电子政务建设中的档案管理18602.docx

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1、电子政务建设中的档案管理自1990年年以来，采用用计算机管理理档案就成为为政府OA建设设的主要课题题之一。经过过不懈的努力力，计算机档档案管理系统统经历了从微微机单机版、海海量光盘存储储系统版、网网络版等不断断发展的渐进进过程。其间间，从最初的的辅助手工档档案管理，一一件一卷的创创新档案管理理，公文、档档案一体化管管理，发展到到对绝密档案案的计算机管管理。通过计计算机档案管管理系统的开开发应用，档档案管理信息息化不断发展展，档案管理理工作不断得得到创新。记记得当时吉林林省人民政府府办公厅开发发的档案管理理系统和上海海市人民政府府办公厅开发发的公文、档档案一体化管管理系统都曾曾在全国引起起广泛、

2、热烈烈、积极的反反响。20001年8月，在在“国家8663计划十五五周年成就展展览会”上展展出的“国务务院绝密文档档管理系统”标标志着政府公公文、档案管管理信息化进进入了一个崭崭新的发展阶阶段。当前，我国国已将电子政务建设设作为今后一一个时期国家家信息化的重重点，这为档档案管理信息息化的发展提提供了极好的的机遇。但是是必须看到，档档案管理信息息化不单纯是是工程项目，它它是档案管理理不断创新的的过程，不可可能一蹴而就就。由于档案案管理工作的的极端重要性性和特殊性，档档案管理信息息化仍面临着着诸多困难和和挑战，任重重道远。创新与安全全的矛盾由于档案管管理的极端重重要性，在不不同的历史时时期产生了不

3、不同的、相对对于那个时代代最完备的档档案管理技术术与管理制度度。近代档案案学已经是一一门完善的、体体系严密的科科学。虽然档档案学面临信信息化的冲击击与挑战，但但是我们必须须清醒地看到到，新一代档档案学尚未产产生，档案管管理信息化还还存在大量未未解决的难题题。因此，处处理好档案管管理信息化中中的管理创新新和原有档案案管理制度之之间的矛盾是是我们面临的的首要挑战。原有档案管管理制度的核核心一是为了了快速查询、应应用，二是为为了确保档案案安全。同时时，对历史档档案管理现状状难于改变的的特点，必然然使档案管理理不可避免地地走向管理方方式的多元化化。例如，国国务院办公厅厅的档案管理理系统就分为为1990

4、年年前和19990年后，分分别用不同的的方式管理。在在这方面必须须坚持实事求求是，尊重历历史，毕竟档档案的历史管管理方法无法法改变，档案案的安全是第第一位的。档案管理系系统向深层应应用发展时，会会出现与其它它应用系统整整合的情况，如如文档管理一一体化。对于于这类整合，重重要的是处理理好整合应用用项目与档案案管理特有的的、独立性要要求的矛盾。例例如，档案管管理中对文件件标题有权改改动，这必然然使公文、档档案一体化管管理系统的设设计复杂化。采采取管理创新新和合理技术术是档案管理理与其它信息息系统整合的的可行的解决决方案。标准化、法法制化的挑战战在我国，档档案管理信息息范的标准化化程度相对比比较低，

5、造成成应用泛围和和信息共享性性大大下降。主主要原因归纳纳起来有以下下几点:一是管理体体制、管理方方式不同，难难于实现标准准化。由于档档案自身的复复杂性，我国国政府的档案案管理体系亦亦比较复杂，分分散管理是其其突出特点。除除中央、地方方档案馆外，各各政府机构亦亦管理着相当当有年头的档档案，有的甚甚至保存着大大量建国初期期的档案。由由于多头管理理，各有政策策，造成了管管理标准化的的困难。二是在具体体管理细节上上，各级政府府和政府各机机构间，缺少少必要的协调调机制，使本本来能够实现现标准化的管管理变得比较较混乱。最明明显的例子是是为党、政、人人大、政协共共用的、相对对统一的档案案分类主题词词表都很难

6、提提出。三是信息技技术飞速发展展造成的应用用技术体系不不断升级、换换代，标准不不断变化，加加剧了档案管管理信息化的的风险，加大大了投入和建建设难度。例例如，每次存存储介质的革革命都带来存存储格式和标标准的变革，将将已经数字化化的档案资料料置于重新投投入巨资升级级或放弃原有有数据的两难难境地。四是关于档档案的立法相相对比较缺乏乏，甚至对超超过五十年的的历史档案必必须解密都没没有明确的法法律依据，造造成大量档案案因密级问题题无法发挥其其应有的使用用价值。至于于建立电子档档案，不但存存在巨大的技技术和管理方方面的问题，而而且至今在标标准、法律依依据等方面都都还是空白。标准化程度低影影响了我国档档案管

