3集团公司行政管理制度大全.docx
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1、集团公司行政管理制度大全 一、总 则第一条 为加强集团公司、直属集团行政事务管理工作,强化印鉴管理、档案管理、政务管理、计划管理、督办检查、信息反馈、目标管理和业绩考核,推进扁平化管理,制定本制度。第二条 本制度适用于集团公司、直属集团行政事务管理工作。第三条 本制度由集团公司总裁办公室组织实施和解释。 二、印信管理第四条 印鉴包括。集团公司及直属集团的公章、法定代表人名章、合同专用章、介绍信、证明信、财务专用章、现金收讫章、转帐收讫章、财务负责人名章。第五条 集团公司及直属集团的公章、法定代表人名章、合同专用章、介绍信、证明信由办公室统一管理;财务专用章、现金收讫章、转帐收讫章,财务负责人名
2、章,由财务部门统一管理。第六条 集团公司及直属集团公章、法定代表人名章、合同专用章、财务专用章、现金收讫章、转帐收讫章、财务负责人名章的刻制和启用必须经董事局主席(董事长)批准,办公室备案;新印章的印模和启用日期必须由办公室记载并归档保存。第七条 集团公司、直属集团所有印章必须由专人保管和用印。印章保管人员必须有本单位以外的同时有正式固定职业的人员为其担保,签订保证合同并经公证处或律师事务所鉴证后方可上岗。第八条 集团公司、直属集团办公室、财务部门未经集团公司法律事务部审核,集团公司董事局主席签批一律不准为任何公司或个人的抵押书、担保书以及对外合资、合作合同或协议用印。第九条 集团公司、直属集
3、团对外出具的授权委托书、合同书、协议书、还款计划等法律文书和确认书必须经法律事务部审核,法定代表人签批后方可用印。 第十条 集团公司、直属集团除介绍信和发文盖章外,每次使用公章必须登记。第十一条 集团公司、直属集团使用公司印章,一般公务由主管副总裁(副总经理)批准;使用职能部门印章由职能部门负责人批准。第十二条 印章保管人员应建立印信使用审批登记簿,将每次用印时间、用途、申请用印人、批准人记录清楚。未经审批使用印章的,追究印章保管人员渎职、经济赔偿责任。第十三条 印章保管人员用印时要用力均匀,确保印章端正、清晰,便于识别。印章要盖在成文日期上并居中。第十四条 用印留存的材料要编号整理,分类归档
4、。第十五条 集团公司、直属集团不得在空白纸或文头纸上加盖公章,特殊情况需注明用途、份数、时间、保管人后由法定代表人签批。 第十六条 直属集团及其子公司因名称变更、机构撤销或其他原因印章停止使用时,废止印章要及时上缴集团公司办公室处理,并办理移交手续。第十七条 公司印章一律不外借,需在外地使用时要由印章保管人亲自携带用印。第十八条 公司印章使用登记簿按年度存档。第十九条 公司介绍信的开出,由办公室主任批准;特殊情况,由主管副总裁(副总经理)批准。第二十条 集团公司、直属集团不开空白介绍信,特殊情况须经总裁(总经理)批准。第二十一条 公司的介绍信存根应妥善保管,介绍信正文必须与存根简要内容相一致,
5、按保密要求存档,保管期5年。第二十二条 因情况变化,介绍信申请使用人没有使用介绍信,应立即归还。收回后贴在原存根处,并写明情况。第二十三条 介绍信存根处要写明申请使用人姓名、人数、事由,由申请使用人、批准人签字后生效。介绍信要有编号和骑缝章。第二十四条 介绍信内容填写要明确、具体、字迹工整、准确。第二十五条 公司开出证明信或承诺函,必须经申请使用人签字,部门负责人审核,法定代表人批准。办公室存留一份备查。 三、文书管理 第二十六条 文书管理工作由办公室负责,一切文电、信函、收发均由办公室统一承办。 第二十七条 公文主要种类有: (一)决议:用于经会议讨论通过的重要决策事项; (二)决定:用于对
6、重要事项做出决策和安排; (三)批示:用于对下级机关布置工作,提出开展工作的原则和要求; (四)意见:用于对重要问题提出规章见解和处理办法; (五)通知。用于发布公司规定、任免干部、传达上级指示、转发上级机关公文、发布要求下级机关和有关单位共同执行或周知的事项。 (六)报告:用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问; (七)请示:用于向上级机关请求指示、批准; (八)批复:用于答复下级机关的请示; (九)条例:用于规范公司员工的工作行为; (十)规定:用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范; (十一)函:适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批
7、准和答复审批事项; (十二)会议纪要。用于记载公司重要会议主要精神和议定事项。第二十八条 公文由版头、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、主题词、抄送(报)机关、印发机关和印发日期、印制版记等部分组成。 (一)版头应当使用发文机关全称或规范化简称; (二)发文字号由机关代字、年份(应使用公元全称,去掉“年”字,并用括起)、序号组成,机关代字应保持稳定,不可经常变动。年份和序号一律使用阿拉伯数字,序号前一律不加“第”字和虚位“0”; (三)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,上报的公文,标题中不标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点
8、符号; (四)主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称; (五)公文如有附件,应当在正文之后,成文时间之前标明附件顺序和名称。附件应当与正文装订在一起,并在附件首页标明顺序号,如果不能合订应当在附件首页分别标明公文的发文字号和附件顺序号;如果附件不需打印或者不发,应当注明; (六)公文除会议纪要外必须加盖印章; (七)成文日期以领导签发的日期为准; (八)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓的其他机关,应当使用全称或规范化的简称、统称;抄送机关按上级机关、平级机关、下级机关次序排列; (九)印发机关和印发日期分别标在公文末页下端左右两侧; (十)印制版记可从左到右标明打字
