煤炭行业乳清粉进口业务手册elic.docx

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1、中国煤炭炭进出口口公司乳清粉进进口业务务手册北大纵横横管理咨咨询公司司20022年10月目录1 手手册概述述1.1 适用用范围本手册适适用于中中国煤炭炭进出口口公司（以以下简称称“中煤煤进出口口公司”）乳清粉进口业务的流程操作指导和管理，适用人员为与乳清粉进口业务相关的中煤进出口公司员工。1.2 目的的A通过过制定本本手册，规规范中煤煤进出口口公司乳乳清粉进进口业务务操作。B通过过制定本本手册，明明确业务务流程相相关环节节的责任任、权力力和义务务，有效效提升公公司乳清清粉进口口业务的的运作，提提升乳清清粉进口口业务的的绩效。1.3 涉及及的主要要名词解解释及范范围界定定A乳清清粉进口口业务流流

2、程：是是指中煤煤进出口口公司执执行乳清清粉进口口业务所所涉及到到的一系系列连续续的、以以规定方方式进行行的、达达到一定定结果的的工作步步骤组合合。B节点点：是流流程的基基本组成成元素，是是一系列列的连续续的动作作组合；同时节节点也是是公司安安排岗位位职责的的基本依依据之一一。2 乳乳清粉进进口业务务流程图图文概述述2.1 乳清清粉进口口业务流流程概述述乳清粉进进口业务务流程包包括以下下8个部分分：采集集信息，制制定框架架合同，制制定计划划，签订订订单合合同，供供货安排排，代购购货款支支付，报报关报验验，监督督关税交交纳，监监督执行行入库、收收取佣金金，监督督销售合合同，监监督销售售合同执执行，

3、监监督销售售回款及及用途，收收取代购购资金，执执行分析析，整理理卷宗，售售后服务务。2.2 流程程图2.3 乳清清粉业务务资金流流说明表表职能环节节事由支付时间间付款方收款方采购付货款提单日后后90天买受方卖出方销售收取代理理费付货款前前买受方卖出方销售收取货款款对外付出出货款后后1200天买受方卖出方3 乳乳清粉业业务流程程详细说说明3.1 采采集信息息(F11)采集信息息是指工工作人员员通过各各种渠道道采集与与乳清粉粉业务相相关的市市场信息息和客户户信息，然然后对所所收集的的信息进进行处理理，得到到公司所所需的各各种市场场分析报报告、专专题报告告、客户户信息资资料表等等的过程程。3.1.1

4、 工工作步骤骤3.1.1.11 采集集信息A.信息息采集的的渠道：a. 专业报刊刊或经济济类报刊刊：(列举报报刊名称称)；b. 乳清粉行行业相关关互联网网站：(列举网网站名称称；c. 各种乳清清粉研究究报告：列举乳乳清粉研研究机构构名称；d. 乳清粉统统计资料料：列举举统计资资料的名名称；e. 公司内部部提供的的信息（中中煤进出出口公司司内部员员工）；f. 相关业务务公司和和员工B.信息息采集的的内容：a. 市场信息息：（a） 乳清粉相相关的行行业政策策；（b） 乳清粉行行业及相相关行业业的信息息（包括括乳清粉粉市场价价格、主主要使用用领域、市市场容量量等）；（c） 乳清粉行行业最终终目标使用

5、用市场信信息；（d） 竞争对手手信息。b. 客户信息息：（a） 用户信息息（包括括国内委委托人及及最终客客户）；（b） 供应商信信息（包包括国内内供商及及其竞争争者）；C.信息息采集的的频度：a. 日常：专专业报纸纸、专业业互联网网站、日日常业务务联系、公公司内部部信息；b. 月度：专专业杂志志；c. 年度：行行业研究究资料、统统计资料料3.1.1.22 处理理信息处理信息息的过程程包括：A. 对信息进进行整理理、归类类，填写写相关的的表格；B. 对信息进进行归纳纳分析。3.1.1.33 呈报报信息信息呈报报的过程程包括：A. 撰写初稿稿；B. 直接上级级审核；C. 定稿，打打印，向向公司领领

