国际货代与报关单证管理知识系统eavj.docx

《国际货代与报关单证管理知识系统eavj.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《国际货代与报关单证管理知识系统eavj.docx（70页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、 国际货代与报关管理系统一实验目的3实验一 基本操作4实验二 整箱业务24实验三 拼箱业务39实验四 价格管理39实验五 财务管理44实验六 统计报表56实验七 基础数据管理58实验八 系统权限设置66一实验目的本系统昌专为货运(海运)代理、船务代理公司设计的货运管理系统,要求学生通过对该软件的操作，熟悉和掌握整箱业务和拼箱业务的业务流程及单证操作以及财务管理和价格管理方面的知识，并能结合系统的报表进行统计分析。二实验内容与步骤本实验内容主要以整箱业务和拼箱业务为主，具体操作步骤按以下各实验给定的具体步骤进行。实验一 基本操作登录：安装完成FMS货运管理系统后便可启动FMS，双击桌面FMS图标

2、进入管理系统，首次使用本系统时，在用户标识处输入Admin（系统管理员代码）在密码处输入aa(请注意字母的大小写有区别)，进入系统后即可单击菜单“修改密码”修改系统管理员的密码 。系统管理员进入本系统后首先应做以下初始化工作： 创建使用本系统操作人员:单击主菜单“系统设置”进入系统设置导航选 “用户管理”设置使用本系统操作人员的代码、名称并保存(代码处为红色表示尚未保存)。本系统对新增加的操作人员的无权限控制，需设置某操作人员的操作权限时，请单击“权限”调出设置权限窗口，增加或取消相应项目的操作权限。建议：初期使用本系统时可暂时不设置操作权限，运行一段时间后根据公司具体情况设置作人员使用权限

3、在操作权限：分整箱业务、拼箱业务、空运业务、财务管理、统计报表、档案管理、系统设置、工具、查询等权限类别。每一类别下都有详细的操作权限控制。设置权限时可根据用户工作岗位的不同来设置相应的操作权限。 在费用权限，可控制到某一操作员只能操作某些费用项目，取消相应费用项目的复框。在关联业务员，可控制到某一操作员能否查看或修改相应业务员的资料，即如果有关联则可以查看或修改该业务员的单证，反之则不能。设置本公司银行帐号： 单击菜单“档案管理/银行”设置本公司银行帐号，单击“追加”输入银行代码可设置多个银行帐号；在操作收付款时，需选择此帐号，按此帐号可产生与本系统收付有关的银行收付对帐通知单。 选择收款帐

4、号、建立公司基本信息及设置备注内容： 单击菜单“系统设置”进入系统设置导航，单击“系统设置”。选择“帐号”页在帐号框中选择一个收款帐号（为发票和收款对帐单中的默认帐号），在下方选择默认付款银行（为作收付款操作时的默认银行）单击下方“设置”按钮即可完成。选择“基本信息”页（此窗口只能由系统管理员操作），在基本信息框中，输入公司电话、传真、地址、简称、特别是要设置业务号前缀，请输入可代表公司名称的 2-3个大写英语字母即可，此项设置必须在公司第一单业务产生前进行，业务号生成后，此业务号前缀将不可修改，请慎重设置！业务号的编号方式，在此窗口可选择：1.自动编号：新增业务单时，系统自动生成业务编号，如

5、“ZSDA0500868”前3位表示使用本系统公司的英文简称、A表示2000年、05表示5月份00868表示一年中的连续业务编号；2.手工编号：新增业务单时，由各操作员输入业务编号（注意手工编号的前几位字母不可与系统设置的业务号前缀相同，否则系统不予保存）；3.混合编号：新增业务单不输编号时，系统自动生成编号，手工输入编号时，系统按手工编号生成业务单（此编号的前几位字母不能与自动编号的前几位相同）。 选择“其他”页，在其他信息框中，输入收款对帐通知单、派车单、收付款对帐通知单中的备注说明。操作人员首次进入系统操作人员首次进入系统时在输入各自的代码后，单击“确定”，系统将提示用户设置密码，请在弹

6、出的窗口中输入自己的密码，以后须使用此密码进入系统进行操作。进入系统后，请按以下步骤进行操作：建立公司客户档案：单击菜单 “档案管理”进入档案管理导航器，单击“客户”进入资料编辑状态。如果想详细地了解建立档案的操作，请阅读“操作说明建立档案”单击“追加”建立公司客户档案，在建立新客户档案时，输入的信息越全面越好，如：传真、电子邮件、主页等信息在以后的发送报价、提单操作等资料时，本系统可自动获取客户档案中的传真号、E-mil地址、主页的资料对外发送信息。编辑客户代码，此代码请用英文大写字母编写，需简捷明了方便操作，例如：可采用客户的汉语拼音的前一字母进行编辑。必须输入客户中英文全称（打印发票时用

