商贸行业如何实施ISO9000(doc23)(1)42420.docx
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1、商贸行业如何实施ISO9000商贸企业主要是从事商品贸易(包括批发零售等)的商场、商店、商厦、商城及各类贸易公司。20世纪50年代后,世界经济进入了一个相对稳定的和平建设和发展时期,各国经济和贸易都获得了较快的发展,各类商店、购物中心、连锁店等商贸企业遍布于城市、乡村。为了确保商贸企业销售的商品质量及其服务质量满足顾客需要,就必须认真建立质量体系,并使其有效运行。本章分别叙述建立商贸服务质量管理体系和质量保证体系的要素、文件、特点及其有效运行的标志。第一节 商贸服服务质量管理理体系要建立商贸企业业的服务质量量管理体系,那那就要确定商商贸企业的服服务质量环、质质量管理体系系要素和文件件。一、 商
2、贸企业业的服务质量量环质量环,又称质质量螺旋,是是“从识别需要要到评定这些些需要是否得得到满足的各各阶段中,影影响质量的相相互作用活动动的概念模式式。”(ISO 8402)商贸企业的服务务质量环则是是从识别顾客客的服务需要要直到评定这这些需要是否否得到满足的的服务过程各各阶段中,影影响服务质量量的相互作用用活动的概念念模式。依据ISO90004-2质质量管理和质质量体系要素素 第2部分分:服务指南南中第5.4.2条“服务质量环环”规定,结合合商贸企业营营销服务过程程的实际情况况,可确定其其服务质量环环如图4-11所示。二、 商贸企业业的质量管理理体系运作要要素要建立商贸企业业的质量管理理体系,
3、除了了要有管理职职责、人员与与物质资源、质质量体系结构构等要素之外外,还必须要要有符合商贸贸企业经营特特点的运作要要素。商贸企业质量管管理体系的运运作要素包括括:销售服务务需要的调研研与评定,营营销服务设计计,营销服务务提供过程和和销售服务业业绩的分析与与改进。1. 销售服务务需要的调研研与评定销售服务需要的的调研与评定定是商贸企业业市场开发过过程的首要环环节,因此,商商贸企业要运运用设置顾客客意见本,召召开顾客座谈谈会等各种方方式了解顾客客的服务需要要。如: aa. 商品的的质量与价格格档次;b. 商品的品品种、规格、包包装及标签要要求;c. 服务环境境整洁、明亮亮、方便、舒舒适、优雅、美美
4、观方面要求求;d. 服务设施施种类及完好好、安全方面面要求;e. 服务方式式和态度等方方面要求。此外,还应了解解和尽可能满满足老、弱、病病、残等特殊殊顾客的特殊殊要求。依据上述调研结结果和本企业业实际服务可可能的条件,确确定新的服务务项目,编制制服务设想报报告或服务大大纲,以作为为服务设计的的基础。2. 营销服务务设计营销服务设计的的主要任务是是把服务大纲纲中的内容与与要求策划设设计为服务规规范、服务提提供规范和服服务质量控制制规范,确定定开展预定服服务项目的时时间计划表,确确保一切必要要的资源、设设施和技术支支持,并对服服务项目进行行适当的、切切合实际的宣宣传。 服务务规范规定了了所提供服务
5、务的特性、内内容、要求及及验收的标准准。商贸企业业中直接面向向顾客,提供供营销或售后后服务岗位均均应编制岗位位服务规范,对对其服务职责责、上岗条件件、服务程序序、服务内容容与要求等作作出明确具体体的规定。其其他管理和操操作岗位可编编制工作规范范和作业规范范。服务提供规范规规定了提供服服务的方法和和手段。由于于它一般涉及及商贸企业的的业务管理领领域,因此,又又称之为管理理规范(即管管理性程序文文件)。商贸企业的管理理规范一般应应包括: aa. 供货单单位的选择与与定点规范;b. 采购管理理规范;c. 仓库管理理规范;d. 营销柜台台服务管理规规范;e. 服务标识识与可追溯性性管理规范等等。质量控
