（本科）财务业务一体化实用教程（第2版）第六章日常业务处理电子教案.doc

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1、（本科）财务业务一体化实用教程（第2版）第六章日常业务处理电子教案教学目标掌握企业日常采购业务处理方法。掌握企业日常销售业务处理方法。掌握企业库存日常业务处理方法。掌握企业存货日常业务处理方法。掌握企业固定资产日常业务处理方法。掌握企业应收款日常业务处理方法。掌握企业应付款日常业务处理方法。掌握总账管理系统日常业务处理方法。理解系统与系统之间的数据传输关系。教学重点采购与应付款管理系统业务处理流程。销售与应收款管理系统业务处理流程。总账管理系统业务处理流程。固定资产管理系统处理流程。库存与存货核算系统业务处理流程。教学难点采购与应付款管理系统业务处理流程。销售与应收款管理系统业务处理流程。教学

2、手段多媒体教学学时24学时教 学 内 容 与 教 学 过 程 设 计注 释第六章 日常业务处理各子系统初始化设置完成后，即可进行企业日常业务处理了。日常业务是指每天都有可能发生的经济业务或事项。不同的业务需在不同的子系统中处理。本章涉及用友U8V10.1软件中的采购管理、销售管理、库存管理、存货核算、固定资产、应收款管理、应付款管理、总账管理系统8个子系统。第一节 应收款和应付款管理系统日常业务处理 一、应收款管理系统日常业务处理在应收款管理系统中，以销售发票、运费发票等原始单据为依据，记录销售业务以及其他业务所形成的往来款项，主要业务内容包括应收账款的确认与收回、转账、坏账处理、制单处理、单

3、据查询等。（一）应收单据处理应收单据处理是指用户进行单据录入和单据管理的工作，应收单据处理是应收款管理系统处理的起点。在应收单据处理中可以录入销售业务中的各类发票和销售业务之外的应收单据。录入应收单据后，可以查阅各种应收业务单据，完成应收业务管理的日常业务。应收单据处理具体功能包括应收单据录入、应收单据审核。应收单据处理的基本操作流程是：应收单据录入、应收单据审核、应收单据制单（即生成凭证）、应收单据查询。1.应收单据录入销售发票与应收单是应收款管理日常核算的原始单据。销售发票是指销售业务中的各类普通发票和专用发票。应收单是指销售业务之外的应收单据（如代垫费用等）。如果同时使用应收款管理系统和

4、销售管理系统，则销售发票和代垫费用产生的单据由销售系统录入、审核，自动传输到应收款管理系统，在本系统可以对这些单据进行查询、核销、制单，在应收款管理系统需要录入的单据仅限于应收单。如果没有使用销售管理系统，则各类发票和应收单均应在应收款管理系统录入，此处以未启用销售系统的情况为例进行阐述。应收单据录入时先要用代码录入客户名称，则与客户相关的内容均可自动由系统显示出来，然后根据录入存货的名称、数量、金额等。在录入之前要注意确定单据名称、单据类型和方向，然后再根据业务相应录入。2.应收单据审核单据审核是在单据保存后对单据正确性的进一步审核确认。对于应收单据审核，本系统提供手工审核、自动批量审核的功

5、能。应收单据审核对话框中显示的单据包括全部已审核、未审核的应收单据，也包括从销售管理系统传入的单据；进行过后续处理，如核销、制单、转账等处理的单据在应收单据审核中不能显示，查询这些单据，可以在“单据查询”功能中进行查询。3.单据制单单据制单是指在应收管理系统参数中选择了“单据审核后立即制单”参数的情况下，在单据审核后系统自动依据单据中的信息编制凭证。如果没有选择该参数，则可以在单独的凭证处理功能中进行集中处理。在应收款管理系统中生成的凭证将由系统传输给总账管理系统，由相关人员进行凭证审核、记账等工作。4.单据查询在单据审核对话框可以进行单据的相应查询。通过“单据查询”功能可以查看全部单据。（二

6、）收款单据处理收款单据处理是对已收到款项的单据进行录入并进一步核销的过程。收款单据处理可以对结算单据（收款单、付款单即红字收款单）进行管理，包括收款单、付款单的录入、审核，以及单张结算单的核销。在单据结算功能中，录入收款单、付款单，并对发票及应收单进行核销，形成预收款并核销预收款，处理代付款。1.收款单据录入收款单据录入是将已收到的客户款项或退回客户的款项单据信息录入到应收款管理系统，包括收款单与付款单（即红字收款单）的录入。收款单用来记录企业所收到的客户款项，款项性质包括应收款、预收款、其他费用等。其中，应收款、预收款性质的收款单将与发票、应收单进行核销勾对；付款单用来记录发生销售退货时企业