7、）；简称（打印报表时用）；地址、电话、联系人；收款方式等（查询及出清单用）请注意同一客户不可设置2个以上的代码，系统认为不同的客户代码即为不同的客户，即使输入了相同的客户名称（中英文）和相同的简称。在接受新客户的托运业务前，必须先在此建立该客户的档案，并可设置该客户的欠款额度及期限，超过所设置的欠款额度或期限后可设定系统允许继续接单和不允许接单,与业务员关联，可控制业务员操作本系统时，只能查看自己的客户及业务单。 如果某客户既有应收、又属于应付单位时，请选中复选框（作为应付单位保存），则该客户的信息资料可自动填入应付单位档案中。在此窗口可打印客户通讯录单击“打印”输入查询条件例如：选中地址后在

8、右方框中输入“宝安”单击“卸载数据”可将地址中含有“宝安”二字的客户资料全部调出查询及打印。在客户中英文名称处双击左键或单击右键可追加多个客户名称，在出发票或收据单时可进行选择。 在客户装货地点处双击左键或单击右键可追加多个装货地址，在派车单时可进行选择。 请注意对同一客户不可重复设置多个代码，否则后续的统计工作将按多个公司进行；客户代码设置不可重复否则系统不予保存。如果同一客户有2个以上的代码，请单击“档案管理/客户”再单击右键选择合并客户代码，可将2个代码的客户资料合并，其操作资料也合并，故此合并操作需特别慎重，客户资料合并后无法恢复原样。 客户代码一经使用将不可修改和删除，如果需要修改或

9、删除某客户代码，必须取消该客户与所有业务单的关联，其他客户资料如：名称、简称、电话、地址等可随时更改. 建立船公司、拖车公司及其它应付单位档案：如果想详细地了解建立档案的操作，请阅读“操作说明建立档案”单击菜单“档案/应付单位”建立船公司、拖车公司及其它应付单位档案，设置方法同上，请注意也不可重复设置代码。 选择分类，在以后的操作中可缩小公司的查找范围，例如在操作中选择船公司时，属于船公司的公司才显示，对于同一公司可选择多个分类即是船公司也是代理公司等。建立收货人档案： 单击菜单“档案管理/收货人”建立目的港收货人档案、方便以后操作使用。 建立航线档案： 单击菜单“档案管理/海运/航线”建立航

10、线档案、在编辑船期时需选择航线。 建立船舶档案： 单击菜单“档案管理/海运/船舶”建立船舶档案、在编辑船期时需选择船舶。 建立目的港代理档案： 单击菜单“档案管理/海运/目的港代理”建立船公司代理、本公司代理及其它类型的代理档案，请注意也不可重复设置代码。 本公司代理档案，只需输入代码、简称、国别、区域、中英文名称等上方框的资料。船公司代理档案，在输入代码、简称、国别、区域、中英文名称等上方框的资料的同时，还需输入下方框中的船公司和卸货港。建立兑换率档案： 单击菜单“档案管理/财务/兑换率”建立兑换率档案、此汇率是本系统财务报表等数据的记帐汇率，该汇率可每月更换一次，不需变更时，系统会直接获取

11、上月汇率。 建立费用项目档案： 单击菜单“档案管理/财务/费用项目”建立费用项目档案、作计费操作需增加费用项目时，在此追加，代码不可超过10个字符，中文名称不可超过10个字，英文名称不可超过20个字符。 设置本公司提单、发票、订舱单等格式：单击菜单“工具/提单格式设计”根据本公司提单格式的要求设置自己的提单并取名保存。简要的设计方法：调出“提单格式设计”窗口，单击菜单的“新格式”首先确定设置提单格式还是电放单格式后（只有提单电放权限的操作员，方能设计电放单格式）； 将光标移到空白处双击鼠标左键调出选择打印项目，不须打印的项目请取消复选框，单击“标题”可一次性取消所有栏目的标题，单击“字体”可一

12、次性设置打印字体，再单击“确认”后;将光标移到需调整项目的方框内，按住左键拖动光标到相应的位置，将光标移到边框上可拉大或缩小项目打印范围；或直接在某项目的方框内双击鼠标，取消复选框可不打印，单击“字体”可设计单项内容的字体将光标移到需更改项目的标题上双击鼠标，在中间方框内可任意编辑标题的内容和字体再拖到相应的位置，通过上述调整后，在菜单“背景”右方框中输入格式名称（大写英文字母）单击“保存”即可；选中“背景”复选框在设计格式的左上角会出现一个红方块，再单击“图象”可调出经过扫描仪扫描所得地船公司订舱单及提单的样板图形名称，选中某一图形，将光标移到图像边框拖动鼠标放大或缩小到正常单证大小，再将各

