DAT-88-2021-产品数据管理(PDM)-系统电子文件归档与电子档案管理规范.pdf

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1、I C S0 1. 1 4 0. 2 0C C SA1 4中 华 人 民 共 和 国 档 案 行 业 标 准D A/T8 82 0 2 1产品数据管理(P DM) 系统电子文件归档与电子档案管理规范S p e c i f i c a t i o n f o r p r o d u c t d a t a m a n a g e m e n t(P DM)s y s t e m e l e c t r o n i c d o c u m e n t s a r c h i v i n g a n d e l e c t r o n i c r e c o r d s m a n a g e m

2、e n t 2 0 2 1 - 0 5 - 2 6发布2 0 2 1 - 1 0 - 0 1实施国家档案局发 布921D A/T 8 82 0 2 1 前 言本文件按照G B/T 1. 12 0 2 0 标准化工作导则 第1部分: 标准化文件的结构和起草规则 的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由国家档案局提出并归口。本文件起草单位: 中国商用飞机有限责任公司、 国家档案局经济科技档案业务指导司。本文件主要起草人: 刘文恭、 蔡盈芳、 王木亮、 殷瑛、 蒋君仁、 许成伟、 朱志赟、 陈丽娟、 孙晓清、 李璐。031D A/T 8 82 0

3、 2 1 产品数据管理(P DM) 系统电子文件归档与电子档案管理规范1 范围本文件描述了企业产品数据管理(P DM) 系统形成的电子文件归档和归档后电子档案管理的方法。本文件适用于企业产品数据管理(P DM) 系统形成的电子文件和归档后电子档案管理工作。2 规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中, 注日期的引用文件, 仅该日期对应的版本适用于本文件; 不注日期的引用文件, 其最新版本( 包括所有的修改单) 适用于本文件。G B/T 1 1 8 2 2 科学技术档案案卷构成的一般要求G B/T 1 8 8 9 42 0 1 6 电子文件归档与电子档案

4、管理规范D A/T 1 5 磁性载体档案管理与保护规范D A/T 3 8 电子文件归档光盘技术要求和应用规范D A/T 4 62 0 0 9 文书类电子文件元数据方案D A/T 4 82 0 0 9 基于XML的电子文件封装规范D A/T 7 02 0 1 8 文书类电子档案检测一般要求D A/T 7 4 电子档案存储用可录类蓝光光盘(B D - R) 技术要求和应用规范D A/T 7 5 档案数据硬磁盘离线存储管理规范3 术语和定义G B/T 1 8 8 9 42 0 1 6、D A/T 7 02 0 1 8界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3. 1 产品数据管理系统 p r o d u

5、 c t d a t a m a n a g e m e n t s y s t e m管理产品生产全过程以及生产过程中产生的与产品有关的信息( 包括文档、C A D文件、 装配关系、物料清单、 配置、 权限信息等) 的系统。注: 简称P DM系统。 3. 2 电子文件 e l e c t r o n i c d o c u m e n t国家机构、 社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中, 通过计算机等电子设备形成、 办理、 传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、 结构、 背景组成。 来源:G B/T 1 8 8 9 42 0 1 6,3. 13. 3 电子档案 e l

6、 e c t r o n i c r e c o r d具有凭证、 参考和保存价值并归档保存的电子文件。131D A/T 8 82 0 2 1 来源:G B/T 1 8 8 9 42 0 1 6,3. 23. 4 电子档案管理 e l e c t r o n i c r e c o r d s m a n a g e m e n t对电子档案进行接收、 整理、 保管、 利用、 统计、 鉴定和处置的活动。3. 5 电子档案管理系统 e l e c t r o n i c r e c o r d s m a n a g e m e n t s y s t e m;E RM S对电子档案进行接收、

7、整理、 保管、 统计、 利用和处置的计算机信息系统。 来源:G B/T 1 8 8 9 42 0 1 6,3. 1 0, 有修改3. 6 电子文件归档 e l e c t r o n i c d o c u m e n t a r c h i v i n g办理完毕或已正式发布的具有凭证、 参考和保存价值的电子文件提交电子档案管理系统保存的过程。3. 7 真实性 a u t h e n t i c i t y电子文件、 电子档案的内容、 逻辑结构和背景与形成时的原始状况相一致的性质。 来源:G B/T 1 8 8 9 42 0 1 6,3. 53. 8 完整性 i n t e g r i t

