办公自动化介绍47182136111931.docx

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1、1、发展前提科学技术突飞猛进的发展,在各个领域内都改变着人们的工作和生活条件,社会向着物质文明和不断提高的劳动生产率大踏步前进.科学技术的飞速发展也使办公室这一传统的以人工(脑力和体力劳动的高度结合)为主的领域内古老的劳动方式发生了巨大的变化.办公室中使用的各类现代化的办公设备很大程度上代替了原来的文房四宝,办公桌上的打字机被计算机文字处理机所取代,办公室墙边的文件柜被又小又薄的磁盘所取代,包括记录,起草,编辑,修改,打印,存档,复制在内的办公室常规工作,无论在时间上还是在空间上都被大大地压缩了,这不但减轻或节省了人们的办公劳动,而且大大提高了办公效率,改善了办公环境,使人们从原先繁重的重复性

2、,例行性的办公事务中解放出来,从而有更多的时间和精力投放在更需要人的思维来考虑和解决的问题上.2、应用领域用于办公室工作作的这些技术术越来越先进进,设备越来来越多,功能能越来越强,性能也越来来越高,这为为实现办公自自动化和无纸纸办公创造了了必要的条件件.例如,用用于处理办公公信息和进行行协同工作的的各种计算机机(包括微型型机,超级小小型机和中,大型机);起草文稿用用的文字(词词)处理机;制作报表用用的电子表格格打印机;编编排各种文件件,资料格式式等的电子台台式出版系统统;存放,管管理文件和档档案用的文档档资料管理系系统;自动控控制各种工作作流程的办公公自动化系统统;支持远距距离协同工作作的视频

3、会议议系统;计算算机通信用的的局部网络系系统;用于办办公通信的现现代化电话机机,传真机;复制资料用用的复印机等等,这些技术术和设备对办办公室工作提提供有力的支支持,在不同同程度上为办办公室工作的的自动化提供供了现代化的的推动手段. 3、趋势前景在这些技术和设设备中,对办办公室自动化化的发展起最最显著作用的的是计算机信信息处理设备备和构成办公公室信息通信信的计算机通通信网络系统统.信息处理理技术得益于于计算机的高高速处理能力力,没有计算算机技术就没没有现代化的的信息处理技技术.信息处处理技术也延延伸了办公室室业务处理的的内涵,成为为办公室自动动化的主要技技术手段,其其内容也在不不断地深化和和丰富

4、.近年年来,计算机机工业和产品品的飞速发展展扩大了信息息处理技术的的应用范围,也使办公室室信息处理技技术向纵深方方向发展,并并不断扩大其其应用范围.网络通信技技术的发展,有可能使相相隔任意距离离的办公室之之间,超越空空间的界限,实现处于不不同地点的办办公室之间的的同时办公.Interrnet,数数据仓库与数数据挖掘,电电子邮件,多多媒体信息的的传输与处理理,电子数据据交换,信息息安全等新技技术使办公室室自动化技术术更上升到一一个新的技术术境界.信息息处理和信息息通信两者的的紧密结合,使办公室自自动化技术具具有更高的效效能,也是办办公室自动化化技术发展的的重要趋势. 二、办公自动化化各国发展1、

5、涉及学科办公自动化是一一项综合性的的科学技术,它涉及到系系统科学,行行为科学,信信息科学等,是一门交叉叉性的综合学学科.其中系系统科学为办办公自动化建建立办公模型型与决策模型型,通常办公公自动化系统统要用系统工工程的方法来来组织和实施施;行为科学学研究在社会会中人的行为为产生的原因因和规律,希希望对行为进进行预测和控控制,以改善善与协调人际际关系;信息息科学是研究究信息的采集集,储存,传传播,处理和和安全使用的的科学,目前前正在不断发发展中;管理理科学则是根根据一些必要要的信息,研研究如何对国国民经济或地地区,部门,企业的发展展问题进行预预测和决策,以从宏观与与微观两个方方面调控物质质,能源,

6、资资金和人员.三、办公自动化化标准定义1、不同的定义义（1）、办公自自动化是把计计算机技术,信息技术,系统科学和和行为科学应应用于传统的的数据处理技技术难以处理理的,数量庞庞大而结构又又不明确的业业务处理工作作的一项综合合技术. 利用计算机技术术,通信技术术,系统科学学和行为科学学等先进科学学技术,不断断地,综合地地提高办公系系统的业务处处理能力,自自动和智能地地服务于某种种目的的人机机信息系统. 办公自动化,就就是用现代的的信息技术和和手段实现现现代办公,达达到无纸化,自动化和智智能化的目标标. （2）、办公自自动化是指利利用先进的科科学技术,不不断地使人们们的一部分办办公业务活动动物化于人