13、相应项目拖动到背景图形中的相应位置，取名保存即可。此设计格式可将业务操作资料连同背景单证图形打印、传真及E-mil(将操作资料以PSRPowersoftReport的文件形式保存后作为邮件的附件发出，收件人须使用本公司的PSRBrowser或Sybase公司的InfoMaker软件可再现一样的格式和内容，)给船公司及客户进行订舱或对单；另取文件名，取消背景图形可打印正本提单等单证，设计格式须作少量调整方可对正打印。设计的打印格式的内容及标题，必须在同一页内，例如提单“TD001”格式出现走空纸的现象时，请调出“TD001”设计格式，光标移到空白处双击左键，调出“选择打印栏目”再分别单击“内容、

14、标题”菜单处一次性选中所有栏目，确定后，可查到超出第一页的栏目，记住这些栏目后退出（不可保存），再调出“TD001”设计格式,光标移到空白处双击左键，调出“选择打印栏目”选中已查到超出第一页的栏目确定后，将其拉回到第一页的范围内，保存后，再调出“TD001”设计格式，将不需打印的栏目取消再保存后，即可消除走空纸的现象。上述情况说明设计格式时，某些不打印的栏目如果超出第一页的范围保存后，虽然不显示但会 造成走空纸的现象。在完成的格式上作一些修改，再取一个格式名称保存后可得另一新格式。订舱单、派车单、发票、报关单等的格式都可先设置完成，便于以后业务操作使用（首次设置格式比较烦琐，设置一次完成后可达

15、到一劳永逸的效果）。完成上述初始化设置后，可进行以下业务操作：单击主菜单“系统”选取一个业务的操作导航来进行具体操作。也可以通过主菜单“运作管理”中的操作项目，单击菜单打开。在主菜单“窗口”中选择平铺、直铺等，可以在多个操作窗口中很方便的进行切换操作，转换操作窗口后，需单击“刷新”调出其他操作窗口的最新操作信息。 价格管理：对外报价和船公司底价及中转价的输入窗口单击菜单“运作管理价格管理”调出价格编辑窗口，单击“追加”在新增的一行选择船公司、装港、卸港等相关资料，在价格方框中输入底价、报价、中转价、备注后保存即可。报价：对外报价时的编辑窗口单击菜单“运作管理报价”调出报价录入窗口。选中某一报价

16、编号单击右键“查询报价单客户”可查出某报价单对哪些客户报过；“查询客户的报价单”选择某一客户即可查看该客户在有效期内的所有报价及日期。单击“打印”系统自动调出客户档案资料中的联系人、电话号、传真号等信息，在客户栏双击选择需发报价的客户名单，单击“传真”结合WINFAX传真软件，系统自动将同一报价向多家客户同时发送，可达到批量传真的功能。接受客户委托单产生业务号：业务员接到客户委托单时的操作。 单击“系统整箱操作”将光标移到【客户委托单】再单击，进入【客户托运单】编辑窗口，在左上方的下拉框中选择业务员、委托客户、拖车方式（客户自拖、本公司派车）、报关方式（客户自报、本公司报关）；收款方式（按月结

17、算、指定收款日期、距到港日期前、付款交单，报表中的收款计划按照此处收款方式产生应收款计划清单）保存后系统会自动产生一单业务号，若手工输入时生成手工编号，（业务号处红色表示新业务单尚未保存，保存后红色消失）,在此编辑窗口输入的资料越全面，后续工作直接获取的信息越多。上述资料保存后，直接单击“追加”开始一单新业务。单击“切换”即可做下一步操作。 在【客户托运单】窗口，选中某行或栏，单击右键可查询该单的业务动态、排序、过滤数据（可按客户进行过滤）、隐含栏目及恢复系统默认设置。当进入某窗口发生某单或所有业务单以及某栏数据不出现时，请单击“刷新”或单击右键“恢复系统默认设置”，如果仍然不出现，则属于同一

18、操作员在不同的电脑上同时进入两次以上或某操作员与某业务员关联权限受控制，后来进入本系统的将会取消前次的操作信息。 订舱：输入客户委托单资料后，向船公司及货代公司订舱的操作。 单击【订舱】，弹出“订舱”窗口，此窗口会自动获取“客户托运单”中的资料，单击“打印”选中格式预览，此时发货人会自动转换为本公司，“保存”后，按“刷新”，“切换”即可做下一步操作。 船期：输入各船公司及货代公司船期资料。 单击菜单“运作管理/船期”，单击“追加”将增加一栏，请选择航线、船名，输入航次、截关日期、离港日期，备注，在航程栏选择头程或二程，锁定保存后，再双击该栏调出目的港及预计到港时间的追加窗口，同一航次可追加多个

