基于LOTUS的办公自动化系统的设计与实现29934.docx

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1、摘要一、绪论31、办公自动化化发展趋势42、办公自动化化系统的研究究意义5二、需求分析61、功能需求72、办公自动化化系统平台选选择.8三、系统设计91、系统结构102、系统功能113、功能模块设设计12(1)、公文管管理子系统13(2)、通用信信息子系统14(3)、个人办办公子系统15(4)、系统维维护子系统164、数据库设计计17(1)、Dommino/NNotes数数据库设计18(2)、SQLL Servver数据库库设计19四、系统实现201、概述2112、发文管理数数据库22(1)、表单设设计23(2)、视图设设计24(3)、其他元元素设计253、其他模块简简介26五、总结27参考文

2、献28摘要 随着信息息技术的蓬勃勃发展，尤其其是计算机技技术、网络通通讯技术、多多媒体技术、数数据库技术及及自动化技术术的日新月异异，为办公自自动化的发展展提供了广阔阔的空间。传传统的办公模模式中公文流流转速度较慢慢，安全性不不够，对公文文信息的处理理、统计、分分析较烦琐，在在沟通、协作作和控制等方方面存在不足足。办公自动动化在提高政政府机关或企企事业单位各各部门的办公公质量和办公公效率，提高高决策的科学学性和正确性性，提高领导导者的管理水水平，推动各各单位的信息息化建设等方方面起着举足足轻重的作用用。 本论文文以基于Lootus DDominoo的办公自动动化系统的建建设为背景，综综合运用了

3、IInternnet /Intrannet的各种种新的信息技技术，针对办办公自动化系系统及其关键键技术进行研研究和开发。论文首先介绍了了办公自动化化的定义，国国内外OA的的发展现状和和发展趋势，通通过分析办公公自动化系统统的功能需求求，结合对现现有各种以开开发平台和群群件系统的对对比，确定本本以系统的最最佳开发和运运行平台为LLotus Dominno/Nottes，文中中简要介绍了了Lotuss Domiino/ NNotes的的特点。接着提出了基于于Lotuss Notees群件和IIntrannet的办公公管理信息系系统的体系结结构，完成了了公文管理、通通用信息、个个人办公、系系统维护等

4、模模块的开发。最后，根据目前前技术的发展展和实际办公公的需要，总总结了当前的的工作，并对对办公自动化化系统的发展展进行了展望望。关键词：办公自自动化、工作作流、表单、视视图、大纲、LLotus Dominno/Nottes绪论 办公自动化(OOfficee Autoomatioon，简称OOA)于20世纪纪50年代提提出，在80年年代至90年年代得到了飞飞速的发展1。办公公自动化是以以先进的科学学技术、信息、技术、系统科学和和行为科学为为支柱的一门门综合性技术术。它以系统统科学为理论论基础，行为为科学为主导导，综合运用用信息技术(包括微电子子技术、计算机技术术和通信技术术等)完成各种办办公业务

5、，充充分有效地利利用信息资源源，以提高生生产效率、工作效率和和工作质量，辅辅助决策，促促进办公活动动规范化和制制度化，以达达到既定的目目标，获得更更好的效果。办办公自动化是是将现代化办办公和计算机机网络功能结结合起来的一一种新型的办办公方式，是是当前新技术革革命中一个非非常活跃和具具有很强生命命力的技术应应用领域，是是信息化社会会的产物。通通过网络，组组织机构内部部的人员可跨跨越时间、地点协同工作。通过OOA系统所实实施的交换式式网络应用，使使信息的传递递更加快捷和和方便，从而而极大地扩展展了办公手段段，实现了办办公的高效率率。1办公自动化化发展趋势从办公自动化发发展的过程和和今后发展的的趋势

6、来讲，办办公自动化已已经经历了从从第一代发展展到目前的第第二代，并且且正在向着第第三代发展1，如图1.11所示。图1.1 办公公自动化发展展趋势从80年代中期期起步的第一一代办公系统统以个人电脑脑、办公套件为为主要标志，实实现了数据统统计和文档写写作电子化，完完成了办公信信息载体从原原始纸介质方方式向电子比比特方式的飞飞跃。从20世纪900年代中期开开始，随着以以Lotuss Notees为代表的工作作流群件技术术的问世，以以及网络通讯讯技术的长足足发展，办公公自动化系统统发生了第一一次革命性演演进，第二代代办公自动化化系统以网络络技术和协同同工作技术为为主要特征，实实现了工作流流程自动化，实

