过程中应注环境下接收

29、文件过程中应注环境下接收文件过程中应注意问题意问题意问题意问题）教材）教材282282页页 382022/9/2638第三十八页，讲稿共一百零四页哦（二）登记（二）登记(282页页283页页)1.收文登记含义：收文登记含义：指收到来文后，文件指收到来文后，文件工作人员对文件进行分门工作人员对文件进行分门别类的登录活动。别类的登录活动。392022/9/2639第三十九页，讲稿共一百零四页哦2.收文登记作用：收文登记作用：通过对收文信息的管理，通过对收文信息的管理，方便平时核对、统计、催办、方便平时核对、统计、催办、查查找、利用公文，同时还有助于文件找、利用公文，同时还有助于文件工作人员掌握公文

30、运转过程中的有关工作人员掌握公文运转过程中的有关情况，明确公文办理的各类人员的责情况，明确公文办理的各类人员的责任，提高公文办理的效率。任，提高公文办理的效率。40第四十页，讲稿共一百零四页哦3.收文登记的范围收文登记的范围 包括机关间正式往来的各种收文。包括机关间正式往来的各种收文。如上级机关的政策性、指导性、交办性、如上级机关的政策性、指导性、交办性、参阅性公文，下级机关的呈请性公文，参阅性公文，下级机关的呈请性公文，平行或不相隶属机关的商洽性、询问性平行或不相隶属机关的商洽性、询问性公文，参加会议的通知及其他材料等，公文，参加会议的通知及其他材料等，重要的、带有密级的资料，人民来信等。重

31、要的、带有密级的资料，人民来信等。412022/9/2641第四十一页，讲稿共一百零四页哦424.与手工登记方式比较与手工登记方式比较OA平台上的登记方式的明显优势平台上的登记方式的明显优势（1）可以方便及时地登录收文中的各种数据）可以方便及时地登录收文中的各种数据,不需要一一不需要一一录入相关信息录入相关信息,大大提高了工作效率大大提高了工作效率（2）根据）根据”一次输入一次输入,多次输出多次输出”的特点的特点,可以多种途径可以多种途径检索和利用文件检索和利用文件（3）可输入公用数据库或文件夹）可输入公用数据库或文件夹,实现信息共享实现信息共享（4）可打印成纸质登记表）可打印成纸质登记表,作

32、为纸质检索的工具作为纸质检索的工具（5）为归档文件整理以及日后档案部门管理文件提供）为归档文件整理以及日后档案部门管理文件提供数据数据,实现数据共享实现数据共享2022/9/2642第四十二页，讲稿共一百零四页哦收文登记的主要数据项目收文登记的主要数据项目收文登记簿收文登记簿43第四十三页，讲稿共一百零四页哦二、二、审核、分发审核、分发（一）（一）审核核收文的审核收文的审核，主要是指按照有关规定和规范对收文进行检查核实的活动。442022/9/2644第四十四页，讲稿共一百零四页哦45文秘部门对收文的审核重点文秘部门对收文的审核重点：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、

33、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商妥当；文种使用、公文格式是否规范。对上级机关、平级或不相隶属机关的来文的审核，主要检查来文内容是否属于本机关职权范围内应办理的公文。经审核，不符合有关规定和规范的公文，经收文单位办公厅（室）负责人同意后，可退回呈报单位，但应说明退文的原因和理由。2022/9/2645第四十五页，讲稿共一百零四页哦46（二）分发（二）分发1.分发的含义分发的含义 分发分发,又称分流又称分流,即按照机构内部业即按照机构内部业务分工和来文的内容与要求务分工和来文的内容与要求,将其分送到将其分送到各主管部门予以办理的活动。各主管部门予以办理的活动。2.分分发的

34、目的的目的 根据根据职能分工能分工,实现文件的分工文件的分工处理理,实现行文目的。行文目的。2022/9/2646第四十六页，讲稿共一百零四页哦473.分发工作的要求分发工作的要求 （1）分门别类处理分门别类处理 根据办文程序、规定、惯例区分根据办文程序、规定、惯例区分 阅知件与办理件阅知件与办理件 急件与平件急件与平件 涉密件与非密件涉密件与非密件 2022/9/2647第四十七页，讲稿共一百零四页哦对一些内容重要、紧急、篇幅较长对一些内容重要、紧急、篇幅较长或表意不够清晰明了的文件进行或表意不够清晰明了的文件进行加工编辑加工编辑 醒目标识重要内容或关键句醒目标识重要内容或关键句 撰写提要撰

