公文写作知识精.ppt

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1、公文写作知识课件第1页，本讲稿共43页什么是公文什么是公文:党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题、报告、通报和交流情况等的重要工具。和答复问题、报告、通报和交流情况等的重要工具。什么是公文处理：公文处理是指公文拟制、办理、管理等什么是公文处理：公文处理是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。一系列相

2、互关联、衔接有序的工作。第2页，本讲稿共43页公文种类及其主要区别公文种类及其主要区别请示：适用于向上级单位请求指示或批准事项。请示：适用于向上级单位请求指示或批准事项。报告：适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。报告：适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。请示与报告的区别请示与报告的区别:请 示报 告行文功能不同请求批准、指示及解决问题汇报情况、反映问题处理方式不同办件，需要办理、批复阅件，可不回复时间要求不同事前行文，即“事前请示”报告办理结果或有关情况第3页，本讲稿共43页公文种类及其主要区别公文种类及其主要区别决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖

3、惩有关单位和人员、变更或者撤销下决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。级单位不适当的决定事项。通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。通知：适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事通知：适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。项，批转、转发公文。通知与通报的区别通知与通报的区别通 知通 报共同点具有知晓性、指导性区别大都要求贯彻执行，使用范围广于通报，周知事项是具体的，具有一定约束力。传达重要精神和情况

4、以使有关单位和人员知晓，一般起引导、警诫、启发、教育和沟通情况的作用第4页，本讲稿共43页公文种类及其主要区别公文种类及其主要区别批复：适用于答复下级单位的请示事项。批复：适用于答复下级单位的请示事项。批复与复函的区别：批复与复函的区别：批复属下行文批复属下行文，复函是函的一种形式，复函是函的一种形式，属平行文属平行文；批复；批复适用于答复下级单位的请示事项适用于答复下级单位的请示事项，对，对不相隶属的单位不相隶属的单位请求批准事项不使用批请求批准事项不使用批复，而应使用复函予以答复。复，而应使用复函予以答复。意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

5、函：适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答函：适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。复审批事项。纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。第5页，本讲稿共43页如何选择公文种类如何选择公文种类根据行文目的确定公文种类。根据行文目的确定公文种类。如请求上级单位批准、给予指示、帮助如请求上级单位批准、给予指示、帮助支持的，应使用支持的，应使用“请示请示”；安排部署工作的，应使用；安排部署工作的，应使用“通知通知”；指导下级工作；指导下级工作的，则应使用的，则应使用“意见意见”。根据行文关系确定公文种类。根

6、据行文关系确定公文种类。一般来说，一般来说，受文单位是上级受文单位是上级的，应的，应选用选用“请示请示”、“报告报告”等上行文文种；等上行文文种；受文单位是下级的，受文单位是下级的，应选用应选用“通知通知”、“批复批复”等下行文文种；等下行文文种；向不相隶属单位行文应使用向不相隶属单位行文应使用“函函”等等平行文文种。平行文文种。“会议纪要会议纪要”和和“意见意见”在上行、下行和平行文中皆可使用在上行、下行和平行文中皆可使用。根据行文单位的职权确定公文种类。根据行文单位的职权确定公文种类。如如党政机关公文处理工作条党政机关公文处理工作条例例（中办发（中办发201214）规定的文种，有的只能由党

7、的机关或行政机关使）规定的文种，有的只能由党的机关或行政机关使用，企事业单位则不能随意使用，如用，企事业单位则不能随意使用，如“公报公报”、“议案议案”等。等。第6页，本讲稿共43页公文格式各要素编排规则公文格式各要素编排规则版心内公文格式要素：版头、主体、版记三部分。版心内公文格式要素：版头、主体、版记三部分。版头：公文首页红色分隔线以上的部门为版头。版头：公文首页红色分隔线以上的部门为版头。主体：公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）主体：公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上部分称为主体。以上部分称为主体。版记：公文末页首条分隔线以下、末条分隔

8、线以上的部分为版记。版记：公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分为版记。版心外格式要素：页码版心外格式要素：页码页码：页码位于版心之外页码：页码位于版心之外第7页，本讲稿共43页公文要素编排示意图公文要素编排示意图第8页，本讲稿共43页公文主体各要素的具体要求公文主体各要素的具体要求标题：概括公文的主要内容并标明公文种类标题：概括公文的主要内容并标明公文种类主送单位：公文的主要受理单位，主送单位的名称应使用全称、规范化简称或同主送单位：公文的主要受理单位，主送单位的名称应使用全称、规范化简称或同类型单位统称类型单位统称正文：公文的主体，用来表述公文的内容正文：公文的主体，用来表述公文的内