7、以以外的各种设设备中,并由由这些设备与与办公室工作作人员构成服服务于某种目目标的人机信信息处理系统统. 2、共同之处虽然这些定义的的内容不尽相相同,但它都都有某些主要要的共同点,即: (1)、强调OOA系统是以以行为科学为为指导,以管管理学科,社社会学,系统统工程学和人人机工程学为为其理论基础础,并结合运运用计算机技技术,通信技技术和自动化化技术等的一一门综合性科科学技术,是是一个多学科科相互交叉,相互渗透的的系统科学工工程. (2) 、强调调OA系统是是以计算机技技术为核心的的现代信息技技术的系统集集成,使用的的是先进的科科学技术和现现代化办公设设备,这些技技术和设备被被用于信息的的交流和管

8、理理,以实现科科学管理与决决策,所以它它是现代信息息社会的主要要标志之一. (3) 、强调调OA系统是是一个由办公公人员和办公公设备构成的的人机信息系系统,具有很很强的信息处处理功能.它它包括:信息息的采集,加加工,传递和和存储等环节节.它应该是是对文字,语语音,数据和和图形,图像像等多媒体信信息一体化的的处理过程,能把基于不不同技术的办办公设备(如如计算机,打打印机,传真真机等)用网网络连成一体体,将文字处处理,语音处处理,数据处处理和图像视视频处理等功功能集成在一一个系统中,使办公室具具有综合处理理这些信息的的能力. (4)、OA系系统的任务是是尽可能有效效地利用信息息资源,向多多级办公人

9、员员及时提供所所需信息,提提高工作效率率和质量,进进行辅助决策策,提高办公公效率,改进进办公质量,以求得良好好的社会和经经济效益,达达到既定的工工作目标.所所以,提高效效率和改进质质量是办公自自动化的目的的. 四、办公自动化化的描述1、国外的描述述历史从办公自动化出出现之日起,针对其内涵涵和相关技术术,产生了许许多不同的名名词术语.这这些名词术语语有的是从技技术角度产生生,并且比较较贴近于它的的含义;有的的则是从更为为通俗的意义义上描绘它而而产生的.最最早的英文术术语Offiice Auutomattion(简简称OA)是是美国在200世纪60年年代初提出的的,译为办办公室自动化化是比较确确切

10、的.随着着办公室信息息处理中越来来越多地使用用计算机,220世纪700年代中期美美国又出现了了OIS这一一名词缩写,它的全称是是Officce Infformattion SSystemm,中文相应应地译为办办公室信息系系统,用它它来描述办公公信息处理更更为贴切.可可以认为办公公室自动化的的主要内容是是把信息处理理系统引入办办公业务中.而近几年来来,随着办公公室自动化技技术的应用范范围日益扩大大,先后出现现了一些更为为通俗的术语语,如自动化化的办公室(autommated officce),电子子化办公室(electtronizzed offfice),无纸办公公室(nonnpaperr of

11、fiice)等.其中,有些些术语并非很很确切,例如如在自动化化的办公室中,自动动化只能是是相对而言,实际上办公公业务需要办办公人员的介介入,不可能能做到完全的的自动化.在在我国,目前前更多地使用用办公自动动化这一术术语,在含义义上,它和办公室自动动化相当.不论以上这这些术语的表表现形式如何何,它们的含含义都是相近近的.较为确确切的,还是是使用办公公室自动化(或办公公自动化)和办公室室信息系统.前者的范范围可以包括括得更广些,后者则着重重于计算机的的办公信息处处理和传输的的功能方面. 2、现在的定义义机理此外,OA系统统这一术语所所指范围的大大小也必须明明确,OA这这个术语在不不同的上下文文中会

12、有不同同的含义范围围.这是因为为,同样称为为系统,但是是系统规模的的大小,系统统中所包含的的软,硬件的的多少却可以以有很大的差差别.比如,有时候把办办公室自动化化系统看作是是一个大型的的,集成化的的,由各种计计算机设备和和软件以及通通信网络所构构成的系统;有时候这个个同样的术语语却指一个特特定的产品,如IBM Officce sysstem 66(一种由IIBM公司生生产和设计的的,用于办公公室信息处理理的计算机系系统)或者一一台文字处理理机;有时也也用它来代表表一个办公用用的软件包,例如微软公公司的Miccrosofft Offfice,也也可能是某一一个具体的,集成的OAA系统,其中中包括