6、导呈报报；D. 存档3.1.2工作作结果3.1.2.11 表达达方式A. 编写乳乳清粉信信息简报报；B. 提供市场场分析报报告；C. 提供客户户信息记记录；D. 提供客户户信用信信息；E. 出具专题题报告；F. 其它需要要呈报的的报告3.1.2.22 内容容及格式式A. 乳清粉粉信息简简报应应包括以以下内容容（参见见附件YY3-Y001：第第XXXX期乳乳清粉信信息简报报）B. 市场分析析报告应应包括以以下内容容（参见见附件YY3-Y002：第第XXXX期市场场分析报报告）：a. 市场分析析报告概概述；b. 市场变化化信息；c. 市场变化化信息分分析；d. 公司针对对变化应应采取的的对策建建议

7、；e. 市场分析析报告总总结。C. 客户信息息记录应应包括以以下内容容：a. 客户联系系表（参参见附件件Y3-B001：客客户联系系表）；b. 关键人物物的个人人资料（参参见附件件Y3-B022：关键键人物的的个人资资料）；c. 客户概要要信息记记录（参参见附件件Y3-B033：客户户概要信信息记录录）；d. 客户信息息表（参参见附件件Y3-B044：客户户信息表表）。D. 客户信用用记录应应包括以以下内容容：a. 客户信信用信息息管理卡卡(参见附附件Y33-B005：客客户信用用信息管管理卡)；b. 客户信信用评价价表（参参见附件件Y3-B066：客户户信用评评价表）；c. 客户信信用等级级

8、分类表表（参参见附件件Y3-B077：客户户信用等等级分类类表）；E. 专题报告告：参见见附件YY3-YY03：第XXXX期专专题报告告F. 其它需要要呈报的的报告：根据公司司领导具具体要求求撰写。3.2 制制定框架架合同(F2)3.2.1 工作步步骤3.2.1.11 评评价框架架合同的的合理性性了解行业业、合作作伙伴相相关信息息（包括括对方的的财务状状况），分析业务务执行情情况，评价合合同的风风险，并并提出改改进或防防范的措措施。3.2.1.22 商商谈修改改框架合合同条款款内容业务部门门负责人人是框架架合同的的主要谈谈判人，必必要时由由总经理理给予支支持。合合同条款款确定之之后，合合同修改

9、改人员应应尽快修修改合同同文本。3.2.1.33 法法律顾问问审核合合同文本本合同文本本修改之之后，应应经过公公司法律律顾问审审核，并并由法律律顾问出出具法律律意见书书（内容容包括：合同条条款审核核法律意意见、法法律顾问问签章等等，具体体内容参参见附件件Y3-Y044：法律律意见书书），。3.2.1.44 公公司内部部审批合合同文本本按如下合合同审批批程序：合同在在部门负负责人审审核后，以以“合同同审核签签署单”形形式，并并附上合合同情况况摘要表表作为为附件上上报；其其后由公公司财务务负责人人审核，签签署审核核意见并并签名，最最后呈报报公司负负责人审审阅、签签署。3.2.2 工作结结果框架合同

10、同（参见见附件YY03-05：框架合合同）。3.3 制制定计划划(F33)3.3.1 工作步步骤3.3.1.11 制制订年度度销售计划划的工作作步骤A. 前一年度度营销工工作总结结分析；B. 收集市场场信息，研研究市场场分析报报告；C. 请客户提提供乳清清粉年度度进口计计划；D. 制订年度度工作计计划和年年度工作作计划；E. 报公司领领导审批批。3.3.1.22制订月月度资金金计划根据客户户信息和和年度预预算，预预计下个个月的主主要工作作。A. 根据需要要完成的的工作任任务编制制详细的的月度资资金预算算。B. 将月度资资金预算算递交财财务部门门，并呈呈送总经经理工作作部备份份。3.3.2工作结

