某某学院档案管理制度汇编11759.doc

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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.档案管理制制度汇编编综合档案室室二八年年十月目 录1.广东东外语艺艺术职业业学院档档案管理理办法12.广东东外语艺艺术职业业学院档档案实体体分类方方案63.广东东外语艺艺术职业业学院档档案利用用制度124.广东东外语艺艺术职业业学院档档案保密密制度一五5.广东东外语艺艺术职业业学院档档案鉴定定销毁制制度166.广东东外语艺艺术职业业学院档档案统计计制度177.广东东外语艺艺术职业业学院档档案库房房管理制制度一八8.广东东外语艺艺术职业业学院档档案工作作岗位职

2、职责199.广东东外语艺艺术职业业学院综综合档案案室工作作职责2210.广广东外语语艺术职职业学院院档案人人员职业业道德规规范2311.广广东外语语艺术职职业学院院党群、行行政类档档案管理理实施细细则2412.广广东外语语艺术职职业学院院教学类类档案管管理实施施细则36一三.广广东外语语艺术职职业学院院科研类类档案管管理实施施细则4514.广广东外语语艺术职职业学院院基建类类档案管管理实施施细则52一五.广广东外语语艺术职职业学院院仪器设设备类档档案管理理实施细细则6116.广广东外语语艺术职职业学院院出版档档案管理理实施细细则6517.广广东外语语艺术职职业学院院外事类类档案管管理实施施细则

3、68一八.广广东外语语艺术职职业学院院财会类类档案管管理实施施细则7119.广广东外语语艺术职职业学院院声像档档案管理理实施细细则7620.广广东外语语艺术职职业学院院实物档档案管理理实施细细则8121.广广东外语语艺术职职业学院院重大活活动档案案管理制制度8322.广广东外语语艺术职职业学院院不归档档文件材材料范围围及处理理办法8623. 广东外外语艺术术职业学学院文件件材料立立卷归档档工作规规范8924. 广东外外语艺术术职业学学院各部部门文件件材料立立卷归档档范围和和保管期期限表94 广东外语艺艺术职业业学院档档案管理理办法第一章 总则第一条 为为了加强强广东外外语艺术术职业学学院（以以

4、下简称称“学院”）档案案管理，有有效的保保护和利利用学院院档案，维维护学院院历史真真实面貌貌，根据据中华华人民共共和国档档案法、中中华人民民共和国国档案法法实施办办法、高高等学校校档案管管理办法法、高高等学校校档案管管理实体体分类法法、高高等学校校档案工工作规范范，结结合学院院实际，特特制定本本办法。第二条 本本办法所所称档案案是指学学院从事事教学、科科研、党党政管理理等活动动直接形形成的对对学院和和社会具具有保存存利用价价值的各各种文字字、图表表、数据据、声像像等不同同形式的的历史记记录。第三条 档档案工作作是学院院建设的的一项重重要基础础工作，是是检查和和评估学学院管理理水平的的重要指指标

5、，学学院必须须把档案案工作纳纳入整体体发展规规划，加加强对档档案工作作的领导导和管理理。第二章 领导体体制、机机构设置置第四条 学学院档案案工作由由主管院院长办公公室的院院长分管管，并成成立学院院档案工工作小组组，业务务上接受受广东省省档案局局、广东东省教育育厅办公公室的指指导、监监督与检检查。第五条 学学院设置置综合档档案室，为为正科级级建制，由由院长办办公室领领导，它它既是永永久保存存和提供供利用学学院各类类档案的的管理机机构，又又是全院院档案工工作的职职能管理理部门。第六条 综综合档案案室的基基本任务务（一）贯彻彻执行国国家关于于档案工工作的法法规和政政策，负负责规划划、协调调全院档档案

6、工作作。（二）制定定学院档档案工作作的规章章制度，并并负责监监督、指指导和检检查执行行的情况况（三）负责责接收（征征集）、整整理、分分类、鉴鉴定、统统计和保保管学院院各类永永久、长长期保存存的档案案及有关关资料，组组织实施施学院档档案的信信息化建建设，负负责学院院电子文文件归档档和电子子档案的的规范化化管理。（四）开展展档案开开发利用用，编辑辑档案参参考资料料、编制制检索工工具、积积极开发发档案信信息资源源，为学学院各项项工作做做好服务务工作。（五）对学学院各部部门、单单位的档档案工作作进行业业务指导导、监督督和检查查，对全全院专兼兼职档案案工作人人员进行行业务培培训。（六）参加加档案业业务、

