最新QHSE管理体系文件编制导则.doc

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1、Four short words sum up what has lifted most successful individuals above the crowd: a little bit more.-author-dateQHSE管理体系文件编制导则附件1：程序文件封面样板QHSE管理体系文件编制导则1 目的和范围为统一公司质量健康安全与环境（以下简称“QHSE”）管理体系文件的编写格式、编号和表述规则，确保QHSE管理体系文件编制的规范化，特制定本导则。本导则适用于公司各单位QHSE管理体系文件的编制。2 管理职责2.1 HSE管理部负责QHSE管理体系文件格式、编号和表述规则的管理

2、。2.2 技术部负责QHSE管理体系技术文件格式、编号和表述规则的管理。2.3 各单位依据本导则执行本单位QHSE管理体系文件编制管理。3 管理流程3.1 QHSE管理体系文件的构成公司QHSE管理体系文件由四个层次组成：3.1.1 管理手册：包括质量管理手册、HSE管理手册。是对公司QHSE方针和管理体系的整体描述，是实施和保持QHSE管理体系正常运行应遵循的纲领性文件。3.1.2 程序文件：是为实现QHSE方针、目标、指标的工作活动流程途径的具体规定，是对产生QHSE影响的活动进行策划和管理的基本文件，是管理手册的支持性文件。3.1.3 作业文件：包括管理类文件、技术类文件、工作标准类文件

3、。作业文件是实施程序文件所涉及的具体活动的描述，是程序文件的支持性文件。3.1.4 记录：是验证QHSE管理体系的运行结果是否达到预期目标的客观证据，是QHSE管理体系有效性的可追溯证明文件。3.2 QHSE管理体系文件的编号规则发布年份管理手册代码(质量：QMS;健康安全环境：HSE)“企业标准”汉语拼音简写Q/ -XXX-20XX3.2.1 管理手册编号3.2.2 程序文件编号Q / CX-XX-XXX-20XX发布年份“程序”汉语拼音简写程序文件代码“企业标准”汉语拼音简写归口管理部门代码3.2.3 作业文件编号(文件分类见表1；部门代码见表2)Q/XX-XX-XXX-20XX年号序号部

4、门代码作业文件分类代码“企业标准”汉语拼音简写注:各单位内部管理办法或实施细则不加注“Q/”。表1：作业文件分类及代码分类管理（制度）类技术标准类工作标准类代码GLJSGZ表2：公司各部门代码代码部门名称代码部门名称代码部门名称ZJ总经理工作部HSEHSE管理部MTPMTP分厂JH计划部SZ思想政治工作部PP聚丙烯分厂RL人力资源部SJ监察审计部DL动力分厂CW财务部BW保卫部SM输煤分厂WZ物资供应部CY储运中心KF空分分厂SC生产部XX信息中心GG公用工程车间JS技术部QH煤气化分厂HY化验检测中心SB设备部JF净化分厂DQ电气车间GC工程部JC甲醇分厂YK仪控车间3.2.4 技术文件的编

5、号方法3.2.4.1 企业技术标准编号由六个部分构成。第一部分是公司企业标准代码（企业标准简称加企业名称简称，目前暂缺）；第二部分由JS两个字母组成，是一级类目代码（“技术”汉语拼音简写，见表3）；第三部份由两位数组成，是二级类目代码（表明技术标准的类型）；第四部份由两到三位字母组成，是部门代号；第五部份由三位数组成，是三级类目代码（标准的序号）；第六部分是企业标准批准发布的年号。3.2.4.2 企业标准代码与一级类目代码之间空半个字宽的距离（因企业标准代码暂缺，故与一级类目代码之间暂不空距）。示例: Q/JS-04-QH-001-2011Q/ JS-04-XX-001-20XX3.2.4.3

6、 技术文件编号年号“技术”汉语拼音简写序号二级类目表（见表3）“企业标准代码”汉语拼音简写归口管理部门代码表3：技术标准体系分类表技术标准体系JS技术基础标准JS01产品标准设计技术标准工艺技术标准原料与半成品技术标准设备、基础设施和工艺装备技术标准测量、检验和试验设备技术标准检验和试验方法技术标准采购技术标准包装、搬运、贮存、标志技术标准交付技术标准服务技术标准能源技术标准安全技术标准职业健康技术标准环境技术标准信息技术标准JS02JS03JS04JS05JS06JS07JS08JS09JS10JS11JS12JS13JS14JS15Js16JS17JL-XX-XXX3.2.4.4 记录编号

7、序号归口管理部门代码“记录”汉语拼音简写3.3 文件字体、字号要求3.3.1 文件标题文字采用三号仿宋-GB2312加粗居中，段前0行，段后0.5行，行距为22。3.3.2 所有文件正文部分均采用四号仿宋-GB2312，段前段后均为0行，行距为22。页边距上下2.54cm，左右为2.7cm。正文一级标题、“管理职责”中所涉及的单位名称须加粗。3.3.3 文件编制一律采用“WORD”文档格式（技术文件以技术部要求为准），A4纵向纸型。电子版序号均为自动项目符号和编号。3.3.4 记录正文字体、文档格式、字号大小等按各主管部门要求填写，布局适宜即可。3.4 QHSE管理体系文件格式3.4.1 “管