9、容附件说明：如公文有附件，则需要标注公文附件的顺序号和名称附件说明：如公文有附件，则需要标注公文附件的顺序号和名称发文单位署名：署发文单位全称或规范化简称发文单位署名：署发文单位全称或规范化简称成文日期：会议通过或负责人签发日期。其中，多人签批或签阅以最后签批日期为准，联成文日期：会议通过或负责人签发日期。其中，多人签批或签阅以最后签批日期为准，联合行文时，以最后签发单位负责人的签批日期为准合行文时，以最后签发单位负责人的签批日期为准印章：公文中有发文单位署名的，应加盖发文单位印章，并与署名单位相符印章：公文中有发文单位署名的，应加盖发文单位印章，并与署名单位相符附注：公文印发传达范围等需要说

10、明的事项附注：公文印发传达范围等需要说明的事项附件：公文正文的说明、补充或者参考资料附件：公文正文的说明、补充或者参考资料第9页，本讲稿共43页请示公文请示公文请示公文应当一文一事请示公文应当一文一事，有利于上级单位及时研究批复，提高，有利于上级单位及时研究批复，提高公文处理效率。若某一请示涉及不相关联的多项内容，则可能公文处理效率。若某一请示涉及不相关联的多项内容，则可能涉及较多单位，上级单位需花费较多时间进行研究协调和审阅涉及较多单位，上级单位需花费较多时间进行研究协调和审阅批复，不利于请示事项的及时解决；若其中某一请示事项存在批复，不利于请示事项的及时解决；若其中某一请示事项存在问题，则

11、会影响到其他事项处理，使上级难以批复，还可能贻问题，则会影响到其他事项处理，使上级难以批复，还可能贻误工作。误工作。第10页，本讲稿共43页报告公文报告公文报告中不得夹带请示事项。报告中不得夹带请示事项。请示和报告是两个不同的文种，请示和报告是两个不同的文种，上级单位对其处理的方式亦有所不同。请示的目的是用于向上上级单位对其处理的方式亦有所不同。请示的目的是用于向上级单位请求指示、批准，上级单位须给予答复。报告的目的则级单位请求指示、批准，上级单位须给予答复。报告的目的则主要是供上级单位了解情况，向上级单位提供信息和建议，上主要是供上级单位了解情况，向上级单位提供信息和建议，上级单位可只阅不复

12、。报告中夹带请示事项，往往达不到行文的级单位可只阅不复。报告中夹带请示事项，往往达不到行文的目的，还会影响工作。报告中若涉及请示事项，应另行用请示目的，还会影响工作。报告中若涉及请示事项，应另行用请示行文，与报告严格分开。行文，与报告严格分开。第11页，本讲稿共43页公文标题的拟制公文标题的拟制公文标题由发文公文标题由发文单位名称、事由和文种单位名称、事由和文种组成。标题是对公文主要内容组成。标题是对公文主要内容的概括和揭示，其作用在于向阅读者传达公文的基本内容。其中，发文的概括和揭示，其作用在于向阅读者传达公文的基本内容。其中，发文机关可视情况加以省略，但事由和文种是必备要素。机关可视情况加

13、以省略，但事由和文种是必备要素。公文标题要准确概括公文的主要内容，突出表达行文的主要目公文标题要准确概括公文的主要内容，突出表达行文的主要目的，并正确选用文种。的，并正确选用文种。第12页，本讲稿共43页公文标题中标点符号公文标题中标点符号公文标题中一般不使用标点符号公文标题中一般不使用标点符号公文标题中出现缩略语以及具有特定含义的词语时用引号公文标题中出现缩略语以及具有特定含义的词语时用引号如：如：关于开展关于开展“质量月质量月”活动的通知活动的通知公文标题中某一部分需要注释或者说明时用括号公文标题中某一部分需要注释或者说明时用括号如：关于印发如：关于印发 制度（试行）制度（试行）的通知的通