35、写提要 汇编摘报，如汇编摘报，如一周来文摘报一周来文摘报 编写综合信息编写综合信息482022/9/2648第四十八页，讲稿共一百零四页哦（2）预先建立文件分发系预先建立文件分发系统统（3）不同来源、不同内容的收文应）不同来源、不同内容的收文应采用不同的分流处理方法采用不同的分流处理方法分发应遵循的处理原则分发应遵循的处理原则 领导亲收件领导亲收件(亲启件亲启件)业务性文件业务性文件各业务部门各业务部门 综合性文件综合性文件综合办公部门综合办公部门 阅知件阅知件组织传阅组织传阅 直接批办件直接批办件 492022/9/2649第四十九页，讲稿共一百零四页哦50三、三、办理、传阅办理、传阅根据处

36、理文件的不同方式,可以将收文分为两大类:办理件(办件)和阅知件(阅件)。办理件，指需要由具体的业务部门或人员通过一定方式贯彻实施信息内容的文件；阅知件，指需要机构负责人、部门负责人或相关业务人员阅读了解信息内容的文件。办件的处理过程常按照拟办批办承办的流程进行；阅件的处理过程通常按照拟办（批办）组织传阅的流程进行。2022/9/2650第五十页，讲稿共一百零四页哦 办件办件阅件阅件常规文件或一般资料文件人员按惯例和有常规文件或一般资料文件人员按惯例和有关规定直接组织传阅关规定直接组织传阅512022/9/2651第五十一页，讲稿共一百零四页哦（一）拟办（掌握的重点）一）拟办（掌握的重点）拟办的

37、含义拟办的含义 拟办范围拟办范围 拟办要求拟办要求 对拟办人员的素质要求对拟办人员的素质要求 不同情况下拟办意见的撰写不同情况下拟办意见的撰写 对上级来文对上级来文对上级来文对上级来文 ，对下级机关或平行、不相隶属机关来文，对下级机关或平行、不相隶属机关来文，对下级机关或平行、不相隶属机关来文，对下级机关或平行、不相隶属机关来文，对会办文件对会办文件对会办文件对会办文件 ，对难以提出办理意见的文件对难以提出办理意见的文件对难以提出办理意见的文件对难以提出办理意见的文件 522022/9/2652第五十二页，讲稿共一百零四页哦531.拟办的含义拟办的含义 拟办拟办，指由综合办公部门或业务部门的负

38、责人及有关人员对需要办理的公文提出建议性处理意见的参谋性活动。2022/9/2653第五十三页，讲稿共一百零四页哦542.拟办的范围拟办的范围：要求贯彻落实或办理的公文，或重要的需本机关领导或有关部门阅知的公文；下级机关的请示及重要的报告；要求本机关办复的公文；几个业务部门联合办理的公文；重要的人民来信等。2022/9/2654第五十四页，讲稿共一百零四页哦55 3.拟办作用的具体表现拟办作用的具体表现 从拟办人的角度看，通过拟办，能充分发挥文秘部门及其人员的工作积极性和主观能动性，提高其综合处理各种事务的能力，履行其辅助决策和参谋助手的职责；从领导人的角度看，切实可行的拟办意见能够方便领导人

39、批办公文时参考，能使领导的批办意见在拟办意见的基础上高度明确而具体，有助于节省领导人大量的时间和精力。2022/9/2655第五十五页，讲稿共一百零四页哦563.拟办的要求（1）对拟办人员的素养要求A.拟办人员应具有较高的理论水平,能够运用理论分析问题、研究问题,站在全局高度,提出高质量的拟办意见。B.深入了解党的有关方路线、方针、政策，以及国家的相关法律法规。C.熟悉本机关组织机构的构成、领导人的分管范围、各部门的业务范围以及本单位与相关单位的业务关系等，所提拟办意见应有具体的针对性，切合实际。2022/9/2656第五十六页，讲稿共一百零四页哦（2）对拟办活动的要求A.认真研读公文，真正弄