19、目的港及预计到港时间，保存后，单击“打印”可打印本公司船期表。 输入订舱资料：是船公司及货代公司接受订舱后，反馈信息的输入窗口。 单击菜单“系统整箱操作/订舱资料”或“运作管理/订舱资料”调出“订舱编辑”窗口，输入船公司反馈的订舱信息，在此窗口必须输入订舱号（不可重复）、船公司、装货港及卸货港，离港、到港日期箱型及箱号，如果箱号不符合国际标准系统将给予提示，可强行接受。在此可输入提单号（不可重复）、货名等保存后即可产生新的订舱资料。有多个订舱号时输入一个主订舱号，在其他订舱号编辑框中输入（不可查询）或在每个箱号栏中输入相应的订舱号（可以查询）。在目的港代理编辑框中，双击左键或单击右键可选择目的

20、港代理，在下拉框中选中“输入代码”时，请在代理代码处输入代码，光标在下方框点击即可查出所需代理资料，单击确认即可；选中“本公司代理”时系统将会调出所有本公司代理名称以共选择；选中“船公司代理”时在船公司处输入船公司代码系统将会调出所有某船公司代理名称以共选择；其他类型同上操作。箱型及箱号编辑框可上下移动。保存后单击“切换”“刷新”即可做下一步操作。 在“订舱资料”窗口，选中某行或栏，单击右键可查询该单的业务动态、排序、过滤数据（可按客户进行过滤）、隐含栏目及恢复系统默认设置。 在输入的订舱号或提单号重复时，系统将不予保存，如需保存请暂时在订舱号或提单号后加一字母或数字区别后保存即可，查询订舱号

21、或提单号重复时的方法：单击“查询/业务关联查询”按号码查询，选中订舱号或提单号，在右方框中输入系统不予保存的订舱号或提单号，鼠标在下方空白处单击即可查出已存在的订舱号或提单号的相关的业务资料。 编辑保存后，“切换”到主窗口，选中某栏或某订舱号单击右键“数据排序/升序或降序”方便查询某单的详细信息。 出提单： 编辑及打印提单窗口。 单击菜单“系统整箱操作”选【提单】，调出提单编辑窗口进行提单的编辑，输入提单号（不可重复），选择提单类型即H.B/O或M.B/O及H.B/O电放形式（直接电放、电放收货人、电放代理等）选择箱型及箱号，单击右键可填充箱型及箱号文本资料、选择提单编辑格式、复制提单及编辑附

22、页，保存后单击“打印”选择打印格式，即可完成提单的打印,选择或输入传真号单击传真即可直接发送传真（此传真软件必须为WINFAX）或。单击“刷新”，“切换”即可做下一步操作，出多份提单时，重复上述步骤即可。 出电放单： 编辑及打印提单电放单窗口,只有在出提单窗口 选择了电放形式方可出电放单。 单击菜单“系统整箱业务”选【电放提单】，调出“提单电放”窗口进行电放的打印，根据不同的电放形式（直接电放、电放收货人、电放代理等）单击“打印”选择打印格式，即可完成提单电放的打印。单击“刷新”、“切换”即可做下一步操作。 出报关单、派车单： 编辑及打印业务关单及派车单窗口（直接关单是编辑及打印与公司业务无关

23、的报关单）。业务报关单、派车单的操作方法基本同上，在“客户托运单”中选择本公司报关或派车，方可打印报关单及派车单。进入业务关单窗口，在已产生报关编号的业务单行内，可直接输入核销单号，选中相应的复选框可自动产生关单交海关日期、核销单退回日期、交客户日期等。 应收应付的计费：记录每单向客户应收应付金额的窗口。 单击菜单“系统整箱业务”，选【计费】，调出“计费”窗口，上面一块是应收部分，下面一块是应付部分。单击追加按钮后，选择应收客户代码，然后选择费用项目，输入应收金额，再选择应收币种，一项费用输入完毕后，另有费用项目可继续单击追加按钮。 单击保存按钮，保存追加的费用后，左方框首行变白色，未保存前为