7、开具的退付给客户的款项，该付款单可与应收、预收性质的收款单、红字应收单、红字发票进行核销。在录入已收到的应收款项的单据时，必须先录入客户名称，在进行相应操作时，系统会自动显示相关客户的信息；再录入结算科目、金额和相关部门及业务员名称等内容；单据录入完毕后，由系统自动生成相关内容。2.收款单据审核对于收款单据审核，系统提供手工审核、自动批量审核的功能。结算单列表对话框中显示的单据包括全部已审核、未审核的收（付）款单，可以进行结算单增加、修改、删除等操作。（三）核销处理核销处理是指日常进行的收款核销应收款工作，是对往来已达账项做删除处理的过程，在确定收款单与原始发票之间的对应关系后，进行机内自动冲

8、销的过程。单据核销的目的是在收回客户的应收款后核销该客户的应收款，建立收款与应收款的核销记录，监督应收款及时核销，加强往来款项的管理。明确核销关系后，可以进行精确的账龄分析，更好地管理应收账款。系统提供单张核销、自动核销和手工核销3种核销方式。对应收单据和收款单据进行核销时，有以下4种情况，每种情况又都分为同币种核销和异币种核销。1.收款单与原有单据完全核销如果收款单的数额等于收款单据的数额，则收款单与原有单据完全核销。2.在核销时使用预收款如果客户事先预付了一部分款，在业务完成后又付清了剩余的款项，并且要求这两笔款项同时结算，则在核销时需要使用预收款。如果预收款的币种与需要核销的应收单的币种

9、不一致，则需要将预收款的金额折算成中间币种后再进行核销。3.单据仅得到部分核销如果收到款项小于原有单据的数额，那么单据仅能得到部分核销，未核销的余款留待下次核销。4.预收款余额退回如果收取客户的预收款项大于实际结算的款项，将余款退付给客户的处理方法为：按余额数额录入付款单，与原收款单核销。由于计算机采用建立往来辅助账的方式进行往来业务的管理，为了避免辅助账过于庞大而影响计算及运行速度，应删除已核销的业务，删除工作通常在年底结账时进行。会计人员准备核销往来账时，应在确认往来已达账后才能进行核销处理，删除已达项。为了防止操作不当造成误删，财务软件中一般都会设计放弃核销或核销前做两清标记的功能，删除

10、后还留有放弃核销功能，或取消核销操作的功能，以便恢复被删除掉的数据。（四）票据管理票据管理主要是对商业承兑汇票、银行承兑汇票进行日常业务处理，包括票据的收入、结算、贴现、背书、转出、计息等处理。如果要进行票据登记簿管理，必须将应收票据科目设置为带有客户往来辅助核算的科目。当用户收到银行承兑汇票或商业承兑汇票时，应将该汇票在应收款系统的票据管理中录入。系统会自动根据票据生成一张收款单，用户可以对收款单进行查询，并可以与应收单据进行核销勾对，冲减客户应收账款。（五）转账处理在日常处理中，转账处理一般包括以下4种情况。1.预收冲应收预收冲应收是指处理客户的预收款（红字预收款）与该客户应收欠款（红字应

11、收）之间的核算业务，即某一个客户有预收款时，可用该客户的一笔预收款冲抵其存在的应收款。2.应收冲应付应收冲应付是指某客户的应收账款冲抵某供应商的应付款项，系统通过应收冲应付的功能将应收款业务在客户和供应商之间进行转账，实现应收业务的调整，解决应收债权与应付债务的冲抵。3.红票对冲红票对冲可实现客户的红字应收单据与其蓝字应收单据、收款单与付款单中间进行冲抵的操作，如当发生退票业务时用红字发票对冲蓝字发票。系统提供自动冲销和手工冲销两种红票对冲处理方式。自动冲销可同时对多个客户依据红票对冲规则进行红票对冲，提高红票对冲的效率。手工冲销是对一个客户进行红票对冲，可以自行选择红票对冲的单据，提高红票对

12、冲的灵活性。4.应收冲应收应收冲应收是指处理客户之间的应收款项的转移，即用于当一个客户为另一个客户代付款时，通过应收冲应收功能将收账款在客户之间进行转入、转出，实现应收业务的调整，解决应收款业务在不同客户之间入错户或合并户的问题。（六）坏账处理坏账是指购货方因某种原因不能付款，造成货款不能收回的信用风险。坏账处理包括计提坏账准备、坏账发生、坏账收回、坏账查询。1.计提坏账准备系统提供的计提坏账的方法主要有销售收入百分比法、应收账款百分比法和账龄分析法。不管采用什么方法计提坏账准备，初次计提时，如果没有进行预先的设置，首先应在初始设置进行设置。应收账款的余额默认为本会计年度最后一天所有未结算完的

