电子邮件写作格式及原则byqe.docx

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1、电子邮件件写作格格式及原原则商务英语语电子邮邮件以其其方便快快捷，在现代商商务活动动中起着着重要作作用。商务往来来中的电电子邮件件代表着公公司的形形象，显示着公公司的水水平和实实力，直直接影响响到客户户对公司司的评估估。所以以，商务电子邮件件的写作作在业务务往来中中占据着着举足轻轻重的地地位。据据调查，约约有88%的互联网网用户使使用电子邮邮件，而而在商务务领域中中约有90%的员工通通过电子子邮件的的形式来来联系公公务。随随着全球球经济一体体化的发发展，商务英语语电子邮邮件的写写作越来来越受到到重视，本文将着着重探讨讨商务英英语电子邮件写写作的格格式和应应遵循的的相关原原则。一、商务务英语电电

2、子邮件件的格式式常见的商商务英语语电子邮邮件包括括以下五五部分：写信人人Emaiil地址、收信人Emaiil地址、抄送收信信人Emaiil地址、密送收信信人Emaiil地址。标题。称呼、开开头、正正文、结结尾句。礼貌结束语。写信人全名、写信人职务及所属部部门、地地址、电电话号码码、传真真等。其中邮件件主题应应体现邮邮件主旨旨，要引人注注目、意思明确确，最好为名名词或动动名词短短语；称称呼礼貌得得体，符符合商务务英语写写作习惯惯，如不不知对方方姓名只只知头衔衔，可用用Dearr+Tiitlee作为称呼，如如只知对对方姓名名不知性性别，可可用Dearr+全名，如如邮件为为一封通通函，则则用Dear

3、rAlll作为邮件称称呼；正正文应结结构清楚楚，便于于阅读，如如正文内内容较长长，可使使用小标标题、小小段落，或或利用星号、下下划线及及段落间间空行等等方式使使邮件眉眉目清楚楚、一目目了然。二、商务务英语电电子邮件件写作应应遵循的的五C原则商务英语语电子邮邮件的正正文写作作应该遵遵循五C原则，即即Corrrecttnesss、Concciseenesss、Compplette、Clarrityy和Courrtessy原则。准确原则则由于商务务英语电电子邮件件涉及的的是商务务活动双双方的权权利、义务关系系，其准确性性对商务务治理与沟通至至关重要要。具体体而言，不不仅电子子邮件的的英语语语法、标标

4、点符号号和拼写写要做到到准确无无误，电子邮件件内容还还要叙述述准确，以以免引起起误会纠纠纷。简洁原则则简洁原则则是商务务英语写写作最重重要的原原则，指在不影影响完整整性和礼礼貌性的的前提下下，尽量使用简单句句子和简简短词语语。一封拖沓沓冗长、措词复杂杂的电子子邮件既既浪费写写的时间间，也会给阅阅读者带来不不必要的的麻烦，故故商务英英语电子子邮件应应以简明明扼要为为第一要要务。在具体写写作中，商务英语语电子邮邮件呈现现出的句句法特征征是句子子结构简简单明了了，有大量省省略句和不完完整句。其其词汇特特征是用用语简洁洁，语言言简明扼扼要。另外，为了节约约时间和和空间，电子邮件件中可使使用缩略略语，如

5、U表示you，Pls表示pleaase，Infoo表示infoormaatioon，Qty表示quanntitty，P“C表示piecce，L“C表示LettteroofCrrediit，FOB表示FreeeonBBoarrd。例1IttissveerydiffficcultttooseellmannhoolecovverssinnFrrancce.TThissprroduuctmussthaveethheqquallityyceertiificcateeisssueediinFFrannce.例2Prricee：FOBShaanghhaiUSDD966“PCC.例3Hoopeyouucaan

6、aacceeptit.例1中的两个个单句具具有明显显的因果果关系，但但写并不不使用表表达因果果关系的的连接词词如sincce、becaausee，这种舍舍长句、复复合句，选选短句、简简单句，喜喜并列、弃弃从属的的句法特特征在商务英语语电子邮邮件写作作中十分分常见。例例2中缩略语语的使用用，例3中不完整整句的选选择，反反映了与普通通商务信信函相比比，商务务电子邮邮件更倾倾向于非非正式文文体，更更为口语语化。完整原则则商务电子子邮件内内容应力力求具体体、明确确、完整整，提供供读者所所需要的的信息，尤尤其像盘盘、询问问贸易条件件等需要要回函的的电子邮邮件，更需要清清楚完整整，因为只有有包含具具体信息

7、息的邮件件，才能达到良好的的沟通效效果。邮件是否否完整，可以用5W1HH来检验，即who，whenn，wherre，whatt，why和how。清楚原则则商务英语语电子邮邮件的写写作要做做到层次次清楚，用用词准确确。具体体表现在在：例1Weewiilldelliveeryyourrgooodsssooon.例2中signnifiicannt一词意为为明显的的、不小小的，语语义模糊糊，故可可以用具具体数字字替换。例例2中soonn表示不久久、很快，语义不明明确，没有指出出具体的的供货时时间，可改为具具体的年年月日。礼貌原则则商务英语语电子邮邮件应遵遵循措词词婉转、礼貌的原原则。鉴于电子子邮件直直

8、接影响响到整个个交易的的成败，买卖双方方应十分分注重措措辞方式式，要婉转、礼貌，使对方轻轻易接受受。在写作电电子邮件件时，可以通过过使用虚虚拟语气气、委婉婉语气等等方法迂迂回地表表达观点点，提出出要求。例1Iffittissnootffortheelaargeeroordeerswerecceivveffrommanummberroffourrreegullarcusttomeers，weccoulldnnothavveqquottedforrsuupplliessevvenatthaatppricce.例2Iwouuldappprecciatteiitiifyyoucouuldgivvemm

9、eyyourrbeestquootattionnsffor65，000pieecess.例1中虚拟语语气和例例2中委婉语语气的使使用，缓缓和了商商务谈判判的语气气，既明明确了自自己的立场，又又使对方方的面子子免于受受损，语语气自然然诚恳，礼礼貌得体体，很轻轻易为对对方接受受。三、结语语随着国际际商务活活动的不不断扩展展，商务英语语电子邮邮件的重重要性也也日益明明显。同时，电子商务的普及及，往往会让让写忽视视商务英英语电子子邮件应应有的规规范和格格式，难免会出出现这样样或那样样的问题。然而准确确规范的的英文邮邮件，不仅能反反应写信信人的英英语及业业务水平平，还可以体体现写信信人为人处事事的态度度和风格格，有助于建建立良好好的商务务关系，最终对达达成贸易易起到重重要的作作用。因此，有必必要熟悉悉商务英英文电子子邮件应应有的规规范和格格式，遵遵循邮件件的写作作原则。