7、理信息息化发展进程程，造成大量量低水平的重重复建设；相相关法律的滞滞后则令计算算机档案管理理系统只能停停留在辅助管管理的位置上上无法继续向向前发展。电子政务的的更高要求当前，我国国正在加紧实实施电子政务务建设。值得得注意的是，电电子政务并不不完全是过去去OA、信息息化在名称上上的改变，它它具有特定的的含义。利用用计算机开展展OA应用早早已有之，亦亦发挥了很大大的作用。但但电子政务的的鲜明时代特特征表现在两两个方面。一方面电子子政务系统构构建在国际互互联网平台上上，因而能够够直接为社会会和公众提供供服务，履行行政府职能。这这改变了以往往的OA系统统，由于建立立在政府专用用网络上，只只能为自身业业

8、务服务的应应用目标，使使政府实现了了直接通过计计算机网络为为社会、公众众服务的更高高层应用目标标。另一方面应应用于互联网网上、功效等等同于手迹和和印章的电子子签名技术得得到广泛应用用。这构建了了在互联网上上的最基本的的电子信任体体系，在网上上进行有关社社会活动便有有了可信的安安全保障。正正因为如此，国国际上电子政政府建设成为为新一轮公共共行政管理改改革的标志，使使推进电子政政务成为政府府管理领域里里不可避免的的一场深刻的的革命。推进电子政政务必将迈向向电子政府。从从这个意义出出发，今后开开展政府档案案管理信息化化建设应更新新旧观念，研研究新问题，做做出新部署。在在政府档案管管理信息化建建设上确

9、实需需要创新。从跨国企业业人力资源管管理上看，人人才档案的管管理与应用已已经实现了信信息网络化。美美国9.111事件发生后后，不少大公公司的资料、档档案信息系统统虽然遭到彻彻底摧毁，但但仅仅几天后后，这些公司司在其数据备备份系统和灾灾难恢复系统统的支持下，业业务全面恢复复。说明当前前档案管理系系统已经发展展到了高度可可靠、可用的的水平。如果果还是按原来来的办法各自自为战地建设设，不从中总总结经验，接接受教训，就就不可能加速速这项建设的的进度，就会会事倍功半，还还会给国家造造成巨额浪费费。电子政务建建设中的档案案管理系统必必须考虑它是是电子政府的的组成部分。因因此必须从电电子政府的全全局出发，构

10、构建档案管理理系统。与我我们过去档案案管理信息化化的需求相比比，今后系统统建设至少需需要考虑增加加以下任务并并及时部署。一一是应用信息息安全基础设设施PKKI/CA，建建立可信任和和可授权的应应用系统。在在互联网条件件下，电子档档案的应用和和管理需要电电子证书以规规范权限和使使用电子印章章，确保电子子档案的完整整性、不可抵抵赖性和安全全、保密要求求。二是政府府电子档案的的数据备份、事事故应急响应应和灾难恢复复系统的建立立。电子文档档和数据是所所有信息化建建设投资最终终获得的几乎乎唯一的回报报，是极宝贵贵的数据资源源。我们应该该以全新的理理念、审慎严严密的措施、科科学的方法，从从建设之初就就构建

11、电子档档案坚固的安安全屏障。新形势下的的基本策略必须看到，在在今天的形势势下开展档案案管理信息化化建设应该按按照国家电子政务建建设的总体要要求开展工作作。档案管理理信息化建设设的出发点和和目标，除了了自身建设任任务外，还应应推动国家电电子政务建设设。因为，电电子政务的实实施将带来政政府管理创新新的巨大机遇遇，将打破许许多原有管理理体系和管理理模式，甚至至出现只有各各种电子政务务建设共同发发展才能真正正实现电子政政务的情况。所所以，新形势势下搞好电子子政务建设需需要采取一系系列重要策络络。实践经验验表明以下策策略十分重要要。1、积极纳纳入国家信息息化领导、协协调机制。所所有电子政务务建设都应当当

12、自觉纳入国国家信息化领领导小组制定定的总体方案案。政府效能能的源泉来自自管理，电子子政务成败的的关键也必然然是管理。例例如档案管理理信息化采用用PKI/CCA就应在国国家的统一领领导、协调下下构建和应用用。2、与时俱俱进，观念创创新。在推进进电子政务建建设中，采用用信息技术引引发的工作方方式、管理方方法的变化将将会层出不穷穷，必须创新新才能解决这这些问题。例例如政府文档档数据备份问问题，可以毫毫不夸大地说说，我国政府府机构信息系系统中还几乎乎没有符合严严格意义的数数据备份系统统，数据安全全性十分脆弱弱。但是要求求每个政府机机构都建立复复杂、昂贵的的数据备份系系统是不可能能的。采用市市场的方法可

