某房地产开发有限公司行政管理手册9660.docx

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1、GMS管理体系文件 湖北人信房地产开发有限公司行政管理手册房地产开发企业全面管理体系（GMS）文件湖北人信信房地产产开发有有限公司司行 政政 管管 理理 手手 册册受控文件版 本本：A审 核核：批 准准： 持有人：编 号号：HBBRX-GMSS-02220055年 月 日发布布 20005年 月 日实实施目 录1 手手册说明明22 行行政管理理32.1 低值值易耗与与办公用用品管理理办法332.2 会议议管理制制度52.3 工作作环境管管理办法法72.4 档案案管理办办法92.4.1 工程档档案管理理细则1122.4.2 文书档档案管理理细则1162.4.3 声像档档案管理理细则1192.4.

2、4 实物档档案管理理细则2212.4.5 档案档档号说明明222.5 工作作服与胸胸卡管理理规定2242.6 车辆辆和驾驶驶员管理理规定2262.7 职工工食堂管管理办法法283 信信息管理理303.1 信息息管理办办法3003.2 保密密管理办办法3333.3 文件件管理制制度3553.4 公文文行文规规范3993.5 计算算机及网网络使用用规定4434 危危机管理理44危机事件件处理办办法4441 手手册说明明第一条 手册内容容本手册依依据公公司章程程和公公司的实实际情况况编制而而成，包包括：公司行政政事务管管理的范范围，公公司关于于行政事事务管理理的所有有制度、办法文文件。第二条 适用范

3、围围本手册适适用于公公司的行行政事务务管理工工作。第三条 手册管理理本手册为为公司的的受控文文件，由由总经理理批准颁颁布执行行。手册管理理的所有有相关事事宜均由由总经理理办公室室统一负负责，未未经总经经理批准准，任何何人不得得将手册册提供给给公司以以外的人人员。手手册持有有者调离离公司时时，应将将手册交交还总经经理办公公室办理理核收登登记。手册持有有者应妥妥善保管管手册，不不得损坏坏、丢失失、随意意涂抹，严严禁私自自复印或或转借给给其他公公司。在手册使使用期间间，如有有修改建建议，各各部门负负责人应应汇总意意见，及及时反馈馈到总经经理办公公室。总总经理办办公室应应定期对对手册的的适宜性性、充实

4、实性和有有效性进进行评审审；必要要时对手手册加以以修改。第四条 本手册的的解释权权在总经经理办公公室。2 行行政管理理2.1 低值值易耗与与办公用用品管理理办法第一条 目的为规范公公司低值值易耗与与办公用用品管理理工作，有有效控制制低值易易耗与办办公用品品的采购购、验收收、发放放和使用用，制订订本办法法。第二条 低值易耗耗与办公公用品的的界定将单位价价值小于于5000元（不不含5000元）的的工具、器具、办公用具具、用品品界定为为低值易易耗与办办公用品品。第三条 低值易耗耗与办公公用品的的分类视同于于固定资资产进行行管理的的低值易易耗与办办公用品品，如：小型办办公设备备、电器器等，对对其的管管

5、理参见见固定定资产管管理办法法。办公自自动化设设备耗材材：如：硒鼓、色带、墨盒、碳粉、光盘、磁盘、移动存存储设备备、打印印纸、复复印纸等等。一般消消耗品，如如：签字字笔、白白板笔、荧光笔笔、铅笔笔、涂改改液、刀刀片、胶胶水、胶胶带、大大头针、图钉、曲别针针、橡皮皮筋、记记事本、复写纸纸、档案案袋、标标签、便便条纸、信纸、橡皮擦擦、夹子子、打印印油、圆圆珠笔、订书钉钉等。耐用消消耗品，如如：剪刀刀、美工工刀、订订书机、打孔机机、大型型机、大大型削笔笔器、算算盘、钢钢笔、打打码机、姓名章章、日期期戳、计计算机、印泥、打印台台、电池池等。项目部部专用低低值易耗耗与办公公用品，如如：圈尺尺、靠尺尺、米

6、尺尺、小铁铁锤、计计算器等等。第四条 低值易耗耗与办公公用品的的采购低值易易耗与办办公用品品原则上上由总经经理办公公室统一一采购。各需用用部门每每月100日之前前向总经经理办公公室提交交低值易易耗与办办公用品品采购申申请，由由总经理理办公室室统一编编制采购购计划，说说明采购购原因、采购数数量和费费用预算算，经总总经理批批准后，在在3个工工作日内内采购、配发到到位。原原则上，低低值易耗耗与办公公用品应应保持零零库存。总经理理办公室室对低值值易耗品品的采购购质量负负责，办办公用品品采购后后，由验验货人核核对品种种、规格格、数量量与质量量，确保保没有问问题后，由由验收人人员在发发票背面面签字验验收、

