第四章 会计核算软件操作基础知识rbi.docx

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1、第四章 会计核核算软件操作作基础知识第第一节 电算算化会计核算算基本流程 电算化会计计核算流程与与手工会计核核算流程基本本相同，但核核算流程中各各环节的工作作内容有很大大差别。一、手工会计核核算流程 在手工条件件下，由于考考虑到每个会会计人员能够够完成的工作作量，因此，不不同规模和不不同业务量的的企业可能采采用不同的会会计核算流程程（也称会计计核算组织程程序），这些些会计核算组组织程序主要要包括：记账账凭证核算形形式、科目汇汇总表核算形形式、汇总记记账凭证核算算形式、日记记总账核算形形式。这四种种流程有许多多共同之处，其其差别主要体体现在登记总总账的方法和和依据不同。科科目汇总表会会计核算形式

2、式最为常见，其其处理流程见见图4-1所所示。图4-1 科目目汇总表核算算形式处理流流程二、手工会计核核算流程的缺缺陷 手工会计条条件下，会计计核算形式都都是围绕如何何减少工作量量而产生的，因因此也就决定定了这些处理理形式先天带带有手工处理理的局限性，主主要缺陷有以以下四点：1、数据据大量重复。凭凭证是会计核核算的数据源源，从一定的的意义上讲，它它所包含的信信息量等于各各种明细账、总总账以及会计计报表所包含含的信息量之之和。从信息息量的角度来来看，明细账账、总账、报报表并没有比比凭证增加什什么。但考虑虑到不同的对对象需要不同同的信息，因因此，手工处处理设置了登登记明细账、总总账等环节，使使得记账

3、凭证证上的数据被被多次转抄。2、信息提供不及时。各种会计账表是会计核算的“最终产品”，是企业内部管理部门、银行部门及财政等部门了解企业的财务状况和经营成果的重要资料，也是这些部门进行有关决策的依据。但由于需要处理的数据量较大，再加上手工处理速度缓慢，往往需要延迟一个相当长的时间才能编制出各种会计账表，严重削弱了会计账表所起的作用。3、准确性差。无论会计人员的素质如何，在从记账凭证的编制到报表输出的每一个环节中，转抄错误和计算错误都难以避免4、工作强度大。为了达到既要算得快又要算得准的目标，在其他条件不变的情况下，只能靠加重会计人员劳动强度的方式来实现目标。三、电算化会计计核算基本流流程 实际工

4、作中中，单位电算算化会计核算算流程因单位位规模、类型型和使用软件件的不同而在在具体细节上上有所不同，但但基本流程是是一致的。电电算化会计核核算基本流程程如图4-22所示。图4-2 电算算化会计核算算基本流程（一）编制制记账凭证 编制记记账凭证可以以采用以下几几种方式： 1、手手工编制完成成记账凭证后后录入计算机机。 22、根据原始始凭证直接在在计算机上编编制记账凭证证。采用这种种方式应当在在记账前打印印出会计凭证证并由经办人人签章。 3、由账账务处理模块块以外的其他他业务系统生生成会计凭证证数据。采用用这种方式应应当在记账前前打印出会计计凭证并由经经办人签章。 （二）凭凭证审核 由有审核核权限

5、的会计计人员审核已已输入计算机机的记账凭证证。 （三三）记账 电算化会会计核算流程程中的记账有有以下特点： 1、记记账是一个功功能按键，由由计算机自动动完成相关账账簿登记； 2、同同时登记总账账、明细账和和日记账；3、各种种会计账簿的的数据都来源源于记账凭证证数据，记账账只是“数据据搬家”，不不产生新的会会计核算数据据。 （四四）结账和编编制会计报表表 手工工会计核算流流程中，结账账和编制会计计报表是两个个工作环节，工工作量大且复复杂。电算化化会计核算中中，通过一次次性预先定义义账户结转关关系和账户报报表数据对应应关系，结账账和编制报表表是作为一个个步骤由计算算机在较短时时间内同时自自动完成。

6、四、电算化会计计核算流程与与手工核算流流程的区别 电算化方式式和手工方式式下的会计核核算流程的区区别主要表现现在以下几个个方面：1、数据处处理的起点不不同。在手工工方式下，会会计业务的处处理起点为原原始会计凭证证，而电算化化方式下会计计核算可以以以记账凭证、原原始凭证、机机制凭证作为为处理起点。2、数据处理方式不同。在手工方式下，会计数据是通过将记账凭证由不同的财会人员分别登记到不同的账簿中，完成数据处理；在电算化方式下系统进行数据处理时，记账只是一个数据处理的过程，不需要人工登记，数据间的运算与归集由计算机自动完成，大大减轻了财会人员的记账工作量。3、数据存储方式不同。在手工方式下，会计数据

