12合同管理制度ezx.docx

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1、公司合同管理制度( 参考样本 )为加强企业业管理，提提高企业业信誉、根根据中中华人民民共和国国合同法法和上上海市企企业合同同信用评评价管理理办法的的有关要要求，结合本本公司实实际情况况，制定合合同管理理制度。本公司建立立合同管管理领导导小组，法法定代表表人为领领导小组组组长，企业管管理办公公室、供销部部门、财务部部门的主主要负责责人和合合同管理理员为领领导小组组成员，合同管管理部门门是企业业管理办办公室，并由企企业管理理办公室室落实一一名合同同管理员员。一、合同同管理职职责( 一 ) 法定定代表人人的主要要职责 1.加强合合同管理理工作，支持持合同管管理机构构开展工工作，解决合合同管理理工作中

2、中的重大大问题。2.授权委委托人员员对外签签订合同同。3.对本公公司合同同签订人人员进行行考核、奖奖惩。4.定期了了解合同同的签订订、履行行情况。( 二 ) 企业业合同管管理部门门的主要要职责1.认真组组织学习习、贯彻彻执行中中华人民民共和国国合同法法和有有关条例例，依法法保护本本企业的的合法权权益。2.制定、修修订本公公司合同同管理制制度、办办法，组组织实施施合同管管理工作作的考核核。3.做好合合同文本本管理，严严格按照照有关规规定制定定和使用用合同文文本。4.审查合合同，防防止不完完善或不不合法的的合同出出现。5.监督、检检查本公公司合同同签订、履履行情况况。6.宣传合合同法和和有关法法规

3、，培培训合同同管理人人员和业业务人员员。7.统一办办理授权权委托书书，严格格管理本本公司合合同专用用章的使使用。8.依法处处理本公公司的合合同纠纷纷。9.制止公公司或个个人利用用合同进进行违法法活动。10.按期期统计、汇汇总本公公司合同同签订、履履行以及及合同纠纠纷处理理情况并并向公司司领导汇汇报。11.配合合合同管管理机关关，共同同搞好合合同管理理工作。( 三 )企业合合同管理理员的主主要职责责1.协助合合同承办办人员依依法签订订合同，参参与重大大合同的的谈判与与签订。2.审查合合同，保保管好合合同专用用章。3.检查合合同履行行情况，协协助合同同承办人人员处理理合同执执行中的的问题和和纠纷。

4、 4.登记合合同台账账，做好好合同统统计、归归档工作作。5.发现不不符和法法律规定定的合同同行为，及及时向合合同管理理部门负负责人或或公司负负责人报报告。6.参加对对合同纠纠纷的协协商、调调解、仲仲裁、诉诉讼。7.定期向向分管领领导汇报报合同管管理情况况。( 四 ) 供销销部门的的主要职职责1.依法签签订、变变更、解解除本部部门的合合同。2.严格审审查本部部门所签签订的合合同，重重大合同同提交有有关方面面会审。3.对所签签合同，认认真执行行，并定定期自查查合同履履行情况况。4.在合同同履行过过程中，加加强与其其它各部部门联系系，发生生问题及及时向合合同分管管部门管管理员通通报。5.本部门门合同

5、的的登记、统统计、归归档工作作。6.参加本本部门合合同纠纷纷的处理理。7.配合企企业合同同管理分分管部门门做好合合同管理理工作。( 五 ) 财务务部门的的主要职职责1.加强与与供销等等有关部部门的联联系，及及时通报报合同履履行中的的应收应应付情况况。2.做好与与合同有有关的应应收应付付款项的的统计、分分析，提提出处理理建议。3.解决合合同履行行中有关关问题。4.依法签签订、变变更、解解除合同同。5.配合企企业合同同管理分分管部门门做好合合同管理理工作。二、 “法法人委托托书 ” 管理( 一 ) 主体体内容与与适用范范围1.本制度度规定了了本公司司授予“法人委委托书”者的条条件、程程序、管管理规