7、学学术研究究和交流流、协作作活动。（七）开展展档案宣宣传教育育活动。（八）完成成学院领领导交办办的任务务。第七条 各各处（室室）、系系（部）等部门门应有一一名负责责人分工工管理该该部门的的档案工工作，并并确定合合适的兼兼职档案案员，负负责本部部门档案案材料的的收集、整整理和移移交工作作。第三章 档案队队伍建设设第八条 学学院专(兼)职档案案员必须须坚持四四项基本本原则，认认真执行行党和国国家的方方针政策策，热爱爱档案事事业，忠忠于职守守，遵纪纪守法，具备档案专业知识和一定的科学文化知识。第九条 学学院综合合档案室室专职档档案员列列入学院院事业编编制，档档案队伍伍实行专专、兼职职人员与与临时聘聘

8、请人员员相结合合。第十条 学学院专(兼)职档案案员属档档案专业业技术人人员，其其职称和和待遇按按国家及及广东省省的有关关规定执执行。第四章 经费、库库房和设设备第十一条 学院档档案事业业所需经经费，应应单独立立项，列列入学院院预算，由由院长办办公室统统筹安排排。第十二条 学院应应充分考考虑学院院档案事事业的发发展规模模，本着着方便利利用、安安全保管管、有利利发展的的原则，为为综合档档案室提提供专用用的、符符合档案案管理要要求的档档案库房房。第十三条 学院要有有计划地地为综合合档案室室配置适适应档案案现代化化管理需需要的设设备，如如：计算算机、复复印机、录录音机、照照像机、扫扫描仪、除除湿机等等

9、。第五章 文件材材料的归归档、移移交与接接收工作作第十四条 学院档档案工作作要纳入入学院和和各部门门发展规规划和工工作计划划，纳入入管理制制度，纳纳入教学学、科研研和党政政管理人人员的职职责范围围；在布布置、检检查、总总结、验验收各项项工作时时，要同同时布置置、检查查、总结结、验收收档案工工作。第十五条 学院对对基建工工程、教教学科研研成果和和重要设设备采购购等项目目验收、鉴鉴定前，应应由综合合档案室室对项目目进行档档案验收收，未经经档案验验收或验验收不合合格的，不不予以工工程竣工工、课题题结题的的验收、鉴鉴定工作作和报（评评）奖。第十六条 学院严严格实行行文件材材料形成成部门、课课题组立立卷

10、制度度，学院院各部门门在教学学、科研研、党政政管理等等活动或或个人在在职务活活动中形形成的材材料，由由各部门门按照综综合档案案室制定定的档案案整理规规则加以以系统整整理组卷卷，编排排页号或或件号，填填写卷内内目录，经经检查合合格后定定期向综综合档案案室移交交。综合合档案室室负责指指导各立立卷单位位文件材材料的立立卷归档档工作。第十七条 列入归归档范围围的档案案，必须须按照规规定向综综合档案案室移交交，集中中管理，任任何个人人不得拒拒绝归档档或据为为己有；个人在在其非职职务活动动中形成成的重要要文件材材料，综综合档案案室可通通过征集集、代管管等形式式进行管管理；对对于个人人向综合合档案室室捐赠档

11、档案的，视视珍贵程程度，学学院给予予奖励。第十八条 文件材材料形成成部门立立卷时间间，原则则上要求求：除教教学档案案按学年年度立卷卷外，其其余各类类档案均均按年度度立卷，每每年三至至五月份份为部门门立卷时时间；每每学年形形成的教教学文件件材料应应于次学学年度第第三个月月（即11月份）完完成立卷卷工作。第十九条 各类文文件材料料的归档档范围要要求：（一）党群群类主要包括学学院党委委、工会会、团委委、民主主党派等等组织的的各种会会议文件件、会议议记录和和纪要、工工作计划划、规划划、方案案、汇报报、总结结、规章章制度、统统计报表表；上级级机关与与学院关关于党务务管理等等方面的的文件材材料。（二）行政

12、政类主要包括院院长办公公会会议议记录、会会议纪要要、学院院大事记记，以及及人事、监监察、审审计、武武装保卫卫、总务务、图书书、档案案工作等等相关材材料；上上级机关关与学院院关于行行政管理理等方面面的文件件材料。（三）教学学类主要包括反反映教学学管理、教教学实践践和教学学研究活活动形成成的文件件材料，按按高校校教学文文件材料料归档范范围（877教办字016号）执行行。（四）科研研类按科学技技术研究究档案管管理暂行行规定（国国档发8776号）执执行。（五）基本本建设类类按基本建建设项目目档案资资料管理理暂行规规定（国国档发8884号）执执行。（六）仪器器设备类类主要包括各各种仪器器设备（特特别是价