7、入入库。低值易易耗品的的摊销采采用全额额摊销法法。第五条 低值易耗耗与办公公用品的的管理总经理理办公室室负责对对采购的的低值易易耗与办办公用品品进行登登记，并并妥善保保管。低值易易耗与办办公用品品分为个个人领用用与部门门领用两两种。“个人领领用”系个人人使用保保管用品品，如圆圆珠笔、橡皮；“部门领领用”系本部部门共同同使用用用品如打打孔机、大型订订书机、打码机机及项目目部专用用办公具具。 总经理理办公室室负责建建立“低值易易耗与办办公用品品”登记簿簿，对低低值易耗耗与办公公用品的的发放进进行管理理。公司全全体员工工应本着着厉行节节约的原原则使用用办公用用品，能能共同使使用的尽尽可能共共同使用用

8、，能重重复利用用的尽可可能重复复利用。严禁浪浪费、丢丢失、私私用。2.2 会议议管理制制度第一条 为进一步步规范公公司内部部管理，促促进公司司内部沟沟通与信信息传递递，根据据公司实实际运作作需要，制制定本制制度。第二条 会议管理理总则会议应应尽可能能精简，能能通过正正常工作作制度、流程处处理的问问题不通通过会议议解决，无无关的部部门与人人员一律律不参加加会议，以以保证各各业务部部门及工工作人员员有充分分的工作作时间按按照制度度与常规规办公。会议目目标要明明确，例例行会议议依例会会的要求求组织，专专题会议议一般由由会议主主持人或或组织部部门写出出提纲，列列明要解解决的问问题、议议程、会会议拟达达

9、到的目目标、要要求与会会人员准准备的材材料与资资料。各种会会议一般般由总经经理办公公室安排排联系，根根据会议议重要程程度，对对出席人人员要提提前一天天以上发发出书面面或口头头通知，以以备会议议出席者者能安排排好工作作。会议中中，对需需要解决决的问题题要明确确解决的的方法、责任人人、目标标和期限限，避免免议而不不决，不不了了之之。第三条 会议分类类公司的会会议可以以分为总总经理办办公会、专题会会、员工工大会。第四条 总经理办办公会总经理理办公会会通常于于每月首首个周六六上午110:330112:000召开开，由总总经理主主持，各各部门负负责人以以上人员员参加。特殊情情况，则则以总经经理办公公室通

10、知知为准。会议主主要内容容为：1由总总经理对对各部门门上月度度计划工工作进行行检核，对对本月工工作计划划进行布布置和安安排，传传达公司司有关文文件、精精神。2各部部门负责责人对本本部门上上月度未未完成的的计划工工作作阐阐述，及及通报本本月工作作计划重重点、需需提请总总经理或或其他部部门协调调解决的的问题。3其他他需要解解决的问问题。会议一一般不对对单项具具体问题题的处理理进行深深入探讨讨，对会会上提出出的问题题可确定定时间组组织召开开专门会会议研究究解决。会议由由总经理理办公室室负责记记录并在在会后及及时整理理、发布布会议纪纪要。总经理理办公室室负责对对已签发发的会议议纪要进进行落实实、督办办

11、与催办办，将会会议决定定事项的的落实结结果及时时汇报总总经理，并并在下次次总经理理办公会会上通报报。总经理理办公室室负责会会议记录录、会议议纪要的的存档。第五条 专题会专题会会主要是是研究解解决工作作中出现现的问题题。专题会会议的与与会人员员包括会会议召集集人、相相关部门门、有关关人员及及特邀人人员等。专题会会会议纪纪要由会会议组织织人于会会后13日内内完成并并由主持持人签发发，抄送送各与会会单位、部门备备查。第六条 员工大会会出席人人员：本本公司全全体员工工。会议时时间：通通常在每每月上旬旬召开，特特殊情况况则以总总经理办办公室通通知为准准。会议主主要内容容：1. 传达关系系到全体体员工切切