13、发票和应收单余额之和减去预收款数额，可以根据实际情况进行修改；账龄分析法各区间余额（本会计年度最后一天的所有未结算完的发票和应收单余额之和减去预收款数额）由系统生成，可以根据情况进行修改。计提比率只能在应收款系统的初始设置中更改，一旦进行计提坏账准备的业务处理后则比率不可修改。2.坏账发生发生坏账损失业务时，一般需要录入客户名称、日期（坏账发生日期，该日期应大于已经记账的日期，小于当前业务日期）、业务员（业务员编号或名称）、部门（部门编号或名称）等。3.坏账收回处理坏账收回业务时一般需要录入客户名称、收回坏账的日期、收回金额、业务员（业务员编号或名称）、部门（部门编号或名称）、币种、结算单号等

14、信息。4.坏账查询坏账查询功能可以查看坏账处理信息，联查坏账处理账表及凭证。（七）制单处理使用制单处理功能进行批处理制单，可以快速、成批地生成凭证。系统提供的制单处理方式包括立即制单和批量制单。立即制单是在单据处理、转账处理、票据处理及坏账准备等功能操作中，系统询问是否立即制单，可以点击“是”按钮，便立即生成凭证。批量制单是在所有业务处理后，使用制单功能进行批处理制单。制单处理功能中的具体制单类型包括应收单据制单、结算单制单、坏账制单、转账制单、汇兑损益制单等，用户可根据实际业务内容选取需要制单的类型。（八）单据及账表查询应收款管理系统的一般查询包括单据查询、凭证查询和账表查询等。用户在各种查

15、询结果的基础上可以进行各项统计分析。统计分析包括欠款分析、账龄分析、综合分析和收款预测分析等。按照用户定义的账龄区间进行应收款账龄分析、收款账龄分析、往来账龄分析，可以了解各个客户应收款的周转天数、周转率，了解各个账龄区间内应收款、收款及往来情况，及时发现问题，加强对往来款项的动态管理。1.单据查询应收款系统提供对发票、应收单、结算单、凭证等的查询。可以查询已经审核的各类型应收单据的收款、结余情况；也可以查询结算单的使用情况；可以查询本系统所生成的凭证，并对其进行修改、删除、冲销等。在查询列表中，系统提供自定义显示栏目、排序等功能，在进行单据查询时，若启用客户、部门数据权限控制时，则在查询单据

16、时只能查询有限的单据。2.业务账表查询业务账表查询可以进行业务总账、业务明细账、业务余额表、对账单等账表的查询，并可以实现总账、明细账、单据之间的联查。通过业务账表查询，可以及时了解一定期间内期初应收款结存汇总情况，应收款发生、收款发生的汇总、累计情况，以及期末应收款结存汇总情况；还可以了解各个客户期初应收款结存明细情况，应收款发生、收款发生的明细、累计情况，以及期末应收款结存明细情况，及时发现问题，加强对往来款项的监督管理。3.业务账表分析通过统计分析，可以按用户定义的账龄区间，进行一定期间内应收款账龄分析、收款账龄分析、往来账龄分析，了解各个客户应收款周转天数、周转率，了解各个账龄区间内的

17、应收款、收款及往来情况，以便及时发现问题，加强对往来款项的动态监督管理。统计分析包括应收款账龄分析、收款账龄分析、欠款分析和收款预测。（1）应收款账龄分析。应收款账龄分析主要是分析客户、存货、业务员、部门或单据的应收款余额的账龄区间分布，计算出各种账龄应收款占总应收款的比例，以帮助财务人员了解分析应收款的资金占用情况，便于企业及时催款。同时还可以设置不同的账龄区间进行分析，既可以进行应收款的账龄分析，也可以进行预收款的账龄分析。（2）收款账龄分析。收款账龄分析主要包括分析客户、产品、单据的收款账龄。（3）欠款分析。欠款分析提供多对象分析，可以分析截至某一日期客户、部门或业务员的欠款构成、欠款数

18、额、信用额度的使用情况、报警级别和最后的业务信息。（4）收款预测。收款预测可以预测将来的某一段日期范围内客户、部门或业务员等的收款情况，而且提供比较全面的预测对象和显示格式。4.科目账表查询科目账表查询包括科目明细账和科目余额表的查询，并可以通过“总账/明细”切换键进行联查，实现总账、明细账和凭证的联查。 二、应付款管理系统日常业务处理在应付款管理系统中，以采购发票、运费发票等原始单据为依据，记录采购业务所形成的往来款项，主要业务内容包括应付账款的确认与支付、转账、制单处理、单据查询等。应付款管理系统的日常业务处理内容可以参考应收款管理系统日常业务处理内容。第二节 总账管理系统日常业务处理总账

