基层主管的技能和要求.ppt

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1、基层主管的技能和要求现在学习的是第1页，共34页主要内容n前言n工作前先装备好你的思考能力n了解你的职务n完成你的指派工作n如何进行你的工作n基层主管的四大职责n基层主管的基础守则n有效的报告方法n结语知己、知彼、整合现在学习的是第2页，共34页一 前言现在学习的是第3页，共34页二 工作前先装备好你的思考能力n以科学方式进行工作q明确你的工作目标q收集事实资料q依事实做判断q计划q执行q检讨n秉持强烈的目的意识及问题意识n任何小事都不要疏忽了创意 现在学习的是第4页，共34页三 了解你的职务n对自己的职务充分了解q责任q权限q义务n了解你工作的前手与后手现在学习的是第5页，共34页四 完成你

2、的指派工作1n命令接受方法q主管呼叫你的名字时n用有朝气的声音立刻回答n不要闷声不响地走向主管n不要用“做什么”、“什么事”等同辈团体的用语回答n带着你的记事本，以便随时记下主管的指示现在学习的是第6页，共34页四 完成你的指派工作2n命令接受方法q记下主管交办事项的重点nMEMO具有核对功能n日后工作进行中，可根据Memo记录主管所提示的注意事项、协调事项，检查你工作状况n可避免日后如“没有交待”、“没听到”等纷争发生现在学习的是第7页，共34页四 完成你的指派工作3n命令接受方法q理解命令的内容n不清楚的地方，询问清楚为止n尽量以具体化的方式，向主管确认命令内容n要让主管把话讲完，再提出意

3、见或疑问 现在学习的是第8页，共34页6WnWhat指要做的是什么及描述达成命令事项后的状态nWhen指什么时候要完成，工作允许的期间或什么时候要完成那一部分的工作nWhere泛指各项活动发生的场所nWho指完成命令要接触或关连到的对象，如担当者、责任者、参与者nWhy指理由、目的、根据、Why能让我们更能洞悉我们为什么这样做而不要那样做nWhich指各种选择可能及优先顺位，Which能让我们思考保持更多弹性，同时也让我们知道什么事情可以选择，也提醒我们必须决定我们的选择现在学习的是第9页，共34页3HnHow指方法、手段、如何做nHow many指需要多大、多少，以计量方式，让事情更具体化n

4、How much指预算、费用现在学习的是第10页，共34页五 如何进行你的工作n了解二个类型的工作目标q应达成状态的工作目标n应达成状态的目标，是指维持公司营运或达成公司的年度经营目标，企业内的各个员工必须完成的目标。现在学习的是第11页，共34页五 如何进行你的工作n解决问题的工作目标q解决问题的目标是指我们在工作上碰到问题发生，使我们的目标与现状产生差距、或和我们的预想与期望不一样，因此必须采取一些解决问题的手段去克服问题，使问题消失不再发生。现在学习的是第12页，共34页评估问题性质的两个步骤n问题的优先顺位q紧急性不管问题的大小，必须立刻解决q重要性一些重要的问题，未必是很紧急的q妥当

5、性指解决问题的目标本身是否妥当n区分问题的类别q发生型问题指现状与目标或标准已发生差距q谋求改善型问题是指现有的目标或标准往上提升q潜在型问题是我们预测未来环境的更动，可能会带给我们那些问题n面对目标的态度现在学习的是第13页，共34页以PDCA完成达成目标的手顺nPDCAA AP PC CDDA AP PC CDDA AP PC CDD改善后的水准水准提升水准提升目前的水准现在学习的是第14页，共34页程序化n在做计划时，若能把握住工作的顺序、步骤，相信你对你的工作能做出有效率的计划，这种依工作的顺序、步骤做成的计划，谓之程序化现在学习的是第15页，共34页程序化计划的五个步骤nWhy明确了

6、解工作进行的目的及理由，为什么要做?nWhat确定要做哪些事项?nWho谁来做?明确责任者及协助者nWhen什么时候完成?nHow to明确如何进行及进行的顺序步骤?现在学习的是第16页，共34页以问题解决程序n找出问题的真正原因n找出解决问题的重点对策n订出问题解决的行动计划现在学习的是第17页，共34页问题解决的九个步骤n1.明确的目标、标准q知道自己想要达成的目的或状态，你才能发现有什么问题n2.发现问题点q积极地秉持你的问题意识及改善意识q掌握现状、调查现状、密切注意现状、随时注意可能的问题点q特别问题的种类：如与目标、标准规格的差异，策略执行不能达到预期的效果，外在环境变化所引起的现