7、实现了收发文文从传统的手手工方式向工工作流自动化化方式的飞跃跃。第三代办公自动动化则是从以以工作流程为为中心的第二二代办公自动动化系统提升升到以知识管管理为核心。以以公文流转为为例，第二代代办公自动化化实现了收发发文和档案管管理一体化的的自动处理，比比如，本文提提出的办公自自动化系统就就是以公文流流转为核心，并并且基于工作作流的协同工工作方式的第第二代办公自自动化系统；第三代办公公自动化在此此基础上更为文件处处理的每一个个环节提供了了该步骤所需需要的相关知知识，包括在在线的专家、文件背景资资料及企业其其他的有关信信息，确保每每一个使用者者都能够随时时随地根据需需要向专家学学习、向企业现有有知识

8、学习，使使员工在办公公自动化系统统中的地位从从被动向主动动转变，从而而在提升每个个员工创造能能力的过程中中，大大提高高了企业与机机构的整体创创新和应变能能力。综上所述，办公公自动化系统统的发展经过过三个阶段，两两个飞跃过程程。从以数据据为核心发展展到以信息交交流为核心，进进而提升为以以系统地运用用知识为核心心。知识贯穿穿于各种方式式的信息交流流，从简单的的电子邮件、群群件与协作、直直至构建Weeb应用，其其核心目的都都是在获得与与应用知识。知知识是企业网网络上传递的的最有价值的的信息。对知知识的运用效效果关系到企企业的综合发发展实力。第第三代OA帮助企业业从How To的过程转变变到Knoww

9、 How的的过程，即将将办公自动化化系统由模拟拟手工作业向向改变并提高高手工作业效效率过渡。2办公自动化化系统的研究究意义应该说没有人怀怀疑计算机的的出现给办公公室职员带来来的便利，但但是对现代的的办公自动化化而言，其目目的己经不局局限于减轻员员工的工作量量，而是要将将员工从繁琐的事事务性工作中中解放出来，用用更多的精力力去关注最重重要的事情，从从而提高企业业的效率，增增强企业的综综合竞争能力力。在这种办办公模式下，企业的组组织结构能够够得到简化，各各个部门在信信息共享的基基础上进行协作，便便于明确各个个部门甚至每每个员工的责任，而而决策层可以以迅速综合来来自各个方面面的信息，并并以此为依据据

10、制定企业的的战略决策。从从这个意义上上讲，在市场场竞争日趋白白热化的今天天，办公自动动化己经不再再是一种手段段、一种工具，而而成为决定企企业生存发展展的命脉。 在传统统的办公模式式中，由于缺缺少重要的信信息传递和工工作流程环节节，办公的各各个部门之间间无法实现信信息共享和信信息集成，从从而难以实现现各个部门之之间的高效协协作。在日常常的办公过程程中，比较容容易出现以下下的差错：一是各部门的信信息传递和事事务交接仍然然由人工完成成，容易出现现差错；二是上下级和部部门之间无法法实现协同工工作，难以及及时沟通；三是信息和工作作流程相互分分离，缺少至至关重要的随随时记录，使使工作监控和和评估困难重重重

11、。可以想象，掺杂杂着如此大量量的人工操作作过程的事务务处理方式根根本无法适应应现代化办公公模式的需要要。 随着信信息技术的发发展和国内信信息技术应用用水平的提高高，在办公过过程中，传统的工工作方式和审审批模式己经经难以满足新新的需求，实实现办公自动动化已经是提提高政府机关关和企事业单单位办公效率率，规范化管管理的必然趋趋势。办公自动化系统统的带来的好好处有1：(1). 信息息传递与沟通通交流顺畅排除因职能、职职位、距离等原因因造成的信息息联络不畅而而带来的企业业发展羁绊，通通过构建内部部通讯、信息发布与与交流平台，实实现多途径的的联络与沟通通，减少信息息在途时间，提提高信息的时时效性，与此此同

