泵站改造工程文档管理监理实施细则.doc

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1、泵站改造工程文档管理监理实施细则1 总则1.1本细则依据工程建设监理委托合同、工程施工承包合同、国家现行法规等有关要求和规定编制。1.2文档管理是信息管理的主要内容，应按监理部制定的编码方式进行编码。1.3文件传输必须通过负有文件管理职能的部门之间传递，一律采用书面方式并通过有效盖章签发后，安管理程序运行和归档保存。1.4对有保密要求的文件，应按保密及监理部有关规定传递、存储、调用和销毁。2 文件的分类和构成2.1文件的分类。本监理部的文件按编制及发文单位分为：建设单位（业主）来文及指示；设计文件；施工文件；监理部文件；行政文件五大类。2.2文件的构成。2.2.1建设单位（业主）来文及指示：系

2、指业主单位或其下属业务部门签发、下达、批转的与本部监理委托合同、工程承包合同内容有关的规定、通知、通报、纪要、批复以及与此有关的各种文件、函件等。2.2.2设计文件：指业主单位下属的业务部门签发下达的设计说明、施工图纸、技术标准、技术要求、设计变更通知等，或按监理委托合同规定由监理部签发的设计修改通知等文件。2.2.3施工文件：指施工承包单位根据施工承包合同规定和监理部文件规定必须呈报建设单位的施工组织设计、施工计划、施工技术措施、材料供应计划、开工申请、工程检测试验报告、工程计量支付报表、工程问题请示报告及工程实施、竣工、维修等活动的各种图纸、文件、报告、图片、照片和原始记录等。2.2.4监

3、理文件：指本监理部在业主授权和工程承包合同范围内，进行监理工作所编制发布的文件，以及有关工程施工实话活动的规定、通知、通报、签报、批复等。2.2.5行政文件：指本监理部行政隶属系统有关管理工作中的批示、规定、办法、条例、通知、批复等。3文件的处理及传递3.1基本程序：3.1.1收文程序：凡外来文件，由监理部办公室统一编号进行收文登记，按照文件密级及时限要求，及时填写收文处理单连同文件一并交总监理工程师阅示。办公室根据总监理工程师批示意见，将文件转交有关人员（部门）办理。文件办理的时限应按照合同及有关细则、办法规定限期办理完毕后存档。3.1.2发文程序：凡以本部名义发出的文件，编写部门应填写发文

4、底稿单，审核签字并以有关业务部门（人员）会签后由总监理工程师批准签发。办公室发文进行编号登记、打印复制，对有密级的要限时进行标注后发送。3.2建设（业主）与施工承包单位之间文件资料的签发转达。3.2.1按照监理委托合同和施工承包合同规定，建设单位有关工程施工的各种指示和意见都应通过本监理部向施工承包单位签发或转达。3.2.2施工承包单位关于工程施工及合同执行中的各种图纸都均应经本监理部审核后，向业主单位呈报或转达。3.2设计文件的处理和传送3.3.1监理部收到业主发来的设计文件和图纸（一式八份）后，在三天内完成查阅工作，并一式四份加盖公章签发给施工单位，其中一份归档，三份使用。凡示经监理部有效

5、签发的设计文件，按之实施的工程项目，监理部可拒绝支付计量签证。3.3.2施工期间，监理部签发的设计修改通知与设计文件和图纸具有同等效力，施工承包单位不得拒绝，也不得以此为理由解除或改变其应负的合同责任和义务。3.3.3由监理工程师签发的设计文件，未经监理部许可，承包单位不得用于合同项目以处处理或转借第三方。3.4监理文件的处理和传递3.4.1凡监理部发出的监理文件，必须由总监理工程师签发加盖公章后有效。3.4.2凡有时限要求的监理文件，必须按时办理完结，施工承包单位呈报要求审查批复的文件，必须在规定期限内批复。没有规定时限的文件应在10日内批复，如超过规定时限未予以批复，施工承包单位可认为呈报

6、文件已被认可批复。3.4.3监理文件应文字简练，组词准确，条理清晰，批复意见应以“照此执行、”“不能执行”、“按修改意见执行”、“修改后重新报审”等词语表达。3.5施工文件的处理和传递3.5.1施工承包单位应按合同规定的时限和数量向本监理部报送施工文件，除非合同另有规定，施工承包单位呈报业主单位的施工文件必须经本监理部审核后转达。3.5.2对已报批的施工文件，若因施工条件或自然条件发生重大变化，必须对施工文件作实质性修改，承包单位应及时 重新提出书面文件，报本部重新审批。3.5.3施工文件的内容、格式及其它细节符合业主单位和监理部的规定和要求。3.6行政文件的处理和传递按文件处理的程序处理和传递。4文件的归档4.1凡已办理完毕的文件及由监理部发送的文件，均由监理部办公定回收、分类、编号归档，日收日清，不能积压，以免丢失。4.2按规定每年元月至2月对上一年度的归档文件按档案管理规定立卷归档建档一次。4.3凡有保密要求的文件，必须按“保密法”有关规定归档保管。4.4文件、资料的调阅、借用，必须履行借阅特拉手续（借阅规定由监理办公室制定）。4.5文件资料的移交，按监理委托合同规定办理。