001文件管理制度dns.docx

《001文件管理制度dns.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《001文件管理制度dns.docx（11页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、广东韦邦集团有限公司文件管理制度CLF行A 2002/001一、 目的1、 文件管理是是企业管管理的一一个重要要组成部部分，历历年文件件可以体体现一个个企业创创立、发发展、壮壮大的历历史过程程，是公公司日常常运作及及参与各各种法律律行动的的重要依依据。2、 为了确保工工厂各部部门有效效地制作作、宣传传、执行行、修改改、保管管文件，避避免资料料遗失，使使各种管管理措施施和指令令落到实实处，并并具有连连贯性，结结合工厂厂的实际际情况特特制定本本制度：二、 适用范围本管理制度度适用工工厂各部部门各种种文本文文件，电电脑文件件，电子子文件及及特殊裁裁体文件件，但不不包括人人事档案案文件。（注注：特殊殊

2、裁体文文件包括括但不限限于照片片、底片片、录音音带、录录像带、磁磁盘、磁磁带、CCD、VVCD、工工程蓝图图）三、 管理组织与与权责1、 工厂制作，颁颁发的所所有文件件由行政政人事部部安排文文职人员员管理（注注：将来来公司发发展壮大大了，应应专门设设立文管管中心或或档案中中心），其其主要工工作职责责与权限限如下：（1）、负负责工厂厂内所有有文件的的收集、整整理、登登记、保保管、维维护、借借阅及作作废文件件的销毁毁审核工工作。（2）、负负责监查查其它各各部门文文件有效效性，归归档、保保管、维维护工作作，各部部门必须须全力予予以配合合。（3）、严严格执行行及遵守守文件件管理制制度，对对于违反反本制

3、度度的，文文件管理理人员有有权提出出批评，制制止或纠纠正，情情节严重重者可呈呈报行政政人事经经理予以以处罚。（4）、严严格执行行文件管管理的借借阅程序序，有权权拒绝未未经申请请批准的的文件借借阅者，有有权拒绝绝非权限限范围内内的文件件借阅者者，有权权拒绝未未经批准准擅自复复印文件件人员收收回已复复印的文文件，有有权追究究借阅后后缺损文文件人员员的责任任。（5）、严严格遵守守及执行行工厂档档案的保保密制度度。2、 各部门要指指定文职职人员保保管该部部门制作作颁发的的文件，其其主要工工作职责责与权限限如下：（1）、熟熟练掌握握文件件管理制制度，了了解本部部门的工工作业务务。（2）、负负责本部部门文

4、件件的登记记、打印印、复印印、保管管、分发发的具体体实施及及过期无无效文件件的回收收、作废废、销毁毁实施工工作。（3）、根根据文件件分类原原则，对对本部门门内所有有文件进进行文本本立案及及电脑立立案登记记。（4）、负负责本部部门内所所有文件件原稿及及电子备备份文件件的收集集和整理理。（5）、负负责本部部门内业业务客户户、关系系客户的的资料收收集，整整理立案案。发送至总经理室保存期限永久保存版次第1版密级机密生效日期2002年年10月月制订李再魁审核批准四、 文件的分类类，分类类原则，部部门编号号，打印印格式1、根据工工厂的实实际情况况，内部部文件按按如下性性质分为为A、BB、C三三类文件件：（

5、1）、AA类文件件：是指指各类管管理手册册和规章章制度，是是工厂的的基本法法，是为为加强内内部管理理，提高高管理效效率而对内部部各种行行为进行行规范而而形成的的具有普普遍约束束力的文文件，这这类文件件必须永永久保存存，并按按规定的的格式打打印，AA类文件件的编写写一般须须具备但但不限于于五个要要素：目目的，适适用范围围，管理理组织与与权责，管管理规定定，附表表（见附附表一）。（2）、BB类文件件，是指指一般性性的文件件，如人人事任免免、行政政命令、通通告、通通知、奖奖罚通报报或未经经完善整整理的紧紧急性文文件或规规定，此此类文件件需按确确定的格格式打印印（见附附表二），经经过半年年或一年年时间

6、的的试用，整整理，合合并，汇汇编成AA类文件件，要作作废。（3）、CC类文件件指部门门之间的的沟通性性文件，如如备忘录录、工作作总结、评评比结果果的公布布等只在在短期内内起临时时性约束束作用的的文件，格格式不限限。（4）、传传真件发发送时须须具备如如下要点点：收件件单位（收收件人）、发发送单位位（发送送人）、发发文日期期、发文文编号、页页数、主主题、主主要内容容，见附附表三。（5）、会会议记录录须具备备如下要要点，会会议时间间、会议议地点、会会议记录录、参会会人员、主主持人、会会议内容容格式参参照附表表四。（6）、本本制度中中未提及及的文件件制作格格式，可可根据实实际情况况自行酌酌情制作作。1

7、、 编号格式：CLFF+部门门+文件件类别+年号+顺序号号，CLLF指东东菱工厂厂，部门门以该部部门的简简称，例例如文文件管理理制度的的编号为为CLFF行A220022/00012、 文件的第一一页下面面有一表表格，说说明如下下内容，发发送部门门，保存存期限，生生效日期期，版次次，页次次，制订订人，审审核人，批批准人，如如本文式式样。3、 对外文件包包括但不不限于各各类公函函，报刊刊，杂志志，信件件，传真真资料。五、 内部文件的的收集整整理。1、 文件经本部部门经理理确认后后正本由由本部门门整理归归档建立立案卷目目录进行行登记，如如需发送送其它部部门的由由文件制制作部门门复印发发送。2、 文件