12、时，缩短短领导与职员员之间，各部部门之间的距距离。 (2). 规范范工作管理，提提高整体效率率解决了跨地域跨跨部门多岗位位间的业务处处理诸多问题题，有效避免免工作中出现现的脱节、延误、错办等情况况，杜绝职责责不清、工作推脱等等怠工现象，实实现网上协同同办公，增强强组织协调能能力，提高团团队协作能力力。同时，加加强了领导实实时了解事务务状态，实时时掌控工作进进度，强化了了过程控制与与监督，加强强了工作管理理。 (3). 整合合信息资源，实实现知识管理理打破“信息孤岛岛”，彻底改变变文件丢失遗遗漏、管理分散、查找不方便便等现象，解解决因人事变变动导致经验验流失等问题题，通过知识识管理，有效效整合并

13、积累累各类资源，实实现再利用。 (4). 增强强凝聚力，提提高响应能力力在降低管理成本本，促进管理理进步的同时时，能够培养养全员信息化化关注与参与与意识，激发发掌握和利用用先进信息技技术的热情，提提高专业素质质，形成全新新的企业文化化。办公自动化是信信息社会的一一种新型办公公方式，它将将现代化办公公和计算机网网络功能结合合。随着信息息技术的发展展，办公自动动化在行政企企事业单位的的管理、经营活动中中发挥着日益益重要的作用用。通过网络络，组织机构构内部的员工工可跨越时间间、地点协同工工作。通过办办公自动化系系统所实施的的交换式网络络应用，使信信息的传递更更加快捷和方方便，从而极极大地扩展了了管理

14、手段，实实现了运营的的高效率。二需求分析1功能需求随着计算机技术术的飞速发展展，尤其是网网络技术的超超速发展，带带动了信息的的广泛交流甚甚至导致了信信息爆炸“信息时代”这一词汇似似乎己经被普普遍接受。特特别是近年来来Interrnet超乎乎想象的发展展，对信息的的广泛收集、整整理、利用和和传播更把世世界带入了信信息时代的一一个更高层次次。因此，无无论是对于一一个国家还是是对于一个企企事业单位，如如果要在未来来的社会中获获得发展，掌掌握信息技术术已变成了一一个基本要素素。 近年来来，某公司的各个个部门都普遍遍配备了微机机，并开发出出各自的事务务处理的应用用，在一定程程度上提高了了各部门的办办公效

15、率。但但有限的技术术能力，使这这些面向各部部门内部事务务处理的办公公自动化系统统相互之间标标准不统一，各各自为政，难难以集成。随随着公司内部部网络的建立立，各部门的的信息可以发发布到Webb上，使信息息发布的效率率和范围得到到较大程度的的改善，然而而，由于公司司内部网络仍仍缺少重要的的信息传递和和工作流程环环节，部门之之间仍无法实实现信息共享享和集成，从从而难以实现现各部门之间间的高效率协协作。 为了提提高了公司整整体办公效率率，需要具有先先进水平的办办公与管理机机制提供强有有力的支持。随随着计算机技技术、网络技技术的迅速发发展以及系统统科学、管理理科学的引进进，在现有的的公司内部网络络上建立

16、高效效、协调、集集成的数字化化办公系统己己成为可能，这这也是能够从从根本上变革革办公及管理理体制的有效效途径。 本论文文的研究正是是基于这一实实际课题办办公自动化系系统建设项目目。该公司提出的系系统目标如下下：(1). 用户户界面。系统统采用统一简简洁的用户界界面，并根据使用用者身份，动态显示相相应操作界面面。使用者可可通过每个模模块界面上的的操作、查看、查询3 类类功能，方便快捷地地完成所需工工作。(2). 办公公流程。在公公文流转中，使用者根据据不同文件可可以自行定义义文件的传递递流程；在文件的流流转过程中可可以根据文件件的批阅情况况调整文件的的流程，与用户自定定义表单结合合使用以提高高系

17、统适应企企业实际情况况的灵活性、可扩充性及及可维护性。(3). 表单单定制。根据据企业自身特特定的业务需需求，系统提供用用户可自行设设计定义的用用户表单，管理员稍作作设计就可以以制作满足要要求的各类单单证、单据、登记表等供供多个模块应应用，完成绝大部部分事务管理理，定制适合企企业需求的办办公系统。(4). 打印印和查询。系系统不仅提供供Notess自身支持的的全文检索功功能，同时增加了了能满足各自自不同查询条条件的通用查查询能力，可以方便查查找满足条件件的文档。在在文档打印中中，突破Nottes 局限限，实现多种内内容的打印和和所见即所得得的打印技术术。(5). 安全全机制。在办办公网络的安安