13、价值在十十万元以以上）的的全套随随机技术术文件及及在接收收、使用用、维修修和改进进工作中中产生的的文件材材料。（七）出版版类主要包括学学院编辑辑出版的的学报、校校报、院院刊等学学术刊物物及出版版物的审审稿单、原原稿、样样书及出出版发行行记录等等。（八）外事事类主要包括学学院有关关人员出出席国际际学术会会议（含含在国内内、校内内举行的的）、出出境考察察、讲学学、合作作研究、进进修、留留学及学学院聘请请的外籍籍、港澳澳台专家家、教师师（含客客座教师师）在教教学、科科研及其其他有关关活动中中形成的的文件材材料；授授予中外外学者、著著名社会会活动家家名誉职职务的有有关材料料等。（九）财会会类按会计档档

14、案管理理办法（财财会字1999832号）执执行。（十）声像像类主要包括学学院各项项活动中中直接形形成的或或院外单单位形成成的与学学院有关关的，有有重要保保存价值值的声像像载体材材料，尤尤其是声声像载体体的原件件，具体体范围包包括：照照片、录录像带、录录音带、幻幻灯片、磁磁盘、影影视胶片片、光盘盘等。（十一）实实物类主要包括上上级领导导来视察察、检查查、指导导工作和和境内知知名人士士参观来来访的题题词、题题字等手手迹材料料；学院院和个人人参加国国际、国国家、省省、市级级重大赛赛事获得得的各类类奖品（奖奖状、奖奖章、奖奖牌、奖奖杯、锦锦旗、证证书等）；有保存价值的赠品、礼品、纪念物品；学院著名教师

15、在工作中产生的实物作品等。第二十条 归档的的文件材材料应质质地优良良，书绘绘工整，声声像清晰晰，符合合有关规规范和标标准的要要求。第二十一条条 档案材材料归档档原则上上按以下下要求办办理：（一）归档档时间1.党政类类和按自自然年度度归档的的文件材材料，于于次年六六月底前前归档；2.教学类类和须按按教学年年度归档档的文件件材料，于于次学年年度寒假假前归档档；3.科研、基基建项目目和专题题性、成成套性档档案，应应在项目目完成并并通过鉴鉴定、验验收后三三个月内内归档。（二）档案案移交接接收手续续综合档案室室接收档档案时，应应根据各各部门提提供的档档案目录录，与移移交人共共同清点点，对机机密、绝绝密档

16、案案要逐页页清点，经核对无误，方可办理签收手续。第二十二条条 凡学院院与外单单位协作作完成的的项目，由由主办单单位归档档保存一一整套档档案，协协作单位位保存自自己所承承担任务务中形成成的档案案复制件件。第六章 档案的的管理第二十三条条 综合档档案室集集中统一一管理学学院的全全部档案案，以确确保档案案的完整整、准确确、系统统和安全全，利于于开发利利用。第二十四条条 学院的的全部档档案实行行全宗管管理，同同一个全全宗的档档案不能能分散，不不同全宗宗的档案案不能混混杂。第二十五条条 根据高高等学校校档案实实体分类类法、高高等学校校档案工工作规范范的要要求，对对档案进进行分类类、编号号、排架架和保管管

17、。第二十六条条 综合档档案室和和有关部部门组成成鉴定小小组，定定期对库库存保管管期满的的档案提提出销毁毁或延长长保管期期限的意意见，登登记造册册，报主主管院领领导批准准，予以以存毁。第二十七条条 综合档档案室负负责学院院的档案案统计工工作，按按规定定定期向上上级业务务主管部部门报送送档案工工作情况况统计表表。第二十八条条 严格执执行档案案库房管管理制度度，做好好防盗、防防火、防防潮、防防尘、防防虫、防防鼠、防防高温、防防强光措措施，定定期对库库房档案案作安全全检查，研研究和改改进档案案保护技技术，对对破坏和和褪变色色档案及及时修补补和复制制，保证证库存档档案的安安全。第二十九条条 综合档档案室

18、应应采用先先进技术术，逐步步实现档档案管理理现代化化。第七章 档案的的利用与与开放第三十条 档案的的利用按按照广广东外语语艺术职职业学院院档案利利用制度度执行行，综合合档案室室应严格格审查借借阅资格格，并办办理借阅阅手续。第三十一条条 综合档档案室专专设档案案阅览室室，编制制、提供供开放档档案的目目录、全全宗指南南等，积积极开展展各种形形式的档档案信息息咨询服服务，充充分发挥挥档案的的社会效效益和经经济效益益。第三十二条条 综合档档案室按按照国家家有关开开放档案案的规定定和学院院实际情情况负责责向社会会开放所所保管的的档案，必必要时应应当征得得档案形形成部门门或个人人的同意意，或者者报请学学院