7、存储在凭证、日记账、总账、明细账等纸张中；在电算化方式下，数据存储在如凭证文件等数据库文件中，在需要时，通过打印机输出。4、对账的方式不同。在手工方式下，按照复式记账的原则，总分类账、日记账、明细分类账必须采用平行登记的方法，根据每张记账凭证登记明细账，而利用汇总数据登记总分类账，然后财会人员定期将总分类账、日记账与明细账中的数据进行核对。当明细账和总账的数据不相符时，说明必然有一方或双方有记账错误。从一定的意义上可以说，这是手工方式下一种行之有效的查错方法。在电算化方式下，由于预先编制好的记账程序自动、准确、高速地完成记账过程，明细与汇总数据同时产生。只要预先编制好的程序正确，计算错误完全可

8、以避免，这样就没有必要进行总分类账、日记账、明细分类账的核对。5、会计资料的查询统计方式不同。在手工方式下财会人员为编制张急需的数据统计表，或查找急需的会计数据，要付出很多劳动；在电算化方式下，由于计算机具有高速数据处理能力，财会人员只需通过选择各种查询功能，就可以以很快的速度完成数据的查询统计工作。1、手工会会计下的几种种核算流程其其差别主要体体现在登记_的方方法和依据不不同。 A.明细账账 B.总账账 C.日记记账 D.现现金账 答案：B2、电算算化后,账表表的存在形式式发生了哪些些变化_。AA.存贮介质质磁性化 BB.内容临时时生成 C.格式不同 D.内容永永久存在 答案：AAB3、电电

9、算化方式和和手工方式下下的会计核算算流程的区别别主要表现在在_方方面。 A.数据处处理的结果不不同 B.数数据处理方式式不同 C.数据存储方方式不同 DD.数据处理理的起点不同同 答案案：BCD4、电算算化方式和手手工方式下的的会计资料的的查询统计方方式相同。答案：错错第二节 会计核核算软件账务务处理模块一一、账务处理理模块概述 账务处理模模块是会计核核算软件的一一个主要功能能模块，它以以货币为主要要计量单位，综综合、全面、系系统地反映企企业的经济活活动，由该模模块提供的会会计信息及财财务报表能反反映企业的财财务状况和经经营成果。账账务处理模块块的整个处理理过程就是从从凭证到记账账、从记账到到

10、账表输出的的过程。从历历史来看，会会计工作的具具体内容因时时期、行业不不同而有简有有繁，但账务务处理一直是是必不可少的的核心，会计计的整个体系系就是在账务务处理的基础础上逐渐充实实和发展起来来的，没有账账务处理也就就没有会计。（一）账务处理模块的任务账务处理模块的任务主要包括以下几个方面：1、及时、准确地采集和输入各种会计凭证，保证进入计算机的会计数据及时、正确和全面。2、高效、正确地完成记账过程。3、随时输出任何时期任何会计科目发生的所有业务，随时输出各个会计期间的各种账表，为企业管理提供信息。4、建立账务处理模块与其他核算模块的数据接口，实现会计数据的及时传递和数据共享。（二）账务处理模块

11、与其他功能模块的关系一个完整的会计核算软件由若干个模块构成的，根据会计核算软件基本功能规范，这些模块主要包括账务处理、应收/应付款核算、工资核算、固定资产核算、存货核算、销售核算、成本核算、会计报表生成与汇总、财务分析等功能模块。如图4-3所示。图4-3 账务务处理模块与与其他功能模模块的关系从图中可以以看出账务处处理模块接收收应收/应付付款核算、工工资核算、固固定资产核算算、存货核算算、成本核算算等模块生成成的凭证；向向会计报表、财财务分析模块块提供财务数数据、生成财财务报表及其其他财务分析析表等。账务务处理模块是是会计核算软软件的核心模模块，该模块块以记账凭证证为接口与其其他功能模块块有机

12、地连接接在一起，构构成完整的会会计核算系统统。（三三）账务处理理模块的特征征账务处处理模块与其其他功能模块块相比，具有有以下几个重重要特征：1、规范范性强，一致致性好22、综合性强强，在整个会会计核算系统统中起核心作作用会计计核算系统中中的其他模块块都只是局部部反映供产销销过程中某个个经营环节或或某类经济业业务的。而账账务处理模块块则是以货币币作为主要计计量单位，综综合、全面、系系统地反映企企业供产销的的所有方面。因因此，账务处处理模块产生生的信息具有有很强的综合合性和概括性性。此外，账账务处理模块块还要接收其其他模块产生生的数据，同同时，还要向向其他模块传传递数据，这这样账务处理理模块又是数