8、y电子文件、 电子档案的内容、 结构和背景信息齐全且没有破坏、 变异或丢失的性质。 来源:G B/T 1 8 8 9 42 0 1 6,3. 73. 9 可用性 u s a b i l i t y电子文件、 电子档案可以被检索、 呈现和理解的性质。 来源:G B/T 1 8 8 9 42 0 1 6,3. 83. 1 0 安全性 s e c u r i t y电子文件、 电子档案的管理过程可控、 数据存储可靠, 未被破坏、 未被非法访问的性质。 来源:D A/T 7 02 0 1 8,3. 73. 1 1 四性 f o u r p r o p e r t i e s电子文件、 电子档案的真实性

9、、 完整性、 可用性、 安全性。3. 1 2 信息包 i n f o r m a t i o n p a c k a g e包含电子文件、 电子档案组件( 文档) 和对应元数据, 按照一定的结构组织, 可用于不同环节之间信息传递的信息集合对象。 来源:D A/T 7 02 0 1 8,3. 1 03. 1 3 归档信息包 a r c h i v i n g s u b m i s s i o n i n f o r m a t i o n p a c k a g e;A S I P电子文件归档时立档单位内部业务部门向档案部门提交的信息包。 来源:D A/T 7 02 0 1 8,3. 1 13

10、. 1 4 保存信息包 a r c h i v a l i n f o r m a t i o n p a c k a g e;A I P按照长期保存要求形成的电子档案信息包。231D A/T 8 82 0 2 1 来源:D A/T 7 02 0 1 8,3. 1 33. 1 5 系统显示名 s y s t e m d i s p l a y t i t l e在电子档案管理系统中存储的, 档案人员和用户直接可见的件内组件( 文档) 题名。注: 文档是指归档文件最小的文件单元, 可以是一个独立的自然件, 也可以是组合文件中的某一自然件或自然件的附件。3. 1 6 计算机文件名 c o m p

11、u t e r f i l e t i t l e在电子档案管理系统存储器中唯一标识电子档案组件( 文档) 的一个字符串。4 总则4. 1 总体要求4. 1. 1 P DM系统中形成的电子文件是企业的核心信息资产,P DM系统电子文件归档与电子档案管理工作应纳入单位电子文件归档和电子档案管理整体工作中, 统筹规划, 有序推动。4. 1. 2 应按照全程管理、 前端控制、 集中统一原则对P DM系统电子文件实施全生命周期管理, 确保电子档案的“ 四性” 。4. 1. 3 应执行规范的工作程序, 采取必要的技术手段, 对P DM系统电子文件归档和电子档案管理全过程实行监控。4. 1. 4 应对P

12、DM系统中电子文件的情况进行综合调查, 制定归档方案、 保管期限表、 元数据方案、 访问控制规则/利用规则等规范, 据此开展P DM系统电子文件归档与电子档案管理工作。4. 1. 5 档案部门、 信息技术部门、 业务部门等所有涉及P DM系统电子文件归档与电子档案管理工作的部门和人员应明确分工, 相互协作, 通过规范的电子档案管理, 服务于产品管理、 风险控制、 资产保护等目标。4. 1. 6 应配备必要的信息化基础设施和信息安全设施, 保障电子档案管理系统的正常运行和信息安全。4. 2 职责4. 2. 1 P DM系统主管部门P DM系统主管部门职责如下:a) 根据产品数据管理规范和档案业务

13、需求, 组织信息技术部门、 档案部门和相关业务部门开展P DM系统归档功能建设;b) 为P DM系统归档功能的建设提供支持。4. 2. 2 档案部门档案部门职责如下:a) 将P DM系统形成的电子文件纳入管控范围, 提出归档范围、 归档方式、 归档格式、 归档时间和“ 四性” 检测等业务需求;b) 参与P DM系统与电子档案管理系统接口实施工作, 负责归档接口功能测试, 验证是否满足设计要求;c) 定期对上线后的集成归档接口运行情况进行监测, 确保功能运行正常;d) 负责电子文件的接收, 以及电子档案的整理、 保管、 统计、 利用;331D A/T 8 82 0 2 1 e) 负责组织保管期满

14、电子档案的鉴定、 处置工作。4. 2. 3 信息技术部门信息技术部门职责如下:a) 根据P DM系统电子文件归档需求, 开展P DM系统与电子档案管理系统归档接口开发、 测试和运行维护工作;b) 及时响应P DM系统主管部门和档案部门提出的P DM系统电子文件归档需求和问题反馈, 并妥善处理;c) 参与保管期满电子档案销毁工作, 对销毁是否彻底进行确认。4. 2. 4 业务部门业务部门职责如下:a) 负责对待归档电子文件质量进行审核;b) 负责根据P DM系统操作手册和本单位电子文件管理规定开展电子文件提交归档;c) 参与保管期满电子档案鉴定工作。4. 3 工作流程P DM系统电子文件归档与归