19、批准准后开放放，任何何组织、个个人不得得擅自公公布不属属于自己己所有的的档案。第三十三条条 向社会会开放档档案，不不得损害害国家、集集体或者者其他公公民的利利益，不不得违反反国家有有关知识识产权保保护的法法律规定定。第三十四条条 综合档档案室开开放档案案，必须须遵循下下列规定定：（一）教职职工因教教学、科科研等工工作需要要查阅档档案的，凭凭本人工工作证，外外单位或或个人，须须持有单单位介绍绍信，在在说明利利用档案案的目的的和范围围后，则则可查阅阅利用已已经开放放的档案案。（二）利用用者要求求复印档档案，须须由综合合档案室室负责办办理，并并按规定定收费。（三）港澳澳台、海海外侨胞胞要求利利用档案

20、案，须经经有关主主管部门门同意。（四）外国国机关和和个人要要求利用用档案，应应由有关关主管部部门介绍绍，并经经综合档档案室同同意。第三十五条条 库藏档档案属下下列情况况之一者者，不宜宜开放：（一）涉及及党和国国家秘密密的；（二）涉及及专利或或技术秘秘密的；（三）涉及及个人隐隐私的；（四）档案案形成部部门规定定限制利利用的。第三十六条条 对要求求查阅、摘摘录、复复制属于于尚未公公开的档档案，须须经综合合档案室室主任或或院长办办公室主主任同意意方可查查阅，必必要时报报请院领领导审批批。第八章 考核、奖奖励与处处罚第三十七条条 综合档档案室应应建立检检查、考考核和评评估制度度，明确确岗位职职责。对对

21、优秀的的专、兼兼职档案案员和突突出的服服务成果果、研究究成果以以及对档档案事业业建设有有重大贡贡献者，由由学院给给予表彰彰和奖励励。第三十八条条 对违反反中华华人民共共和国档档案法的的行为，由由学院根根据中中华人民民共和国国档案法法实施办办法的的规定予予以处罚罚，并报报省档案案局和省省教育厅厅办公室室备案。第九章 附则第三十九条条 本办法法自公布布之日起起执行，由由综合档档案室负负责解释释。广东外语艺艺术职业业学院档档案实体体分类方方案一、编制目目的为适应我院院档案管管理工作作的需要要，统一一学院档档案实体体分类，实实现档案案实体分分类、编编号、排排架、检检索的标标准化和和规范化化，根据据高等

22、等学校档档案实体体分类法法，结结合我院院实际情情况，制制定本方方案。二、编制原原则（一）以我我院全部部档案为为对象，按按照档案案形成的的领域范范畴，将将形成于于同一活活动领域域的档案案作为一一个整体体归入相相同的类类别。（二）在充充分反映映档案的的形成规规律、内内容、特特点的前前提下，确确定统一一的实体体分类体体系，把把同一门门类档案案的管理理性和业业务性材材料集中中在一起起。（三）类目目设置必必须有相相对稳定定性，不不受偶然然因素、短短期行为为的影响响，在较较长时期期内不随随意改变变。（四）类目目排列、档档号结构构的确定定严格按按从总到到分，从从一般到到具体的的原则划划分。各各类之间间、各类

23、类相同级级位之间间的划分分标准一一致。下下位类目目的外延延之和，等等于上位位类目的的外延。同同位类目目之间界界限清楚楚，不互互相交叉叉和包容容。三、类目设设置（一）一级级类目的的设置与与标识一级类目是是我院档档案实体体分类的的最高层层位，一一级类目目的标识识，采用用一级类类目名称称表征汉汉字的第第一个拼拼音字母母，例如如：行政政（XinngZhhengg）标识识为“XZ”。根据我我院档案案产生的的领域范范畴，结结合档案案记述的的内容性性质，确确定为11个一级级类目，其其标识符符号、名名称和主主要内容容如下：1.DQ 党群类 主要包括学学院党群群部门在在工作中中形成的的文件材材料。2.XZ 行政