18、全性管理中中，除硬件、网络、操作系统的的安全性外，系统提供LLotus Dominno/Notte 自身的的7 层安全全机制，包括身份验验证、加密、权限控制、电子签名等等。2.办公自动化化系统平台选选择办公自动化不能能简单地理解解为文字处理理、电子表格、个人资源管管理(如记事日程程) 、资料入档等等文档处理系系统，办公自动化化也不仅仅是是秘书、档案员和办办事员的事情情。事实上，办公室业务务也即管理业业务，负责协调各各项工作程序序，办公自动化化也即管理自自动化。在自自动化中，仅有三分之一一的工作是个个人完成，其它三分之之二的工作都都与交往有关关。OA系统的实实施，需要单位内内部的领导人人员、行政

19、管理人人员、文秘人员、专业人员的的共同参与；办公自动化化系统支持各各类办公人员员工作的自动动化。各类人人员之间交互互的信息可能能是公文文件件、档案文件，也可能是专专业文件、电子邮件，因此在办公公自动化系统统中，应该具有这这四种文件的的处理和管理理功能。同时时，为了满足各各类办公工作作的需要，OOA 系统中中有文档办公公、业务办公、行政办公、领导办公等等模块。在现现实情况中，企业的某些些办公部门，如财务部门门、人事部门等等，可能已经采采用了独立的的业务处理软软件，这样在在企业就形成成了一个个的的“自动化孤岛岛”。如何共享这这些信息并在在各部门中传传递，同时为领导导决策提供方方便，也应该是办办公自

20、动化中中研究的内容容。一个好的办公自自动化系统应应该为工作人人员提供一个个集成化的、多功能的办办公桌面环境境，解决办公公人员因处理理不同事务而而需要使用不不同工作环境境的问题。图图2.1所示：图2.1 OAA系统环境结结构图结合对某公司办办公自动化系系统的应用需需求的分析，认认为对OA系系统作需求分分析，即应该该在图2.1中的信息息资源管理平平台、办公应用平台台以及事务处处理平台中满满足以下的要要求：首先，必须具有有工作流性质质的处理过程程和监督功能能，从而解决决多部门协作作问题，推动动部门间的高高效率协作；其次，提供供集成处理与与发布信息的的工作平台，解决以往信信息收集、处理和发布布过程相分

21、割割的问题，减减少不必要的的交接环节，提提高工作便利性；再次，必须提供供与其它管理理信息系统(MIS)的的信息交流，解解决以往数据标准准不一致而造造成的信息收收集困难的问问题，减少额额外的工作量量和大量重复复劳动。最后，还必须提提供安全保障障体系，不仅仅使系统的各各层次人员被被严格限制在在自己的权限限内，同时必必须保证整个个OA系统的安安全、稳定和可靠靠的运行。所以，建立一流流的办公自动动化系统，需需要先进、功能强大的的应用开发平平台，也就是是说，所采用用的应用开发发平台应该能能够适应计算算机网络的发发展趋势，有有利于提高管管理和办公的的效率，有利利于促进各部部门之间的协协同工作，有利利于创建

22、现代代管理制度和和工作方式。Lotus NNotes作为世界领领先的通信处处理软件和群群件产品，它它不但作为文文档数据库管管理系统，能能够高效率处处理非结构化化信息；而且作为群群件平台，能能够支持工作组成员跨跨越时空界限限共享信息；还具有先进进的邮件处理理和通信机制制，便于工作作组成员之间间的协同工作；并且融合了了Interrnet和WWeb的标准准，可以将WWeb浏览器器作为Nottes的客户机，从从而实现与IInternnet的高效效率连接。Lotus NNotes/Domiino是电子邮件件、文档数据据库、快速应应用开发技术术以及Webb技术为一体体的电子邮件件和群件平台台。其目的是是跨

23、越地域、部部门之间的界界限，使得企企业工作人员员传递、共享享他们的信息息与知识，从从而提高群组组的工作效率率。Lotuus Nottes/Doomino的主要功能能可以概述为为： (1). 电子邮件件与报文传递递：Lotuss Domiino/Nootes是客客户机/服务务器结构的报报文传递系统统。Notees/Domiino的电子邮件件与报文传递递功能通常被被称为Nottes Maill。Notees Maill提供最终用用户一个非常常简单易学的的邮件系统，其其中还包含日日历与日程管管理的功能；同时还提供供可以与应用用系统集成的的、以支持工工作流应用为为特点的群件件应用开发能能力。 (2).

