3会展现场服务与管理.docx
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1、会展现场服务与管理 会展开幕式现场策划与管理会展布展与现场服务会展现场的风险与安全管理第一节会展开幕现场策划与管理 一、展会现场布置 二、vip(veryimportantperson)接待 三、媒体的接待和管理 四、展会开幕 五、开幕酒会服务策划 一、展会现场布置 在举办开幕仪式之前,首先要将开幕现场布置好,以便为展会开始和观众参观做好充分的准备。 二、vip(veryimportantperson)接待 对于贵宾的接待,应给予特别的对待,从到达酒店到出席开幕直到离开展会地点都要进行周到的安排,对于重要贵宾还需要事先制订接待计划,上报有关负责部门和相关人员审定后执行。 三、媒体的接待和管理
2、展会开幕前,办展机构要与有关媒体取得联系,为召开新闻发布会或邀请媒体记者对展会开幕现场和展览现场进行采访和新闻报道做准备。 四、展会开幕 1、开幕时间和地点。 2、开幕式讲话稿和新闻通稿。 3、开幕方式的确定。 五、开幕酒会服务策划 开幕式酒会是展会的一项重要的公关活动,它可以很好的促进办展机构与参展商、行业领导和其他有关方面的关系。办展机构要事先策划安排好就会举办的地点、时间、酒会的方式、出席酒会的人员范围、酒会的标准等。 开幕酒会是展会联络各方感情,与各方进行面对面沟通交流的一种非常好的方式,因此需要精心筹划以达目的。 案例1:2005年5月16日晚财富论坛开幕式 现场布置。开幕式安排在天
3、坛祈年殿,祈年殿前方的方形空地被安排作为宴会场所,100张餐桌分为东西两区,环绕祈年殿摆放。开幕式的讲话与演出被安排在祈年殿前的丹陛桥上,两边布置几十个绘有京剧脸谱的灯光气球,还有400多盏4000瓦的探照灯射向祈年殿和舞台。 vip接待:国家主席胡景涛及其他领导人出席,600多名全球企业家及夫人、400名国内政要和著名企业家参加。人均100美元的高标准餐饮,高规格安全保护,精心组织的演出(千手观音、交响乐、变脸、京剧神州乐等)案例1:2005年5月16日晚财富论坛开幕式 开幕式。确定时间5月16日晚,地点天坛祈年殿(准备好备选方案,下雨在室内),财富ceo致词、国家主席讲话。 酒会:西式菜品
4、的三菜一汤,包括由蟹肉、鱼子酱等拼成的冷菜,以鹅肝、牛排为主的主菜,汤是鸡汤加馄饨,另外还有一道甜点。由凯宾斯基饭店等烹制。练习题: 试分析财富论坛开幕式的特色。大型展会或会议开幕式策划时,需要重点注意那几方面的问题。 第二节会展布展与现场服务 一、办展机构现场管理 二、参展商的现场管理工作 三、撤展管理 一、办展机构现场管理 (一)展会现场布置 (二)展会注册及入场管理 (三)展会证件与门票管理 (四)展会设备设施管理 (五)展会现场的安全管理 (六)展会现场的知识产权保护工作 (七)展会现场的相关活动管理 (八)展会现场的其他服务 二、参展商的现场管理工作 (一)布展 (二)配备展台的工作
5、人员 (三)展台接待 (四)贸易洽谈 (五)情况记录 (六)其他相关宣传推广活动 (七)信息收集工作 (八)细节管理注意事项 三、撤展管理 1、展位的拆除 2、参展商租用展具的退还 3、参展商展品的处理和回运 4、展品出馆控制 5、展场的清洁 6、撤展安全保卫 四、参展观众的统计 1、依据观众办理登记手续的内容进行统计 2、根据门票进行统计 3、参展商的客户统计练习题: 试分析ispo在布展三环节中,如何体现服务的理念。 第四节会展现场的风险与安全管理 一、会展现场的风险类型 二、会展风险管理 一、会展现场的风险类型 (一)从是否可控的角度分类可分为自然威胁和人为威胁 (二)从风险的内容可分为