6、制规范应应能有效地控控制每一营销销服务过程质质量,以确保保营销服务始始终满足上述述两类规范地地规定和顾客客需要,既可可以单独制定定商品质量和和服务质量方方面地控制规规范,也可以以纳入服务规规范和管理规规范之中。3. 营销服务务提供过程商贸企业地营销销服务提供过过程一般可以以分为:A、 购货; B、进货验验收; C、仓仓储; D、上上架; E、销销售; F、售售后服务等若若干阶段。 在营销服务务过程中,服服务组织(即即商贸企业)应应采取行政、经经济、教育等等各种手段确确保各类规范范地实施,不不断地对服务务过程质量进进行评定和记记录,识别和和纠正不规范范服务,把影影响服务过程程质量的各方方面因素,
7、如如人的技能、设设施的完好与与安全等置于于受控状态。此外,还应十分分重视顾客对对服务质量的的投诉和评价价,不断提高高顾客的满意意货满意度,力力争实现无缺缺陷服务。4. 营销服务务业绩的分析析和改进商贸企业应定期期或不定期地地对营销服务务业绩进行分分析,为此要要建立一个服服务质量信息息地反馈和管管理系统,既既要进行定性性分析,更要要进行定量地地数据收集和和统计分析,以以寻求质量改改进地机会,进进行质量改进进,提高营销销服务质量水水平。三、 商贸企业业质量管理体体系文件商贸企业应参照照ISO90004-2,结结合企业人员员、设施等实实际情况,建建立一个文件件化地质量管管理体系。也也就是说,应应编制
8、一套科科学、实用、有有效地质量管管理体系文件件。商贸企业质量管管理体系文件件层次结构如如图4-2所所示。1. 质量管理理手册这是一个阐明商商贸企业地质质量方针并描描述其质量管管理体系地纲纲领性文件,它它一般应包括括下列内容:a. 商贸企业业地质量方针针和质量目标标;b. 商贸企业业各级人员地地职责、权限限和相互关系系; c. 质量管理体体系要素和引引用地形成文文件的程序文文件的描述,也也可以是这些些程序文件的的直接汇编;d. 关于手册册的使用、更更改和控制等等方面的规定定。必要时,还可编编写有关介绍绍企业和手册册有关信息的的“前言”,手册中有有关术语的定定义,以及手手册引用的文文件和支持性性资
9、料的附录录等。具体编写内容与与要求见ISSO100113质量手手册编制指南南。2. 管理规范范和质量计划划商贸企业的管理理规范是“为进行某项项营销服务活活动所规定途途径的程序”文件,他们们也是质量手手册的支持性性文件。管理规范的内容容一般应包括括目的和范围围,做什么和和谁来做,何何时、何地何何如何做;应应使用什么设设施何文件;如何对服务务活动进行控控制何记录等等。它们可以与质量量手册中相关关要素活动内内容的编写顺顺序一致,也也可以按企业业标准的形式式编制。质量计划时“针针对特定的产产品、项目和和合同,规定定专门的质量量措施、资源源和活动顺序序的文件”(ISO 8402)。因因此,商贸企企业应对
10、一些些特定的营销销服务,如春春节、中秋节节的展销,部部队、福利院院等特定顾客客的供应等,按按ISO 110005质质量计划指南南编制质量量计划。3. 服务规范范服务规范时规范范商贸企业服服务人员(如如营业员、送送货员等)服服务行为,阐阐明其服务内内容与服务质质量要求的操操作性文件。服务规范是衡量量商贸企业服服务人员服务务质量的基本本依据和最低低要求,它一一般应包括岗岗位职责与任任务、上岗条条件、服务程程序、服务内内容与要求等等内容。如商场营业员的的服务规范,应应就其上岗准准备迎客介绍绍唱收唱付付礼貌送客检查货架清点货款结业下岗等等各服务环节节的服务内容容与服务质量量要求作出明明确具体的规规定。
11、4. 质量记录录质量记录是为已已完成的质量量活动或达到到的结果提供供客观证据,即即“建立在通过过观察、测量量、试验或其其他手段所或或事实的基础础上,证明是是真实的信息息”文件(ISSO 84002)。因此此,又称之为为见证性文件件。 商贸企企业的质量记记录主要有:a. 质量保证证协议书(与与供货单位签签订);b. 商品验收收记录;c. 顾客意见见本;d. 计量衡器器校准或检定定记录;e. 内部质量量审核报告;f. 顾客投诉诉处理表等。任何一个商贸企企业,只要从从自身实际出出发,建立一一个文件化的的质量管理体体系,就一定定能脱离传统统的经验管理理,迈进科学学管理及至现现代化管理的的轨道,而宣宣贯
