IDC装备项目干系人管理方案.docx
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1、泓域/IDC装备项目干系人管理方案IDC装备项目干系人管理方案目录一、 组织内部的管理活动和管理结构3二、 什么是项目5三、 有效的和成功的管理者7四、 学习管理学的方法11五、 规划干系人管理14六、 管理干系人参与16七、 公司基本情况18八、 项目基本情况20九、 产业环境分析23十、 行业的发展趋势25十一、 必要性分析29十二、 项目进度计划30项目实施进度计划一览表30十三、 项目投资分析31建设投资估算表33建设期利息估算表34流动资金估算表36总投资及构成一览表37项目投资计划与资金筹措一览表38一、 组织内部的管理活动和管理结构企业中除去项目活动以外,还有另外一类被称为运营的
2、活动。不同于项目活动,它是那些重复不断、周而复始的活动。例如,企业中的生产活动,财务,人力资源等部门的活动。运营活动和项目活动有着很多不一样的特征。为什么在管理上,项目追求的是“效果”而运营追求的是“效率”呢?项目活动由于其独特性的项目目标,使得项目必须首先关注实现效果,然后才可能考虑效率,切忌因为追求效率而影响了效果。而运营活动则是重复性的活动,其效果早在多次重复中得以保证,所以更关注在不断地重复时降低实现的代价,所以运营活动大多更关注效率。在企业管理活动中,除了项目管理和运营管理活动外,还有一类被称为战略管理的活动。战略管理最主要的目的是确定本组织的发展方向,进而选择所要实施项目的范围,同
3、时通过项目的实际运行来逐步落实战略目标的实现。运营管理则对项目的运作提供服务性支撑。对于企业内部的管理活动,除了按其功效与作用分成三类外,还可以按管理层级进行分类。大致上,我们可以认为企业的管理层被分成了三个层次:上层、中层和基层。高层,又被称为决策层。其大多从事战略管理活动,目的是从组织整体利益出发,实行统一指挥和综合管理,制定组织目标和实现目标的大政方针,编制战略计划。中层,又被称为执行层。其大多从事运营管理,目的是根据组织的战略计划,将目标分解成详细的实施方案,分配资源,协调和评价下级组织活动,监督和控制目标的实现。执行层起到承上启下的作用,工作目标来自高层或决策层,其制订实现目标的计划
4、,然后驱动一线经理按照计划实现目标,并解决执行中的问题。这一层根据企业规模可能存在多个层次。在这一层次中的管理者要面对两个挑战:第一,深刻理解来自决策层的战略意图和目标。这中间可能需要反复地确认才能正确把握。第二,对下大多是实施间接管理模式。所谓间接管理,是指所管理的团队和人员并不是直接进行汇报,而是需要通过中间层将信息传递过来以了解真实的状况。这种传递会导致信息的失真和不明确,有时甚至会产生偏差。基层,大多从事工作一线的管理,按照规定的计划和程序完成任务。在很多企业中,项目经理所处的地位大多在这一层中。但这一情况不是绝对的,很多重要的大型项目的领导一职都由企业高层主管担当。一般来说,不同类型
5、的企业层级基本上都会有这三个层次的划分。只不过具体的层级多少会有差别,大多体现在中层管理的级数上。很多大型企业的中间管理层级数众多,导致机构脏肿,决策缓慢。高层战略通过层层传递,到一线执行时已经大大走样。而来自一线的市场反馈,也被扼杀在繁琐的层层汇报过程之中。所以,现代企业都在做“瘦身运动”,试图减少从下到上的层级数目,追求扁平化。二、 什么是项目“项目”这种形式自古以来就有,我们可以认为中国古代万里长城的修建就是一个项目,古埃及的金字塔建造也是一个项目,人类登月也是一个项目。所不同的是,人类登月已经在使用完整的项目管理知识体系来管理项目了。在我国,项目也经常被称作“工程”。例如,建造三峡大坝
6、就是一个典型的项目,被人称为“三峡工程”。大体来说,这只是一个名词的使用习惯而已,从本质上来说两者之间并没有太大的差异。虽然“工程”大多沿用于建筑或者水利等传统大型基建项目,但在一些现代行业也会使用。从上面的讨论我们可以看到,项目本身并不依附于某一特定行业而存在,所以我们可以把项目从不同行业的特殊性中抽象出来单独进行研究,以期获得一些独立于具体行业的有效管理方法,使得任何行业在进行项目实施中都可以从中获益。这一研究结果就构成了所谓的项目管理知识体系。目前,在这一领域中有两大权威国际组织,一个是美国的项目管理协会,该协会网址为http:/www.pmi.org,另一个是总部位于瑞士的国际项目管理