6、定定及责任任等内容容。2.本制度度适用于于本公司司各有关关部门和和分公司司。( 二 ) 被授授予“法人委委托书”者的条条件1.必须是是本公司司生产经经营活动动中确需需签订合合同，并并具有签签订资格格的有关关人员。2.必须经经过中中华人民民共和国国合同法法培训训，考试试合格者者。3.能够遵遵纪守法法，执行行好国家家各项法法令、法法规和本本企业的的规章制制度。( 三 )“法人委委任书”的申请请程序1.凡申请请持证者者，先由由申请部部门向合合同管理理部门提提出申请请，填写写“参加合合同法培培训人员员登记表表”。2.由合同同管理部部门统一一组织申申请持证证者参加加市或区区工商行行政管理理部门举举办的合

7、合同法培培训班，并并参加考考试。3.考试合合格后，申申请部门门按合同同管理部部门要求求填写“法人委委托书申申请审批批表”，并对对其工作作业绩进进行考核核审查，再再经公司司人事部部门和合合同管理理部门审审核后报报公司法法定代表表人批准准，签章章颁发授授权证书书。( 四 )“法人委委托书”的管理理1.合同管管理部门门负责“法人委委托书”的申请请审核、证证件办理理，变更更、注销销登记、遗遗失声明明和监督督检查等等管理工工作，并并为公司司归口管管理部门门。2.本公司司颁发的的签订合合同的“法人委委托书”，采用用由市工工商行政政管理局局统一印印制的“法人委委托书”，在有有效期内内可连续续使用，但但有效期

8、期限最长长不得超超过两年年。3.凡不持持有“法人委委托书”因特殊殊情况需需对外签签约者，由由所在部部门向合合同管理理部门提提出申请请，经法法定代表表人批准准，由合合同管理理部门具具体办理理一事一一委托的的临时“法人委委托证明明”事宜；未取得得“法人委委托书”及“法人委委托证明明”的其他他人员一一律不得得对外签签订合同同。4.凡持有有“法人委委托书”对外签签订合同同者，必必须严格格遵守本本公司制制定的合合同管理理规定和和相关的的配套制制度，做做好合同同台帐记记录，以以备考核核。5.凡发生生下列情情况之一一者，必必须办理理变更或或核准注注销手续续：(l)“法法人委托托书”授权内内容变更更；(2)

9、证证件有效效期届满满，不再再对外签签约；(3) 持持证人因因工作变变动，不不再对外外签约；(4) 持持证人因因调离本本公司、退退休或死死亡；(5) 持持证人因因违反本本公司管管理制度度，情节节严重需需要撤消消“持证人人”资格；(6) 持持证人擅擅自涂改改授权内内容、转转借和弄弄虚作假假撤消“持证人人”资格。6.经颁发发的“法人委委托书”如有遗遗失，持持证人应应书面向向本部门门领导报报告，并并将本部部门批示示意见送送合同管管理部门门，由合合同管理理部门向向法定代代表人或或合同管管理领导导小组报报告后，根根据情况况酌情处处理。7.凡核准准注销人人员的“法人委委托书”证件，由由所在部部门负责责收回交

10、交合同管管理部门门统一处处理。( 五 ) 责任任l.各部门门应加强强交持证证人的教教育和管管理，凡凡发现严严重违反反本公司司有关制制度规定定签约或或利用证证件进行行违法活活动，以以及失职职、渎职职等给公公司带来来重大损损失者，应应依法追追究责任任，同时时注销证证件。2.持证人人必须严严格按授授权范围围和授权权权限在在有效期期内签订订合同，如如因超越越授权范范围和授授权权限限发生的的纠纷，其其经济及及法律责责任由持持证人承承担。三、合同订订立审批批和合同同台账管管理( 一 ) 主体体内容与与适用范范围1.订立合合同的主主体，必必须是法法人或者者是取得得营业执执照的非非法人经经济组织织。集团团公司

