房地产公司规划设计部文件管理规范1cckf.docx

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1、文件管理规范编号：OP-QR-SJ025版号：A/0页码：第 20 页 共20页文件管理理规范编制日期审核日期批准日期修订记录录日 期期修订状态态修改内容容修改人审核人批准人注：本规规范编写写一级目目录为小小三加粗粗宋体，二二级目录录为四号号宋体，三三级目录录为五号号宋体。编写：阳阳光城郑郑乘华一、流程程概况33二、在确确文件顺顺利运作作的前提提下控制制周期44三、流程程图5一、合同同请示单单流程:5二、合同同会签单单流程：5三、合同同会签结结束后后后续工作作；5四、银银行付款款凭单流流程：66五、合作作单位评评估：66六、图纸纸接收流流程：66七、图纸纸存档：6八、文件件存档流流程：77九、

2、图纸纸加晒复复印流程程7四、规划划设计部部表单填填写规范范71.请示示单填写写规范772.内部部联系单单填写规规范83.外部部联系单单填写规规范84.合同同委托单单位选择择请示单单填写规规范85.合同同会签单单填写规规范86.设计计变更审审批表887.设计计变更通通知单888.图纸纸出图审审批表999.自审审汇总表表910.填填写银银行付款款凭单9五、规划划设计部部表单保保管规范范91.请示示单保管管规范992.内部部联系单单保管规规范93.外部部联系单单保管规规范94.合同同会签单单保管规规范95.设计计变更审审批表保保管规范范106.设计计变更通通知单保保管规范范107.图纸纸出图审审批表

3、保保管规范范108.自审审汇总表表保管规规范100六、规划划设计部部文件夹夹管理规规范1001.资料料员须建建立的文文件夹目目录包含含如下：102.项目目负责人人须建立立的文件件夹目录录包含如如下：1103.专业业负责人人须建立立的文件件夹目录录包含如如下：110七、规划划设计部部电子存存档规范范10八、规划划设计部部文件管管理评价价内容111一.文件件管理(电子版版本或纸纸质版本本)11二.合同同管理(电子版版本或纸纸质版本本)11三.信息息管理(电子版版本或纸纸质版本本)11一、 流程概况况流程目的的为规范项项目设计计管理部部文件接接收的操操作流程程，加强强监控，达达到确保保文件及及时、有

4、有效，保保存企业业发展经经验的目目的，并并使文件件保存达达到统一一性，不不因人员员流动照照成损失失。流程风险险文件资源源库较强强大，文文员流动动前注意意文件复复制流程范围围土地获得得后到项项目概念念规划方方案确定定、后期期竣工验验收等全全程性跟跟踪确定定阶段。定义文件运行行：是指指文件在在公司内内部能正正常的进进行批示示、公示示，使得得事件能能通过文文件进行行解决，并并通过文文件使得得事件处处理经验验能得到到做大利利用。流程客户户内部客户户设计管理理部成员员外部客户户其它部门门流程主导导部门技术管理理中心流程参与与部门公司各部部门上游流程程名称下游流程程名称子流程名名称项目策划划流程流程中文文

5、件输入入、出部部分流程KPPI责任部门门/岗位位数据来源源设计计划划完成率率技术管理理中心月抽查报报告设计资料料提交及及时率技术管理理中心设计资料料提交登登记表流程起点点项目策划划报告同同时流程关键键点关键点说说明支持文件件编写收收发文资资料登记记表常用表表单发文过程程执行情情况请示文文件移交交表格合同资资金支付付情况表表格设计单单位合作作诚信表表二、 在确文件件顺利运运作的前前提下控控制周期期序号阶段起始点结束点基准值（天天）备注1 发文登记记记录请示文件件单接收收记录发问文件件本部门门会签结结束其它部门门及公司司领导签签字7（144）括号内数数字适用用于“文件运运行情况况”。其他他均适用用

6、于一般般流程时时间。图纸收发发记录设计院图图纸移交交图纸移交交项目秘秘书7（144）借阅登记记记录文件移交交到本部部门文件进行行存档12文件存档档记录图纸文件件存档设计部备备用图纸纸备用图纸纸移交项目周期期资产记录录登记表表员工入职职员工离职职工作周期期电子文件件存档记记录文件刻盘盘保存文件销毁毁（移交交）项目周期期3资金运作作表格新项目合合同签订订项目验收收竣工合合同履约约项目周期期总计项目进展展周期项目周期期1、 文件包含含常用表表单中各各种文件件，同时时利用好好这些表表单才能能顺利的的进展设设计部资资源的有有效利用用。2、 本文件流流程中包包含数种种文件，其其中包含含不同的的利用流流程。