12、身利益益的重要要事项；2. 传达公司司重要决决策、有有关文件件及精神神；3. 总结前段段时间工工作，部部署今后后工作；4. 表扬先进进，鞭策策后进；5. 其他应提提交员工工大会的的事项。员工大大会由总总经理主主持召开开，由总总经理办办公室负负责会议议的组织织、服务务、记录录。第七条 会议要求求出席会会议人员员于会议议前安排排好工作作，会议议期间其其他人如如无特殊殊情况，不不得进入入会场找找人、谈谈事。如如有来访访客人或或来访电电话，安安排适当当人员做做好接待待记录，待待会后再再通知当当事人处处理。如如遇急事事必须当当事人亲亲自接待待时，应应先得到到会议召召集者的的允许，由由其通知知有关人人员离

13、开开会场，并并尽量不不影响会会议进程程与发言言，以维维护会议议正常进进行。与会者者需遵守守会场纪纪律，尊尊重他人人发言，充充分阐明明自己的的观点，关关闭手机机或调至至振动档档，以维维护会议议正常进进行。各部门门会议不不应安排排在公司司例会同同期召开开（与会会人员不不发生时时间上的的冲突除除外），应应坚持小小会服从从大会、局部服服从整体体的原则则。第八条 总经理办办公室负负责会议议室管理理工作。 第九条 本制度由由总经理理办公室室负责解解释。2.3 工作作环境管管理办法法第一条 目的为了对工工作环境境进行有有效管理理，为员员工创造造一个良良好的工工作氛围围，制定定本办法法。第二条 总经理办办公室

14、负负责公司司办公场场所工作作环境的的归口管管理；各各部门负负责本部部门工作作环境维维护；各各项目负负责本项项目部工工作环境境的管理理。第三条 办公安全全、防护护各部门门应将本本部门负负责的公公司的重重要文件件资料、印章等等责成专专人妥善善保管。责任人人离开办办公现场场时，应应将上述述物品锁锁入固定定的文件件柜或抽抽屉，不不得在桌桌面等处处任意摆摆放。公司不不允许存存放个人人贵重物物品和钱钱币。公司暂暂时存放放的贵重重物品由由物品管管理部门门妥善保保管。加强各各办公室室的电器器和电源源开关的的管理，每每天下班班最后离离开办公公室的人人负责关关闭总电电源开关关。在公司司适当场场所配备备消防器器材，

15、并并由总经经理办公公室负责责对消防防器材定定期进行行检查、更换，确确保消防防器材处处于正常常使用状状态。门卫人人员负责责对来访访人员进进行接待待、登记记，对于于非正常常公务联联系的外外来人员员谢绝来来访。凡从事事特种作作业人员员，公司司按照国国家规定定配备劳劳动防护护用品。第四条 办公条件件与环境境卫生公司努努力为员员工创造造舒适、美观、整洁、卫生的的办公室室、办公公家具、办公设设备、办办公用品品等办公公条件，满满足员工工日常办办公需求求。各工作作部门须须有充分分的光线线，光线线须有适适宜的分分布，光光线须防防止眩目目及闪动动，各工工作场所所的窗户户及照明明器具的的透光部部分，均均须保持持清洁

16、。各工作作场所须须保持适适当的温温度，并并根据不不同季节节予以调调节，各各工作场场所须保保持空气气流通。饮水必必须清洁洁。洗手间间、更衣衣室及其其他卫生生设施，必必须保持持清洁。垃圾、废弃物物、污物物的清除除，应符符合卫生生的要求求，放置置于指定定的范围围内。各部门门负责安安排值日日人员，每每天早晨晨清理本本部门办办公环境境，公司司每位员员工都应应自觉保保持办公公环境的的优雅整整洁，各各工作场场所内，均均须保持持整洁，不不得堆放放垃圾、污垢或或碎屑，严严禁随地地吐痰。总经理理办公室室负责监监督检查查各部门门环境卫卫生保持持情况。第五条 办公秩序序员工应应自觉遵遵守办公公秩序，工工作时间间内不得

17、得在办公公室内高高声喧哗哗、嬉笑笑打闹、聊天及及网络聊聊私事、玩游戏戏及电脑脑游戏、下棋、吸烟、吃零食食，任何何时候严严禁在办办公室饮饮酒、打打牌、赌赌博。接待外外来人员员、打电电话注意意文明礼礼貌，且且尽量不不影响他他人正常常办公。联系来来访客户户、外单单位办事事人员和和打电话话时应注注意语气气礼貌温温和。第六条 工作氛围围公司坚持持以人为为本，尊尊重员工工，公司司努力创创造一种种和谐、平等、民主、公开的的工作氛氛围，倡倡导团队队精神、团结协协作，鼓鼓励各级级员工之之间积极极、主动动沟通，使使全体员员工在公公司充分分发挥自自己的主主观能动动性、创创造性，达达到员工工个人与与公司发发展的一一致