6、物质损失风险、财务损失风险、法律责任风险、人员损失风险四类 二、会展风险管理 (一)对场地进行安全分析 (二)同当地相关部门建立良好的工作关系。 (三)确定会展活动的利益相关者具有相应的风险意识 (四)制作安全小册子/标牌以及其他交流方式 (五)制定一个媒体管理计划 (六)预防“闹展” 第二篇:会展现场服务与管理会展现场服务与管理 摘要: 会展业作为一个新兴的服务行业,影响面广,关联度高。会展经济逐步发展成为新的增长点,而且会展业是发展潜力大的行业之一。会展业能产生强大的互动共赢效应、能获得优质资源、能提升支持力度、能增加就业机会、能成为经济发展的风向标。但是,所有这些展会所具有的积极作用是在
7、参展商和贸易观众认可的基础上才具备的。一个会展项目是否成功,从某种意义上来讲取决于该会展项目现场服务与管理是否全面、科学、有效。 关键字:会展现场服务、会展现场管理 广义的会展服务是指会展企业和与会展活动相关的企业向会展活动的主办者、承办者、与会者、参展者、客商以及观众所提供的全方位服务,其服务主体是会展活动的外部机构,如会展场馆、广告公司、工程搭建公司等,同时这些服务主体是提供直接的服务项目,如宣传物品印刷、展台搭建、展品运输等等;。而狭义的会展服务则是指在会展过程中,由主办者、承办者向与会者、参展者、客商以及观众所提供的各类服务,其服务主体是会展活动的主办方或承办方,是会展活动的内部机构,
8、会展服务主要是提供咨询、推介和沟通等间接的服务,会展活动的举办方或承办方一般都是委托相关的公司或部门,如会展场馆或其他公司,提供具体的服务内容和项目,或者会展活动的举办方或承办方提供一些比较简单的直接服务,如贵宾的接待服务等。由此看来,展会的现场管理则是更多的属于狭义的会展服务范畴。 展会现场管理是办展机构对展会现场实施的总体管理,由于现场管理通常是集中在一个较短的时间段,所以,各种事务显得集中、众多和繁琐。因此,现场管理和服务显得尤为重要。展会现场的地点以主办方开始启用后的场馆为主,也包 括其他相关涉及的场所,如运输拆卸场地等。服务与管理包括进场布置到展览结束撤馆结束这段时间,展览主办方对参
9、展商、搭建商、运输商等各类服务商在内的各实施单位在现场按原有计划进行有序的协调、监督和管理,以及对参展商、观众在现场所发生的一切需求所进行的协调服务和管理,包含会展活动的开(闭)幕、展场管理、观众登记、布展、撤展及相关活动计划等 在展会现场服务与管理方面,山东济南舜耕国际会展中心就曾利用“细微服务”赢得了良好的效果。舜耕国际会展中心就如何抓好会展中心现场细微服务工作,结合会展业特点,积极引入星级饭店“细微服务”理念,积极推行“项目经理负责制”,对展会进行综合协调,全程服务。客户服务中心推广“首问负责制”,提高办事效率,并积极尝试展会vip服务,全力打造具有舜耕特色的自己的管理模式。例如,由于会
10、展行业的特殊性质,参展商一般为当天抵达、当天布展、次日开展,时间紧张、工作紧凑,而大部分外地参展商并不熟悉济南的交通路线,在夜晚运送展品的大型车辆往往难以按时抵达展馆,经常出现误展的现象,为参展商带来诸多不便。为了更好地解决这一问题,项目经理主动绘制了从XX市各大入口抵达展馆的线路图及途经会展中心的公交车辆一览表,编制了包括工商、税务、交管等方面内容的明白纸,在每个展会前夕邮寄发放给组委会和外地参展商,并为参展商提供“一站式”服务。 该展会主办方还在2003年期间开通了“华中热线”服务,三年来,共接听顾客电话300余个,为顾客解决困难近百个;收到各方表扬信几十封。2006年初,更由原来的手机单