15、档后电子档案管理流程包括电子文件及其元数据捕获、 归档、 “ 四性”检测、 接收、 整理、 保管、 统计、 利用、 鉴定、 处置等环节, 见图1。431D A/T 8 82 0 2 1 图1 P DM系统电子文件归档与归档后电子档案管理流程图531D A/T 8 82 0 2 1 4. 4 元数据要求元数据要求如下:a) 元数据应能为P DM系统和电子档案管理系统所处理, 实现元数据的传输、 解析、 交换、 利用等;b) 元数据的捕获方式和捕获节点应在P DM系统和电子档案管理系统设计与开发过程中进行规划, 实现元数据与电子文件同时捕获;c) 元数据的捕获方式包括直接提取、 计算写入、 手工录

16、入、 默认赋值等;d) 元数据的捕获节点包括但不限于电子文件管理全程中的捕获、 归档、 检测、 接收、 整理、 保管、 利用、 迁移、 转换、 鉴定、 处置等各个节点;e)P DM系统电子文件归档时, 应同时归档对应元数据, 确保元数据与所描述的电子文件的有效关联;f) 按照D A/T 4 62 0 0 9、D A/T 4 82 0 0 9, 将P DM系统电子文件归档和电子档案管理元数据设置为文件实体、 机构人员实体、 业务实体、 文件关系实体;g) 本文件对元数据属性的描述方法与D A/T 4 62 0 0 9规定的描述方法一致。凡D A/T 4 62 0 0 9、D A/T 4 82 0

17、 0 9中 已 描 述 的 元 数 据, 以D A/T 4 62 0 0 9、D A/T 4 82 0 0 9为 准。D A/T 4 62 0 0 9、D A/T 4 82 0 0 9未描述的元数据, 本文件在附录A表A. 1表A. 2的备注中进行了描述。5 P DM系统电子文件归档5. 1 归档范围与保管期限5. 1. 1 P DM系统电子文件归档范围以设计类电子文件为主, 与设计相关联的项目管理类电子文件、 试验类电子文件、 制造类电子文件、 客服类电子文件、 市场与销售类电子文件、 供应商类电子文件应同时归档。5. 1. 2 保管期限一般分为永久、3 0年、1 0年( 保管期限一般自归档

18、时间起算) , 具体参见附录B表B. 1表B. 7。5. 1. 3 档案部门、 业务部门、P DM系统主管部门应共同确定本单位P DM系统电子文件归档范围和保管期限表。5. 2 电子文件组件5. 2. 1 件的构成5. 2. 1. 1 归档电子文件一般以每份文件为一件。5. 2. 1. 2 正文、 附件为一件; 来文与复文一般独立成件。5. 2. 1. 3 同一文件编号的同一版本二维图、 三维图和审签文档为一件。5. 2. 1. 4 同一文件编号的同一版本原始格式和转换格式为一件。5. 2. 1. 5 同一文件编号的不同版本独立成件。5. 2. 1. 6 同一文件编号的同一版本的不同语种版本一

19、般独立成件。5. 2. 1. 7 同一文件编号的更改文件一般独立成件。5. 2. 1. 8 同一文件编号的不同版本的软件源码和执行码一般独立成件。5. 2. 2 件内电子文件排序5. 2. 2. 1 件内文件排序时正文在前, 附件在后。631D A/T 8 82 0 2 1 5. 2. 2. 2 同一文件编号的二维图、 三维图和审签文档按照审签文档、 三维图、 二维图排序。5. 2. 2. 3 同一文件编号的原始格式和转换格式按照原始格式、 转换格式排序。5. 2. 3 系统显示名5. 2. 3. 1 系统显示名一般应与P DM系统命名保持一致。5. 2. 3. 2 P DM系统命名不规范的,

20、 可在归档时由电子档案管理系统采用“ 文件编号+正题名” 的格式重新命名。5. 2. 4 计算机文件名5. 2. 4. 1 电子档案管理系统内电子档案计算机文件名应具有唯一性。5. 2. 4. 2 计算机文件名一般采用“ 唯一性代码+系统显示名” 格式命名。5. 2. 4. 3 唯一性代码可采用“ 哈希值+日期时间” 或“ 随机码+日期时间” 格式。“ 随机码” 由计算机自动随机生成, 一般为3 2位。5. 3 归档要求5. 3. 1 归档方式5. 3. 1. 1 在软硬件条件具备的前提下,P DM系统电子文件归档应选择在线归档方式, 通过P DM系统和电子档案管理系统归档接口实现, 否则可以