11、内内各单位位的业务务部门不不得以本本部门的的名义或或擅自以以其他单单位、部部门的名名义对外外签订合合同。2.本制度度适用于于公司各各有关部部门和分分公司所所签订的的合同。( 二 ) 合同同审批管管理1.公司对对外签订订合同，应应由其法法定代表表人或法法定代表表人授权权的代理理人进行行。未经经授权，任任何人不不得以公公司名义义对外签签订合同同。2.严禁将将合同业业务介绍绍信转借借其他单单位或个个人使用用。介绍绍信的存存根应当当保存五五年，以以备核查查。3.除即时时结清外外，合同同应当采采用书面面形式，合合同文本本应当采采用合同同示范文文本，如如果没有有合同示示范文本本，应当当参照类类似的示示范文

12、本本。采用用合同示示范文本本时，可可以根据据所订合合同的具具体情况况依法作作出补充充约定。4.集团公公司及所所属各单单位的合合同都应应按顺序序编号。5.合同及及其有关关的书面面材料，应应当语言言规范，字字迹（符符号）清清晰，条条款完整整，内容容具体，用用语准确确无歧义义。6.订立合合同，必必须完备备合同条条款。合合同条款款一般包包括当事事人的名名称或者者姓名和和住所、标标的、数数量和质质量，价价款和报报酬，履履行的期期限、地地点和方方式，违违约责任任及解决决争议的的方法等等。7.订立依依法可以以设定担担保或者者对对方方当事人人的履约约能力没没有把握握的合同同，应当当要求对对方当事事人依法法提供

13、保保证、抵抵押、留留置、定定金等相相应形式式的有效效担保。对方当事人人提供的的保证人人，必须须是法律律许可的的具有代代为清偿偿债务能能力的法法人、其其他组织织或者自自然人。对对对方当当事人的的保证人人的主体体资格和和清偿债债务能力力要参照照本制度度的规定定进行审审查。8.对外签签订合同同，要明明确选择择纠纷管管辖地，并并力求选选择本公公司所在在地法院院。 9.严禁其其他公司司或个人人所办各各类企业业以公司司及下属属单位的的名义对对外签订订合同。10.法定定代表人人或委托托代理人人应当亲亲自在合合同文本本上签名名盖章。11.签订订合同，应应当加盖盖单位的的合同专专用章。严严禁在空空白合同同文本上

14、上加盖合合同专用用章。( 三 ) 合同同审批程程序1.签订合合同前必必须严格格审查对对方当事事人的主主体资格格。(1) 对对法人必必须审查查原件或或者盖有有工商行行政管理理局复印印专用章章的公司司法人营营业执照照或营业业执照的的副本复复印件。(2) 对对非法人人经济组组织，应应当审查查其是否否按法律律规定登登记并领领取营业业执照。对对分支机机构或是是事业单单位和社社会团体体设立的的经营单单位，除除审查其其经营范范围外，还还应同时时审查其其所从属属的法人人主体资资格。(3) 对对外方当当事人的的资格审审查，应应调查清清楚其地地位和性性质、公公司或组组织是否否合法存存在、法法定名称称、地址址、法定

15、定代表人人姓名、国国籍及公公司或组组织注册册地。2.签订合合同前需需要审查查代理人人的代理理身份和和代理资资格。(1) 代代理人职职务资格格证明及及个人身身份证；(2) 被被代理人人签发的的授权委委托书；(3) 代代理行为为是否超超越了代代理权限限或代理理权是否否超出了了代理权权限。3.签订合合同，必必须认真真审查对对方当事事人的履履约能力力对方当当事人在在合同中中负有提提供专业业性较强强的劳务务、工程程项目或或限制经经营项目目等义务务时，应应当要求求对方当当事人提提供由政政府法定定机构颁颁发的经经营许可可证或资资质等级级证书等等证明。4.签订合合同，应应当仔细细审查对对方当事事人提供供的有关