24、 文档数数据库系统：Lotuss Domiino/ NNotes是一个文档档数据库管理理系统。Nootes的数据库不不仅可以包含含结构化的数数据信息，而而且还可以存存储、管理关关系型数据库库或者其它数数据库系统无无法存储与管管理的非结构构化数据。对对于这些以非非结构化或半半结构化为特特征的“文档型”数据的处理理，Lotuus Dommino/ Notes还提供了全全文搜索、版版本控制、文文档链接等等等信息检索、处处理手段。 (3). 交互式式的Web服服务器：Lootus DDominoo/ Nottes完全支持IInternnet标准，可可以发布或浏浏览Web信信息。所有的的应用系统信信息都

25、可以在在安全机制的的控制下，动动态发布给IInternnet或Inntraneet用户，同同时通过Innterneet/Inttranett收集信息。网网络应用开发发工具与实施施工具：Lotus Dominno/ Nootes提供了一整整套集成的、面面向网络应用用的开发工具具。它包含有有多个层次的的开发手段，提提供初学者到到专业编程人人员适应不同同应用需求的的开发手段，如如宏公式语言言与LotuusScript。通过这这些编程开发发工具以及相相关的软件产产品或工具，开开发者还可以以集成企业的的其它信息来来源，如通过过ODBC标准或Nootes ppump产品品与关系数据据库系统双向向交换数据。

26、需需要特别提出出的是，开发发出来的Doomino/Notess应用是通过过Dominno/Nottes本身的手段段通过网络安安装到每一个个服务器上的的，客户端基基本不需要相相应修改什么么，因此Doomino/Notes解决了困扰扰应用系统管管理员的项目目实施、管理理问题。 利用DDominoo/Notees建立的企业业信息集成系系统，完全符符合系统对邮邮件与群件平平台的要求。具具有以下鲜明明的特点22： (1). 开发快捷捷、实施容易易。应用系统统的推出与使使用是投资得得以回报的关关键。电子邮邮件功能是DDominoo/Notees的基本功能能，在开始系系统实施的很很短时间内，就就可以在全企企

27、业的范围内内建立起电子子邮件网，马马上见到效益益。而群件系系统的应用或或者办公管理理应用则可以以利用Nottes/Doomino的的快速开发、实实施能力在较较短的时间内内实现。这非非常适应办公管理需需求多变、繁繁杂的特点。 (2). 集成性。最最终用户使用用的邮件与群群件应用系统统是一套统一一的应用系统统，使用同一一套应用软件件。在相同的的、唯一的界界面下，用户户可以获得邮邮件信息、办办公信息、专专业应用信息息、关系数据据库信息、IInternnet信息等等各个方面的的信息。这种种集成能力是是在软件平台台一级获得的的，而不是通通过二次开发发“强加”上去的。这这大大减少开开发的工作量量，提高了应

28、应用系统的可可靠性。而且且对最终用户户来说，不需需要在几个客客户端软件或或是应用程序序之间、几个个服务器系统统或数据源之之间来回切换换。 (3). 管理容易易、机制完整整。由于采用用单一的软件件系统，所有有的应用开发发都建立在统统一的平台之之上，主要的的维护工作集集中在应用管管理一级，管管理工作的难难度与工作量量大大降低。对对于安全性管管理、系统可可靠性管理等等重要工作，管管理人员可以以使用Nottes/Doomino完完备的管理手手段。如果管管理人员希望望借助其他软软硬件系统如如网管系统，实实现统一的管管理，Nottes/Doomino提提供这样的手手段和接口，如如基于SNMMP网管协议议的

29、Notees Vieew软件；或者使用WWindowws NT的用用户管理手段段。 (4). 保有费用用低。应用系系统的保有费费用包含了购购买费用、管管理维护费用用、应用开发发实施费用、系系统集成费用用等等。由于于采用了功能能强大的单一一产品，本系系统的总体保保有费用在各各方面都会降降低。同时由由于Notees/Dommino的可可开发特点，本本系统的后续续增值空间巨巨大。 (5). 开放性。Lootus积极极参加Intternett/Intrranet标标准的制定，同同时在自己的的产品中遵循循支持标准的的原则。Nootes/DD0minoo支持几乎所所有的网络协协议标准、邮邮件与报文传传送标

