中国石油,仓库保管工教材第二章仓储管理知识18865.docx
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1、第二章仓仓储管理理知识第一节物物资保管管基础资资料物资保管管基础资资料是指指从物资资的接运运、验收收、保管管保养,一一直到出出库的整整个仓储储作业过过程中所所建立的的各种原原始记录录、单据据、凭证证、账册册等。一、物资资保管基基础资料料的内容容、作用用及要求求(一)物物资保管管基础资资料的内内容(l)物物资出入入库凭证证。主要要有物资资入库验收收单、调调拨单、退退料单等等。(2)用用于收、管管、发中中的问题题处理凭凭证。主主要有库库存物资资规格调调整单、事事故报告告单、库库存物资资盈亏申申请表、物物资储(运运)损耗单单等。(3)用用于信息息传递单单据。主主要有物物资查询询单、不不能验收收报告单
2、单等。(4)反反映库存存情况资资料。主主要有物物资明细细账、物物资盘点点清册等等。(二)物物资保管管基础资资料的作作用物资保管管基础资资料是物物资保管管部门在在物资仓仓储过程程中各项项活动情情况的综综合记载载,是物物资统计计、财务务核算、综综合分析析、信息息处理的的依据,是是一项最最基本的的基础工工作。因因此,加加强对物物资保管管基础资资料的管管理,对对于进一一步提高高物资管管理水平平,有秩秩序地进进行仓储储管理活活动,减减少物资资损失,避避免收发发差错,不不断提高高经济效效益起着着重要的的促进作作用。(三)物物资保管管基础资资料的管管理要求求物资保管管基础资资料是物物资仓储储活动中中不可缺缺
3、少的基基本资料料,加强强对其资资料的管管理,是是仓储管管理工作作的内容容之一。物资保管管基础资资料的管管理一般般有以下下几点要要求:(l)各各种资料料应按月月装订成成册。当当年的资资料可在在本库(组组)保管管,跨年年资料应应移送档档案室统统一管理理,以便便随时查查阅。(2)各各种入档资料料应按其其资料的的性质,分分别建立立档案号号,如物物资明细细账、收收发料单单等。(3)入入档的资资料应按按时间顺顺序进行行管理。(4)建建立健全全档案管管理制度度,手续续完备,入档有记录,借阅有登记。(5)各各种资料料的保存存期限一一般为11015年年,超过过期限的的资料可可统一进进行销毁毁。二、物资资保管资资
4、料的填填制(一)物物资到货货记录到货记录录是保管管方对到到货情况况进行综综合记载载的原始始记录,是是物资验验收入库的凭凭证之一一。由接接货入依据到到货物资资本体及及包装情情况,按按照到货货记录规规定的格格式进行行填写,并并由接收收入签字认认可。(二)磅磅(尺)码码单磅(尺)码码单是物物资验收收入库过程程中,对对物资采采取检尺尺、换算算等方式式计量得得出的数数据的真真实记载载,是物物资验收收的基础础资料。(三)验验收记录录验收记录录是物资资验收入入库时,对对物资数数量验收收、质量量检验等等验收活活动的综综合记载载。验收收记录可可作为索索赔依据据和入库凭证证。(四)验验收单验收单是是入库记账账的凭
5、证证,也是是财务部部门冲减减在途资资金及报报销的依依据。验验收单由由保管员员填写,按按照验收收单的格格式内容容将物资资名称、规规格、计计量单位位、计划划单价、验验收数量量以及验验收制单单日期填填写齐全全,并由由相关保保管入员签字字或盖章章。验收收单记入入明细账账的收入入栏,结结存栏增增加。物物资验收收单有两两种形式式:一种种是由计计划员根根据供货货单位寄寄达的承承付托收收及质量量证明书书等有关关资料填填写入库库通知单单,随有有关资料料交给仓仓库保管管员,由由保管员员将实物物验收情情况填入入入库验验收单;另一种种是当物物资及有有关资料料已到库库,且具具备验收收条件,经经保管员员对实物物验收填填写
