某某公司档案管理制度11075.doc

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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.房地产地产档案管理制度为了公司档案管理的统一性、完整性、规范性和安全性，充分发挥档案的有效作用，维护公司合法权益，防止档案丢失、损坏、被盗、受潮、蛀蚀等，特制定本制度。一、编制依依据：（一）中中华人民民共和国国档案法法（二）国国营企业业档案管管理暂行行规定（三）XXX工业企企业档案案分类规规划（四）XXX企业网网、机关关档案归归档范围围及保管管期限二、总则（一）公司司档案是是指各职职能部门门及个人人在房地地产开发发建设中中所形成成的，对对公司有有保存、查查考

2、价值值的文字字、图表表、声像像等各种种形式的的文件材材料。（二）公司司档案是是公司在在各项工工作中形形成的全全部档案案的总和和，包括括行政管管理、营营销策划划、工程程开发建建设、财财务审计计、人事事劳资、设设备等。（三）档案案是公司司的宝贵贵财富，必必须坚持持集中统统一管理理，按照照档案案法规规定，任任何部门门和个人人不得以以任何形形式和手手段将应应归档的的文件、资资料据为为己有。（四）公司司档案由由公司总总工程师师分管，行行政隶属属总经办办。（五）公司司开发建建设的工工程项目目各施工工、监理理单位应应遵照本本制度有有关条款款执行。二、归档范范围：（一） 行政管理，归归口单位位总经部部。1、本

3、级组组织所形形成的各各种会议议记录、总总结、报报告、文文件资料料及上级级组织下下发的文文件资料料等；2、本公司司总经理理工作会会、司务务会、专专题会、工工程协调调会会议议记录、纪纪要、决决定；3、本公司司中长远远规划、工工作计划划、总结结及制定定的规章章制度等等；4、本公司司的资质质证书、工工商、税税务登记记、营业业执照等等各项证证书；5、本公司司形成的的各类行行政性经经济合同同、民事事案件等等；6、本公司司向上级级及有关关部门呈呈送的请请示、报报告及汇汇报资料料及其上上级批示示等；7、本公司司的简简报、机机构沿革革、大事事记等；8、上级及及本公司司法律事事务等工工作的资资料；9、公司章章程法

4、法人治理理结构的的便宜，议议事规则则，董事事会、监监事会的的预案、议议案、决决议等。（二）财务务审计，归归口单位位财务部部1、财务工工作计划划、总结结、上级级及本公公司有关关财务管管理方面面的制度度、规定定、办法法、通知知；2、有关财财务、税税费检查查的文件件资料；3、各类财财务报表表、凭证证、帐簿簿、工资资表等；4、固定资资产的新新增、调调拨、报报废、核核资的请请示、批批复等文文件资料料；5、上级及及本单位位关于审审计工作作的决定定、规定定、请示示、批复复等；（三）人事事劳资，归归口单位位：人力力资源部部1、有关本本公司机机构设立立、撤消消、合并并、更名名和改变变关系的的决定、通通知等文文件

5、；2、有关本本公司定定员、定定编的文文件资料料；3、有关本本公司干干部任免免、聘用用文件资资料；4、本公司司人员有有关专业业技术职职务聘用用资料；5、本公司司临时短短聘人员员聘用计计划、考考核及聘聘用工资资待遇、解解聘等；6、关于本本公司人人员退职职、退休休、调动动、奖惩惩等资料料；7、本公司司工资计计划、报报表、奖奖金、津津贴、福福利等方方面的文文件资料料。（四）新征征，归口口单位：行政部部1、新征受受让土地地选点、评评估、洽洽谈、科科研报告告、董事事会（董董事长）批批复等原原始资料料；2、新征受受让土地地合同、法法律文书书等原始始资料；3、新征受受让土地地规划、国国土进窗窗报批等等全部原原