11、结果3.3.2.1 年度度工作计计划的内内容及格格式销售计划划年度工作作计划：下年度度各市场场营销方方案执行行的总体体时间安安排、资资金费用用预算；参见附件件Y3-Y066：XXXX年度工工作计划划（年度度工作计计划）3.3.2.2月度资资金预算算的内容容及格式式A. 月度资金金计划的的内容上一月度度资金使使用情况况总结，下下一月度度的资金金预算，包包括支出出和收入入B. 月度资金金计划的的格式参参见附件件Y3-B088：月度度资金计计划表。3.4 与与国外供供货商签签订订单单合同(F4)3.4.1 工作步步骤3.4.1.11 商商谈合同同具体条条款内容容业务执行行人是具具体合同同的主要要谈判

12、人人，必要要时由业业务部门门负责人人给予支支持。3.4.1.22 缮缮制合同同文本合同条款款确定之之后，合合同缮制制人员应应尽快缮缮制合同同文本。3.4.1.33 公公司内部部审批合合同文本本按如下合合同审批批程序：合同在在部门负负责人审审核后，以以“合同同审核签签署单”形形式，并并附上合合同情况况摘要表表作为为附件上上报；其其后由公公司财务务负责人人审核，签签署审核核意见并并签名，最最后呈报报公司负负责人审审阅、签签署。3.4.2 工作结结果3.4.2.11 合合同内容容及格式式合同不同同，其包包括的内内容有所所不同。A. 合同信息息摘要（参见附件Y3-B09：合同信息摘要表）；B. 合同申

13、请请单（参参见附件件Y3-B100：合同同申请单单）；C. 乳清粉采采购合同同（参见见附件YY3-YY07：乳清粉粉采购合合同）D. 乳清粉运运输保险险合同（参见附件Y3-Y08：乳清粉运输保险合同）3.5 与与国内委委托商签签订订单单合同(F5)3.5.1 工作步步骤3.5.1.11 商商谈合同同具体条条款内容容业务执行行人是具具体合同同的主要要谈判人人，必要要时由业业务部门门负责人人给予支支持。3.5.1.22 缮缮制合同同文本合同条款款确定之之后，合合同缮制制人员应应尽快缮缮制合同同文本，并并保证没没有文字字错误。3.5.1.33 公公司内部部审批合合同文本本按如下合合同审批批程序：合同

14、在在部门负负责人审审核后，以以“合同同审核签签署单”形式，并附上合同情况摘要表作为附件上报；其后由公司财务负责人审核，签署审核意见并签名，最后呈报公司负责人审阅、签署。3.5.2 工作结结果3.5.2.11 合合同内容容及格式式合同不同同，其包包括的内内容有所所不同。A. 合同信息息摘要（参见附件Y3-B09：合同信息摘要表）；B. 合同申请请单（参参见附件件Y3-B100：合同同申请单单）；C. 乳清粉业业务代理理合同（参参见附件件Y3-Y9：乳清清粉业务务代理合合同）3.6 供供货安排排(船、货货)(FF6)业务执行行人跟踪踪国外供供货商备备货及发发运情况况，及时时联系国国内委托托人，传传

15、递外方方信息。确定船期期是指乳乳清粉业业务人员员接受用用户传报报的到卸卸港船期期安排，然然后与国国内用户户联系，确确定海运运船期的的过程。3.6.1 工作步步骤3.6.1.11 接接受用户户所报船船舶抵达达卸港船船期安排排每月下旬旬，乳清清粉业务务人员与与用户电电话或传传真联系系，取得得用户次次月乳清清粉到卸卸港船期期安排。3.6.1.22跟踪船船舶动态态业务执行行人应不不断跟踪踪船舶动动态，并并及时通通知国内内用户相相关情况况。3.6.2工作作结果船舶动态态信息的的传真文文件（参参见附件件Y3-Y100：传真格格式）3.7 报关关报验(F7)报验、报报关是指指船方的的载货船船只到达达目的港港

16、，进入入中国海海关时向向中国海海关报验验货物、申申报通关关的过程程。它包包括安排排商检、报报关事宜宜和商检检报关费费用支付付两个步步骤。3.7.1 工作步步骤3.7.1.11 安安排商检检报关事事宜A. 受载船舶舶抵卸港港前，要要求供货货商按110/77/5/3/22/1天天的时间间间隔向向业务人人员提供供受载船船舶抵卸卸港报，并并将上述述船舶动动态及时时传真给给用户和和负责商商检报关关的业务务单位，请请他们分分别做好好乳清粉粉进口的的报验、报报关和接接卸船工工作。B. 敦促负责责商检报报关的业业务单位位做好乳乳清粉进进口的报报验、报报关。C. 联系卸港港代理、用用户、船船方做好好船舶靠靠泊、