13、数据交互的桥桥梁，它把其其他模块有机机地结合在一一起，形成了了完整的会计计核算系统。3、控制要求严格，正确性要求高（四）账务处理模块的基本功能结构该结构从左到右，明确地反映出会计数据从输入开始，经过若干处理，最终得到会计信息输出的过程。（1）系统初始化主要完成账套、会计科目代码、期初余额、凭证类别等必要的系统初始数据和运行参数的定义和输入，为使用账务处理模块作准备。系统初始化是整个账务处理模块的基础，一般由系统管理员或电算主管负责。（2）凭证处理包括凭证的输入、修改、审核、查询、记账等，它对会计信息输出的质量起决定性的作用。（3）账簿处理包括各类账簿信息的查询与输出。电算化方式下的输出包括屏幕

14、显示输出、打印输出和文件输出。（4）银行对账主要完成企业银行账和银行对账单的核对。有些系统单独设计一个出纳管理模块，把银行对账放在其中。（5）期末处理包括自动转账、月末结账以及到年底时的年末结账。（6）系统维护是为了保护数据的安全、帮助用户更好地使用系统而采取的一些手段。不同类型、不同规模的企业对电算化会计核算系统的需求各不同，导致了账务处理模块的系统分析结果各不相同，因此，账务处理模块的功能结构也有所不同。但总的来说，其核心思想与核心内容还是基本一致的。二、系统初始化化 账务处理模模块系统初始始化主要是指指会计电算化化系统在初次次使用时，根根据单位的实实际情况进行行参数设置的的过程。实际际上

15、，账务处处理模块系统统初始化设置置也就是将通通用会计核算算软件转化成成为专用会计计核算软件，将将手工方式下下的会计业务务数据移植到到计算机中的的一系列准备备工作。 账账务处理模块块的系统初始始化是一项非非常重要、非非常关键的工工作，是后面面使用通用财财务软件的基基础。系统初初始化工作的的成功与否，直直接影响到了了会计电算化化工作的效果果。（一一）初始化建建账套初初始化建账套套也就是在计计算机环境下下利用会计核核算软件为企企业建立一套套属于自己的的账簿文件。这这一步设置操操作应该在第第一次使用软软件的时候完完成。通用会会计核算软件件一般允许同同时为多个具具有独立核算算能力的单位位记账，每一一个核

16、算单位位就是一个独独立的会计核核算主体，具具有独立完整整的会计账簿簿体系。实际际上，账套就就是一系列的的紧密相关的的业务数据构构成的数据库库文件。不同同的账套数据据之间彼此独独立，没有任任何关联。（二）设设置操作员及及权限按按照财政部规规定，会计核核算软件具有有输入操作人人员岗位分工工情况，防止止非指定人员员擅自使用的的功能和对指指定操作人员员实行使用权权限控制的功功能。因此，在在电算化会计计核算系统中中，需要给每每个使用人员员设置一定的的权限，明确确每个使用人人员的权限和和职责，避免免与业务无关关的人员或防防止无权限的的人员对系统统进行非法操操作。这样使使会计核算系系统在有效地地控制下能够够

17、正常运行，严严格执行内部部控制制度，保保证系统的安安全性和会计计信息的保密密性。操作员员分工的主要要依据是会计计电算化岗位位责任制中有有关职责和权权限的规定。权权限就是指操操作员所具有有的操作权限限，主要包括括建账、录入入凭证、审核核、记账、输输出等。一般般系统默认账账套主管拥有有全部权限。（三）设置会计科目会计是通过账户对经济业务进行分门别类的记录和反映的，各单位由于经济业务的不同，所设置的会计科目也有所不同。电算化会计核算软件能记什么账，一个账户与另一个账户之间的对应关系等都取决于所设置的会计科目。系统初始化中的会计科目设置是否合理，决定了系统能否正常运行。因此，在通用会计核算软件中，一般

18、不固定会计科目，而是按行业的不同预置一级会计科目，由用户根据本单位自身的需要灵活选择设置。1、会计科目设置原则目前通用会计核算软件一般都提供了符合国家会计制度规定的一级会计科目，而明细科目则由用户根据各企业情况自行确定，确定原则如下：（1）设置会计科目要考虑到与会计核算软件其他功能模块之间的衔接。在账务处理模块中，只有末级会计科目才允许有发生额，才能接收其他模块转入的数据。（2）设置会计科目必须满足会计报表的编制要求。凡是报表中所用数据，需要从账务处理模块中取数的，必须设定相应的科目。（3）设置会计科目要注意保持科目间的协调和完整。不能只有下级科目，没有上级科目，既要设置一级科目，又要考虑明细