14、知公文标题中出现法规、规章名称和书名、报刊名时用书名号公文标题中出现法规、规章名称和书名、报刊名时用书名号关于印发关于印发 管理规定管理规定的通知的通知公文标题中出现并列词语之间的停顿时可用顿号公文标题中出现并列词语之间的停顿时可用顿号如：如：关于关于、职务任免的通知职务任免的通知、部、部、部关部关于于的通知的通知。第13页，本讲稿共43页决定的一般写法决定的一般写法决定一般由决定一般由决定缘由，决定内容、执行要求决定缘由，决定内容、执行要求三部分组成三部分组成决定缘由。概括地写明决定的决定缘由。概括地写明决定的根据、目的、意义及背景根据、目的、意义及背景，常用，常用“特作如下决特作如下决定定

15、”、“现决定如下现决定如下”等承启语过渡到决定内容部分，要求文字精当，语言概括明等承启语过渡到决定内容部分，要求文字精当，语言概括明确。确。决定内容。写明决定事项的决定内容。写明决定事项的具体内容、原则、办法、措施、要求、规定事件具体内容、原则、办法、措施、要求、规定事件等，要求用语准确简练，语气肯定。等，要求用语准确简练，语气肯定。执行要求。既提出执行本决定的执行要求。既提出执行本决定的要求、意见或期望要求、意见或期望。要注意的是，决定。要注意的是，决定的标题一般要求完整地写出的标题一般要求完整地写出发文机关、事由和文种发文机关、事由和文种三个部分。三个部分。第14页，本讲稿共43页重要事项

16、决定模版重要事项决定模版第15页，本讲稿共43页嘉奖决定模版嘉奖决定模版第16页，本讲稿共43页处分决定模版处分决定模版第17页，本讲稿共43页请示的一般写法请示的一般写法请示一般由请示一般由请示缘由、请示事项、结束语请示缘由、请示事项、结束语三部分组成三部分组成请示缘由。即写明事项的请示缘由。即写明事项的原因、背景、理由和依据原因、背景、理由和依据，特别要写清楚请示事项的，特别要写清楚请示事项的重要性、必要性，以引进上级单位的重视。重要性、必要性，以引进上级单位的重视。请示事项。即写明请求请示事项。即写明请求上级单位给予指示或批准的具体事项上级单位给予指示或批准的具体事项。必要时，请。必要时

17、，请示单位应向上级单位提出自己对解决问题的示单位应向上级单位提出自己对解决问题的态度或意见态度或意见。情况复杂的还可提出。情况复杂的还可提出几几种方案，分别说明理由种方案，分别说明理由，供上级单位抉择。需注意的是，请求事项一定要明确，以便，供上级单位抉择。需注意的是，请求事项一定要明确，以便上级单位作出准确的判断和答复。上级单位作出准确的判断和答复。结束语。常用结束语。常用“妥否，请示妥否，请示”、“以上当否（妥否），请审批（批复）以上当否（妥否），请审批（批复）”或或“特此请示，请批复特此请示，请批复”等作结束语。等作结束语。第18页，本讲稿共43页拟写请示注意事项拟写请示注意事项注意行文规

18、则。请示要注意行文规则。请示要一文一事一文一事，一般情况下，一般情况下不得越级请示，不多头主送，不得越级请示，不多头主送，不报领导同志个人，不抄送下级单位不报领导同志个人，不抄送下级单位等等陈述请示原因和理由时，一是陈述请示原因和理由时，一是理由理由要充分；二是应尽可能地联系全局要充分；二是应尽可能地联系全局来说明请示事项的来说明请示事项的迫切性、重要性和必要性迫切性、重要性和必要性请示事项要具体明确请示事项要具体明确，同时还要提出本单位的处理意见，表明本单位对请示事，同时还要提出本单位的处理意见，表明本单位对请示事项的倾向性，请上级单位批复时参考项的倾向性，请上级单位批复时参考注意行文语气，

19、要言简意赅、语气委婉、言辞恳切，讲理由要开门见注意行文语气，要言简意赅、语气委婉、言辞恳切，讲理由要开门见山，讲需求要明确具体山，讲需求要明确具体请示事项若涉及其他单位职能，应履行请示事项若涉及其他单位职能，应履行会签手续会签手续，必要时在文中对有关单位，必要时在文中对有关单位的会签意见予以说明的会签意见予以说明请示件应给上级单位留出研究决策的时间，特别紧急的事项，除突发事件请示件应给上级单位留出研究决策的时间，特别紧急的事项，除突发事件及法律、法规另有规定或上级领导另有交化的以处，应在请示中说明紧及法律、法规另有规定或上级领导另有交化的以处，应在请示中说明紧急原因急原因第19页，本讲稿共43