6、后,即即意味着着该批物物资已经经验收合合格,可可以正式式入库保管管,同时时也标明明采购、接接运、验验收工作作的结束束,保管管工作的的开始。(五)物物资明细细账物资明细细账是反反映库存存动态情情况,详详细记载载物资收收、发、存存的明细细台账,是是统计报报表和对对账的基基础。1物资资明细账账的建立立建立物资资明细账账应符合合以下要要求:(1)认认真填写写名称、规规格型号号、计量量单位、单单价以及及物资代代码等内内容。(2)将将前三年年的收发发数量填填在账面面上的动动态表中中。(3)上上年结转转时间为为1 月月1 日日,结转转数量金金额准确确,并加加盖上年年结转章章和稽核核章。(4)账账页应按按物资
7、大大类的顺顺序排列列装订,账账前应有有目录和和本账的的收发存存汇总表表,每大大类的第第一本账账前应设设有大类类收、发发、存总总汇总表表,每本本账封皮皮应标明明大类号号及账本本号。2记账账记账应坚坚持日清清月结制制度。正正常记账账应用蓝蓝或黑墨墨水笔填填写,要要求账面面整洁,字字迹清楚楚端正。记记账要以以正式凭凭证为依依据。记错账时时,正确确的改正正方式是是在记错错的数字字及写错错的文乳乳用红笔笔划一道道横线,由由记账入入盖章,再再用蓝笔笔在错处处上方写写上正确确的数字字或文字字。各月月份在当当月的截截至时间间最后一一天进行行结账,在在本月所所记最后后一笔账账的下格格作为月月计栏,将将当月的的收
8、、发发、存数数量金额额记入月计栏栏内,在在摘要栏栏加盖“月计”章,同同时沿月月计栏的的下线从从摘要栏栏到结存存栏用红红笔划一一道红线线,叫做做月结线线。当账页用用完后,应应续接新新账页,并并进行结结转。结结转时应应在前账账页的最最后一栏栏和新账账页的第第一栏的的摘要栏栏分别加加盖“过次页页”和“承前页页”章,并并将本月月初至结结转时的的收、发发、存数数量和金金额记入入过次页页和承前前页栏内内。3账面面上出现现红字时时与各栏栏之间的的关系当凭退料料单、冲冲销单、运运损单、收收料误差差核销单单(负差差)以及及应列栏栏金额小小于原列列栏金额额(差额额栏内出出现“一”号)的的收、发发差价调调整单记记账
9、时,账账面将出出现红字字。(l)收收入栏的红红字。 冲销销单的数数量、金金额用红红笔记在在收入栏内,结结存栏减减少。 运损损单及收收料计量量“一”差核销销单的数数量、金金额用红红笔记在在收入栏内,结结存栏减减少。 应列列栏金额额小于原原列栏金金额(差差额栏内内出现“一”号)的的收料价价差调整整单,其其金额用用红笔记记在收入入栏内,结结存栏金金额减少少。(2)发发出栏的的红字。 退料料单的数数量、金金额用红红笔记在在发出栏栏内,结结存栏增增加。 应列列栏金额额小于原原列栏金金额(差差额栏出出现“一”号)的的发料价价差调整整单,用用红笔记记在发出出栏内,结结存栏金金额增加加。(3)结结存栏的的红字
10、。 实存存比账存存数量多多,库存存盘盈没没有及时时处理,还还继续出出库,且且发料单单继续记记账,使使结存栏栏出现红红字。其其避免的的措施是是:经常常进行盘盘点,确确认的盈盈亏应及及时得以以处理。 由于于物资大大批量到到货,还还没验收收入账,就就凭发料料单出库库,且发发料单继继续记账账,使结结存栏出出现红字字。避免免的措施施是:对对大批量量到货应应组织力力量集中中验收入入账,或或随发随随验,以以发待收收,发出出一批,验验收进账账一批。 发料料单记错错金额,其其金额多多于账面面结存金金额时,且且发料单单已记账账,避免免的措施施是:及及时稽核核,避免免差错。(六)调调拨单调拨单是是由调拨拨员开具具的
11、一种种出库凭凭证。保保管员依依据调拨拨单所列列的物资资名称、规规格、数数量进行行发货。调调拨单记记入明细账账发出栏栏,结存存栏减少少。(七)物物资临时时出库单单物资已经经到库因因验收条条件不具具备没有有验收而而生产又又急需的的,应以以物资临临时出库库单作为为出库凭凭证。当当物资验验收后应应及时补补办正式式的出库库手续。物物资临时时出库单单由业务务部门开开出,经经领导或或相关管管理部门门批准方方可生效效。物资资临时出出库单只只作为发发料凭证证,不记记账,待待补办正正式调拨拨单后再再记账。(八)调调度令调度令是是在特殊殊紧急情情况下(如如火灾、抢抢险等)无无法办理理出库手手续时,作作为物资资出库的