30、准、安安全性标准、编编程开发标准准。本系统是是一个内部互互连的，又是是一个可以与与Interrnet互连连的系统，并并且随着技术术的不断更新新，本系统也也将采纳最新新的技术成果果，是有生命命力的系统。可可以获得厂商商的丰富经验验与支持。NNotes/Domiino是一个个成熟的产品品，在国内外外电子邮件与与群件领域始始终居于领先先地位，Lootus以及及代理商具备备丰富的成功功经验。 (6). 适应企业业级、跨企业业级的应用。建建立在Nottes/Doomino之之上的企业信信息系统，是是一个分布式式的客户机/服务器系统统。可以根据据业务量的大大小选择不同同规模档次的的服务器系统统(如UNII

31、X或PC，SSMP或单CCPU的服务务器)，同时时还可以利用用Notess/Domiino群集技技术提高系统统的吞吐量和和高可靠性。基于这些优势功功能，基于NNotes的的办公自动化化系统则应该该设计成以IInternnet技术为为核心，以WWeb技术为为基础的集成成环境，基于于网络对象连连接技术、多媒体文档档结构以及跨跨越多种操作作系统和多种种数据库平台台的应用系统统，所以，可可以把Lottus Nootes作为行业办办公自动化系系统的应用开开发平台的首首选。三. 系统设计计1.系统结构随着Web技术术的迅速普及及，Intrranet/ Inteernet以以其特有的跨跨平台、统一一美观的界

32、面面、简单的操操作给计算机机技术乃至整整个人类社会会带来了新的的革命，基于Webb 的计算机机应用系统越越来越受到人人们的欢迎。因因此，OA系统也也应紧跟这一一技术潮流，将Web技术用用于系统中。典典型的集成OOA系统是前前台采用浏览览器(一般用用户)和Notees Cliient (系统管理员员和档案人员员) 实现，后台采用Lootus DDominoo Servver (其其自带Nottes Seerver，WWeb Seerver，MMail SServerr)和SQLL Servver实现。图1 中Notees Serrver，WWeb Seerver，MMail SServerr之所

33、以分开开列出，是因为它们们在逻辑上是是属于不同的的服务器。事事实上，它们在物理理上可以通过过一个Dommino SServerr 来实现。系统的体系结构3如图3.1 所示：图3.1 系统统的体系结构构2系统功能经过需求分析、可行性研究究和总体设计计等几个步骤骤，按功能把系系统划分为以以下几个模块块：公文管理理、通用信息息、个人办公公、系统维护护模块。系统统的功能模块块如图3.2所所示：图3.2 系统统功能模块图图3功能模块设设计公文管理子系统统公文管理系统是是OA系统的核核心部分，公公文管理子系统由收文文管理、发文文管理、报告管理、文档管管理等模块组组成。由于办公自动化化系统的需求求存在不确定

34、定性，系统处处理的文件类类型繁多，审审批流程的方方式多变，以以及流程和管管理方式需要要非常强大的的灵活性，尤尤其对于流程程设置的灵活活性要求和角角色定义的灵灵活性要求都都是非常高。包包括待办公文文、文稿撰写写，日程安排排、待办事项项、待办时定定义。这种具具有定义多样样化的特点，适适应公文处理理的全部过程程。而且，流流程不限制步步骤。这样，可可以让企事业业单位，集团团公司的工作作、人员能利利用他们的专专业知识去设设计更为合理理和高效的工工作流程，不不再受困于手手工画图纸，而而能快速地使使用计算机去去处理自己的的业务，提高高办公效率，为为工作带来极极大的方便。下下发的公文和和处理结果通通过Web技

35、术以以公告形式在在网上公布。收文处理功能收文处理是指送送给关部门领领导阅批的文文件的处理过过程。收文处处理系统有以以下需求：(1). 要求求对所有的来来文通过计算算机进行签收收登记、录入入、拟办、批批示、办理、传传阅、归档。(2). 可对对来文进行显显示、排序、查查询、统计、打打印。(3). 对来来文的处理全全过程进行自自动化管理和和记录。(4). 对要要求办理的文文件进行全自自动跟踪、监监督及闭环控控制。根据对需求的分分析，一般通通用收文处理理流程如图33.4所示。 图3.44 通用收文文处理流程收文登记后的流流转过程44：(1). 部门门负责人签署署意见一般来讲，收文文由办公室人人员登记。