19、科目，以提供总括和详细的会计核算资料。（4）设置会计科目要注意保持相对的稳定。（5）一级会计科目名称必须要符合国家标准，明细科目名称要通俗易懂、易记、好用、易推广。2、会计科目设置内容及注意事项（1）会计科目编码手工方式下，会计科目通常采用汉字名称的形式来表示。但由于汉字名称常会有重名现象出现，且无法反映出科目间的逻辑关系，所以在电算化方式下，必须对会计科目进行统一编码。设置会计科目编码的时候要注意以下问题：必须按照科目级次的先后次序建立。首先应该从一级科目开始，逐级向下设置明细科目。科目编码必须唯一，不能重复，也不能为空，其结构必须与账套参数中会计科目编码方案一致。科目编码必须用数字、英文字

20、母等来表示，不得使用一些无意义、无次序性的字符，如&、空格等，以利于科目按科目编码进行排序检索。科目编码必须与科目名称一一对应。（2）会计科目名称会计科目名称是指会计科目的汉字名称。科目名称用汉字、英文字母、数字等符号表示。科目名称与科目编码不同，科目编码是供计算机系统使用的，而科目名称则是企业与外部交流信息所使用的标志，是在证、账、表上打印的标识。在设置科目名称时应注意：科目名称不能为空。科目应避免重名，以免影响科目运用的准确性。科目名称的设置必须严格按照会计制度的规定，做到规范化、标准化。（3）科目类型科目类型是指该科目属于资产、负债、所有者权益、成本和损益类中的哪一类。科目类型是计算机自

21、动识别科目进行汇总管理的依据。在财政部颁发的会计制度中，会计科目编码的第一位就标识了科目类型，其中科目编码首位为1、2、3、4、5，分别代表资产类、负债类、所有者权益类、成本类和损益类科目。（4）科目属性科目属性也就是用户根据本单位的核算和管理的需要来设置科目的相关性质。包括设置会计科目的余额方向，设置外币核算科目，设置数量核算科目，以及对需要进行部门核算、项目核算等专项核算的会计科目进行辅助核算设置。这样在今后的处理中就可以根据性质完成外币业务处理、辅助业务核算和管理等功能。3、调整会计科目时的要求与限制（1）增加科目时的要求与限制当新增科目为明细科目时，其上级科目必须存在，否则会导致明细科

22、目没有上级科目。如果一个科目是明细科目，且已经有发生额或余额产生时，则不能再为该科目增加下级科目，只能在年初时进行调整，否则会导致上下级科目金额不符。（2）修改科目时的要求与限制科目一旦使用，科目代码不能修改。科目如果已经有余额、发生额，表明巳有业务发生，即使涉及该科目的记账凭证还没有记账，也表示该科目巳使用。如果一个科目有下级科目，科目代码不能修改，否则会造成其下级科目没有对应上级科目的错误。若科目设有辅助账，辅助账使用后科目代码也不能修改。如果修改，将造成其辅助账信息不完整的错误。（3）删除科目时的要求与限制科目已经使用，就不能被删除。科目有下级科目时，也不能被删除。如果删除，会造成其下级

23、科目没有对应的上级科目的错误。若科目设有辅助账，当辅助账启用后科目不能删除。（四）设置各辅助核算项目当一个单位规模不大，且业务较少的时候，可以采用与手工方式下一样的科目结构及记账方法，也就是将往来单位、个人、部门、项目等通过设置明细科目来进行核算管理。在这种情况下，因为单位的往来业务量较少，涉及对象较单一，所以使用辅助核算与不使用辅助核算差别不大，没有太大影响。但是如果是对一个往来业务发生频繁，清欠、清理工作量非常大，且对于核算要求非常严格的单位来说，再采用传统的设置明细科目的方式来进行核算和管理，就显得极为不方便。在这种情况下，就应该考虑用辅助核算来替代传统的工作方式，也就是将往来单位、个人