24、红色；如果有空白记录时系统将不予保存，请删除空白记录即可。 多计或少计费用项目，需更改应收(付)计费时，分四种情况： 1.当需更改计费业务号的应收(付)栏OK为黑色时，可直接双击需更改业务号的黑色OK或单击应收命令按钮，进入应收（业务号XXX）窗口；或单击应付命令按钮，进入应付（业务号XXX）窗口采用删除功能可除掉多记费用,或更改费用项目及金额保存即可。 2.当需更改计费业务号的应收(付)栏OK为红色时，表示已经打印费用结算单不可直接更改，必须更改时，需调出费用结算单选中应更改计费业务号，单击计费解锁(必须由有计费解锁权限的操作员进行解锁)，通过计费解锁后红色OK变为黑色OK，再按第一种方法进

25、行修改。 3.需作更改计费业务号在编辑收付计费窗口中各收付明细行的右边“销帐金额”栏已产生金额、“发票”栏已显示发票号时，表示已经作了收付款销帐操作或已打印发票，仍然需要修改计费项目时，请先作“修改收款或修改付款”的操作或取消发票号的操作，不可直接修改应收(已出发票对修改应付金额不受限制)计费的金额，但可直接增计费用项目和金额，如果必须更改时，需调出“发票”选中应更改计费业务号，双击该业务号或单击修改按钮，调出编辑发票窗口将下方框中的复选框取消，保存后再按第一种方法进行修改。 4.当需更改计费业务号的应收(付)栏不管红色或黑色OK，如出现划删除线情况，则表示已经做过“费用确认”系统所有人员将无

26、法更改资料，只能采用另取业务单达到更改计费金额的目的。*单击“切换”“刷新”即可在主窗口与编辑窗口相互转换做下一步操作。 在备注栏输入各费用项目的明细说明，如单价金额等。 出费用结算单 ：打印每一业务单应收应付金额明细及利润的窗口。 单击菜单“系统财务管理”进入财务管理导航器，选【费用结算单】，调出费用结算单窗口，请选择币种，再将光标移到需操作的一行，双击鼠标调出费用结算单预览窗口，可调出每单应收应付金额明细及利润（折算汇率为6种在 “档案/兑换率”中输入，每月可变换一次，不须变换时系统自动获取上月汇率）预览，再单击“打印”或在打印栏选中复选框可选择连续打印，打印费用结算单后，计费处将不可修改

27、，如需修改必须在此单击“计费解锁”。单击“切换”“刷新”即可做下一单操作。 不需打印结算单，又要锁死计费时，单击菜单“运作管理/费用结算单”调出费用结算单窗口选中某单号的打印复选框，再单击锁定计费即可。出发票：编辑及打印发票窗口。单击菜单“系统整箱业务”，选【发票】，调出发票编辑窗口； 输入发票号，有多个客户时需选择客户，在下方空格内将需要出发票的明细费用项目内选中复选框，不需打在同一单发票内的费用请取消复选框，保存后单击 “打印”选择打印格式，即可完成发票的打印。 单击“刷新”，“切换”再“追加”即可做下一客户或下一单的操作。需作修改时，先选中需更改的发票号，调出发票编辑窗口，取消明细费用项

28、目的复选框，单击“保存”再“切换”到上一窗口，刷新后单击“删除”注明修改原因保存即可作相应的修改。 出收据：编辑及打印收据窗口。 单击菜单“系统财务管理”，选【收据】，调出收据编辑窗口；单击右键可选择客户名称（同一客户有多个收款名称时用）、输入箱号与箱型、卸载业务号天数。 输入收据或发票号，选择业务号可调出系统中某单业务的详细资料及计费金额，进行修改保存后，即可产生与系统无关的收据或发票。收款对帐通知单：向客户出某段时期的催款通知单窗口。通过收款对帐通知单窗口，系统会直接获取订舱资料中的数据和计费、发票中的应收金额。 向各客户出收款对帐通知单(即催款通知单)，可按照操作员的需求预览和打印各种形

29、式的收款对帐通知单。 单击运作管理/收款对帐通知单，调出收款对帐通知单窗口；首先选择日期，如：按照业务单日期或应收款日期等；第二步骤选择需调用资料的时间段，如：全部、某月或某几天的数据；第三步骤在客户方框内输入客户代码或单击下方数据区中有绿色的某客户栏；第四步骤选择出对帐通知单格式： 1：按发票汇总格式:可反映业务号、出发票日期、发票号、订舱号、提单号、卸货港、箱量、币制、应收余额。2：按应收款明细格式:可反映业务号、日期、订舱号、提单号、卸货港、箱量、费用项目、币制、应收余额。3：按派车帐单格式:可反映业务号、日期、派车单中的装箱地点、返重地点、箱型、箱号、费用项目、币制、应收余额。4：按应