24、类 主要包括学学院行政政职能部部门（教教务、科科研、基基建、设设备、外外事、财财务等职职能部门门除外）工工作中形形成的文文件材料料。3.JX 教学类 主要包括教教学管理理和教学学实践活活动中形形成的文文件材料料。4.KY 科学研研究类 主要包括科科学研究究管理和和科研实实践活动动中形成成的文件件材料。 5.JJ 基本建设类 主要包括基基本建设设管理和和项目建建设中形形成的文文件材料料。6.SB 仪器设设备类 主要包括仪仪器设备备工作管管理和仪仪器设备备申请购购置、开开箱验收收、安装装调试、管管理使用用、维修修改造、申申请报废废等各个个环节形形成的文文件材料料。7.CB 出版类 主要包括出出版工

25、作作管理和和出版活活动中形形成的文文件材料料。8.WS 外事类 主要包括外外事工作作管理和和外事活活动中形形成的各各种文件件材料。9.CK 财会类 主要包括财财务工作作管理和和会计核核算活动动中形成成的文件件材料。10.SXX 声像类 主要包括学学校各项项工作和和重要活活动中形形成的声声、像材材料。11.SWW 实物类 主要包括学学院领导导、校外外名人等等的题词词、印章章、字（书书）画、礼礼（纪念念）品，及及奖状、奖奖杯等实实物。（二）二级级类目、三三级类目目的设置置与标识识二级类目是是对一级级类目的的细分，三三级类目目是对二二级类目目的细分分，细分分的标准准是根据据该类档档案形成成的规律律和

26、特点点，结合合档案记记述和反反映内容容性质进进行设置置。二级级类目及及三级类类目的标标识，均均采用“双位制”。如综综合“11”，其余余二级类类目依次次层累为为12、一三99，但10、20等带“0”的数字字不用。（三）类目目划分与与标识1.党群类类一级类目代代号：DQ党务综合（党党代会、党党总支、直直属支部部材料入入此）纪检（党员员奖惩材材料入此此）组织宣传教育统战（民主主党派材材料入此此）工会团委（学生生社团材材料入此此）2.行政类类一级类目代代号：XZ行政综合（教教代会材材料、各各系、部部等部门门综合材材料入此此）人事（师资资培养材材料入此此）监察、审计计武装保卫总务（卫生生材料入入此）档案

27、、图书书3.教学类类一级类目代代号：JX二级类目代代号：11 教学综合（学学生运动动会、教教学评估估、优秀秀教学评评奖材料料入此）12 学科与实训训室建设设（专业业设置入入此）13 招生14 学籍管理（学学生奖惩惩材料入入此）三级类目代代号：11学籍管管理工作作规定等等文件材材料14专科生生学籍表表、成绩绩表一五成人教教育学生生学籍表表、成绩绩表16学生学学籍变更更、奖惩惩材料及及其它15 课堂教学与与教学实实践（体体育材料料入此）17 毕业生（毕毕业生信信息反馈馈材料入入此）18 教材注：学生层层次按普普通全日日制专科科、五年年一贯制制、成人人教育先先后排列列。4.科学研研究类一级类目代代号

28、：KY二级类目代代号：11 综合（科研研经费管管理、学学术活动动材料入入此）12按按学科或或专业或或项目（课课题）设设置类目目代号 代表表随机符符号注：综合类类用自然然年度，项项目用完完成年度度。5.基本建建设类一级类目代代号：JJ二级类目代代号：11 综合12单单项工程程（修缮缮工程入入此） 代表表随机符符号。注：学院项项目代号号从“12”开始，每每项工程程给一个个代号，依依次为12、一三三、14，但10、20等带“0”的数字字不用。6.仪器设设备类一级类目代代号：SB综合仪器设备种种类7.出版类类一级类目代代号：CB11 综合合12 报纸纸（校报报材料入入此）一三 刊物物（学报报、各系系、

29、所、中中心的学学术刊物物入此）14 书稿稿一五 音像像8.外事类类一级类目代代号：WS综合出国（境）来校（接待待外宾登登记表等等材料入入此）国际合作与与会议9.财会类类一级类目代代号：CK二级类目代代号：11 综合12 会计报表13 会计帐薄14 会计凭证15 工资清册10.声像像类一级类目代代号：SX二级类目代代号：12照片（设设三级类类目）一三录音带带14录像带带19光盘11.实物物类一级类目代代号：SW二级类目代代号：12 荣誉誉实物档档案一三 字画画实物档档案14 赠品品、礼品品实物档档案一五 印信信实物档档案 16 其他他实物档档案说明：根据据我院的的实际情情况，党党群类、行行政类、