18、性。2.4 档案案管理办办法第一条 目的确保公司司工程、文书、声像、实物等等各门类类档案得得到有效效控制。在企业业开展市市场竞争争，维护护企业合合法权益益、经济济利益等等方面发发挥作用用。第二条 范围本办法适适用于公公司所有有档案资资料的控控制。第三条 职责总经理理办公室室负责对对公司的的各类档档案实行行统一管管理，对对各部门门及项目目部的档档案工作作及资料料员进行行业务指指导和监监督。各部门门及项目目部资料料管理员员负责本本部门及及项目部部档案的的收集、整理、立卷、归档和和移交工工作。第四条 档案的分分类公司档案案分为四四大类：工程档档案、文文书档案案、声像像档案、实物档档案。第五条 档案立

19、卷卷、归档档总经理理办公室室负责公公司各类类档案的的收集、整理、立卷、归档工工作；各部门门及项目目部资料料管理员员负责本本部门及及项目部部档案的的收集归归档。按照归归档范围围和要求求，公司司各部门门应于文文件处理理完毕后后向总经经理办公公室移交交，各项项目部应应于每年年六月底底前将本本项目部部上一年年度形成成的重要要文件移移交公司司总经理理办公室室。归档文文件要齐齐全、完完整。按按照文件件材料形形成的规规律，进进行科学学的分类类、立卷卷，保持持文件之之间的历历史联系系。卷内内文件的的排列要要有顺序序，案卷卷能够反反映公司司业务的的全貌，便便于保管管和利用用。归档案案卷封面面的各个个项目均均应填

20、写写清楚。案卷标标题要简简明确切切，保管管期限要要准确，装装订要整整齐。每个案案卷都要要填写卷卷内目录录和备考考表。归档文文件要按按规定的的次序系系统排列列，编制制案卷顺顺序号，案案卷目录录一式两两份。移交档档案时，双双方根据据目录清清点核对对，并履履行签字字手续。第六条 档案的保保管库房内内保管的的档案资资料，要要按门类类和载体体进行科科学的分分类、排排列、编编号，要要管理有有序。严格按按照“八防”（防火火、防盗盗、防潮潮、防鼠鼠、防虫虫蛀、防防强光、防过度度干燥、防失密密）的要要求，定定期检查查档案保保管情况况，对档档案进行行技术保保护。要注意意控制库库房的温温湿度，不不断改善善保管条条件

21、。库库房内要要保持清清洁，定定期整理理，不得得存放与与档案无无关的物物品。调阅档档案要轻轻拿轻放放，以减减少档案案的机械械磨损。建立和和完善全全宗卷，并并做好档档案的收收进、移移出、利利用等日日常登记记、统计计工作。严格遵遵守档案案保密制制度，努努力做好好档案保保密工作作。第七条 档案借阅阅利用档案资资料一般般不外借借。需要要外借的的档案，必必须经主主管领导导批准，并并按借阅阅期限归归还。借借阅档案案需办理理借阅审审批和登登记手续续。重要要文件的的借阅，需需经公司司主管领领导批准准后由专专人查阅阅。复印档档案需经经档案人人员同意意。借阅人人员要爱爱护档案案，不得得涂改、损坏档档案资料料，不准准

22、私自拆拆档复印印。档案管管理人员员要熟悉悉室藏档档案情况况，主动动了解公公司各项项工作对对利用档档案的需需求，积积极做好好提供利利用工作作，为公公司各项项业务的的开展提提供依据据性资料料。档案人人员应开开展档案案编研工工作，积积极配合合公司有有关部门门编写大大事记及及组织机机构沿革革，树立立公司的的外在形形象，扩扩大公司司的知名名度。第八条 档案保密密档案管管理人员员必须有有严格的的保密观观念，认认真执行行公司的的档案制制度，保保证公司司档案的的绝对安安全。档案库库房要坚坚固，保保管设备备要符合合保密要要求。根据公公司的有有关规定定，及时时划分并并调整档档案密级级，严格格履行借借阅手续续，正确

23、确处理好好利用和和保密的的关系。经常对对员工进进行保密密教育，不不断增强强保密观观念。组组织有关关人员定定期进行行保密工工作检查查。第九条 档案鉴定定和移交交资料管管理员应应根据本本公司档档案保管管期限的的规定，制制定本公公司的保保管期限限表，定定期对档档案进行行鉴定，准准确确定定档案的的存毁。档案的的鉴定工工作，应应在公司司主管领领导的指指导下，由由总经理理办公室室和有关关业务人人员共同同组成鉴鉴定小组组，按规规定进行行。失去保保存价值值的档案案须由鉴鉴定小组组提出意意见，登登记造册册，经公公司主管管领导批批准后，由由专人进进行监销销，并在在销毁清清册上签签字。档案的的移交工工作需严严格按照