7、3、 本表为日日历日。三、 流程图一、 合同请示示单流程程:1. 经办人须须要项目目专业负负责人来来签字2. 规划设计计部经理理在部门门经理处处签字3. 然后直接接交由分分管副总总签字4. 之后交由由常务副副总会签签5. 最后由公公司总经经理签字字。6. 合同请示示单由资资料员移移交给档档案室，并并在请请示文件件移交表表格签签收。同同时复印印一份存存入请请示文件件夹进进行扫描描，将扫扫描文件件发给相相关会签签人员，注：请示示单会签签过程中中有疑义义时，经经办人须须进行说说明。二、 合同会签签单流程程：1. 合同会签签单附件件需包含含单位选选择凭证证（可为为委托请请示单）和和合同文文本稿2. 经

8、办人须须项目专专业负责责人来签签字3. 由经办人人交由部部门经理理签字4. 然后交由由资料员员进行各各部门会会签，会会签部门门包括成成本部、财财务部、公公司法务务、合作作方推荐荐部门（需需要时，由由该部门门部门经经理签字字）；会会签单后后面需由由该单位位请示单单为附件件，或其其他单位位需该单单位进行行工作联联系单。5. 汇总各部部门意见见后交由由经办人人修改，同同时与合合作单位位进行沟沟通。若若同意修修改着按按照此修修改合同同文本交交给资料料员。6. 资料员交交由分管管副总签签字。7. 之后交由由常务副副总会签签；8. 然后由公公司总经经理签字字。9. 最后再次次交由公公司法务务进行会会签。注

9、：合同同会签过过程中有有疑义时时，经办办人须进进行说明明，同时时由经办办人修改改合同文文本工作作。三、 合同会签签结束后后后续工工作；1. 法务签字字完后，资资料员向向经办人人提取该该合同电电子版，并并把它转转化为PPDF存存档，之之后发给给对方合合作单位位进行盖盖章，份份数我司司至少为为两份。2. 等待合作作单位将将合同送送达我司司后，经办人人进行核核查，资资料员到到盖章处处（现公公司由张张敏负责责）领取取用章表表格，并并填写相相关内容容后，请请部门经经理签字字。3. 出示用章章签字本本，同时时携带合合同会签签单到盖盖章处进进行盖章章，盖章章一般要要附加法法人章。且且份数要要按原先先规定份份

10、数。4. 盖章好后后，原件件一份送送到档案案室进行行存挡，一一份送到到财务部部资料员员（现公公司为毛毛向威），并在请示文件移交表格中签字。5. 剩下一份份由资料料员进行行保管，同同时更新新合同文文件夹目目录和电电子档合合同文件件夹目录录及相关关内容，并并建立该该项目合合同文本本资料夹夹。6. 在合同同资金支支付情况况表格中中增加该该公司单单位名称称及合同同详细资资料。7. 资料员要要把合同同文本放放入范本本资料库库。并做做好管理理工作。8. 下次合同同会签以以上一次次合同为为范本（除除非硬性性规定），资资料员要要与将合合同文件件电子版版发给下下一个经经办人，经经办人可可咨询上上一合同同经办人人

11、注意条条款事情情。四、 银行付付款凭单单流程程：1. 经办人填填完后签签字并交交由部门门经理和和分管副副总会签签，后交交由部门门资料员员进行流流程管理理，并在在请示示文件移移交表格格上进进行登记记。2. 资料员需需粘结发发票并附附上合同同该金额额合同文文件复印印件，并并将它进进行以下下部门进进行会签签：财务务部会计计、财务务部经理理、财务务部副总总、再由由总经理理签收。3. 会签完毕毕后资料料员进行行请示示文件移移交表格格登记记，并在在合同同资金支支付情况况表格进进行记录录跟踪。4. 由资料员员对资金金情况进进行跟踪踪，并及及时把相相关相信信传递给给经办人人。五、 合作单位位评估：1. 待合同