7、协会。前者因最先出版了项目管理知识体系导论而闻名。虽然我们前面举了很多有关项目的例子,但我们还是需要从中抽象出来一个准确的定义。在PMI颁布的PMBOK中,项目被定义为:完成某一独特产品、服务或结果而进行的一次性努力。从这个定义中我们可以归纳出项目具有以下重要特征:独特性、不确定性和时限性。独特性,也可称作唯一性,是指项目所涉及的内容和目标是以前没有做过的,是唯一的。当然这里所指的唯一不是绝对的,而是相对的。例如,研发一个新的产品、建造一座新的大楼、举办一届运动会等。项目的独特性是项目最主要的特征,这一特征甚至决定了项目管理的知识范围。我们知道,实施项目管理的最终目标是追求项目成功,项目的独特
8、性决定了:我们在从事一项以前没有做过的事情,并且必须把它一次性做成功。用一个比喻来理解项目的独特性特征。当你找到一份新的工作,第一天去上班时(假设这是你第一次去新单位),你首先担心的是能不能找到这个新的工作地点,所以你早早地出发了。但是,当你第二天、第三天及以后上班时,你根本不需要再担心这个事情了,你会越来越准确地把握上班过程,即变得更有效率了。我们把你第一天上班当做一个项目,以后就不是项目了。每个项目的目标都是独特的、唯一的,项目目标的显著特征也必定是逐步形成的。在项目的早期阶段,这些显著特征会被大致地作出界定,当项目团队对目标有了更充分、更全面的认识以后,才会更为明确和细致地确定这些特征。
9、这一点引发了项目的另外一个辅助性特征:在项目的初期,不确定性总是很高,而随着项目的进行,不确定性逐步降低。项目的这种高不确定性会直接导致计划工作的困难。项目的计划工作是基于对未来活动的预测作出的,而这种不确定性使得项目在初期制订计划的时候只能基于一些假设条件来制订。在项目进行的过程中,随着这些不确定性逐渐明朗,就会导致计划的变更。时限性是指每个项目都有明确的开始时间和结束时间,项目的历时是有限的。时限性经常代表着项目的目标在特定的时间段内才有意义。有时时限性也代表着一次性,因为它不是反复进行的。项目的时限性也意味着项目的许多因素都是和时间相关的,或者说是时间的函数。三、 有效的和成功的管理者管
10、理者的活动可分为四类:传统管理:决策、计划和控制。沟通:交流例行信息和处理文书工作。人力资源管理:激励、惩戒、调解冲突、人员配备和培训。网络联系:社交活动、政治活动和与外界交往。研究结果表明,平均意义上的管理者所从事的四类活动中,“沟通”所占比例高的是有效的管理者,“网络联系”所占比例高的是成功的管理者。这个结论和许多长期从事技术工作的人的最初判断并不一致,“传统管理”对项目成功的贡献并不大。而“沟通”,无论是“对外”还是“对内”,都对项目成功有着更关键的作用。为什么会出现这样的情况呢?我们发现,从事技术工作的人思维上有一个定式,那就是,他们认为凡事都有规律可以遵循和掌握,所以他们在接触管理工
11、作时总是把管理当做一门技术去掌握。管理包含“管事”和“管人”两个方面的活动。其中,“管事”一般具备可以遵循的客观规律,但是“管人”却是一个令很多人头疼的问题。虽然很多心理学家和社会学家试图掌握和挖掘人类行为的规律,但是直到今天“管人”仍然是具有高度“艺术”特征的行为和技巧。而对人实施影响和控制,就离不开最古老的方法“沟通”。所以说,无论是“成功”还是“有效”的管理者都会关注“沟通”。为什么“成功的管理者”主要关注的是对外的沟通呢?在实践当中,一个管理者所谓的对外沟通活动内容主要包含与上级的沟通、与客户的沟通、与合作伙伴的沟通。我们先来谈谈与上级的沟通,它有三个主要的目的:获取任务或者项目的资源