6、始资料料；4、规划许许可证、国国土证、红红线图等等全部原原始资料料；5、拆迁公公告、差差遣补偿偿等资料料。（五）住宅宅营销分分配，归归口单位位：总经经部、财财务部1、入园人人员资格格界定资资料；2、购房人人员购房房申请、户户型选定定、交纳纳认购保保证金等等资料；3、购房房须知、楼楼书；4、住宅预预售报告告、批复复及证书书；5、首付款款有关资资料；6、住宅分分配到户户及个人人银行按按揭等资资料；7、住宅房房价结算算等资料料；8、办理产产权证书书等形成成的全部部资料。（六）工程程技术部部分，归归口单位位：工程程部、行行政部1、征地受受让土地地手续办办妥后，工工程启动动的初步步可行性性研究报报告与批

7、批复；2、规划设设计任务务书、设设计、图图纸文件件、报告告、审查查与批复复；3、工程可可研、环环评报告告与批复复；4、初勘任任务书及及出勘资资料；5、初设任任务书及及初设图图纸文件件（含概概算）初初设审查查与批复复；6、施工详详勘及详详勘资料料；7、施工设设计任务务书及施施设图纸纸、文件件（含预预算）、资资料审查查与批复复；8、工程进进窗报建建报批过过程中，所所形成的的全部资资料、文文件、证证书；9、工程建建设各阶阶段验收收报告；10、工程程竣工图图、竣工工验收报报告；11、工程程设计、监监理、施施工、设设备、物物资材料料等招标标全过程程形成的的所有请请示、报报告、批批复、纪纪要等资资料；12

8、、在项项目委托托过程中中所形成成的方案案、工程程量计算算、确认认签证等等资料；一三、所有有设计修修改、变变更中形形成的全全部资料料；14、设备备、材料料、产品品出产证证书、技技术参数数指标、开开箱验收收等资料料；一五、工程程各类款款项支付付审批手手续等资资料；16、工程程审计、决决算等全全部资料料。（七）电力力土木建建筑分会会1、分会章章程、组组织机构构沿革、分分会组成成领导成成员名单单等；2、分会工工作规则则、各会会议工程程报告等等；3、分会年年度工作作计划总总结；4、各类专专业会议议形成的的全部资资料；5、各类课课题论文文及评审审意见；6、土建分分会评审审专家库库的全部部资料。四、归档要要

9、求（一）档案案资料的的形成是是全过程程的产物物，而不不是事后后追索。因因此，必必须保证证其准确确性、完完整性、系系统性，任任何工作作人员不不得因工工作贻误误而造成成资料档档案的遗遗失或流流失。（二）所有有归档的的图纸文文件资料料必须符符合永久久保存条条件，凡凡圆珠笔笔、铅笔笔填写或或复印资资料均不不能作为为永久保保存条件件归档。（三）工程程技术档档案按工工程技术术档案管管理办法法执行。（四）设计计单位提提供的图图纸、计计算书、说说明书及及设计文文件必须须先交档档案室签签收，然然后再按按有关规规定分发发。任何何个人不不得中间间截留。（五）设备备物资开开箱资料料必须由由物资部部和档案案室工作作人员

10、共共同签收收后归档档。五、档案机机构及其其职责、档档案管理理的方式式1）档案工工作实行行统一领领导，分分级保管管、分级级查阅的的原则，进进行网络络化管理理。2）公司人人力资源源档案由由人力资资源部统统一管理理，在没没有人力力资源部部授权的的情况下下，各部部门、经经办人不不允许保保存应当当归档的的资料。3）财务档档案管理理由财务务部负责责，营销销客户档档案及业业务经营营文件资资料管理理由所在在业务部部门负责责，管理理方式应应与公司司其它档档案保持持一致，行行政部定定期检查查各业务务部归档档管理情情况。4）档案一一律存放放在档案案盒或档档案袋里里，然后后放在专专门的档档案柜里里。档案案柜应有有门锁

11、，未未使用时时必须上上锁。5）公司及及各部门门、员工工有保护护档案的的义务。6) 公司司各部门门指定专专人负责责档案管管理工作作（即资资料员）。7) 档案案工作由由公司行行政经理理统一领领导，行行政部负负责接收收，收集集、整理理、立卷卷、保管管由指定定的由行行政部保保管的档档案和提提供其利利用工作作，并监监督各部部门、各各下属子子公司、各各参股公公司、各各合资合合作公司司的档案案工作。8) 行政政部应逐逐步完善善档案制制度，确确保档案案安全和和方便利利用，采采用科学学手段，逐逐步实现现档案管管理现代代化。六、档案的的管理1） 整理理办法： 方法：以问题题特征为为主，立立小卷，一一事一卷卷。 步