11、一服务,延伸在服务台设立了一部固定电话,服务台的全体工作人员都是热线接听者,以便更好地为参展观众和参展商提供全天候的服务和及时准确的咨询回复。为丰富热线内容,“华中热线”的工作人员还学习宾馆前台的做法,将XX市各景点,行车路线、列车班次、特色餐饮等内容整理成册,方便顾客咨询;印制热线名片,送给到服务台办理业务的顾客,扩大热线知名度。“华中热线”还在服务台增设服务项目,包括便民小药箱、顾客意见箱、针线包等,在卫生间、正门等地滑或有台阶的入口,都贴上温馨提示语句。为更全面地了解顾客情况及遇到问题,“华中热线”工作人员都随身携带笔记本和笔,随时记录顾客所需。2003年世界旅游大会布展期间一位埃及客人
12、来到服务台表明自己在布展过程中遇到的困难:宣传板无法平整地挂在展板上。当时是现场服务部 李春林经理接待的这位埃及客人,李经理得知情况后,立即联系采购人员买来合适的pc板,亲自帮客人将双面胶一点一点贴在宣传画上,再固定在展板上,得到埃及客人极大好评。2004年“五一”期间,“华中热线”负责人张华中接到野生动物园人员的电话,要租用展馆桁架,尽管张华中正在家中休假,但立即拨打展馆相关工作人员电话,组织人力为顾客按时保质完成了搭建工作,也为展馆营利1700元。 总的来说一个大型的展会现场服务与管理包含了诸多方面: 1)秘书礼仪类服务。如在展会入场前,为维护展览会入口的良好秩序,确保每 一位专业观众都能
13、畅通、便捷地进入展览会现场,而进行的观众登记和入场服务与管理;在展览现场各个区域对参展商和参展观众进行的礼仪引导服务;在会议类展会中进行的现场记录服务等。还有类似于上文提到的山东济南舜耕国际会展中心为观众和参展商提供的24小时咨询类服务和vip服务。 2)安全保卫类服务与管理。为保证会展活动正常开展,防止出现人员或物质安 全事故所做的工作称之为安全保卫类服务。会展现场的安全管理主要涉及三个方面,即盗窃、火灾和卫生。为此,会展主办单位需要和消防、卫生和公安等部门主动联系,积极争取这些部门的支持。 3)设计安装类服务与管理。指对会展活动现场展位展台、开幕式现场等进行设 计和安装的服务。 4)物品租
14、赁类服务与管理。指为参展商或与会者提供展柜、衣架、桌椅、电脑、 电视、花木等各种设备或物品租赁的服务。 5)运输仓储类服务与管理。指为参展商提供展品场内运输以及展品包装物品储 存的仓储服务。会展是一个庞大的系统工程,需要多个环节相辅相成,任何一个环节出现脱节状况就会严重影响整个展会的质量。尤其对于展览类活动来说,在会展场地会有大量展品进进出出并且也需要特定的仓库进行展品的仓储,同时展会主办方还要为进行采购参展观众提供贴心、便捷的运输服务。简而言之,一旦物流阻断,展会将会面临巨大危机。 6)广告宣传类服务与管理。指为会展活动的参展商提供企业或产品宣传,扩大 活动期间企业或产品知名度的服务。广告的
15、形式与种类很多,但这里要特别注意的是,无论采取什么样的广告载体,会展主办单位都必须指定明确、统 一的广告政策,做到对所有参展商一视同仁。即使制定有相应的优惠措施,也应该让所有参展商都了解,而不应简单地根据参展企业的规模大小来决定是否给予其优惠。 7)参展商服务与管理。展前,主办单位在推广会展项目的同时对参展企业进行 宣传,在广泛派发邀请函以及签约的网站上都添加了部分参展企业的名册;还编制了含有参展企业名册的会展快讯,派发给专业观众、专业市场;又在展会的介绍网站上开辟了供求平台,企业在展前、展中、展后都可以在网上注册,发布产品供应信息和采购信息,为买卖双方搭建平台。展中,主办单位为展商提供增值服