12、履履约结束束后，由由经办人人填写与与该合作作单位设计单位合作诚信表，签字后交由部门经理知会签字，资料员将合同履约情况汇入合作单位资料库中。六、 图纸接收收流程：1. 在招标完完成前图图纸修改改变更均均不走变变更流程程，出图图只运行行图纸图图纸出图图审批表表，设设计相关关专业均均要看完完，所以以经办人人要注意意电子版版提取。2. 设计单位位设计图图纸首先先由设计计单位负负责送达达甲方（可可预先规规定）、其其次由专专业负责责人到设设计院提提取图纸纸（当场场清点），数数量无误误后连同同设计计变更审审批单交给资料员，资料员运行设计变更审批流程。3. 图纸、文文件等签签发由资资料员进进行签发发，发放放地

13、点均均在公司司，并按按项目分分不同的的签收文件发放回收记录。七、 图纸存档档：1. 存档图纸纸类型：审查盖盖章图纸纸设计部部只需存存档一套套完整版版，其它它一套为为审查单单位、另另一套移移交给项项目部、第第四套给给开发报报建施工工许可证证、另外外还需准准备三套套审查建建筑专业业施工图图建筑专业业审查盖盖章三份项目发展展部整套施工工图一套设计部留留档整套施工工图一套项目发展展部整套施工工图一套项目部注：其它它部分变变更审查查，按照照同样分分法，2.图纸类型型图纸分数数发放部门门土建施工工图（含含幕墙）8项目部五份给施施工方+竣工图图1到2成本部1设计部（留留档）由资料员员保存土建施工工图（审审查

14、）3（建施施则需66份）开发部3（福州州只要建建施）1项目部所有专业业各一份份人防施工工图（审审查）2开发部1项目部装修、景景观等6项目部1成本部1设计部（留留档）由资料员员保存注：图纸纸借阅需需进行登登记，登登记本应应由资料料员保管管，可在在设计部部档案室室。图纸纸存档由由资料员员进行存存档保存存，项目目负责人人协助资资料进行行本项目目图纸搬搬运并在在图档室室进行接接交。注：土建建施工图图纸一般般交由施施工单位位由合同同签订数数量减去去竣工图图数量，一一般只给给施工方方五份。注：土建建施工图图纸需在在目录中中应在备备注栏中中增加其其下图纸纸的版本本号，即即第几版版第几次次修改和和时间，并并在

15、图纸纸中开辟辟一栏注注明图纸纸修改过过程栏。参参照福州州市规划划院图纸纸目录。八、 文件存档档流程：a) 资料员留留档文件件管理1. 文件存档档需按照照公司档档案管理理流程，按按不同类类型内容容进行管管理。档档案管理理工作由由资料员员进行。2. 文件首先先应先按按照项目目来分类类；3. 项目分类类完毕后后，再按按照公司司通知、会会议纪要要、工作作联系单单（包含含施工单单位发文文，项目目部直接接送达设设计部）、外外部联系系单.九、 图纸加晒晒复印流流程a) 设计院图图纸加晒晒1. 图纸加晒晒工作由由项目经经办人通通过填写写外部联联系单方方式签上上署名后后传真给给设计单单位；2. 设计单位位应负责

16、责送图工工作，若若特殊情情况可由由经办人人到设计计单位拿拿取，若若设计单单位邮寄寄图纸，图图纸费用用由设计计单位支支付。b) 平常图纸纸加晒复复印1. 设计人员员自行联联系晒图图公司，晒晒图公司司应派人人员到指指定地点点拿图加加晒复印印图纸图图纸，之之后送达达指定地地点，签签单第一一页设计计人员必必须交给给部门资资料员，注注明晒图图项目，用用图并签签字。该该单可做做支付晒晒图费用用凭证。四、 规划设计计部表单单填写规规范1. 请示单填填写规范范a) 请示单填填写主题题内容需需包含请请示项目目名称；b) 填写级别别时注意意：1. 紧急级别别：事件件影响重重要工作作进展，须须注明请请示过程程时间节

17、节点。2. 优先级别别：事件件影响请请示本身身工作进进展，须须注明请请示过程程时间节节点。3. 普通级别别：事件件未对其其它工作作节点产产生影响响，该工工作可按按照正常常工作时时间进行行处理。c) 请示单中中内容一一项由经经办人填填写，须须包含：1. 请示内容容缘由；2. 请示中需需清晰明明确领导导定夺内内容。d) 请示单中中公司部门门意见：此事件件进展会会影响其其它部门门原已工工作时，需需提及该该部门最最高领导导抉择，并并提供意意见。2. 内部联系系单填写写规范a) 联系单填填写主题题内容需需包含联联系项目目名称；b) 填写级别别时注意意：1. 紧急级别别：事件件影响重重要工作作进展，须须注