30、设设备类、外外事类档档案只设设一级类类目，教教学类、声声像类档档案扩展展到三级级类目，其其余门类类设置到到二级类类目。四、档号的的编制档号是存取取档案的的代号和和排架的的依据，必必须反映映我院档档案的分分类体系系和物理理位置。档档号编制制应遵循循“唯一性性、合理理性、稳稳定、简简明”的原则则，即同同一全宗宗内的档档号不得得重号和和空号，不不能随意意变动，层层次尽量量少，能能适应计计算机辅辅助管理理的要求求，有利利于发挥挥排架、检检索的双双向功能能。 标识到到案卷级级的档案案，其档档号由全全宗号、年年度号、分分类号、案案卷号四四个部分分组成；标识到到文件级级的档案案，其档档号由全全宗号、年年度号

31、、分分类号、案案卷号、件件号五个个部分组组成，档档号采用用汉语拼拼音和阿阿拉伯数数字相结结合的混混合号码码制，各各组成部部分之间间用连接接符号“”连结。（一）我院院档案包包括三个个全宗，“1”代表原原广东外外国语师师范学校校全宗，“2”代表原原广东艺艺术师范范学校全全宗，“3”代表广广东外语语艺术职职业学院院全宗。（二）年度度号由四四位阿拉拉伯数字字组成。（三）分类类号是档档号的主主体，我我院档案案的分类类号一般般由一、二二级类目目代号组组成(党群类类、行政政类、外外事类档档案只设设一级类类目，教教学类、声声像类档档案的分分类号由由一、二二、三级级类目代代号组成成)。（四）档号号模式标识到案卷

32、卷级的档档案，其其档号模模式如下下：1995年年原广东东外国语语师范学学校教学学工作会会议文件件归入教教学类综综合第一一三卷中中，其档档号为：119995JX111一三案卷号分类号年度号全宗号标识到文件件级的档档案，其其档号模模式如下下例：2004年年院长办办公会议议记录编编定为行行政类第第2卷中的的第10件，其其档号为为：320004XZ210件号案卷号分类号号年度号全宗号广东外语艺艺术职业业学院档档案利用用制度为了规范档档案的借借阅管理理，确保保档案的的使用安安全，根根据中中华人民民共和国国档案法法和高高等学校校档案管管理办法法的有有关规定定制定本本制度。一、学院教教职工原原则上只只能查借

33、借阅本部部门形成成的档案案资料以以及可公公开的普普发性文文件，如如确需利利用学院院其他部部门形成成的档案案，应填填写广广东外语语艺术职职业学院院档案利利用审批批单，经经档案形形成部门门负责人人批准后后方可查查阅。二、借阅科科研课题题（论文文）档案案，本研研究课题题人员（论论文作者者）可直直接查阅阅；借阅阅他人的的科研成成果（论论文）档档案时，需需征得该该课题组组长、论论文作者者同意，必必要时要要报请主主管院领领导审查查批准。三、凡调阅阅党委会会议记录录、院长长办公会会议记录录、密级级文件，需需经主管管院领导导审批方方可限定定性查阅阅有关内内容。四、外单位位及个人人须持单单位介绍绍信或个个人有效

34、效证件，经经院长办办公室主主管档案案工作主主任审批批同意方方可查阅阅档案，如如需抄录录或复制制密级档档案，介介绍信上上应写明明需抄录录或复制制等字样样。五、阅档只只限在阅阅档室内内，不得得带出阅阅档室，不不得相互互传阅，摘摘录档案案应按原原文照录录，不得得加注个个人意见见，并应应注明档档号或题题名、摘摘录人姓姓名和摘摘录日期期，经档档案员复复核并盖盖章。六、查借阅阅档案要要严守保保密规定定，不得得擅自公公开档案案内容，违违者按问问题性质质和情节节，严肃肃处理，直直至追究究法律责责任。利利用者必必须对所所利用档档案的完完整与安安全负责责，严禁禁在档案案材料上上增删、涂涂改、加加注、转转借所利利用

35、档案案，不得得拆散、损损坏、污污染档案案。如有有损毁、丢丢失、伪伪造、倒倒卖属于于国家所所有的档档案的行行为者，将将报请上上级有关关部门依依照中中华人民民共和国国档案法法给予予法律制制裁。七、利用者者应按规规定办理理登记手手续，认认真填写写借阅阅档案登登记簿和和广东东外语艺艺术职业业学院档档案利用用效果登登记表，以以留综合合档案室室存查。八、档案原原件原则则上不外外借，确确因工作作需要，需需报院长长办公室室主管档档案工作作主任审审批，并并严格办办理登记记手续，用用毕按期期归还，并并保证其其完好无无损。对对归还档档案，档档案人员员应仔细细清点，核核查无误误方可签签字注销销，若发发现问题题应及时时