13、财务软软件包,字处处理和电子表表格处理程序序等,它是某某种可以在特特定机器上运运行的软件,并不包括硬硬件设备. OA的发展反映映了越来越多多的办公业务务活动被物化化于各种越来来越先进的信信息处理设备备中这样一个个趋势.所以以,OA总是是利用最新技技术和办公设设备为办公人人员提供现代代化办公环境境,实现办公公事务处理的的自动化和智智能化,以不不断提高办公公效率和管理理水平.它总总是力图把现现代科学技术术的最新科技技成果,尽快快应用于人类类办公和管理理的各个领域域,以求得最最大的回报.五、小结1、要求总的来说,OAA系统应满足足以下3个要要求: 个性化要求:每每个OA系统统都是根据某某一个或某一一

14、类具体用户户的需求开发发的,并运行行在各行各业业特殊的办公公环境下. 开放性要求:OOA系统所选选用运行平台台和软,硬件件产品应尽量量符合标准,不受具体厂厂家和供应商商的限制,便便于和其他信信息处理系统统集成,便于于系统的扩充充和发展. 动态性要求:OOA系统需要要不断适应变变化着的办公公环境,因此此它是一个复复杂的动态系系统.尽管办办公活动有其其相对固定的的一面,如办办公机构,办办公制度甚至至办公场所等等,但由于其其办公活动的的内外部环境境随时都有可可能发生变化化,导致了办办公业务的不不确定性,办办公场所和人人的思想观念念等也都可能能发生变化,因此需要不不断地求助于于新的信息处处理方法和手手

15、段,特别是是融合了软科科学的方法和和手段,这一一点反映了OOA的本质. 2、现实的意义义那么,人们如何何看待办公自自动化技术在在实际中的应应用呢 与办公自动化系系统直接有关关的人员有33类,它们分分别是领导干干部和行政管管理人员,办办公操作人员员以及专业技技术人员.它它们对实施办办公自动化系系统分别持有有不同的看法法. （1）、领导干干部和行政管管理人员 领导干部和行政政管理人员在在组织机构中中担当的角色色是计划组织织,管理决策策,指导和控控制本组织机机构日常的业业务处理过程程.他们的日日常工作是确确保任务能够够按计划地部部署实施,并并使组织机构构或办公室在在他们的权限限范围内,不不断适应环境

16、境或竞争的需需要,或保证证按计划创造造的效益.领领导干部和行行政管理人员员在OA中面面临两方面的的问题,一方方面,他们需需要考虑如何何对现有的办办公体制作出出改变,以适适应办公自动动化的需要.对什么样的的办公业务需需要进行改造造,可能耗资资多少,可以以得到什么样样的效益等问问题也需要他他们作出决策策.发展以计计算机为主体体设备的办公公自动化系统统,其主要任任务之一就是是对在办公室室中利用什么么样的计算机机设备和软件件进行决策,它包括确定定什么样的办办公任务要实实施自动化,这需要作出出在管理和判判断上的决策策.管理人员员应在开展办办公自动化系系统的工作计计划中把他们们自己所起的的作用看作是是主要

17、的,了了解办公自动动化技术的组组成部分中有有一项是管理理科学,并将将它放在重要要的位置.在在实施一个办办公自动化系系统的过程中中,整理和优优化办公流程程,分析办公公流程中各个个环节的业务务处理过程要要比设备和软软件的选型,系统集成以以及开发应用用软件花费更更多的时间和和精力.这在在计算机设备备和软件技术术日益成熟的的今天尤其如如此.有不少少办公软件包包目前已是高高度商品化的的,经过系统统集成或适当当的选择组合合即可在自己己的办公室中中投入使用,而关键性的的工作是分析析改造办公体体制,分析办办公信息如何何更合理有效效地在办公室室信息处理设设备之间流转转,以减少不不必要的中间间环节,提高高办公效率

18、.因此,领导导干部或管理理人员应积极极地参与OAA系统的需求求分析,参与与方案制定,在整个OAA系统的实施施过程中起主主导作用,帮帮助协调办公公室各级管理理人员和技术术专家的工作作,及时作出出正确的决策策,真正发挥挥领导者的作作用. 另一方面,使用用办公自动化化系统是对传传统办公模式式的一种变革革,它对办公公人员提出了了新的要求,其中有两条条是基本要求求,一是思维维方式适应的的要求,二是是基本技能的的要求.因为为办公自动化化系统运作机机制对传统办办公机制来说说是一场革命命,是对一些些工作方式,工作手段,工作途径的的变革,其实实质是建立一一种新型的办办公工作机制制,这就要求求办公人员的的工作思维