13、可以解决企业业和相当一部部分机构的问问题。但是党党政等重要机机构如何解决决值得很好地地研究。这就就要求我国各各有关机构必必须结合国情情，从实际出出发，转变观观念，从管理理理念、管理理制度、机构构职能等方面面全面创新。标准化程度低影影响了我国档档案管理信息息化发展进程程，造成大量量低水平的重重复建设；相相关法律的滞滞后则令计算算机档案管理理系统只能停停留在辅助管管理的位置上上无法继续向向前发展。电子政务的的更高要求当前，我国国正在加紧实实施电子政务务建设。值得得注意的是，电电子政务并不不完全是过去去OA、信息息化在名称上上的改变，它它具有特定的的含义。利用用计算机开展展OA应用早早已有之，亦亦发

14、挥了很大大的作用。但但电子政务的的鲜明时代特特征表现在两两个方面。一方面电子子政务系统构构建在国际互互联网平台上上，因而能够够直接为社会会和公众提供供服务，履行行政府职能。这这改变了以往往的OA系统统，由于建立立在政府专用用网络上，只只能为自身业业务服务的应应用目标，使使政府实现了了直接通过计计算机网络为为社会、公众众服务的更高高层应用目标标。另一方面应应用于互联网网上、功效等等同于手迹和和印章的电子子签名技术得得到广泛应用用。这构建了了在互联网上上的最基本的的电子信任体体系，在网上上进行有关社社会活动便有有了可信的安安全保障。正正因为如此，国国际上电子政政府建设成为为新一轮公共共行政管理改改

15、革的标志，使使推进电子政政务成为政府府管理领域里里不可避免的的一场深刻的的革命。推进电子政政务必将迈向向电子政府。从从这个意义出出发，今后开开展政府档案案管理信息化化建设应更新新旧观念，研研究新问题，做做出新部署。在在政府档案管管理信息化建建设上确实需需要创新。信息化产生的的一些问题，可可能现行各有有关部门都不不具备解决它它的职能，这这就特别需要要职能创新。在在电子政务建建设中，我们们的许多机构构有可能通过过分析、研究究，从拓展业业务工作的范范围出发，主主动承担起新新职能。或者者在国家有关关主管部门协协调下，被赋赋予新的职能能。例如，中中央和各地方方的档案馆就就有可能成为为各级政府的的涉密文档

16、数数据备份中心心，在电子政政务建设中发发挥重大作用用。3、遵循标标准，推进标标准，加强法法律建设。在在档案管理系系统建设中常常常遇到过分分强调本单位位特殊性，管管理方式不可可更改的情况况。这种实质质上无视标准准化、拒绝采采用标准的作作法极其有害害。曾有过高高层政府机关关，采用仅凭凭经验管理档档案的方法，连连续数十年不不变，虽然也也很有成效，但但不具有通用用性，无法让让更多的人高高效率地使用用，最终证明明这种管理毕毕竟是落后的的，必须淘汰汰的。采用标准意意味着系统性性的进步，对对信息系统的的长远发展有有不可估量的的作用。为了了搞好应用并并使应用不断断深化，就必必须在标准化化上下足功夫夫。有些标准

17、准的制定需要要耗费巨大的的人力、物力力。例如电子子档案的标准准，不但涉及及数据格式，还还将涉及运行行环境等诸多多因素，本身身就包含不止止一项的复杂杂课题，更应应统一领导，集集中力量，锲锲而不舍，不不断推进。档档案管理和利利用、档案管管理信息化和和电子档案的的立法工作也也应积极创造造条件，早日日实现。这是是档案管理信信息化建设健健康发展的根根本保证。4、注重信信息安全。政政府的档案涉涉及国家利益益，特别是涉涉及国家秘密密的档案关系系到国家安全全。政府机构构的信息安全全建设从本质质上讲不是个个人或部门行行为，而是国国家行为。要要按照国家制制定的信息安安全框架从总总体上开展信信息安全建设设。在建设中

18、中，信息安全全管理是核心心要素，其中中最重要的原原则是必须是是在国家有关关主管部门的的指导下，按按照国家有关关主管部门制制定的规章、制制度、标准开开展工作。5、综合利利用档案管理理技术。档案案管理技术是是长期坚持不不懈、不断发发展的重要技技术之一。将将这些技术综综合、集成应应用是档案管管理的特点。就就电子文档而而言，时至今今日，即使是是最普通的电电子数据，保保存它的风险险一点也不比比其它介质少少。保存电子子文档风险巨巨大，至少是是由于它不符符合越是简单单就越是可靠靠的原则。乌乌龟壳上的文文字可以流传传数千年，而而电子数据能能否有效地长长期保存还有有待时间的检检验。所以，在在进行档案管管理信息化建建设，积极构构建电子档案案时必须在整整合、集成上上狠下功夫。即即将传统的档档案管理办法法和信息化手手段有机整合合，发挥档案案管理的综合合优势。由于于人们对真迹迹的尊重和渴渴望，无纸化化只具有相对对意义。缩微微技术等都是是永不会消亡亡的档案管理理应用技术。