12、的一种临临时性凭凭证,可可先发料料后补办办正式手手续。是是由生产产值班调调度开出出,由其其值班领领导签发的调度令令不记账账,待补补办正式式调拨单单后方可可记账。三、问题题处理单单据的填填制(一)规规格调整整单库存物资资规格发发生混串串,在符符合规格格调整条条件的情情况下,将将库存物物资调成成保管账账与实物物相符的的一种凭凭证。1填制制(l)盘盘亏项填填入原列栏栏,做账账面发出出。(2)盘盘盈项填填入应列栏栏,做账账面收如如入。(3)差差额栏内内的金额额是两项项物资的的差额,当当应列金金额大于于原列金金额时为为“+ ”号,反反之为“一”号。2记账账原列项物物资记入入发出栏栏内,结结存栏减减少;应
13、应列项物物资记入入收入栏内,结结存栏增增加。差差额栏内内的金额额不记入入账面,摘摘要栏记记“规格调调整”,用蓝蓝笔记账账。(二)物物资运损损单物资在运运输过程程中发生生的途耗耗和损失失,凡在在规定损损耗标准准内的,需需按运损损处理时时所使用用的凭证证。运损损单应随随验收单单一起传传递,是是财务部部门报销销或直接接摊入采购成成本的依依据。填填制运损损单时,要要根据损损耗标准准,确定定合理损损耗数量量,并填填入损耗栏栏内,超超过规定定的损耗耗数量应应填入超损耗耗栏内。运损单记记账时,应应用红笔笔将数量量金额记记入账面面的收人人栏内,结结存栏减减少。(三)物物资储损损单库存物资资在保管管过程中中发生
14、的的损失,凡凡在规定定的损耗耗范围内内的,需需按储损损处理时时所使用用的凭证证。储损单记记账时应应记入账账面的发发出栏内内,结存存栏减少少。(四)物物资度量量衡合理理误差核核销单物资在收收发过程程中,因因过磅检检斤、检检尺计量量出现的的计量差差,凡在在规定计计量差标标准范围围内,按按计量差差核销的的一种凭凭证。1收料料误差核核销单在收料时时发生的的计量差差,应填填制收料料误差核核销单。填填制时根根据规定定标准核核定误差差数量确定是是盈余(盈盈差)还还是短缺缺(亏差差),然然后按栏栏目要求求逐一填填写。收料误差差核销单单记账时时应记人人账面收收人栏内内,盈差差用蓝笔笔记账,结结存栏增增加;亏亏差
15、用红红笔记账账,结存存栏减少少。2发料料误差核核销单在发料时时发生的的计量差差,应填填制发料料误差核核销单,填填制方法法与收料料误差核核销单相相同。发发料误差差核销单单记账时时,盈差差记人账账面的收收人栏,结结存栏增增加;亏亏差记人人账面的的发出栏栏,结存存栏减少少。(五)物物资差价价调整单单凡在收发发料过程程中记错错单价、总总价而发发生的价价差,用用差价调调整单予予以调平平所使用用的一种种凭证,也也是记保保管账的的依据。1收发发差价调调整单的的填制首先分清清是收料料价差,还还是发料料价差,然然后按下下列要求求填制:把记错的的金额填填人原列列栏内,把把正确的的金额填填人应列列栏内。差差额栏的的
16、金额应应是原列列栏与应应列栏间间的差额额,应列列金额大大于原列列金额时时为“+ ,反反之为“一”。2收发发差价调调整单的的记账首先应依依据差额额栏内的的“+ ”或“一”号来确确定记账账的笔色色,无论论收人价价差还是是发料价价差, + ”号用蓝蓝笔记账账,“一”号用红红笔记账账。当是是收人价价差时,应应将差额额记人账账面的收收人栏, + ”差时结结存金额额增加,“一”差时结存金额减少。如是发出价差时,应将差额记人账面的发出栏内, + ”差时结存金额减少,“一”差时结存金额增加。(六)物物资事故故报告单单事故报告告单是库库存物资资因人为为造成的的损坏、损损失以及及丢失时时,用于于赔偿、核核销和记记
17、保管账账的凭证证。填制事故故报告单单时应分分清责任任性质,确确定事故故损失数数量,并并根据其其残损程程度确定定损失金金额。事事故的详详细情况况和发生生事故的的经过应应以事实实为依据据,真实实可信,简简明、清清楚。事事故报告告单应记记在账面面的发出出栏内,结结存栏减减少。(七)库库存物资资盈亏申申请表库存物资资出现盘盘盈、盘盘亏时,应应填报库库存物资资盈亏申申请表,盈盈亏申请请表是记记保管账账和财务务核销的的依据。填制时应应首先核核对盈亏亏数量,确确认无误误后方可可填报,盈盈亏原因因必须真真实。经经业务主主管部门门核查批批准后即即可除账账。盈亏亏申请表表的记账账:盘盈盈时记在在账面的的收人栏栏,