12、支持。不断确认任务或项目目标。汇报任务或项目的真实状态。管理者的上级领导在很多情况下都是完成一项任务或者项目所需要资源的提供者。在现代的商业企业中,一个项目或组织感到资源充足的情况是极其罕见的,而组织的一项活动或者一个项目目标的实现与有效资源的提供和保障有着直接的关系。管理者的一个必要技能就是获取上级领导对本项目的有效资源支持。从某种意义上来说,管理者甚至应该具备争夺资源的能力。这一点和我们所熟知的“谦让”是相左的。一项任务或一个项目最重要的是获得成功,如果因为谦让资源而导致一项任务或者一个项目失败,上级领导可能不会因而原谅他。与上级沟通的第二个主要目的是不断地获取和确认上级领导对这项任务或项
13、目的目标和真实意图。难道一项任务的目标需要反复确认吗?它不是在任务确立的时候就表述清楚了吗?这个表面上看起来很简单的问题在现实中却是最棘手的,因为这涉及一个目标转化的问题。大多数企业的任务和项目目标都是来自商业性质的目标。当它们被传递到一线实施人员时,大多数已经被具体化或被转化成了技术目标。这一转化是否准确,是否存在偏差就决定了任务或者项目的最终商业目标是否可以被任务或项目目标所实现。所以,和上级沟通的最终目的是不断确认任务或者项目的目标是否准确地反映了组织的最终商业策略和目标。与上级沟通的最后一个要点是主动地对上级汇报任务状态。任何一个领导都不会希望其所负责的任务状态是一个“黑匣子”。作为一
14、个下级,可能会觉得“只有任务在出现问题的时候,才需要上级管理者的参与”。但事实上,大多数管理者会认为,“任务的状态不明确或者不透明,并不是没有问题,而是问题被掩盖了起来”。这种状态会让他们觉得不安,会担心有些问题在被发现前变得不可收拾。所以及时让上级了解任务或者项目的真实状态,可以消除上级的这种不安。上面所谈到的这一类活动经常被称为“向上管理”。大多数从一线技术领域提拔上来的管理者都存在着“向上管理”的缺失。但实际上这是相当重要的一环。在西方的商业学校经常有一门类似的课程叫做“一分钟电梯演讲”,主要是指当你在类似乘电梯这样的短暂场合遇到老板时,如何抓住仅有的机会和老板做一次卓有成效的沟通。其实
15、,很多工程师特别容易忽视和上级的沟通(很多组织在节日聚餐时,你往往会发现很多工程师都试图避开领导者所在的餐桌)。他们往往认为自己已理解了上级的意图,不需要上级过多地干涉。殊不知,上级最担心的就是下级领悟有偏差,并且高效率地完成一个错误的目标。那些刚刚走上管理岗位的工程师们不仅要学会管理好自己的下属,还要学会管理自己的上级。四、 学习管理学的方法管理学发展至今,仍然是一门非常严格的社会科学,它有很多的流派,不存在统一的定理和法则,我们很难给管理学下一个统一的定义,但有一个管理学的定义被广泛引用,即管理学是通过对资源进行计划、组织、协调和控制,来实现某一预定目标的学科。这里面的资源是广义上的定义,
16、通常可以指物质资源、时间资源、人力资源三大类,每一类资源都有其特殊性。而管理就是高效地利用这些资源实现某一目的。从某一个角度上分析,我们可以认为这些资源有些有比较明显的规律可循,例如物质资源、时间资源,有些则不大那么容易掌握其运行规律,例如人力资源。按照这种判断,我们可以简单地认为管理就是在“管事”和“管人”。前者是指管理那些可以采用自然世界规律处理的资源,后者则是特指需要考虑人类社会发展规律的资源。被管理的对象“人”和“事”究竟有什么差别?可以用两个特点来概括:第一,人是有感情的,而事物没有,但我们更关心这个差别给管理带来的影响。显然,人的感情会影响工作效率,但事物只受“理性的”自然规律支配
17、。第二,支配事物运转的规律都是一种因果关系,有“因”才有“果”,有“果”必有“因”。但是人的思维可能产生跳跃,有“果”不一定有“因”,或者“因”和“果”之间的关联还不清楚。我们经常提到的直觉思维就是这种情况。正因为有了人的直觉思维,才导致了人的创造性活动。在项目管理的环境下,根据项目所处领域的不同,“管事”和“管人”的侧重点是不一样的。但是对于大多数从一线工程技术领域成长起来的项目经理来说,首先面临的转变和挑战是“管人”,所以这里给管理下一个有着明显侧重点的定义,即管理是指同别人一起或通过别人使活动完成得更有效的过程。这显然是一个特别关注“管人”过程的定义。简单地说,管理是使他人产生绩效的过程