24、、部门、项目等原有的一些明细科目的上级科目的科目属性设置为辅助核算性质，再将这些明细科目设置为相应的辅助核算目录，并以档案的形式加以保存。使用辅助核算功能后，将明细科目重复部分从科目中分离出来可以大大减少科目的数目，更重要的是能充分发挥计算机快速处理数据的优势，为会计核算实现交叉立体核算提供便利，也便于统计和分析。（五）设置凭证类别许多单位为了便于管理和登账方便，对记账凭证进行了分类，通常将记账凭证分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三类。有的单位在此基础上对收付款凭证再分别按现金和银行存款进行分类，即现金收款凭证和现金付款凭证以及银行收款凭证和银行付款凭证，共分为五类。有的单位不进行凭证分类，统

25、称为记账凭证。因此，账务处理模块提供了凭证类别设置功能。各个单位可根据其实际情况，按照核算要求和习惯设置凭证类别。凭证类别设置的内容主要包括：定义凭证类别代码和凭证名称。凭证类别代码可以采用数字型代码或字母型代码，凭证名称是指其汉字名称。凭证类别定义并使用后，不能进行修改，否则会造成不同时期凭证类别的混乱，致使按类别对凭证进行查询、打印、汇总等工作无法顺利进行。（六）录入科目期初余额为了保证会计电算化中的数据能与手工方式下的数据衔接，保持账簿数据的连续性和完整性，在应用会计电算化系统之前，需要将经过整理的手工账目的期初余额录入到计算机系统中。在录入科目期初余额时要注意如下问题：1、若企业是年初

26、建账，则期初余额等于年初数。2、若企业是年中建账，则应先将各账户此时的余额和年初到此时的借贷方累计发生额计算清楚。也就是说，此时录入科目期初余额时，需录入年初余额或建账月份的月初余额，以及年初到该月的各月借货方发生额或累计发生额。3、若科目有辅助核算，应整理各辅助项目的期初余额，以便在期初余额中录入。4、录入科目期初余额时，应注意调整有关科目的余额方向。如果借贷方向不能改变，可在数据前加“”号表示与默认的方向相反。5、录入科目期初余额时一般只针对最末级科目，上级科目的期初余额通常会由系统自动计算出来。6、科目期初余额录入完毕后，必须使用软件提供的功能，进行试算平衡，以保证初始数据的正确性。（七

27、）其他初始化工作1、如果软件使用单位有外币核算，则应设置外币币种及记账汇率。2、如果同时使用账务处理模块中的银行对账功能，则应输入有关未达业务。三、日常账务处处理 账务处理模模块的初始化化设置完成之之后，就应进进行日常操作作处理。实际际上，日常账账务处理主要要是围绕凭证证展开的，即即根据相关的的会计业务资资料，利用会会计核算软件件完成凭证的的录入、审核核、修改、查查询、记账和和结账等工作作。（一一）录入记账账凭证在在手工方式下下，记账凭证证分为专用记记账凭证和通通用记账凭证证，专用凭证证又分为收款款凭证、付款款凭证和转账账凭证。各单单位可根据其其特点采用不不同的记账凭凭证，不管采采用哪种记账账

28、凭证，其基基本内容大体体相同。手工工方式下将记记账凭证区分分为收、付、转转的目的是着着眼于以后处处理的方便。在在电算化方式式下，记账凭凭证一旦输入入，此后的各各种处理全部部由计算机进进行，将记账账凭证分为收收、付、转的的意义随之降降低。而且，由由于日常业务务的发生是随随机的，可能能有收款，也也可能有付款款或转账，采采用一种格式式可以避免输输入过程中不不断切换屏幕幕输入格式，提提高输入速度度。因此，目目前的账务处处理模块通常常采用的方法法是：允许使使用者根据需需要设置凭证证类别，但所所有凭证类别别均采用统一一的凭证格式式。记账账凭证的内容容一般包括两两部分：一是是凭证头部分分；二是凭证证正文即凭

29、证证体部分。如如果所输入的的会计科目有有辅助核算要要求，则应输输入辅助核算算内容。1、凭证头头部分（11）凭证类别别与凭证编号号录入凭凭证时，首先先应按在初始始化时设置好好的凭证类别别代码或名称称进行选择。在在确定凭证类类别后，一般般账务处理模模块会按凭证证类别的不同同按月对凭证证进行自动连连续编号。录入凭证证类别及编号号时要注意：凭证编号由由凭证类别编编号（或凭证证类别名）和和凭证顺序号号共同组成，例例如转字00002等。不同类别的的凭证每个月月分别从1开开始连续编号号。凭证号作为为记账凭证的的标识，按会会计制度要求求，同一类别别的凭证既不不能重号也不不允许漏号。（2）凭证日期也就是录入记账