8、理手册”格式（略）。3.4.2 “程序文件”格式见附件1。3.4.3 作业文件的编制3.4.3.1 由各归口管理部门根据程序文件的引伸或工作活动的需求,组织编写相应的作业文件。3.4.3.2 作业文件应由主管部门组织进行相关性评审，填写评审会议记录，交HSE管理部统一编号及相关性评审，并经主管领导批准后发布实施。3.4.3.3 作业文件格式见附件1。3.4.3.4 技术文件格式及具体要求由技术部确定。3.4.4 部门、分厂（车间）内部作业文件的编制3.4.4.1 原则上，各单位内部的作业文件以公司各归口管理部门的作业文件为准。如必须有所调整时，依据归口管理部门的作业文件为引伸，或工作活动的需求

9、编写相应的管理办法或实施细则。3.4.4.2 管理办法或实施细则应交HSE管理部统一编号及相关性评审，并经本单位负责人批准后实施。3.4.4.3 管理办法或实施细则标准格式见附件1。3.4.5 记录的编制3.4.5.1 记录编制要求a) 公司各部门、分厂(车间) 根据实际需要设计、编制记录表格，交HSE管理部统一编号、相关性评审、备案，经单位负责人审批后应用。b) 公司各部门、分厂(车间)应对本单位在用的记录进行汇总，形成记录清单，报HSE管理部。HSE管理部汇总形成公司记录清单。HSE管理部每季度对公司记录清单进行更新、发布工作。c) 记录应尽可能全面地反映过程、结果以及QHSE管理体系的运

10、行状态和效果，在编制记录时，既要从总体上评价记录的充分性，也要对记录的必要性进行评审，确保全面、有效地记录信息。d) 记录应便于统计和分析。e) 记录的实用性。在确定记录的内容时，应考虑记录的实用性，对那些不能为QHSE管理提供依据的信息，不应体现在记录中。f) 记录应保持真实性和准确性。在确定记录的格式和内容时，应考虑填写的方便性并保证在现有的条件下能准确地获得所需QHSE信息。g) 不论使用何种载体记录信息，均应易贮存、查询、分析和控制。3.4.5.2 记录的更新在使用过程中，如记录需更新，则由主管单位填写文件更改申请单，经本单位领导批准后，将文件更改申请单及修改的记录样张交HSE管理部备

11、案。3.4.5.3 记录样板（记录名称）（三号仿宋GB2312加黑居中） JL-XX-XXX（编号：仿宋GB2312四号字居右）正文：字体格式按各主管部门要求填写。3.5 QHSE管理体系文件修订3.5.1 QHSE管理体系文件（包括管理手册、程序文件）执行过程中，内容需要修改时，应首先向该文件主管部门提出申请，经审批后进行修改。3.5.2 当文件修改后，应及时记录修改状态信息，将修改次数标注在该文件的封面上。英文字母大写：A、B、C、阿拉伯数字：0、1、2、版本/版次：X/X例：A/0：“A”表示第一版，即A版，依次B表示B版，即第二版；“0”表示未修订过的版本，（依次1 表示第一次修订，2

12、表示第二次修订）。4 相关文件4.1 GB/T 1.1-2003标准化工作导则 第1单元：标准的起草与表述规则 第1部分：标准的结构和编写规定4.2 大唐国际发电股份有限公司公文处理办法大唐电办（2005）16号5 记录5.1 记录清单5.2 评审会议记录5.3 文件更改申请单6 术语和定义无7 附则本规定主要起草单位：大唐内蒙古多伦煤化工有限责任公司HSE管理部。本规定起草人：王彦海、王继刚、刘运波。本规定审核人：狄静平。本规定批准人：张瑞兵。本规定编号版次：Q/GL-HSE-070-2011。本规定自2011年3月10日起开始执行，原QHSE管理体系文件编制导（Q/GL-HSE-401-2

13、008）同时废止。附件1：程序文件、作业文件内容样板（文件名称）（三号仿宋加黑居中）（正文为四号仿宋GB2312，可使用如下样板。内容应适宜于操作）1 目的和范围概述该程序（或制度、规定等）的目的或意图，即说明为什么要开展这一控制活动，以及要达到的期望目标。结尾语“，特制定本程序（或制度、规定等）。”起始语“本程序（或制度、规定等）适用于”，指出该程序（或制度、规定等）控制的范围。2 管理职责明确该程序（或制度、规定等）涉及的主管领导、主管部门、相关部门和人员的管理职责和权限。2.13 管理流程是程序（或制度、规定等）文件的主体，应按工作流程图的顺序引出开展此项活动的描述，以及涉及有关部门和人

14、员的工作任务及职责、职权，具有可操作性。3.1 3.1.1 4 相关文件说明该程序（或制度、规定等）中所引用主要法律法规、标准及其他要求的名称、编号或发布日期。指出在程序（或制度、规定等）中引用的文件，应写清所引用文件的名称及编号。4.1 Q/XX-XXX4.2 Q/XX-XXX5 记录明确实施该程序（或制度、规定等）时所产生的报告、记录的编号、名称。5.1 JL-XX-XXX6 术语和定义说明该程序（或制度、规定等）中所用主要术语或专业术语的含义或名词、符号解释。6.1 7 附则本程序、制度或规定主要起草单位：大唐内蒙古多伦煤化工有限责任公司XX部。本程序、制度或规定起草人：XXX。本程序、制度或规定审核人：XXX。本程序、制度或规定批准人：XXX。本程序、制度或规定编号版次：XXX。本程序、制度或规定自XXXX年XX月XX日起正式执行（若系修订，则增加“原XXXX制度（原文编号）同时废止”）。-