17、卸卸货等的的准备工工作。D. 督促负责责商检报报关的业业务单位位向相关关部门索索取代垫垫费用的的发票，并并将发票票正本快快递至中中煤进出出口公司司。3.7.1.22 商商检报关关费用支支付A. 业务人员员应及时时向负责责商检报报关的业业务单位位索要支支付关税税、增值值税的单单据3.7.2 工作结结果A. 关税发票票（参见见附件：Y3-Y111关税发发票）B. 增值税发发票（参参见附件件：Y33-Y112增值值税发票票）3.8 监监督关税税交纳(F8)3.8.1工作作步骤A. 及时通知知国内客客户船舶舶动态B. 及时通知知国内客客户关纳纳关税保保证金及及商检费费3.8.2工作作结果通知国内内客户

18、关关纳关税税保证金金及商检检费传真真文件（参参见附件件Y3-Y133：传真格格式）3.9 监监督执行行入库,收取佣佣金(货控权权) (F9)3.9.1工作作步骤A. 货抵目的的港后，业业务执行行人应到到现场检检查卸货货及入库库情况。入入库后由由仓仓储存方提供供入库单单。B. 出库时要要有中煤煤出具的的出库通通知单才才能出库库。C. 要求客户户定期传传真货物物的储运运、盘点点及发货货纪录。必必要时应应到现场场检查货货物保管管及发放放情况，抽抽检仓储储纪录，进进行监盘盘。做到到账账相相符、账账实相符符。D. 通知国内内客户支支付相应应佣金3.9.2工作作结果A. 入库单（参见附件Y3-B12：入库

19、单）B. 出库通知知单（参参见附件件Y3-B133：出库通通知单）C. 库存情况况核实表表（参见附附件Y33-B114：库库存情况况核实表表）D. 收到佣金金3.100 代代购货款款支付(F100)支付乳清清粉货款款是指中中煤进出出口公司司按照合合同要求求，依照照商业发发票支付付乳清粉粉货款的的过程。它它包括获获取卸港港单据、审审核卸港港单据、争争议解决决、起草草付款申申请，提提交财务务部门，缮缮制境外外汇款申申请书，对对外付款款5个步骤骤。3.100.1 工作作步骤3.100.1.1 获取卸卸港单据据要求负责责商检报报关的业业务单位位传真如如下单据据并将正正本快递递：卸港港质量证证书、卸卸港

20、重量量证书、关关单。3.100.1.2 审核卸卸港单据据业务人员员在收到到卸港质质量检测测结果之之后，应应与合同同的要求求进行对对比，看看检测指指标是否否与合同同相符。3.100.1.3 争议解解决如果发现现卸港质质量检测测指标与与合同不不符，则则应及时时将该结结果通告告用户，然然后有关关各方就就质量问问题进行行协商，达达成共识识。3.100.1.4 起草付付款申请请，提交交财务部部门在卸港质质量检测测结果各各项乳清清粉指标标符合合合同要求求或就质质量问题题达成共共识之后后，业务务人员应应起草货货款付款款申请，提提交公司司财务部部门。付付款申请请应附如如下单据据：正本本合同、正正本提单单、正本

21、本商业发发票、正正本报关关单。3.100.1.5 缮制境境外汇款款申请书书，对外外付款A. 业务人员员根据财财务部门门的指示示，缮制制银行付付款申请请单，提提交财务务部门对对外付款款。B. 在货款支支付过程程中，如如发生各各种非我我方原因因（如国国家调整整有关的的外汇政政策）造造成的货货款迟付付问题时时，业务务人员应应及时将将有关情情况通报报供货商商，以取取得供货货商的谅谅解并应应尽量缩缩短迟付付时间。3.100.2 工作作结果A. 报关单，参参见附件件Y3-Y144；B. 货款支付付申请单单，参见见附件YY3-YY15；3.111监督销销售合同同签订(F111)3.111.1工工作步骤骤A.