30、收垫付状态格式:可反映业务号、日期、订舱号、卸货港、发票号、费用项目、币制、应收余额、应收备注；及已垫付的费用项目、币制、金额、已付公司。收付款对帐通知单 按格式1:可反映业务号、日期、派车单中的装箱地点、返重地点、箱型、箱号、费用项目、币制、应收余额。单击打印预览按钮，即可调出满足上述条件的催款单窗口，进行预览或打印。 对同一客户有应收和应付的相互冲帐 ，与国外代理间的互冲帐清单。（同一客户的设置必须在客户档案选中作为应付单位保存或与应付单位的代码关联保存）或不同客户之间应收和应付相互冲帐的对帐单。 通过收付款对帐通知单窗口，系统会直接获取订舱资料中的数据和计 费、发票中的应收金额，向各客户

31、出收付款对帐通知单选择时期、币种、格式等及相互冲帐的客户代码单击打印预览按钮，即可调出满足上述条件的对帐单窗口，进行预览或打印。 收款销帐： 财务实际收到款项、水单、保涵的销帐操作窗口。单击菜单“运作管理/收款”调出收款窗口，左边窗口收款客户有AR字样的客户表示有应收余额；右边窗口反映各客户的某段时期的收款编号、金额等情况；单击右键可进行排序、过滤、设置、卸载及查询未收回水单。 将光标移到某客户的一栏双击左键调出收款编辑窗口，输入币种；选择票据类别、银行、输入实收金额，如果是现金或银行实际收款单据，必须输入收款日期；在摘要框内简要记录特殊说明以便查询。在左下方框内输入实际收款汇率，在下方各明细

32、的实收金额栏内输入各业务单的收款金额，移动光标后系统将会按照各单的收款金额同实际收款汇率自动折算各单的销帐金额，各单收款汇总金额应等于实际收款金额，保存后系统将自动产生一个收款编号，以后的修改及查询以此为基础。明细窗口可上下移动。 选择票据类别现金或银行时，可按现金或银行打印收付对帐通知单。选择票据类别水单或保涵时，可查询未到帐水单或保涵的清单。 查询客户：单击菜单“运作管理/收款”调出收款窗口，单击菜单“查询”调出查询窗口，在空格中输入业务号、订舱号、提单号、发票号、关单号及派车单号中的任何一个号码单击“查询”即可查出相对应的客户及客户代码；选中按应收金额查询，输入收到的金额，即可查出与输入

33、金额相同的所有客户。 付款审核：安排到期需付款的审核窗口。 单击菜单“运作管理/付款审核”调出付款审核编辑窗口,满足设定条件的，系统会自动将当天需要付给船公司等单位的明细款项调出，操作人将光标在各单号上下移动，下方窗口将会显示相应单号的收款及付款情况，由审核人根据具体情况进行审核，可付时，请选中“是否可付”栏；审核后不可付时，请选中“审核”栏保存，单击“打印”选择分类，如：船公司和代理公司，即可打印船公司和代理公司付款审核清单（其他类型如拖车公司等不打印），可按应付单位打印运费付款清单；如果需要查看以前已审核而未付的款项，请将付款起止日期往前推，单击“刷新”即可调出某段时期内未付的款项，光标选

34、中已审核记录单击右键进行数据过滤，可将已审核而未付的业务单过滤显示，以便再审。自动显示的应付明细款项需满足的条件为：一必须是提单制单完成，并要选择“H/O”或“M/O”类型，如果是“H/O”提单，付款日期按头程离港日期当天系统自动产生应付明细；如果是“M/O”提单，付款日期按到港日期往前推七天系统会自动产生应付明细；二在应付计费处各费用项目必须与提单号关联，如果一个业务号只对应一个提单号，并且提单已经制单，则追加应付计费时系统会自动将提单号与各应付明细项目关联；当同一业务号对应多个提单号时，只能手工关联提单号；三在“订舱资料”中必须输入头程离港日期和到港日期。操作“付款审核”时，必须严格执行上

35、述三步操作，系统方可自动显示付款明细项目，缺少任何一个操作步骤，系统将无法自动显示应付明细。付款清单及付款销帐： 需付款给船公司及拖车报关等公司 的清单（付款对帐单）和实际付款的操作窗口。 单击菜单“运作管理/付款”调出付款编辑窗口将光标移到付款客户的一行（既有AP的单位，可单击右键进行数据过滤），双击鼠标调出付款编辑窗口，在下方各明细的应销金额栏内输入各单的应付款金额此栏的汇总金额等于应付款金额，保存后将产生一单付款编号，单击“打印”可调出并打印付款清单。 实际付款时先选择付款编号，在付款编号栏双击左键，调出付款编辑窗口，在相应的币种栏输入付款金额（左右移动光标后系统会自动填入付款日期），选