16、关证明的的资料，必必要时应应到签发发部门进进行验证证或进行行实地考考察，以以防对方方当事人人伪造或或编造证证明材料料。对方方当事人人提供的的各种证证 明资料料中所使使用的当当事人名名称、印印章等内内容必须须完全一一致。5.下列资资料不能能作为主主体资格格和履约约能力的的证明资资料，但但可归入入合同档档案保存存 , 以备考考查。(1) 名名片；(2) 厂厂家介绍绍、产品品介绍等等资料；(3) 各各类广告告、宣传传资料；(4) 各各类电话话、BPP 机等等通讯工工具号码码；(5) 对对方当事事人提供供的未经经我方合合同承办办人见证证而复制制的或未未与原件件核对无无异的复复印资料料。6.订立依依法应

17、当当办理批批准、登登记、见见证、鉴鉴证、公公证等特特别程序序的合同同时，应应当依法法办理特特别手续续。7.合同承承办人应应将合同同的副本本一份及及时送交交本单位位财务部部门备案案，作为为财务部部门收付付款物的的依据。( 四 ) 合同同台账管管理1.合同台台账由本本公司合合同管理理员负责责登记和和管理。2.合同台台账分为为二大类类：第一一类是收收入性合合同登记记台账；第二类类是支出出性合同同登记台台账。3.合同台台账登记记内容：(1) 合合同编号号；(2) 合合同签约约情况（包包括对方方单位名名称、品品名、总总金额、交交货日期期）；(3) 合合同履行行情况（包包括实际际交货日日期、全全部履行行、

18、部分分履行、未未履行原原因、有有无变更更手续）；(4) 合合同结算算情况（包包括实收收金额、未未收金额额、纠纷纷处理）。四、合同履履行、变变更和解解除( 一 ) 主体体内容与与适用范范围1.本制度度规定了了本公司司合同履履行、变变更和解解除应遵遵循的管管理原则则和办法法。2.本制度度适用于于本公司司各有关关部门和和分公司司。( 二 ) 合间间履约管管理1.法定代代表人全全面负责责合同的的履行。合合同承办办单位、部部门和人人员具体体负责其其订立合合同的履履行。新新任法定定代表人人应当继继续履行行前任法法定代表表人依法法订立的的合同。2.在履行行合同过过程中,根据情情况的变变化,应应当对对对方当事

19、事人的履履行能力力进行跟跟踪调查查。如发发现问题题，合同同承办人人要及时时处理节节必要时时经单位位负责人人同意，可可实地调调查合同同标的情情况和对对方当事事人的履履约能力力。3.接收标标的必须须经过严严格的验验收或商商检程序序。对不不符合制制度的标标的应在在法定期期限内及及时提出出书面异异议。4.合同结结算必须须通过本本单位财财务部门门进行。对对合法有有效的合合同，财财务部门门必须在在合同约约定期限限内结算算。对未未经合法法授权或或超权限限签订的的合同，财财务部门门有权拒拒绝结算算。5.凡与合合同有关关的来往往文书、电电报、电电传、信信函、电电话记录录都应作作为履约约证据留留存。对我方当事事人

20、的履履约情况况，除妥妥善保存存有关收收付凭证证外，还还要做好好履约记记录。我方当事人人收到对对方当事事人通过过邮递方方式传送送的与合合同有关关的法律律文书时时，应当当连同信信封一并并收存。通通过邮递递方式传传送与合合同有关关的法律律文书时时，必须须使用挂挂号信函函，并保保存邮局局收据、回回执备案案。( 三 ) 合同同的变更更示和解解除1.对方当当事人作作为款物物接收人人而要求求变更接接收人时时，必须须有书面面变更协协议。严严禁未取取得对方方当事人人的书面面材料而而凭口头头约定向向已变更更的接收收人发货货或付款款。2.我方当当事人遇遇有不可可抗力或或者其他他原因无无法履行行合同时时，应当当及时收

