在公司秘书业务培训班上的讲话.docx
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1、在公司秘书业务培训班上的讲话在座的各位都是秘书,从事着秘书的工作。怎样做一个合格、称职的秘书,来适应华为公司超大规模的发展,是我们这次学习的目的。做一个秘书,首先要具备做一个基本文员的条件。如果你没有达到做一个基本文员的标准,我认为秘书是做不好的。我们公司过去最好的秘书是张燕燕,她是公司最早的秘书。人们常常怀念张燕燕时代,就是她十分投入地服务,人们对她印象很深。她的秘书工作做得相当不错,因为她个人,无论是在品德上、技能上、管理上都出类拔萃。譬如打字,当年她打字是非常非常快的,好多人都比不过她。她参加公司的管理,也做了大量的工作。虽然现在她在做公司的副总裁,但她依然刻苦钻研业务,如进出口业务、物
2、料采购等。从秘书成长为公司的副总裁,张燕燕为公司的发展作出了她应有的贡献!你们以后也可以私下和张燕燕交流交流。我们公司秘书的前途在哪儿呢?我认为在你们手里。华为公司要大规模地推行网络化的管理、矩阵管理,推行计算机体系化管理,怎么个管法呢?秘书在这里面起了很大的作用!经理们主要是对一些宏观的、重要的、更需要平衡思维的方面进行决策,更多的事则由秘书在公司允许的一个误差范围内来处理,因为日常的交流与管理,不一定非要经理亲自来做。如果像公司这样一个大的信息系统都由经理来处理,你说他能有多大水平?所以单就秘书工作而言,这是一个重要的岗位。可是现在有很多秘书,只会打字,我看就很有必要加以提高。应该说,我们
3、华为公司的秘书系统是比较庞大的,可能中国很少有这样的公司,有一百四、五十个秘书人员,而且文化素质总的都是比较高的,基本上都是本科以上,如果大家都能把握到发展的脉搏的话,那发展前途还是十分大的。作为秘书,你要主动地服务。主动地服务,并不是要你成为一个中心,我们全公司都为你服务,这是不可能的。秘书的主动性,是一个很重要的因素。你要做一个合格的秘书,是不容易的。这是我说的第一点。第二点,就是“善解人意”,这是秘书的一个最重要的原则,是必须好好把握的。善解人意,通俗地说,就是人家想做啥,你就把这个事情准备好;或者是人家说了这句话,你就把它整理成一个有条理的东西。当然,要做到善解人意,你必须拓宽你的知识
4、面。如果你不精通天文地理,不通晓古往今来的历史,不了解世界科技发展的现状,你怎么可能善解人意?这是从大的方面讲;从小的方面讲,华为公司有什么重大决策,有什么样的规划、计划公司发了这么多的文件,你是否认真去读过、思考过?另外,你还要努力寻找彼此间共同的语言,如何才能与经理产生共同的语言,你琢磨过了吗?这些都是你达到善解人意的前提条件。否则,你就不能善解人意。既然不能善解人意,则要你这个秘书又有何用呢?你一定要理解你的领导要做什么?与周边的关系需要你的领导来解决什么?你的领导应该向周围扩散什么?公司的这个运行火车里头有什么在运行?你只有把握住了这个脉搏,才可能成为一个好秘书。我记得张燕燕做秘书的时
5、候,石油部的领导对她有过很好的评价。他对我说:“你的这个秘书,特别能善解人意。你想做什么事,她在电话里就帮你处理了,但是你并没有交待她做什么事。”因此我认为对一个秘书来说,不要仅仅满足会打字,还要经常阅读公司的文件。公司的很多文件发下去,首先是到你们手里,并没有说不给你们看,那么你们不学习便是你们自己的问题了。公司的文件要学习,古往今来的历史要学习,天文地理要学习,世界科技发展的潮流要学习,我们客户的投诉要学习这些都是很重要的信息源。你只有学通了这些东西,并加以掌握,才有可能善解人意。善解人意了,助手的工作不就做成了吗?就可以起助手的作用了嘛!第三,秘书要善于归纳。我觉得秘书的差距有时是很大的
6、,其差距就在归纳上。以前我讲完话以后,我的秘书很快就能归纳成一篇文章。其实,文章里有些话我并不就是这么说的,而且在说话过程中,废话一定也不少,这是口语嘛!所以,这就要求秘书善于归纳总结给我看。如果我觉得需要改动的很少,那我就认为这个秘书的水平高,她能够理解、善解人意、善于归纳。有一些秘书用录音机一录音,送给我的便是这样一个录音稿。我想这个录音稿若是发表在报刊上,那一定很“臭”!肯定是很“臭”的!因为演说词与文字稿毕竟是有很大区别的。至少它的条理性并不是很强。你们经理的思维有很多可能是创造性的思维。他有时在会上只讲一、两句,就不说了,因为在座的都是他比较了解的人,一句话、二句话,就可以达到相互间
7、的默契,就会达到相互间应用的交流。但是作为秘书,不能把他的两个字、一句话简单地写上去,那样很多人会读不明白,这个会议的主题是什么都不清楚。因此,要把这些关键、重点的字眼加以发挥,用文字准确地表达出说话者或指示者本人的意思。说话者或指示者的意思错了,那由他本人负责,但是作为秘书要把他本人的意思准确地翻译出来。所以,对一个秘书而言,首先要博览,然后要善于归纳。没有归纳,就掌握不住重点,就没有力量。我认为这是一个很重要的因素。第四,公司要重视文档建设。文档建设很重要的工作是由秘书来完成的。大家知道,开发部有些部门的文档建设做得比较好,我就提出来了,每年我们愿意出几千万购买开发部的文档!就是我们重视到
8、这个程度,但是否我们所有的经理都给予了相应的重视呢?不一定的。如果文档未做好,对我们这样的公司来说,是非常危险的。对一个发展非常快的公司,对一个人员结构经常变的公司,如果没有大量的文档建设的话,是非常危险的,甚至会走到破产的边缘!比如说我们的万门机,如果我们没有良好的文档建设,没有记录下我们所走过的历程,当主持万门机工作的同志们一升官,走掉了,或者调到其它部门,过几个月请他回来说一说万门机的情况,可能也说不清楚了。在此情况下,我们只能重做万门机的软件。大家知道我们的200号就是重做了一次软件的。因为许国平出了车祸,当时文档建设还不是很好,为了200号能够出去,我们又相当于重做了一次文档。可见这
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