36、择票据类别、银行、在摘要框内简要记录特殊说明以便查询。在设置兑换率框内选择实付币种、输入实际付款汇率，单击“实付”系统在实付金额明细栏中自动填入各业务单的实付金额，此栏的汇总金额应等于实际付款金额。明细窗口可上下移动。在上方窗口，单击右键可打印某段时期内（已付）船公司清单。在下方窗口，单击左菜单“过滤”可按照头程、二程船名航次或日期过滤付款清单，具体操作为：选择某一船名或航次，再单击“确认”即可产生按某一船名或航次过滤后的付款清单，单击“置数”可一次性将各明细销帐金额填入数据；选择日期可按照业务单日期、离港日期、到港日期、发票日期等进行选择，再选 择某一时间段，再单击“确认”即可产生某一时间段

37、的付款清单，单击“置数”可一次性将各明细销帐金额填入数据。 在下方窗口，单击左菜单“查询”可输入或选择箱号单击“置数”系统可将箱号对应的业务单的费用自动填入，方便对帐。在付款编辑窗口，单击右键“恢复默认设置”菜单，可将“审核结果”栏拖到实付币制旁（方便操作），光标移到“审核结果”的某栏，再单击右键“设置费用可付”菜单，可将未经审核的费用设置为可付，再单击右键“数据过滤”菜单，可过滤出所有经过“审核可付”的款项。单击“实付”可一次性完成销帐操作。修改收款： 收款销帐操作错误时，在此窗口进行修改。首先进入“收款销帐”窗口选中某客户的右方框中需修改的收款编号单击键盘Ctrl+C（复制）或通过“查询/

38、业务关联查询”查到收款销帐编号，再回到“修改收款”窗口单击菜单“运作管理/修改收款”在空白方框中单击键盘Ctrl+V（粘贴），将光标移到下方即可调出需修改的明细项目进行删除和修改。 价格管理： 在此窗口输入各船公司、代理公司及各装卸港口的底价、报价、中转价等 报价： 查询及编制对外报价单，选择系统档案中客户的传真信息，可同时向多个客户自动传真及E-mil报价表实验二 整箱业务整箱业务是完成整柜业务操作、制作业务单证、管理业务数据的导航窗口。如客户委托资料的录入，制作提单等工作。主要业务流程包括：功能模块说明客户托运单编辑客户委托资料，是进行系统操作的开始。即启用本系统后整箱业务是从“客户托运单

39、”开始的。订舱资料编辑船公司或货代公司的订舱补料，系统会自动提取“客户托运单”或“订舱”中的数据。派车单系统自动提取“客户托运单”或“订舱”中的数据后，可制作派车单委托拖车公司安排拖车业务关单从“客户托运单”或“订舱资料”提取数据，生成报关单。退税核销管理客户的核销单证，记录核销单的流向动态，如取得时间，交海关时，退回时间等。提单编辑制作提单，生成H.B/L或M.B/L，系统会自动提取“客户托运单”或“订舱资料”中的数据，只需确认修改后，即可生成提单。输出Debit/Credit Note提单电放提单(H.B/L)编辑完成后，制作电放单；并记录电放信息。计费记录某票业务的应收、应付情况，包括应

40、收单位、应付单位、金额及币制发票制作和管理公司的发票。制作发票时，系统会自动提取“计费”中的应收部分。业务关联查询可根据任一指定条件，模糊查询出与条件相关的整票业务的资料，包括委托信息、单证信息及财务信息等。数据修改查询查询“客户委托单”、“提单”、“应收”、“应付”的历史修改记录或删除记录。包括单证的修改栏目、次数及操作人。1、客户托云单操作之前: 1、必须在档案管理中输入操作员.业务员.客户等详细资料,操作员与业务员关联,业务员与客户关联;(建立操作员档案只有系统管理员Admin有操作权限，在“系统系统设置用户管理”中操作）2、在工具客户托运单打印格式设计好打印格式。3、如第一次使用本系统

41、应在系统设置设置自动编码规则中设置业务号的自动编码规则。 新建业务单 1、从菜单“系统”中选择您操作的业务类型(整箱)，打开操作导航窗口： 例如新增整箱业务的客户委托单，从“系统整箱业务”进入整箱业务操作导航。 2、双击“客户托运单”图标，进入客户托运单编辑页面，单击“追加”或“复制”命令按钮输入客户委托资料，然后单击“保存”即可。保存后系统会自动产生一单业务号，若采用手工编号方式时需要手工编号，(业务号处红色表示新业务单尚未保存，保存后红色消失),在此编辑窗口输入的资料越全面，后续工作直接获取的信息越多。上述资料保存后，直接单击“追加”开始一单新业务。 3、编辑时，下拉框中选择项是“档案管理

