宣传印刷品管理控制办法.docx

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1、Xxx科技 对外印刷品管理控制管理方法文件编号/发布日期31/12/2021修改日期/版本号01编制审核审 批一、目的：1 .为提高公司印刷品的利用率，管控印刷品发放，减少浪费；2 .规范和加强印刷费支出预算管理，提高资金使用效益；3 .牢固树立节俭、环保意识，尽量减少不必要的印刷工程，严格控制 印刷品数量，抵抗铺张浪费；二、适用范围：本制度适用于外委设计、印刷（装订）的样册类：宣传册、各产品 手册、展板、手提袋；资质类：检测报告、公司资质文件，办公用品 类：纸杯、纸抽、便签、宣传图等宣传推广物料的设计、印刷、发放 业务管理；三、管理职责；1、市场部是上述对外印刷品的管理部门，负责公司该类的日

2、常设 计、管理、申购、验收、保管、发放、以及各部门（办事处）需 新印刷品的审核和日常使用的跟踪监管；2、市场部联合相关部门负责上述公司对外宣传印刷品的版式内容 及质量需求的设计定稿；3、各部门负责本部门（办事处）使用管控、领取及新需印刷品申 请印刷的管理。4、任何部门和个人不得私自以公司名义在外印刷，否那么发生费用 不予报销。同时由于私自印刷而产生的法律后果公司将予以追究。四、管理措施：1 .公司凡需大量连续使用的复印、打印件都必须印刷；.市场部建立对外印刷品管理台账，做到帐、物相符。并建立最高 存量和最低存量制度，当印刷品低于最低存量时及时汇报申请印 刷，申报数量不超过最高存量。2 .在不影

3、响程序和质量的前提下，在库印刷品必须使用完毕后方可 更换版本，特殊情况需使用部门提出申请经分管副总经理批准后 提交市场部审核后，经审核确实需要更换的方可更换，更换的原 印刷品有市场部报批后处置。3 .需新增或临时印制印刷品的，如宣传品、资质文件、办公用品等, 使用部门提交申请，经分管副总经理批准后提交市场部，经审核 确实需印刷的由市场部进行协调设计，并进行性价比审核，并报 总经理审批后提交印刷；.印刷品印刷到位后，市场部负责验收入库，对不符合数量、质量 要求的退回处理，不需库存的由市场部通知申领单位及时领取；4 .市场部须做好各部门日常领用出库记录。5 .在库印刷品须分类定置摆放，做到整齐、整

4、洁、标志明显；.印刷品保证其用途，做到物尽其用，任何部门和个人不得将正在 使用的印刷品作为稿纸、废纸、个人物品使用。6 .市场部每月须对各部门（办事处）使用宣传物料数量进行汇总统计，对使用异常的部门（办事处）予以跟踪提示，同时每半年进 行汇总分析，并将结果发布予以公示。7 .拜访客户/宣传推广活动以发放公司宣传册为主，产品样册进行跟 踪管控市场部对各部门（办事处）使用宣传数量进行汇总统计；.产品类样册主要是客户选型、下单使用，使用群体主要是门窗幕 墙公司；市场部重点跟踪备案产品样册的使用情况，确保产品类 样册能发到需要的客户手中；8 .推广使用电子版宣传物料，公司所有宣传物料（样本、检测报告、

5、 资质荣誉等）都有电子版，大家可在公司微信公众号自行下载或 联系市场部索取；五、宣传物料审批流程各销售办事处：1 .需求办事处BPM提交申请，注明使用事由或需要拜访的客户单位- 没有超免费出发放标准范围-由市场部审核备案后-宣传物料管理专 员安排发货-填写物流或快递单号及接收人；.需求办事处BPM提交申请，注明使用事由或需要拜访的客户单位- 超出免费出发放标准10%之内求，由市场部审核，出具意见-二级区 域及区域总监审批后-宣传物料管理专员安排发货-填写物流或快递 单号及接收人；2 .需求办事处BPM提交申请，注明使用事由或需要拜访的客户单位- 超出免费出发放标准10%以上，由市场部审核，出具

6、意见-二级区域 及区域总监审批后-市场部部长审批-宣传物料管理专员安排发货，填写物流或快递单号及接收人，需求办事处/区域承当本钱费用；各部门：4 .申领部门BPM提交申请，注明使用事由或需要拜访的客户单位-没 有超免费出发放标准范围-由市场部审核备案后-宣传物料管理专员 安排发货，自提或填写物流或快递单号及接收人；5 .申领部门BPM提交申请，注明使用事由或需要拜访的客户单位-超 出标准的-分管副总审批-市场部部长审批-宣传物料管理专员安排发 货，自提或填写物流或快递单号及接收人；六、发放管理.但凡要求领用各类宣传推广物料的部门（办事处），必须向市场 部物料管理人员提交BPM-宣传物料申领表，

7、注明事由，尤其是产 品类样册使用的去向，市场部物料管理人员在收到申请后，逐级 审批后，汇总各部门（办事处）所需要资料进行备货，每周三、 周六统一发放物料，如有紧急需求，请在申领表中注明，会加急 处理。1 .市场部须在发货完成后3个工作日内做好货物跟踪并落实签收情 况；.市场部物料管理人员要对部门（办事处）领用宣传物料，对使用 情况进行跟踪（重点是产品类样册使用跟踪）；2 .公司对宣传物料分类别进行发放管控，详见下表；部门（办事处） 宣传物料类别 免费发放数（套）超出免费数量年度回款任务在宣传册类200册/年 1.不超出标准10%之内的需求，由二级区注：800万及以上一级办事处产品册类100册/

8、年域及区域总监审批后，市场部安排发放；2 .超出标准10%以上的需求，由二级区域 及区域总监审批后提交市场部，由市场部 安排发放，费用由需求办事处/区域自行 承当；3 .部门使用超出标准的，提交书面说明， 分管副总签批后提交市场部；4 .新成立部门或办事处，一年内宣传物料 免费发放数（套）在原基础上增加40册（套）/年；手提袋200个/年资质类200册/年办公用品类100套/年展板类收取本钱费其他100套/年年度回款任务在 800万以下一级办事处宣传册类120册/年产品册类60册/年资质类120册/年手提袋120个/年办公用品类60套/年展板类收取本钱费其他60套/年备案二级办事处宣传册类80

9、册/年产品册类30册/年手提袋80个/年资质类80册/年办公用品类30套/年展板类收取本钱费其他30套/年部门宣传册类100册/年产品册类100册/年手提袋100个/年资质类100册/年办公用品类100套/年展板类计入部门费用其他100套/年1 .公司展会、宣传推广活动所需物料由公司安排，由市场部统一安排发放，不在考核范围内;.总部各部门在BPM填写物品申领表联系市场部自提，驻外部门在BPM填写物品申领表联系 市场部安排邮寄；2 .公司为推广新产品、新技术，下发的图册、宣传物料等，由市场部统一发放的不在考核范 围内；.各部门（办事处）根据区域及主销售、推广产品不同，产品类样册在总数不超得的情况下, 可以调换；3 .超额的宣传物料费用，按本钱费用由市场部每月汇总一次，提交财务部扣除责任部门（办事处）相关费用；七、附那么1 .本规定由市场部制定，总经理批准后执行;2 .本规定修订权、解释权归市场部。