18、。评价技术领域管理者工作绩效的标准不是其技术水平的高低以及他本人对项目结果的直接贡献,而是他调动和整合资源的能力,以及他使团队创造价值的能力。学习管理学知识和其他工程知识有一个根本的不同:仅仅知道和了解管理学的知识本身并不能给学习者带来任何价值,他必须通过实践和应用从而最终产生效益。一般来说,一个人在管理学上的学习过程会分为三个阶段。第一阶段:学习知识阶段。这个阶段是最基础的阶段,学习者通过各种途径了解、接触和掌握各种管理学的基本思想和方法。第二阶段:实践阶段。知识仅仅停留在知晓和理解的层面没有任何实际意义,学习者必须在实践中去应用管理学的方法和技巧。在实践中应用要想取得效果,就必须熟练掌握这
19、些方法和技巧。学习者会发现,只有当这些方法和技巧成为他的思维和行为习惯时,它才真正为学习者所用,才能给学习者带来价值。说到这里,不得不谈一下习惯的力量。很多理工科背景的学习者大多满足于知道什么是正确的,但忽视这些正确的方法有多少是自己形成的行为习惯。西方有一句古老的谚语:播种一个想法,收获一个行动;播种一个行动,收获一种习惯;播种一种习惯,收获一种性格;播种一种性格,收获一种命运。这一谚语成为西方很多成功学研究者的基本原则。也就是说,当我们想要获得成功时,就去看看那些成功者都有哪些共有的性格特征,他们这些性格特征又是通过哪些习惯形成的。由此我们可以看到,知道一个道理是很简单的,但是,一个正确的
20、习惯却需要千百次的简单重复才能形成。当一个人养成了一个好习惯的时候,他的所有行为和思维都很自然地选择了一种正确的方式,久而久之,成功自然就会垂青于他。没有改变就无法取得进步,但改变人的既有习惯又谈何容易。五、 规划干系人管理规划干系人管理是基于对干系人需要、利益及对项目成功的潜在影响的分析,制定合适的管理策略,以有效地调动干系人参与整个项目生命周期的过程。其结果就是规划一份为与项目干系人的互动提供可操作的计划,以支持项目的最终利益诉求。规划干系人管理工作过程:分析项目的目标、活动和结果将如何影响干系人。分析干系人对项目的目标、活动和结果带来的影响可能会有什么样的反应或者期望。分析什么样的管理策
21、略会利于有效调动干系人参与项目,或者引导干系人对项目产生正面影响。将这种管理策略具体化到可操作管理活动,形成干系人管理计划。干系人管理计划通常应包括以下内容:关键干系人所需要的参与程度和当前参与程度;干系人变更的范围和影响;干系人之间的相互关系;项目现阶段干系人的沟通需求;需要分发给干系人的信息;分发相关信息的理由,以及可能对干系人参与所产生的影响;向干系人分发所需信息的安排:干系人管理计划优化和更新的过程。持领导及支持立场的干系人大多是项目直接参与者,他们需要时刻关注项目的进展情况,特别是当发现项目偏离预期目标时,或对项目需求发生变化时,都需要和项目组沟通。项目组和项目干系人之间必须有某种约
22、定的固定渠道,以便于双方通过沟通共同应对项目进行中的各种情况,这包括:项目中间出现了重大问题,威胁到项目目标的实现,而这一问题又可能无法在项目内部解决,需要提交到项目干系人层面进行分析和协商,提出相应的解决措施和办法。由于项目实施活动的原因,使得预先约定的项目目标无法达成,从而导致项目变更。最常见的是进度拖延,费用超支。这些变更必须得到干系人的认可和批准。项目干系人由于某种原因需要对预定的项目目标提出新的要求,导致项目变更。项目组需要对变更的可行性及影响进行评估,提出新的项目计划供干系人最终决策。项目中对干系人的管理大多是多方参与的正式沟通活动,所以是通过定期举行各个干系人参加的项目状态评审会
23、,进行项目状态通报以及对项目重大目标进行决策来实施的。而对一些重大的突发事件,在进行应对处理的时候,也会邀请相关的干系人参与决策,这是项目问题解决会议。在一些项目中,相关干系人也会要求对关键性的技术问题进行评审。干系人管理的内容虽然大多数都是以定期的信息沟通形式展开,但其所包含的实质内涵要比仅仅改善沟通广泛得多。其核心目标是在项目团队和干系人之间建立并维护良好的、有利于项目目标的关系环境。随着项目的进展,干系人及其参与项目的程度可能发生变化,因此规划干系人管理也是一个反复定期开展的过程。大多数情况下,干系人管理计划具有某种敏感性内容,所以项目经理应该注意对干系人管理计划内容可能带来的负面影响采
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