42、”里设置的。如果没有需要选择的资料，请单击旁边的“?”按钮进入“档案管理”中追加。 查询和修改业务单 进入操作导航页面，在搜索框中输入要修改的业务单号，确认后系统会自动指向该单，双击该业务号， 即可进入客户委托资料的编辑页面进行修改。打印预览(FAX/E-MAIL) 客户托运资料输入完成后，单击“打印”命令按钮，调出格式选择窗口，然后选择相应的打印格式和输出方式(打印/传真/电子邮件)。打印格式是在“客户托运单打印设计”里面设计好的。可选项发货人是本公司是在输出时将发货人改成贵公司的名称。删除业务单 打开操作导航页面，选择需要删除的业务号，单击“删除”按钮，回答系统提示，即可删除此托运单 。操

43、作之后: 客户托运单资料录入完毕后，接下来可进行如下操作：记费： 录入应收和应付费用。订舱： 向船公司出订舱单。录入订舱资料： 船公司接受订舱后，反馈的订舱资料。提单： 可根据客户托运单资料和订舱资料出提单。派车单： 可根据客户托运单资料出派车单。报关单： 可根据客户托运单资料出报关单。 2、订舱资料新建订舱资料 1、从菜单“系统”中选择您操作的业务类型(整箱)，打开操作导航窗口： 2、双击“订舱资料”图标，进入订舱资料单编辑页面，依据订舱号输入船公司反馈的订舱资料，（包括在下面窗口“追加”集装厢信息）然后单击“保存”即可。 在此编辑窗口输入的资料越全面，后续工作直接获取的信息越多。注意必须输

44、入头程离港日期和到港日期。打印功能 FAX/E-MAIL) 订舱资料输入完成后，单击“打印”命令按纽，调出格式选择窗口，然后选择相应的打印格式和输出方式(打印/传真/电子邮件)。 删除订舱资料打开操作导航页面，选择需要删除的订舱号，单击 回答系统提示，即可删除此订舱号的及订舱资料 。3、报关单追加业务关单 1、从菜单“系统”中选择您操作的业务类型(整箱/拼箱/空运)，打开操作导航窗口：例如新增整箱业务的客户委托单，从“系统整箱业务”进入整箱业务操作导航。 2、双击“业务关单”图标，进入业务单编辑页面，单击“追加”命令按纽输入业务关单资料，然后单击“保存”即可。修改业务关单 打开业务关单页面，直

45、接可以进行业务关单的内容修改。打印预览(FAX/E-MAIL)业务关单资料输入完成后，单击“打印”命令按纽，调出格式选择窗口，然后选择相应的打印格式和输出方式(打印/传真/电子邮件)。打印格式是在“报关单打印设计”里面设计好的。删除业务关单 打开操作导航页面，选择需要删除的业务关单号，单击“删除”按钮，回答系统提示，即可删除此单 。此操作在关单系统号栏首先选择需要删除的关单系统号）4、提单新建提单 1、从菜单“系统”中选择您操作的业务类型(整箱/拼箱/空运)，打开操作导航窗口： 例如新增整箱业务的提单，从“系统整箱业务”进入整箱业务操作导航。 2、双击“提单”图标，进入提单编辑页面，单击 或

46、命令按纽，系统会自动提取“客户托运单”或“订舱资料”中的数据，只需确认或补充,再输入提单号（不可重复），选择提单类型H.B/L或M.B/L等。然后单击 即可。 3、编辑提单时，右键快捷菜单可以更加有效的方便操作。 填充文本： 自动将选定集装箱的箱号、封条号等信息填充到提单的货物及标识等处。提单编辑格式：自定义提单的编辑格式。复制提单： 当操作的提单与某票提单相近进，可利用此功能将原提单的内容复制到当前的提单中。选择目的港代理: 可快速的从档案中选择公司的目的港代理。编辑附页： 编辑提单附页。对帐单(DCN)： 打印本份提单的对帐单，即Debit/Credit Note标记修改栏目: 标记出本份提单历次修改过的栏目。查询和修提单 进入操作导航页面，在搜索类型框中选择“提单号”，在搜索框中输入要修改的提单号，或其它相关搜索信息确认后系统会自动指向该单，然后双击该提号或选择“提单”页面， 即可进入提单的编辑页面进行修改。也可通过“业务关联查询”查询相关资料 打印预览(FAX/E-MAIL) 提单编辑完成后，单击，调出格式选择窗口，然后选择相应的打印格式和输出方式(打印/传真/电子邮件)。打印格式是在“提单打印格式设计”里面设计好的。传真需要 WinFax 支持