20、页请求批准的请示模版请求批准的请示模版第20页，本讲稿共43页请求解决问题的请示模版请求解决问题的请示模版 第21页，本讲稿共43页请求指示的请示模版请求指示的请示模版第22页，本讲稿共43页拟写报告注意事项拟写报告注意事项报告主要是报告主要是向上级单位汇报工作、反映情况、介绍经验。向上级单位汇报工作、反映情况、介绍经验。因此，文因此，文风要平实，内容要实事求是，观点表达要精练清晰，文字简明、庄重，风要平实，内容要实事求是，观点表达要精练清晰，文字简明、庄重，不可拖沓不可拖沓报告要重点突出，中心明确，主次分明，详略得当，并要注意表报告要重点突出，中心明确，主次分明，详略得当，并要注意表达的条理

21、性和逻辑性达的条理性和逻辑性报告中不得夹带请示事项报告中不得夹带请示事项，报告中若涉及需上级单位解决的问题，报告中若涉及需上级单位解决的问题或批准的事项，应另文请示或批准的事项，应另文请示第23页，本讲稿共43页工作报告模版工作报告模版第24页，本讲稿共43页反应情况的报告的模版反应情况的报告的模版第25页，本讲稿共43页会议通知写法会议通知写法拟写会议通知时，一般要写明召开会议的单位，会议名称和时间、拟写会议通知时，一般要写明召开会议的单位，会议名称和时间、地点、内容（议题），参加会议的人员范围和人数，会议材料要求，地点、内容（议题），参加会议的人员范围和人数，会议材料要求，报到时间和食宿要

22、安排，有关注意事项以及联系人和电话等。必要报到时间和食宿要安排，有关注意事项以及联系人和电话等。必要时需附时需附“会议回执会议回执”。“会议回执会议回执”主要包括：参会人员单位、姓名、性别、民族、主要包括：参会人员单位、姓名、性别、民族、职务和联系方式等，必要时还应注明到达及返程时间等。职务和联系方式等，必要时还应注明到达及返程时间等。第26页，本讲稿共43页指示性通知模版指示性通知模版第27页，本讲稿共43页周知性通知模版周知性通知模版第28页，本讲稿共43页周知性通知模版周知性通知模版第29页，本讲稿共43页印发、转发性通知模版印发、转发性通知模版第30页，本讲稿共43页印发、转发性通知模

23、版印发、转发性通知模版第31页，本讲稿共43页会议通知模版会议通知模版第32页，本讲稿共43页函的一般写法函的一般写法一般来讲一般来讲,函分为函分为发函与复函发函与复函,其写法上略有不同其写法上略有不同发函主要用于与有关单位发函主要用于与有关单位商洽公务，向有关单位询问和请求批准商洽公务，向有关单位询问和请求批准事项事项等。拟写时，等。拟写时，正文开头部分要交代发函的原因和目的正文开头部分要交代发函的原因和目的；主体；主体部分部分写商洽、询问和请求批准事项的内容写商洽、询问和请求批准事项的内容，要写得具体、清楚；，要写得具体、清楚；结尾常提出希望和要求，用语要得体。结尾常提出希望和要求，用语要

24、得体。复函主要用于针对来函作出回复。拟写时，复函主要用于针对来函作出回复。拟写时，正文开头部分要引述正文开头部分要引述来函来函，然后用，然后用“经研究。现函复如下经研究。现函复如下”过渡到下文；主体过渡到下文；主体部分针对来函所涉及事项，部分针对来函所涉及事项，逐一作出明确回复逐一作出明确回复；结尾可用；结尾可用“此复此复”、“特此函复特此函复”等作结束语，也可不使用结束语。等作结束语，也可不使用结束语。第33页，本讲稿共43页拟写函注意事项拟写函注意事项行文简洁明确，用语把握分寸，语气平和有礼。行文简洁明确，用语把握分寸，语气平和有礼。函用于商洽办理事项时，一般应写明办理时限；复函时则函用于