21、收集有关关证据，并并立即以以书面形形式通知知对方当当事人，同同时积极极采取补补救措施施，减少少损失。3.发现对对方当事事人不履履行或不不完全履履行合同同时，合合同承办办人应当当催促对对方当事事人采取取有效补补救措施施，收集集、保存存对方当当事人不不履行合合同的有有关证据据，及时时向合同同管理部部门报告告。4.我方当当事人因因故变更更或解除除合同，应应当及时时以书面面形式通通知对方方当事人人，说明明变更或或解除合合同的原原因和请请求对方方书面答答复的期期限，尽尽快与对对方当事事人达成成变更或或解除合合同的协协议。五、合同纠纠纷处理理( 一 )主体内内容与适适用范围围1.本制度度规定了了本公司司合

22、同纠纠纷处理理应遵循循的管理理原则和和办法。2.本制度度适用于于本公司司各有关关部门和和分公司司。( 二 ) 合同同纠纷管管理1.为解决决合同纠纠纷所采采取的各各项措施施，必须须在法定定的诉讼讼时效和和期间内内进行。2.发现对对方当事事人利用用合同进进行诈骗骗等犯罪罪活动时时，应当当立即向向单位负负责人报报告并向向公安机机关报案案。3.合同承承办部门门、人员员应配合合好公司司合同管管理部门门参加仲仲裁或诉诉讼。4.合同纠纠纷发生生后，可可以通过过协商、调调解、仲仲裁、诉诉讼等方方式解决决。5.合同发发生纠纷纷后，需需要委托托代理人人参加仲仲裁或诉诉讼活动动的，应应当及时时委托有有资质的的代理人

23、人参与处处理纠纷纷。6.解决合合同纠纷纷的申请请书、起起诉书、答答辩书、协协议书、调调解书、仲仲裁书、裁裁定书、判判决书的的副本或或正本复复印件，自自发出或或收到之之日起十十日内，由由承办人人送交合合同管理理部门备备案。( 三 ) 合同同纠纷处处理程序序1.发生合合同纠纷纷，合同同承办部部门、人人员应立立即报告告分管领领导或法法定代表表人，并并通报合合同管理理部门，提提供材料料。2.在处理理合同纠纠纷过程程中，对对于可能能因对方方当事人人的行为为或者其其他原因因，使判判决不能能执行或或者难以以执行的的案件，应应当及时时向法院院申请财财产保全全。3.合同纠纠纷发生生后，应应当依法法采取一一切措施

24、施，积极极收集、整整理有关关证据。在在证据可可能灭失失或者难难以取得得的情况况下，应应当向法法院申请请保全证证据。4.向法院院提供原原始证据据时，必必须先进进行复制制，并请请求法院院的承办办人员出出具证据据收执。5.在涉及及合同纠纠纷的诉诉讼或非非诉讼活活动中，行行使可能能引起国国有资产产流失的的处分权权时，应应当报请请有关部部门公司司批准。六、合同资资料管理理( 一 ) 主体体内容与与适用范范围1.本制度度规定了了本公司司合同资资料登记记、归档档与统计计应遵循循的管理理原则和和办法。2.本制度度适用于于本公司司各有关关部门和和分公司司的合同同资料管管理。( 二 ) 档案案资料内内容下列资料可

25、可以作为为合同档档案：1.谈判记记录、可可行性研研究报告告和报审审及批准准文件；2.对方当当事人的的法人营营业执照照、营业业执照、事事业法人人执照的的副本复复印件；3.对方当当事人履履约能力力证明资资料复印印件；4.对方当当事人的的法定代代表人或或合同承承办人的的职务资资格证明明、个人人身份证证明、介介绍信、授授权委托托书的原原件或复复印件；5.我方当当事人的的法定代代表人的的授权委委托书的的原件和和复印件件；6.我方当当事人的的担保人人的担保保能力和和主体资资格证明明资料的的复印件件；7.双方签签订或履履行合同同的往来来电报、电电传、信信函、电电话记录录等书面面材料和和视听材材料；8.登记、