21、采用线下归档方式。5. 3. 1. 2 归档接口通常包括但不限于以下两种:W e b S e r v i c e归档接口和中间库归档接口。5. 3. 1. 3 W e b S e r v i c e归档接口原理示意图见图2。图2 W e b S e r v i c e归档接口原理示意图5. 3. 1. 4 中间库归档接口原理示意图见图3。731D A/T 8 82 0 2 1 图3 中间库归档接口原理示意图5. 3. 2 归档时间5. 3. 2. 1 P DM系统电子文件归档可选择实时归档和定期归档。5. 3. 2. 2 实时归档是指在电子文件发布的同时即启动归档程序, 实现P DM系统向电子

22、档案管理系统即时归档。5. 3. 2. 3 定期归档是指根据本单位具体情况选择定期( 每周、 每月、 每年等) 、 产品定型或重大节点完成后1年内归档。5. 3. 3 归档格式5. 3. 3. 1 电子文件归档格式电子文件归档格式要求如下:a) P DM系统电子文件归档格式应具备格式开放、 不绑定软硬件、 显示一致性、 可转换、 易于利用等性能, 能够支持格式转换。b) 文本类电子文件一般采用符合规定的版式文件格式, 根据需要可同时保存原始格式。c) 二维图样、 三维数模电子文件应按以下要求归档: 二维图样文件以原始格式和符合规定的版式文件格式同时归档; 三维数模文件以原始格式和S T E P

23、、P D F/E等中性格式同时归档。d)P DM系统结构化数据库应根据数据库表结构及电子档案管理要求转换为以下格式归档: 以XML、E T、X L S、D B F等任意一种格式归档; 参照纸质表单或电子表单版面格式, 将应归档数据库数据转换为版式文件归档。e) 如果采用原始格式和中性格式同时归档保存, 电子档案管理系统应对二者建立关联。5. 3. 3. 2 元数据归档格式P DM系统形成的各类电子文件元数据应根据归档接口确定归档格式。按照G B/T 1 8 8 9 42 0 1 6中8. 4和D A/T 4 82 0 0 9的要求, 结合本单位接口开发技术路线, 元数据可采用XML、E T、D

24、 B F等格式。5. 3. 3. 3 电子文件格式转换电子文件格式转换要求如下:831D A/T 8 82 0 2 1 a) 电子文件格式转换时间的优先级分别为文件发布时、 归档前、 归档过程中;b) 电子文件格式转换工具优先选择电子文件编制软件自带转换功能, 并以此为基础开发批量转换工具。批量转换工具的可靠性应经过评审, 确认满足本单位生产运营场景需求。5. 3. 4 捕获5. 3. 4. 1 归档电子文件应正式发布, 相关元数据信息得到准确、 完整捕获。5. 3. 4. 2 归档前应由业务部门人员对归档电子文件质量进行检查, 确认是否满足归档要求。5. 3. 4. 3 归档电子文件的格式不

25、符合归档要求, 可在生成信息包前进行转换, 确保转换前后内容一致。5. 3. 4. 4 归档信息包以件为单位生成, 包内包含归档电子文件全文和元数据文件, 参见附录C。5. 3. 4. 5 电子文件归档后P DM系统电子文件如发生更改或作废, 应将新版文件或作废说明文件另行捕获归档, 并将相关关联关系以元数据形式同步归档, 确保归档电子文件状态与P DM系统一致。5. 3. 5 分类档案部门应制定分类方案对P DM系统电子档案进行分类( 参见附录D) 。5. 3. 6 立卷5. 3. 6. 1 立卷规则档案部门应参照如下规则, 结合本单位实际制定电子档案立卷规则:a) 项目管理类电子文件按照“

26、 项目-类别-年度” 立卷;b) 设计技术报告类电子文件按照“ 项目-类别-专业” 立卷;c) 设计图样类电子文件按照“ 项目-类别-产品结构” 立卷;d) 试验类电子文件按照“ 项目-类别-专业” 立卷;e) 制造类电子文件按照“ 项目-类别-年度” 立卷;f) 客户服务类电子文件按照“ 项目-类别-年度” 立卷;g) 市场与销售类电子文件按照“ 项目-类别-年度” 立卷;h) 供应商类电子文件按照“ 项目-类别-供应商-年度” 立卷。5. 3. 6. 2 排序规则档案部门应参照如下规则, 结合本单位实际制定卷内电子档案排序规则:a) 卷内文件一般按事由结合时间排列;b) 如同一卷内有若干事