24、照档案馆馆的规定定，定期期向档案案馆移交交；并保保留一份份复印件件以备查查考。本公司司人员调调动工作作时，必必须在办办完档案案移交手手续后方方可离开开岗位。2.4.1 工程档档案管理理细则第一条 目的：加加强工程程档案的的规范化化管理，提提高工程程管理水水平，体体现工程程档案为为工程质质量验收收的重要要组成部部分，保保证工程程质量。第二条 工程档案案范围：小区开开发前期期综合档档案：1. 工程建设设项目立立项依据据；2. 项目建议议书及批批复文件件；3. 可行性研研究批复复；4. 计划任务务书及批批复文件件；5. 建设用地地钉桩成成果通知知单；6. 规划设计计任务通通知书；7. 规划设计计条件

25、通通知书；8. 审定规划划方案通通知及总总平面图图；9. 人防规划划总平面面图；10. 小区竖向向设计图图；11. 市政工程程方案会会议纪要要；12. 环境、消消防、卫卫生及水水、电、煤气、热力报报装协议议；13. 配套项目目（如文文教、商商业、绿绿化、交交通等）协协议、合合同；14. 勘探、测测绘、设设计、招招投标、监理文文件；15. 项目行政政管理文文件；16. 开发项目目在建设设中产生生的不可可预测的的有关技技术文件件及有关关职能部部门、领领导的批批示文件件；17. 减免四源源费、大大市政费费用的有有关文件件。18. 开发项目目的声像像档案。建设用用地文件件1. 建设项目目选址报报告及土

26、土地、规规划部门门批复；2. 征用土地地办理国国有土地地使用权权转让、抵压等等文件；3. 建设规划划许可证证及批准准用地范范围图；4. 建设用地地批准许许可证及及用地图图；5. 国有土地地使用证证；6. 有关拆迁迁安置协协议、拆拆迁实施施办法等等主要文文件；7. 拆迁许可可证。8. 单体工程程项目文文件9. 建设工程程规划许许可证及及盖有市市规划局局许可证证专用章章的建设设总平面面图；10. 建设工程程开工许许可证；11. 固定资产产投资许许可证；12. 建设工程程招投标标文件、施工合合同、工工程结算算；13. 建设工程程施工监监理合同同、监理理计划及及监理月月报、14. 工程监督督委托书书及

27、工程程质量核核验证书书；15. 初步设计计报批文文件及有有关图纸纸；16. 工程勘察察报告；17. 工程技术术交底会会议纪要要及工程程洽商纪纪录；18. 工程隐检检纪录（基基础、主主体结构构）；19. 工程竣工工验收单单；20. 人防工程程竣工验验收单；21. 消防工程程竣工验验收单；22. 工程质量量核验单单及电梯梯质量核核验单；23. 工程竣工工总结；24. 工程质量量事故处处理；25. 工程照片片；26. 沉降观测测记录。 单体体工程施施工技术术文件：1. 施工组织织设计；2. 工程设计计交底会会议纪要要及工程程洽商纪纪录；3. 工程定位位放线验验收记录录；4. 基础钎探探验收及及基础处

28、处理记录录；5. 隐检记录录（土建建、设备备、电器器）；6. 材料及产产品合格格证（土土建、设设备、电电器）；7. 原材料复复试报告告（砖、水泥、钢材、砂石）；8. 试验报告告（砼、砂浆试试验报告告及配比比单，钢钢筋焊接接试验，灰灰土、素素土试验验报告）；9. 单位工程程质量保保证资料料核查表表；10. 单位工程程质量综综合评定定表；11. 单位工程程观感质质量评定定表；12. 全部工程程竣工图图；13. 电梯开箱箱验收记记录、隐隐检、试试运行及及验收记记录；14. 设备、电电气专业业隐检、闭水、测试、测压试试验记录录或报告告（详见见城建档档案馆归归档要求求）。 开发发建设小小区整体体竣工档档

