东莞喜来登大酒店采购部管理手册(2)5369.docx

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1、东莞喜来来登大酒酒店采购部管管理手册册目录第一章采购管管理制度度第二章采购部部工作流流程第三章采购部部各岗位位职责及及分工第四章采购部部相关工工作表格格.喜来登大大酒店采采购管理理制度 为为使酒店店的采购购工作走走上制度度化、规范化化,合理理控制成成本,加加强内部部工作协协调和提提高工作作效率,特制定定本采购购管理制制度:一、 采购管理理部门酒店设立立专职采采购部,隶属酒酒店财务务部管理理,接受受财务总总监、成成本控制制、集团团稽查部部及其它它部门的的监督,全面负负责酒店店的采购购工作.二、 采购部工工作基本本要求1. 所有采购购项目均均需董事事会签批批授权及及酒店财财务部批批准同意意2. 所

2、有采购购物品均均需比较较至少三三家的价价格和品品质,月月结类物物品每月月每一类类至少有有三家供供货商提提供报价价单3. 所有采购购物品的的品质须须保持一一惯稳定定4. 采购部工工作人员员须对自自己采购购物品的的价格和和品质负负责5. 采购部须须每半个个月一次次通过电电话、传传真、外外出调查查、接待待厂商等等方式获获取酒店店使用的的各类物物品主要要品种的的价格信信息并整整理成价价格信息息库,以以书面形形式汇报报给酒店店财务部部及董事事会6. 所有供应应商名片片、报价价单、合合同等资资料及样样品采购购部须登登记归档档并妥善善保管,有人员员变动时时须全部部列入移移交.上上述资料料及采购购人员自自购物

3、品品价格信信息采购购部每天天须录入入至采购购部价格格信息库库.7. 采购时间间要求:一般物物品采购购时间为为3天;急用物物品当天天必须采采购回来来;印刷刷品、客客房一次次性用品品、布草草等使用用部门须须提前一一个月下下单采购购8. 采购部禁禁止采购购任何未未下申购购单的物物品,否否则财务务部将不不予以报报销9. 禁止使用用部门自自行采购购物品或或私自与与供应商商洽谈采采购事宜宜10. 采购部负负责跟进进各协作作厂商的的货款及及时签批批支付事事宜.对对到期的的应付帐帐款,酒酒店应及及时支付付,以建建立酒店店良好形形象,维维护酒店店财务信信誉,同同时也为为日后的的采购工工作提供供便利.三、 采购审

4、批批程序1.申购购单审批批程序：使用部门门经理(仓库主主管) 资产产会计复复查 董事事同意 采购购部询价价 财财务总监监 稽稽查部 行政办办董事会 申购单单返回采采购部 2.单单位价值值10000元以以下或批批量价值值在20000元元以下的的由采购购部现金金自购的的物品,采购部部须事先先货比三三家,并并在申购购单上注注明询价价结果和和选定的的供应商商,经董董事会最最后批准准后方可可采购.酒店财财务部和和集团稽稽查部将将对价格格及品质质进行不不定期抽抽查.2. 单单位价值值10000元以以上或批批量价值值在20000元元以上的的物品采采购审批批程序:采购部寻寻找至少少三家厂厂商比较较价格品品质

5、评定定小组确确定供货货商 采购购部与供供货商共共同草拟拟合同或或采购协协议财务审批批 行政办办审批 董董事会审审批盖章章或签字字执行合同同或协议议(评定小小组由采采购部、使用部部门、财财务部、主管副副总、集集团稽查查组成) 33.赊购购(月结结)物品品采购审审批程序序蔬菜、肉肉类、冻冻品、三三鸟、海海鲜，水水果由各各厨主厨厨直接下下单至采采购部叫叫货.其其它物品品按上述述第1、2、33款程序序执行.各月结供供应商选选定办法法：采购购部每月月每类物物品均应应邀请至少少三家供供应商报报价,采采购部、使用部部门、主管副副总、财务部部和集团稽稽查部组组成供货货商评定定小组,通力合合作，进进行价格格及质

6、量量的比较较和讨论论，选定定供应商商。采购购部及上上述相关关部门可可分头或或联合组组织市场场调查，根根椐市场场调查的的价格，与与供应商商确定固固定的一一个月的的供应价价，在此此确认期期间内，供供应商将将按此固固定价格格提供酒酒店所需需的物料料.四、 采购监督督采购成本本的控制制由财务务部、采采购部、使用部部门及集集团稽查查部共同同完成,平时各各部门应应及时到到市场上上了解价价格行情情,以促促进酒店店采购成成本的控控制与监监督. 五、 供应商管管理1. 财务部应应定期(每月或或每季度度)牵头头,组织织财务部部、采购购部、使使用部门门及集团团稽查部部对供应应商进行行评估(酒店每每类物品品须有至至少