19、管理系统的日常业务处理主要是从填制凭证开始到登记账簿，完成账务处理的全过程。日常业务主要包括填制凭证、审核凭证、记账、对账，以及出纳管理、账簿管理的日常业务等。一、凭证管理凭证管理主要是对凭证的日常处理，包括填制凭证、出纳签字、主管签字、审核凭证、查询凭证、记账等。（一）填制凭证填制凭证是总账管理系统日常业务处理的起点。在计算机环境下，总账管理系统中的记账凭证有两种来源，一种是在总账管理系统中根据原始凭证直接录入，另一种是在其他系统中根据相应单据自动生成记账凭证，然后传输到总账管理系统中。本部分讲述的是以直接录入的方式产生的记账凭证。机制的记账凭证与手工记账凭证在格式上基本是一样的，但机制的记

20、账凭证在填制过程中会按照设置好的规则进行正确性校验，以保证数据的正确性。1.凭证类别和凭证号根据经济业务的内容选择相对应的凭证类别，凭证类别应符合基础设置中凭证类别的限制条件要求。凭证号是记账凭证的标识，按照凭证类别从1开始连续编号，不允许重号、漏号。如果在“选项”中选择系统编号，则由系统按时间顺序自动编号，否则将进行手工编号，允许最大凭证号为32767。系统规定每页凭证可以有5笔分录，当某一号凭证多于一页时，系统自动在凭证号后标上几分之几。2.制单日期系统自动获取进入总账管理系统的日期为制单日期，可以修改。3.附单据数录入原始凭证张数。4.摘要摘要是指简单明了地写清楚经济业务的内容，可以设置

21、常用摘要进行参照，选入的常用摘要不会清除原来录入的内容。摘要不能为空。5.凭证自定义项单击凭证右上角的录入框可录入用户自定义的信息，系统不对这些信息进行校验，只进行保存。6.会计科目应录入最末级会计科目，可以录入科目编码，也可以录入科目名称。如果会计科目设有辅助核算，则应录入辅助核算信息；如果一个科目同时设置了多个辅助核算，则同时录入各种辅助核算的相关信息。7.金额录入该笔分录的借贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字，红字金额以负数形式录入。如果显示的方向与实际需要的不符，可以按空格键调整方向。（二）出纳签字出纳凭证是指涉及库存现金和银行存款科目的凭证。为了加强对企业现金收支的管理，出纳

22、人员应对出纳凭证进行检查核对、签字确认，保证出纳科目对应的金额的正确性。出纳人员与制单人可以是同一人。出纳凭证可以单个签字，也可以成批签字。（三）主管签字为了加强对凭证填制的管理，系统提供了主管签字的功能，如果选择该功能，则凭证经过主管签字后才能记账。（四）审核凭证审核凭证主要是起到一个监督、纠错的作用，使得会计工作更加公正、准确。审核凭证时可以采取单张审核或成批审核。如果审核人发现制单人填制的凭证有误，可以在错误凭证上标错，之后由原制单人进行修改。审核方法有两种：一种是静态屏幕审核法，即计算机自动将未审核的凭证显示在屏幕上，由审核人员通过目测等方式对凭证进行审核；另一种是二次录入校验法，即将

23、同一凭证录入两次，通过计算机比较两次录入的凭证是否相同，从而检查录入凭证的正确性。（五）查询凭证通过查询凭证功能，可以查询到符合条件的凭证信息。（六）记账凭证经出纳签字、主管签字、审核人员审核无误后，登记到总账、明细账、日记账、辅助账等，这一过程即为记账。记账一般采用向导方式，由计算机自动完成。可以一天记一次账，也可以多天记一次账。（七）常用凭证如果企业的某项经济业务经常重复发生，为了填制凭证方便，可以对该经济业务对应的凭证生成常用凭证并保存在常用凭证库中，以后需要时可直接调用。（八）修改凭证如果发现填制的凭证有错误，应看凭证的哪些地方有误，如果是摘要、科目、辅助项、金额及方向、增删分录等有误

24、，在凭证没有审核之前可以直接修改。如果某张凭证不想要了或是出现不允许修改的错误时，可以将其作废。如果当前凭证已经作废，还可以通过“作废/恢复”命令，取消作废标志。对于已经作废的凭证，如果想将其彻底删除，可以通过“整理凭证”命令，彻底删除所有作废的凭证，并对未记账凭证重新进行断号整理。（九）冲销凭证对于已经记账的凭证，如果发现错误，可以制作一张红色冲销凭证，然后再填制一张正确的凭证。通过冲销凭证功能增加的凭证，应视同正常凭证进行保存管理。（十）科目汇总科目汇总是按条件对记账凭证进行汇总并生成一张科目汇总表。进行汇总的凭证可以是已经记账的凭证，也可以是未记账的凭证。因此用户可以在凭证未全部记账前，