36、登登记后如果你你认为本文件件还需要部门门内其他人员员审核(如办办公室主任)，选择带有有部门主管签签署意见的流流程。(2). 领导导批示在部门负责人签签署意见后，收收文转给领导导签署意见，签签署完毕后转转交承办部门门。(3). 承办办部门签收承办部门在收到到通知后，打打开并查阅收收文管理，可可以自动进行行签收。(4). 收文文结束后的其其它操作在收文结束后，可可以对收文进进行归档操作作，可以把现现有收文归档档到文档管理理数据库中。可可以查看收文文概况，了解解收文的过程程。4发文处理功功能发文处理是指以以本公司名义发出出去的文件的的处理过程。用用户可根据实实际情况设置置工作流程，以以决定不同行行文

37、流向及处处理过程。发发文处理系统统有以下需求求：(1). 求对对所有的发文文通过计算机机进行拟稿、核核稿、会签、复复核、签发、成成文、盖章、发发文、归档。(2). 可对对发文进行显显示、排序、查查询、统计、打打印。(3). 对发发文的处理全全过程进行自自动化管理、跟跟踪和记录。 根据对需求求的分析，我我们确定的一一般通用发文文处理流程如如图3.5所示。图3.5 通用用发文处理流流程发文的流转过程程5：(1). 起草草发文作者应严格按公公文制度来填填写表单中的的各个项目。填填写完成后即即可进入流转转过程。(2). 转部部门内其他人人员核稿用户单击操作按按钮“提请核稿”，系统将文文件自动发送送到指

38、定的人人员。(3). 转部部门负责人核核稿根据发文流程的的定义，把发发文转给本部部门的负责人人审核，并转转相关部门负负责人会签。(4). 转分分管领导审核核部门负责人审核核后，转分管管领导进行审审核。(5). 单位位领导签发单位领导审批完完成后，可以以直接签发公公文，公文将将自动把文件件分发给主送送部门、抄送送部门。(6). 发文文成功后的其其它操作在发文成功后，可可以对发文进进行归档操作作，可以把现现有发文归档档到文档管理理数据库中。可可以查看发文文概况，了解解发文的过程程。可以下发发文件，把当当前的发文转转给下属单位位。报告管理功能是是为工作中经经常随机性地地起草一些报报告，汇报送送交指定

39、的人人员审批而设设计的，主要要功能包括起起草报告、报报告上送批阅阅、多级审批批等。批阅过过程中，提交交报告人可以以实时了解批批阅进展情况况。档案数据库是一一个非常重要要的数据库，它它存储了所有有的发文文件件和收文文件件。建立档案案数据库，便便于档案的科科学管理，方方便用户查阅阅。在文件存存档后，所有有查阅将被自自动记录。(2). 通用用信息子系统统通用信息子系统统包括：讨论论中心、公用用通讯录、公公告通知、人人员去向、来来宾登记。讨论中心为用户户提供了一个个类似于INNTERNEET网BBS的功能能。在本系统统中，您可以以就某一事件件或某一主题题发表见解，也也可以对别人人发表的见解解进行评议。

40、公用通讯录用于于记录单位的的客户、业务往来等等关系的通讯讯方法。公告通知用于向向单位全体人人员发送消息息。人员去向信息库库用于工作人人员登记自己己的去向和留留言，方便联联系和前台接接待。来宾管理用于单单位前台对来来访宾客的记记录和接待管管理，在接待待过程中可以以查阅单位内内部人员的去去向和留言，方方便接待来访访的宾客。(3). 个人人办公子系统统个人办公子系统统主要包括电电子邮件、工作安排、出勤补签、个人通讯录录、网上寻呼、Interrnet浏览览。本系统在现阶段段为所有用户户提供了内部部局域网上的的电子邮件功功能。工作计划模块用用于员工在日日常工作中对对自己的工作作进行安排，计计算机会对工工

41、作安排进行行协调，并监监控工作完成成情况，如果果在到指定完完成时间时尚尚未完成工作作安排，计算算机会自动发发出催办信。出勤补签系统用用于单位考勤勤的管理。当员工因故没有有进行考勤登登记时，需要要在本系统中中提出申请，经经部门主管审审批后生效。本本系统也提供供考勤接口，可可以由单位指指定的考勤人人员对员工进进行考勤登记记。按Internnet浏览可可以快速启动动系统内置的的Interrnet EExplorrer，进行行网上冲浪。(4). 系统统维护子系统统系统维护子系统统包括部门群群组管理和关关键字管理、用用户口令修改改三个功能模模块。部门群组管理是是系统管理员员用来维护系系统人员情况况的信息