16、务,有站家现场答疑会和各类研讨会,帮助企业解决生产管理中的难题;有产销对接洽谈会,为买卖双方牵线搭桥,提升买卖双方的贸易成功率;有新技术推介会,推介新技术工参展商学习引进;除此之外,还将举行参展知识培训会,对参展商进行“如何让展位更吸引人”“如何更方便撤展”“参展手续”等方面知识培训。同时,现场还安排专门人员协助展商进行报到、进馆等各项服务。展后,主办单位对参展企业即使走访,听取意见,是下一界的增值服务做得更完美,同时进行企业展后成果的跟踪报道,提高展会和企业的知名度。 8)后勤保障类服务与管理。为保证活动正常进行所需的服务,如紧急医务救治 服务、餐饮服务、保管箱服务、电信服务、银行汇兑服务等
17、。 一个展览会从筹备到开展,其周期很多都在一年以上,而作为展览重点的展示往往只有三到五天。可以说,展会现场是展览会的关键之所在,而展会现服务与场管理则是重中之重。会展现场服务与管理是会展项目具体落实的直接反映,因而十分值得主办单位重视。同时,会展现场管理、控制和协调的内容十分庞杂,如果处理不当,任何一件小事都有可能发展成大问题。所以,主办方需要不断提高服务水平,用优质的服务来回报会展项目的各方参与人员。 参考文献: 1冯丹展览现场管理2012年6月 2刘晓杰会展服务2009年9月 3龚维刚陈建国会展实务2007年1月 4马勇会展经济发展对策解读2006年5月 5佚名“人性化服务”的经营策略互联
18、网2006年6月 第三篇:会展服务与服务管理论文会展服务的发展与管理 摘要:现今的会展业建设规模不断扩大,会展活动空前活跃,会展形式丰富多彩,但同时,会展业的发展管理经验不足,会展服务中存在各种各样的问题。本文通过总体概括我国会展业发展现状的背景下,讨论了解什么是会展服务、会展服务发展现状、发展趋势、存在的问题,以及对如何提高服务技能做出相应的对策。关键词:会展业会展服务服务技能 一、会展服务业发展现状及其发展趋势 (一)会展服务业发展现状 会展业作为现代服务业的一个新兴领域近年来在我国得到了迅速的发展,但随着我国改革开放的不断深入和加入wto后,服务贸易市场全面开放,我们国内知名的会展有:亚
19、运会、pata年会、世界建筑师大会、万国邮联大会、上海中国国际工业博览会、“广交会”、“高交会”、博鳌论坛。中国会展业在各城市发展迅速,形成了“环渤海、长三角、珠三角、东北、中西部”五个会展经济产业带,可见发展速度之快。 但我国会展业也显现出一些问题,管理体制不完善,市场秩序混乱,人才紧缺,服务质量差,服务技能不高等。在这种会展服务及会展技能发展不成熟的情况下,对具体的问题具体分析,实施改进方法,促进我国会展业的跨越性飞跃。 (二)会展服务业发展趋势 1、我国成为亚洲会展大国 随着展览专业化、市场化和国际化水平的不断提高,涌现出“广交会”、“琶洲会展”、“医博会”等一批具有国际影响的知名品牌展
20、会。从展览的类型、数量、规模、水平和影响来看,我国逐步成为亚洲地区的区域性“会展中心”。 2、会展城市区域格局初步形成 当前,会展经济在北京、上海、广州、深圳、大连等第三产业发达城市已迅速崛起,并出现南、东、北三大“会展城市战略生态群”,即分别以广州、上海、北京为代表的珠江三角洲、长江三角洲、京津为中心的三大会展战略生态群。 3、三大市场经营主体角逐 据不完全统计,目前基本形成国营、中外合资、民营三大市场主体。 4、跨国会展企业真正“落地”我国 2004年是我国会展业的整合期,据不完全统计,目前国内举办的国际专业展将近40有境外公司参与。如:德国法兰克福展览公司与广州光亚展览贸易公司签署合作协
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