25、随时查看企业目前的经营状况及其他财务信息。（十一）摘要汇总表系统提供了按照凭证摘要内容汇总一定期间的凭证的功能，该功能方便用户对同一经济内容的业务进行汇总分析。例如，可以汇总前10张摘要中包含“业务招待费”的凭证信息。二、出纳管理由于出纳的工作是与现金有关，而现金又是企业很重要的资产，为了提高出纳工作的效率，总账管理系统为出纳人员提供了一个集中处理业务的模块。出纳管理主要包括出纳签字、日记账及资金日报表、支票登记簿管理、银行对账。（一）出纳签字在凭证管理中已经对出纳签字功能做了说明。（二）日记账及资金日报表现金日记账是一种账簿，用来逐日逐笔反映库存现金的收入、支出和结存情况，以便于对现金的保管

26、、使用及现金管理制度的执行情况进行严格的日常监督及核算。银行存款日记账是用来逐日逐笔反映银行存款增减变化和结余情况的账簿。通过银行存款日记账，可以序时详尽提供每一笔银行存款收付的具体信息。资金日报表是为了便于企业及时掌握货币资金的流动情况而提供的报表。通过当日资金收支及账面余额的输出，不仅为企业现金的管理提供了方便，而且为管理者及时了解和掌握本企业的资金状况和合理运用资金提供了参考数据。只要在设置会计科目时选中“日记账”复选框，即表明该科目要登记日记账。在会计科目中做了科目指定，才能查询。（三）支票登记簿在手工做账的情况下，出纳人员通常需要手工建立一个支票登记簿（可以是纸张的，也可以用EXCE

27、L等电子表格软件来制作），在这个支票登记簿上登记支票领用的情况。在使用用友U8V10.1之后，可以使用软件提供的“支票登记簿”功能详细登记支票领用人、领用日期、支票用途、是否报销等情况。1.支票登记簿的使用功能（1）指定银行存款总账科目。（2）在总账选项中选中“支票控制”复选框。（3）支票登记簿的结算方式选中“是否票据管理”复选框。（4）当有人领用支票时，出纳人员点击“支票登记簿”功能。（5）当支票被领用后，经办人持原始单据（发票）到财务部门报销，会计人员根据此制作记账凭证，当在系统中录入该凭证的时，系统要求录入该票据的结算方式和支票号。保存凭证时，系统提示“此支票已登记过，是否报销”，即询问

28、该支票号已经被出纳登记到支票登记簿，现在制作付款凭证了，是否要报销该支票号。（6）会计人员在系统中填写完毕以上的凭证后，系统自动在支票登记簿中将该号支票写上报销日期，该支票即为已报销。2.支票登记簿的修改（1）如果支票没有被报销，那么可以将光标移到需要修改的数据项上直接修改。（2）如果支票已经被报销，那么该支票不能被修改；若要修改，必须先取消报销标志。取消报销标志的方法是：将光标移到报销日期处，按空格键删除报销日期。（四）银行对账银行对账是货币资金管理的重要内容之一，是出纳人员的基本工作之一。1.录入银行对账期初数据将系统启用之前的最后一次单位银行存款日记账和银行对账单数据及两者的未达账项录入

29、到银行对账期初数据中，保证期初数据的正确性。2.录入银行对账单在每月月末对账前，必须将银行开出的银行对账单录入或引入到系统中，才能由计算机自动或手工进行银行存款日记账与银行对账单的对账工作。3.进行银行对账银行对账一般采取自动对账方式，自动对账达不到要求时也可以进行手工对账。（1）自动对账。自动对账即由计算机根据对账依据将银行存款日记账和银行对账单上的账项进行自动核对、勾销。对账依据通常是“结算方式结算号方向金额”或“金额方向”。对于已核对上的银行业务，系统自动在银行存款日记账和银行对账单双方的两清位置打上“”标志，并视为已达账项；否则，视为未达账项。（2）手工对账。手工对账是对自动对账的补充

30、。采用自动对账后，可能还有一些特殊的已达账项没有对出来，为了保证对账更彻底、更正确，可以用手工对账进行调整、勾销。手工对账的方法是：双击双方的两清位置，在两清位置打上“Y”标志。进行手工对账后一定要检查对账结果是否正确。银行对账错误可以进行取消操作。4.查询和输出余额调节表进行银行对账之后，计算机自动整理汇总未达账项和已达账项，生成“银行存款余额调节表”，以检查对账是否正确。如果银行存款余额调节表显示对账结果不平，应检查银行存款期初录入中的相关项目是否平衡，银行对账单录入是否正确，银行对账中勾对是否正确，如不正确，应进行调整。5.查询对账结果通过对账结果的查询，可了解对账单上勾对的明细情况。检