12、国际服务务质量管理标标准(ISOO 90044.2)则为为其提供了捷捷径。第二节 商贸服服务质量保证证体系质量保证体系也也是质量体系系,它要求证证实某一组织织具有提供合合格产品的保保证能力。 商贸企业的的质量保证体体系则要求证证实它真有提提供合格商品品和服务的保保证能力,一一般来说,商商贸企业的质质量保证体系系依据国际质质量保证标准准(ISO 9001 或ISO 9002)建建立和实施。国内外质量管理理实践证明:采用受益者者推动方式,也也就是由质量量体系认证机机构代表受益益者(顾客、员员工、所有者者、分供方和和社会)对某某一企业或组组织质量保证证体系进行认认证注册,以以证实其质量量体系的适宜宜
13、性是一种流流行作法。为为此,本节着着重介绍商贸贸企业质量保保证体系的构构成、文件和和认证注册要要求。一、 商贸服务务质量保证体体系要素构成成由于商贸企业的的产品是商品品和服务的组组合,而销售售服务质量不不可能如硬件件产品那样等等待检验合格格后在交付顾顾客,它取决决与服务提供供过程的质量量。因此,国国家技术监督督局和内贸部部有关部门与与1997年年初发布了一一个适用于商商贸企业质量量保证模式标标准的实施指指南(详见附附录2),它它依据ISOO 90011或ISO 9002编编制而成。现现根据该指南南,简述一下下商贸企业质质量保证体系系的构成 1. 管理职责责商贸企业最高管管理者应制定定质量方针,
14、确确定质量目标标,并确保各各级各类员工工理解并认真真实施。对所有从事与质质量有关的人人员,应规定定其职责、权权限和相互关关系,并形成成有关文件和和组织结构图图。应确保各项质量量活动所必需需的资源,如如设备、仪器器、经费、尤尤其是适宜的的人才。要按规定的实践践间隔进行管管理评审,就就质量方针和和目标,对质质量体系的现现状活动适应应性进行正式式评价(ISSO 84002)。其主主要内容是评评价内部质量量体系审核的的结果,分析析顾客的满意意程度、投诉诉和销售状况况。应在管理层内指指定一名管理理者代表,授授予其建立、实实施和保持质质量体系,并并代表企业应应质量体系事事宜与外部联联络等权限。2. 质量体
15、系系商贸企业应编制制一套包括质质量手册、管管理规范、管管理规范、服服务规范和质质量记录的质质量体系文件件,以建立和和保持一个文文件化的质量量体系。 为为了不断满足足顾客要求,应应根据市场新新系,进行服服务质量策划划,如编制服服务质量计划划,其内容包包括营销策略略、商品或服服务种类范围围、销售方式式、服务质量量控制等。同同时配备必要要的服务设施施,资源和控控制手段。3. 合同评审审商贸企业应对每每项合同(包包括邮购、采采购、电购、口口头订单)在在签订前进行行评审,以满满足顾客要求求。合同评审的方式式可根据业务务情况灵活运运用,如授权权有关人员审审批、会签、会会议确认等。对对零售商品则则应在顾客购
16、购买时,由营营业员在交付付商品前对发发票或货单进进行评审或确确认商品的品品种、规格、品品质、价格等等是否满足顾顾客的要求。合同修改时也要要进行评审,并并保存好记录录。4. 设计控制制商贸企业应对每每项服务的开开发、实施进进行设计,如如服务环境的的设计、服务务过程的设计计、服务提供供方式的设计计等等,以确确保服务设计计输出(主要要是各类规范范)满足设计计输入(包括括适用的法规规和顾客需求求)。同时,对每项设设计应进行评评审的验证,对对设计更改也也进行确认的的批准。5. 文件和资资料控制商贸企业应确保保各类质量体体系文件和资资料得到批准准或确认,并并能在各重要要场所获得现现行有效版本本。营销场所张
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