19、方方式必须要适适应工作机制制转换的要求求.实践证明明,在OA的的推广过程中中,许多办公公人员的思维维方式急需调调整.思想认认识是第一位位的,如果思思想认识不到到位,思维方方式不转变,就不可能去去开展和完成成办公自动化化工作,甚至至起阻碍办公公自动化工作作的作用.经经验表明,办办公人员对于于OA系统新新知识的学习习和掌握有个个过程,但只只要他们能够够认识到办公公自动化的必必要性和紧迫迫性,他们就就可以充分调调动自己的主主观能动性,尽快使自己己适应新办公公环境下的新新要求.办公公自动化本身身就是对信息息技术和计算算机技术的利利用,它必然然要求使用者者具备一定的的基本知识和和技能,如不不能够掌握,那

20、也很难很很好利用办公公自动化系统统来完成日常常工作.所以以对于办公人人员来说,首首要的问题是是要接受新生生事物,勇于于放弃和改变变自己习惯了了的传统工作作方式和思维维习惯. （2）、办公操操作人员 办公操作人员怎怎样看待办公公室自动化系系统,对此问问题没有单独独的答案,其其情况较为错错综复杂.因因为在不同组组织机构的OOA系统中,包括许多不不同专业背景景的办公人员员.他们有着着不同的文化化程度,工作作经历和办公公习惯.为此此,只能作概概括的评述. 办公操作人员可可能具有的对对OA系统的的共同感觉是是对计算机的的恐惧感和神神秘感.虽然然,人和计算算机之间的工工作距离已很很接近,不断断发展的新的的

21、软件技术正正在不断改善善人-机界面面,使计算机机使用起来越越来越简单,但是办公操操作人员仍然然对计算机存存在一定程度度的恐惧感和和神秘感.这这对于已有相相当时间办公公室工作经验验的办公人员员和新近参加加办公室工作作的人员来说说情况也不相相同.前者是是从传统的用用人工方式办办公转向通过过操作计算机机处理办公事事务,对工作作方式的适应应要花费更大大的努力.而而刚参加办公公室工作的操操作人员,一一开始就使用用计算机处理理办公事务,其适应性会会更好些.随随着工作的熟熟练,经验的的丰富,以及及对计算机工工作的感性认认识和部分理理性认识的逐逐步积累,恐恐惧感和神秘秘感逐步消失失,而产生对对计算机工作作更多

22、的信任任感,最终自自然地完全信信任和依靠计计算机处理各各种办公任务务. 办公操作人员总总是把自己看看作是OA系系统的用户.办公室人员员组成的一个个班组也倾向向于认为他们们如同OA系系统的集体用用户.从他们们的观点看来来,这是必然然的认识.但但在另一方面面,系统的管管理者要有组组织的观念,应把办公操操作人员看作作是OA系统统的一个组成成部分,并用用这个观点指指导办公操作作人员.从组组织方面来看看,办公操作作人员是实现现办公任务的的,直接参与与系统的工作作,他们是办办公自动化系系统的组成部部分之一,而而不是系统以以外的实体.因此,应避避免把办公操操作人员看成成是系统的用户.OOA系统操作作人员应把

23、计计算机看成是是他们工作的的延伸,系统统是按他们的的指挥来运作作的. OA系统的操作作人员应有较较高的业务素素质,不但要要熟悉本岗位位上的业务操操作规范,而而且要注意和和各个办公环环节的操作人人员在工作上上的相互配合合,应有系统统的整体的观观念.此外,也要求操作作人员懂得他他们所操作的的办公设备在在每个处理环环节上的处理理过程.这些些感性或理性性知识会对办办公人员起积积极的指导作作用,以便更更好,更有效效地完成办公公任务. （3）、专业技技术人员 专业技术人员根根据管理人员员提出的目标标,确定用什什么样的技术术方案,达到到所要求的目目标,其中有有拟采用的设设备与投资成成本之间的权权衡和折衷.对

24、于专业技技术人员来说说,办公自动动化代表传统统的数据处理理应用进入办办公室信息处处理领域,是是计算机应用用到办公管理理的一种必然然趋势.从技技术革新的观观点看,专业业技术人员应应明白以往数数据处理的过过程已经经历历了很大程度度上的革新.但是,无论论是文字处理理,电子表格格,还是图形形,图像处理理和语音处理理技术与以往往的数据处理理技术都有着着密切的联系系.而今天的的OA应用不不同于以往的的情况,主要要体现在以下下几个方面: 办公信息处理设设备处于办公公室内,实际际上紧密地靠靠近办公人员员,如终端设设备,微型计计算机,文字字处理机等.软件技术的的发展使人-机之间的关关系更为亲近近,计算机更更易于