9、、校对人员姓名,校对人员姓名之前应注明主办单位; (十一)主题词,抄送机关,印发机关和印发时间,打字和校对人员单位、姓名四部分,应用横线隔开。第二十九条 公文用纸统一采用国际标准a4型(210mm297mm),左侧装订,公文所附表格的大小可不受此限;公文页面要清楚、干净;用印要清晰,印油不能沾污纸面;公文附件纸张如为热敏传真纸,应复印后发送、存档。第三十条 行文应当确有必要,注重效用。第三十一条 向上级机关行文一般不得抄送下级机关;向下级机关的重要行文,应当同时抄送直接上级机关;向上级机关和下级机关行文可以抄送同级机关;向同级机关行文可以抄送其他同级机关。第三十二条 “请示”应当一文一事,一般
10、只写一个主送机关,如需同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。第三十三条 报告与请示应当严格分开,报告中不得夹带请示事项。第三十四条 受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄送机关,由主送机关负责答复,上级机关向受双重领导下的下级机关行文,必要时应当抄送其另一上级机关。第三十五条 发文办理指以本单位名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、校对、誊印、用印、登记、分发等程序。第三十六条 草拟公文应当做到: (一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明; (二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,
11、字词规范,标点正确,篇幅力求简短, (三)公文的议程应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定; (四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度; (五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号,发文字号在公文的标题后用圆括号注明。引用外文,应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日; (六)结构层次序数,第一层为“一”,第二层“ (一)”,第三层为1,第四层为“(1)”; (七)应当使用国家法定计量单位; (八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际外文名称缩写或其缩写形式,应当在第一次出现注明准确的中文译名; (
12、九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。第三十七条 公文在领导签发前,应由办公室进行审核,审核的重点是。是否需要行文、行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。第三十八条 公文经办公室审核后,送主管领导签发,未经办公室审核公文,主管领导一律不予签发,签发后的公文,未经签发人同意,不得改动。第三十九条 审批公文,签发人应当明确签署意见写明发或不发,并写上姓名和审批时间。第四十条 办公室应当在公文正式印制和发出前进行复核,重点是。审批、签发手续是否完备
13、,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范,不合要求的不予印制和发出。第四十一条 收文处理指对收到公文的处理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、督办等程序。第四十二条 收到上级机关下发的公文,视公文内容及要求落实责任部门或予以转发,重要公文高级管理人员必须传阅。对于人事任免类文件,会议通报后备案。第四十三条 收到下级企业上报的需要办理的公文,办公室应当进行审核。审核的重点是:是否应由本单位办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门或地区的事项是否已协商、会签;文种使用,公文格式是否规范。第四十四条 经审核,对符合本办法规定的公文,办公室应当拟办意见交有
14、关部门办理,需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文,应当明确办理时限,对不符合本办法规定的公文,经办公室负责人批准后,可以退回原发文单位并说明理由。第四十五条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误,推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时向办公室说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的,应当及时退回办公室并说明理由。第四十六条 审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见,姓名和审批时间,其它审批人圈阅视为同意。第四十七条 对交由有关部门办理的公文,办公室要负责督查催办,重要公文应在三日内办结,一般公文要在五日内办结,情况特殊需要延长办理时
15、间的,要及时报告原因和办理进展情况。对下发的重要公文,应当及时了解和反馈执行情况,对逾期未办的公文,要查明情况,及时处理,防止误办、漏办。第四十八条 公文办理完毕后,应及时将公文定稿,正本和有关材料交办公室整理,归档。第四十九条 归档范围内的公文,应当根据其相互联系,特征和保存价值等整理,要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本单位的主要工作情况,便于保管和利用。第五十条 归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向档案室移交。第五十一条 拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。第五十二条 重要会议形成的公文,包括录音带、录像带、照片等有关材料,应交由档案室整理
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