25、商洽办理事项时，一般应写明办理时限；复函时则应该迅速、及时。应该迅速、及时。函的标题、启承语和结束语：函的标题、启承语和结束语：发函，标题一般为发函，标题一般为关于关于的函的函；正文启承语一般为；正文启承语一般为“现函告如现函告如下下”，需要结束语的，如请求解决困难的函，可用，需要结束语的，如请求解决困难的函，可用“请予支持请予支持”等。等。复函，标题一般为复函，标题一般为关于关于的复函的复函；正文启承语一般为；正文启承语一般为“现函告如现函告如下下”；需要结束语时，如答复意见的函，可以；需要结束语时，如答复意见的函，可以“以上意见，请予考虑以上意见，请予考虑”等。等。第34页，本讲稿共43页

26、请求批准函模版请求批准函模版第35页，本讲稿共43页征询意见函模版征询意见函模版第36页，本讲稿共43页会议纪要的基本写法会议纪要的基本写法会议纪要的拟写一般分两部分：会议纪要的拟写一般分两部分：第一部分应写明会议概况，包括会第一部分应写明会议概况，包括会议时间、地点、组织者、主持人、会议议程和进行情况以及对会议议时间、地点、组织者、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等；第二部分是会议纪要的主体部分，反映会议的主要的总体评价等；第二部分是会议纪要的主体部分，反映会议的主要精神、讨论意见和议定事项等。精神、讨论意见和议定事项等。第37页，本讲稿共43页公文的语言要求公文的语言要求叶圣

27、陶老先生曾经说：“公文不一定要好文章，但必须写得一清二楚、十分明确、字稳词妥、通体通顺，让人家不折不扣的了解说的内容是什么。第38页，本讲稿共43页公文的语言要求公文的语言要求表述明确。表述明确。即用词概念准确清楚，造句合乎语言规范，句与句之间逻即用词概念准确清楚，造句合乎语言规范，句与句之间逻辑联系紧密，能恰如其分地说明情况、阐述做法、表达思辑联系紧密，能恰如其分地说明情况、阐述做法、表达思想。想。第39页，本讲稿共43页公文的语言要求公文的语言要求表意准确。表意准确。根据不同的语言环境，正确使用精确词语（如根据不同的语言环境，正确使用精确词语（如“同同意意”、“不同意不同意”、“不得不得”

28、等）或模糊词语（如等）或模糊词语（如“近期近期”、“大多数大多数”、“可能可能”等），使表述恰当准等），使表述恰当准确。确。第40页，本讲稿共43页公文的语言要求公文的语言要求语言平实。语言平实。即说明要浅显，议论要精当；要言之有物、言之有理、即说明要浅显，议论要精当；要言之有物、言之有理、通俗易懂；应不矫饰、不打官腔，力戒说假话、说大话、通俗易懂；应不矫饰、不打官腔，力戒说假话、说大话、说空话。在表达上，应多用叙述、说明等方式，多用论述说空话。在表达上，应多用叙述、说明等方式，多用论述性语言和朴实、平和的语言；一般不采用描写或抒情，少性语言和朴实、平和的语言；一般不采用描写或抒情，少量使用议

29、论，不用论辩性语言。量使用议论，不用论辩性语言。第41页，本讲稿共43页公文的语言要求公文的语言要求用语得体。用语得体。即按行文关系掌握好分寸。如上行文，语气要委婉，即按行文关系掌握好分寸。如上行文，语气要委婉，措词要平和，恰当使用敬语、谦语；平行文要注意礼貌用措词要平和，恰当使用敬语、谦语；平行文要注意礼貌用语，多用商洽性语言；下行文，应要求明确，语气坚决。语，多用商洽性语言；下行文，应要求明确，语气坚决。第42页，本讲稿共43页公文的语言要求公文的语言要求用词庄重。用词庄重。即语言要端庄、郑重、严肃、认真，不带有任何个即语言要端庄、郑重、严肃、认真，不带有任何个人的情绪和感情色彩；要使用规范化的书面语和公文人的情绪和感情色彩；要使用规范化的书面语和公文专用语，恰当使用某些文言词语，不使用略语、冷僻专用语，恰当使用某些文言词语，不使用略语、冷僻字和方言土语，尽量少用专业性太强的术语和名词，字和方言土语，尽量少用专业性太强的术语和名词，慎用外文缩写名称和术语，一般不用文言句式等。慎用外文缩写名称和术语，一般不用文言句式等。第43页，本讲稿共43页