25、操作和和使用. 办公信息处理设设备的使用特特点是联机交交互式与实时时响应.即使使在使用超级级小型机或中中,大型机作作为主机的情情况下,信息息处理都集中中在机房中进进行,但是输输入/输出设设备(显示终终端,打印机机)必须放置置在办公室,办公人员仍仍然可以面对对这些设备进进行操作. OA的应用包括括对办公室所所必需的处理理功能的支持持.这些应用用包括文字处处理,表格处处理,图形,图像处理,语音处理,电子邮件处处理和决策支支持功能等. 应明确程序员或或数据处理专专业人员本身身并不包括在在OA系统之之中.但他们们应了解办公公室应用的各各项办公事务务和有关的业业务,善于把把计算机信息息处理技术恰恰当地应

26、用在在这些业务处处理过程中,为高效地进进行办公信息息处理开发出出良好的软件件. 专业技术人员也也应明确和OOA系统有关关的人员(办办公操作人员员或秘书人员员)在职业背背景和操作技技能上的差别别,开发办公公应用软件应应多为办公操操作人员着想想,尽可能方方便他们的操操作,也就是是要开发良好好的用户界面面,加强操作作指导,提供供方便易用的的帮助功能. 六、 现代办公公活动的特点点和组成要素素 在人类历史上,办公行为的的出现,比人人类有意识地地进行信息活活动要晚得多多.办公活动动开始于国家家出现之前,即原始社会会早期,那还还只是办公活活动的萌芽.当时人类从从以树上活动动为主转移到到以地面活动动为主,主

27、要要以打猎为生生,并有了简简单的工具和和相对稳定的的活动地点.国家形成之之后,办公活活动空前增多多,无论战时时还是平时,无论在军事事,政治,外外交,文化还还是在内务方方面,都离不不开办公活动动.尽管这些些办公活动在在体制,习惯惯和过程等方方面各不相同同,但人类社社会中各种活活动单位,大大到国家,小小到基层单位位,其活动内内容都可以用用一些基本流流程来描述.因为办公活活动的核心是是实现科学管管理,而科学学管理是通过过信息处理来来完成的,所所以必然形成成一个信息流流程.譬如,对企业而言言,其主要环环节是采购,生产,销售售,对应流程程是资金流,物流和信息息流;对商店店而言,其主主要环节是购购,销,调

28、,存,对应流流程为资金流流,物流和信信息流;而行行政机关或管管理部门,其其主要环节则则是事务处理理,管理和决决策,对应流流程为信息流流等.当然,对具体单位位,还可以进进行更具体,更细致的分分析,这里不不再赘述. 以下简单介绍在在办公自动化化系统范围内内与办公管理理有关的一些些术语的含义义. 办公.用办办公信息系统统来实现办公公,办公的一一般含义是在在有关人员参参与下,信息息的录入,处处理,分类,存储,转发发,传送,决决策等的全过过程. 办公活动(activvity).办公的最基基本的环节,如交谈,请请示,汇报,登录,收文文,发文等. 事务(trransacction).完成一组组相对独立的的办

29、公活动的的程序,如注注册,入库,订票,取款款等,属于经经常和例行性性的操作. 工序(prroceduure).包包括事务在内内的办公活动动的一组有序序的集合,它它在较大的范范围内完成某某一阶段的办办公任务. 过程(prrocesss).是较广广义的办公环环节,侧重于于在技术上的的衔接,如信信息处理,通通信,管理,监督和评估估等. 任务(taask).一一个人或数个个人协同完成成的一项工作作,它是办公公工作的一个个较完整的过过程. 事件(evvent).预期或计划划要举办或出出现的办公工工作,如会议议安排,申报报,计划,发发出订单,签签订合同,协协议等. 业务(buusinesss).侧重重于面

30、向某个个组织机构日日常运营所应应做的工作任任务,如银行行的借贷,储储蓄所的存,取款,航空空公司的订,售票等. 办公人员的工作作对象是反映映人类社会活活动的信息,他们从事各各类与管理有有关的信息处处理,既不同同于体力劳动动者,也不同同于单纯从事事科研工作的的脑力劳动者者.目录1. 图书信息 2. 内容简介 3. 图书目录展开办公自动化介绍绍 泛东软件-助推推企业办公精精细化管理之之路计算机的诞生和和发展促进了了人类社会的的进步和繁荣荣，作为信息息科学的载体体和核心，计计算机科学在在知识时代扮扮演了重要的的角色。在行行政机关、企企事业单位工工作中，是采采用Inteernet/Intraanet技术

