审计署办公厅文件gvdp.docx

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1、审计署办公厅文件审办办发号审计署办公厅关于印发审计机关电子文件格式规范（试行）的通知各省、自治区、直辖市和计划单列市、新疆生产建设兵团审计厅（局），署机关各单位、各特派员办事处、各派出审计局： 现将审计机关电子文件格式规范（试行）印发给你们，请遵照执行。 二二年二月二十五日审计机关电子文件格式规范（试 行） 一、依据与原则国家行政机关公文处理办法（国发200023号）、审计机关行政公文处理办法（审办发2001103号）和国家行政机关公文格式（GB/T 97041999），是制定审计机关电子公文格式规范的依据。模拟纸质文件视觉效果，是确定电子文件格式的原则。二、电子文档格式的数据标准审计机关电子

2、文件的格式，参照WORD97中文处理系统的有关数据标准设置。三、WORD文档页面默认格式设置（一）页面设置 1纸张为A4型。 2页边距上为3.7厘米，下为3.5厘米，左右均为2.7厘米（为了与纸质文件的版面统一，也可以左为2.8厘米，右为2.6厘米）。3装订线为0厘米。 4页眉、页脚均为2.5厘米。 应用于整篇文档。 （二）字符数/行数设置 1每行字符数为28个汉字。 2每页行数为22行。 3字符跨度为15.75磅。 4行跨度为28.95磅。 5字体为仿宋体。 6字号为3。 7栏数为1。 应用于整篇文档。 （三）页码的设置 页码置于版心下边缘之下一行。（选择插入页码，设定“外侧”；激活页脚和其

3、中的页码图片框；将页码设为4号半角阿拉伯数字，页码左右各放一条4号全角一字线。） 四、文件诸要素格式 文件、简报一律套红发送。针对电子文件的特点，确定主要要素的格式规范及数据如下： （一）发文机关标识 发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成（例如：在网络电子文件中，“中华人民共和国审计署驻沈阳特派员办事处”可以简称为“审计署驻沈阳特派办”）。 1字体为红色加粗宋体字，居中，视字数设定字号和字间距，以庄重、美观、大方为宜（字号一般为48号，高宽不应大于22mm15mm，行固定值为48磅）。 2无论是否上行文，电子文件发文机关标识上边缘与版心上边缘目前均为25mm（即标识之上空出两行

4、固定值为28.95磅的距离）。 （二）发文字号 位于发文机关标识下边缘空一行。 （三）红色反线 1红色反线线宽为1.5磅，长度与版心同宽，距公文上页边105mm。 2发文机关标识下边缘与红色反线间距两行固定值为38磅的距离。 3红色反线与发文字号下边缘间距为4mm 。（选择“边框和底纹”、应用范围为“段落”， 选择红色1.5磅线置于段落之下，同时点击“选项”， 在“距正文”中选“下”，值为8磅） （四）正文总标题 1正文标题上边缘与红色反线间距为两行3号字距离。 2正文标题为2号小标宋体（或“宋体”）字。 3字符间距以美观为宜。 4正文与标题下边缘间距一行3号字距离。 （五）正文内小标题 1正

5、文内一级小标题设定为宋体字或黑体字。 2二级及其以下小标题，均与正文文字相同，不作其他设置。 （六）版记 版记一律安排在文件（包括附件）末页，其最后一个要素在最后一行。版记如与正文（包括附件）少于三行的隔离空间，应另占一页。1“主题词：”三字为3号黑体字，冒号为全角黑体字；词目为3号小标宋体（或宋体）字，词目之间空一个汉字距离。 2其余部分均为3号仿宋体字，每行头尾各缩进一字空格，其他格式执行国家行政机关公文格式标准。 3版记中各要素之下均加一条黑色反线。（选择“边框和底纹”菜单设置，线宽为1.5磅，线长与版心宽度相同） 4版记行间距与正文的行间距设置相同。 五、附件的处理 针对电子文件的阅读

6、特点，如果附有表格或者较长的文字附件，宜采用插入图标模式，将图标置于成文日期之后。（点击“插入”、“对象”，选择“显示为图标”后确定） 六、其他（一）成文日期必须与正文同页，不出现“（此页无正文）”；如成文日期恰与正文分离，应当通过增减末页行间距解决。 （二）数字不能跨行，如出现跨行现象，要通过增减该行字间距的办法解决。 （三）仿宋字体字库里没有的字，用插入字符方法寻找，并将其设定为宋体字（如“镕”字）。（四）鉴于WORD的宏命令极易受计算机病毒袭击，为避免造成系统瘫痪，公文格式一律由人工设定，目前禁止使用宏命令。 七、未尽事项 本规范中凡未涉及事项，均按照国家行政机关公文处理办法、审计机关行政公文处理办法和国家行政机关公文格式执行。国务院文件和国家行政机关公文格式标准未作出明确规范的事项，可以自行确定规范，但要严格执行，避免经常随意更改。 附件：电子文件格式规范举例（见电子版）主题词：文秘工作 电子 公文 通知 署内分送：署领导（），办公厅（），存（）。 审计署办公厅 年月日印发6