12、骤：A. 收集集 文书档档案：当当年立前前一年的的卷，并并预立当当年的卷卷。 企业科科技档案案类：立立竣工工工程卷，未未竣工工工程资料料整理成成册。B. 整理理 根据分分类和成成立时间间整理。C. 分类类 根据下下述分类类方法分分类D. 立卷卷 区分不不同价值值确定保保管期限限：永久久、长期期、短期期。2）过程管管理： 属于公公司保管管的档案案：公司司及各下下属公司司的各部部门的资资料员做做好平时时文件的的预立卷卷工作，并并在事件件结束后后或在每每季头一一个月的的五日前前将上季季需归档档的预立立卷的文文件整理理成册移移交行政政部保管管，任何何人不得得据为己己有。 部门保保管的档档案：在在每季头

13、头一个月月五日前前汇编成成册上报报行政部部，各分分级保管管者在每每年的二二月十日日前将档档案总目目录、预预立卷材材料的目目录交行行政部。3）在业务务中对外外签署的的各种经经济合同同按合合同管理理规定处处理。七、归档要要求或条条件1、 代表表公司发发展历史史的2、 有参参考、存存查价值值的3、 对将将来工作作有延续续性4、 有保保密等级级要求的的5、 劳动动人力资资源档案案6、过去和和现在的的公司各各级部门门及员工工从事业业务、经经营、企企业管理理、公关关宣传等等活动中中所直接接形成的的对企业业有办存存价值的的各种文文字、图图表、账账册、凭凭证、报报表、技技术资料料、电脑脑盘片、声声像、胶胶卷、

14、荣荣誉实物物、证件件等不同同形式的的历史记记录。归档时，各各部门或或经办人人应及时时将有关关材料整整理立卷卷，一般般在某事事项完成成后一个个月内，办办理移交交手续。通通常情况况下，归归档文件件为原件件，相关关部门或或人员可可以保存存复制件件。有多多份原件件时，相相关部门门或人员员可以持持有原件件，但“绝密”、“机密”级文件件除外。几个部门联联合办理理的文件件，由牵牵头部门门立卷归归档。八、 档案分类及及编号 公司档案案的分类类及编号号：指定定资料员员经人力力资源行行政部培培训后，按按有关档档案分类类及编号号要求操操作：1）公司档档案暂时时分为政政策法规规批文类类、公司司文件类类、工程程类、合合

15、同类、人人力资源源类、行行政类、信信息类和和其它类类。档案案分类可可在12年调整整一次。2）档案编编号：“档案”二字拼拼音的第第一个大大写字母母+类别+日期，即即DA-类别-。日期期以年月月日表示示。例220099年7月1日可以写写成20009.007.001。人力资源档档案：为为公司所所属员工工人力资资源档案案，在编编号前以以“G”（公司司）；具具体为“档案”二字拼拼音的第第一个大大写字母+人力力资源两两字的第第一个大大写字母母+G编号，即即DA+RS+G。3）查阅档档案时以以档案目目录与档档案编号号对照一一致即可可。 九、保密等等级划分分及保存存期限公司档案分分绝密、机机密、秘秘密三个个密

16、级，其其余为普普通级。绝绝密、机机密文件件应标明明份数和和序号。密密级的确确定由文文件的起起草人或或经办人人提出，由由核签收收人或签签收人审审定。档案保存期期分永久久保存、十十年保存存、五年年保存、一一年保存存期。需要永久保保存的有有：公司司章程、股股东名簿簿、组织织规程及及办事细细则、规规章制度度、董事事会及股股东会记记录、财财务报表表、政府府机关核核准文件件、不动动产所有有权状况况及其它它债权凭凭证、工工程设计计图、核核心技术术，其它它经核定定需永久久保存的的资料。十年保存期期的有：预决算算书类、会会计凭证证、计划划资料；企业发发展规划划、其它它经核定定需十年年保存的的资料。五年保存期期的