31、查无误后，年末可通过银行账来核销已达账项。核销错误可以进行反核销。三、账簿管理审核无误的凭证在记账处理后，系统即保存了账簿文件，账簿可供信息使用者查询和输出。日记账在出纳管理功能中查询和输出，其他账簿在账簿管理功能中查询和输出。1.基本核算账簿管理基本核算账簿包括总账、余额账、明细账、序时账、多栏账等。查询和输出基本核算账簿的内容和数据，只需要设定好相应的查询条件，即可按条件显示要查询和输出的内容。对于多栏账，在查询之前必须先定义查询栏目。可以自动编制栏目，也可以手动编制栏目，一般先自动编制再手动编制。2.辅助核算账簿管理辅助核算账簿包括个人往来、部门核算、项目核算账簿的总账、明细账，以及部门

32、收支分析和项目统计表。当客户和供应商往来在总账管理系统核算时，其对应的账簿也在总账管理系统中进行管理；否则，应在应收、应付款管理系统中进行管理。3.现金流量表的查询可以按月或按日查询现金流量凭证、现金流量明细表和现金流量统计表。第三节 固定资产管理系统日常业务处理固定资产管理系统日常处理主要包括资产增减、资产变动，资产评估、生成凭证和账簿管理。一、资产增减资产增加是指购进或通过其他方式增加企业资产。资产增加需要录入一张新的固定资产卡片，录入方法与固定资产期初录入相类似。资产减少是指资产在使用过程中，会由于各种原因，如毁损、出售、盘亏等退出企业，此时要做资产减少处理。资产减少需要录入资产减少卡片

33、并说明减少原因。提示：（1）只有当账套开始计提折旧后才可以使用资产减少功能，否则减少资产只有通过删除卡片来处理。（2）对于误减少的资产，可是使用系统提供的纠错功能来恢复；只有当月减少的资产才可以恢复；如果资产减少操作已制作凭证，必须删除凭证后才能恢复。（3）只要卡片未被删除，就可以通过卡片管理功能中的“已减少资产”来查看减少的资产。二、资产变动资产变动包括原值变动、部门转移、使用状况变动、使用年限调整、折旧方法调整、净残值（率）调整、工作总量调整、累计折旧调整、资产类别调整、变动单管理。一些项目的修改，如名称、编号、自定义项目等的变动等可直接在卡片上进行。资产变动要求录入相应的“变动单”来记录

34、资产调整结果。1.原值变动资产在使用的过程中，其原值增减有5种情况：根据国家规定对固定资产重新估价、增加补充设备或改良设备、将固定资产的一部分拆除、根据实际价值调整原来的暂估价值、发现原记录固定资产价值有误的。原值变动包括原值增加和原值减少两种情况。2.部门转移资产在使用过程中，因内部调配而发生的部门变动应及时处理，否则将影响部门的固定资产折旧计算。3.资产使用状况的调整资产使用状况分为在用、未使用、不需用、停用、封存5种。资产在使用过程中，可能会因为某种原因，使得资产的使用状况发生变化，这种变化会影响固定资产折旧的计算，因此应及时调整。4.资产使用年限的调整资产在使用过程中，会由于资产的重估

35、、大修等原因而调整资产的使用年限。使用年限调整的资产在调整的当月就按调整后的使用年限计提折旧。5.资产折旧方法的调整一般来说，资产折旧方法一年之内很少改变，但如有特殊情况须调整改变的可以调整。6.变动单管理变动单管理可以对系统制作的变动单进行查询、修改、制单、删除等处理。用友U8V10.1软件固定资产管理系统中，本月录入的卡片和本月增加的资产不允许进行变动处理，只能在下月进行。三、资产评估用友U8V10.1软件提供对固定资产评估作业的管理，主要步骤是：把评估机构的评估数据手工录入或把定义的评估公式录入系统，根据国家要求手工录入评估结果或根据定义的评估公式生成评估结果。四、资产盘点用友U8V10

36、.1软件提供对固定资产盘点的管理，主要步骤是：在卡片管理功能中打印输出固定资产盘点单；在资产盘点功能中选择按部门或按类别等对固定资产进行盘点，录入盘点数据，与账面上记录的盘点单进行核对，核查资产的完整性；对盘点单的管理。五、生成凭证固定资产管理系统和总账管理系统之间存在着数据自动传输关系，这种传输是由固定资产管理系统通过记账凭证向总账管理系统传输有关数据。制作记账凭证可以采取“立即制单”或“批量制单”的方法实现。六、账表管理通过系统提供的账表管理功能，可以及时掌握资产的统计、汇总和其他各方面的信息。账表包括账簿、折旧表、统计表和分析表。如果系统所提供的报表种类不能满足需要，系统可以根据系统提供