36、处理。九、凡向综综合档案案室移交交、捐赠赠、寄存存档案的的部门和和个人，对对其档案案享有优优先利用用权，并并可对档档案中不不宜开放放的部分分提出限限制利用用的意见见。十、本制度度自公布布之日起起实施，由由综合档档案室负负责解释释。广东外语艺艺术职业业学院档档案利用用审批单单姓名所属部门申请时间利用目的利用对象相关部门领领导意见见相关课题组组长、论论文作者者意见院长办公室室主任意意见主管院领导导意见说明：1、学院教教职工利利用学院院其他部部门形成成的档案案，需相相关部门门负责人人批准，否否则，不不予接待待；2、借阅他他人的科科研成果果（论文文）档案案时，需需征得该该课题组组长、论论文作者者同意；

37、3、调阅党党委会议议记录、院院长办公公会议记记录、密密级文件件，需经经主管院院领导审审批方可可限定性性查阅有有关内容容；4、档案原原件若要要外借，需需报院长长办公室室主管档档案工作作主任审审批。广东外语艺艺术职业业学院档档案利用用效果登登记表利用者部门职称（职务务）利用时间x经办人档案类型纸质档案案 电子文文件 声像档档案 实物档档案 档号或文件件题名资料利用目的提供凭证工作查考学术研究编史修志经济建设其它复印份数利用效果综合档案室室制广东外语艺艺术职业业学院档档案保密密制度为确保学院院档案信信息安全全，防止止泄密、失失密，制制定本制制度。一、档案工工作人员员应严守守党和国国家以及及学院秘秘密

38、，认认真执行行中华华人民共共和国保保守国家家秘密法法及有有关法规规，做好好档案安安全保密密工作，开开展档案案安全保保密工作作的宣传传、教育育和检查查。二、档案利利用应严严格遵守守广东东外语艺艺术职业业学院档档案利用用制度的的有关规规定，认认真办理理审批、登登记、签签字、注注销等手手续。三、严格执执行广广东外语语艺术职职业学院院档案库库房管理理制度，非非档案室室人员，未未经许可可不得进进入档案案库房。四、凡属“秘密、机机密、绝绝密”档案，编编目时，必必须在备备注栏注注明“秘密”、“机密”、“绝密”字样。五、对不归归档的重重份涉秘秘文件材材料及经经档案鉴鉴定小组组鉴定需需销毁的的档案材材料，必必须

39、登记记造册，经经主管档档案工作作院领导导批准后后，在指指定监销销人员监监督下进进行销毁毁。六、未未经批准准，任何何人员不不得私自自将库藏藏档案带带出，不不得随意意复印、摘摘抄档案案内容，更更不得传传播未开开放的和和涉密的的档案内内容。七、档案人人员要严严守保密密制度，不不得向任任何人随随便谈论论档案的的内容，不不得私自自将涉密密档案带带出办公公室给无无关人员员阅读，不不得为个个人需要要摘引秘秘级以上上档案内内容。八、不宜开开放的库库藏档案案，不准准擅自开开放；学学院档案案属下列列情况之之一的，不不对外开开放：（一）涉及及党和国国家及学学院秘密密的；（二）涉及及专利或或技术秘秘密的；（三）涉及及

40、个人隐隐私的；（四）档案案形成部部门规定定限制利利用的。九、对违反反保密规规定，故故意或过过失造成成档案泄泄密的人人员，按按中华华人民共共和国保保守国家家秘密法法、中中华人民民共和国国档案法法的有有关规定定，提请请学院给给予处罚罚。十、本制度度自公布布之日起起实施，由由综合档档案室负负责解释释。广东外语艺艺术职业业学院档档案鉴定定销毁制制度档案鉴定、销销毁是优优化库藏藏档案的的一项重重要工作作，根据据中华华人民共共和国档档案法实实施办法法、高高等学校校档案工工作规范范等有有关规定定，结合合学院实实际，制制定本制制度。一、档案鉴鉴定工作作必须在在分管档档案工作作院领导导的领导导下，由由院长办办公

41、室主主任、综综合档案案室主任任会同有有关档案案材料形形成部门门组成档档案鉴定定小组共共同进行行，鉴定定工作每每3-5年进行行一次。二、档案鉴鉴定小组组应根据据国家有有关档案案保管期期限的规规定，对对保管期期满的各各种载体体的档案案材料进进行鉴定定。三、档案鉴鉴定小组组对被鉴鉴定的档档案材料料，要逐逐卷逐件件地进行行审查，认认真审核核综合档档案室对对这些档档案材料料提出的的处理意意见，从从而准确确地判定定和做出出销毁或或延长保保管期限限的决定定。四、经鉴定定确无保保存价值值的档案案，要逐逐卷逐件件地填写写以全宗宗为单位位编制的的销毁清清册。五、档案鉴鉴定小组组每次鉴鉴定工作作结束后后，须在在销毁