17、有：期满或或解除的的合约及及其它经经核定需需五年保保存的资资料。三年保存期期的有：生产记记录、销销售记录录、规划划报建资资料。一年保存期期的有：工作事事项完成成后，确确认无长长期保存存必要的的。十、档案查查、借阅阅和复制制1）因公司司需要借借阅文档档的，应应填好档档案查阅阅单，员员工不得得随意外外带有关关公司重重要的文文件材料料，确因因工作需需要外带带，需办办理档案案外借手手续，经经所属副副总经理理或总经经理核准准后，方方可带出出，用毕毕即归还还。阅档档人对所所借阅档档案必须须妥善保保管，不不得私自自复制、调调换、涂涂改、污污损、划划线等，更更不能随随意乱放放，以免免遗失。2）具体规规定如下下

18、： 公司“秘密”级、普普通级档档案，公公司任何何员工都都可以在在行政部部登记后后，进行行查阅；查阅时时，一般般不允许许将档案案带出，若若要带出出时，需需经所在在部门负负责人或或行政部部负责人人批准。 查阅公公司“绝密级”、“机密”级档案案，必须须经所属属副总经经理和总总经理批批准。一一般不允允许带出出档案室室。 借阅公公司秘密密级、普普通级档档案，需需经所在在部门负负责人或或行政部部负责人人批准并并登记。借借阅时间间不超过过一周，需需继续借借阅，应应办理续续借手续续。 借阅公公司绝密密级、机机密级档档案，需需经所在在部门负负责人、行行政部负负责人批批准并登登记。借借阅时间间不超过过一天。若若续

19、借，应应办理续续借手续续。 公司绝绝密级、机机密级档档案，非非经总经经理特批批，不允允许复制制，其它它档案经经部门负负责人、行行政部负负责人批批准，可可以复制制并登记记。 人力资资源档案案不允许许自己查查阅、借借阅和复复制。 分级查查阅：具具体的查查阅分档档，公司司拥有绝绝对的制制定权。十一、档案案备份制制度1）公司所所有有价价值的文文件、报报表、业业务记录录等必须须备份。2）各部门门应尽量量采用电电脑管理理和工作作，便于于业务资资料的数数字化处处理和保保存。对对存入电电脑的资资料、档档案，按按计算算机管理理办法管管理。3）备份盘盘与源盘盘应分开开存放，公公司的备备份盘应应在公司司外保存存。十

20、二、监督督：行政政部根据据各部门门和各部部门上报报的档案案总目录录、预立立卷材料料的目录录，进行行定期或或不定期期的检查查，来监监督各部部门及各各部门档档案的管管理工作作。十三、档案案安全管管理1、防虫蛀蛀，每年年一次药药物处理理。2、查、借借、复制制时，防防丢失、损损坏，应应做到可可追踪。3、保密要要求按公公司安安全保密密制度执执行。十四、销毁毁根据归档要要求，经经核定不不需要归归档的，已已无存查查价值的的档案，每每年年底底进行一一次整理理，按下下列要求求处理：1）、不归归档的、无无存查价价值且无无密级要要求的，经经登记后后，由行行政部直直接销毁毁。销毁毁时，可可以采用用碎纸法法、焚烧烧法，

21、不不允许当当垃圾丢丢弃或卖卖与其它它人。2）、有密密级要求求的文件件，已无无存档价价值需要要销毁时时，应登登记造册册，经所所属副总总经理和和总经理理审批、签签字后，在1至2名监销人监督下进行销毁、并在清单上签字。十五、处理理条例有下列行为为之一，据据情节轻轻重，给给予100010000元处理理，若构构成犯罪罪依法追追究刑事事责任：1. 毁损损、丢失失或擅自自销毁企企业档案案2. 擅自自向外界界提供、抄抄摘企业业档案3. 涂改改、伪造造档案4. 未及及时上报报归档或或管理不不善的档档案管理理者5. 未按按手续就就借阅、外外带者或或越级查查阅者（档档案管理理者同罚罚）十六、 责责任本制度监督督责任部部门为公公司行政政部，第第一责任任人为各各部门指指定的资资料员；第二责责任人为为资料员员所在部部门的部部门经理理。本制度由行行政部制制定，并并监督执执行。