29、案：1. 小区竣工工总平面面图；2. 小区道路路、绿化化竣工总总平面图图；3. 小区综合合管线竣竣工图；4. 小区规划划建设总总说明。第三条 职责分工工总经理理办公室室负责公公司所有有门类档档案的管管理工作作，对各各部门和和各项目目部档案案工作进进行指导导和监督督，对施施工单位位档案管管理员进进行进馆馆内容与与要求的的培训。各项目目部负责责工程资资料的收收集、整整理、立立卷、归归档工作作，负责责与城建建档案馆馆的业务务联系，保保证工程程档案符符合进馆馆要求。异地项项目公司司负责本本项目公公司工程程资料的的收集、整理、立卷、归档，负负责向当当地城建建档案部部门和公公司总经经理办公公室的移移交，标

30、标准要达达到当地地城建管管理部门门和公司司的要求求。由公司司投资开开发建设设或合资资控股的的所有项项目（含含异地项项目），均均须向公公司总经经理办公公室移交交一套齐齐全、完完整的工工程竣工工档案，并并负责该该项目开开发前期期的基建建文件的的收集、整理、立卷、归档工工作。第四条 工程档案案管理要要求：在与施施工企业业在签订订施工合合同时，应应对施工工技术档档案资料料的编制制和移交交期限做做出明确确规定。项目部部应在施施工技术术资料中中按有关关规定签签署意见见，实行行监理的的工程应应有监理理单位签签认认可可的资料料。工程竣竣工验收收前，项项目部应应组织、督促和和协同施施工单位位检查施施工技术术资料

31、的的质量，不不符合要要求的，应应限期修修改、补补齐，直直至重做做。工程竣竣工档案案必须真真实地反反映工程程建设过过程及竣竣工后的的实际情情况，具具有永久久和长期期保存价价值的文文件必须须完整、准确、齐全，各各种程序序责任者者的签字字手续必必须齐全全，文件件字迹清清楚。工程竣竣工档案案要反映映开发项项目建设设的全过过程，要要求归档档的文件件、图纸纸必须是是原件，保保证文件件的原始始性。编制工工程竣工工档案必必须采用用不褪色色的黑色色、兰黑黑色绘图图、书写写墨水，不不得使用用红色墨墨水、复复写纸、铅笔和和圆珠笔笔等。编制竣竣工图时时，要在在新蓝图图上修改改，修改改方法按按照19996年年城建档档案

32、馆发发竣工工档案和和资料的的具体要要求及作作法一一书执行行。一张张图纸内内容变更更超过440%时时，需重重新绘制制竣工图图。竣工工图必须须图面整整洁、反反差明显显、字迹迹工整、清楚，不不得涂改改。第五条 组卷的基基本要求求工程竣竣工档案案组卷，要要遵循工工程文件件材料的的自然形形成规律律，保持持案卷基基建文件件、施工工技术文文件和竣竣工图之之间的有有机联系系，符合合专业特特点，便便于保管管利用。建设项项目按单单项工程程组卷，单单项工程程按先文文字、后后图纸；先项目目管理性性文件，后后施工技技术文件件。组卷前前要详细细检查基基建文件件、施工工技术文文件及竣竣工图是是否按要要求收集集齐全，做做到不

33、丢丢项，图图物相符符。卷内文文件材料料排列顺顺序要依依据卷内内材料构构成而定定，顺序序为：封封面、目目录、文文件部分分、备考考、封底底。组成的的案卷力力求美观观、整齐齐。第六条 档案的装装订案卷装装订厚度度不超过过20mmm，装装订时以以案卷下下边为齐齐。案卷内内不能有有书订，卷卷内页要要干净整整齐。一册案卷卷纸张规规格要统统一，页页号编写写在右下下角。图纸折折叠前均均要按裁裁图线裁裁齐，折折叠方式式采用图图面向内内“手风琴琴风箱式式”。竣工工图章要要盖在图图号一侧侧，竣工工图负责责任人签签章处不不得漏签签。工程竣竣工档案案的案卷卷形式为为：案卷卷封面、目录文文件或图图纸、备备考表、封底，要要

34、求填写写的内容容要填写写全，字字迹工整整。甲方方卷的案案卷目录录要求用用打字机机填写。工程竣竣工档案案要由项项目负责责人审核核，并在在案卷备备考表签签审意见见。2.4.2 文书档档案管理理细则第一条 目的：规规范公司司文书档档案工作作。第二条 适用范围围：适用用于公司司在工作作活动中中形成的的全部文文书档案案。第三条 职责：总经理理办公室室负责公公司各部部门及项项目部文文书档案案的管理理。各职能能部门及及项目部部负责本本部门及及项目部部文书档档案的立立卷、归归档及移移交工作作。第四条 文件材料料的归档档范围：上级和和外单位位来的文文件材料料.1. 集团公司司等上级级主管部部门召开开的重要要会议