7、三家家供货商商),淘淘汰部分分不合格格供货商商.2. 选用供应应商角度度采用11+2+N原则则，所谓谓1+22+N是指指一类商商品一个个主供应应商、22个辅助助供应商商、N个考察察供应商商。这类类商品只只有一个个主要供供应商，大大约700%的物物资从他他手中购购买。22个辅助助供应商商提供大大约200%的物物资，一一旦主供供应商出出现问题题能有其其他供应应商立即即顶替。数量不不限的考考察供应应商既是是辅助供供应商的的后备力力量，也也使酒店店在采购购极其特特殊物资资时无购购买死角角。3. 采购部要要做好同同供货商商的联系系和接待待等工作作,维护护酒店形形象.采购部工工作流程程一、各类类物品采采购

8、工作作流程1、 仓库补仓仓物品的的采购工作作流程： 仓库库的每种种存仓物物品，均均应设定定合理的的采购线线，在存存量接近近或低于于采购线线时，即即需要补补充货仓仓里的存存货，仓仓库主任任要填写写一份仓仓库补仓仓“采购购申请单单”，且且采购申申请单内内必须注注明以下下资料:（1）货货品名称称，规格格； （22）平均均每月消消耗量； （33）库存存数量； （44）最近近一次订订货单价价； （55）最近近一次订订货数量量； （66）提供供本次订订货数量量建议。经何董董事签批批同意后后送采购购部经理理初审，采采购部经经理在采购申申请单上上签字确确认，并并注明到到货时间间。采购购部经理理初审同同意后，按

9、按仓库“采采购申请请单”内内容要求求，在至至少三家家供货商商中比较较,选定定相应供供应商，提提出采购购意见，按按酒店采购购审批程程序报批批，经董董事会批批准后，采采购部立立即组织织实施，一一般物品品要求之之3天内完完成。如如有特殊殊情况，要要向主管管领导汇汇报。2、 部门新增增物品的的采购工作作流程： 若部部门欲添添置新物物品，部门门经理或或各餐厅厅总厨应应撰写有关关专门申申请报告告，经董董事会审审批后,连同“采采购申请请单”一一并送交交采购部部，采购购部经理理初审同同意后，按按 “采采购申请请单”内内容要求求，在至至少三家家供货商商中比较较,选定定相应供供应商，提提出采购购意见，按按酒店采购

10、购审批程程序报批批，经董董事会批批准后，采采购部立立即组织织实施.3、 部门更新新替换旧旧有设备和和物品的的采购工作作流程： 如部部门欲更更新替换换旧有设设备或旧旧有物品品，应先先填写一一份“物物品报损损报告”给给财务部部及董事会会审批。经经审批后后，将一一份“物物品报损损报告”和和采购申申请单一一并送交交采购部部，采购购部须在在采购申申请单内内必须注注明以下下资料:（1）货货品名称称，规格格； （2）最近近一次订订货单价价； （3）最近近一次订订货数量量； （4）提供供本次订订货数量量建议。采购部部在至少少三家供供应商中中比较价价格品质质,并按按酒店采采购审批批程序办办理有关关审批手手续，经

11、董事事会批准准后，组组织采购购。4、 鲜活食品品冻品的采采购工作作流程：蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水水果等物物料的采采购申请请，由各各酒吧、各部门门总厨或或主管，根根据当日日经营情情况，预预测明天天用量，填填写每日日申购单交采采购部，采购部部当日下下午以电电话落单单或第二二日直接接到市场场选购。5、 燃料的采采购工作作流程：采购部部根据营营业情况况与工程程部编制制每月燃油、石油气气、柴油油采购申申购计划划，填写写采购申申请单,按酒店采购购审批程程序办理理，并组组织实施施。6、 维修零配配件和工程物物料的采购工作作流程：工程仓日日常补仓仓由工程程部填写写“采购购申请单单”，且且采购申申请单内