18、明联联系过程程时间节节点。2. 优先级别别：事件件影响请请示本身身工作进进展，须须注明联联系过程程时间节节点。3. 普通级别别：事件件未对其其它工作作节点产产生影响响，且该工作作可按照照正常工工作时间间进行处处理。c) 联系单中中内容一一项由经经办人填填写，须须包含：1. 联系部门门需后续续工作内内容及时时间节点点。d) 联系单中中主送部部门：主送部部门为该该联系单单须后续续工作部部门。e) 联系单中中抄送部部门：抄抄送部门门为该联联系单需需告知部部门，该该工作可可能会影影响其日日后工作作判断。3. 外部联系系单填写写规范a) 联系单填填写主题题内容需需包含联联系项目目名称；b) 联系单中中至

19、对方方单位须须写明对对方单位位全称；c) 联系单中中内容一一项由经经办人填填写，须须包含：1. 联系单位位需后续续工作内内容及时时间节点点。4. 合同委托托单位选选择请示示单填写写规范1. 请示单需需包含该该单位与与我司的的利害关关系2. 请示单须须包含与与该单位位单位合合作的利利益关系系（如节节约成本本等）3. 请示单须须包含该该单位以以往成果果。5. 合同会签签单填写写规范a) 合同名称称须包含含合同所所属的项项目全称称；b) 签约对方方单位须须为对方方单位全全称；c) 合同总价价计算方方式。d) 合同会签签单中内内容一项项由经办办人填写写，须包包含：1. 合同中涉涉及单价价及总额额；2.

20、 我方与签签约单位位之间关关系，如如委托、招招标等。e) 合同中会会签部门门：会签签部门为为该合同同影响其其部门日日后工作作或合作作单位与与该部门门有关联联。f) 反馈意见见栏：由由经办人人确定回回复本部部门最终终意见，并并事先已已与部门门领导进进行汇报报沟通，之之后对方方单位进进行沟通通。6. 设计变更更审批表表a) 设计变革革审批表表由经办办人填写写；b) 变更名称称中需包包含变更更所在项项目；c) 相关部门门意见栏栏：设计计变更需需包含项项目主管管及以上上人员意意见；当当涉及户户型、观观感、交交房标准准等方面面变更内内容，相相关部门门会签时时应有营营销意见见；当需需其他部部门进行行后续工

21、工作时，需需提及该该部门最最高领导导审批。7. 设计变更更通知单单a) 设计变更更通知单单由规划划设计部部（待定定）进行行填写b) 变更名称称中须包包含变更更所在项项目；c) 归属合同同名称为为该变更更所在项项目施工工合同；8. 图纸出图图审批表表a) 图纸出图图审批表表适应设设计部任任何专业业正式图纸纸第一次次移交给给相关部部门前进进行的一一次审批批过程；b) 分项工程程为土建建、景观观、智能能化、室室内装饰饰等；分分类工程程如土建建中包括括建筑、结结构、水水、电、暖暖等。c) 该审批表表由专业业负责人人进行编编写。9. 自审汇总总表a) 自审汇总总表由自自审人员员进行编编辑输入入，并汇汇总

22、到项项目负责责人进行行汇总；10. 填写银银行付款款凭单a) 填写银银行付款款凭单由由经办人人填写b) 填写需包包含受款款人（单单位全称称）、工工程项目目名称（即即合同项项目，如如丹宁顿顿施工审审查）、申请付款说明（包含“我司”与“合作单位名称”签订“合同名称”，现“工作进展情况”，已经支付第几笔钱金额，按照合同规定，申请支付第几笔、金额）、金额部分（大小写均写清楚）。五、 规划设计计部表单单保管规规范1. 请示单保保管规范范a) 请示单原原件由档档案室进进行保管管，规划划设计部部资料员员留档一一份复印印件，并并由资料料员进行行扫描后后通过邮邮件发给给请示单单签署人人员（除除最高签签署领导导外