30、凭证的日期，包括年月日。输入记账凭证时，必须输入凭证日期。由于日期的正确性将影响经济业务在明细账和日记账中的顺序，所以输入凭证日期时要注意：凭证日期应随着凭证号的递增而递增，不能大于前张凭证的日期。凭证日期不能超过系统日期。（3）附单据数指本张凭证所附原始凭证的张数。附单据数应根据录入记账凭证所依据的原始凭证实际张数输入。2、凭证体部分（1）摘要指对发生的经济业务内容的简述。凭证的每行必须有摘要内容，不同行的摘要内容可以不同，每行的摘要将随该行会计科目在明细账、日记账中出现。摘要的输入可以在录入凭证时根据经济业务内容用键盘输入，也可以在系统初始化时对常用的摘要内容定义好，当输入凭证摘要时，根据

31、经济业务选择相应的摘要。（2）科目输入会计科目时，该会计科目必须在系统初始化会计科目设置中已经设置，且必须是最末级明细科目，不能有非法对应科目。凭证输入时，会计科目通过科目代码输入，不需输入科目的汉字名称，计算机会根据科目代码自动切换为该代码所对应的会计科目名称。有的账务处理模块在输入科目代码的地方，可以调出一张科目代码和科目名称对照表供使用者根据经济业务的内容进行选择。（3）辅助信息对于要进行辅助核算的科目，系统会提示输入相应的辅助核算信息。辅助核算信息包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算。（4）金额即该笔分录的借方或贷方发生额。任何一张凭证都必须满足“有借必有贷，借贷必相

32、等”的基本原则。因此，保存每张凭证之前，系统自动进行借贷平衡检查，以保证数据的正确。如果不平衡，将给予提示并要求修改，直到平衡为止。录入凭证的金额要注意，由于金额分为借方金额和贷方金额两栏，所以每条分录的金额要么在借方，要么在贷方，不能在借贷双方同时存在。另外，每条分录的金额均不能为零。（二）修改凭证要保证输入的每张凭证都没有错误，几乎是不可能的。那么，一旦发现数据有错，应该如何纠正呢会计工作的严肃性要求人们不能随意修改数据，特别是会计电算化后，存储介质发生了变化，如果计算机内的数据能够任意修改，势必给人造成一种对系统的不安全感。因此，纠正错误的方法要根据下面的情况分别处理。1、修改录入前的凭

33、证凭证填写错误，数据还未录入账务处理模块，录入人员发现错误，此时操作员不得直接更改，应退回凭证填制者纠正后再录入。2、修改记账前的凭证凭证录入账务处理模块后发现错误，但此时还没有登入有关账簿，则分两种情况纠错：一是在凭证录入过程中发现错误，则操作员可直接在屏幕上利用光标移到出错处，直接修改；二是凭证已录入完毕，审核员在审核时发现错误，此时审核员不得更改，应由凭证录入者对错误凭证调出后进行纠正。3、修改已记账的凭证如果错误凭证已经作过记账处理，为了保证凭证与账簿的一致性，不能直接修改凭证，更不能修改账簿数据，只能用红字凭证冲销法或者补充凭证法来更正。（三）审核凭证为确保登记到账簿的每一笔经济业务

34、的准确性和可靠性，记账凭证必须要经过审核。由于无论是直接在计算机上根据巳审核的原始凭证编制记账凭证，还是直接将手工编制并审核的凭证输入系统，都经过了人工的操作处理，所以都需要经过他人的审核后，才能作为正式凭证进行记账处理。凭证审核是指由具有审核权限的操作员按照会计制度规定，对凭证录入员填制的记账凭证进行合法性和正确性检查，其目的是为了防止错弊的产生。审核凭证主要包括两个方面的工作：一是出纳签字，二是审核凭证。注意事项在账务处理模块中，所有录入的凭证都必须经过审核签章后才能记账。在这个过程中要注意如下问题：（1）按财务制度要求，审核凭证与录入凭证不允许是同一个人，只有具有审核权限的人员才允许进行

35、凭证审核工作。（2）审核人员发现错误或有异议的凭证，不得直接进行修改，必须由凭证录入人员本人修改后再交由审核人员重新审核。（3）如果记账凭证已经过审核，要消除原审核签章，即将该凭证变为未经审核的状态，则必须由审核人员自己进行。（四）记账凭证查询打印输入一定的条件，查询相关记账凭证并将其打印输出。（五）凭证汇总凭证汇总是按一定的范围、条件对记账凭证进行汇总，并生成一张凭证汇总表。（六）记账记账是以会计凭证为依据，将经济业务全面、系统、连续地记录到账簿中的一种方法。通俗地讲，记账凭证一旦录入，无须记账，就能查看到“虚”账，只有经过审核、记账后，形成的账簿叫“实”账。记账凭证经审核签字后，就可以据此