27、由, 按事由结束时间先后排列;c) 同一事由的电子档案应集中排列;d) 同一事由内的电子档案按形成时间先后顺序排列;e) 技术报告、 图样文件等有严格编号结构的电子档案按编号( 文件编号、 图号等) 顺序排列。5. 3. 7 档号档案部门应遵守G B/T 1 1 8 2 2的规定, 一般按照“ 全宗号+分类号+案卷顺序号+卷内序号” 结构制定编号规则。5. 3. 8 归档电子文件捕获完整后, 由业务部门人员按照内置分类方案、 组卷和排序规则, 补充分类号和档号, 立卷之后提交归档。931D A/T 8 82 0 2 1 5. 3. 9 检测接收5. 3. 9. 1 电子档案管理系统应对电子文件

28、“ 四性” 进行检测, 检测方案参见附录E。5. 3. 9. 2 对于检测合格的电子文件, 电子档案管理系统应能够正确解析归档信息包, 将元数据、 电子文件实体、 各类关联关系按照约定规则写入。5. 3. 9. 3 对于检测不合格的电子文件, 电子档案管理系统应向P DM系统发送拒收原因报告。5. 3. 9. 4 检测报告一般在电子档案管理系统结构化存储, 作为业务实体元数据保存, 支持查阅。5. 3. 9. 5 成功接收后, 电子档案管理系统应对电子档案进行登记, 同时向P DM系统发送接收成功信息。5. 4 归档接口5. 4. 1 P DM系统的归档接口功能P DM系统的归档接口功能如下:

29、a) 归档前将待归档电子文件及其元数据以件为单位进行捕获, 形成归档信息包;b) 应能够嵌入分类方案和组卷方案, 业务部门人员可根据电子文件内容选择生成类号和档号;c) 将归档信息包传输至指定位置, 传输过程中归档信息包中信息不丢失、 不被非法更改;d) 接收归档信息包接收方的反馈消息, 包括归档成功消息与失败消息, 以及失败故障代码;e) 对归档成功的电子文件进行已归档标记, 以防止重复归档, 归档标记能取消, 并在人工干预下重新归档;f) 应能够将升版、 作废等电子文件更改信息传递至电子档案管理系统, 确保P DM系统电子文件与电子档案管理系统电子档案状态保持一致;g) 应能够提取零部件装

30、配关系, 以及其他数据对象之间的关联关系, 并以文件实体关系元数据形式传递至电子档案管理系统;h) 应具有归档控制功能模块, 记录归档电子文件类型、 归档时间、 归档状态, 并能够实现按照归档电子文件类型、 归档时间、 归档状态组合查询;i)应具有扩展功能, 支持新增文件类型在线归档。5. 4. 2 电子档案管理系统接口功能电子档案管理系统接口功能如下:a) 向P DM系统发送归档信息包存储位置信息;b) 接收业务系统传递来的信息包, 并正确解析;c) 对P DM系统提交归档的电子文件及其元数据的“ 四性” 进行检测, 检测不合格不能接收, 并反馈相应不合格的检测结果及不合格原因;d) 将解析

31、后的电子文件及其元数据存储在指定位置;e) 应能够正确解析升版、 作废等电子文件变化信息, 并按约定规则与对应电子档案关联;f) 应能够正确解析零部件上下级关系, 以及其他数据对象之间的关联关系, 并按约定规则与对应电子档案关联;g) 向P DM系统发送电子文件归档成功或失败消息, 以及失败故障代码;h) 在归档信息包接收、 解析和数据存储等过程中, 信息不丢失、 不被非法更改;i)应具有接收控制功能模块, 记录归档电子文件类型、 归档时间、 归档状态, 并能够实现按照归档电子文件类型、 归档时间、 归档状态组合查询;j)应具有扩展功能, 支持新增文件类型在线归档。041D A/T 8 82

32、0 2 1 5. 4. 3 归档接口建设管理要求归档接口建设管理要求如下:a) 归档接口宜与业务系统同设计、 同开发、 同测试和同实施, 未开发归档接口的业务系统应及时通过二次开发实现;b) 归档接口开发时应进行充分测试, 并经专家评审, 以确认功能要求达到设计目标要求;c) 归档接口投入运行后, 应安排专人对接口运行情况进行持续跟踪, 发现问题及时处置;d) P DM系统和电子档案管理系统更新应充分论证对归档接口功能的影响, 确保归档接口能够正常运行;e) 将接口应急处置方案纳入P DM系统和电子档案管理系统的应急预案, 在P DM系统和电子档案管理系统因升级、 系统故障、 病毒感染等原因影