23、），经经办人保保存电子子版。2. 内部联系系单保管管规范a) 联系单由由经办人人填写完完毕并由由经办人人提交签签署人员员签署，待待签署完完毕后移移交给部部门资料料员，当当联系单单签收部部门签收收后提回回经办人人，纸质质版联系系单由经经办人保保存。当当经办人人为资料料员时，该该联系单单移交项项目负责责人保管管，保留留在项目目负责人人建立的的内部联联系单文文件夹内内。3. 外部联系系单保管管规范a) 外部联系系单（对对外）由由经办人人负责编编写、保保存、传传送、留留档，电电子版由由经办人人进行保保管，并并保存在在表单外联单单XXX单位内内；传送送外联单单时经办办人须签签字并由由资料员员盖章后后经办

24、人人自行传传真（若若经办人人认为该该事件超超出本人人决定范范围，需需提报部部门经理理进行签签署）；传输完完毕后保保存在外外部联系系单文件件夹内。4. 合同会签签单保管管规范a) 合同会签签单由经经办人负负责编写写，由档档案室进进行保存存原件，资资料员保保存复印印件一份份，同时时将合同同会签单单进行扫扫描后通通过电子子邮件知知会相关关签署人人员（除除最高签签署领导导外）。5. 设计变更更审批表表保管规规范a) 设计变更更审批表表由经办办人负责责编写，部部门内人人员会签签由经办办人自行行运行，部部门外人人员会签签由部门门资料员员进行跟跟踪会签签，待会会签完毕毕后交由由档案室室保管，并并留复印印件一

25、份份保存在在各项目目设计变变更审批批表文件件夹内，并并通过邮邮件形式式将审批批单扫描描件转发发给审批批表会签签人员（除除最高签签署领导导外）。6. 设计变更更通知单单保管规规范a) 设计变更更通知单单位由设设计变更更审批单单经办人人负责填填写，并并负责签签字等工工作，完完毕后交交由资料料员进行行传递、保保存工作作。7. 图纸出图图审批表表保管规规范a) 出图审批批表由图图纸出图图专业工工程师进进行编写写，同时时本部门门内人员员签署由由该工程程师进展展，完成成后审批批表交由由资料员员进行保保存。8. 自审汇总总表保管管规范a) 自审汇总总表由自自审人员员自行编编辑成电电子版，汇汇总给项项目负责责

26、人后由由项目负负责人进进行组织织更新。汇汇总表电电子版由由项目负负责人进进行保管管并注明明电子版版文件。六、 规划设计计部文件件夹管理理规范1. 资料员须须建立的的文件夹夹目录包包含如下下：a) XX项目目合同文文件夹；b) XX项目目请示单单文件夹夹c) XX项目目变更通通知单文文件夹注：每个个项目设设一个文文件夹，文文件夹内内头两页页为目录录存放处处。2. 项目负责责人须建建立的文文件夹目目录包含含如下：a) XX项目目内部联联系单；b) XX项目目外部联联系单（一一），该该文件夹夹为施工工图设计计单位；c) XX项目目外部联联系单（二二）；该该文件夹夹为非施施工图设设计单位位；d) 会议

27、纪要要文件夹夹；3. 专业负责责人须建建立的文文件夹目目录包含含如下：a) XX项目目内部联联系单；b) XX项目目外部联联系单；c) 会议纪要要文件夹夹。七、 规划设计计部电子子存档规规范a) 电子存档档规范适适用于规规划设计计部所有有专业工工程师及及资料员员；b) 电子文件件存档须须按照公公司批示示的空文文件夹内内进行保保存电子子文件；c) 空文件夹夹详另行行附件呈呈现。八、 规划设计计部文件件管理评评价内容容一. 文件管理理(电子子版本或或纸质版版本)1) 有收、发发文记录录；2) 只保存文文件，未未做任何何记录整整理；3) 文件有进进行分类类整理：a. 本部门重重要会议议纪要；b. 本

28、部门计计划管理理文件(项目计计划、年年度计划划、月计计划、周周报)；c. 工作请示示、报告告；d. 公司通知知、纪要要；e. 公司内部部部门间间工作联联系单；f. 对外联系系文件；g. 外部收文文；h. 其他；4) 有做分类类整理后后的文件件目录；5) 有文件处处理结果果记录。二. 合同管理理(电子子版本或或纸质版版本)1) 备有本部部门重要要的合同同；2) 对合同的的使用情情况有进进行记录录(复印印)；3) 有合同履履行及付付款情况况的记录录。三. 信息管理理(电子子版本或或纸质版版本)1) 备有本部部门的制制度流程程文件；2) 备有本部部门资产产管理文文件报表表；3) 公司邮箱箱使用情情况。