35、的的纪要、决议等等。2. 集团公司司等上级级主管部部门颁发发的，针针对本单单位的或或须贯彻彻执行的的决议、决定、通知、指示、命令等等。3. 集团公司司等上级级单位对对本公司司及下属属公司检检查工作作形成的的文件材材料。公司各各部门及及项目部部在工作作中形成成的文件件、资料料。1. 公司重要要会议的的会议纪纪要、记记录、决决议、公公告、年年报、重重要事件件公告、重要的的汇报材材料、审审计报告告等。2. 公司工作作会、经经理办公公会、各各种专业业会议的的通知、报告、总结、领导人人讲话、纪要、重要的的简报及及会议记记录等。3. 公司颁发发的决定定、决议议、条例例、规定定、通报报、通知知等文件件材料。

36、4. 公司及各各部门、各项目目部的年年度工作作总结、计划及及报告、简报。5. 公司编制制的各种种计划、统计报报表等。6. 已经履行行完成的的公司对对外签订订的各种种合同、协议书书等。7. 关于干部部任免的的文件材材料。8. 公司外事事、合作作、考察察、培训训活动中中形成的的请示、批复、报告、计划、总结、重要简简报等。下级单单位报来来的文件件材料：下级报报来的重重要的专专题报告告、典型型材料、请示等等。第五条 文件材料料的归档档时间公司各部部门形成成的档案案应在文文件处理理完毕后后立即向向公司总总经理办办公室移移交。各项目部部形成的的档案应应于次年年六月底底前将符符合归档档要求的的档案向向总经理

37、理办公室室移交。第六条 归档文件件系统性性方面要要求应归档档的文件件材料一一定要收收集齐全全，凡属属于档案案室管理理的各种种形式的的档案以以及和档档案有关关的资料料都要收收集。归档要要遵循文文件的自自然形成成规律，按按照文件件之间的的历史联联系及依依据发文文机关、问题、时间、名称等等特征准准确分类类立卷，使使案卷能能正确反反映企业业活动的的基本面面貌。一一个部门门产生的的文件应应尽可能能集中在在一起组组卷。上上级和下下级机关关的文件件除与本本单位文文件有密密切联系系的外，一一般不和和本单位位文件一一起组卷卷。需要要长久保保管的文文件和短短期保管管的文件件应分开开立卷。（三）公公司的经经济合同同

38、档案管管理，编编号单列列。（四）公公司直管管项目“五证”，职能能部门办办理手续续并拿证证后，应应在第一一时间交交档案管管理室存存档，职职能部门门需使用用的，办办理借阅阅手续。第七条 归档文件件在技术术加工方方面的要要求案卷封封面的各各个项目目均应填填写清楚楚、准确确，要根根据“档案材材料保管管期限规规定”注明案案卷的保保管期限限。卷内文文件应按按一定次次序排列列，重要要的排在在前面，一一般的排排在后面面；正文文在前定定稿在后后；批复复在前请请示在后后。归档文文件一般般应按年年度立卷卷。请示示、报告告、规定定按签发发年；年年度计划划按开始始年；多多年总结结按最后后年；批批转、批批复按批批转、批批

39、复时间间立卷。整理好好的案卷卷要逐张张编号，填填写“卷内文文件目录录”和“卷内备备考表”，以上上需用打打印机或或钢笔字字迹填写写。拟写案案卷标题题要做到到正确反反映卷内内文件内内容，标标题的三三要素（文文件作者者、内容容、名称称）要完完整、准准确。文文字要简简练通顺顺，概括括准确，合合乎文法法，标点点要正确确，避免免文不对对题、词词不达意意，避免免过于抽抽象笼统统或单纯纯堆砌文文件标题题，一般般标题不不要超过过二、三三十字，特特殊情况况最多不不能超过过五十字字。案卷的的装订要要做到：装订前前修整文文件，对对于破损损文件材材料要进进行修补补，装订订线上有有文字的的要进行行裱糊。修补文文件用防防虫

40、浆糊糊，以防防虫蛀。文件纸纸型大小小不一时时，要做做必要的的补贴或或折叠。字迹不不清楚的的重要文文件材料料要设法法复制清清楚。文文件分类类要反复复推敲，确确保无疑疑时再装装订，以以避免因因分类不不准确造造成返工工。案卷卷装订要要使用线线绳或麻麻绳，去去掉原有有金属钉钉，严防防装订中中有损文文件字迹迹现象，装装订后的的案卷应应整齐美美观。向档案案室归档档的所有有案卷，都都要根据据案卷重重要程度度，按照照一定次次序进行行系统的的排列，编编写案卷卷顺序号号，填写写案卷目目录一式式两份，交交接人双双方清点点无误后后由有关关人员在在案卷目目录上签签字，双双方各存存一份。第八条 归档文件件的保管管期限和和