33、响归档接口功能后立即启动应急响应。6 电子档案管理6. 1 整理6. 1. 1 编目应根据本单位业务需要, 按照G B/T 1 1 8 2 2的规定形成案卷目录、 卷内目录和案卷文件目录。6. 1. 2 检测6. 1. 2. 1 档案部门应对整理成果进行“ 四性” 检测, 检查整理工作质量, 检测方案参见附录E。6. 1. 2. 2 如检测未通过, 应根据检测结论, 重新进行整理, 直至检测通过。6. 1. 3 入库“ 四性” 检测通过的电子档案, 由电子档案管理系统自动转为入库状态。6. 1. 4 修改6. 1. 4. 1 入库后, 若要对电子档案管理系统中电子档案元数据进行修改, 应在线提

34、交申请, 并由档案部门批准同意后方可修改。6. 1. 4. 2 修改完成后, 重新提交“ 四性” 检测。6. 2 存储6. 2. 1 在线存储6. 2. 1. 1 在线存储方式应在电子档案管理系统设计开发时进行规划, 并配备对应软硬件设备。6. 2. 1. 2 在线存储方式应能适应大容量电子档案存储需要, 随着数据存储容量增加不应影响电子档案管理系统访问、 运行性能。6. 2. 1. 3 在线存储容量应至少满足3年增量需求, 避免电子文件归档因存储容量不足而中断。6. 2. 1. 4 电子档案管理系统应依据分类规则和年度在计算机存储器中逐级建立文件夹, 分门别类、 集中有序地存储电子档案。6.

35、 2. 1. 5 电子档案管理系统应在元数据中自动记录电子档案在线存储路径, 方便在线查阅、 下载。6. 2. 1. 6 建议每天实施增量备份, 至少一个月全备份一次, 有条件的单位可实施双机热备。141D A/T 8 82 0 2 1 6. 2. 2 离线存储6. 2. 2. 1 应对电子档案进行以件( 含元数据) 为存储单元的保存信息包离线存储, 以进一步降低电子档案长期保存风险。6. 2. 2. 2 电子档案离线存储结构及其说明参见附录F。6. 2. 2. 3 电子档案离线存储介质至少应制作3套。6. 2. 2. 4 不同套别的存储载体应分开保存, 有条件的单位应将1套置于3 0 0 k

36、 m以上、 不在同一流域的地点保存, 或不同的建筑物内保存。6. 2. 2. 5 离线存储载体管理应按照D A/T 1 5、D A/T 3 8、D A/T 7 4、D A/T 7 5的要求进行。6. 3 保管6. 3. 1 应采取科学措施对存储载体进行管控, 避免存储载体损坏, 并防止未经授权的访问。6. 3. 2 电子档案管理系统应当能够跟踪到保管期间对电子档案的相关操作, 无论是合法操作还是非法操作, 应在日志中进行记录。6. 3. 3 档案部门应每年对电子档案的可读取性进行评估, 形成评估报告; 如存在因软硬件或其他技术升级、 变动出现电子档案不可读取的风险, 应对电子档案进行迁移或转换

37、。6. 3. 4 电子档案当前格式将被淘汰或失去技术支持时, 应实施电子档案删除的格式转换。6. 3. 5 因技术更新、 介质检测不合格等原因需更换离线存储介质时, 应实施电子档案或元数据离线存储介质的转换。6. 3. 6 支撑电子档案管理系统运行的操作系统、 数据库管理系统、 台式计算机、 服务器、 磁盘阵列等主要系统硬件、 基础软件等设备升级时, 应实施电子档案或元数据离线存储介质的迁移。6. 3. 7 电子档案管理系统更换时, 应实施电子档案及其元数据的迁移。6. 3. 8 电子档案迁移或转换前应进行迁移可行性评估, 包括目标载体、 系统、 格式的可持续性评估和保管成本评估等, 并保证迁

38、移或转换过程可控, 防止迁移过程中电子文件信息丢失、 被非法篡改。6. 3. 9 在确信转换或迁移活动成功实施后, 根据本单位实际对转换或迁移前的电子档案及其元数据进行销毁或继续留存的处置。6. 4 利用6. 4. 1 电子档案管理系统应通过有效的智能检索、 组合检索、 全文检索、 主题导航和基于产品层级结构的树形导航等功能, 方便用户查询、 浏览电子档案。6. 4. 2 检索结果呈现应包括必要的元数据、 电子全文和关联关系。6. 4. 3 档案部门应制定详细的电子档案利用权限规定, 利用权限应在电子档案管理系统中实现, 并经过确认。超权限利用时应进行审批, 并保证利用过程中电子档案不被非法篡