36、登记有关账簿，包括各种总分类账、明细分类账和日记账。记账过程由计算机在短时间内自动完成，不需要人工干预。在记账的过程中有几个需注意的问题：1、 记账功能比较重要，一旦记账，凭证不再能修改。因此，可将记账功能限定为专人使用。2、在记账过程中，不得中断退出。3、每月可多次使用记账功能，分批将凭证记入各种账册，业务多的单位可每天记一次账。4、如果凭证中有银行或往来科目，记账的同时还产生要进行对账的“待核银行账”和往来业务账。5、上月未结账，则本月不能记账。6、凭证记账后如发现凭证有错，只能用冲销凭证或者补充凭证的方法进行修改。（七）账簿查询与打印企业所发生的经济业务在经过录入凭证、审核、出纳签字、记

37、账等程序后，就形成了正式的会计账簿。1、账簿查询账簿查询是指按照一定的条件查找满足条件的账簿，并在屏幕上显示出来。要求查询的账簿包括：明细账、总账、日记账等。2、账簿打印账簿打印用于打印正式的会计账簿，包括总账、明细账、日记账等。打印输出的会计账簿的格式和内容应当符合国家统一的会计制度的规定。在保证账簿清晰的条件下，计算机打印输出的账簿中表格线可适当减少。计算机替代手工记账后，企业会计账簿应以计算机打印的书面形式保存。采用磁盘、光盘等介质存储会计数据时，总分类账、现金日记账和银行存款日记账仍需要打印输出，此外还要按税务、审计等有关部门的要求，及时打印输出有关账簿和报表。其中，总账可以根据单位自

38、身的实际需要，随时重复打印，也可以一年打印一次。而明细账作为正式的会计账簿进行保存，一般是在一个月的月末或一个季度的季末来打印本月或本季的所有明细账，在年底打印输出全年的明细账。另外，现金日记账和银行存款日记账通常要每天登记，要做到日清月结。如果业务较多的话，则需要每天打印输出。如果每天业务较少，也可以按旬打印输出。对于日记账通常采用定期对计算机打印输出的活页账页装订成册进行保存。四、期末处理 期末账务处处理是指会计计人员在每个个会计期末都都需要完成的的，为单位提提供完整会计计信息所做的的一些特定工工作，以保证证一个会计期期间内数据的的完整性。期期末处理工作作主要包括银银行对账、期期末自动转账

39、账、结账等。（一）银行对账银行对账是企业出纳人员最基本的工作之一。由于企业发生的经济业务大都要通过银行结算，银行为每个单位记载这些经济业务，这样就会形成银行与企业间由于记账时间上的延误和记录上有意或无意的错误而造成的未达账项。银行对账的任务就是将银行方所记载的银行存款收付记录和企业方由账务处理模块生成的银行日记账相互核对，找出这些未达账项，编制银行存款余额调节表。在电算化条件下，银行对账的思路和步骤是：1、录入银行对账单要实现计算机自动对账，在每个月的月末对账之前，需要将银行方开出的银行对账单输入到单位的会计电算化系统中，形成银行对账单文件中的本期数据。2、进行银行对账银行对账在电算化条件下主

40、要是采用自动对账与手工对账相结合的方式进行的（1）自动对账自动对账是由账务处理模块根据对账依据自动在单位日记账和银行对账单中寻找完全相同的经济业务予以核销。（2）手工对账手工对账是对自动对账的补充。采用自动对账后，可能还有一些特殊的巳达账项通过计算机程序来完成银行自动对账是困难的。例如，对同一笔收款业务，企业可能按商品类别在银行存款日记账上作了两笔以上的记录，而银行方只作了一笔记录，即对账单上只有一笔记录，要设计出计算机程序来判断这类情况，并用银行的一笔记录来抵消企业的多笔记录是很困难的。由于系统自动对账后，已经核销了一部分的相同业务，需要手工核销的业务已经不多了，因此从成本效益的角度来看，用

41、手工的方式来核销这些剩下的未达账项还是比较合理的。3、输出银行存款余额调节表在对银行账进行两清勾对后，计算机将自动整理汇总未达账项和巳达账项，生成“银行存款余额调节表”，以检查对账是否正确。（二）期末自动转账在会计业务中存在一类业务，它们每月有规律地重复出现。例如，每月费用分配、费用分摊、提取折旧，计算结转税金等等。这些凭证的摘要、借贷方科目每月基本不变，金额的来源和计算方法也基本不变。因此，我们可以把这类凭证的摘要、借贷方科目、金额的来源或计算方法预先定义并存入计算机，将其称为“自动转账分录”，简称“自动分录”，并用不同的“分录号”标记命名。每月使用时，告诉计算机“自动转账分录”的分录号，由