31、术，基于工作作流的概念，以以计算机为中中心，采用一一系列现代化化的办公设备备和先进的通通信技术（如如天络在线等等等），广泛泛、全面、迅迅速地收集、整整理、加工、存存储和使用信信息，使企业业内部人员方方便快捷地共共享信息，高高效地协同工工作；改变过过去复杂、低低效的手工办办公方式，为为科学管理和和决策服务，从从而达到提高高行政效率的的目的。一个个企业实现办办公自动化的的程度也是衡衡量其实现现现代化管理的的标准。 我我国专家在第第一次全国办办公自动化规规划讨论会上上提出办公自自动化的定义义为：利用先先进的科学技技术，使部分分办公业务活活动物化于人人以外的各种种现代化办公公设备中，由由人与技术设设备

32、构成服务务于某种办公公业务目的的的人一机信息息处理系统。 在行政机关关中，大都把把办公自动化化叫做电子政政务，企事业业单位就大都都叫OA，以前常常叫无纸化办办公，后来叫叫办公自动化化，再后来叫叫OA。 办公室自动动化是近年随随着计算机科科学发展而提提出来的新概概念。办公室室自动化英文文原称Offfice AAutomaation，缩缩写为 OAA。办公室自自动化系统一一般指实现办办公室内事务务性业务的自自动化，而办办公自动化则则包括更广泛泛的意义，即即包括网络化化的大规模信信息处理系统统。 办公自自动化没有统统一的定义，凡凡是在传统的的办公室中采采用各种新技技术、新机器器、新设备从从事办公业务

33、务，都属于办办公自动化的的领域。 通常办公室室的业务，主主要是进行大大量文件的处处理，起草文文件、通知、各各种业务文本本，接受外来来文件存档，查查询本部门文文件和外来文文件，产生文文件复件等等等。所以，采采用计算机文文字处理技术术生产各种文文档，存储各各种文档，采采用其它先进进设备，如复复印机、传真真机等复制、传传递文档，或或者采用计算算机网络技术术传递文档，是是办公室自动动化的基本特特征。 随着3G移移动网络的部部署，办公自自动化已经进进入了移动时时代。移动办办公自动化系系统就是一个个集3G移动动技术、智能能移动终端、VVPN、 身身份认证、地地理信息系统统（GIS）、WWebserrvic

34、e、商商业智能等技技术于一体的的移动办公自自动化产品。它它将原有办公公自动化系统统上的公文、通通讯录、日程程、文件管理理、通知公告告等功能迁移移到手机，工工作人员可以以随时随地进进行掌上办公公，成为管理理者、市场人人员等贴心的的移动办公系系统。 办公室是各各行业工作的的领导进行决决策的场所。领领导机关做出出决策，发布布指示，除了了文档上的往往来之外，更更深层的工作作，实际上是是信息的收集集、存储、检检索、处理、分分析，从而做做出决策，并并将决策作为为信息传向下下级机构或合合作单位，或或业务关联单单位。 这些些都需要办公公自动化的辅辅助。 人是系统第第一因素，即即办公室主要要因素是工作作人员，包

35、括括各种人员，除除了传统办公公室的角色外外，现在又要要加部分管理理设备的专业业技术人员，例例如，计算机机工程师，其其它设备维护护人员等。 技术设备，计计算机是另一一因素。 设设备中有各种种机器，如计计算机、复印印机、速印机机、电话机、传传真机、网络络设备、光盘盘机等等，这这些设备统称称为硬设备，或或称硬件。而而各种信息设设备中还需要要有管理设备备的软件，例例如，计算机机的操作系统统、网络操作作系统、文字字处理软件、专专项工作程序序软件等等，这这些将在其它它章节详述。 显然办公自自动化这一人人机系统，人人，机，缺一一不可。而设设备方面，硬硬件及必要软软件都需齐备备。 办公自自动化系统是是处理信息

36、的的系统，是进进入信息时代代后的一种新新概念。 泛东软件-代表表性办公自动动软件总体架架构早期的办公自动动化软件主要要完成文件的的输入及简单单的管理，实实现了文档的的共享及简单单的查询功能能；随着数据据库技术的发发展，客户服服务器结构的的出现，OAA（Offiice Auutomattion）系系统进入了DDBMS 的的阶段；办公公自动化软件件真正成熟并并得到广泛应应用是在LootusNootes和MMicrossoft EExchannge出现以以后，所提供供的工作流机机制及非结构构化数据库的的功能可以方方便地实现非非结构化文档档的处理、工工作流定义等等重要的OAA 功能，OOA应用进入入了