39、改。6. 4. 4 电子档案可根据授权通过电子档案管理系统在线或离线提供利用, 但不管何种利用方式均应通过日志或其他方式记录利用过程, 记录信息包括利用者、 利用方式、 档号、 文件编号、 文件名、 利用时间等。利用过程应作为电子档案业务实体元数据的一部分进行保存。6. 5 统计电子档案统计应按照G B/T 1 8 8 9 42 0 1 6的要求进行。6. 6 鉴定处置6. 6. 1 应定期对保管期限到期的电子档案进行鉴定, 鉴定方法可根据本单位管理要求进行。6. 6. 2 到期鉴定后对电子档案进行处置, 包括销毁、 续存和移交。241D A/T 8 82 0 2 1 6. 6. 3 电子档案

40、的销毁应先登记、 编制清册, 并按有关规定履行审批手续后, 再将电子档案进行物理删除。6. 6. 4 物理删除时至少两人监督, 销毁清单及记录需打印成纸质档案保存。涉密电子档案的销毁应当按照国家保密法律法规的规定处理。341D A/T 8 82 0 2 1 附 录 A( 资料性)P DM系统电子档案元数据P DM系统电子档案增设元数据见表A. 1表A. 2。表A. 1 文件实体元数据编号元数据数据来源备注1版次 v e r s i o nP DM系统同一文件编号不同版本的规范代码, 条件选, 不可重复, 简单型, 字符型2文件状态 f i l e s t a t u sP DM系统产品数据管理

41、系统定义的文件有效性状态, 条件选,不可重复, 简单型, 字符型3型代号 p r o j e c t n u m b e rP DM系统产品型号代码, 必选, 不可重复, 简单型, 字符型4数据来源 d a t a p r o v e n c a n c eP DM系统归档电子文件的P DM系统, 必选, 不可重复, 简单型,字符型5保密期限 s e c r e c y p e r i o dP DM系统涉密电子档案的保密期限, 条件选, 不可重复, 简单型, 字符型6形成时间 i s s u e t i m eP DM系统电子文件的发布时间, 必选, 不可重复, 简单型, 日期时间型7归档时

42、间 f i l e t i m eE RM S电子档案管理系统接收时间, 必选, 不可重复, 简单型, 日期时间型8载体类型 m e d i u m c l a s s i f i c a t i o nE RM S电子档案存储载体类型, 必选, 不可重复, 简单型, 字符型9载体号 m e d i u m n u m b e rE RM S电子档案脱机存储载体编号, 条件选, 不可重复, 简单型, 字符型1 0系统显示名 s y s t e m d i s p l a y t i t l eP DM系统在电子档案管理系统中存储的, 档案人员和用户直接可见 的 件 内 文 档 名 称; 必 选

43、, 不 可 重 复, 简 单 型, 字符型1 1哈希值 h a s h c o d eP DM系统通过一定的哈希算法( 典型的有MD 5,S HA - 1等) 得出的一段电子文件唯一性代码, 必选, 不可重复, 简单型, 字符型表A. 2 机构人员实体元数据元数据数据来源备注个人涉密等级 l e v e l o f c o n f i d e n -t i a l i t yP DM系统和E RM S本单位保密机构授权的机构人员涉密等级, 可选, 不可重复,简单型, 字符型441D A/T 8 82 0 2 1 附 录 B( 资料性)P DM系统电子文件归档范围和保管期限表P DM系统电子文件

44、归档范围和保管期限表见表B. 1表B. 7。表B. 1 项目管理类电子文件归档范围和保管期限表序号文件材料归档范围保管期限1项目立项文件( 项目建议书及批复、 论证报告等)永久2研制规划、 方案、 计划等永久3项目范围的定义文件永久4工作结构分解文件永久5研制分工文件永久6项目各级组织机构及其职责文件永久7成本估算和预算文件永久8项目风险的识别和处理文件3 0年9项目指令、 计划实施和工作布置文件3 0年1 0项目进度、 状态和问题报告文件3 0年1 1项目协调及协调会议文件3 0年1 2项目绩效的评估文件3 0年1 3项目范围变更文件3 0年1 4项目计划变更文件3 0年1 5项目成本变更文