22、 业务执行行人及时时了解国国内委托托人销售售合同签签订情况况B. 向对国内内委托人人索取一一份合同同复印件件3.111.2工工作结果果A. 销售合同同复印件件（参见见附件YY3-YY16：销售合合同）3.122 监监督销售售合同执执行(出库及及销售) (FF12)3.122.1 工作作步骤A. 出库时要要有中煤煤出具的的出库通通知单才才能出库库。B. 要求客户户定期传传真货物物的储运运、盘点点及发货货纪录。必必要时应应到现场场检查货货物保管管及发放放情况，抽抽检仓储储纪录，进进行监盘盘。做到到账账相相符、账账实相符符。3.122.2 工作作结果A. 出库通知知单（参参见附件件Y3-B133：出

23、库通通知单）B. 乳清分出出库实时时纪录（参见附件Y3-B14：乳清分出库实时纪录）C. 库存情况况核实表表（参见见附件YY3-BB15：库存情情况核实实表）3.133 监监督销售售回款及及用途(F133)3.133.1 工作作步骤A. 业务执行行人根据据传真提提单确定定付款日日期，准准备付款款申请单单。B. 付款申请请单由相相关部门门进行审审批。C. 财务部门门根据合合同规定定计算代代理费数数额，由由业务执执行人传传真书面面催款书书给客户户催收代代理费。D. 财务部门门作付汇汇申请，和和外汇管管理局联联系付汇汇事项。E. 财务部门门受到收到到收到代理理费后通通知业务务执行人人向客户户反馈收收

24、款情况况，安排排TT付款款给国外外供货商商。F. 财务部门门付款后后，由业业务执行行人向客客户反馈馈付款情情况，以以书面形形式首次次催收货货款。3.133.2 工作作结果A. 货款/费费用支付付申请表表（参见见附件YY3-BB16：付款款申请表表）B. 代理费计计算表（参参见附件件Y3-B177：代理理费计算算表）3.144 收收取代购购资金结结算(FF14)3.144.1 工作作步骤A. 付款日九九十天后后，由业业务执行行人以电电话和书书面通知知的形式式告知国国内委托托人应在在一百二二十天内内准备付付款。B. 财务部门门收集相相关单据据与客户户结算。C. 财务部门门受到收到到收到货款款后，应

25、应通知业业务执行行人向客客户反馈馈收款信信息。3.144.2 工作作结果A. 货款结算算发票（参见附附件Y33-Y117：货款结结算发票票）B. 收到货款款3.155 执执行分析析(风险控控制分析析) (F155)执行情况况分析是是对乳清清粉业务务情况的的分析、总总结，主主要是针针对工作作中的一一些重要要事项的的分析、总总结，它它是业务务人员改改进工作作的一个个自我提提高过程程。3.155.1 工作步步骤3.155.1.1 汇汇总月度度相关信信息应在每月月3日前，收收集、汇汇总上月月月度信信息，其其内容包包括上月月销售计计划、上上月资金金计划、每每月款项项汇总分分析表及及售后服服务效果果分析表

26、表等。3.155.1.2 分分析月度度相关信信息应在每月月5日前，对对所收集集到的月月度相关关信息进进行分析析、处理理，并对对月度计计划完成成情况进进行深入入分析，提提出月度度执行情情况分析析报告。3.155.2 工作结结果乳清粉执执行情况况分析报报告，参参见附件件Y3Y18。3.166 整整理卷宗宗(F116)3.166.1 工作作步骤A. 合同执行行完毕后后，由业业务执行行人负责责整理合合同文件件及单据据。B. 将整理后后的档案案复印二二份。将将原件及及复印件件分交行行政部门门、业务部部门和财财务部门门保管。C. 订单合同同执行情情况分析析总结。D. 资金预算算执行情情况总结结3.166.