7、在学习的是第18页，共34页问题解决的九个步骤n3.要因分析q辨别问题的现象与产生现象的原因q针对问题点，找出真正的原因q整理归纳各项原因q找出几项最重要的原因现在学习的是第19页，共34页问题解决的九个步骤n4.确定要解决的问题q根据要因分析，发现要解决的课题很多，如无法同时解决，就要选出几项重要的课题解决q有些要因来自客观的环境，不是凭自己主观的力量就能消除要因，例如：汇率、利率、关税的变动。现在学习的是第20页，共34页问题解决的九个步骤n5.拟定对策q思考出针对要因的解决问题点的对策q针对客观环境产生的要因，找出减低影响或规避的方法q提出多项对策，以便选择最适合的因应之道现在学习的是第

8、21页，共34页问题解决的九个步骤n6.做出行动计划q明确作业项目、担当者期限及行动进行的顺序n7.执行行动计划q注意执行时，是否确实依据行动计划的内容进行q随时了解实施的状况现在学习的是第22页，共34页问题解决的九个步骤n8.效果确认q调查执行的结果，是否能有效地将问题解决q若问题仍无法解决，要调查执行行动计划是否有偏差n9.标准化q订定标准化作业的方式，要能简单、浅显易懂，每个人都能够实施q宣导标准化作业方式，让每个人都能遵守现在学习的是第23页，共34页六 基层主管的四大职责n执行任务q品质管理q交期管理q成本管理q生产管理q安全管理q士气管理现在学习的是第24页，共34页六 基层主管

9、的四大职责n改善问题n做好人际n培育部属现在学习的是第25页，共34页七 基层主管的基础守则n比上司期待的工作成果做得好n一定在指定的期限完成工作n工作时间集中精神，专心工作现在学习的是第26页，共34页七 基层主管的基础守则n懂得提升工作效能与效率的方法q依工作的重要性，决定完成工作的优先顺序q依工作的重要性，决定投入工作的时间q同性质、同种类、类似性高的工作分门别类进行q不断思考是否更有效率的工作方法q请教有经验的老前辈q备齐以往的做法、相关资料、相关的讯息，当做工作的参考q随时订出完成工作的期限q准备好必要的工具、材料、器材q避免用过大的手段，达成较小的目的造成浪费q避免用过小的手段，达

10、成较大的目的螳臂挡车现在学习的是第27页，共34页七 基层主管的基础守则n要有防止错误的警觉心q使用一些未经确认的资讯q工作上的专业知识或技巧不充分q疲倦、不能集中心力q情绪低潮、不稳定q连络错误、协调不足q把一知半解当做全部知道q不注意、草率、马虎q成见、专断q无责任感、推脱责任q不遵守作业规定现在学习的是第28页，共34页七 基层主管的基础守则n做好整理、整顿、清洁n秉持工作的改善意识q简单化q代替化q统合化q分散化q废止化现在学习的是第29页，共34页七 基层主管的基础守则n养成节省费用的习惯q合理的使用电话q有效率的使用办公用具及事务机器q节省电费、水费q不要不当加班q做好避免不良品的

11、措施q做好机械、维护，并正常操作机器q做好预算、控制预算q要有成本意识q爱惜公司的资产现在学习的是第30页，共34页八 有效的报告方法n报告的对象n报告的时机q做好计划时q中间报告q紧急报告q工作完成时现在学习的是第31页，共34页八 有效的报告方法n报告的原则q口头报告原则n先说结论a.结论 b.经过 c.理由n简洁、正确n事实与主观的感想、臆测需区别n不要遗漏重点n成功、失败都要明言现在学习的是第32页，共34页八 有效的报告方法n报告的原则q书面报告的原则n遣词用语要简单易懂n标题清楚n尽量用图表、数字说明n报告顺序要合逻辑n利用添附资料说明现在学习的是第33页，共34页九 结语知己、知彼、整合n信赖你的部属n相信自己有无限的潜能n显露你的企图心n支持上司或组织所订目标n订定目标，应就部属能力、水准与达成任务的难易度做合理公平的考量n因人而有不同的激励方式n容许无心、隐恶扬善现在学习的是第34页，共34页