45、件3 0年1 6项目进度和状态预测报告文件3 0年1 7项目风险分析和评估文件3 0年1 8项目转阶段的申请、 评审和批复文件3 0年1 9项目达标报告或因故中止的报告和批复文件3 0年2 0项目验收总结及评价文件永久2 1其他表B. 2 设计类电子文件归档范围和保管期限表序号文件材料归档范围保管期限1总体方案论证文件永久2总体方案评审文件永久3设计规范、 技术要求永久4质量、 标准、 材料文件永久5新技术、 新成品、 新材料、 新工艺文件3 0年541D A/T 8 82 0 2 1 表B. 2 设计类电子文件归档范围和保管期限表 ( 续)序号文件材料归档范围保管期限6总体、 结构、 系统、

46、 设计要求和设计任务书等3 0年7计算文件3 0年8成品选型、 协议等文件3 0年9技术文件 技术规定、 技术报告、 技术条件、 技术决定、 技术协调单、 技术说明书、 零件清册(S S P L) 等3 0年1 0二维图样( 模型图、 三面图、 总体布置图、 理论图、 试验件图、 产品图、 随机工具图、 包装箱图等)3 0年1 1三维数模3 0年1 2工程物料清单(E B OM) 、 零部件细目表(P L) 、 工程指令(E O) 、 文件工程指令(D E O) 、 更改单等3 0年1 3目录( 成品、 系统配套目录、 关键件、 重要件、 标准件、 金属材料、 非金属材料、 综合标准等各类目录

47、)3 0年1 4可靠性、 可维修性、 可测试性、 安全性文件3 0年1 5各类技术出版物3 0年1 6各阶段设计总结报告, 质量复查文件等3 0年1 7首件鉴定3 0年1 8关键技术攻关3 0年1 9成品件管理3 0年2 0其他表B. 3 试验类电子文件归档范围和保管期限表序号文件材料归档范围保管期限1试验依据性文件( 任务书、 试验大纲、 试验载荷谱、 图纸等)永久2试验管理文件( 质量保证大纲、 试验件质量记录、 试验程序、 试验工艺、 技术规范、 试验安装、 验收文件等)3 0年3试验评审文件( 质量评审、 试验合同评审、 试验大纲评审、 设计评审、 试验前准备状态评审、 试验结果评审等

48、)3 0年4试验准备文件( 试验大纲、 试验载荷谱、 试验测量方案、 试验支持方案、 试验方案论证报告、 试验实施方案报告、 试验调试报告、 胶布带图、 杠杆图、 夹具图、 测量点位置图、 安装图、 试验计算、 测量、 控制及数据处理材料、 试验件、 成品件、 参试设备检测记录、 试验前检查报告、 试验前工作总结报告等)3 0年5试验过程文件( 试验、 测试及分析的原始数据、 现场记录、 试验加载前测量点数据记录、 试验过程中产品状态或试验状态的更改记录、 试验日志、 试验数据的整理、 故障分析处理报告、 试验阶段结果通知书、 试验故障报告表、 试验阶段报告、 试验阶段工作总结报告等)3 0年

49、6试验结果文件( 试验检测报告、 裂纹检测报告、 位移测量报告、 应变测量报告、 试验结果通知书、 试验报告、 试验分析报告、 试验工作总结报告等)永久7其他641D A/T 8 82 0 2 1 表B. 4 制造类电子文件归档范围和保管期限表序号文件材料归档范围保管期限1工装图样( 二维图样、 三维模型)永久2工装设计标准永久3工装设计数据( 数控编程模型、 数控加工程序等)3 0年4装配工装指令3 0年5装配工装( 含型架等) 设计和仿真材料3 0年6零件工装( 含模具、 夹具等) 设计和仿真材料3 0年7装配工艺文件 装配指令(AO) 、 先行装配大纲(AAO) 3 0年8零件制造工装指

50、令3 0年9制造物料清单(MB OM)3 0年1 0零件制造大纲(F O) 、 故障拒收报告(F R R)3 0年1 1工艺验证试验项目( 试验计划、 试验大纲、 试验报告、 适航审查批准相关文件)3 0年1 2零件交付状态书(MP R)3 0年1 3设计协调单(D C R)1 0年1 4工程更改建议(E C P)3 0年1 5工艺材料目录(Z PM)3 0年1 6工程图样工艺性审查材料( 工艺性审查讨论记录等)3 0年1 7零件工艺设计和仿真材料3 0年1 8各部件级关键特性制造控制方案等工艺文件3 0年1 9材料需求明细表及工艺文件的更改文件等3 0年2 0工艺规范3 0年2 1材料规范3