37、实用化的的阶段；但随随着管理水平平的提高，IInternnet 技术术的出现，单单单实现文档档管理和流转转已经不能满满足要求，OOA 的重心心开始由文档档的处理转入入了数据的分分析，即所说说的决策系统统，这时出现现了以信息交交换平台和数数据库结合作作为后台，数数据处理及分分析程序作为为中间层，浏浏览器作为前前台（三层次次结构）的OOA 模式，这这种模式下，可可以将OA 系统纳入由由业务处理系系统等系统构构成的单位整整体系统内，可可以通过OAA 系统看到到、分析、得得到更全面的的信息。基于于B/S 结结构的办公自自动化系统，适适用于施工企企业的办公自自动化，它涵涵盖日常办公公管理的基本本流,具有

38、较较强的通用性性。目前国内内此技术较为为成熟的只有有天络在线等等几家大型企企业。 编辑本段办公自自动化的内涵涵和外延 办公自动化在新的时期，基基于多年办公公自动化建设设经验和互连连网技术的发发展，人们对对办公自动化化的认识也越越来越清楚，从从网络的性质质来看，办公公自动化应定定位于内部网网（Intrranet），从从办公性质来来看，办公自自动化应定位位于数字化办办公，从信息息化建设的角角度来看，办办公自动化应应是信息化建建设的基础。 办公自动化化建设的本质质是提高决策策效能为目的的的。通过实实现办公自动动化，或者说说实现数字化化办公，可以以优化现有的的管理组织结结构，调整管管理体制，在在提高效

39、率的的基础上，增增加协同办公公能力，强化化决策的一致致性，最后实实现提高决策策效能的目的的。 办公自动化化的基础是对对管理的理解解和对信息的的积累。技术术只是办公自自动化的手段段。只有对管管理及管理业业务有着深刻刻的理解，才才会使办公自自动化有用武武之地，只有有将办公过程程中生成的信信息进行有序序化积累，沉沉淀，办公自自动化才能发发挥作用。 办公自动化化的灵魂是软软件，硬件只是实现现办公自动化化的环境保障障。数字化办办公的两个明明显特征是授授权和开放，通通过授权确保保信息的安全全和分层使用用，使得数字字化办公系统统有可以启用用的前提，通通过开放，使使得信息共享享成为现实。 办公自动化化建设与现

40、阶阶段政府上网网工程之间的的关系，政府府上网工程一一直是近一两两年业界炒作作和关注的热热点之一，政政府上网工程程是由于互连连网的普及，政政府部门把一一些政务信息息发布到Innterneet上，进而而在网上建立立与老百姓沟沟通的渠道，以以实现政务公公开和政府行行为接受监督督的目的。从从实际效果来来看，很多政政府部门只是是在网上存放放一些静态的的政府信息，实实质性的工作作却非常少。并并且，在很多多情况下，很很多人将办公公自动化和政政府上网混为为一谈。这种种现象导致很很多部门重上上网工程轻办办公自动化工工程。甚至把把上网工程误误认为是办公公自动化工程程。实际上，从从网络划分的的角度，政府府上网工程是

41、是外网建设，办办公自动化工工程是内网建建设，办公自自动化工程是是政府信息化化的基础，政政府上网工程程是政府信息息化的对外表表现形式，办办公自动化工工程在政府信信息化建设中中所占的比重重远高于政府府上网工程。只只有办公自动动化工程的建建设并运转成成功，政府上上网才会有源源源不断的信信息发布，政政府上网才有有意义，否则则政府上网工工程就会变成成无源之水。当然，政政府上网工程程的宣传对我我国信息化建建设也起了一一定的推动作作用。 编辑本段办公自自动化技术三三个层次OA系统、信信息管理级OOA系统和决决策支持级OOA系统是广广义的或完整整的OA系统统构成中的三三个功能层次次。三个功能能层次间的相相互联

42、系可以以由程序模块块的调用和计计算机数据网网络通信手段段做出。一体体化的OA系系统的含义是是利用现代化化的计算机网网络通信系统统把三个层次次的OA系统统集成一个完完整的OA系系统，使办公公信息的流通通更为合理，减减少许多不必必要的重复输输入信息的环环节，以期提提高整个办公公系统的效率率。 一体化、网网络化的OAA系统的优点点是，不仅在在本单位内可可以使办公信信息的运转更更为紧凑有效效，而且也有有利于和外界界的信息沟通通，使信息通通信的范围更更广，能更方方便、快捷地地建立远距离离的办公机构构间的信息通通信，并且有有可能融入世世界范围内的的信息资源共共享。 第一个层次OA（办公公自动化）技技术分为