8、的发布布应在生生效日期期前，便便于执行行者熟悉悉文件内内容。3、 文件管理员员应做好好文件发发布归档档登记（见见附表五五），登登记表必必须与文文件正本本一齐装装钉归档档，并于于每月月月底收集集整理归归档。4、 一项工作由由几个部部门参与与办理的的，在工工作活动动中形成成的文件件由主办办单位收收集归档档。5、 工厂主办的的公共活活动，以以项目方方式整理理档案，并并由活动动主办部部门于活活动结束束后一周周内完成成资料整整理归档档。6、 文件管理员员负责收收集本部部门在对对外社会会活动交交往中的的客户资资料（包包括客户户名称，公公司名称称，职衔衔，联络络地址，电电话，传传真，业业务内容容）整理理后归

9、档档。六、 对外文件的的收集整整理。1、 所有外来信信件，报报刊，杂杂志，公公函等经经邮递员员送至保保安室后后，由保保安分类类，属于于工厂的的文件在在收件后后20分分钟送交交行政部部，属于于员工的的在白板板上公布布员工姓姓名至保保安室签签名领取取，如没没有注明明收件人人姓名的的，交由由行政人人事部处处理。2、 根据部门业业务类型型分别建建立外来来文件档档案，并并于外来来文件案案卷目录录中逐一一登记，报报部门经经理或总总经理审审核，批批复后，正正本存本本部门，并并作好文文件发布布日期登登记，登登记表与与文件正正本一并并装订。七、 文件的签批批权限1、 所有A类文文件必须须经总经经理签署署方可生生

10、效，否否则视为为无效文文件。2、 所有人事任任免，重重要政令令，由总总经理或或副总经经理签署署才能生生效。3、 各部门职责责范围之之内的工工作指令令，奖罚罚通报由由部门经经理签署署即可生生效。4、 部门主管及及主管以以下人员员一般不不得跨部部门签署署指令性性文件命命令，工工作指示示等文件件。八、 借阅规定1、 本部门人员员如需查查阅文件件档案，不不可擅自自开启文文件柜查查找，而而必须填填写文文件借阅阅单(附表六六)至文文管员处处办理手手续后，方方可借阅阅查找。2、 如借阅其他他部门的的文件，则则须通过过部门之之间的文文件管理理员办理理借阅手手续，跨跨部门员员工与文文件管理理员不发发生直接接的关

11、系系。3、 借阅的文件件档案必必须在规规定的期期限内归归还，否否则必须须办理续续借手续续。九、 文件的销毁毁1、 对已到期或或无保存存价值的的文件要要及时予予以销毁毁，具体体要求如如下：（1）、填填写准备备销毁的的文件清清单、文文件名称称、销毁毁原因、期期限，交交公司总总经理批批准方可可销毁。（2）、对对销毁文文件必须须有两个个以上人人员在场场，待文文件被彻彻底销毁毁方可离离去。2、 未结算、有有争议、有有可疑的的文件、尤尤其是合合同、各各种财务务凭证、收收发货凭凭证等不不得销毁毁，确实实需要销销毁的必必须征询询专业意意见并经经批准后后方可进进行。3、 已经作废的的文件，资资料一上上律盖上上“

12、作废”章，作作废的文文件除留留一份存存底外，全全部销毁毁。十、 违规处罚标标准序号违规内容处罚标准1、人为毁坏文文件开除，因此此造成公公司损失失者照实实赔偿2、致使保密文文件泄密密开除，因此此造成公公司损失失者照实实赔偿3、故意篡改文文件内容容，开除，因此此造成公公司损失失者照实实赔偿4、损坏文件或或积压文文件记小过一次次5、遗失文件记中过一次次6、未按规定时时间归还还文件记小过一次次7、非法获取文文件开除，因此此造成公公司损失失者照实实赔偿8、未经允许擅擅自在工工厂公告告栏张贴贴文件记大过一次次9、撕毁工厂公公告（信信息）栏栏文件开除附表一：A类文件格格式顺德市东菱菱集团有有限公司司（隶书小

13、小二号字字）东菱装修材材料厂（隶书小小二号字字）文件名称（黑黑体二号号字）文件编号（黑黑体五号号字）一、 目的（小标标题用黑黑体四号号字，标标题下的的内容用用小四号号黑体字字）二、 适用范围三、 管理组织与与权责四、 管理规定 1、 2、 3、（小小点开头头对齐）附表二：B类文件格格式顺德市东菱菱集团有有限公司司（隶书小小二号字字）东菱装修材材料厂（隶书小小二号字字）通 告告（黑体体二号字字）文件编号：（黑体体五号字字）内容（黑体体小三号号字）部门名称日期附表三：传真件格式式顺德市东菱菱集团有有限公司司东菱装修材材料厂致： （收收件单位位或收件件人） 编编号：由： （发发送单位位或发送送人） 日日期：主题： 页页次：内 容容附表四：会 议 记记 录一、时间： 年年 月 日日 时二、地点：三、出席：四、缺席：五、主持：六、记录人人：七、内容：会 议 内内 容附表五：顺德市东菱菱集团有有限公司司东菱装修材材料厂文件分发/回收记记录文件名称编号版次部 门门分 发发回 数备 注份数签名份数签名总经理室副总经理室室行政人事部部财务部生产部仓库装胶烧瓶丝印质检洗瓶附表六：顺德市东菱菱集团有有限公司司东菱装修材材料厂文件借阅单单部 门借 阅 人人文件名称文件编号借阅原因借阅日期归还日期实际归还日日期借阅人签名名15