集团法务系统项目需求解析.doc

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1、集团法务系统项目需求解析项目整体需求本项目需要通过建设美*集团统一的法务管理信息化平台，实现合同全生命周期管理，有效管理合同审批、签订、归档、履约监督、合同结算等业务环节。规范合同文本起草审批办理流程，建立起合同标准范本库以及条款库,高效便捷的方式进行合同起草。建立合同关键要素（文本、资金、进度、标的）之间的关联性，实现商务业务闭环。利用预警提醒、查询、统计和分析，及时、准确了解公司合同管理状况，防范风险，为公司经营管理服务。 合同模板管理基于美*集团的管理需要及业务特点，需要通过系统建立合同模板库。要求提供不同类型的合同模板，合同模板的编辑方式要灵活、易操作，可将经过企业内部审核的合同模板作

2、为标准合同样本上传到本系统中，形成公司统一的合同模板库。可实现自定义合同模板起草合同，将美*集团的WORD格式合同导入系统，经办人将合同文本从系统在线打开后，可直接在WORD中修改，完成后保存即可完成合同起草。合同模板主要可分为两种形式：一种为参考模板，针对同类型的合同选取该种模板后，在一些条款上可以起到参考作用，并可以根据合同的特性对部分条款进行调整；另一种为固定格式模板，这种模板只允许填写部分合同关键要素，不能对模板内容及固定的合同条款进行修改。 合同编号管理需要对公司所有纳入系统管理的合同进行统一编号，合同编号可以由美*集团自定义其编码规则，在系统中可以按照预制的规则自动生成，既可以实现

3、编号的统一管理、又能保障编号的唯一性。 合同文本管理在信息化日新月异、造假技巧也愈益高超的现今，如何保障合同文本的真实有效，维护公司的合法权益，显得尤为重要。防止合同造假，我们最常用也是一直在用是签字签章，除此之外，系统还提供文本水印的功能，给合同文本打上防伪的水印，进一步巩固防伪的力度，保障合同的合法性。 合同移动审批及审批时限管理需要系统会自动给领导发送审批信息，提醒领导有需要审签信息，领导收到审签信息后，通过移动设备就能登陆到系统对待审签的记录并进行审批，领导审批完成后，系统自动记录审批意见。需要系统对审批工作流程设置审批时限。通过设置审批节点的审批时限，审批结束后可以查看各节点的审批节

4、点所花的时间（只计算工作时间）及整个流程审批所花费的时间，如果超出了审批时限，系统将自动发送短信、邮件或内部消息给相关审批人。 合同文档归档管理合同信息管理系统应具有完善的合同相关资料的归档管理功能，包括合同原稿、授权委托、合同审批表单、变更文件、附图、项目文件、招投标文档和合同履行中的各种文书等，避免因遗失或未及时存档导致的合同风险。系统还应该对文档进行分类管理，并为每一份文档设置关联，保证归档合同的索引及查询要方便快捷。 合同盖章管理当合同谈恰妥当后，会对合同加盖印章，一个公司，可能每天都会有多次盖章动作，如果只是依靠传统方法，如通过Excel记录盖章情况，或者干脆就不做任何处理，只是凭借

5、脑力记忆，长年累月下来，可能就再也不知道盖了多少章，分别是什么类型的章，盖章的归属合同，盖章的用途等要素了，或者至少统计起来是非常麻烦的，且使用传统手工方法记录盖章信息，记录由用章管理员保存，信息无法共享，给领导查询统计用章情况带成了不便，同时，由于信息的闭塞，也加大了用章的风险。 预警提醒功能合同履行过程中未能正常履行的阶段工作事项需要能实现自动预警提醒功能（预警项点事先确定），且能根据不同的风险级别进行分级预警，在提醒相关责任人员的同时，通知相关人员及责任领导的介入，相关人员可方便的进入系统直观的了解合同所产出的风险信息。提醒方式包括登录界面提醒、系统内弹出提醒窗口、邮件提醒、短信提醒等。