41、密级：文书档档案的保保管期限限分为永永久、长长期和短短期三种种，永久久为五十十一年以以上，长长期为十十六年至至五十年年，短期期为十五五年以下下。凡是反反映本单单位主要要职能活活动和基基本历史史面貌的的，在经经济建设设、文化化建设和和科学研研究中需需要经常常利用，具具有长远远查考利利用价值值的档案案，应列列为永久久保管。凡是反反映机关关工作活活动的，在在相当长长时间内内本单位位需要查查考的档档案，应应列为长长期保管管。凡是在在较短时时间内本本单位需需要查考考的各种种文件材材料均应应列为短短期保管管。根据文文件资料料的性质质、作用用及兼顾顾企业参参与社会会竞争的的需要，将将档案密密级划分分为绝密密

42、、机密密、秘密密。第九条 归档范围围和保管管期限详详见下表表：文书档案案归档范范围和保保管期限限一览表表序号归档范围围归档部门门保管期限限1与本公司司业务有有关的政政府主管管单位颁颁发的针针对本公公司业务务的指示示、命令令、条例例、规定定等重要要的文件件材料总经理办办公室永久2公司重要要会议的的会议纪纪要、记记录、决决议、公公告、年年报、重重要事件件公告、重要的的汇报材材料、审审计报告告等总经理办办公室永久长期3公司工作作会、经经理办公公会、各各种专业业会议的的通知、报告、总结、领导人人讲话、纪要、重要的的简报及及会议记记录等总经理办办公室永久长期4公司颁发发的决定定、决议议、条例例、规定定、

43、通报报、通知知等文件件材料总经理办办公室永久长期5政府有关关的主管管部门来来我公司司检查工工作形成成的文件件材料总经理办办公室短期6公司对外外签订的的各种合合同、协协议书等等公司各部部门、各各项目部部长期7公司及各各部门、各项目目部的年年度工作作总结、计划及及报告、简报公司各部部门、各各项目部部短期8公司编制制的各种种计划、统计报报表等公司各部部门、各各项目部部短期9公司大事事记及反反映公司司重要活活动的简简报等文文件材料料公司各部部门、各各项目部部长期10公司外事事、合作作、考察察、培训训活动中中形成的的请示、批复、报告、计划、总结、重要简简报等公司各部部门、各各项目部部长期11有关干部部任

44、免、人事奖奖惩的文文件材料料人力资源源中心长期12公司科研研活动中中的科研研成果及及获奖论论文等公司各部部门、各各项目部部短期2.4.3 声像档档案管理理细则第一条 目的加强公司司内部及及各项目目部声像像档案的的管理工工作，更更好地保保护和利利用声像像档案信信息资源源，服务务公司及及项目部部的各项项工作。第二条 范围适用于公公司和项项目部在在生产、经营、管理等等各项活活动中形形成的所所有有保保存价值值的录音音、录像像、照片片等特殊殊载体的的档案资资料。第三条 职责公司总总经理办办公室负负责集中中保管公公司各方方面的声声像档案案资料。各部门门、各项项目部负负责将声声像资料料整理、归档，向向总经理

45、理办公室室移交。第四条 声像档案案的收集集工作将分散在在公司各各部门、各项目目部、个个人手中中具有保保存价值值的声像像材料，收收集、集集中到总总经理办办公室，实实行统一一管理。采取一一定的措措施引导导与控制制声像档档案的流流向，抓抓住重点点部门和和人员，以以点带面面，保证证收集工工作的落落实。第五条 声像档案案的归档档范围反映本本公司主主要职能能活动、重要历历史面貌貌的声像像档案；各级领领导人和和著名人人物参与与本公司司重要公公务活动动形成的的声像档档案；本公司司的各种种重要会会议的声声像档案案；本公司司重要工工程项目目、重大大工作成成果的声声像档案案；本公司司组织或或参加的的重要外外事活动动的声像像档案；记录本本公司重重大事件件、重大大事故的的声像档档案；公司摄摄制的或或反映本本公司工工作活动动的专题题录像片片等；本公司司历届领领导班子子成员、先进工工作者，获获得的荣荣誉性奖奖状、证证书等照照片。第六条 声像档案案的归档档要求力求是原原底片、原件，尽尽量避免免复制件件。归档档材料要要齐全完完整，