37、的自定义报表功能，根据实际要求进行设置。1.账簿系统自动生成的账簿有（单个）固定资产明细账，部门、类别明细账，固定资产登记簿，固定资产总账。这些账簿以不同方式序时地反映了资产变化的情况，在查询过程中可联查某时期的部门、类别明细账及相应的原始凭证，从而获得所需的财务信息。2.折旧表系统提供了（部门）折旧计提汇总表、固定资产折旧计算明细表、固定资产及累计折旧表（一）和（二）。通过该类表可以了解并掌握本企业所有资产本期、本年乃至某部门计提折旧及其明细情况。3.统计表统计表是出于管理资产的需要，按管理目的统计数据。系统提供了7种统计表：固定资产原值一览表、固定资产统计表、评估汇总表、评估变动表、盘盈盘

38、亏报告表、逾龄资产统计表、役龄资产统计表。4.分析表分析表主要通过对固定资产的综合分析，为管理者提供管理和决策依据。系统提供了4种分析表：价值结构分析表、固定资产使用状况分析表、部门构成分析表、类别构成分析表。管理者可以通过这些表了解本企业资产计提折旧的程度和剩余价值的大小。5.自定义报表当系统提供的报表不能满足用户的要求时，用户也可以自己定义报表。第四节 采购管理系统日常业务处理采购日常业务处理主要包括请购、订货、到货、采购发票、采购结算、入库、退货等采购业务处理。一、普通采购业务处理普通采购业务适合于大多数企业的日常采购业务，提供对采购请购、采购订货、到货处理、入库处理、采购发票、采购结算

39、全过程的管理。（一）采购请购采购请购是指企业内部各部门向采购部门提出采购申请，或采购部门汇总企业内部采购需求列出采购清单。请购是采购业务的起点，可以依据审核后的采购请购单生成采购订单。在采购业务流程中，请购环节是可省略的。（二）采购订货订货是指企业与供应商签订采购合同或采购协议，确定要货需求。供应商根据采购订单组织货源，企业依据采购订单进行验收。在采购业务流程中，订货环节也是可选的。（三）到货处理到货处理是采购订货和采购入库的中间环节，一般由采购业务员根据供方通知或送货单填写，确定对方所送货物、数量、价格等信息，以到货单的形式传输给仓库作为保管员收货的依据。在采购业务流程中，到货处理也是可选的

40、。（四）入库处理采购入库是指将供应商提供的物料经检验(也可以免检)确定合格后，放入指定仓库的业务。当采购管理系统与库存管理系统集成使用时，入库业务在库存管理系统中进行处理。当采购管理系统不与库存管理系统集成使用时，入库业务在采购管理系统中进行处理。在采购业务流程中，入库处理是必需的。采购入库单是仓库管理员根据采购到货签收的实收数量填制的入库单据。采购入库单既可以直接填制，也可以通过复制采购订单或采购到货单生成。按货物和发票到达的先后，可以将采购入库业务划分为单货同行、货到票未到(暂估入库)、票到货未到(在途存货)3种类型，不同的业务类型对应的处理方式有所不同。1.单货同行当采购管理、库存管理、

41、存货核算、应付款管理、总账管理系统集成使用时，单货同行的采购业务处理流程(省略请购、订货、到货等可选环节) 同普通采购业务处理流程。2.货到票未到（暂估入库）暂估是指本月存货已经入库，但采购发票尚未收到，不能确定存货的入库成本，月底时为了正确核算企业的库存成本，需要将这部分存货暂估入账，形成暂估凭证。对暂估业务，系统提供了3种不同的处理方法：（1）月初回冲。进入下月后，存货核算系统自动生成与暂估入库单完全相同的红字回冲单，同时登录相应的存货明细账，冲回存货明细账中上月的暂估入库业务数据。对红字回冲单制单，冲回上月的暂估凭证。收到采购发票后，录入采购发票，对采购入库单和采购发票进行采购结算处理；

42、结算处理完毕后，进入存货核算系统，执行“暂估处理”命令进行暂估处理；系统根据发票自动生成一张蓝字回冲单，其金额为发票上的报销金额；同时登记存货明细账，使库存增加；对蓝字回冲单制单，生成采购入库凭证。（2）单到回冲。下月初不做处理，待收到采购发票后，在采购管理系统中录入采购发票信息并进行采购结算；再到存货核算系统中进行暂估处理，系统自动生成红字回冲单、蓝字回冲单，红字回冲单的入库金额为上月暂估金额，蓝字回冲单的入库金额为发票上的报销金额；根据红字回冲单、蓝字回冲单登记存货明细账；在“存货核算”的“生成凭证”选项中选择“红字回冲单”“蓝字回冲单”制单，生成凭证，传输到总账管理系统。（3）单到补差。