40、清对方的意图、问题的性质与实际情况。B.掌握有关的方针政策及相关规定，必要时查阅有关公文资料。57第五十七页，讲稿共一百零四页哦58(3)对拟办意见的撰写要求对拟办意见的撰写要求应针对不同情况有区别的提出拟办意见：A.对上级来文的拟办，应提出要求办理、贯彻落实的具体人员或部门，如拟送哪位领导批办意见，可写为“请同志批示”；由哪个单位承办的具体意见，可写为“拟请局研究办理”；需某位或几位领导阅知的公文，可写为“请长阅”、“请、同志阅”。2022/9/2658第五十八页，讲稿共一百零四页哦B.对下级机关或平行、不相隶属机关来文的拟办，需要明确指定负责复文的业务部门或业务人员，必要时注明时限。如：“

41、拟请处在月日办复”，“拟请处同志负责办理”。59第五十九页，讲稿共一百零四页哦60C.对需要联合办理的公文的拟办，应明确指定牵头单位，以免机构之间互相争办或者相互推诿。可写为“拟请局牵头，局会同办理”；此外，必要时，在指定牵头单位的同时还可讲明如此安排的原因，便于主办和协办单位明确责任，相互协作，共同完成工作。2022/9/2660第六十页，讲稿共一百零四页哦D.对难以提出具体意见的公文的拟办，在拟办前可先和有关部门联系，听取意见后再提出拟办方案。如各部门意见不一，应分述各种分歧意见，认真研究其可行性，提出自己的倾向性意见，并说明理由，供领导批办时参考或定夺。拟办意见的书写，应工整地书写在公文

42、处理单的拟办栏内，并签注拟办人的姓名和时间。61第六十一页，讲稿共一百零四页哦文文 件件 处处 理理 单单 样样 式式年月日年月日年月日62第六十二页，讲稿共一百零四页哦(二二)批办（掌握的重点）批办（掌握的重点）n n批办的含义批办的含义批办的作用批办的作用批办的作用批办的作用 n n严格控制批办范围严格控制批办范围严格控制批办范围严格控制批办范围 n n批办的要求批办的要求 划定批办范围划定批办范围划定批办范围划定批办范围 （1）无既定办理方案的业务性文件）无既定办理方案的业务性文件）无既定办理方案的业务性文件）无既定办理方案的业务性文件 （2）非固定性来源的重要文件）非固定性来源的重要文

43、件（3 3）本机构无处理文件业务对口机关的文件）本机构无处理文件业务对口机关的文件）本机构无处理文件业务对口机关的文件）本机构无处理文件业务对口机关的文件 （4 4）依职权确需领导决策处置的文件）依职权确需领导决策处置的文件）依职权确需领导决策处置的文件）依职权确需领导决策处置的文件632022/9/2663第六十三页，讲稿共一百零四页哦64n(一)批办的含义n批办，是指由机关（部门）领导人对公文办理提出最终处理意见的决策性活动。2022/9/2664第六十四页，讲稿共一百零四页哦652.批办的作用有三点：批办的作用有三点：（1）批办是各级领导行使职权、履行职责的重要手段。领导通过对公文的批示

44、，指出其采取行动的原则，提出解决问题的方法和措施，领导人在这一过程中既依法行使其决策权、处置权，同时又依法履行其职责，完成各项管理活动。2022/9/2665第六十五页，讲稿共一百零四页哦（2）批办是领导人及时阅示重要收文，了解有关情况途径。批办公文，可以使领导人接触到来自不同单位、不同机关、不同人员的大批量的信息，为其正确的做出决策提供充分的广泛的数据信息支持。66第六十六页，讲稿共一百零四页哦n（3）批办有利于加强对公文办理的领导，防止失误，提高办文质量。批办对公文办理做出“终审判决”，是对拟办工作的把关，避免不应有的失误，保证办文、办事的顺利进行。67第六十七页，讲稿共一百零四页哦683