27、2 工作作结果A. 文件档案案B. 合同执行行和资金金预算执执行情况况分析报报告（参参见附件件Y3-Y199：合同执执行和资资金预算算执行情情况分析析报告）3.177 提提供售后后服务（F177）售后服务务是指乳乳清粉销销售工作作完成之之后进行行的，为为维护商商务关系系或解决决质量纠纠纷、质质量事故故或处理理客户反反馈意见见等所进进行的工工作事项项。3.177.1 工作作步骤3.177.1.1 收收集客户户信息应及时收收集客户户的反馈馈信息，并并经相关关信息归归类整理理，录入入数据库库相关文文件。3.177.1.2分析析客户信信息定期分析析收集到到的客户户信息，并并做出客客户信息息分析报报告。

28、3.177.1.3 上上报客户户信息将客户信信息分析析报告及及时呈报报上级，请请示售后后服务的的方式、方方法。3.177.1.4 实实施售后后服务依据请示示后的售售后服务务方式及及时为客客户提供供服务，应应尽最大大努力保保证客户户满意。3.177.1.5总结结售后服服务效果果：在每次售售后服务务之后，要要及时进进行客户户满意度度调查，并并要求客客户填写写客户满满意度调调查表。3.177.1.6 提提出售后后服务改改进建议议根据售后后服务效效果，提提出切实实可行的的售后服服务改进进建议，撰撰写售后后服务改改进建议议报告。3.177.2工作作结果A. 卸港检验验单，见见附件YY3Y200；B. 乳

29、清粉质质量分析析报告，见见附件YY3Y211；C. 客户信息息分析报报告，见见附件YY3Y222；D. 实施售后后服务申申请表，见见附件YY3B188；E. 客户满意意度调查查表，见见附件YY3B19；F. 售后服务务改进建建议报告告，见附附件Y33Y255。附录1.附件Y3B01：客户联系系表；2.附件Y3B02：关键人物物的个人人资料；3.附件Y3B03：客户概要要信息记记录；4.附件Y3B04：客户信息息表；5.附件Y3B05：客户信用用信息管管理卡；6.附件Y3B06：客户信用用评价表表；7.附件Y3B07：客户信用用等级分分类表；8.附件Y3B08：月度资金金计划表表；9.附件Y3B

30、09：合同信息息摘要表表；10.附件Y3B10：合同申请请单；11.附件Y3B11：预付款申申请单；12.附件Y3B12：乳清粉入入库单；13.附件Y3B13：出库单14.附件Y3B14：库存情况况核实表表；15.附件Y3B15：乳清粉出出库实时时记录；16.附件Y3B16：付款申请请表17.附件Y3B17：代理费计计算表18.附件Y3B18：实施售后后服务申申请表19.附件Y3B19：客户满意意度调查查表20.附件Y3Y01：第XX期期乳清清粉信息息简报；21.附件Y3Y02：XXX市市场分析析报告；22.附件Y3Y03：XXX专专题报告告；23.附件Y3Y04：法律意见见书；24.附件Y3

31、Y05：框架合同同25.附件Y3Y06：XXX年年度工作作计划26.附件Y3Y07：乳清粉采采购合同同27.附件Y3Y08：乳清粉运运输保险险合同28.附件Y3Y09：乳清粉业业务代理理合同29.附件Y3Y10：船舶动态态信息的的传真文文件30.附件Y3Y11：关税发票票31.附件Y3Y12：增值税发发票32.附件Y3Y13：通知国内内客户关关纳关税税保证金金及商检检费传真真文件33.附件Y3Y14：报关单34.附件Y3Y15：货款支付付申请单单35.附件Y3Y16：销售合同同36.附件Y3Y17：货款结算算发票37.附件Y3Y18：乳清粉执执行情况况分析报报告38.附件Y3Y19：卸港检验验单39.附件Y3Y20：乳清粉质质量分析析报告40.附件Y3Y21：客户信息息分析报报告41.附件Y3Y22：实施售后后服务申申请表42.附件Y3Y23：客户满意意度调查查表43.附件Y3Y24：售后服务务改进建建议报告告10.3.202205:2005:20:1922.10.35时20分5时20分19秒10月. 3, 223 十月 20225:20:19 上午05:20:192022年10月3日星期一05:20:19