43、下月初不做处理，待收到采购发票后，在采购管理系统中录入采购发票信息并进行采购结算；再到存货核算系统中进行暂估处理，如果报销金额与暂估金额的差额不为零，则产生调整单，一张采购入库单生成一张调整单，确定后自动记入存货明细账；如果差额为零，则不生成调整单；最后对“调整单”制单，生成凭证，传输到总账管理系统。提示：在进行月末暂估入库单记账前，所有没有结算的入库单要填入暂估单价后才能记账。3.票到货未到（在途存货）业务如果先收到了供货单位的发票，而没有收到供货单位的货物，可以对发票进行压单处理，待货物到达后再一并录入计算机做报账结算处理；但如果需要实时统计在途货物的情况，就必须将发票录入计算机，待货物到

44、达后，再填制入库单并做采购结算。（五）采购发票采购发票是供应商开出的销售货物的凭证，系统根据采购发票确定采购成本，并据以登记应付账款。采购发票按业务性质分为蓝字发票和红字发票，按发票类型分为增值税专用发票、普通发票和运费发票。采购发票既可以直接填制，也可以通过采购订单、采购入库单或其他采购发票生成。（六）采购结算采购结算也称采购报账，在手工业务中，采购业务员把经主管领导审批的采购发票和仓库确定的入库单送到财务部门，由财务人员确定采购成本。在本系统中，采购结算是针对采购入库单，根据采购发票确定采购成本。采购结算的结果是生成采购结算单，它是记载采购入库单与采购发票对应关系的结算对照表。采购结算分为

45、自动结算和手工结算两种方式。自动结算是由计算机系统自动对相同供货单位的存货相同且数量相等的采购入库单和采购发票进行结算。使用“手工结算”功能可以进行正数入库单与负数入库单结算、正数发票与负数发票结算、正数入库单与正数发票结算，费用发票单独结算。手工结算时可以结算入库单中的部分货物，未结算的货物可以在今后取得发票后再结算；可以同时对多张入库单和多张发票进行报账结算。手工结算还支持到下级单位采购、付款给其上级主管单位的结算，支持三角债结算，即支持甲单位的发票结算乙单位的货物。在实际工作中，有时费用发票在货物发票已经结算后才收到，为了将该笔费用计入对应存货的采购成本，需要采用费用发票单独结算的方式。

46、二、采购退货业务由于材料质量不合格、企业转产等原因，企业可能发生退货业务，针对退货业务发生的不同时机，软件中采用了不同的解决方法。（一）货到未入库如果尚未录入采购入库单，此时只要把货退还给供应商即可，软件中不用做任何处理。（二）货到已入库从入库单角度来看，分为两种情况：1.入库单未记账入库单未记账，即已经录入“采购入库单”，但尚未记入存货明细账。此时又分三种情况：（1）未录入采购发票。如果是全部退货，可删除相应的采购入库单；如果是部分退货，可直接修改相应的采购入库单。（2）已录入采购发票但未结算。如果是全部退货，可删除相应的采购入库单和采购发票；如果是部分退货，可直接修改相应的采购入库单和采购

47、发票。（3）已经录入采购发票并执行了采购结算。若结算后的发票没有付款，此时可取消采购结算，再删除或修改相应的采购入库单和采购发票；若结算后的发票已付款，则必须录入退货单。2.入库单已记账此时无论是否已录入采购发票、采购发票是否已结算，结算后的采购发票是否已付款，都需要录入退货单。（三）采购是否付款从采购发票角度来看，分为以下两种情况：（1）采购发票未付款。如果入库单尚未记账，可直接删除相应的采购入库单和采购发票，已结算的采购发票需先取消结算再删除；如果入库单已经记账，则必须录入退货单。（2）采购发票已付款。此时无论入库单是否记账，都必须录入退货单。三、综合查询灵活运用采购管理系统提供的各种查询功能，可以有效提高信息利用和采购管理水平。1.单据查询可以通过“入库单列表”“采购发票列表”“结算单列表”分别查询入库单、发票、结算单。2.账表查询通过查询采购管理系统提供的采购明细表、采购统计表、余额表及采购分析表，可以掌握采购环节业务情况，为事中控制、事后分析提供依据。第五节 销售管理系统日常业务处理销售日常业务主要包括销售报价、销售订货、销售发货、销售开票、销售出库、销售退货等。一、普通销售业务普通销售业务模式适用于大多数企业的日常销售业务。销售管理系统与其他系统一起提供对销售