43、三个个不同的层次次：第一个层层次只限于单单机或简单的的小型局域网网上的文字处处理、电子表表格、数据库库等辅助工具具的应用，一一般称之为事事务型办公自自动化系统。 办公事务OOA中，最为为普遍的应用用有文字处理理、电子排版版、电子表格格处理、文件件收发登录、电电子文档管理理、办公日程程管理、人事事管理、财务务统计、报表表处理、个人人数据库等。这这些常用的办办公事务处理理的应用可作作成应用软件件包，包内的的不同应用程程序之间可以以互相调用或或共享数据，以以便提高办公公事务处理的的效率。这种种办公事务处处理软件包应应具有通用性性，以便扩大大应用范围，提提高其利用价价值。 此外外，在办公事事务处理级上

44、上可以使用多多种OA子系系统，如电子子出版系统、电电子文档管理理系统、智能能化的中文检检索系统（如如全文检索系系统）、光学学汉字识别系系统、汉语语语音识别系统统等。在公用用服务业、公公司等经营业业务方面，使使用计算机替替代人工处理理的工作日益益增多，如订订票、售票系系统，柜台或或窗口系统，银银行业的储蓄蓄业务系统等等。 事务型型或业务型的的OA系统其其功能都是处处理日常的办办公操作，是是直接面向办办公人员的。为为了提高办公公效率，改进进办公质量，适适应人们的办办公习惯，要要提供良好的的办公操作环环境。 第二个层次信息管理型型OA系统是是第二个层次次。随着信息息利用重要性性的不断增加加，在办公系

45、系统中对和本本单位的运营营目标关系密密切的综合信信息的需求日日益增加。信信息管理型的的办公系统，是是把事务型（或或业务型）办办公系统和综综合信息（数数据库）紧密密结合的一种种一体化的办办公信息处理理系统。综合合数据库存放放该有关单位位的日常工作作所必需的信信息。例如，在在政府机关，这这些综合信息息包括政策、法法令、法规，有有关上级政府府和下属机构构的公文、信信函等的政务务信息；一些些公用服务事事业单位的综综合数据库包包括和服务项项目有关的所所有综合信息息；公司企业业单位的综合合数据库包括括工商法规、经经营计划、市市场动态、供供销业务、库库存统计、用用户信息等。作作为一个现代代化的政府机机关或企

46、、事事业单位，为为了优化日常常的工作，提提高办公效率率和质量，必必须具备供本本单位的各个个部门共享的的这一综合数数据库。这个个数据库建立立在事务级OOA系统基础础之上，构成成信息管理型型的OA系统统。 第三个层次决策支持型型OA系统是是第三个层次次。它建立在在信息管理级级OA系统的的基础上。它它使用由综合合数据库系统统所提供的信信息，针对所所需要做出决决策的课题，构构造或选用决决策数字模型型，结合有关关内部和外部部的条件，由由计算机执行行决策程序，作作出相应的决决策。 随着着三大核心支支柱技术：网网络通讯技术术、计算机技技术和数据库库技术的成熟熟，世界上的的OA已进入入到新的层次次，在新的层层

47、次中系统有有四个新的特特点： （1）集成成化。软硬件件及网络产品品的集成，人人与系统的集集成，单一办办公系统同社社会公众信息息系统的集成成，组成了“无缝集成”的开放式系系统。 （2）智能能化。面向日日常事务处理理，辅助人们们完成智能性性劳动，如：汉字识别，对对公文内容的的理解和深层层处理，辅助助决策及处理理意外等。 （3）多媒媒体化。包括括对数字、文文字、图像、声声音和动画的的综合处理。 （4）运用用电子数据交交换（EDII）。通过数数据通讯网，在在计算机间进进行交换和自自动化处理。 这个层次包包括信息管理理型OA系统统和决策型OOA系统。 例子 事务务级OA系统统称之为普通通办公自动化化系统

48、，而信信息管理级OOA系统和决决策支持级OOA系统称之之为高级办公公自动化系统统。 例如，市市政府办公机机构，实质上上经常定期或或不定期的收收集各区、县县政府和其它它机构报送的的各种文件，然然后分档存放放并分别报送送给有关领导导者阅读、处处理，然后将将批阅后的文文件妥善保存存，以便以后后查阅。领导导者研究各种种文件之后作作出决定，一一般采取文件件的形式向下下级返回处理理指示。这一一过程，是一一个典型的办办公过程。 在这一过程程中，文件本本身是信息，其其传送即是信信息传送过程程。但应当注注意到，领导导在分析决策策时，可能要要翻阅、查找找许多相关的的资料，参照照研究，才能能决策，所以以相关的资料料查询、分析析，决策的选选择也属于信信息处理的过过程。 编辑本段办公自自动化意义虽然诸如LLotus 1-2-33和MS OOfficee系列的许多多应用软件可可以提高办公公效率，但是是这仅