26、见见证、鉴鉴证、公公证等文文书资料料；9.合同正正本、副副本及变变更、解解除合同同的书面面协议；10.标的的捡收记记录；11.交接接、收付付标的、款款项的原原始凭证证复印件件。( 三 )合同资资料登记记、归档档与统计计1.公司所所有合同同都必须须按部门门编号，妥妥善保管管。各公公司及部部门都应应建立健健全合同同管理台台帐登记记，及时时将合同同履行中中的情况况根据台台帐内容容详细记记录。合合同管理理台帐由由合同管管理员负负责建立立和保存存。2.合同承承办人办办理完毕毕签订、变变更、履履行及解解除合同同的各项项手续后后一个月月内，应应将合同同档案资资料移交交合司管管理员。合同管理员员对合同同档案资

27、资料核实实后一个个月内移移交档案案室归档档。3.各公司司及部门门应于每每年的一一月十日日和七月月十日前前将本公公司管辖辖范围内内上年度度和本年年度上半半年的合合同统计计报表送送集团公公司合同同管理部部门。各公司及部部门应于于每年的的一月十十日前将将管辖范范围内上上一年度度合同管管理情况况各公司及部部门应于于每年的的一月十十日前将将管辖范范围内上上一年度度合同管管理情况况分析报报告报送送集团公公司合同同管理部部门。4.本制度度与岗位位责任挂挂钩，列列入考核核范围。七、考核与与奖励( 一 ) 主体体内容与与适用范范围1.本制度度规定了了本公司司合同管管理员的的考核范范围、考考评时间间、考核核内容、

28、考考核程序序及奖惩惩方法等等内容。2.本制度度适用于于本公司司所有合合同管理理员。( 二 ) 考核核管理1.考核范范围本公司专职职或兼职职合同管管理员。2.考评时时间公司每年年年终组织织一次考考核评审审活动，在在对各有有关部门门合同管管理员工工作检查查基础上上进行考考核。3.考核内内容序号考核内容（一）1. 掌握合同的的有关法法律、法法规的应应知应会会基础知知识。2. 认真参加部部门或公公司举办办的业务务和有关关法律法法规学习习。（二）1. 检查所签订订合同符符合“三性”（合法法性、真真实性、可可行性）。2. 检查所签订订合同符符合“五审查查”（对方方主体是是否合格格，授权权代理是是否合法法，

29、资信信是否保保证，经经营范围围是否超超出，合合同结算算方法和和法定程程序是否否符合规规定）。3. 检查除即时时结清外外，是否否签订了了书面合合同。4. 检查使用各各类合同同文本的的正确性性和合同同内容合合规、条条款齐全全、手续续完备。5. 检查签订合合同人员员的有效效代理范范围和权权限。6. 检查杜绝无无效合同同的出现现。（三）1. 检查有关合合同审查查表的办办理和送送审，内内容齐全全，手续续完备。2. 定期或不定定期与部部门业务务员对账账。3. 经常督促合合同的履履约行为为。4. 全面了解本本部门的的合同履履行情况况。（四）1. 检查本部门门的合同同变更、解解除手续续的及时时办理和和手续齐齐全。2. 协助做好信信息反馈馈和信访访工作。（五）1. 建立合同台台账。2. 合同台账的的登记质质量（台台账登记记及时、正正确、全全面）。3. 检查合同章章的使用用和保管管。4. 做好有关资资料的保保管和归归档工作作。（六）1.在合同同管理上上有创新新的典型型事例（包包括运用用计算机机管理等等事项）。订立时间： 年年 月月 日日修改时间： 年年 月月 日日