45、.批办的范围批办的范围批办的范围批办的范围主要包括：上级颁发的重要指示、决定、工作部署，针对本机关的批示、批复、通报等；平行或其他不相隶属机关重要的协调性工作的公文；下级机关重要的请示、报告等。2022/9/2668第六十八页，讲稿共一百零四页哦694.批办的要求（1）批办工作中应遵循集中统一原则与分工负责制的原则。A.集中统一原则，是指针对本机关重大的、涉及全局性的问题，应由领导集团全体成员集体讨论、通过，而后做出批办意见。B.合理分工原则，是指不同组织机构层次的负责人，根据自身的职权范围，各负其责，各司其职地审批有关业务公文与行政事务性公文，不要代下级批办公文，尽量减少集体批办，对多头主送

46、的来文，必须根据各位领导的分工，送交真正的负责人阅批。同时，对法定负责人已有合法、明确、有效批办意见的，不再送其他人重复批办2022/9/2669第六十九页，讲稿共一百零四页哦70(2)灵活处理批办顺序对于按常规传送的例行公文，应在年初做一次性批办，以后来文依此办理，简化重复性批办手续；领导人因故不能批办时，应及时委托或授权其他领导人批办，以免积压公文，影响运转。如遇紧急文件,可灵活处理将文件径送业务承办部门的承办人或有关业务负责人尽快获悉文件内容,做好先期准备,一旦领导批办,立即办理。2022/9/2670第七十页，讲稿共一百零四页哦71(3)规范撰写批办意见批办意见直接影响公文办理的质量，

47、直接关系着机关管理的效率。工作中，应准确、及时地批办公文。有四点：A.对于已有具体请示事项或拟办意见中已提出具体方案的公文，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。2022/9/2671第七十一页，讲稿共一百零四页哦72B.对于随机传送的非常规性公文，必须根据公文的内容，提出相应的、准确的批办意见：对需要贯彻执行的上级公文要提出贯彻执行的具体指示；对需要具体办理的公文应批示承办的部门及承办的要求与时限等；对需要两个或两个以上部门会办的公文，应批明主办单位与协办单位以及承办要求等；对需要阅知的公文应批示传阅或传达的范围与时间。2022/9/

48、2672第七十二页，讲稿共一百零四页哦73C.批办的意见应高度明确、肯定、具体，前后必须保持一致，批示的执行方案必须是切实可行的，应避免只阅不批，仅画圈而不签署意见，语言表达模棱两可。批办的意见通常写为：“同意拟办意见”“请办理”、“请审阅（阅示）”“请查复等；或在确定承办部门的同时，对如何办理提出原则性的意见（要件、急件还应规定具体时限），并签署姓名与日期。2022/9/2673第七十三页，讲稿共一百零四页哦74D.批办意见应规范地书写在公文处理单的批办栏内，一般不要写在公文的白边区上以保持公文的清洁与庄重，便于归档保存。2022/9/2674第七十四页，讲稿共一百零四页哦文文 件件 处处

49、理理 单单 样样 式式75第七十五页，讲稿共一百零四页哦(三三)承办（掌握的重点）承办（掌握的重点）承办的含义与作用（承办是文件承办的含义与作用（承办是文件 办理工作的中心环办理工作的中心环节）节）需要承办的公文的范围需要承办的公文的范围 做好承办工作应注意的问题做好承办工作应注意的问题做好承办工作应注意的问题做好承办工作应注意的问题 （1）确认承办责任）确认承办责任 （2 2）处理好承办原则性和灵活性的关系）处理好承办原则性和灵活性的关系 （3 3）区别不同情况确定承办时限）区别不同情况确定承办时限）区别不同情况确定承办时限）区别不同情况确定承办时限 762022/9/2676第七十六页，讲

50、稿共一百零四页哦771.承办的含义 承办，是指通过对公文的阅读、贯彻执行与办理（或回复）而使公文内容所针对的事务与问题得以处理和解决的活动。2022/9/2677第七十七页，讲稿共一百零四页哦782.承办的作用承办在收文办理工作中有重要作用(1)承办是收文办理工作的重要环节。就收文过程来说,拟办是准备,批办是依据,承办是结果,领导的批办意见能否真正落实,是否完成文件内容要求关键在于文件承办工作的质量和效率。(2)承办工作是检验批办意见是否正确的唯一标准。承办工作真正实现公文的实际效用。承办使批办意见最终落到实处,在承办过程中可以修正、补充和完善批办意见。文件承办环节既是办文又是通过办文完成办事