12、内必须注注明以下下资料:（1）货货品名称称，规格格； （22）平均均每月消消耗量； （33）库存存数量； （44）最近近一次订订货单价价； （55）最近近一次订订货数量量； （66）提供供本次订订货数量量建议。大型改造造工程或或大型维维修活动动,工程程部须做做工程预预算,并并根据预预算表项项目填写写采购申申请单(工程预预算表附附在采购购申请单单下面), 且且采购申申请单内内必须注注明以下下资料:（1）货货品名称称，规格格； （2）库存存数量； （3）最近近一次订订货单价价； （4）最近近一次订订货数量量； （5）提供供本次订订货数量量建议。以上采购购申请单单经何董董事签批批同意后后送采购购部经

13、理理初审，采采购部经经理初审审同意后后，按 “采购购申请单单”内容容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施.二、采购购工作流流程中须须规范事事项:11、所有有的采购购申请必必须填写写一式四四联，采采购申请请单经部部门经理理核签后后，整份份共四联联交给资资产会计计，资产会会计复核核后送董事。2、采购购申请单单一共四四联，在在经审批批批准后后：第一一联作仓仓库收货货用。第第二联采采购部存存档并组组织采购购。第三三联财务务部成本本会计存存档核实实。第四四联部门门存档。3、审审核采购申申清单：收到采采购申请请单后、采购部部

14、应作出出以下复复查以防防错漏。（1）签签置核对对：检查查采购申申请单是是否部门门经理签签置，核核对其是是否正确确。（22）数量量核对，复复查存仓仓数量及及每月消消耗，决决定采购购申请单单上的数数量是否否正确。4、邀请请供应商商报价。三、货比比三家工工作流程程： 每类类物品报报价单需需要最少少三家作作出比较较，目的的是防止止有关人人员从中中徇私舞舞弊，保保证采购购物品价价格的合合理性。酒店采采取三方方报价的的方法进进行采购购工作，即即在订货货前，必必须征询询3个或或3个以以上供应应商报价价，然后后确定选选用那家家供应商商的物品品，具体体做法是是： 1、采购部部按照采采购申请请单的要要求组织织进货

15、，填填制空白白报价单单， 包括：填写写空白报价价单中所所需要的的物品名名称、产产地、规规格、型型号、数数量、包包装、质质量标准准及交货货时间，送送交供应应商（至至少选择择3个供供应商），要要求供应应商填写写价格并并签名退退回。对于交交通不便便或外地地的供应应商，可可用传真真或电话话询价。用电话话询价时时，应把把询价结结果填在在报价单单上并记记下报价价人的姓姓名，职职务等。提出出采购部部的选择择意见和和理由，连连同报价价单一起起送交评评定小组组审批。2、评定小组组根据采采购部提提供的有有关报价价资料，参参考采购购部的意意见，对对几个供供应商报报来的货货品价格格以及质质量，信信誉等进进行评估估后，

16、确确定其中中一家信信誉好、品质高高、价格格低的供供应商，报报董事会会审核.四四、采购活活动的后后续须跟跟进工作作 1、采采购订单单的跟催催当订单单发出后后，采购购部需要要跟催整整个过程程直至收收货入库库。2、采购订订单取消消（1）酒酒店取消消订单： 如因因某种原原因，酒酒店需要要取消己己发出之之订单，供供应商可可能提出出取消的的赔偿，故故采购部部必须预预先提出出有可能能出现的问问题及可可行解决决方法，以以便报董董事会作作出决定定。（22）供应应商取消消订单： 如如因某种种原因，供供应商取取消了酒酒店已发发出的订订单，采采购部必必须能找找到另一一供应商商并立即即通知需需求部门门。为保保障酒店店利

17、益，供供应商必必须赔偿偿酒店人人力、时时间及其其他经济济损失。3.违反反合同： 合合同上应应载明详详细细则则，如有有违反，便便应依合合同上所所载处理理。 4.档案案储存： 所有供供应商名名片、报报价单、合同等等资料须须分类归归档备查查,并连连同 采购人人员自购购物品价价格信息息每天须须录入至至采购部部价格信信息库.5.采购购交货延延迟检讨讨凡未能能按时、按量采采购所需需物品，并并影响申申购部门门正常经经营活动动的，需需填写采采购交货货延迟检检讨表，说说明原因因及跟进进情况并并呈财务务部及董董事会批批示。6.采购购物品的的维护保保养：如所购买买的物品品是需要要日后维维修保养养的，选选择供应应商便需需要注意意这一项项.对设备备等项目目的购买买，采购购员要向向工程部部咨询有有关自行行维护的的可能性性及日后后保养维维修方法法。同时时，事先先一定要要向工程程部了解解所购物物品能否否与酒店店的现有有配套系系统兼容容，以免免造成不不能配套套或无法法安装的的情况。