42、清清册上签签字，并并将鉴定定情况写写成鉴定定报告连连同销毁毁清册一一起呈报报给主管管院领导导审批，鉴鉴定报告告经批准准后生效效。六、经审批批批准销销毁的档档案，由由综合档档案室再再保存一一至两年年，确无无价值才才销毁。七、档案鉴鉴定小组组指定两两名以上上监销人人员，销销毁人和和监销人人员应根根据销毁毁清册认认真复核核清点拟拟销毁的的档案，待待确认无无误后方方可在指指定地点点销毁，并并在档案案销毁清清册上注注明销毁毁日期、签签名，鉴鉴定报告告及销毁毁清册由由综合档档案室存存档并永永久保存存。八、任何部部门和个个人不得得随意销销毁学院院档案，不得将应销毁的档案当作废纸出售或做其他用途，违反者，按国

43、家有关规定处理。九、本制度度自公布布之日起起实施，由由综合档档案室负负责解释释。广东外语艺艺术职业业学院档档案统计计制度档案统计工工作是档档案管理理工作的的重要组组成部分分，为档档案工作作的科学学管理与与科学决决策提供供重要依依据，为为此，根根据有关关法规特特制定本本制度。一、档案人人员必须须以科学学的态度度和方法法，实事事求是地地做好统统计工作作，以更更好地了了解和掌掌握学院院档案工工作情况况，有效效地维护护档案的的完整和和安全。二、建立健健全各类类档案统统计台帐帐，做好好综合档档案室资资产设备备统计以以及有关关的专题题统计，全面掌握库存档案的收进、整理、利用、移出、销毁和档案业务建设等方面

44、的数据，做到帐物相符，按上级档案管理部门和学院主管部门的要求及时报送各种报表。三、各类数数据应以以原始资资料为依依据，实实事求是是，不得得随意估估算，不不得虚报报、瞒报报，确保保统计数数据的严严肃性。四、定期对对档案统统计数据据进行综综合或专专题分析析，及时时发现和和解决存存在问题题。五、本制度度自公布布之日起起实施。广东外语艺艺术职业业学院档档案库房房管理制制度为维护档案案的完整整与安全全,方便档档案的利利用,制订本本制度。一、档案库库房是存存放学院院档案重重地，非非专职档档案员，未未经许可可不得人人内。二、严格按按照库房房“八防”防盗、防防火、防防潮、防防尘、防防虫、防防鼠、防防高温、防防

45、强光和和防霉要要求，做做好库房房管理。三、库房内内尚未整整理的文文件材料料不得随随处堆放放，要有有序地存存放在档档案柜内内，库内内严禁存存放私人人物品。四、库房内内严禁吸吸烟、严严禁明火火、严禁禁堆放易易燃、易易爆、易易腐物品品和其它它杂物，定定期检查查消防器器材，安安全使用用电器设设备,定期检检查电器器线路，下下班前切切断库房房电源,关好门门窗。五、每天定定时测记记库房各各室的温温湿度，加加强库房房技术管管理,达到温温湿度适适宜(标准温温度14一24,标准相相对湿度度45一60%),定期打打扫库房房,保持清清洁整齐齐。六、库房内内注意拉拉好窗帘帘，防止止强光进进入。七、档案柜柜内应放放置驱虫

46、虫防霉药药剂，发发现虫、霉霉及时处处理。库库房责任任人要定定期投放放杀虫防防霉药物物或通过过有关设设备，对对库房进进行杀菌菌、消毒毒，防止止档案生生虫、发发霉。八、各类档档案入库库时应检检查帐、物物是否相相符，以以全宗为为单位按按不同门门类、不不同载体体,依档号号顺序排排列。九、库房内内应有档档案资料料存放示示意图，档档案柜统统一编号号，排列列有序，便便于档案案的上架架、入柜柜和利用用；档案案存放要要科学合合理，做做到保管管安全、查查找方便便、杜绝绝丢失。十、档案调调阅完毕毕,必须及及时入库库，入库库时要仔仔细核对对档案柜柜标识和和档案号号,避免人人为失误误。十一、对已已满保管管期限的的档案,按学院院档案鉴鉴定销毁毁制度办办理,档案工工作人员员不得自自行销毁毁档案。十二、梅雨雨季节过过后，要要对库藏藏不同载载体形式式的档案案（包括括纸张、照照片、录录音带、录录像带等等）的保保存情