42、库。系统管理员可以以对部门群组组进行设置，设设置人员所在在的部门，设设置人员级别别，设置分公公司的信息以以及人员通讯讯情况，这些些信息将被用用于系统的内内部控制。关键字管理只能能由系统管理理员修改数据据，其他人不不能修改数据据，只能引用用数据。关键键字管理是用用于系统内部部的一些数据据控制，比如如车辆名称、行政级别名名称等等，系系统管理员可可以通过新建建关键字来增增加系统关键键字，也可以以修改关键字字的内容。4. 数据库设设计系统中使用的数数据库按操作作平台可分为为两类6：Dominno/Notees数据库和和SQL sserverr数据库。DDominoo/Notees数据库存放放除档案以外

43、外的所有信息息，这些数据据定期在备份份服务器上进进行复制备份份。SQL Serveer数据库存存放档案管理理中的归档数数据，视数据据容量定期备备份到光盘。(1). Doomino/Notess数据库设计计对所有档案、资资料、人员、物品等的管管理都要通过过数据库管理理的形式进行行。Notees提供了一一个文档数据据库管理系统统(文档数据库库是Notees实现对非非结构化信息息存储管理的的一大特点，形形成在这方面面对关系型数数据库的优势势)。所有的应应用都以数据据库的形式出出现，所处理理的对象就是是数据库中的的文档。一般般来说，先由由应用程序开开发设计人员员设计文档(如域，表单单、试图、文件夹、操

44、作等等)，用户则基基于己有的设设计创建文档档，并且按照照定制的工作作流程对文档档进行处理。每每个数据库都都可以包含不不同格式和类类型的文档。Lotus DDominoo/Notees中的数据据库与一般的的关系数据库库管理系统中中的数据库是是有区别的。在在一般的关系系数据库管理理系统中，数据库在用用户看来就是是存储在计算算机内的可供供操作的二维维表是基于事事务处理的7；在Lotuss Domiino/ NNotes中中，数据库是由由文档、视图、页面、表单、域和文件夹夹等基本元素素组成的存储储非结构化信信息的文件(文件名后缀缀为.nsff)。在办公自自动化系统中中有siswgll.nsf、ssif

45、wgll.nsf、ssiAppMMain.nsf、ssilbgll.nsf、ssiDisccuss.nnsf、siireporrt.nsff、namees.nsff、siwoork.nssf、siffile.nnsf 等数数据库，并在各个数数据库中设置置相应的必需需的文档、视图、页面、表单、域、文件夹以及及导航器和各各个页面的大大纲，其中各个数数据库中的页页面和表单是是设计的重点点。 对于数数据库设计，以以下几点需要要着重阐述8。对公公文等非结构构化信息的处处理：公文内容包包括题头、编号、主题、正文、签字、盖章等诸多多内容，这是是一般的关系系型数据库很很难处理的(它们主要面面向结构化数数据)。

46、Notees提供提高高了RTF(Rich Text File)文本域，可可以在其中保保存多种类型型信息，如文文本，表格OOLE对象，WWeb页面以以及图片，声声音和动画等等多媒体信息息。像公文这这种非结构化化数据就可以以利用RTFF文本域存储储在文档中。而而对于结构化化数据信息的的处理Nottes也提供供了与一般关关系数据库类类似的功能。只只是在处理海海量数据时，NNotes会会显得捉襟见见肘。数据库文档的组组织9：当用户在档档案管理中查查到一份文件件，需要调阅阅时，要从当当前视图(或者文档)转入另一个个视图(或者文档)，Notess数据库文档档中可以包含含指向另一个个文档、视图或者数数据库的链接接，当用户单单击代表该链链接的图标时时，当前窗口口将切换到链链接所指向的的对象。另外外Notess文档中还可可以包含各种种热点文本，当当用户单击热热点文本时可可以显示出文文本提示框或或执行预先指指定的操作。这这一用户就可可以在一个文文档中同时访访问多个数据据库中的信息息。从而提高高了整个系统统的灵活性和和实用性。 数据库库搜索和索引引9：对大量的公公文、档案、资料等信息息进行查询、统计等要用用到Notees内置的全全文搜索引擎擎，用户可以以在数据库的的搜索条件框框