42、计算机自动调入该“自动转账分录”，并根据预先定义的金额来源或计算方法自动填制相应的金额，产生凭证。这样就不必每月重复录入此类凭证。这种预先定义分录的结构，再由计算机自动编制凭证的过程称为“自动转账”。根据自动分录编制的凭证称为机制凭证。自动转账分录必须先定义后使用。总的来说，期末自动转账分为外部转账和内部转账两种。外部转账是指将其他会计核算功能模块生成的凭证转入账务处理模块中，而内部转账是指在账务处理模块内部进行的，如把某个或某几个会计科目中的余额或本期发生额结转到一个或多个会计科目中。实现期末自动转账包括设置自动转账分录（也就是转账定义）和转账生成两部分。（三）结账结账是指终结某个月的账务处

43、理，是每个月月底都必须要进行的工作。结账实际上就是计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额，并终止本期的账务处理工作。在电算化方式下，结账工作比手工方式下简单得多了，结账已经演变成了一种成批数据处理。结账工作每个月只进行一次，主要是对当月的日常处理限制和对下个月的账簿的初始化，由计算机自动完成。结账后，不能再输入该月的凭证，终止本月各账户的记账工作，计算本月各账户发生额合计和本月各账户期末余额并将余额结转至下月月初。在结账时注意如下事项：1、如果该月有尚未记账的凭证，则不允许结账。2、结账必须逐月进行，上个月未结账，则本月不能结账。3、某个月结完账后，将不能再输入该月的凭证。所以结账时应注意当月

44、全部凭证都已输入计算机并全部记账。4、上个月未结账，则本月不能记账，但在电算化条件下，一般允许录入、审核凭证。5、结账后，产生的报表和打印的账册才是完整的。结账前打印的账册，编制的报表不一定能反映该月的全部业务。五、编制会计报报表 会计报表是是会计核算的的最终产品，它它是以会计账账簿资料为主主要依据，以以货币为计量量单位，全面面、总括地反反映会计实体体在一定时期期的财务状况况、经营成果果和理财过程程的报告文件件，它是会计计实体对经济济活动进行事事前预测、决决策，事中控控制、事后检检查分析的重重要依据。（一）会会计报表分类类编制会会计报表的目目的是为了向向会计报表使使用者提供有有用的信息。会会计

45、报表按照照不同的用途途可以分为不不同的种类：1、会会计报表按报报送对象的不不同，可分为为对外报送的的报表和对内内报送的报表表。对外报送送的报表主要要包括资产负负债表、利润润表及利润分分配表、现金金流量表等，而而对内报送的的报表则主要要包括成本分分析表、费用用明细表等。2、会计报表按编制时间的不同，可分为月报、季报、旬报和年报。3、会计报表按各项目所反映的数字内容的不同，可分为个别会计报表和合并会计报表。4、会计报表按所反映经济内容的不同，可分为动态报表和静态报表。会计报表模块的任务就是设计报表的格式和编制公式，从账务处理模块或其他会计核算模块中取得有关的会计信息，自动编制各种会计报表，生成各种

46、分析图，并按预定的格式输出各种会计报表。（二）会计报表的基本格式不论是简单表还是复合表，不管是哪种类型的报表，其基本格式一般都是由四个基本要素所组成的，分别是：标题、表头、表体、表尾。1、标题标题是用来描述报表的名称的。2、表头表头主要要是用来描述述报表的编制制单位的名称称、编制日期期、编制的计计量单位、报报表栏目名称称等内容的。栏栏目名称是表表头的最主要要内容，它决决定了报表的的纵向结构、报报表的列数以以及每一列的的宽度。3、表体表体是徽徽疟淼暮诵诵牟糠郑龆龆吮淼暮暮嵯蜃槌伞潜硎莸闹饕硐硐智颍潜潜淼闹魈濉濉硖逵扇舾舾尚凶槌桑庑谐莆硇校校幻扛霰硇杏杏钟扇舾筛隼隼改克钩桑桑庑改砍莆砹砹小杀硇硇泻捅砹薪徊徊孀槌傻淖钚钚蚓褪潜潜淼淖钚畔弧碓碓话阃阃砹泻捅捅硇械拿评评垂餐投弧?bbr 表体中的表表元一般按其其数据特点的的不同，分为为固定表元和和变动表元两两种。（11）固定表元元固定表表元是指表元元中的值不会会