18、结存存栏增加加;盘亏亏时,记记在账面面的发出出栏,结结存栏减减少。(八)物物资查询询报告单单由于供货货单位责责任造成成的物资资短少、溢溢余、损损坏、质质差、规规格不符符以及超超过损耗耗标准或或规定磅磅尺差标标准,向向供货商商进行交交涉时所所使用的的一种凭凭证。查询报告告单不记记保管账账,只记记查询账账。在物物资验收收完后应应及时将将查询报报告单寄寄往供货货单位。(九)进进库物资资不能验验收报告告单凡到库物物资因无无合同、超超合同交交货部分分、整批批质量不不合格、部部分质量量不合格格且无法法挑选的的物资以以及积压压、无动动态物资资又到货货的,应应填报进进库物资资不能验验收报告告单,上上报业务务部
19、门及及管理部部门,待待批示后后按批示示意见处处理。进进库物资资不能验验收报告告单是保保管部门门报告和和业务及及管理部部门审批批用于信信息传递递的单据据。四、常用用实务操操作范例例例1某某二级单单位20014年8月9日日从物资资公司汽汽配库提提EQ1140汽汽缸垫1100片片,单价价11.50元元片,随随物技术术资料齐齐全,提提料员提提回后交交付给保保管员进进行验收收。物资资调拨单单见表11-2-1,保管管员填制制验收单单见表11-2-2,填填制的验验收记录录见表11-2-3,登登物资明明细账见见表l-2-4。表1-22-1 物资资调拨单单用料单位位:x xx 发料编编号:88-1 开单编号号:
20、8-8 开单单日期:20114年88月9日日发料库库:汽配配库物资编码码物资名称称及规格格计量单位数量计划单价价金额实售单价价金额应拨实发EQ1440汽缸缸垫片10010011.5511500合计结算证号号去向内部合同同号包装物数量税率金额税额收款金额额配拨:xxx发料:xxxx8月9日日提料:xxxx8月9日日收款:备注收款章已已盖表1-22-2 物资资入库验验收单到货日期期:20014年年8月99日供货单位位:物资资公司制制单日期期 验收收日期:20114年88月9日日发站: 到到站: 车车号: 运单号号: 验收收单编号号:111-1物资编码码物资名称称及规格格计量单位计划单价应收实收备注
21、数量金额数量金额EQ1440汽缸缸垫片11.551001150010011500合同号附质量证证明书份份查询号制单日期20144年8月月9日公司料组组长:xxxx 保管管员:xxxx 稽核核员:xxxx 制单:xxxx五、实物物操作有有关计算算公式(一)验验收及时时率验收及时时率=XX 1000 %:零星料33 天验验完,整整车物资资7 天天验完(砖砖、瓦、砂砂、石、灰灰等大宗宗物资55 天验验收完),整整列到货货10 天验完完(砖、瓦瓦、砂、石石、灰等等物资77 天验验完)。例1某某工具组组某月共共到货1160 项(均均已具备备验收条条件),在在规定的的时间内内验收1152 项,求求该组该该
22、月的物物资验收收及时率率。解:验收收及时率率X 1000 %=X 1100 %= 955 %答:该组组该月物物资验收收及时率率为955 。例2某某机电设设备库,111 月月3 日日到活动动扳手55 项3312 只,22 天验验完,111月77 日到到阀门77项1550 只只,3天验完完,111 月221 日日到木柄柄螺丝刀刀3 项项1755 只,其其中500 只无无合同,其其余2 天验完完,111月21日到电力力电缆33项15000m , 44天验完完,电线线31项52000m , 33天验完完,求该该库验收收及时率率。解:验收收及时率率(只)= XX1000%=x1000 % = 1000%
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