6、可以对合同的进展计划、结款计划和关键要素进行预警，帮助用户提前做好财务规划和分析决策，降低合同管理中的因延误付款、交货滞后带来的违约风险。系统提供的预警平台还需要开放预警配置功能，业务人员可根据需要添加必要的提醒类型，保障业务的及时性。 合同信息安全管理合同中的相关方及标的物等信息是企业的保密信息，合同信息的安全管理要求在不影响工作效率的前提下尽可能的保护企业的敏感信息，应根据用户的职位、管理要求等配置不同的系统权限，权限的管控要灵活，权限的变更要快捷。此外，由于岗位的不同，能够查询合同内容的范围也不同，为此，系统需要能够将权限具体定义到字段，可以根据不同岗位来区分设置。 统计及分析功能合同信

7、息管理系统应提供多种便捷的统计分析功能，方便用户及时的了解合同的签订和执行进展情况。可以按时间、客商、执行状态、合同名称、项目信息、合同金额等不同的维度进行复合条件的查询、统计及分析，用户可以方便的自定义统计需要的报表内容，并能进行形象的图形显示及打印出相应的报表内容，满足不同的业务部门在一定期限或特定原因下对特定范围的业务数据的汇总统计要求，提供多种统计方式，支持自定义常用统计方案保存，能通过折线图、饼图、直方图等方式直观展示结果，辅助经营决策。业务管理需求法务管理系统需要支持对合同全生命周期进行管理，包括合同立项管理、审批、签订、履行、结算等过程。对发生异常的合同进行跟踪，包括合同的变更、

8、签订补充协议等情况。对项目类合同需要能够与项目建立联动，便于跟踪项目下所有合同的签约、履行情况，以及从合同的维度对整个项目进行监管。系统需要能够对合同在签约、履约过程中所潜在的风险进行识别记录，并采取一定的有效措施控制合同风险，保障合同正常履行。系统需要提供全面的系统管理员后台管理功能，包括组织结构的配置、用户与权限的配置、流程配置等，提供便捷的、界面化的、高效率的系统管理运维功能。系统集成需求为规范各项业务经营管理，提高工作效率，美*集团已经建立了多类业务管理信息系统，并开放了大量的系统间集成接口。为建立公司统一的法务管理平台，并能够贴合当前业务实际，保障各项业务在各系统间能够顺畅执行、信息

9、充分共享，法务管理系统需要具有良好的系统开放性与可扩展性，需要与公司ERP、OA、SSO等系统进行深度业务集成。法务管理系统需要基于现有的基础网络环境进行构建，并要求纳入公司域控管理，支持公司域控网络环境下的访问。系统性能要求1) 应用系统需要保持良好的用户体验及操作的友好性，系统操作响应时间2秒；2) 系统需要支持7x24小时不间断稳定运行，并保证数据的准确、安全，具有高可靠性；3) 系统需要提供友好的人机界面与用户交互体验，有显著的任务列表，方便用户对系统的操作使用；4) 需要具有良好的、高效的系统运维能力，对于普通的业务数据更新（如：变更用户、权限、业务审批流程等），能够不需要中断系统运

10、行，即可完成调整；提供完善的可靠的系统容灾、备份、恢复机制；提供灵活的、开放的系统架构，在业务或需求变更的情况下，能够快速进行二次定制开发，对于未来业务拓展，功能变化的灵活性、扩展性的支持；5) 系统架构安全，采用严格的身份鉴别机制和数据、业务交互、输入/输出安全保护措施，并提供一定的安全审计功能，记录审计日志，保障系统运行安全及用户信息安全；项目管理与技术服务要求为保障项目按进度按质量要求顺利执行，需要建立贴合实际的完整的项目管理体系，配备专业的具有丰富类似项目经验的项目实施团队，采用行之有效的项目管理方法与手段。在项目实施过程中，双方团队成员需要保持良好的沟通，需要对用户方的实施团队、合同管理信息化团队、最终用户代表群体、内部顾问、以及最终用户分别提供充足的具有针对性的培训与讲解，并提供相应的培训教材和配套资料，使各类用户能够充分学习各自所需的技能，保障系统高效运行使用。